Delårsrapport 2 från Gemensamma nämnden

ARBOGA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Kommunstyrelsen Sammantrådesdatum 2011-01-10 Blad 6 Ks 5 Au 166 Dnr 217/2010-100 Delårsrapport 2 från Gemensamma nämnden Från gemensamma nämnden för hjälpmedelsfrågor och andra samverkansfrågor har inkommit protokollsutdrag från sammanträde den 22 oktober 2010. Av protokollsutdraget framgår attdelårsrapport 2 och prognos för 2010 presenteras och att prognosen visar på ett underskott på 1,9 miljoner kronor. Gemensamma nämnden beslutar rekommendera huvudmännen att godkänna delårsrapporten samt att notera informationen om prognosen och att godkänna att det prognostiserade underskottet täcks med överskottet från föregående år. Kommunstyrelsens förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Delårsrapport 2 godkänns. 2. Godkänner att Gemensamma nämndens prognostiserade underskott om 1,9 miljoner kronor täcks med överskottet från föregående år. Skickas till: Kommunfullmäktige Akten Ordförandes sign. Justerandes sign. Sekteter ns s n. Utdragsbesty ande

LANDSTINGET rvästmanl.and K&etono u/ok^ '211 PROTOKOLLSUTDRAG GN-HJ 1 (2) Att Landstinget Samtliga kommuner i Västmanland 2010-10-22 AR G A : ;,k4i UN 2010-11- 12 t. 610 06 00 p^^beteckn. Organ Gemensamma nämnden för hjälpmedelsfrågor och andra samverkansfrågor Plats Landstingshuset, Sammanträdesrum Silvergruvan, Västerås Tidpunkt Fredagen den 22 oktober 2010 46 Hjälpmedelscentrum Camilla Johnsson, och redogör för a) Delårsrapport 2 och prognos för 2010. Prognosen visar på ett underskott på 1,9 miljoner kronor, vilket kan regleras med överskott från föregående år. b) Maria Söderkvist redogör för ändringar i regelverket beträffande medicinpåminnare och tyngdtäcke och samt informerar om en telefonvisare. Bilaga c) Christina Elofsson redogör för förslag till prioriteringar inom hjälpmedelsverksamheten som lagts fram i landstingets prioriteringsarbete. Gemensamma nämnden beslutar att a) överlämna delårsrapporten till huvudmännen och rekommendera att den godkänns samt att notera informationen om prognosen för 2010 och godkänna att det prognosticerade underskottet täcks med överskottet från föregående år. att b) godkänna föreslagna ändringar i regelverket beträffande medicinpåminnare och tyngdtäcke samt notera informationen om telefonvisare. att c) - ta bort möjligheten att förskriva dator som hjälpmedel för skrivfunktion till personer över 20 år. - ta bort möjligheten att förskriva badkarslyft. - ta bort möjligheten att förskriva eldrivna fristående skötbord. - skärpa utprovningsrutiner och med begränsad förskrivningstider till sex månader för TENS. - det blir möjligt att förskriva två rollatorer, men avgiften för stora hjul tas bort. - två manuella rullstolar kan förskrivas medan den tredje blir ett helt brukaransvar.

PROTOKOLLSUTDRAG 2(2) GN-HJ 2010-10-22 - att man högst kan förskriva två barnhjälpmedel i samma produktgrupp. Paragrafens slut ------------------------------------------------------------------------------------------------- Vid protokollet Bengt Jansson Justerat 2010-11- Ingvar Norden Agneta Bode Ordförande Justerare Att justeringen tillkännagivits på landstingets anslagstavla 2010-11- intygas: 2010-11-11

C LANDSTINGET VÄSTMANLAND Dokumentnamn Skapat datum Dlanenummer Delårsrapport 2 år 2010 Hjälpmedelscentrum Fastställd av Handläggare Gäller fra m Dokumentnummer Version Sida Camilla Johnsson 2010-10-22 1 1 (14) ^^mis;..istoat2ckn. Delårsrapport 2 år 2010 Delårsbokslut 2010-01-01-2010-08-31 och prognos 2 Hjälpmedelscentrum Camilla Johnsson

LANDSTINGET I VÄSTMANLAND Fastställd av Handläggare Gällerfro m Dokumentnummer Version Sida Camilla Johnsson Camilla Johnsson 2010 09 01 1 2 (14) Sammanfattning av viktiga händelser Nu finns Hjälpmedelscentrum i nya och ändamålsenliga lokaler vid Hässlöområdet i Västerås! Den 17 maj invigdes de nya lokalerna med ett öppet hus och invigningstal av äldre- och folkhälsominister Maria Larsson. Dagen var mycket välbesök och uppmärksammades också i flera media. Inför och efter flytt har ett mycket stort arbete lagts på att planera lokalerna och att arbeta med nya rutiner som måste fungera efter flytten. Leveransförseningar av pallställ medförde att påverkan på leveranser blev mer utsträckt än planerat. Från augusti månad uppfylls leveranstiden enligt uppsatta mål. Hjälpmedelscentrum införde under slutet av 2009 ett nytt verksamhetsdatasystem, Sesam 2.0. Systemet har fortfarande en del brister trots att Västmanland gått in som en av de sista hjälpmedelsverksamheterna i Sverige. Rekrytering av en gemensam inköpare för hjälpmedelsverksamheterna i Västmanland och Sörmland är klar och en inköpare anställdes i februari. Förutom en personaleffektivisering där tjänsten ersätter en inköpare i respektive landsting är detta ett första steg mot möjligheten till ett ökat samarbete och ett samutnyttjande av resurser. Arbetssättet med ett ambulerande Hjälpmedelscafe runt om i länet enligt ett, uppsatt schema fungerar mycket bra och cafeerna är välbesökta: Inköpskostnaderna har stigit kraftigt inom samtliga områden. Orsakerna är främst: Ökade inköpskostnader till följd av ökade inköp inför flytt och ett tapp i rekonditioneringen under och efter flytt Inom flera hjälpmedelsområden är snittåldern hög vilket har letttill behov av nyanskaffningar Antalet elrullstolar ute hos brukare ökar. Ökning de senaste två åren är 6 % från 757 stolar till 806. Många äldre stolar behöver också bytas ut vilket ökat skrotningen och ökar inköpskostnaderna markant, 40 % jämfört med samma period föregående år. Fler ärenden samt byten har lett till en kraftigt ökad arbetsbelastning för främst konsulenterna. Ett arbete med översyn av processen har inletts för att finna effektivare arbetssätt. Bedömningen är att inköpskostnaderna kommer att sjunka igen med effektiv rekonditionering och logistik! Ett arbete med att ta fram en ny prismodell pågår. Arbetet sker tillsammans med Sörmland för att ge en bra grund till jämförelser lägre fram. En större kartläggning över olika hyresprismodeller i Sverige har också varit en viktig del i arbetet.

LANDSTINGET I VÄSTMANLAND Delårsbokslut 2010-01-01-2010-08-31 Fastställd av Handläggare Gäller fr om Dokumentnummer Version Sida Carnilla Johnsson Camilla Johnsson 2010 09 01 1 3 (14) Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 3 Verksamhetsanalys... 4 Produktionsutveckling... 4 Medarbetare/lärande... 6 Sjukfrånvaro och rehabiliterine... 6 Arbetsmiljö, arbetsskador och tillbud...7 Medarbetarindex... 7 Måluppfyllelse enligt övergripande lanstingsmål... 7 Helårsprognos 2010 utifrån utfallet t o m aug... 8 Ekonomisk avvikelse i helårspro nosen jämfört med budget... 8 Investeringar...12 Framtidsbedömning (utifrån risk och väsentli hheet)...13

I LANDSTINGET r VÄSTMANLAND Fastställd av Handläggare Gäller fr om Dokumentnummer Version Sida Camilla Johnsson Camilla Johnsson 2010 09 01 1 4 (14) Verksamhetsanalys Vårdgaranti och väntetider De uppsatta målen för väntetider är: Kontakt med den som ska utföra tjänsten inom 5 arbetsdagar Akuta ärenden ska handläggas inom 24 timmar En tid för utprovning ska erbjudas inom 3 veckor Serviceåtgärd ska ske eller påbörjas inom 5 arbetsdagar Flytten till nya lokaler har påverkat väntetiderna både när det gäller leveranser och tider för utprovningar och service. På grund av leveransförseningar av pallställ blev påverkan på leveranstider mer utsträckt än planerat. Från och med augusti har leveranser gått iväg enligt plan. Patientsäkerhet avvikelser Medicintekniska avvikelser hanteras enligt rutin och anmäls även till Socialstyrelsen respektive till leverantör. Ett arbete med att samordna avvikelser pågår inom region 7-klövern. Syftet är dels att agera mer samstämmigt gentemot leverantörer men också att snabbt ge information till övriga i regionen då avvikelser inträffar för att öka patientsäkerheten. Produktionsutveckling Antalet beställningar av hjälpmedel ökar något jämfört med samma period året innan. Även returerna minskar varför antalet hjälpmedel ut hos användarna ökar. Antalet rekonditioneringsarbetsordrar har minskat under perioden. Anledningen är produktionstappet under flyttperioden. Antalet utprovningar har ökat något. Främst är det elrullstolar som har ökat till följd av ett ökat antal nyförskrivningar men framför allt nyutprovningar då den gamla stolen inte längre går att reparera och måste skrotas.

11 LANDSTINGET VÄSTMANLAND Fastställd av Handläggare Gällerfro m Dokumentnummer Version Sida Camilla Johnsson Camilla Johnsson 2010 09 01 1 5 (14) Antal beställningar: Antal returer: Antal arbetsordrar Teknisk service Antal konsulentremisser (utprovningar) Volym hjälpmedel hos kund (antal hjälpmedel) Antal arbetsordrar teknisk service per AO-typ 30 000 25 000 20 000 15 000 stlo 000 5 000 0,so y`' ^oc cae.^ `yts a0rä> 3r Antal arbetsorder - Teknisk service

J LANDSTINGET I1 VÄSTMANLAND Fastställd av Handläggare Gäller fr om Dokumentnummer Verslon Sida Camilla Johnsson Camilla Johnsson 2010 09 01 1 6 (14) Antal konsulentremisser 1600 1400 1200 1000 st ego 600 400 200 0 Ar2007 Ar 2008 Ar 2009 Ar 2010 Prognos Antal hjälpmedelskonsultationer - Hjälpmedelskonsulenter Sjukfrånvaro och rehabilitering

J LANDSTINGET I t VÄSTMANLAND Dokumentnamn Skapat datum Dlarienummer Fastställd av Handläggare Gäller from Dokumentnummer Version Sida Camilla Johnsson Camilla Johnsson 2010 09 01 1 1 1(14) Avdelningschefen kontaktar den som är sjukskriven inom en vecka för att utröna orsak till sjukskrivningen. Vid längre sjukskrivningar bjuds den sjukskrivne in till arbetsplatsträffar och andra informationer. Arbetsmiljö, arbetsskador och tillbud Inga ärenden har rapporterats. Medarbetarindex Måluppfyllelse enligt övergripande lanstingsmål Mål Förväntas målet nås? Åtgärder som planerats/genomförts om målet inte förväntas uppnås JA NEJ Nöjda trygga medborgare Landstinget ska uppfylla den nationella Endast aktuellt indirekt vårdgarantin. En säker och kostnadseffektiv verksamhet av god kvalitet Vårdrelaterade infektioner, VRI, ska minska till < 5 procent före utgången av 2012. X Vårdhygienombud finns och rutiner följs Avvikelser ska rapporteras, åtgardas och ]{ följas upp. Stolta engagerade medarbetare och uppdragstagare Den totala sjukfrånvaron ska vid utgången av Sjukfrånvaron är låg i verksamheten och att 2012 inskat med 1 procentenhetjämfört ytterligare minska den är inte helt realistiskt d 2009 En stark och uthållig ekonomi Det ekonomiska resultatet ska minst motsvara x Extraordinära kostnader i samband med flytt av budgeterat resultat. verksamheten. Arbetad tid ska minska under 2010 i X Tillsatta vakanser och extra arbetsinsatser i förhållande till 2009. samband med flytt av verksamheten gör att arbetad tid är högre 2010 än 2009.

LANDSTINGET I evästmanland H'äl medelscentrum Fastställd av Handläggare Gäller fro m Dokumentnummer Version Sida Camilla Johnsson Camilla Johnsson 2010 09 01 1 8 (14) Helårsprognos 2010 utifrån utfallet t o m augusti Lönekostnader och kostnader för inhyrd personal Arbetade timmar i delårsbokslut 'Antalet` perl IMUMMEM-T Ekonomisk avvikelse i helårsprognosen jämfört med budget Tkr f antal artiklar (volym) 90 000 80 000 70000 60 009 50 000 40000 30 000 20 000 10 000 Intäkter totalt HMC i Tkr Inköpskostnader i Tkr Volym i antal uthyrda individer

J LANDSTINGET I1 VÄSTMANLAND Fastställd av Handlåggare Gäller fr o m Dokumentnummer Version Sida Camilla Johnsson Camilla Johnsson 2010 09 01 1 9 (14) HjälpmedelCentrum Prognos 2 2010 Budget 2009 Bokslut 2009 Budget 2010 Prognos I Prognos 2 Uthyrning av hjälpmedel 67 750 68 753 69 925 69 925 71800 Försäljning av hjälpmedel 8 000 7 996 8 060 8 060 7 300 Egenavgifter 400 208 220 220 130 Serviceavtal 1 000 1172 950 950 1340 Inkontinenssamordning 820 820 842 842 842 Övriga verksamhetsintäkter 491 1 193 350 350 683 SUMMA INTÄKTER 78 461 80 142 80 347 80 347 82 095 Personalkostnader 24 547 22 994 25 485 25 485 25 485 Tekniska hjälpmedel 19 480 14 298 14 145 14 145 21 075 Övriga kostnader, material, varor 1 293 1 182 5 472 5 472 1 422 Summa verksamhetskostnader 20 773 15 480 19 617 19 617 22 497 Lokaler 4 084 3 827 6 154 6 154 6 354 Tvättmaskin rekonditionering 0 0 255 255 185 Frakt/transport 970 864 979 979 772 Avskrivningar Tekniska hjälpmedel 20 000 18 623 18 000 18 000 19 600 Avskrivningar övrigt 390 515 610 610 300 IT kostnader 2042 2061 1963 1963 1 533 Övriga kostnader 2 805 3 893 5 104 5 104 6 009 Summa övriga verksamhetskostnader 30 291 29 783 33 065 33 065 34 753 Finansiella kostnader 2 850 2 468 2180 2180 2 260 SUMMA KOSTNADER 78 461 70 725 80 347 80 347 83 995 RESULTAT 0 9 417 0 0-1 900 Intäkter Prognosen för intäkterna är drygt 1,7 mkr högre än budgeterat. Intäkterna för uthyrda hjälpmedel ökar med 2,7 % medan försäljningshjälpmedlen minskat med runt 9 %.

LANDSTINGET CVÄSTMANLAND Fastställd av Handläggare Gäller fr om Dokumentnummer Version Sida Camilla Johnsson Camilla Johnsson 2010 09 01 1 10 (14) Orderingång det vill säga förskrivna hjälpmedel har ökat med drygt 2 % dessutom har en minskning av returer med närmare 7 % skett vilket ger en volymökning av hjälpmedel ute hos brukare. Minskningen kan vara en följd av Hjälpmedelscentrums flytt varför utfallet över tid är osäker. Inom flera områden har tidigare minskade inköpspriser kunnat ge något sänkta hyrespriser vilket gör att kostnaden för de som hyr hjälpmedel har ökat mindre än den faktiska volymökningen. Intäkter från serviceavtal/försäljning av tjänster är högre än budgeterat (serviceavtal är främst besiktningar av sängar och lyftar som ägs av kommunerna själva.) Hjälpmedelscentrum har idag serviceavtal med samtliga kommuner samt Köpings lasarett. ' ir J, - Y Y 5 J}F" ä 4 V M `a +z.m ` x t ^fr^ y$ å asp ^3r;....4åEi.1M^.b --^^. ^^å ^^ 4. Y ( i å ^>ri^o-a.3^# "F SE 7i A.ill t t'_(`w '.-,`i1'' ist y <ti.. E`ti 1.,q ^X4.u Familjeläkarenheterna (Vårdval Västmanland ) 19 048 17 955 1 093 6,1% Vårdval Västmanland (centralt konto) 8 614 8 218 396 4,8% Handikappcentrum 4454 4361 93 2,1% x Irars,,,. r Arboga kommun 277 298-21 -7,0% Fagersta kommun 430 335 95 28,4% Hallstahammars kommun 383 373 10 2,7% Kungsörs kommun 277 246 31 12,6% Köpings kommun 599 607-8 -1,3% Norbergs kommun 101 113-12 -10,6% Sala kommun 393 379 14 3,7% Skinnskattebergs kommun 66 67-1 -1,5% Surahammars kommun 266 254 1211 4,7% Västerås stad 3 692 3 542 150 4,2% Volymökning av hjälpmedel jämfört med föregående år.

LANDSTINGET 19 VÄSTMANLAND Fastställd av Handläggare Gäller fr om Dokumentnummer Version Sida Camilla Johnsson Camilla Johnsson 2010 09 01 1 1 11(14) Fakturerade intäkter per FLE-enheter och antal listade a ta t+` 0^ b N+ e` a my ycy F 5 Qc 0 `c y a,^^ma 6^,^ mc ^QN F'o, 9vp,^a 't'op `7 t'o Q^ gsa ^a'pa j'^y 1^0 Fakturerade intäkter från familjeläkare inom resp kommun. Kostnader Personalkostnader är något lägre än budget. Alla tjänster är tillsatta men det är flera personer som är partiellt lediga. Det har krävts en del övertid under flytt och uppstart i de nya lokalerna. Prognosen är oförändrad mot budget. Inköpskostnaden för hjälpmedel har ökat kraftigt på grund av att fler hjälpmedel har köpts in. Främst är det ökade kostnader till följd av produktionstapp inför och under flytt som är orsaken. Inom flera områden fasas vissa modeller ut då det inte längre finns reservdelar att tillgå. Mest märkbart är det inom manuella rullstolar, hygienstolar och för vissa delar av elrullstolssortimentet. Kommunikation och kognition är områden där ökad kunskap hos förskrivare och brukare har lett till ökade förskrivningar. Inom området kommunikation har det under årets första månader förskrivits flera ögonstyrningar vilket är ett mycket kostsamt hjälpmedel. En ögonstyrning förskrivs bara när det inte finns några andra alternativ.

LANDSTINGET I evästmanland HjälpmedelsCentrum Fastställd av Handläggare Gäller fr om Dokumentnummer Version Sida Camill a Johnsson Camilla Johnsson 2010 09 01 1 12 (14) Ökade kostnader för reservdelar samt förbrukningsmaterial är också en följd av en äldre hjälpmedelspark. En ökning av hyra för lokaler från den 1 maj enligt budget samt övriga flyttkostnader enligt budget. Kostnader för inredning av lagret är högre än budget. Investeringar Utfall: 18 mkr (Hjälpmedelsinköp samt ö Prognos 23,5 mkr Budget 20,2 mkr Avvikelse 3,3 mkr gå investeringar) Som tidigare aviserats har hjälpmedelskostnaderna ökat till följd av stigande priser men även kraftigt ökade inköp främst inom områdena gånghjälpmedel, manuella och elrullstolar. I årets budget lades en minskning av investeringarna på hjälpmedel vilket var en allt för optimistisk bedömning då flytten påverkade inköpen mer än beräknat. Övriga investeringar har ökat till följd av flytten. Verksamheten har investerat i nya pallställ för höglager, truck samt en diskdesinfector för effektiv och kvalitetssäkrad rengöring av hjälpmedel.

I LANDSTINGET PVÄSTMANLAND HjälpmedelsCentrum Fastställd av Handläggare Gällerfr om Dokumentnummer Version Sida Camilla Johnsson Camilla Johnsson 2010 09 01 1 13 (14) Framtidsbedömning (utifrån risk och väsentlighet) I början av maj har alla delar av verksamheten startat upp i de nya lokalerna. Det finns nu förutsättningar för att effektivisera logistiken, förfina arbetsprocesser samt att förbereda verksamheten för de nya krav som kommer. Det kommer dock att ta tid att arbeta fram nya rutiner och alla delar i verksenheten måste ges möjlighet att arbeta ihop sig i de nya lokalerna. Arbetet inför och under flytten har också tagit mycket energi för en stor del av personalen vilket är viktigt att tänka på inför fortsatt arbete. Nästa steg i lokalerna är att forma den publika delen under hösten med leverantörsutställning och en butik. Här är tanken att lyssna in behovet hos dagens hjälpmedelsanvändare och allmänhet för att skapa den helhetslösning som efterfrågas. Frågan om Fritt Val Hjälpmedel är aktuell utifrån att försökslandstinget har avslutat sina projekt och slutrapporten är framlagd. Utmaningen här är att hitta en modell som skapar valfrihet utan att fördyra och att kunden får bra och säkra hjälpmedel med tillgång till kvalificerad service. Det finns idag två stora och några mindre privata aktörer på marknaden med uttalad affärsstrategi att växa i Sverige. Mest offensiv är just nu det holländska bolaget Weltzorg. Vid jämförelser mellan olika utförare är det viktigt att jämföra rätt saker. Utifrån detta är det viktigt att beskriva tjänsteinnehåll och skapa en tydlig kostnadsbild. Det nya verksamhetssystemet Sesam 2.0 är i drift sedan slutet av 2009 men systemet dras fortfarande med en del problem. Sesam är det klart dominerande verksamhetssystemet för hjälpmedel i Sverige. Det ger en styrka men det skapar också problem då landets hjälpmedelsverksamheter valt lite olika vägar att lägga upp sitt arbete. Under hösten måste flera beslut tas kring hur systemet ska nyttjas här i Västmanland. Samarbetet med Sörmland innebär stora möjligheter till olika former av samordningsvinster. Idag finns ett avtal kring att samverkan ska ske och rapportering har initialt skett till DU-nämnden. En gemensam inköpare är rekryterad men för att få ut mer av samarbetet behövs en gemensam syn på samverkan som delas av båda landstingen. Genomlysningen av hjälpmedelsprocessen är klar men inga beslut är tagna. En ökad tydlighet och struktur är positivt för verksamheten.

t 1 LANDSTINGET VÄSTMANLAND Fastställd av Handläggare Gäller from Dokumentnummer Version Sida Camilla Johnsson Camilla Johnsson 2010 09 01 1 14 (14 Antalet förskrivna hjälpmedel inom olika områden skiljer sig åt mellan olika kommuner. Här följer fördelningen inom område rollatorer, sängar/lyftar och elrullstolar. Antal Rollatorer per 1000 invånare x9a Fa cc a^tf NS a$^ 5? 501 F^ca Fax a" pa4e Antal Sängar och Lyftar per 10 000 invånare 160 140 120 100 80 60 40 20 0 Antal Elektri olar per 10 000 invånare 50 40 2 30 c 20 10 0 _afaa^a 4Focr Fae'e1 ^aycfa ^3c A es s å r ax S