Kapitel Avsnitt Kap.nr: Sidnr: Arbetsmiljö Arbetsmiljö personal (6)

Transkript

1 Verksamhetshandbok Kapitel Avsnitt Kap.nr: Sidnr: Arbetsmiljö Arbetsmiljö personal (6) Dokumentansvarig (namn och funktion) Fastställd av (namn och funktion) Fastställd datum Reviderad datum Karita Jeansson, personalsekreterare Joachim Håkansson, förbundschef Dokumentnamn GYF Arbetsmiljö, brandskydd och miljö - Fördelning av arbetsuppgifter - Rutin Enhet Gemensamt GYF Arbetsmiljö, brandskydd och miljö - Fördelning av arbetsuppgifter - Rutin Ansvar och uppgiftsfördelning Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) ska arbetsgivaren fördela arbetsmiljöuppgifter på ett lämpligt sätt i organisationen. De uppgifter som avses är de som ingår i arbetet med att förbygga risker och uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Det är lämpligt att fördela uppgifterna så att chefer och andra får till uppgift att sköta arbetsmiljöfrågor som hänger samman med deras övriga arbete. Syftet med arbetsmiljöfördelningen är att det ska vara tydligt vem som gör vad så att inga arbetsmiljöuppgifter faller mellan stolarna eller glömts bort. I Kalmarsunds gymnasieförbund är styrelsen den yttersta arbetsgivarrepresentanten. För att kunna uppfylla arbetsmiljö-, brandskydds-, miljöskyddsansvaret har förbundets delegationsordning fastslagit att förbundschefen tilldelas ansvaret att utföra uppgifterna i arbetsmiljö-, brandskydds- och miljöskyddsarbetet. Vidare fastslås i förbundschefens delegationsordning att ansvaret för uppgifterna fördelas till skolområdeschef som fördelar vidare till respektive rektor. Genom uppgiften att vara arbetsgivarens ställföreträdare i arbetsmiljö-, brandskydds- och miljöskyddsfrågor medföljer ansvar för att organisera, leda och följa upp arbetsmiljö- och samverkansarbete, systematiskt arbetsmiljöarbete, systematiskt brandskyddsarbete och miljöskyddsarbete för respektive verksamhet. Villkor för uppgiftsfördelning En uppgiftsfördelning måste vara skriftlig och information om sådan fördelning ska lämnas till lokal samverkansgrupp och berörd personal. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter kan ske både till programrektor och till enskilda arbetstagare. Underskriven uppgiftsfördelning diarieförs på respektive enhet. Vid fördelning av arbetsmiljö-, brandskydds- och miljöskyddsuppgifter använd formulär: Fördelning av arbetsmiljö-brandskydds- och miljöskyddsuppgifter. Vid längre frånvaro ska ersättare utses. Vid behov ska ny uppgiftsfördelning genomföras, exempelvis om en chef/rektor slutar eller vid en omorganisation.

2 2(6) Förutsättningar för arbetsmiljöarbetet Den som tilldelas arbetsuppgifter inom arbetsmiljöarbetet ska: Ha kunskap om förbundets arbetsmiljöpolicy, riktlinjer för arbetsmiljöarbetet samt interna rutiner inom arbetsmiljöområdet. Ha grundläggande kunskaper om arbetsmiljölagen, arbetsmiljöförordningen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Veta vilka föreskrifter från Arbetsmiljöverket som gäller för den egna verksamheten samt ha kunskap om dessa. Ges befogenheter att fatta beslut och vidta nödvändiga åtgärder. Ges resurser att vidta nödvändiga åtgärder. Med resurser avses ekonomiska medel, tillgång till personal, stöd, utrustning, lokaler, tid och kunskaper. Ha dokumenterad relevant grundutbildning inom arbetsmiljöområdet. Vid behov genomgå fortbildning eller fördjupad utbildning inom arbetsmiljöområdet. Förutsättningar för brandskyddsarbetet Den som tilldelas arbetsuppgifter inom brandskyddsområdet ska: Ha kunskap om brandskydd samt interna rutiner inom brandskyddsområdet. Ha grundläggande kunskap om lagen om skydd mot olyckor och Räddningsverkets föreskrifter. Ha befogenheter och resurser att vidta nödvändiga åtgärder. Genomgå relevant utbildning inom brandskyddsområdet. Förutsättningar för miljöskyddsarbetet Den som tilldelas arbetsuppgifter inom miljöskyddsområdet ska: Ha grundläggande kunskaper om hur den egna verksamheten berörs av miljöbalken och tillhörande förordningar. Ha kunskap om hur förbundets mål för miljöarbetet påverkar den egna verksamheten och ta beslut enligt dessa mål. Ha befogenheter och resurser att vidta nödvändiga åtgärder. Genomgå relevant utbildning inom miljöskyddsområdet. Tänk på att lägga uppgifter på dem som har de bästa förutsättningarna att utföra uppgift, eller som kan se till att de blir utförda. att inte fördela arbetsmiljöuppgifter till skyddsombud i dennes egenskap av skyddsombud. Skyddsombudet företräder arbetstagarna och tillhör i denna funktion inte arbetsgivaren. Däremot kan ett skyddsombud i sin ordinarie tjänst ha arbetsmiljöuppgifter. att fördelningen är daterad och underskriven av både den som gett uppgiften och den som fått den. Viktigt att personen som fått uppgiften har klart för sig vad den innebär. En skriftlig uppgiftsfördelning ska därför alltid kompletteras med muntlig information.

3 3(6) Uppföljning av fördelade arbetsuppgifter Den som har fördelat arbetsmiljöuppgifter i arbetsmiljö-, brandskydds- och miljöarbetet har alltid kvar ett uppföljningsansvar och ska därför tillsammans med den som tilldelats uppgifter regelbundet gå igenom hur arbetet fungerar. Ett lämpligt tillfälle att göra detta är det årliga utvecklingssamtalet. Nedanstående punkter kan fungera som checklista för uppföljningen. 1. Hur väl lever arbetsplatsen upp till intentionerna i förbundets arbetsmiljöpolicy samt vision och mål för miljöarbetet? 2. Hur fungerar de arbetsuppgifter som fördelats? 3. Är befogenheterna att fatta beslut och vidta åtgärder tillräckliga? 4. Finns tillräckliga resurser i form av ekonomiska medel, personal, stöd, utrustning, lokaler och tid att tillgå? 5. Är kunskaperna för arbetsuppgifterna tillräckliga? 6. Hur fungerar samverkansarbetet? Återlämning av tilldelad arbetsuppgift Den som inte har möjlighet att utföra en tilldelad arbetsmiljö-, brandskydds- eller miljöskyddsuppgift på grund av brister i befogenheter, resurser eller kunskaper ska omgående informera sin chef om detta. Om bristerna inte kan åtgärdas ska aktuell uppgift återlämnas. Återlämningen ska ske skriftligt och innehålla en beskrivning av ärendet och orsaken till återlämningen. En särskild mall finns framtagen för återlämningen. Arbetsmiljöansvar och straffansvar Uppgiftsfördelning innebär inte att den som har fått uppgifter automatiskt blir straffad vid en arbetsolycka. Detta ansvar fastställs av domstol i efterhand och beror bland annat på om villkoren för uppgiftsfördelningen är uppfyllda. För straff krävs också att någon handlat med uppsåt eller oaktsamhet och att personen är myndig. Även enskilda arbetstagare, som inte har fått arbetsmiljöuppgifter, kan bli straffade enligt Arbetsmiljölagen eller Brottsbalken.

4 4(6) Bilaga 1 Uppgifter i arbetsmiljöarbetet Genom uppgiften att vara arbetsgivarens ställföreträdare i arbetsmiljöfrågor medföljer ansvar för att organisera, leda och följa upp arbetsmiljö- och samverkansarbete samt systematiskt arbetsmiljöarbete inom respektive verksamhetsområde. I detta dokument redovisas huvudsakliga uppgifter i arbetsmiljöarbetet som fördelas ut till chefer/rektorer/övriga medarbetare i organisationen. Utöver dessa uppgifter kan enheten identifiera och lägga till egna uppgifter. Grundläggande uppgifter i arbetsmiljöarbetet kvarstår alltid för alla chefer/rektorer som har direktunderställda medarbetare eller ansvarar för en verksamhet. Information och kunskap Se till att alla medarbetare, inkl. nyanställda, informerats om verksamheten och dess risker samt vilka regler och rutiner som gäller för att förebygga ohälsa och olycksfall bland medarbetarna. Se till att alla medarbetare har nödvändiga kunskaper för att utföra sina arbetsuppgifter på ett säkert sätt samt att vid behov får utbildning i säkerhetsrutiner. Se till att relevanta lagregler rörande arbetsmiljön samt föreskrifter från Arbetsmiljöverket finns tillgängliga på arbetsplatsen. Se till att det finns säkerhetsinstruktioner där det föreligger särskild risk för ohälsa och olycksfall. Uppmuntra chefer/programrektorer att genomgå fortbildning och fördjupad utbildning inom arbetsmiljöområdet. Uppmuntra medarbetarna att anmäla brister i arbetsmiljön. Systematiskt arbetsmiljöarbete Se till att skyddsronder genomförs minst en gång per år samt att arbetsmiljön därutöver undersöks vid behov. En förbundsgemensam enkät för undersökning av klimatet (psykosocial arbetsmiljö) på varje enhet kommer att genomföras centralt en gång per år. Se till att risker eller brister som upptäckts åtgärdas så snart som möjligt. Handlingsplan ska upprättas för risker och brister som inte kan åtgärdas omgående. Se till att hälsofrämjande insatser genomförs vid behov. Ansvara för att arbetshjälpmedel och skyddsutrustning används. Ansvara för att arbetsskador och tillbud dokumenteras och följs upp. När ändringar i verksamheten planeras, ska riskbedömning genomföras, för att analysera om ändringarna medför konsekvenser för hälsan eller risk för skador. Samverka med berörda medarbetare och skyddsombud i frågor som rör arbetsmiljön, till exempel arbetsplatsträffar, skyddskommitté. Ta upp frågor om arbetsmiljö och hälsa vid utvecklingssamtal/uppdragsdialog med medarbetare. Uppmuntra medarbetare, skyddsombud och elevskyddsombud att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Uppföljning Följ upp om genomförda arbetsmiljöförbättrande eller hälsofrämjande åtgärder gett avsedd effekt. Följ upp statistik över sjukfrånvaro samt inträffade arbetsskador och tillbud. Följ upp årligen hur det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar.

5 5(6) Bilaga 2 Uppgifter i brandskyddsarbetet Genom uppgiften att vara arbetsgivarens ställföreträdare i brandskyddsfrågor medföljer ansvar för att organisera, leda och följa upp det systematiska brandskyddsarbetet inom respektive verksamhetsområde. I detta dokument redovisas huvudsakliga uppgifter i arbetsmiljöarbetet som fördelas ut till chefer/rektorer/övriga medarbetare i organisationen. Utöver dessa uppgifter kan enheten identifiera och lägga till egna uppgifter. Grundläggande uppgifter i brandskyddsarbetet kvarstår alltid för alla chefer/rektorer som har direktunderställda medarbetare eller ansvarar för en verksamhet. Information och kunskap Se till att det finns utrymningsplaner och dokumenterade rutiner för åtgärder i händelse av brand. Se till att alla medarbetare, inkl. nyanställda, har kunskap om arbetsplatsens brandrisker, larmrutiner och hur man agerar vid eventuell brand. Uppmuntra medarbetarna att anmäla brister i brandskyddet. Systematiskt brandskyddsarbete Se till att lagen om skydd mot olyckor följs. Se till att genomföra de åtgärder, och införa de rutiner, som behövs för att förebygga att brand uppstår och för att hindra eller begränsa skador till följd av brand. Se till handlingsplaner upprättas för de åtgärder som inte kan genomföras omgående. Se till att det finns tillräcklig utrustning för släckning av brand. Se till att kontroll av brandskyddet genomförs enligt fastställda rutiner i samverkan med brandkåren och fastighetsägaren. Se till att systematiskt utreda och bedöma risker för brand. Se till att brandtillbud och bränder dokumenteras och följs upp. Se till att det systematiska brandskyddsarbetet i övrigt dokumenteras. Uppföljning Kontrollera att genomförda åtgärder gett avsedd effekt.

6 6(6) Bilaga 3 Uppgifter i miljöskyddsarbetet Genom uppgiften att vara arbetsgivarens ställföreträdare i miljöskyddsfrågor medföljer ansvar för att organisera, leda och följa upp miljöskyddsarbetet. I detta dokument redovisas huvudsakliga uppgifter i miljöskyddsarbetet som fördelas ut till chefer/rektorer/övriga medarbetare i organisationen. Utöver dessa uppgifter kan enheten identifiera och lägga till egna uppgifter. Grundläggande uppgifter i miljöskyddsarbetet kvarstår alltid för alla chefer/rektorer som har direktunderställda medarbetare eller ansvarar för en verksamhet. Information och kunskap Se till att alla medarbetare, inkl. nyanställda, informeras och har kunskap om verksamhetens miljöpåverkan. Uppmuntra medarbetarna att anmäla brister i miljöskyddsarbetet. Miljöskyddsarbete Se till att det finns rutiner för hantering av kemiska produkter. Se till att det finns rutiner för hantering av farligt avfall. Se till att övrig miljöpåverkan beaktas, till exempel energiförbrukning. Se till att utreda och bedöma miljörisker vid eventuell verksamhetsförändring. Se till att störningar som kan orsaka olägenheter för miljön undviks, exempelvis buller. Uppföljning Kontrollera att genomförda åtgärder gett avsedd effekt.