Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 1 [24] Plats och tid sammanträdesrummet, Vallhamn kl.14.00 16.25 Beslutande Övriga närvarande Ersättare Lars-Ola Andersson (M), ordförande Hans Kristensson (FP) Rigmor Friis (S) Christer Tegemo (S) Dan Gustavsson (KD) Lars-Rune Johansson (SB) Tjänstemän Berndt Grönlund, vd Janina Liljekvist, ekonom Anders Hansson, projektledare Stefan Skoglundh, förvaltare Zumra Boskovic, projektledare Lena Töppner Nilsson, sekreterare Utses att justera Justeringens plats och tid Kommunhuset 2014-06-02 Paragrafer som justeras 17-38 Underskrifter Sekreterare Lena Töppner Nilsson Ordförande Lars-Ola Andersson (M) Justerare Christer Tegemo (S)
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 2 [24] TBAB 17 Mötets öppnande Ordförande öppnar dagens styrelsemöte.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 3 [24] TBAB 18 Val av justerare Styrelsen ska välja justerare till dagens mötesprotokoll. Styrelsen väljer Christer Tegemo (S) till justerare av dagens mötesprotokoll.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 4 [24] TBAB 19 Fastställande av dagordning Styrelsen går igenom dagordningen. Styrelsen fastställer dagordningen.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 5 [24] TBAB 20 Protokoll från föregående möte Protokollet från styrelsemötet 2014-03-19 gås igenom. Styrelsen godkänner protokollet från styrelsemötet 2014-03-19 och lägger detta till handlingarna.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 6 [24] TBAB 21 Energiredovisning/Systematiskt arbetsmiljöarbete Underhållsingenjör Anders Hansson lämnar aktuell energiredovisning och status för bolagets fastigheter samt informerar om insatserna i det systematiska brandskyddsarbetet. Styrelsen noterar informationen.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 7 [24] TBAB 22 Pågående projekt Zumra Boskovic informerar om bolagets pågående projekt. Styrelsen noterar informationen.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 8 [24] TBAB 23 Uthyrningsläget Förvaltare Stefan Skoglundh informerar om uthyrningsläget i bolagets fastighetsbestånd. Lägenheter: 2014-05-01 var samtliga lägenhet uthyrda förutom 1. Omflyttningar: Maj: 6 st varav 3 st inom beståndet. Lokaler: Samtliga lokaler är uthyrda. Parkeringsplatser: Av bolagets 343 parkeringsplatser var 31 platser outhyrda 2013-05-01. Styrelsen noterar informationen.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 9 [24] TBAB 24 Rapport från bolaget VD Berndt Grönlund informerar om bolagets pågående verksamheter. - Medarbetarenkäten gicks igenom. Styrelsen noterar informationen.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 10 [24] TBAB 25 Bolagets försäkringar I anslutning till ordinarie bolagsstämma ska varje år styrelsen informeras om bolagets försäkringar. Ekonom Janina Liljekvist redogör för bolagets försäkringar. Informationen noteras.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 11 [24] TBAB 26 Bolagets tillgångar I anslutning till ordinarie bolagsstämma ska varje år styrelsen informeras om bolagets tillgångar. Ekonom Janina Liljekvist redogör för bolagets tillgångar. Informationen noteras.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 12 [24] TBAB 27 Bolagets avtal och upphandlingar I anslutning till ordinarie bolagsstämma ska varje år styrelsen informeras om bolagets avtal och upphandlingar. VD Berndt Grönlund redogör för bolagets avtal och upphandlingar. Hantverkskatalogen uppdateras med byggledare. Informationen noteras.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 13 [24] TBAB 28 Delårsbokslut per 140430 samt låneportfölj VD Berndt Grönlund och ekonom Janina Liljekvist redogör för det ekonomiska läget i delårsbokslut till och med 2014-04-30 samt informerar om aktuell låneportfölj. Styrelsen godkänner upprättat delårsbokslut per 2014-04-30 samt i övrigt noterar informationen.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 14 [24] TBAB 29 Firmatecknare Styrelsen ska på styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år utse firmatecknare för Tjörns Bostads AB. Styrelsen får ej bemyndiga annan än styrelseledamot eller verkställande direktör att teckna bolagets firma. Sådant bemyndigande får endast avse två personer i förening, detta enligt 9 i bolagsordningen. att bolagets firma tecknas, förutom av styrelsen av styrelseledamot eller verkställande direktör, två i förening.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 15 [24] TBAB 30 Attestordning och attestförteckning På styrelsemöte i anslutning till bolagsstämma varje år ska attestordning och attestförteckning beslutas om. Attestordning och attestförteckning revideras enligt lekmannarevisorernas granskningsrapport för styrelsens godkännande. Styrelsen godkänner föreslagen attestordning och attestförteckning för Tjörns Bostads AB.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 16 [24] TBAB 31 Arbetsordning för styrelsen På styrelsemöte i nära anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år ska arbetsordning för styrelsen beslutas om. Styrelsen antar föreslagen arbetsordning för styrelsen.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 17 [24] TBAB 32 VD-instruktioner På styrelsemöte i anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år ska vdinstruktioner beslutas om. Styrelsen antar föreslagna vd-instruktioner.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 18 [24] TBAB 33 Utlämnande av allmänna handlingar På styrelsemöte i nära anslutning till ordinarie bolagsstämma varje år ska styrelsen besluta om utlämnande av allmänna handlingar. att utlämnade av allmänna handlingar avgörs av vd eller efter dennes bestämmande enligt 12 i bolagsordningen.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 19 [24] TBAB 34 Instruktioner för ekonomisk rapportering På styrelsemöte i anslutning till bolagsstämma varje år ska styrelsen fastställa instruktioner för ekonomisk rapportering. Styrelsen fastställer föreslagna instruktioner för ekonomisk rapportering.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 20 [24] TBAB 35 Konvertering av värmesystem Tubberödshus Tjörns Bostads AB har som mål att energieffektivisera. Dessutom skall samtliga oljepannor ersättas med alternativa uppvärningsformer. Oljepannor finns fortfarande kvar på Tubberödshus, Bleketskolan och Rönnängsskolan. Projektering av konvertering till bergvärme på Tubberödshus har slutförts och det nya värmesystemet kan tas i drift hösten 2014. Kostnaden för bytet blir SEK 2 250 000. att genomföra projektet och ger VD i uppdrag att slutföra upphandling.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 21 [24] TBAB 36 Byte av ventilationsanläggning inkl nytt fläktrum Bleketskolan Tjörns Bostads AB har som mål att energieffektivisera. Dessutom skall samtliga oljepannor ersättas med alternativa uppvärmningsformer. Ventilationsaggregatet på Bleketskolan är i dåligt skick efter mer än 30 år i drift. Aggregatet är mekaniskt/ tekniskt utslitet och då reservdelar saknas behöver aggregatet bytas ut. Kostnaden för bytet blir SEK 1 895 000. Utbytet medför en lägre energiförbrukning och möjliggör utbyte av oljepanna. att genomföra projektet och ger VD i uppdrag att slutföra upphandling.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 22 [24] TBAB 37 Godkännande av tillämpning av kommungemensamma policys I ägardirektiven för samtliga bolag anges att bolagen ska tillämpa kommungemensamma policys som fastställts av kommunfullmäktige. Föreligger av kommunfullmäktige beslutad säkerhetspolicy för styrelsens godkännande. Föreligger av kommunstyrelsen beslutad uppdatering av finanspolicy för styrelsens godkännande. Dessa två policys skickas med i handlingarna till styrelsemötet. Styrelsen godkänner att samtliga av kommunen beslutade policys ska tillämpas av bolaget. Uppföljning ska ske kontinuerligt.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 23 [24] TBAB 38 Ny bolagsordning och ägardirektiv Bolagsstämman har antagit den reviderade bolagsordningen och ägardirektiven för bolaget. Reviderade handlingar skickas per mail till styrelsen. Styrelsen noterar detta.
Styrelsemöte nr 2 2014-05-21 24 [24] Övrigt: Kommunen har antagit nya mallar för bland annat protokoll. Till nästa styrelsemöte skall de nya mallarna ha implementerats.