HAPARANDA STAD FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 1 (13) 2014-05-05 Daniel Fälldin Näringslivsutvecklare Förfrågningsunderlag avseende upphandling reklambyråtjänster Anbudsinbjudan Haparanda kommun infordrar anbud på reklambyråtjänster under tiden 2014-07-01 och 2017-06-30 med möjlighet för Haparanda kommun att förlänga avtalet med ytterligare ett (1) år. Förfrågningsunderlaget innehåller följande delar: 1. Omfattning 2. Administrativa föreskrifter 3. Kravspecifikation Leverantören 4. Kravspecifikation - Uppdraget 5. Avtalsvillkor 6. Anbudsprövning och utvärdering Anbudet skall vara oss tillhanda senast 2014-06-04 kl 16.00. För sent inkommet anbud kommer inte att prövas.
HAPARANDA STAD FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 2 (13) 2014-05-05 1. OMFATTNING 1.1 Bakgrund Haparanda kommun är den upphandlande enheten. Denna upphandling avser reklambyråtjänster, främst marknadsföringsuppdrag av olika slag. Haparanda kommun söker en reklambyrå som motsvarar kommunens höga krav på kreativitet, kompetens samt förmåga att skapa kommunikation som är överraskande, personlig och nyskapande. Det handlar om annorlunda angreppssätt och gränsöverskridande lösningar. Kommunen förväntar sig kreativ, innovativ och levande svenska av anbudsgivarna. 1.2 Omfattning Följande har inköpts under 2013: Broschyrer Ny hemsida för turistbyrån Annonser/annonskampanjer Projektledning/strategisk rådgivning Ovanstående skall endast ses som exempel. Kommunen kan inte garantera volymer och dessa är inte förpliktigande för kommunen. 2. ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER 2.1 Upphandlingsform Denna upphandling genomförs med tillämpning av upphandlingsformen förenklad upphandling enligt Lagen om Offentlig upphandling. Endast hela anbud accepteras. Kommunen kan komma att anta anbud utan föregående förhandling. 2.2 Anbudets lämnande Anbudet skall vara skriven på svenska, undertecknat av behörig firmatecknare och inlämnas i slutet kuvert som tydligt märkts med "Anbud reklambyråtjänster" och skickas till: Haparanda kommun /Upphandling 953 85 HAPARANDA OBS! Fax eller e-post godkännes ej som anbud med anledning av att sekretessen ej kan garanteras. OBS! Alla handlingar (CV, referenser, intyg) skall vara skrivna på svenska! Anbudsgivare får inte redigera eller förändra innehållet.
HAPARANDA STAD FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 3 (13) 2014-05-05 2.3 Sista dag för anbud Anbudet skall vara oss tillhanda senast 2014-06-04, kl 16.00. För sent inkomna anbud utvärderas inte. 2.4 Anbudets giltighet Anbudet skall vara giltigt t o m 2014-11-30. 2.5 Antagande av anbud Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar i ärendet. 2.6 Frågor under anbudstiden Sista dag för frågor är 2014-05-28. Endast skriftliga frågor besvaras. Frågorna skall vara skrivna på svenska. Anbudsgivare uppmanas att i god tid inkomma med frågor/funderingar angående förfrågningsunderlaget, så att eventuella misstag/otydligheter kan rättas/förtydligas före anbudstidens utgång. Frågorna skickas till Daniel Fälldin, via e-post: daniel.falldin@haparanda.se 2.7 Sekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen fram till den tidpunkt då tilldelningsbeslut fattas eller upphandlingen på annat sätt avslutas. Anbudsgivare som vill att uppgifter om anbudet bör sekretessbeläggas uppmanas att noggrant specificera vilka uppgifter i anbudet som bör sekretessbeläggas och på vilka grunder anbudsgivaren anser att sekretess skall gälla (vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjs). Observera att kommunen inte i förväg kan garantera sekretess.
HAPARANDA STAD FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 4 (13) 2014-05-05 3. KRAVSPECIFIKATION - LEVERANTÖREN 3.1 Intyg från myndigheter Anbudsgivaren skall uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende sina registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. 1. Anbudsgivare skall vara registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret (eller motsvarande register som förs i det land där leverantörens verksamhet är etablerad). För kontroll av att anbudsgivare är registrerad på sätt som angivits ovan, kommer Haparanda stad att begära in registreringsbevis utfärdat av behörig officiell myndighet. Observera, för det fall anbudsgivaren är utländsk, skall registreringsintyg (eller motsvarande uppgifter) från behörig officiell myndighet i etableringslandet bifogas anbudet. 2. Anbudsgivare skall uppfylla krav enligt LOU 10 kap 1-2. Haparanda kommun samarbetar med Skatteverket i samband med upphandlingar. Kommunen inhämtar genom Skatteverket uppgifter om anbudsgivare avseende arbetsgivar- och momsregistrering, arbetsgivaravgifter samt avseende skulder för socialförsäkringsavgifter och skatt. Detta kommer även att ske avseende eventuellt anlita underleverantörer och samarbetspartners eller liknande. 3.2 Kontaktpersoner Anbudsgivaren skall lämna information om vem som är kontaktperson avseende avtalsfrågor samt vem som är kontaktperson avseende beställning. Namn, telefonnummer samt e-post skall lämnas på personerna. 3.3 Underleverantörer och samarbetspartners Avser anbudsgivaren anlita underleverantör, samarbetspartner eller liknande skall detta anges i anbudet. Samma krav ställs på underleverantör/samarbetspartner som på leverantör. Leverantören skall ansvara för att kraven uppfylls. Om svaret är ja, redovisa företagsnamn och organisationsnummer samt beskriv i vilken omfattning annat företags kapacitet åberopas. Anbudsgivaren skall skriftligen kunna bevisa samarbetet via, t ex. avtal/intyg som inlämnas med anbudet. 3.4 Etablerad verksamhet Anbudsgivaren skall ha en etablerad verksamhet för strategiska reklambyråtjänster som innefattar allt från strategi och idéarbete till
HAPARANDA STAD FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 5 (13) 2014-05-05 produktion. Anbudsgivaren skall bifoga företagsbeskrivning där inriktning, profil, resurser, strategiskt arbete, kreativitet finns beskrivet. 3.5 Tillhandhållande av tjänster Anbudsgivaren skall tillhandahålla - Art direction och formgivningstjänster - Text/copy-arbete med god stilistisk och kommunikativ förmåga - Kvalitetssäkrade original - Produktion av hela eller delar av kampanj - Projektledning - Produktionsledning Krav accepteras/uppfylls Ja Nej 3.6 Uppdrag Anbudsgivaren skall lämna referens på 2 valfria kampanjidéer företaget genomfört under senaste 2 åren. I anbudet ska framgå beskrivning av referensuppdrag, bakgrund/nuläge till kampanjidé, eventuell strategi, namnet på företaget samt kontaktuppgifter till beställaren. Detta kommer att utvärderas.
HAPARANDA STAD FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 6 (13) 2014-05-05 4. KRAVSPECIFIKATION - UPPDRAGET 4.1 Allmänt Haparanda kommun avser att upphandla en kreativ byrå som har erfarenhet av marknadsföringsuppdrag för kommunala eller statliga verksamheter. Kommunen vill ha en leverantör med kompetens och kapacitet att arbeta proaktivt och ta egna initiativ, komma med nya idéer och ta processen till en högre nivå. Omfattningen enligt ovan accepteras Ja Nej 4.1 Marknadsföringsuppdrag Kommunen kommer att sköta mesta delen av sin marknadsföring själv. Anbudsgivaren skall bistå med framtagande av information och material vid specifika arrangemang, aktiviteter, projekt och liknande. Vissa aktiviteter kan komma att helt och hållet skötas av anbudsgivaren. Alla marknadsföringsuppdrag sker i samråd med kommunen. Uppdraget avser marknadsföringsuppdrag för Haparanda kommun såsom: - Strategisk rådgivning och konsultation - Koordinering och genomförande av specifika projekt - Planering och genomförande av kampanjer och aktiviteter - Framtagande av informations- och marknadsföringsmaterial - Annonskampanjer Ovanstående lista ska inte ses som uttömmande utan som vägledning inom vad uppdraget kan omfatta. 4.2 Samarbete Anbudsgivaren skall arbeta enligt det arbetssätt som Haparanda kommun anger, vilket innebär samarbete mellan kommunens olika samarbetspartners. Detta ska accepteras av anbudsgivaren. Förutsättningarna enligt ovan accepteras Ja Nej
HAPARANDA STAD FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 7 (13) 2014-05-05 4.3 Skall-krav Anbudsgivaren skall tillgodose Haparanda kommuns höga krav på kreativitet. Anbudsgivaren skall skaffa sig en överblick över samtliga pågående och kommande projekt inom Haparanda kommun och kunna prestera utifrån de olika förutsättningarna. Anbudsgivaren skall ha kompetens och kapacitet att agera utifrån Haparanda kommuns önskemål. Anbudsgivaren skall ha ett brett perspektiv avseende sociala medier. Krav accepteras/uppfylls Ja Nej 4.8 Pris Pris skall anges per grupp och exklusive moms. Priset skall vara fast under första avtalsåret. Alla avgifter (fakturering, resor, boende) skall vara inräknade i priset. Inga andra avgifter får tillkomma. Grupp Konsultuppdrag och projektledning Copy AD Form/Original Produktionsledning Pris per timme 4.9 Arbetsprover I underlaget skall bifogas 2 arbetsprover. Dessa kommer att utvärderas. Arbetsproverna skall avse en annonskampanj och en valfri broschyr. Kommunen önskar att anbudsgivarna använder sin kreativitet. Arbetsproverna ska vara något som produceras specifikt för denna upphandling och de skall vara relaterade till Haparanda kommun.
HAPARANDA STAD FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 8 (13) 2014-05-05 5. AVTALSVILLKOR 5.1 Omfattning Uppdraget ska utföras i enlighet med förutsättningarna angivna i förfrågningsunderlaget och detta avtal. Förändringar av huvudmannaskap, ändrade verksamhetsinriktningar, ekonomiska eller organisatoriska förändringar inom kommunen som påverkar avtalet kan medföra att kommunen tvingas omförhandla hela eller delar av avtalet. 5.2 Avtalstid Avtalstiden är 2014-07-01 till 2017-06-30 med möjlighet till ett (1) års förlängning, om Haparanda kommun så begär. Vid förlängning av avtalet gäller det med oförändrade villkor. Förlängningen skall göras skriftligen. Oaktat ovanstående avtalsperiod äger kommunen rätt att förlänga avtalsperioden i lämplig omfattning, i det fall överprövning enligt Lag (1992:1528) om offentlig upphandling föranleder försening vid kommande upphandling. 5.3 Underleverantörer och samarbetspartners Kommunen ska godkänna leverantörens eventuella underleverantörer och samarbetspartners skriftligen. Antagen leverantör svarar gentemot kommunen för underleverantörer och samarbetspartner som för sin egen verksamhet. Underleverantören omfattas av samma krav som leverantören. Leverantören är ansvarig mot kommunen för underleverantör enligt avtalets villkor. 5.4 Pris och prisjustering Priset framgår i anbudet och är exklusive moms. Priset ska vara fast under första avtalsåret. Därefter kan, om part så begär, priset justeras en gång per år. Begäran om prisjustering ska skriftligen anmälas senast 31 mars. Prisökning får inte tillämpas retroaktivt. Som underlag för prishöjningen skall användas SCB:s arbetskostnadsindex AKI för tjänstemän SNI2007 J. Uppräkning får dock högst ske med 4% per tillfälle. 5.5 Immaterialrätt Kommunen har äganderätt till inom uppdraget upprättade handlingar och media inklusive original i såväl text som bild och dokumentation som producerats med anledning av uppdrag enligt avtal. Material ska löpande
HAPARANDA STAD FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 9 (13) 2014-05-05 överlämnas till Haparanda kommun, dock minst en gång per år. Leverantören får inte använda eller på annat sätt disponera över varken resultat och/eller material utan kommunens skriftliga medgivande i varje enskilt fall. 5.6 Fakturering Om leverantören har möjlighet till elektronisk handel skall fakturering ske så. Pappersfakturan skall skickas till Haparanda kommun, Fack 760017, R 067, 106 37 Stockholm. Fakturan ska innehålla: - faktura- och leverans datum, faktura- eller OCR-nummer, i klartext vad fakturan avser, brutto- samt momsbelopp - leverantörens juridiska namn, adress, plus- eller bankgiro samt organisations, momsregistrerings- eller VAT-nummer, uppgift om säljaren innehar F-skattsedel - kommunens namn samt aktuell förvaltning/zh-nummer och avdelning i klartext 5.7 Avgifter Fakturerings-, expeditions-, eller motsvarande avgifter godkännes ej. 5.8 Dröjsmålsränta Eventuell dröjsmålsränta ska debiteras enligt räntelagens bestämmelser. Dröjsmålsräntor understigande 50 SEK per faktura beaktas inte. 5.9 Betalningsvillkor Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och faktura. 5.10 Meddelandeskyldighet Båda parterna är skyldiga att informera varandra om förändringar som är av betydelse för avtalets genomförande. 5.11 Överlåtelse av avtal Leverantören får inte till någon del överlåta sina rättigheter eller skyldigheter till någon annan utan kommunens föregående skriftliga godkännande. 5.12 Tvist Tvist angående tolkning eller tillämpning av avtalet och därmed sammanhängande frågor avgörs i första hand genom förhandling mellan parterna. Om parterna inte når uppgörelse skall tvist avgöras av allmän svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuell talan skall väckas i
HAPARANDA STAD FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 10 (13) 2014-05-05 Haparanda tingsrätt. I avvaktan på att tvisten löses har kommunen tolkningsföreträde. 5.13 Bestämmelses ogiltighet Skulle någon bestämmelse i avtalet eller del därav befinnas ogiltig ska detta inte innebära att avtalet i dess helhet är ogiltigt, utan ska i den mån ogiltigheten väsentligt påverkar parts utbyte eller prestation enligt avtalet, skäligen jämkas i avtalet. 5.14 Förtida upphörande Haparanda kommun har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om leverantören: - i väsentligt hänseende inte utför sina skyldigheter och rättelser inte sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran - försätts i konkurs, likvidation, eller eljest är på sådant obestånd, att han/hon inte kan förväntas fullgöra sina skyldigheter - inte erlägger skatter eller fullgör andra förpliktelser gentemot det allmänna som följer av lag eller lagakraftvunna domar eller beslut - inte på ett affärsmässigt och etiskt sätt utför sina åtaganden. Hävs avtalet på grund av ovanstående är leverantören ersättningsskyldig för den skada eller eventuella kostnadsökningar som avtalsbrottet förorsakar. Endera parten äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina förpliktelser enligt avtalet och inte inom rimlig tid, trots skriftligt påpekande, vidtagit godtagbar rättelse. Leverantören äger rätt att häva avtalet med omedelbar verkan: om Haparanda kommun i väsentligt hänseende låter bli att fullgöra sina åtaganden och rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse. 5.15 Force Majeure Följande omständigheter skall anses utgöra befrielsegrunder, om de inträffar efter det att avtalet trätt i kraft, eller om omständigheter inträffat dessförinnan och om följderna härav inte kunde förutses före tiden för avtalets ingående, och avtalets fullgörande därigenom hindras. Exempel kan vara: arbetskonflikt,
HAPARANDA STAD FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 11 (13) 2014-05-05 eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund i sådan omständighet som avses i denna punkt. För att part skall ha rätt att göra gällande sådan befrielsegrund skall denne omedelbart efter att ha fått kännedom om sådan omständighet, som kan utgöra befrielsegrund, underrätta den andra parten härom. 5.16 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg till detta avtal skall för att äga giltighet vara skriftligen godkända av båda parterna. 5.17 Deadlines Eventuella avvikelser från fastlagda tidsplaner för kampanjer och andra projekt ska meddelas skriftligen och godkännas av Haparanda kommun. Om extra kostnader uppstår ska dessa skriftligen godkännas av Haparanda kommun för att äga giltighet. Dessa notifikationer ska ske i god tid. Upprepade förseningar kan leda till att avtalet sägs upp. Haparanda kommun är inte ersättningsskyldig för indirekta kostnader som uppkommer på grund av försening, fel eller brister i det beställda materialet. 5.18 Förbehåll Avtalet gäller endast under förutsättning att Beställaren inte blir ålagd av domstol, i laga kraft vunnen dom, att vidta rättelse eller göra om upphandlingen. 5.19 Handlingarnas inbördes ordning Kontraktshandlingar kompletterar varandra. Om handlingar skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning - skriftliga ändringar och tillägg till avtal med bilagor - avtal inkluderar bilagor och hänvisningar - förfrågningsunderlag med bilagor och kompletteringar - anbud
HAPARANDA STAD FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 12 (13) 2014-05-05 6. ANBUDSPRÖVNING OCH -UTVÄRDERING 6.1 Allmänt Prövning och utvärdering av inkomna anbud kommer att genomföras med utgångspunkt från de uppgifter som anbudsgivaren redovisat i sitt anbud. Prövningen av anbuden sker i tre steg: 1. Först prövas att anbuden uppfyller de krav som ställs på leverantören. (avsnitt 3) 2. De anbud som uppfyller dessa krav genomgår därefter en prövning av att de ställda kraven på tjänsten är uppfyllda (avsnitt 4) och att avtalsvillkoren accepterats (avsnitt 5). 3. Kommunen kommer sedan att utvärdera de anbud som kvarstår. 6.2 Utvärdering Kommunen kommer att utvärdera anbuden enligt den ekonomiskt mest fördelaktiga principen med hänsyn taget till nedan angivna och rangordnade utvärderingskriterier. 1. Pris 40 % 2. Kvalitet 60 % Det anbud som erhåller högst poäng kommer att antas. 1. Pris 40% Anbudsgivare som lämnat det lägsta totala priset erhåller 10 poäng och den som lämnat näst lägst pris erhåller 9 osv. Betyget multipliceras sedan med viktningen. Lämnar anbudsgivare samma pris erhåller dessa samma poäng. 2. Kvalitet 60% Kommunen kommer att bedöma anbudsgivaren utifrån samlat omdöme av det inlämnade anbudet; företaget, erfarenhet och kompetens, innehåll av anbud, arbetsprover, upplägg/struktur, totalintryck inom verksamhetsområdet. Kommunen kommer att titta på anbudsgivarens exempel på annonskampanj och broschyr. Den viktigaste faktorn är kommunens samlade omdöme om hur väl uppdraget kan utföras av anbudsgivaren. Stor vikt kommer också att läggas på anbudsgivarens kreativitet. Kommunen kan i förekommande fall även komma att väga in egna erfarenheter av anbudsgivaren.
HAPARANDA STAD FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Dnr 13 (13) 2014-05-05 Kommunen kommer att tillämpa ett tiogradigt (10) betygssystem där hela poängskalan (0-10) kan tillämpas. (10p= utmärkt, 8p= mycket bra, 6=bra, 4= mindre bra, 2= dåligt, 0p= saknas ) Betyget multipliceras sedan med viktningen.