Nyheter i 3L Pro, 2012.Q1

Nyheter i 3L Pro, 2012.Q1 Nu släpps den första versionen för 2012. Vi fortsätter att fokusera på automatiseringar, intuitivet, och att viktig information ska presenteras och inte behöva sökas. En stor nyhet i versionen är vår nya sökmöjlighet Sök i 3LPro där du kan söka på valfritt begrepp och få alla de träffar som finns i databasen på detta begrepp. Leta t.ex. efter en leverantör, en verifikationstext, en referens i en faktura, ett ocr-nummer etc. Marie Lucander

Innehållsförteckning NYHETER I 3L PRO, 2012.Q1... 1 ALLMÄNT... 4 Sök i 3LPro... 4 3L Pro på engelska... 7 Ej aktiva bolag döljs i översikt... 7 Sortering av tillgängliga kolumner i Setup för översikter... 8 Tillkommande klienter läggs till i rapporturvalet... 8 REDOVISNING... 8 Skapa bokföringsår från huvudbolaget trots blandade räkenskapsår... 8 FAKTURERING- OCH KUNDRESKONTRA... 9 Även ouppdaterade fakturor/avier visas i Se på partsaldo... 9 Revidering av bilagor till SveFaktura... 9 Spärr av uppdatering av betalningar på stängd period.... 10 Urval på kravkod i spärr och inkassolistan... 10 Förändringar i BGC Invoice... 10 LEVERANTÖRER... 11 Kopiering av betalningssätt... 11 Standardintegration EFH... 11 Delbetalningar Palette... 11 PROJEKTSTYRNING... 12 Anställda på projekt... 12 Projektutfall... 12 Tidsstyrd export av projekttransaktioner... 12 Export av projektinformation... 12 PERSONALADMINISTRATION... 13 Rapporten Fördelningslista - Ackord... 13 Likvidavräkning vid löneuppdatering... 13 Sida 2 av 24

HYRES- OCH AVGIFTSADMINISTRATION... 13 Guider för omflyttning av kontrakt.... 13 Automatisk hantering av över- och underskott vid avisering... 14 Ändra förfallodatum i samband med avisering... 16 Även ouppdaterade fakturor/avier visas i Se på partsaldo... 17 Automatisk betalning även vid kreditering av delbetalda avier... 18 Spärr av uppdatering av betalningar på stängd period.... 18 Aktivera autogiro på ej förfallna avier vid inläsning av godkända medgivanden.... 18 Förändringar i BGC Invoice... 19 Nyheter i utskrift till Addoro... 20 Länk till avin i Addoro från Se på partsaldo... 20 Utskrift e-avier B-print... 21 Layout på kontraktsslag... 21 Kontraktslista Kontraktstider, hänsyn till basvaluta... 22 Urval på kravkod i spärr och inkassolistan... 22 BOSTADSRÄTTSFÖRENINGAR... 23 Skyddad ID... 23 Underrättelse panthavare... 23 WEBBPORTAL... 24 Följande rapporter har tillkommit sedan förra versionen... 24 Sida 3 av 24

Nyheter version 2011.Q4 Allmänt Sök i 3LPro From version 2012.Q1 av 3L Pro finns möjlighet till fritextsökning i 3L Pro, dvs att söka på vilket begrepp som helst genom hela databasen. Leta t.ex. efter en verifikation, en faktura, en leverantör, en referens, ett ocr-nummer, ett bg-nummer eller en kund via denna funktion. Sökfönstret finns under Mina favoriter i menylisten till vänster. Wildcard kan användas enligt samma princip som i övriga 3L Pro. %nils% ger tex träff på alla poster som innehåller nils. (% är vilka tecken som helst, hur många tecken som helst, _ är ett tecken, vilket som helst)

Vid sökning visas i huvudet hur många träffar som hittats totalt. Därefter visas varje register där träff hittats för sig. Genom att klicka på posten öppnas den (efter sedvanlig rättighetskontroll) Innan funktionen kan börja användas ser sök-fliken ut enligt nedan. När man klickar på Starta kommer en upplysning om vilka tekniska förutsättningar som måste vara uppfyllda samt att det kan dröja några timmar innan full funktionalitet uppnås. Detta är ett engångsjobb som måste utföras första gången. Du måste ha lösenordet för användare sa på servern tillgängligt när du svarar JA. Din tekniker har denna information. Under tiden som söktabellen skapas visas följande information: Detta ingår också i engångsjobbet och när det väl är klart har ni full funktionalitet i sökningen. Sida 5 av 24

Funktionen kräver att servern som databasen finns på är av version MSSQL Server 2008. Kontroll sker av vilken version av databasen som just ni kör. Om det är så att ni kör en äldre serverversion av MSSQL Server visas följande upplysning på sök-fliken Då måste ni prata med er tekniker om att uppgradera servern till serverversion MS SQL Server 2008 innan ni kan börja utnyttja sökfunktionen. Individer med skyddad ID visas inte i Sök i 3LPro, men denna inställning kan ändras om så önskas. Inställningen återfinns under systemrutiner användare/grupper användare inställningar- programinställningar aktivt skrivbord. I övrigt söker funktionen genom alla poster i databasen. Sida 6 av 24

3L Pro på engelska From version 2012.Q1 av 3L Pro kan vi nu erbjuda språkstöd i redovisningsmodulen, delar av leverantörsreskontran (registrera leverantörer, fakturor samt betalningar) samt följande rapporter i hyres- och avgiftsadministrationen: aviseringssammandrag, reskontralista, hyresgästsammanställning, in-utflyttningslista, kontraktslista kontraktstider, omförhandlingsbara kontrakt, statistikrapport hyreskontrakt. Det går smidigt att växla mellan språken i det dagliga arbetet om behov finns, t.ex. om vissa rapportuttag ska ske på annat språk. Man kan också använda ett och samma språk hela tiden. Det språkstöd som är aktuellt för närvarande är engelska. Hör av er för förfrågningar om språkstöd för ytterligare språk. Funktionen för språkstöd är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Ej aktiva bolag döljs i översikt Företag som har markering för ej aktivt visas inte i översikt företag (som exempelvis visas när man byter företag). Genom att klicka ur rutan visas även ej aktiva företag om man någon gång vill söka bland dem. Sida 7 av 24

Sortering av tillgängliga kolumner i Setup för översikter Tillgängliga kolumner i Setup för översikterna sorteras numera i bokstavsordning så att det blir enklare att hitta Tillkommande klienter läggs till i rapporturvalet Klienter som läggs upp efter att ett rapporturval sparas läggs till i rapporturvalet så att man alltid har aktuella klienter där. Nya klienter får default markeringen att de inte ska ingå i rapporturvalet. De fanns ju inte där när urvalet sparades. För att lägga till dem, markera de nya klienterna och spara om urvalet. Redovisning Skapa bokföringsår från huvudbolaget trots blandade räkenskapsår Då nytt bokföringsår skapas från huvudbolaget föreslås endast de klienter med samma bokföringsår uppdateras med det nya året. Programmet känner av vilket bokföringsår klienten har genom de två sista siffrorna i bokföringsåret. Exempel 201201 och 201207 är två olika bokföringsår. Sida 8 av 24

Fakturering- och kundreskontra Även ouppdaterade fakturor/avier visas i Se på partsaldo Ett nytt val har tillkommit i Se på partsaldo. Även ouppdaterade fakturor och avier kan visas vilket gör att man får en samlad bild för kunden. De ouppdaterade fakturorna och avierna visas i kursiv stil tillsammans med en upplysning om att de inte är uppdaterade. Det går att ställa in om man vill att denna bock ska vara markerad default. Inställningen når du via kugghjulet i knapplisten från bilden Se på partsaldo Revidering av bilagor till SveFaktura En underkatalog för bilagor för varje skapad faktura skapas Sida 9 av 24

Spärr av uppdatering av betalningar på stängd period. Vid försök att uppdatera en betalning på en stängd period avbryts uppdateringen och följande meddelande visas: Urval på kravkod i spärr och inkassolistan För att hitta de obetalda poster som har en viss kravkod har ett tillägg gjorts i urvalet för spärr- och inkassolistan Förändringar i BGC Invoice a. På fakturor skickas email-adress från kunden om den finns. Sedan tidigare gäller att Er referens eller kontaktperson för leveransadressen måste finnas för att avsnittet gällande kontaktuppgifter ska skickas. b. Textrader på fakturor till bgc-invoicefilen Det finns möjlighet att ta med textrader till bgcinvoicefilen. Inställningen når du genom att klicka på kugghjulet i knapplisten från programmet utskrift bgcinvoice. Här finns även en inställning för att ange om även tomma textrader ska tas med. Sida 10 av 24

Leverantörer Kopiering av betalningssätt Vid ändring av betalsätt på en leverantör finns möjlighet att ändra även i övriga klienter som använder samma leverantörstabell. Hänsyn tas till betalningssätt som är kodade som autogiro. Standardintegration EFH För er som inte använder Palette som EFH-system (elektronisk fakturahantering) finns nu möjlighet att integrera mot 3L Pro via ett standardiserat gränssnitt. Funktionen är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Baltzar Palette Med anledning av namnbytet på produkten Baltzar är benämningarna ändrade till Palette i 3L Pro. Delbetalningar Palette Funktionen med delbetalningar från Palette är genomgången och fungerar nu som önskat. Hör av dig till vår konsultavdelning om du önskar en genomgång över hur man bäst jobbar med funktionen. Sida 11 av 24

Projektstyrning Anställda på projekt Namnet på den anställde visas i trädet när man kopplat vissa anställda som får tidredovisa på ett projekt. Projektutfall Rubriken på rapporten är ändrat till Projektutfall Tidsstyrd export av projekttransaktioner Har ni ett sidosystem som vill importera projekttransaktioner från 3L Pro finns nu en standardiserad export för detta. Funktionen kan tidsstyras. Funktionen är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Export av projektinformation Vill ni att 3L Pro ska vara master för projektregistret och att eventuella försystem och sidosystem ska uppdateras med nya och ändrade projekt automatiskt finns nu en standardexport för detta. En fil i xml-format skapas och funktionen kan tidsstyras. Funktionen är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Sida 12 av 24

Personaladministration Rapporten Fördelningslista - Ackord Rapporten tar nu hänsyn till datumstyrda priser, vilket innebär att den går att ta ut i efterhand trots att priset justerats. Likvidavräkning vid löneuppdatering Vid uppdatering av lön i huvudbolaget kan likvidavräkning nu utlösas. Används om ett bolag har de fysiska kontona hos banken och klienterna lånar/lånar ut pengar till detta bolag. I klienterna skapas då ett verifikat som går mot ett avräkningskonto. I huvudbolaget skapas motsvarande verifikation mot avräkningskonto och likvidkonto. Funktionen för likvidavräkning är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Hyres- och avgiftsadministration Guider för omflyttning av kontrakt. Nu finns en guide som tar användaren igenom alla steg då ett bostadskontrakt avslutas och då kontrakt för ny hyresgäst ska skapas. Guiden hjälper dig att komma ihåg att ange avflyttande hyresgästs nya adress, momsbelägger eventuella p-platser som ska behållas mm. Funktionen är ett tillägg. Kontakta vår säljavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en offert. Sida 13 av 24

Automatisk hantering av över- och underskott vid avisering För att slippa hantera småposter i reskontran manuellt finns nu möjlighet att automatiskt lägga dessa på nästa avi utan att påverka reskontran eller bokföringen. I styrparametrarna anger du beloppsgränsen (belopp över denna gräns hanteras via påminnelsefunktionen) samt vilken debiteringskod som ska användas för att hantera över-/underskottet. Debiteringskoden ska vara av debiteringstypen överskott/underskott. Inga konton eller övriga egenskaper ska anges på debiteringskoden. Innan varje kvartalsavisering flyttas under-/överskott via funktionen som finns under Hyres- & avgiftsadministration Beräkningar/Rensningar Flytta under-/överskott Sida 14 av 24

Exempel: Eva-Lena har en hyra på 4.224:- i månaden. Nu har hon betalat in 4:- för lite på februari-avin och 4:- för lite på mars-avin. Funktionen lägger 8 extra kronor på april-avin så att Eva-Lena då får en avi med 8 extra kronor att betala, dvs 4.232:-. Reskontran för aprilavin är dock fortfarande 4.224:- Eva-Lena betalar in 4.232:- och matchningen tar hand om att lägga de 8 kr på rätt avi och dröjsmålsränteberäkning träder in som vanligt. Det går bra att först ta en lista för att se vilka flyttningar som är aktuella. Det går också att backa en gjord flyttning. Kontakta gärna vår konsultavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en genomgång och hjälp att komma igång med funktionen. Sida 15 av 24

Ändra förfallodatum i samband med avisering Det finns möjlighet att ange att ett förfallodatum alltid måste vara ett antal dagar framåt i tiden jämfört med dagens datum. Exempel: Avisering sker den 28 mars. Förfallodatum enligt standard blir då den 31 mars vilket är för tidigt. Med den nya funktionen kan du ange att det t.ex. alltid måste vara 15 dagar mellan dagens datum och förfallodatum. I exemplet ovan hade april-avin fått förfallodatum 12 april, medan maj- och juni-avierna hade behållit sina ursprungliga förfallodatum. Om aviseringen hade skett den 5 mars hade förfallodatumet för april-avin blivit 31 mars. Du ställer själv in hur många dagar du vill ska vara minimum. Inställningen når du genom att klicka på kugghjulet i knapplisten från aviseringsbilden Du kommer då in i programinställningarna som rör denna del. Se till att SYS-fliken är markerad samt leta upp inställningen som är markerad nedan. Ange hur många dagar framåt i tiden som förfallodatum minst måste vara. Vid avisering har ett nytt fält tillkommit som alltid föreslår dagens datum + de inställda dagarna. Inga avier får ett förfallodatum innan detta datum. Detta förslag går att ändra vid aviseringstillfället. Sida 16 av 24

Funktionen slår igenom både vid den stora aviseringen samt vid ströavisering. Även ouppdaterade fakturor/avier visas i Se på partsaldo Ett nytt val har tillkommit i Se på partsaldo. Även ouppdaterade fakturor och avier kan visas vilket gör att man får en samlad bild för kunden. De ouppdaterade fakturorna och avierna visas i kursiv stil tillsammans med en upplysning om att de inte är uppdaterade. Det går att ställa in om man vill att denna bock ska vara markerad default. Inställningen når du via kugghjulet i knapplisten från bilden Se på partsaldo Sida 17 av 24

Automatisk betalning även vid kreditering av delbetalda avier From version 2012.Q1 finns möjlighet att få en automatisk betalningspost även för avier som krediteras och är delbetalda sedan tidigare. Frågan kommer om du vill skapa betalningsposter och betalningssättet blir även på dessa * Spärr av uppdatering av betalningar på stängd period. Vid försök att uppdatera en betalning på en stängd period avbryts uppdateringen och följande meddelande visas: Aktivera autogiro på ej förfallna avier vid inläsning av godkända medgivanden. Vid inläsning av godkända medgivanden finns möjlighet att uppdatera även skapade, ej förfallna avier. En inställning bestämmer hur ni vill arbeta med detta. Klicka på kugghjulet i knapplisten från programmet Autogiro importer för att nå inställningen. Klicka på fliken med jordgloben för att aktivera inställningen på systemnivå och se därefter till att inställningen är satt till JA Sida 18 av 24

Förändringar i BGC Invoice a. På avier (HK, ÖA) skickas nu email-adress från kunden med om den finns. På fakturor (F) skickas email-adress från kunden om den finns. Sedan tidigare gäller att Er referens eller kontaktperson för leveransadressen måste finnas för att avsnittet gällande kontaktuppgifter ska skickas. b. För avier där kontraktet är märkt med Faktura kan alternativ rubrik till Hyres- /Avgiftsavi skickas med i filen. Klicka på kugghjulet i knapplisten från programmet utskrift bgcinvoice eller utskrift addoro. Ange alternativ rubrik c. Information om "ftg-kontraktstyp-kontrakt-version" skrivs till agreementreference-text för varje avi. Detta för att mottagaren ska kunna definiera poster som unikt hör ihop. Sida 19 av 24

Nyheter i utskrift till Addoro a. Mailadressen skickas med vilket möjliggör distribution via e-mail. b. För avier där kontraktet är märkt med Faktura kan alternativ rubrik till Hyres- /Avgiftsavi skickas med i filen. Klicka på kugghjulet i knapplisten från programmet. Ange alternativ rubrik c. Information om "ftg-kontraktstyp-kontrakt-version" skrivs till agreementreference-text för varje avi. Detta för att mottagaren ska kunna definiera poster som unikt hör ihop. d. Möjlighet finns att skriva extra information på avier för lokalavtal om hur eventuellt index har beräknats. Om inställningen, som finns under kopplingar till externa system addoro sätts till JA skrivs indextexten, andelen och beloppet som indextillägget beräknas på i en text-tag tillhörande debiteringen. Länk till avin i Addoro från Se på partsaldo Om man använder sig av Addoro för att skriva ut sina avier öppnas avin från Addoros arkiv när man klickar på knappen avi i Se på partsaldo. Får man ingen träff i Addoros arkiv används 3L standardavi som utskrift. Sida 20 av 24

Utskrift e-avier B-print Vid utskrift av avier via B-print finns val att skriva ut även e-avier. Layout på kontraktsslag Det finns möjlighet att ange olika layouter för kontraktsutskrifterna. Detta gäller 3L Pro hyreskontrakt. Med denna möjlighet kan kontrakt med samma kompletteringstyp (bostad, lokal, p-plats eller garage) ha olika utseende på kontraktsblanketten som skrivs ut. Sida 21 av 24

Kontraktslista Kontraktstider, hänsyn till basvaluta Justeringar i listan med hänsyn till basvaluta. Möjlighet att välja om man vill ha i tkr eller mkr. Dessutom skrivs basvalutan. Exempel EUR istället för SEK: Urval på kravkod i spärr och inkassolistan För att hitta de obetalda poster som har en viss kravkod har ett tillägg gjorts i urvalet för spärr- och inkassolistan Sida 22 av 24

Bostadsrättsföreningar Skyddad ID Följande rapporter tillhörande Bostadsrättsföreningsmodulen har anpassats för parter med Skyddad ID. Texten kunduppgift saknas skrivs istället för partens namn och eventuellt personnummer utelämnas. Mäklarbild/Bekr av pantsättning Utskrift av inre reparationsfond Utdrag ur lägenhetsförteckning Röstlängd Underrättelse panthavare Möjlighet finns att skriva ut bankens (leverantörens) adress på rapporten. Nya val i trädet på överlåtelsekontraktet Från överlåtelsekontraktet kan man nu nå mäklarbild, utskrift av inre reparationsfond, individuella kapitaltillskott. När man väljer mäklarbild eller utskrift av inre reparationsfond är värden förifyllda från kontraktet och rapporten startar automatiskt. Sida 23 av 24

Kontrolluppgift. Om avtalet finns som ett sålt avtal skrivs kontrolluppgift ut vid detta val. Om avtalet inte finns som sålt avtal meddelas att utskrift inte är möjlig. Not. Uppgiften om kapitaltillskott på kontrolluppgiften är nu kvalitetssäkrad vad gäller delavyttring vid fortsatt ägande. Den programversion som släpptes i december var korrekt. Webbportal Följande rapporter har tillkommit sedan förra versionen Mäklarbild Fakturaunderlag Huvudbok Reskontralistan visar både fakturor och hyres-/överlåtelseavier Hantering av Skyddad ID är införd även i webbportalen. Sida 24 av 24