ESA STATUSRAPPORT 2.DOC

STATUSRAPPORT 2 ESA Titel: Statusrapport 2 Projekt: ESA- Entreprenörskap Skola Arbetsliv Idnr: Siffor Beställare: Kommunförbundet västernorrland/skolcheferna i länet Version: 0.1 Skriven av: Malin Heimer Datum: 2012-04-03 Godkänd av: Text Datum: Text Projektwebbplats: www.praktikplatsen.se DOKUMENTNAMN: ESA STATUSRAPPORT 2.DOC ÄNDRAT : 2012-04-10 12:00

Statusrapport 2 ESA 1(11) Innehållsförteckning TEXT... 2 FÖRÄNDRINGSHISTORIK... 2 RELATERADE DOKUMENT... 2 1 STATUSLÄGE... 3 2 HÄNDELSER SEDAN FÖRRA RAPPORTEN... 3 3 FÖRVÄNTAT RESULTAT... 6 4 UPPFÖLJNING AV PROJEKTPLAN... 7 UTDRAG UR PROJEKTPLANEN: 6 BEROENDEN OCH PÅVERKAN... 8 4.1 UPPFÖLJNING RESURSER... 8 4.2 UPPFÖLJNING KOSTNADER... 9 5 RISKANALYS... 9 6 ÅTGÄRDER... 10 6.1 ÅTGÄRDER SOM SKA VIDTAS INOM PROJEKTET... 10 6.2 ÅTGÄRDER SOM SKA VIDTAS AV BESTÄLLARE ELLER STYRGRUPP... 10 7 ÖVRIGT... 10

Statusrapport 2 ESA 2(11) Projektstatus: Arbetet med projektmål 1 går framåt på operativ nivå. Arbetet är av fortlöpande karaktär och hålls ihop av huvudadministratörerna i respektive kommun. Projektledaren hålls informerad om aktiviteter och resultat genom främst dialog med huvudadministrötörerna och tidrapporter från medarbetare som skickats in. Parallellt med arbetet för att tydliggöra syfte, mål och process vid praktikverksamhet används Praktikplatsen.se i olika omfattning för pågående praktikperioder. Röd Gul Grön Text Endast Sundsvalls kommun har kunnat redovisa arbetsorganisation/ansvarig chef för arbetet utifrån det kommunala perspektivet enligt ESA:s projektplan. Kommunerna har med andra ord inte tagit sitt ansvar utifrån vad som står angivet i projektplanen under punkt 4 - Utgångspunkter och punkt 6 - Beroenden och påverkan. Text Förändringshistorik Version Datum Status och eventuell förändringsorsak Utfärdare 0.1 Text Första version av statusrapport 2 Malin Heimer Text Text Text Text Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans 1.1 2011-11-14 Projektdirektiv Styrgruppen ESA 1.1 2012-01-30 Projektplan Styrgruppen ESA 1 2012-03-01 ESA Statusrapport 20120301

Statusrapport 2 ESA 3(11) 1 Statusläge Projektets måluppfyllelse är starkt beroende av styrning och ledning. (Projektplanen punkt 4 och 6) Varje kommun har fått i uppdrag att ta fram en kommunal projektplan/arbetsorganisation för hur man jobbar med ESA. Det är viktigt att den kommunala planen knyts till ansvarig chef. I de fall som det inte är skolchefen behöver projektledaren få veta vem i respektive kommun som har det uppdraget. Projektledaren har uppfattat att projektmedarbetarna i flera av kommunerna fortfarande saknar en tydlig bild av hur man utifrån det kommunala perspektivet ska jobba med ESA. På operativ nivå driver de nu ett systematiskt kvalitetsutvecklingsarbete för praktik i olika former. De gör det tillsammans med medarbetare i respektive kommun och samverkande företag. Arbetet har satt igång många viktiga kvalitetshöjande processer inte minst utifrån perspektiven: - statushöjning av praktikverksamhet - måluppfyllelse med praktik på individuell nivå. Om utvecklingsarbetet inte följs upp av ansvarig chef i respektive kommun leder det inte till långsiktig hållbarhet som vi strävar efter. Flera utmaningar som dyker upp i utvecklingsarbetet har att göra med kulturer och traditioner på skolorna. Utan mandat är det svårt att nå framgång i dessa utmaningar. 2 Händelser sedan förra rapporten Nulägesbeskrivning kommunvis: Ånge: Har ännu inte kommit in med någon redovisning av projektaktivitet. Kontakt är tagen mellan skolchef och ESA:s projektledare. Möte med projektledaren och ansvarig för kommunens ESA-arbete är planerad i mitten av april 2012. Sundsvall: För grundskolan: En lokal arbetsgrupp jobbar strukturerat med projektmål 1. Arbetsgruppens aktiviteter för att nå målet enligt tidplan redovisas fortlöpande till ESA:s projektledare samt ansvarig chef för det kommunala utvecklingsarbetet enligt ESA. Parallellt med arbetet enl. projektmål 1 har Praktikplatsen.se använts i olika omfattning i samband med elevernas praktikperioder. Det har bidragit stort till insikt om olika aspekter beträffande kvalitetssäkring. Den stora skillnaden mellan olika skolor blir synliggjord eftersom användandet av Praktikplatsen.se kräver ett processinriktat och strukturerat arbete. Ett tydligt exempel på det är att en av kommunens grundskolor har hittat ett sätt att systematiskt föra in elevernas handledaromdömen från praktik i IUP. Inom gymnasiet pågår ett utvecklingsarbete för kvalitetssäkring av APL enligt gy 11. Huvudadministratören i Sundsvall deltar i APL-gruppens utvecklingsarbete för att lyfta in processen i arbetet med ESA:s projektmål 1. Ännu finns ingen redovisad dokumentation om hur långt man kommit när det gäller projektmål 1 inom gymnasiet.

Statusrapport 2 ESA 4(11) Inom vuxenutbildningen är det endast två av YH-utbildningarna som redovisat hur processen för LIA ser ut. Processen har redovisats främst genom kontakt mellan projektledaren för ESA och respektive utbildningsansvarig på de två YH-utbildningarna. Praktikplatsen.se har använts i LIA-processen för båda dessa YH-utbildningar. Här har arbetsplatserna tagit stort eget ansvar för att presentera praktikplatserna de erbjuder för studenterna vid YH. Det kan delvis bero på att utbildningsledaren har tagit tydligt ansvar för LIA-processen. Samverkande aktörer (styrgrupp, arbetsplatser, Praktikplatsen.se) har utifrån sina respektive roller lätt kunnat bidra till flödet i processen. Pågående utredning om SYV-verksamhet/-organisation är ihopkopplad med ESA:s kommunala utvecklingsarbete. I Sundsvall har grundläggande handledarutbildning genomförts i vid ett tillfälle enligt tidplan. Härnösand: ESA-projektet har bidragit till att Härnösands kommun återinfört praktik på samtliga grundskolor efter många års uppehåll. Arbetet har organiserats av SYV-are på grundskolorna som tagit stort ansvar för hela processen. Projektledaren för ESA har gett stöd och support utifrån behov, t ex genom: -att hålla i handledarutbildning som kommunen bjudit in till -att introducera eleverna i Praktikplatsen.se Kommunen har hittills bara redovisat projektaktiviteter inom grundskolan. Ingen redovisad projektverksamhet för gymnasiet eller vuxenutbildningen än. I Härnösand har grundläggande handledarutbildning genomförts i vid ett tillfälle enligt tidplan. Projektledarens observation: Under perioden sedan projektplanen blev godkänd av styrgruppen har en ny skolchef tillträtt i Härnösand efter att den tidigare avslutat sitt uppdrag. Det förefaller uppenbart att ESA-projektet och det kommunala ansvaret inte har kommunicerats tillräckligt väl i samband med det. Kramfors: På gymnasiet: Det processinriktade arbete enligt mål 1 för kvalitetssäkring av APU/APL sprider successivt sig bland samtliga program där praktikverksamhet pågår. Huvudadmnistratören för Praktikplatsen.se är starkt drivande i arbetet genom sitt sätt att identifiera framgångar, brister och utmaningar så att goda erfarenheter kan spridas och utvecklas ännu mer. Ett tydligt fokus på förberedelsefasen med bl a obligatoriskt APL- besök (lärare och ansvarig lärare) innan APL-start har gett goda effekter utifrån flera aspekter, t ex: trygghet, gemensam förståelse synliggörande av förväntningar, utvärdering av måluppfyllelsen och goda relationer mellan skolan och samverkande arbetsplatser. Alla program har inte kommit lika långt men en framgångsfaktor är när huvudadministratören jobbar tätt tillsammans med programrektorer och samordnare samt tillhörande lokala programråd. Det är när lärandeprocessen har sin utgångspunkt i huvudmannens ansvar som de bästa förutsättningar för gott samarbete mellan olika funktioner blir långsiktigt hållbart. Grundskolan: Samtliga grundskolor använder sig numera av Praktikplatsen.se i samband med praktik, vilket har öppnat upp för diskussion om processen, (från förberedelse till uppföljning), enligt projektmål 1. Det är respektive skolas SYV-are tillsammans med Kramfors

Statusrapport 2 ESA 5(11) huvudadmnistratör av Praktikplatsen.se som med stöd av ESA:s projektledare har initierat och tagit de första stegen i förbättringsarbetet. Fortfarande saknas skolledningens engagemang och medvetenhet i processen. Projektledarens observation: Under perioden sedan projektplanen blev godkänd av styrgruppen har en ny skolchef tillträtt i Kramfors efter att den tidigare avslutat sitt uppdrag. Det förefaller uppenbart att ESA-projektet och det kommunala ansvaret inte har kommunicerats tillräckligt väl i samband med det. Örnsköldsvik: Inom grundskola har SYV-arna tillsammans utarbetat en kommunal arbetsmodell för praktikprocessen enl projektmål 1 som de följer. Framgångsfaktorer som lyftas fram i är inte minst inom själva förberedelsefasen i processen., t ex individuella inför praktik samtal, dialoger samt mer informativa arbetspass för eleverna. Tillsammans bidrar dessa moment till ökad medvetenhet om syfte, målsättningar och förväntningar med praktiken. Alla grundskolorna nyttjar Praktikplatsen.se som en integrerad del i processen. Det upplevs vara ett bra verktyg för eleverna, SYV-arna och företagen. Ordning och reda, undviker missförstånd och tydliggör överenskommelse om praktik för alla inblandade parter, är framgångsfaktorer som lyfts fram utifrån den aspekten. Dessutom utgör kommunens huvudadministratör för Praktikplatsen.se den funktion som genom total översikt över samtliga praktikplatser kan se helheten i samverkan mellan skola-arbetsliv. Det underlättar synkronisering och planering och bidrar ytterst till ökat förtroende i kontakterna mellan kommunen och samverkande arbetsplatser. Gällande gymnasiet/vuxenutbildningen har kommunens huvudadministratör för Praktikplatsen.se initierat liknande utvecklingsarbetet som inom grundskolan inom två program: Barn och fritid och Vård och omsorg.. Processen innebär att lärare, praktikansvarig vid programmet samt huvudadministratör träffas för upplägg och genomgång av aktuella praktikplatser. Praktikplatserna skall överensstämma med program/inriktning/kurs. En planering upprättas för praktiken innehållande tidschema för när de studerande skall välja, översyn av valen, utskick till arbetsplatserna, handledarträff, besök samt efterarbete. I samband med det upprättas även en ansvarsfördelning upprättas även. Huvudadministratören kontaktar företag/besöker företag för anskaffning av praktikplatser, samt lägger in platserna i Praktikplatsen.se. Utvecklingsarbetet inom gymn/vux är fortfarande av karaktären prova på då huvudadministratören saknar mandat att driva det till sin spets. Sollefteå: Inom grundskolan och vuxenutbildningen finns ännu ingen redovisad projektverksamhet. För gymnasiet: Ännu finns ingen etablerad processbeskrivning ur vilken goda erfarenheter och framgångsfaktorer kan härledas. Inom gymnasiet har utvecklingsarbetet enligt projektmål 1 hittills haft sin utgångspunkt i att samtliga elevers praktikplaceringar skrivits in i Praktikplatsen.se. Översikten och helhetssynen över samverkande arbetsplatsers praktikplatser har bidragit till reflektion och diskussion om måluppfyllelsen bland lärare och skolledare. En insikt är värdet av att elevernas praktikperioder dokumenteras så att måluppfyllelse och erfarenheter finns knutna till skolans verksamhetsutveckling. Samverkan blir lyft från individnivå till organisationsnivå. Huvudadministratören av Praktikplatsen.se har tillsammans med praktikansvariga på olika program successivt identifierat olika faktorer inom hela

Statusrapport 2 ESA 6(11) processen från förberedelse till utvärdering och uppföljning som bör tydliggöras för att kvalitetssäkra APU/APL. Sammanfattning nulägesbeskrivning: Genom den kommunvisa nulägesbeskrivningen framträder bilden av mångfald i framgångsfaktorer och utmaningar. Samtidigt blir det väldigt tydligt redan nu vart vi befinner oss och vilka enorma möjligheter ESA-projektet ger för att åstadkomma den regionala plattform som står beskriven i projektplanen Målbild 2014. De största utmaningarna som lyfts fram från samtliga deltagande kommuners projektmedarbetare kan sammanfattas med följande fyra frågeställningar Vem har ledartröjan i respektive kommun utifrån det kommunala perspektivet? Hur skall projektet framgångar nyttjas/förvaltas i respektive kommun? Hur lockar vi företagare/organisationer mm till att erbjuda praktikplatser? Hur ser samarbetet ut för att skapa goda möjligheter för att täcka kommunkoncernernas respektive rekryteringsbehov på kort sikt/lång sikt? 3 Förväntat resultat Deltagandet i årets SSA-rikskonferens Ny tid, Nya jobb, Ny skola i Uppsala gav hela projektgruppen värdefulla insikter framtidskompetenser, entreprenörskap och samverkan mellan utbildning och arbetsliv. Under två dagars omvärldsbevakning fick vi möjlighet att spegla ESA och utvecklingen i vår region mot trender och liknande satsningar som görs i andra regioner. Arbetsgivare och rekryteringsföretag vittnar om hur stor betydelse arbetslivserfarenhet är för att få en anställning. Det ligger helt i linje med den forskning och beprövad erfarenhet som talar för det sociala kapitalets värde. Ungdomar som redan under skoltid har skaffat sig arbetslivserfarenhet (genom exempelvis praktik, feriejobb eller extrajobb) har bättre förutsättningar för att etablera sig på arbetsmarknaden efter utbildningen än de som inte har någon arbetslivserfarenhet alls. Vi kan konstatera att möjligheterna till feriejobb och extrajobb har försvårats, en orsak kan vara att "de enkla jobben" i samhället har försvunnit. Därför är det så viktigt att vi ger ungdomarna bästa förutsättningar för individuellt förvärvad arbetslivserfarenhet i skolan där praktik i olika former är den yttersta tillämpningen. Vi konstaterar att det i hela vår region pågår många parallella verksamheter och projekt som berör praktikverksamhet, entreprenörskap, ungdomsarbetslöshet och kompetensutveckling utifrån perspektivet det livslånga lärandet. Det är många bra initiativ som i för stor utsträckning endast leder till tillfälliga insatser. Vi saknar det helhetsperspektiv som krävs för att göranden ska kunna synkroniseras. Verksamheter från olika kommunala förvaltningar och olika regionala aktörer kan plötsligt befinna sig i samma process. Bra initiativ som blir till verkstad kan ta ut varandra utifrån förväntad effekt om vi inte lyfter blicken och samarbetar med andra som jobbar för samma måluppfyllelse. Styrgruppen har anledning att redan nu ta ansvar för vad som står beskrivet i projektplanen under punkt 3 Antaganden och avgränsningar

Statusrapport 2 ESA 7(11) Utdrag ur projektplanen: 3 Antaganden och avgränsningar I projektet ingår endast utveckling av det entreprenöriella lärandet och kvalitetssäkring av utbildningen utifrån perspektivet samverkan grundskola/gymnasieskola/vuxenutbildning och arbetsliv. Det finns gränsytor mot verksamheter som bedrivs inom andra kommunala förvaltningar/bolag ( t. ex arbetsmarknad och näringsliv). Vilka gränssnitt som kan vara relevanta att beröra närmare kan med fördel bedömas under projektets fortlöpande under 2012 och beaktas när den reviderade tid- och aktivitetsplanen för 2013 fastställs. Två exempel på verksamheter avgränsade från ESA-projektet men inom samma gränssnitt får symbolisera att vi redan nu har identifierat behov av synkronisering: 1. Satsningen från olika skilda aktörer i samband med årets feriejobb/feriepraktik. Upplägget för hela processen från förberedelse till uppföljning och utvärdering liknar processen lärandet i arbetslivet under praktik i olika former. Rätt förvaltat skulle dessa satsningar för feriejobb kunna bidra till bättre förutsättningar för god utbildningspraktik och vise versa - Förbättrade handledarutbildningar och fler handledare inom näringsliv såväl som inom offentlig sektor - Samordning och omvandling feriearbetsplatser/praktikplatser - Uppföljning av arbetslivserfarenheter på individuell nivå genom samlad profil i praktikplatsen.se 2. Olika satsningar från arbetsförmedlingen och arbetsmarknadsenheter för att anställa arbetslösa ungdomar. Det har visat sig att tillfälliga insatser och kampanjer av den karaktären väldigt ofta ger direkt bakslag för utbildningspraktik. En arbetsmarknadsåtgärd för en individ kan med andra ord ge direkt effekt att en annan individ blir utan utbildningspraktik. 4 Uppföljning av projektplan Det operativa arbetet enligt projektplanen följer beskrivningen enligt projektplanen. Det är kopplingen till verksamheterna som behöver stärkas. Projektets måluppfyllelse är starkt beroende av styrning och ledning Varje kommun fått i uppdrag att ta fram en kommunal projektplan/arbetsorganisation för hur man jobbar med ESA. Det är viktigt att den kommunala planen knyts till ansvarig chef. I de fall som det inte är skolchefen vill projektledaren veta vem i respektive kommun som har det uppdraget.. Utdrag ur projektplanen: 4 Utgångspunkter Av projektdirektiven framgår bl a att projektets syfte är att organisera en långsiktigt hållbar regional plattform för kontakter mellan utbildning och arbetsliv. I utgångsläget vid genomförandet av projektet inte finns inte någon etablerad hemvist för denna organisation (t ex regionförbund). Viktigt att beakta utifrån den utgångspunkten är att förutsättningarna för projektets framgång är starkt kopplat till de samverkande kommunernas respektive verksamhetspolicy samt styrningen av de samverkande kommunernas verksamheter och visionen av regional samverkan inom

Statusrapport 2 ESA 8(11) utbildningsområdet Utdrag ur projektplanen: 6 Beroenden och påverkan Projektet inverkas av hur väl de samverkande kommunerna identifierar såväl verksamheter som nyckelpersoner i de egna verksamheterna och tar ansvar för att koppla dessa projektmålen enligt projektdirektiven. Stor tonvikt i projektet ligger på kvalitetssäkring av lärandet i arbetslivet. Praktiksamordning och gemensamma insatser för att vårda relationerna mellan kommunen och det regionala näringslivet måste stärkas. Utvecklas detta kan vi motverka arbetslöshet och samtidigt bidra till att matchningen av ungas val av utbildning, utbildningens innehåll och arbetslivets behov av kompetens förbättras. För att lyckas med det behöver varje samverkande kommun ta ansvar för att Skapa en organisation för praktiksamordning med en tydlig struktur (syfte och mål) Tydliggöra ansvar och rutiner (uppdragsbeskrivning och arbetsfördelning) Koppla praktiksamordningen till kommunens struktur (ansvarig chef/förvaltning/nämnd) Skapa utrymme (kompetens och resurser) för skolorna i arbetet med att åtgärda de brister som finns i kvalitén i lärandet i arbetslivet 4.1 Uppföljning resurser Tidrapporter om offentlig medfinansiering som efterlystes i stausrapport 1 har börjat komma in. Fortfarande är den totala redovisade medfinansieringen lägre än vad som budgeterats i projektplanen. Det innebär att vi inte kommer att kunna rekvirera alla pengar som är avsatta för ändamålet hos LST. Fortsättningsvis för 2012 och 2013 måste varje kommun ta ett större ansvar för att rutinerna kring tidredovisningen fungerar som de ska. De ska skickas in regelbundet - varje månad till Sundsvalls kommun. Nu släpar redovisningarna efter vilket gör det svårt att följa upp dem kontinuerligt, kommun för kommun. I slutändan är det den totala offentliga medfinansieringen för alla medverkande kommuner som räknas. Hittills redovisade resurser totalt i projektet i form av offentlig medfinansiering sept 2011-mars 2012 är: 569 256 kronor. Budgeterat för samma period hittills var: 1 562 500 kronor 36,4 % av totalt budgeterad offentlig medfinnansiering har uppnåts hittills.

Statusrapport 2 ESA 9(11) 4.2 Uppföljning kostnader Redovisade fasta kostnader (egen personal, hyra praktikplatsen.se) ryms inom planerad budget. Övriga kostnader har varit lägre än budgeterat. Det är en medveten handling av projektledaren att hålla nere ambitionsnivån för planerade projektaktiviteter så länge som redovisad offentlig medfinansiering inte är i balans med vad som är budgeterat. I förlängningen om detta inte åtgärdas så kommer det att minska förutsättningarna till måluppfyllelsen enligt projektplanen. Hittills redovisade kostnader totalt i projektet sept 2011-mars 2012 är: 579 917 kronor. För 2011: 244 568 kronor För 2012: 335 349 kronor Budgeterat ekonomiskt bidrag från länsstyrelsen enligt ansökan och beslut är: För 2011: 494 000 (ej nyttjade bidrag är begärda att överflyttas till 2012 års budget) För 2012: 1702 000 För 2013: 1702 000 Länsstyrelsen betalar ut rekvirerade pengar för fasta kostnader enligt beviljad ansökan enligt det lägsta beloppet utifrån följande alternativa beräkningar: Alt 1: 100% av de upparbetade fasta kostnaderna Alt 2: 36% av totalen: upparbetade fasta kostnader + offentlig medfinansiering P g a för lite redovisad offentlig medfinnansiering är det alt 2 som gäller för rekvirering av hittills upparbetade faktiska kostnader enligt följande uträkning: 0,36x (579 917 + 569 256) = 413 702 kr Det innebär att det just nu saknas täckning för 166 214 kronor som redan är upparbetade kostnader. Nästa datum för att skicka in rekvisition till LST är 31 maj. Då måste redovisad offentlig medfinansiering vara i balans med vad som är budgeterat för perioden sept 2011- maj 2012. 5 Riskanalys Ännu ej åtgärdade fullt ut sedan statusrapport 1. Risk ID Benämning Noteringar/åtgärder R01 R02 Beställarens direktiv saknar koppling till respektive kommuns verksamheter och verksamhetschefernas uppdrag. Resurstilldelningen är fortfarande lägre än vad som var budgeterat och täcker inte faktiska kostnaderna i projektet. Varje kommun måste ta fram en tidplan och arbetsorganisation utifrån det kommunala perspektivet i projektet. Enligt punkt 4 och 6 i projektplanen Kommunerna måste skicka in tidrapporter regelbundet enligt länsstyrelsens mall för offentlig medfinansiering.

Statusrapport 2 ESA 10(11) 6 Åtgärder 6.1 Åtgärder som ska vidtas inom projektet För att eliminera riskerna med arbetet enligt projektplan och förankring utifrån det kommunala perspektivet bör varje kommun organisera en arbetsgrupp för det inre kommunala arbetet. Huvudadministratörerna i respektive kommun är nyckelpersoner och kopplingen till projektledningen och det regionala perspektivet. För att nå målen räcker inte det måste också finnas stöd för utvecklingsarbetet bland beslutsfattare och verksamhetschefer i deltagande kommuner. Kommunikationsplanen kan behöva revideras. 6.2 Åtgärder som ska vidtas av beställare eller styrgrupp För att eliminera riskerna med tidrapporter kan personkontrakt skrivas med samtliga medarbetare som bidrar med offentlig medfinansiering. Styrgruppen får fatta beslut om detta ska göras och varje skolchef får i så fall ansvara för att kontrakten med medarbetarna skrivs. Om resurserna inte tilldelas enligt den modell som beskrivs i såväl direktiv som ansökan och beslut från läsnsstyrelsen måste styrgruppen fatta beslut om annan resurstilldelning, t ex att varje kommun bidrar ekonomiskt med motsvarande belopp. 7 Övrigt Styrgruppsmöten skulle enligt skolchefsgruppens mening planeras in i dagordningen vid valda tillfällen då skolcheferna har möten. Projektledaren vill ha datum då styrgruppsmöten är inplanerade. Projektledaren vill ha återkoppling från styrgruppen utifrån innehållet i statusrapport 2 senast 23 april 2012.