Användarkort för Business Communications Manager Telefonisttelefon 2001 Nortel Networks P0941619 Utgåva 01
Använda telefonisttelefonen Din telefon har programmerats som telefonisttelefon för specifika externa linjer i systemet. Detta innebär att de externa samtal på dessa linjer som inte besvaras, kopplas, parkeras, återupptas, eller av annan anledning inte tas om hand, ringer på din telefon. Systemet kan ha flera telefonisttelefoner. Ringsignaler och indikatorer Tolka meddelanden i teckenfönstret Stör ej från 223 Telefonens ringsignaler varierar för olika typer av samtal. Externa samtal ringer på vanligt sätt medan interna samtal ringer med två korta signaler. Omdirigerade samtal ringer på samma sätt som interna samtal. Indikatorn vid en viss knapp visar status för ett samtal på linje-, gruppnummer-, svars- eller internkomknappen. lyser Det finns ett aktivt samtal på linjen. blinkar snabbt Det finns ett parkerat samtal på linjen. blinkar medelsnabbt Det finns inkommande samtal. blinkar långsamt Någon annan har parkerat ett samtal på linjen. lyser inte Linjen är ledig. När ett obesvarat samtal ringer på din telefon visas något av följande i teckenfönstret: Personen på anknytning 223 vidarekopplade ett samtal till dig med hjälp av Stör ej. Stör ej-koppling Systemet kopplade ett samtal till dig från en telefon i Stör ej-läge. Ej svar linje001 Ingen besvarade samtalet så det kopplades till dig. Parkerat av Lisa Lisa parkerade samtalet alltför länge så systemet kopplade det till dig. Linje001 återuppr ÅTERUPPR Linje001 > telefonist Linje007>Maja Linje007 Linje121 Ett samtal på linje 001 väntekopplades, parkerades eller kopplades, men ingen besvarade det. Tryck på ÅTERUPPR eller på linjeknappen för att koppla till samtalet. Det finns ingen telefon som kan ta emot ett samtal på linje 001 så systemet kopplade det till dig. Ett samtal på linje 007 vidarekopplades eller dirigerades om till Maja men besvarades inte. Det samtal som kom in på linje 007 dirigerades om till mållinje 121. Linje 121 är dock upptagen så systemet kopplade samtalet till dig. Sidan 1 Användarkort för Business Communications Manager Telefonisttelefon
Samtalshantering Besvara många samtal Lämna meddelanden till en kollega Koppla ett samtal Koppla ett samtal när en telefon är upptagen. Koppla ett samtal till en kollega som inte finns på sin arbetsplats Ibland kommer samtalen in i en snabbare takt än du kan besvara dem. När flera samtal kommer in samtidigt använder du Samtal i kö när du besvarar nästa samtal. 1. Ange funktionskoden för Samtal i kö (ƒ ). Om fler än ett samtal väntar, går inkommande externa samtal före samtal som är återuppringningar, väntekopplade eller kopplade. Du kan använda meddelandefunktionen i Business Communications Manager när du vill lämna ett meddelande om att någon ska ringa dig. 1. Ange funktionskoden för Meddelande (ƒ ). 2. Tryck på NY. (Detta steg är inte nödvändigt om du har en telefon med ett enradigt teckenfönster.) 3. Slå det interna numret till den person som du vill skicka ett meddelande till. På den personens telefon visas Meddel väntar. Så här kopplar du ett samtal: 1. Tryck på KOPPLA. 2. Slå numret till den person du vill koppla samtalet till. 3. Vänta på svar om du vill tala med personen först. 4. Tryck på ANSLUT. När en telefon är upptagen eller det inte går att koppla kan du använda Väntekoppling PÅ för att koppla samtalet. 1. Ange funktionskoden för Väntekoppling På (ƒ ). 2. Slå det interna numret till den person du vill koppla samtalet till. Det väntekopplade samtalet aviseras till personen i fråga. Om en person har ett viktigt samtal som väntar men inte finns på plats för att ta emot samtalet, kan du parkera samtalet och meddela personen i fråga med hjälp av Sökning. 1. Ange funktionskoden för Parkering (ƒ ). I teckenfönstret visas återtagningskoden. 2. Tryck på SÖKN. 3. Välj lämplig sökning. 4. Sök personen och be dem besvara samtalet med hjälp av återtagningskoden. Personen kan återuppta samtalet från vilken Business Communications Manager-telefon som helst. Sidan 2 Användarkort för Business Communications Manager Telefonisttelefon
Avbryta en kollegas pågående samtal Övervaka annan telefons status Se till att samtal besvaras då du inte finns på din plats Backup för interna samtal Om en kollega har ett pågående samtal och ett annat viktigt samtal kommer in kan du avbryta det pågående samtalet. 1. Slå numret till din kollega. I annat samtal visas i teckenfönstret. 2. Ange funktionskoden för Prioriterat samtal (ƒfl ). Ditt samtal kommer igenom efter en paus. Din kollega kan stoppa det prioriterade samtalet genom att använda funktionenskoden för Stör ej. (Vissa telefonisttelefoner har inte denna funktion.) Om du har en knapp för autouppringning eller en svarsknapp med en indikator programmerad för en annan telefon kan du övervaka dess status med hjälp av indikatorn intill knappen. Du kan även använda Återuppringning och på så sätt få veta när en telefon som är upptagen eller där ingen svarar blir tillgänglig. 1. Slå numret till den person du vill tala med. Nu hör du antingen ringsignalen eller upptagetton. 2. Tryck på SENARE. I teckenfönstret visas Återuppr?. 3. Tryck på JA. När en person lägger på eller nästa gång använder sin telefon ringer din telefon. I teckenfönstret visas en fråga om du vill ringa upp personen. Tryck på JA om du vill ringa upp. Du kan se till att samtal besvaras trots att du inte finns på din plats. Detta gör du genom att vidarekoppla samtalen till någon annan. 1. Ange funktionskoden för Vidarekoppling (ƒ ). 2. Slå numret till den person som ska besvara dina samtal. Dina samtal ringer nu på den personens telefon. Avbryta Vidarekoppling 1. Ange funktionskoden för Avbryt vidarekoppling (ƒ ). Ett elegantare alternativ till vidarekoppling är att använda servicelägen. Systemadministratören har mer information om detta. Du kan bli backup-svarare för såväl interna som inkommande externa samtal. Du använder Vidarekoppling för att hantera detta. Enskilda personer kan vidarekoppla alla sina samtal till dig. Systemet kan även programmeras så att du svarar på alla samtal till telefoner som är upptagna eller där ingen svarar. Mer information om Vidarekoppling vid upptaget och Vidarekoppling om ingen svarar kan du få av systemadministratören. Sidan 3 Användarkort för Business Communications Manager Telefonisttelefon
Lägga till personliga meddelanden Programmera minnesknappar för funktioner som används ofta Programmera minnesknappar för telefonnummer du använder ofta. Du kan programmera minnesknappar så att du med en enkel knapptryckning kommer åt funktioner som du använder ofta, t ex Koppling, Meddelande och Återuppringning. 1. Tryck ƒ. 2. Tryck på den minnesknapp du vill programmera. 3. Tryck på ƒ och ange den funktionskod du vill programmera in. 4. Sätt en etikett på knappen. Nu kan du använda funktionen genom att trycka på den programmerade knappen. Du kan inte programmera linje-, internkom-, svars- eller högtalar/sekretessknappar. Du kan programmera minnesknappar så att du med en enkel knapptryckning kan slå telefonnummer som du ringer ofta. 1. Tryck ƒ för att programmera ett externt nummer eller ƒ för att programmera ett internt nummer. 2. Tryck på den minnesknapp du vill programmera. 3. Om det gäller externa nummer och du vill att autouppringningsknappen ska använda en viss linje eller ett visst gruppnummer, väljer du denna/detta. 4. Slå det nummer du vill programmera in. 5. För externa nummer trycker du på eller på OK närduärklar. 6. Sätt en etikett på knappen. Nu kan du ringa upp personen genom att trycka på den programmerade knappen. Du kan inte programmera linje-, internkom-, svars- eller högtalar/sekretessknappar. Flytta linjeknappar Du kan ordna knapparna på telefonen efter behov. 1. Tryck ƒ. 2. Tryck på den linjeknapp du vill flytta. 3. Tryck på den knapp du vill att linjen ska flyttas till 4. Tryck på. 5. Byt ut knapplocken. Instruktionerna i steg 2 gäller endast linjeknappar. Du kan inte låta en linjeknapp byta plats med en svars-, internkom- eller högtalar/ sekretessknapp. Sidan 4 Användarkort för Business Communications Manager Telefonisttelefon P0941619 Utgåva 01