1.0 ALLMÄNT 1.1 Beskrivning av upphandlingen Sundsvalls kommun upphandlar avtal avseende. 1.2 Upphandlande myndighet Sundsvalls kommun. Rätt att avropa från detta avtal har samtliga i upphandlingen deltagande parter. Deltagande parter: Sundsvalls kommun, inkl Sundsvalls kommuns bolag samt Timrå Vatten AB och Nordanstig Vatten AB se http://www.sundsvall.se/ Svenska kyrkans församlingar inom Sundsvalls kommun se: http://www.svenskakyrkan.se Sollefteå kommun inkl bolag Avtal tecknas av respektive kommun. 1.3 Omfattning Prognos avseende dator för Sundsvalls och Sollefteå kommun se nedan; vårt mål är att anta tre leverantörer, den som erbjuder bäst villkor kommer från avtalsstart att få leverera till båda kommunerna, vi kommer under avtalsperioden att genomföra förnyad konkurrens utsättning, vilket innebär att det kan bli byte av levererande leverantör. Denna upphandling kommer att avgöras genom auktion. Vi kommer även att använda denna upphandling för elev pc. Uppskattad volym är 600-1100 st/år. Denna upphandling omfattar endast hårdvara med mindre omfattning av tjänst. 1.4 Antal datorer inom Sundsvalls och Sollefteå kommun Inom Sundsvalls kommuns förvaltningsorganisation finns idag ca 6 800 datorer, där ca 2 200 av dessa är bärbara och resterande är stationära datorer. Den totala mängden är fördelad på ca 3 000 datorer inom den administrativa verksamheten och ca 3 800 datorer inom den pedagogiska verksamheten. Sundsvalls kommun beräknar att köpa ca 1750 datorer per år ( ca 7000 st under 4 år ), detta fördelat på ca 800st/år för standard bärbart, 200st/år lätt bärbart och stationärt 750 st/år. För datorskärmar har kommunen en livslängd på 6 år vilket innebär att vi inte köper en skärm till varje ny dator, vi beräknar köpa ca 500 datorskärmar per år. Utöver dessa volymer köper kommunen en del datorskärmar av modell 24", dockningsstationer och andra tillbehör kopplat direkt till datorarbetsplatsen. Antal datorer inom Sollefteå kommun beräknar att köpa ca 150 datorer per år 90 st. bärbara och 60 st. stationära datorer. Inom Sollefteå kommuns förvaltningsorganisation finns idag ca 1 800 datorer, där ca 900 av dessa är bärbara, 750 är stationära datorer och 150 är tunna klienter. Den totala mängden är fördelad på ca 600 datorer inom den administrativa verksamheten och ca 1200 datorer inom den pedagogiska verksamheten. Sollefteå kommun Den angivna omfattningen baseras på föregående års statistik och kan över- eller underskridas och innebär ingen förpliktelse. Förutom angiven volym som gäller denna upphandling, kan kompletterande upphandlingar exempelvis elevdator och digitala hjälpmedel för undervisning i skolan som kommer att upphandlas separat. 1(7)
1.5 Avtal- och avtalstid Avtalstiden är 2 år med en förlängningsklausul för beställaren på 2 år. Beräknad avtalsstart är 2013-04-03. Kontrakt tecknas genom ramavtal. 1.6 Tidplan Anbuden SKALL lämnas in senast 2013-02-27 Anbuden beräknas öppnas den 2013-03-01 Sammanställning och utvärdering under slutet på februari och halva mars månad 2013 Tilldelningsbeslut beräknas skickas ut den 2013-03-22. Avtal beräknas tecknas i början av april månad 2013. 1.7 Förfrågningsunderlagets handlingar Förfrågningsunderlaget består av följande handlingar: Förfrågningsunderlag Upphandlingens elektroniska skallkravsformulär Upphandlingens elektroniska utvärderingsformulär 2.0 ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 2.1 Upphandlingsform Ovanstående varor och tjänster upphandlas genom öppen upphandling enligt Lag 2007:1091 om offentlig upphandling (LOU) Den upphandlingsform vi använder vid denna upphandling har valts utifrån kraven i LOU. Anbud antas vanligtvist utan föregående förhandling. Det är därför viktigt att anbudsgivare anger sitt slutgiltiga pris i anbudet. 2.2 Anbudstidens utgång Anbud SKALL vara den upphandlande myndigheten tillhanda senast 2013-02-27. För sent inkommet anbud tvingas vi förkasta enligt gällande lagstiftning. 2.3 Anbuds form och innehåll Anbud SKALL skrivas på svenska. Anbud utformas enligt förfrågningsunderlaget. Ett icke komplett anbud kan komma att förkastas utan särskild prövning. Alternativa anbud, sidoanbud och reservationer accepteras ej. Anbud lämnas enligt nedan. Upphandlande myndighet förbehåller sig rätten att i samband med upphandlingen och under avtalets giltighetstid inhämta bevis som styrker uppfyllande av ställda krav på anbudsgivaren/leverantören samt varan/tjänsten. Upphandlingens elektroniska skallkravsformulär Upphandlingens elektroniska utvärderingsformulär 2(7)
2.4 Helt eller delat anbud Anbud kan endast lämnas på hela det redovisade behovet. Kommunen att anta tre anbudsgivare. Vid val mellan att anta en eller flera anbudsgivare, beskrivs detta under rubrik anbudsutvärdering. 2.5 Frågor under anbudstiden Vid tveksamhet kring förutsättningarna i förfrågningsunderlaget SKALL anbudsgivaren begära förtydligande i första hand genom att ställa en fråga via upphandlingens annons på https://www.e-avrop.com/ för att den upphandlande myndigheten ska kunna delge, samtliga registrerade intressenter, uppgifter enligt likabehandlingsprincipen. Anbudsgivare respektive anbudssökande ansvarar för bevakning och hämtning av eventuella frågor och svar, förtydliganden, uppdateringar gällande upphandlingen och dess underlag. Alla besvarade frågor skickas med e-post till frågeställaren samt övriga som redan hämtat ut underlaget från https://www.e-avrop.com/. Alla frågor och svar publiceras i upphandlingens annons. Klicka på länken nedan för mer information om funktionen frågor och svar: https://www.e-avrop.com/information/levqa.htm Upplysningar kan i övrigt lämnas av följande personer: Upphandlare: Erik Thunström Tfn: 060-191385 E-post: erik.thunstrom@sundsvall.se 2.6 Sekretess Inkomna anbud omfattas av absolut sekretess tills dess tilldelningsbeslut har fattats. Därefter behandlas inkomna anbud i enlighet med offentlighetsprincipen. Efter det att ramavtal har slutits är anbudsgivarens möjligheter att erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud begränsade. Önskar anbudsgivare sekretessbelägga hela eller delar av sitt anbud, precisera i anbudet vilka delar av anbudet ni vill sekretessbelägga samt på vilket sätt ni anser er lida särskild skada om uppgifterna offentliggörs. 2.7 Inlämnande av anbud För att säkerställa att ert anbud kommer in i tid och effektivisera hanteringen av ert anbud (spara arbetstid och miljö) vill vi att ni lämnar anbud i elektroniskt format (s.k. e-anbud). Detta sker enkelt via vårt upphandlingssystem e-avrop på https://www.e-avrop.com. Ett inlämningsbevis genereras av systemet då anbud lämnas in. Detta SKALL kunna uppvisas på begäran underskrivet av behörig företrädare. Om anbud inte kan lämnas enligt ovan, kontakta Addera Upphandling. Klicka på länken nedan för mer information om hur du lämnar elektroniskt anbud: https://www.e-avrop.com/information/leveanbud.htm 2.8 Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren SKALL vara bunden av sitt anbud tom avtalsstart. Om en eventuell ansökan om överprövning lämnas in SKALL anbudet från leverantörerna vara bindande till dess frågan om överprövning är slutgiltigt avgjord eller leverantörerna och kommunen kommer överens om annat. 3.0 Anbudsutvärdering 3(7)
Inkomna anbud kommer att utvärderas enligt följande: Kvalificering - krav på anbudsgivaren/leverantören Anbudsprövning - krav på varan/tjänsten Utvärdering 3.1 Kvalificering - krav på anbudsgivaren/leverantören I detta steg bedöms om alla skallkrav på anbudsgivaren/leverantören uppfylls samt att anbudet är komplett. Dessa skallkrav måste uppfyllas för att anbudet ska kvalificeras till nästa steg. Anbudsgivaren kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de grunder för uteslutning som anges i LOU (2007:1091) 10 Kap. 1 föreligger (se Konkurrensverkets hemsida). Anbudsgivaren får uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av de grunder för uteslutning som anges i LOU (2007:1091) 10 Kap. 2 föreligger (se Konkurrensverkets hemsida). Anbudsgivaren/leverantören SKALL vara registrerad i föreskriven ordning för betalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A-skatt och arbetsgivaravgifter. Sundsvalls kommun kontrollerar detta genom att inhämta erforderliga uppgifter från behörig myndighet. Anbudsgivaren SKALL ha erforderlig ekonomisk kapacitet för att leverera enligt avtal. Anbudsgivaren SKALL ha erforderlig teknisk och yrkesmässig kapacitet för att leverera enligt avtal. För anställda inom Sundsvalls kommun gäller meddelarfrihet i enlighet med Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) vilket innebär att en anställd vid kommunen utan att lida risk för repressalier t ex kan lämna uppgifter rörande förhållanden på sin arbetsplats. Enligt lagen får kommunen vid ett sådant tillfälle inte efterforska vem som lämnat uppgiften. När entreprenör utför uppdrag åt kommunen SKALL entreprenörens anställda åtnjuta samma meddelarfrihet utan risk för repressalier. Syftet med att etablera denna meddelarfrihet är främst att kommunen ej kan acceptera att uppdrag åt kommunen bedrivs på felaktigt eller undermåligt sätt, att lagstiftning angående arbetsmiljö och arbetstider, ensamarbete mm åsidosätts. Anbudsgivaren SKALL uppfylla och acceptera alla skall-krav som ställts i denna anbudsförfrågan inklusive alla bilagor. 3.2 Anbudsprövning - krav på varan/tjänsten I detta steg kontrolleras att anbud och den efterfrågade varan eller tjänsten uppfyller de skallkrav som kvalificerar för nästa steg - utvärdering av anbudet. Skallkraven är ett resultat av våra behov och är inte förhandlingsbara. Se bilaga Kravspecifikation. Om anbudsgivaren glömmer bort eller avstår från att svara på ett skallkrav kan anbudet komma att diskvalificeras. Avtalad leverantör SKALL åta sig att: leverera i enlighet med gällande lagar, föreskrifter, normer och regler. utföra alla delar i avropade uppdrag på ett fackmannamässigt sätt, det vill säga med den skicklighet, snabbhet, noggrannhet och omsorg som är sedvanlig inom branschen. utföra alla delar i avropade uppdrag så att bästa tekniska och ekonomiska resultat uppnås för köparen. vid utförande av alla delar i avropade uppdrag använda personal med erforderlig kompetens och vara skyldig att utan oskäligt dröjsmål byta ut sådan personal vilken av beställaren anses sakna erforderlig kompetens eller med vilken beställaren anser sig ha samarbetssvårigheter. Alla produkter SKALL uppfylla (i var tid) gällande normer, författningar och bestämmelser (inkl. CE-märkning). 4(7)
Anbudsprover SKALL på anmodan kostnadsfritt ställas till kommunens förfogande. Anbudsgivare får lämna anbud på annat likvärdigt fabrikat/produkter/utförande än vad som angivits i anbudsspecifikationen. Sundsvalls kommun tar ansvar och arbetar aktivt med att ställa om samhället mot en mer hållbar utveckling. Med en hållbar utveckling avses att hänsyn tas till såväl ekonomi, människor som miljö och att våra behov idag inte belastar framtida generationers möjligheter att tillgodose sina behov. Upphandling är ett viktigt och framgångsrikt verktyg för kommunen i detta arbete. Genom att ställa miljökrav i dialog med beställare och leverantörer bidrar också kommunen till näringslivets ökade konkurrenskraft. Idag följer kommunen lägst miljöstyrningsrådets kriterier för miljöanpassad upphandling inom relevanta upphandlingsområden. Kommunen har också tagit fram en uppförandekod som inom relevanta upphandlingsområden ställer etiska krav på leverantörer att upprätthålla en bra arbetsmiljö och arbetsvillkor. 3.3 Utvärdering I detta steg utvärderas de anbud som gått vidare från föregående steg. I utvärderingsfasen kommer prövning att ske enligt principen lägsta pris. Elektroniska utvärderingsformulär. Bedömningen kommer att ske utifrån anbudsgivarens skriftliga redogörelser i anbudet. Vid valet mellan tre eller flera anbudsgivare kommer inkomna anbud att utvärderas för att hitta den bästa totallösningen för verksamheten. Utvärderingen kommer att avslutas med auktion. 3.4 Tilldelningsbeslut När beslut om leverantör och anbud fattats sänds information om detta till samtliga anbudsgivare genom e-post. Upphandlingen avslutas genom skriftligt upphandlingskontrakt/beställning som träder i kraft tidigast då 10 dagar gått från den dag då information om tilldelningsbeslut lämnats. 4.0 Kommersiella villkor 4.1 Avtalstid Avtalstiden är 2 år med en förlängningsklausul för beställaren på 2 år. Beräknad avtalsstart är 2013-04-03 Förlängningsklausulen träder i kraft med 2 år under förutsättning att beställaren inte meddelat annat senast 3 månader före ikraftträdandet av förlängnings åren. 4.2 Anbudspriser Anbudspriser SKALL anges netto, i svenska kronor (SEK), exklusive mervärdeskatt. Priserna SKALL regleras enligt den metod som parterna är överens om. Samtliga kostnader SKALL vara inräknade i anbudspriset. Enligt Lagen om offentlig upphandling får inga priskompletteringar göras efter det att anbud lämnats. Detta innebär att prisreservationer ej får förekomma. 4.3 Administrationsavgift 5(7)
En administrationsavgift på 1 % av leverantörens fakturerade belopp exkl. moms SKALL betalas till Sundsvalls kommun. Administrationsavgiften baseras på samtliga avropande enheters och bolags inköp förutom det som är separat upphandlat, t ex entreprenader. Administrationsavgiften, exkl. moms, skall betalas halvårsvis enligt följande perioder: januari-juni, juli-december Inbetalning och statistik på köpt volym SKALL vara kommunen tillhanda senast 30 dagar efter sista datum i perioden. Om statistik ej skickas in och betalning ej sker kommer kommunen att fakturera en schablonmässig administrationsavgift baserad på det av kommunen bedömda upphandlingsvärdet. Administrationsavgiften är en ersättning som leverantören erlägger utifrån sin omsättning på avtalet och är ett sätt att fördela våra upphandlingskostnader på våra förbrukande enheter. Rutiner för inbetalning anges vid avtalstecknande. 4.4 Leveransvillkor Varor: Fritt lossat anvisad plats inom Sundsvalls och Sollefteå kommun (Incoterms DDP) Restleveranser levereras fritt anvisad plats. 4.5 Vite Om tjänst/vara eller del av tjänst/vara försenas och detta inte beror på köparen, eller kan anses utgöra Force majeure, har köparen rätt till vite. Vite utgår för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 2% av värdet på den del av tjänsten/varan som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Vitet SKALL i sin helhet ej uttas längre än fem veckor eller överstiga 10 % av sagda värde. Därefter förbehåller sig beställaren rätten att helt kunna häva beställningen. Vite eller skadestånd utgår ej för leveransförsening förorsakad av köparen. Eventuellt vitesbelopp tas av köparen ut genom kvittning på leverantörens faktura (genom kreditfaktura). 4.6 Faktura/Följesedel Materialspecifikation och godkänt arbete/arbetstidssedlar SKALL sändas med fakturan. Vid varuleverans SKALL följesedel i ett exemplar sändas med godset. På faktura, transport- och följehandlingar SKALL alltid beställarens namn, referensnummer, leveransadress och beställningsnummer anges. Dessutom SKALL leverantörens F- skattebevisnummer, post-/bankgironummer, organisationsnummer, faktura- och i förekommande fall OCR-nummer, fakturadatum, fakturabelopp samt momsbelopp anges på faktura. Detta beror på att vi nu arbetar med elektronisk fakturahantering (EFH). Fakturorna sänds till följande adress: Sundsvalls kommun Fakturor 851 85 Sundsvall Vi tar dock gärna emot e-faktura, för mer information kring detta se: www.sundsvall.se/fakturera Fakturan sänds till ovanstående adress snarast efter utförd tjänst, dock senast en månad efter att tjänsten utförts. 6(7)
Sollefteå kommun fakturaadresser anges vid avtalstecknandet. Fakturerings- och expeditionsavgifter får ej debiteras. Dröjsmålsränta får påföras i enlighet med svensk räntelag, dvs. först från och med den 30:e dagen från fakturans ankomstdag till kommunen. Dröjsmålsränta erläggs ej för faktura med avvikelser så som: felaktigt eller ofullständigt formulerad faktura priset avviker från avtalat pris felaktig eller ofullständig adress 4.7 Betalning Betalning erläggs senast 30 dagar efter erhållen faktura med specifikation och godkänd leverans/tjänst. 4.8 Statistik Anlitad leverantör SKALL tillställa respektive deltagande kommun statistikuppgifter på artikelnivå/tjänster en gång per år eller vid anmodan. 4.9 Allmänna bestämmelser För denna upphandling gäller nedanstående allmänna bestämmelser: Kommunen, genom Addera Upphandling, förbehåller sig rätt att under avtalsperioden på prov anlita annan leverantör. Kommunen, genom Upphandlingsenheten, äger även rätt att vid enstaka tjänster av sådan omfattning att separat upphandling erfordras, eller vid tjänster som bör ingå i annan leverantörs åtagande, köpa från annan leverantör. 4.10 Avtalshandlingar För kommande avtal gäller nedanstående handlingar. Förekommer i handlingarna motstridiga uppgifter gäller de i följande ordning. Avtalet Köparens förfrågningsunderlag Säljarens anbud 4.11 Uppsägning/Tvist Part SKALL äga rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan om motparten inte uppfyller avtalsenliga åtaganden och åsidosättandet inte är av ringa betydelse. Om leverantören/entreprenören, eller av denne anlitad underleverantör, under avtalets löptid häftar i skuld för skatter eller sociala avgifter och rättelse inte sker, eller bristerna avseende betalning upprepas, har kommunen rätt att säga upp avtalet med omedelbar verkan. Tvist på grund av avtalet SKALL avgöras av svensk domstol på köparens hemort, om inte parterna enas om skiljeförfarande. Sundsvalls kommun Addera Upphandling Erik Thunström 7(7)