Central Svarsposition (CAP) Användarhandbok

Transkript

1 Central Svarsposition (CAP) Användarhandbok Artikelnr. N November 2005

2 Central svarsposition (CAP) Central svarsposition (CAP) består av en T7316E-telefon och en till nio T24- huvudindikatormoduler (KIM). Från CAP kan du: svara på inkommande samtal och koppla dem till medarbetares telefoner, kontrollera upptagen- och stör ej-status för telefonerna i systemet och använda olika funktioner och snabbnummer med en enda knapptryckning. T24 huvudindikatormodul (KIM) T24 huvudindikatormodul (KIM) är en tilläggsenhet med 24 extra minnes- och linjeknappar till T7316E-telefonen. Du kan ansluta upp till nio KIM-enheter till T7316E-telefonen. En KIM-enhet ansluts till sidan av T7316E-telefonen och upp till åtta ytterligare KIM-enheter kan sedan anslutas till den första KIM-enheten. På KIM-enheten visas samtalsstatus för den telefon som enheten är ansluten till. Utökad CAP Systemadministratören måste ange CAP-enheten som en utökad CAP/ KIM-enhet i systemets programvara för att extern linje, mållinje och sökgrupp ska visas på KIM-knapparna. Du kan ta emot externa samtal endast när CAP används i utökat läge. Kontakta systemadministratören om du vill programmera fler linjeknappar på CAP-enheten eller ha mer information om hur du använder sökgrupper. Anpassa CAP Innan du börjar ringa eller besvara samtal på CAP-enheten måste du anpassa den så att du kan hantera samtalen på ett effektivt sätt. Vid anpassningen kan du: Programmera minnesknappar Flytta linjer från T7316E-telefonen till KIM-knappar på utökade CAP-enheter 2

3 Förse knapparna på CAP-enheten (T7316E-telefonen och KIM) med etiketter Programmera minnesknappar Minnesknapparna på KIM-enheten är som standard tomma. Du kan programmera minnesknapparna på KIM-enheten efter eget behov så att du med bara en knapptryckning kan använda interna och externa snabbnummer och funktioner. Om du använder CAP i utökat läge kan du även programmera knappar för mållinje och sökgrupper. När du använder utökat läge kan du även programmera dubbla knappar. Du kan till exempel programmera fler än en knapp för en viss mållinje eller automatisk uppringning av externt nummer. Tips: Du kan automatiskt tilldela KIM-knapparna interna snabbnummer vid en kallstart. Mer information om detta finns i avsnittet Kallstarta KIM i den här handboken. CAP-enheten blir än mer effektiv om du använder den i kombination med följande funktioner: Väntkoppling ( ) Koppling ( ) Prioritetssamtal ( fl ) Gör på följande sätt när du programmerar in olika funktioner på minnesknapparna på T7316E-telefonen eller KIM-enheten. Interna snabbnummer 1. Tryck på. 2. Tryck på en minnesknapp. 3. Slå anknytningsnumret. 4. Tryck på OK för att spara numret. eller Avsluta programmeringen genom att trycka på Quit (Avsluta). Funktioner 1. Tryck på. 2. Tryck på en minnesknapp. 3. Tryck på och ange funktionskoden. 4. Tryck på OK för att spara funktionskoden. eller Avsluta programmeringen genom att trycka på Quit (Avsluta). Externa snabbnummer 1. Tryck på. 2. Tryck på en minnesknapp. 3. Slå det externa numret. 4. Tryck på OK för att spara numret. eller Avsluta programmeringen genom att trycka på Quit (Avsluta). Radera minnesknappar 1. Tryck på. 2. Tryck på en minnesknapp. 3. Tryck på OK för att radera knappen. eller Avsluta programmeringen genom att trycka på Quit (Avsluta). 3

4 Flytta linjeknappar På en utökad CAP kan du flytta externa linjer, mållinjer och sökgrupper från knapparna på T7316E-telefonen till knapparna på KIM-enheten. 1. Tryck på. 2. Tryck på den linjeknapp på T7316E-telefonen som du vill flytta. 3. Tryck på den minnesknapp på KIM-enheten som du vill flytta linjen till. 4. Tryck på. Linjeknappen finns nu på KIM-enheten. 4

5 Knappetiketter Använd de fyra etikettremsorna på KIM-enheten för att visa vad knapparna har programmerats för. Extra remsor medföljer. Använd de tre etikettremsorna på T7316E-telefonen för att visa vad knapparna har programmerats för. Extra remsor medföljer. Förse knapparna med en etikett 1. Ta bort plastskivan och etiketten från KIM-enheten och telefonen. 2. Tryck på. 3. Tryck på de olika knapparna på KIMenheten och läs det som visas på displayen. 4. Skriv namnet på respektive knapp på lämplig etikett på KIM-enheten. 5. Tryck på de olika knapparna på telefonen och läs det som visas på displayen. 6. Skriv namnet på respektive knapp på lämplig etikett på telefonen. 7. Tryck på när du är klar. 8. Sätt tillbaka etiketterna på KIMenheten och telefonen. 9. Sätt tillbaka plastskivan och passa in flikarna i hacken på KIM-enheten och telefonen. Tips: Använd Desktop Assistant för att anpassa knapparnas etiketter. Du kan hämta programmet på 5

6 Övervaka telefoner i systemet Det är viktigt att du känner till de olika typer av indikatorer som visas bredvid knapparna för interna snabbnummer på KIM-enheten. Indikatorerna anger status för en telefonanknytning. Följande indikatorer visas bredvid knapparna för interna snabbnummer på KIM-enheten när: Anknytningen är upptagen med ett internt eller externt samtal eller används i kontroll av röstbrevlåda. Stör ej-funktionen (DND) har aktiverats på anknytningen. Vidarekopplingsfunktionen har aktiverats på anknytningen. Besvara och koppla ett samtal De flesta samtal du hanterar inbegriper följande moment: 1. Svara på ett samtal. 2. Bestämma vem samtalet är till. 3. Kontrollera avsedd mottagares anknytningsstatus på KIM-enheten. 4. Koppla samtalet till anknytningen om indikatorn är släckt (AV). ELLER Om indikatorn visas är medarbetaren upptagen med ett annat samtal. Använd då någon av följande funktioner: Väntkoppling: med den här funktionen kan du koppla samtalet till anknytningen även om alla linjer är upptagna. Tryck på eller på minnesknappen om du har programmerat en sådan för funktionen. Ring igen: anger när anknytningen är tillgänglig så att du kan ringa upp igen. 1) Ring anknytningen. 2) Tryck på eller på minnesknappen om du har programmerat en sådan för funktionen. Prioriterat samtal: låter dig avbryta medarbetarens pågående samtal. 1) Ring anknytningen. 2) Tryck på fl eller på minnesknappen om du har programmerat en sådan för funktionen. 6

7 ELLER Om indikatorn (DND) visas ber du att få lämna ett meddelande eller kopplar samtalet direkt till anknytningens röstbrevlåda (om det finns en sådan). ELLER Om indikatorn (vidarekoppling) visas kopplar du samtalet till anknytningen. Samtalet vidarebefordras automatiskt till ett annat internt eller externt nummer. Kallstarta KIM Vid en kallstart tilldelas interna snabbnummer automatiskt i stigande ordning med början på den översta knappen till vänster (knapp 01) på KIM-enheten. Du kan kallstarta en eller alla KIM-enheter på CAP-enheten efter behov. Kallstarten måste göras inom tio sekunder efter att KIM-enheten har aktiverats, när KIM-enheten blinkar. Obs! Om du kallstartar en KIM-enhet på en utökad CAP-enhet kan tilldelningen av linjeknappar på T7316E-telefonen påverkas. Gör följande oavsett kallstartstyp 1. Koppla från telefonsladden från T7316E-telefonen och anslut den sedan igen så att enheten aktiveras. 2. Kallstarta en enskild KIM-enhet Tryck samtidigt på de två översta och de två nedersta knapparna i den nedre gruppen av knappar på KIMenheten medan indikatorerna blinkar. Se illustrationen. ELLER Kallstarta alla KIM-enheter Tryck samtidigt på de två översta och de två nedersta knapparna på den första KIM-enheten (bredvid telefonen) medan indikatorerna blinkar, enligt illustrationen. 3. I början av varje kallstart blinkar indikatorerna bredvid KIM-knapparna en kort stund med början vid den nedre knappen till höger. 4. När du är klar med kallstarten av KIM-enheten visas klockstag och datum automatiskt på nytt på displayen på T7316E-telefonen. 7

8 Annan dokumentation Mer information om hur du använder telefonens funktioner finns på kortet Telefonfunktioner. Där finns en lista över alla tillgängliga funktioner som kan användas på CAP-enheten. Läs användarhandboken för T7316E-telefonen. Den innehåller information om alla telefonens knappar inklusive ljudknapparna (Högtalare, Mikrofon och Headset). Copyright Nortel Networks Limited Med ensamrätt. N