Malmö stad Revisionskontoret 2014-10-01 GRANSKNINGSRAPPORT Representation Revisorskollegiet 2014-10-13 Projektledare: Projektmedarbetare: Fredrik Jerntorp Lotta Onsö Kaj Oldrup Postadress: Stadshuset, 205 80 Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): 040-34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se
1 SAMMANFATTNING... 3 2 INLEDNING/ BAKGRUND... 4 2.1 Bakgrund... 4 3 SYFTE, REVISIONSFRÅGOR OCH AVGRÄNSNING... 4 3.1 Syfte och revisionsfrågorfrågor... 4 3.2 Avgränsning... 4 4 REVISIONSKRITERIER... 5 4.1 Skatteverkets regler och ställningstaganden... 5 4.2 Malmö stads regelverk för representation... 5 5 GRANSKNINGSANSVARIGA OCH STYRGRUPP... 6 6 METOD... 6 7 RESULTAT AV GRANSKNINGEN... 6 7.1 Policys, riktlinjer och anvisningar... 6 7.1.1 Tekniska nämnden (gatukontoret)... 7 7.1.2 Tekniska nämnden (Fastighetskontoret)... 7 7.1.3 Stadsbyggnadsnämnden... 7 7.1.4 Kommunstyrelsen... 7 7.2 Årliga representationskostnader... 8 7.2.1 Tekniska nämnden (gatukontoret)... 8 7.2.2 Tekniska nämnden (fastighetskontoret)... 8 7.2.3 Stadsbyggnadsnämnden... 8 7.2.4 Kommunstyrelsen... 8 7.3 Fakturor, kontering och momsavdrag... 9 7.3.1 Tekniska nämnden (gatukontoret)... 9 7.3.2 Tekniska nämnden (fastighetskontoret)... 9 7.3.3 Stadsbyggnadsnämnden... 9 7.3.4 Kommunstyrelsen... 10 7.4 Deltagare, syfte och aktivitet... 11 7.4.1 Tekniska nämnden (gatukontoret)... 11 7.4.2 Tekniska nämnden (fastighetskontoret)... 11 7.4.3 Stadsbyggnadsnämnden... 11 7.4.4 Kommunstyrelsen... 11 7.5 Betal- och kreditkort... 12 7.5.1 Tekniska nämnden (gatukontoret)... 12 7.5.2 Tekniska nämnden (fastighetskontoret)... 12 7.5.3 Stadsbyggnadsnämnden... 13 7.5.4 Kommunstyrelsen... 13 8 SLUTSATS... 14 9 KÄLLOR... 15 2 (15)
1 Sammanfattning Representation är ett samlingsbegrepp som avser de händelser då personer inom en organisation antingen mottar eller visar uppskattning via exempelvis gåvor eller gästfrihet. I begreppet extern representation innefattas aktiviteter som har ett direkt samband med verksamheten och som syftar till att inleda eller utveckla viktiga förbindelser med utomstående aktörer. Representationen kan även vara intern och riktas då mot den egna personalen i syfte att öka trivseln och främja god atmosfär på arbetsplatsen. Det finns regelverk för representation i Malmö stad. Ur förtroendesynpunkt är det viktigt att dessa följs. Revisorskollegiet har i sin riskbedömning 2014 bedömt att det föreligger behov för granskning av Malmö stads representationshantering. Granskningen avser Kommunstyrelsen, Stadsbyggnadsnämnden och Tekniska nämnden. Malmö stads centrala anvisningar för representation (ekonomihandboken 4.10) uppdateras frekvent och är aktualiserad med skatterverkets regler och ställningstaganden. Ekonomihandboken används som grund för förvaltningarnas lokala anvisningar avseende representation. Kommunstyrelsen beslutade 1994 om kommungemensamma riktlinjer avseende representation, riktlinjen är delvis inaktuell och följer inte skatteverkets nuvarande regler och ställningstaganden fullt ut. Granskningen har påvisat att riktlinjen är huvudsakligen okänd i Malmö stad och bör uppdateras för att inte skapa osäkerhet kring vilka regler som gäller. Granskningen har visat att det finns lokala riktlinjerna på förvaltningarna som är beslutade, aktuella och tydliga. Malmö stads totala representationskostnader (interna och externa) för 2013 uppgick till ca 22 miljoner kronor varav kommunstyrelsen hade den enskilt största totala kostnaden på cirka 2,5 miljoner kronor. Representationskostnaderna bedöms ha ett omedelbart samband med verksamheten. Granskningsresultatet visar att Skatteverkets regler och ställningstaganden angående underlag och dokumentation i form av syfte och deltagare ofta inte efterlevs. Syfte med representationen och deltagare måste alltid framgå. Exempel på syfte såsom Frukostmöte med Samhällsbyggarna, vänner från KGV och Arkitektmingel etc. beskriver inte syftet i enlighet med skatteverkets regler och ställningstaganden. Det är förvaltningens ansvar att styrka att sammankomsten uppfyller kraven på representation. Granskningen visar att Eurocard med kommunalt betalningsansvar används ändamålsenligt enligt fastställt regelverk. Det finns goda rutiner för sammanställning av alla betalkort vid bokslut. Kommuncentrala anvisningar anger att tilldelning av kreditkort med kommunalt betalningsansvar ska ske restriktivt och endast till de medarbetare som har särskilda skäl att inneha denna generella betalningskapacitet. Stadbyggnadskontoret med cirka 200 anställda innehar åtta stycken kreditkort med kommunalt betalningsansvar och bör säkerställa att kortinnehavarnas särskilda behov föreligger. Inköpskort på exempelvis Jula, Martin Olsson, Snabbgross och Claes Ohlsson beslutas av respektive förvaltningschef. Förvaltningarna bör gå igenom vilka av dessa inköpskort som strider mot ramavtal samt kontrollera att maxlimit är i enlighet med de centrala anvisningarna i ekonomihandboken. 3 (15)
2 Inledning/ bakgrund 2.1 Bakgrund Representation är ett samlingsbegrepp som avser de händelser då personer inom en organisation antingen mottar eller visar uppskattning via exempelvis gåvor eller gästfrihet. I begreppet extern representation innefattas aktiviteter som har ett direkt samband med verksamheten och som syftar till att inleda eller utveckla viktiga förbindelser med utomstående aktörer. Representationen kan även vara intern och riktas då mot den egna personalen i syfte att öka trivseln och främja god atmosfär på arbetsplatsen. Det finns regelverk för representation i Malmö stad. Ur förtroendesynpunkt är det viktigt att dessa följs. Revisorskollegiet har i sin riskbedömning 2014 bedömt att det föreligger behov för granskning av Malmö stads representationshantering. Granskningen avser kommunstyrelsen, stadsbyggnadsnämnden och tekniska nämnden. 3 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning 3.1 Syfte och revisionsfrågorfrågor Granskningens övergripande syfte är att kontrollera om kommunstyrelsens och nämndernas kontroll avseende representation är tillfredsställande. Revisionsfrågor: Är Malmö stads anvisningar/ riktlinjer anpassade till skatteverkets regelverk? Finns lokala riktlinjer för representation och vem beslutar dessa? Hur stor är den årliga kostnaden för representation och hur motiveras volymen? Framgår det tydligt av fakturorna vad som ingår i utgiften? Är redovisningen rätt avseende kontering, momsavdrag? Finns uppgift om deltagare, syfte och aktivitet bifogat? Utfärdas kreditkort med kommunalt betalningsansvar och används korten ändamålsenligt? 3.2 Avgränsning Granskningen kommer att avgränsas till kommunstyrelsen, stadsbyggnadsnämnden och tekniska nämnden. Tidsmässigt avgränsas granskningen till första halvåret 2014. 4 (15)
4 Revisionskriterier 4.1 Skatteverkets regler och ställningstaganden Nedan anges ett urval av Skatterverkets regler och ställningstaganden: Förmån av kost vid extern eller intern representation är skattefri (11 kap. 2 inkomstskattelagen (1999:1 229 IL). När det gäller intern representation gäller skattefriheten enbart vid sammankomster som är tillfälliga och kortvariga. Skatteverket framhåller att det är en förutsättning att det är fråga om i huvudsak interna möten, sammankomsten ska ha en varaktighet på högst en vecka och mötet ska inte heller hållas regelbundet med kort mellanrum. Likaså ska det vara gemensamma måltidsarrangemang. I Skatteverkets allmänna råd om avdrag för utgifter för representation m.m. (SKV A 2004:5) ställs det krav på underlag och dokumentation. Anteckningar ska föras på restaurangnota eller liknande verifikat som visar representationsutgiftens storlek samt ett samband mellan de personer som deltar och den aktuella verksamheten. Exempelvis bör uppgifter kring datum för representationen, namn och befattning eller yrke på de personer som representationen utövas mot samt syfte antecknas. Uppgifterna på verifikatet bör, enligt Skatteverket, antecknas på ett varaktigt sätt. Den ingående momsen är inte avdragsgill i sin helhet vid representation. Vid utgifter för lunch, middag eller supé medges ett avdrag för mervärdeskatt med högst 10,80 kronor per person, vilket motsvarar en måltid på 90 kronor. Om måltiden innefattar inslag av spritdryck, vin eller alkohol uppgår avdraget för mervärdesskatt till 14 kronor per person eftersom mat och alkoholhaltig dryck numera har olika momssatser. 4.2 Malmö stads regelverk för representation KS beslut från 1994-10-26, 426 om riktlinjer för representation. Detta gäller för alla stadens nämnder. Stadskontorets kommungemensamma anvisningar i ekonomihandboken - primärt avsnitt 4.10 Representation. Kommunövergripande regelverk för kredit- och betalkort. Fastställt 2012-01-21. Nämndspecifika riktlinjer och anvisningar 5 (15)
5 Granskningsansvariga och styrgrupp Projektledare från revisionskontoret: Fredrik Jerntorp Kvalitetsgranskare från revisionskontoret: George Smidlund Projektmedarbetare: Lotta Onsö och Kaj Oldrup, certifierad kommunal revisor. Styrgrupp KS ur revisorskollegiet: Sten Dahlvid, Per Lilja, Anneli Bojesson och Berit Söderholm Sakkunniga revisorer har prövat oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. 6 Metod Granskningen omfattar representationskostnader inom avgränsade nämnder och styrelse och avser perioden 140101 140630. Uppdraget har genomförts genom dokumentgranskning av styrdokument och regelverk. Ett urval av fakturor, kvitton eller dylikt som har samband med representation har granskats på respektive nämnd/ styrelse för perioden januari till maj 2014. Intervjuer har genomföras för att kartlägga nämndens arbete med representation. Analyser har gjorts för att uppfylla syftet med granskningen. Granskningsresultatet presenteras med utgångspunkt från varje revisionsfråga och uppdelas på respektive nämnd/ styrelse. Slutsatser och bedömningar grundar sig på en sammanvägning av respektive nämnds och styrelses granskningsresultat samt för varje enskild nämnd/ styrelse. 7 Resultat av granskningen 7.1 Policys, riktlinjer och anvisningar Policys och riktlinjer avseende representation fastställs av de enskilda förvaltningarna. Kommungemensamma riktlinjer för representation finns fastställda och beslutades av kommunstyrelsen 1994. Riktlinjen är inte uppdaterad utifrån skatteverkets regler och ställningstaganden 2014. Huvuddelen av granskningens respondenter anger att det inte finns kännedom om riktlinjen. I Malmö stads anvisningar (ekonomihandboken) beskrivs regelverket för representation, både utifrån skattemässiga och bokföringsmässiga aspekter. Exempelvis för gåvor beskrivs vilka gränser som finns för skattefrihet. Överstiger förvaltningen denna gräns ska gåvan hanteras på ett visst sätt. Ekonomihandboken anger inte att förvaltningen inte får ge en gåva överstigande gränsvärdet för skattefrihet utan vilka konsekvenser detta får och hur förvaltningen ska hantera bokföringsposten. Samma gäller både extern och intern representation. Ekonomihandboken anger inget om att man t ex inte får eller får bjuda på alkohol utan bara hur bokföringsposten ska hanteras i redovisningen. Stadskontoret uppdaterar ekonomihandboken löpande och personalen håller sig uppdaterad inom ämnet genom att prenumerera nyhetsbrev som berör skattefrågor samt genom en aktiv omvärldsbevakning, ex domstolsutslag och kontaktnät med andra organisationer. Ekonomihanbokens innehåll är på en generell nivå så att fakta kan användas av 6 (15)
alla förvaltningar. Granskade förvaltningar anger att de har ekonomihandboken som grund till sina fastställda riktlinjer och anpassar språk, terminologi samt exempel utifrån den egna verksamheten. Malmö stads redovisningschef menar att de flesta, både ekonomer och verksamhetsansvariga, är medveten om att representation och skattefrågor är ett komplext område. Vidare anger redovisningschefen att det finns en risk när förvaltningarna har egna anvisningar men att stadskontorets ekonomiavdelning ofta får frågor från förvaltningarna hur de ska gå till väga i en viss situation. Redovisningschefen anger att förvaltningarna frågar stadskontoret innan de gör något men att det händer att de även kontaktar stadskontoret efter det att representationen ägt rum. Nedan anges respektive nämnds interna riktlinjer/ anvisningar för representation: 7.1.1 Tekniska nämnden (gatukontoret) Gatukontoret har en rutinbeskrivning för rese- och representationsregler som anger vägledning avseende extern och intern representation, momsavdrag, kostförmån och tjänsteresor. Rutinbeskrivningen har beslutats av ekonomichef. Gatukontoret har även en anvisning för kontering av representation och resor. Lathunden anger hur kontering, momsavdrag och kostnader som ska konteras på kontot samt i vissa fall krav på upplysningar i verifikationen för konton aktuella för kostnader med anknytning till representation och resor. Lathunden är godkänd av redovisningsansvarig. 7.1.2 Tekniska nämnden (Fastighetskontoret) Fastighetskontoret har en instruktion för personalsociala aktiviteter som ger information om vilka representationsregler som gäller och anger ansvarsfördelning för personalsociala aktiviteter. Exempelvis att HR-avdelningen ansvarar för att en ny medarbetare välkomnas med blomma på skrivbordet. Instruktionen är beslutad av ledningsgruppen. Fastighetskontoret har även en anvisning för kontering av representation, resor och körning med egen bil i tjänsten samt förmån vid interna sammankomster. Anvisningen är godkänd av redovisningsansvarig. 7.1.3 Stadsbyggnadsnämnden Förvaltningen har anvisningar för representation och gåvor till anställda som är beslutad av förvaltningsledningen. Anvisningen avser extern och intern representation, kontering, momsavdrag och kostförmåner. Anvisningen uppdateras löpande och finns att tillgå på intranätet. Anvisningen innehåller även vissa beräknings- och konteringsexempel. Förvaltningen har representation som ett kontrollmoment i nämndens interna kontrollplan. Kontrollen avser att dokumenterade rutiner följs i verksamheten vad gäller syfte, momsavdrag, rätt attestant, deltagarförteckning, rätt kvitton och att fakturan specificerar kostnaden för maträtter och drycker. Granskningen utförs genom stickprov. 7.1.4 Kommunstyrelsen Förvaltningsledningen har fastställt interna regelverk avseende intern representation. Näringslivsavdelningen som turismenheten är en del av har en egen riktlinje vid representation. Bland annat för att reglera förplägnadens omfattning och skydda mot misstanke om mutbrott. Regelverken kommuniceras utöver att de finns i intranätet som en del i chefsutbildningen. Kommunstyrelsen har även 1994 fastställt kommungemensamma riktlinjer för representation som avser samtliga stadens nämnder. 7 (15)
7.2 Årliga representationskostnader Malmö stads totala externa representationskostnader för 2013 uppgick till 12,6 MSEK. De totala interna representationskostnaderna uppgick till 9,4 MSEK. Nedan anges granskade nämnders/ styrelsens årliga representationskostnader. 7.2.1 Tekniska nämnden (gatukontoret) Gatukontoret externa representationskostnader för 2013 var 1 597 tkr. Kostnaderna består av bland annat av Eurovision Song Contest (949 tkr), Öresundsfestivalen (114 tkr) samt diverse projekt inom Arrangemangsenheten. Gatukontorets externa representationskostnader för januari till maj 2014 var 133 tkr och består bland annat av EU-projekt samt en avtackning. Gatukontorets interna representationskostnader för 2013 var 758 tkr och består av bland annat kostnader för julfest, ekonomdag samt ledningens representationskostnader och avtackning. Gatukontorets interna representationskostnader för januari till maj 2014 var 173 tkr. 7.2.2 Tekniska nämnden (fastighetskontoret) Fastighetskontorets externa representationskostnader för 2013 var 168 tkr. Största posten avser representation i samband med verksamhetsarrangemang på Katrinetorp (97 tkr). Fastighetskontorets externa representationskostnader för januari till maj 2014 var 31 tkr och består bland annat av en studieresa samt avtackning. Fastighetskontorets interna representationskostnader för 2013 var 111 tkr. Kostnaden avser bland annat avtackning av förre fastighetsdirektören (46 tkr) samt en personalfest med avtackning av fastighetsdirektören (13 tkr). Fastighetskontorets interna representationskostnader för januari till maj 2014 var 10 tkr. 7.2.3 Stadsbyggnadsnämnden Stadsbyggnadskontorets externa representationskostnader för 2013 var 515 tkr. Största kostnaden avser kommunikationsenheten (270 tkr) varav 147 tkr avsåg anordnandet av stadsbyggandets dag. Stadsbyggnadskontorets externa representationskostnader för januari till maj 2014 var 75 tkr och består bland annat av en byggherreträff (10 tkr). Stadsbyggnadskontorets interna representationskostnader för 2013 var 381 tkr. Kostnaden avser bland annat ledningens representationskostnader samt förvaltningens julfest. Stadsbyggnadskontorets interna representationskostnader för januari till maj 2014 var 33 tkr. 7.2.4 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens externa representationskostnader för 2013 var 1 881 tkr. Posten avser bland annat frukostmöten med företagare, MIPIM (internationella fastighets- och investeringsmässan), ledarutbildning, arbetsmiljöutbildning samt extern representation i anslutning till Malmö sociala kommission. De externa representationskostnaderna för januari till maj 2014 var 490 tkr och består bland annat av näringslivenhetens frukostmöten med företagare, ledarutbildning samt arbetsmiljöutbildning. Kommunstyrelsen interna representationskostnader för 2013 var 737 tkr. Några större arrangemang är ekonomidagar, julfest samt middag i samband omorganisationen 2013. Stadskontorets interna representationskostnader för januari till maj 2014 var 146 tkr. 8 (15)
7.3 Fakturor, kontering och momsavdrag Stickprov har tagits på konton för representation. Analytisk granskning med några stickprov har även tagits på kontona livsmedel och övriga främmande tjänster för att se om dessa konton används för representation. 7.3.1 Tekniska nämnden (gatukontoret) Ekonomienhetens egen kontroll av representation i de dagliga rutinerna består av att granska betalfilen. Där samtliga representationsfakturor, syfte, deltagarförteckning, moms och kontering kontrolleras. Vid eventuella fel går de direkt tillbaka till attestanten. På samtliga representationsfakturor förutom en framgår det tydligt vad som ingår i utgiften. Sex fakturor hade felaktigt momsavdrag enligt uppgifter i befintlig verifikation. Oftast har gatukontoret tagit in den moms som står på fakturan utan att korrigera vilket gett för högt momsavdrag. Det förekommer även att antalet deltagare på deltagarförteckningen inte är lika många som de portioner som fakturerats och att momsavdraget därför är för högt för angivna deltagare. I vissa fall är inte deltagarlistorna kompletta eller saknas. I dessa fall är det ibland svårt att avgöra om korrekt moms är dragen. I ett fall är antingen konteringen eller momsen fel. Fakturan är konterad som representation och har i så fall för högt momsavdrag. Däremot tyder anteckningen på att det egentligen är en personalkonferens men program saknas. Några fakturor kan vara felkonterade, vilket är oklart då det sällan står organisatorisk tillhörighet på deltagare vilket gör det svårt att bedöma om representationen är intern eller extern. 7.3.2 Tekniska nämnden (fastighetskontoret) Ekonomiavdelningen på fastighetskontoret gör egna årliga stickprov på konton inom förtroendekänsliga områden. Sedan 2012 är rutinen formaliserad och rapport skrivs. Resultatet av stickprov redovisas i ledningsgrupp. Rättningar och information förmedlas till respektive avdelning. Genom rutinen för fakturahantering utförs också extra kontroller av förtroendekänsliga områden. Fakturor kommer till ekonomienheten för kontering efter att syfte och deltagare anges. Det görs även manuell kontroll innan utbetalning då ekonomienheten genom leverantörerna försöker identifiera exempelvis restauranger och konferensanläggningar. På alla representationsfakturor framgår det tydligt vad som ingår i utgiften. Kontering och momsavdrag har i huvudsak varit korrekt. Mindre avvikelser har kommunicerats till förvaltningen. 7.3.3 Stadsbyggnadsnämnden Ekonomienhetens egen kontroll av representation i de dagliga rutinerna består av att granska betalfilen och kontrollera alla fakturor man misstänker avser representation. Felaktigheter rättas och berörda informeras. På alla representationsfakturor framgår det tydligt vad som ingår i utgiften. För mycket moms har dragits i två fall varav en vid gåva. I ett fall är konteringen fel då inramning av kartor för framtida uppvaktningar är bokförda som gåva trotts att de inte getts bort till någon som gåva än. I ett fall är det svårt att avgöra om konteringen som extern representation är korrekt då det inte står organisatorisk enhet på deltagarna. 9 (15)
I ett fall är antingen konteringen eller momsavdraget fel. Fakturan avser konferenspaket för personer inom Malmö stad och Malmö högskola. Fakturan är bokförd som extern representation men all moms är dragen för att förvaltningen ser det som en konferens. Förvaltningen har bokfört utifrån en klassificering men beräknat momsen utifrån en annan. Fakturan är jämt delad mellan fem förvaltningar inom staden som även står för kostnaderna för Malmö högskolas personal. 7.3.4 Kommunstyrelsen All kontering och daglig kontroll på stadskontoret sköts av administrativa enheten. Kontroll sker dels vid konteringen av fakturor men också vid utbetalningstillfället. Stickprov har tagits på konton för representation. På samtliga representationsfakturor framgår det tydligt vad som ingår i utgiften. Granskningsresultatet har inte påvisat några fel avseende kontering och momsavdrag. 10 (15)
7.4 Deltagare, syfte och aktivitet 7.4.1 Tekniska nämnden (gatukontoret) Granskade deltagarförteckningar har vid granskningstillfället varit bristfälliga vid fyra fall och i ett fall saknats helt. Brist avseende deltagare avser oftast att namngivna personer inte anges, istället anges eventet och antalet personer. Granskningen har även påvisat att antalet namn och fakturerade portioner inte alltid överensstämmer. Brister i deltagarlistor gör att det blir svårt att bedöma såväl kontering som korrekt momsavdrag. Det finns brister i angivande av syften. I samtliga stickprov finns en anteckning eller bilaga bifogat men i hälften av stickproven saknas beskrivning av syfte. Det står ofta anteckningar som kick-off, avslutningsfest eller workshop samt en lista med namn utan organisationstillhörighet. Samband med verksamheten är i flera fall svårt att tyda. Det är förvaltningens ansvar att styrka att sammankomsten uppfyller kraven på representation. 7.4.2 Tekniska nämnden (fastighetskontoret) Granskningen påvisar inga avvikelser bifogade deltagarförteckningar. Brister finns avseende angivande av syfte. I samtliga fall finns någon form av anteckning som anger vilka man träffat men huvuddelen anger inte själva syftet med mötet. Det är förvaltingens ansvar att styrka att sammankomsten uppfyller kraven på representation men angivna uppgifter för att kunna göra denna bedömning saknas i flera fall. Vissa anteckningar går inte att förstå för en utomstående då de innehåller förkortningar och namn på grupper utan förklaring exempelvis Frukostmöte med Samhällsbyggarna eller vänner från KGV. 7.4.3 Stadsbyggnadsnämnden Organisatorisk tillhörighet avseende deltagare framkommer i alla utom ett fall. I samtliga stickprov finns en anteckning eller bilaga bifogat men i hälften av stickproven saknas beskrivning av syftet. Det står ofta anteckningar som såsom exempelvis Arkitektmingel, Återkoppling byggherrar eller Projekt: Inno Carneval/ UngBo. Det är förvaltningens ansvar att styrka att sammankomsten uppfyller kraven på representation. 7.4.4 Kommunstyrelsen Deltagare anges tydligt i samtliga stickprov. I några fall fall bör syftet anges tydligare. I samtliga stickprov finns en anteckning eller bilaga bifogat men i två av stickproven saknas beskrivning av syftet. 11 (15)
7.5 Betal- och kreditkort I Malmö stads anvisningar för kredit- och betalkort står bland annat att: Kredit- och betalkort med kommunalt betalningsansvar innebär att innehavare tilldelas en möjlighet att löpande besluta om inköp för kommunens räkning. Ett kort med kommunalt betalningsansvar är att likställa med en handkassa varför motsvarande intern kontroll och tillsyn gäller. Således ska tilldelning av dessa kort ske restriktivt och endast till de medarbetare som har särskilda skäl att inneha denna generella betalningskapacitet. Kredit- och betalkort med kommunalt betalningsansvar får endast användas för inköp i tjänsten. Privat användning är därmed inte tillåten. Inköpskort avses främst de leverantörsspecifika kredit- och betalkort som kan erhållas hos t.ex. Coop, ICA eller IKEA. Korten erbjuder många gånger en mer praktisk hantering av icke planerade inköp. Förvaltningschef, alternativt av den funktion som har erhållit delegation, har beslutsrätt för tilldelning av inköpskort och ska underteckna ansökan. I första hand ska kreditkort från avtalsleverantör Eurocard användas. Nedan anges granskade nämnders/ styrelsens användning av kredit- och betalkort med kommunalt betalningsansvar. 7.5.1 Tekniska nämnden (gatukontoret) Det finns fyra Eurocard där kommunen har betalningsansvaret (limit: tre kort har 50 tkr/mån och ett har 10 tkr). Utöver Eurocard finns kort på IKEA, Coop, Martin Olsson, Jula och Snabbgross med kommunalt betalansvar. På IKEA-korten är kreditgränsen 100 tkr. Anledningen till det höga kreditbeloppet hos IKEA enligt förvaltningen är att IKEA inte har någon lägre gräns på företagskort. Gatukontoret har en rutinbeskrivning över hur Eurocardfakturor ska hanteras och konteras av medarbetarna. Standard sedan 2010 är att anställda erbjuds Eurocard med personligt betalningsansvar men där gatukontoret står för administrativa avgifter. Förvaltningen har även en rutin för sammanställning av alla betalkort vid bokslut. Alla betalkort har listas med ansvarig person. Exempelvis ska det kontrolleras att korten finns tillgängliga och att behovet kvarstår. Innehavare av kort med gatukontoret som betalningsansvarig ska intyga på blankett att de innehar sitt kort. Ekonomienheten ska kontrollera att personen är anställd samt om kortet används under året, om inte ska kortet avslutas. En miss i rutinen upptäcktes vid granskning då det visade sig att KF-kortet inte använts sedan 2011. Möjligen tillämpas rutinen i första hand på Eurocards kort. Granskningen av användandet av kredit- och betalkort har inte föranlett några avvikelser från Malmö stads riktlinjer. 7.5.2 Tekniska nämnden (fastighetskontoret) Det finns inga Eurocard med kommunalt betalningsansvar. De sex Eurocard som finns har alla privat betalningsansvar där staden inte står någon ekonomisk risk. På förvaltningen finns även inköpskort/företagskort på IKEA, C Malmborg AB, Malmborg Caroli City och Claes Ohlson. Vid köp på korten erhålls faktura. På kortet på Claes Ohlson finns en kredit på 10 000 kr. Granskningen av användandet av kredit- och betalkort har inte föranlett några avvikelser från Malmö stads riktlinjer. 12 (15)
7.5.3 Stadsbyggnadsnämnden Det finns åtta Eurocard där staden står som betalningsansvarig då. Intervjuad redovisningsansvarig på stadsbyggnadskontoret anger att ledningsgruppen har funnit alternativet med kommunalt betalningsansvar bäst då de använt dessa kort länge. Förfarandet är godkänt av stadskontoret. Stadsbyggnadskontoret har en rutin för ansökan, redovisning och hur återkallande av kort går till. Granskningen av användandet av kredit- och betalkort har inte föranlett några avvikelser från Malmö stads riktlinjer. 7.5.4 Kommunstyrelsen Stadskontoret har en intern rutin för betal- och kreditkort. Per 2013-12-31 fanns elva Eurocard där staden står som betalningsansvarig. Innehavet av Eurocard där staden står som betalningsansvarig är strikt kopplat till behovet av detta betalningsmedel i tjänsten. På förvaltningen finns även fyra inköpskort/företagskort på Statoil, IKEA, IKEA Business och Coop. Stadskontoret stämmer av betal- och kreditkorten utifrån en förteckning över Malmö stads aktiva kort som Eurocard förser via ekonomiavdelningens finansenhet. De elva aktiva korten är förtecknade. Granskningen av användandet av kredit- och betalkort 2014 har inte föranlett några avvikelser från Malmö stads riktlinjer. 13 (15)
8 Slutsats Malmö stads centrala anvisningar för representation (ekonomihandboken 4.10) uppdateras frekvent och är aktualiserad med skatterverkets regler och ställningstaganden. Ekonomihandboken används som grund för förvaltningarnas lokala anvisningar avseende representation. Kommunstyrelsen beslutade 1994 om kommungemensamma riktlinjer avseende representation, riktlinjen är delvis inaktuell och följer inte skatteverkets nuvarande regler och ställningstaganden fullt ut. Granskningen har påvisat att riktlinjen är huvudsakligen okänd i Malmö stad och bör uppdateras för att inte skapa osäkerhet kring vilka regler som gäller. Granskningen har visat att det finns lokala riktlinjerna på förvaltningarna som är beslutade, aktuella och tydliga. Malmö stads totala representationskostnader (interna och externa) för 2013 uppgick till ca 22 miljoner kronor varav kommunstyrelsen hade den enskilt största totala kostnaden på cirka 2,5 miljoner kronor. Granskade nämnders största representationskostander avsåg Eurovision Song Contest, festivaler (bland annat Malmöfestivalen och Öresundsfestivalen), verksamhetsarrangemang på Katrinetorp, stadbyggandets dag, MIPIM och representation i samband med Malmös sociala kommission. Representationskostnaderna bedöms ha ett omedelbart samband med verksamheten. Huvuddelen av granskade representationsfakturor visar tydligt vad som ingår i utgiften. Granskningsresultatet visar att kontering och momsavdrag i huvudsak är korrekt bokfört i granskade förvaltningar. Vissa avvikelser har noterats vilket framkommer av granskningsresultatet. Granskningsresultatet visar att Skatteverkets regler och ställningstaganden angående underlag och dokumentation i form av syfte och deltagare ofta inte efterlevs. Syfte med representationen och deltagare måste alltid framgå. Exempel på syfte såsom Frukostmöte med Samhällsbyggarna, vänner från KGV och Arkitektmingel etc. beskriver inte syftet i enlighet med skatteverkets regler och ställningstaganden. Det är förvaltningens ansvar att styrka att sammankomsten uppfyller kraven på representation. Granskningen visar att Eurocard med kommunalt betalningsansvar används ändamålsenligt enligt fastställt regelverk. Det finns goda rutiner för sammanställning av alla betalkort vid bokslut som listas med ansvarig person. Det kontrolleras att korten finns tillgängliga och att behovet kvarstår. Kommuncentrala anvisningar anger att tilldelning av kreditkort med kommunalt betalningsansvar ska ske restriktivt och endast till de medarbetare som har särskilda skäl att inneha denna generella betalningskapacitet. Stadbyggnadskontoret med cirka 200 anställda innehar åtta stycken kreditkort med kommunalt betalningsansvar och bör säkerställa att kortinnehavarnas särskilda behov föreligger. Inköpskort på exempelvis Jula, Martin Olsson, Snabbgross och Claes Ohlsson beslutas av respektive förvaltningschef. Förvaltningarna bör gå igenom vilka av dessa inköpskort som strider mot ramavtal samt kontrollera att maxlimit är i enlighet med de centrala anvisningarna i ekonomihandboken. Exempelvis har IKEA lägre kreditgräns än 100 tkr. 14 (15)
9 Källor Namn Abramo, Charlotta Eklund, Elisabeth Holmberg, Ulla-Karin Johansson, Lisa Mellbourn, Filippa Valsberg, Charlotte Funktion/organisation Redovisningsansvarig, GK Redovisningschef, stadskontoret Administrativ chef, stadskontoret Kamrer, GK Enhetschef, FK Redovisningsansvarig, SBK 15 (15)