INFORMATION FRÅN VITEC. 3L Pro Q2

Transkript

1 INFORMATION FRÅN VITEC VITEC 3L Pro Q2 Nyhetsdokument VITEC Affärsområde Fastighet infofastighet@vitec.se Växel GÖTEBORG: REDEG 1 B, V. FRÖLUNDA KALMAR: SVENSKNABBEVÄGEN 25, BOX 751, KALMAR, VÄXEL: LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, STHLM, VÄXEL: UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 42, ÖSTERSUND, VÄXEL:

2

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Inledning... 5 Vad händer om vi inte kan uppgradera just nu?... 6 Allmänt... 7 Export till bland annat crm-system... 7 Redovisning... 7 Hantering av bokföringsår och perioder Välj företag/klient Välj vad du vill göra Följ guiden för det du vill göra Editera redovisningsperioder/ längd bokföringsår Behandlingshistorik Rapportering i formulär Rapport Behandlingshistorik Fakturering- och kundreskontra Ändrad formattering fakturaspecar i vissa fall Kontakt från styrparametrar möjlig att lägga till i ebwrapp Korsreferens mellan ursprungsfaktura och kreditfaktura Nya möjligheter i Se på partsaldo Hyres- och Avgiftsadministration Tydligare felmeddelande vid avbruten avisering Korsreferens mellan ursprungsavi och kreditavi Nya möjligheter i Se på partsaldo Tidredovisning Mobil tid och attest Redovisa tid Attestera tid i projekt Attestera tid för anställda Spärr mot överlappande tidperioder Löneperiodstyp

4 Attestansvarig på projekt Tillfällig attestansvarig Webbportalen

5 Inledning Nu släpper vi version 2013.Q2 En av de stora nyheterna är att vi kan erbjuda en mobil tidredovisning som går att använda utanför vår webbportal. I denna finns också möjlighet att attestera tid, vilket tidigare inte varit möjligt att göra utanför Windowsversionen av 3L Pro. Den nya tidredovisningen och attesten kan användas på en dator, en läsplatta eller en mobiltelefon. Längre ner i dokumentet ser du lite exempel på hur det kan se ut. Hör av dig till din kontaktperson eller vår säljare Stefan Silfverkrantz om du vill veta mer om detta. Med anledning av den nya mobila tidredovisningen har vi gjort en del förändringar i grundfunktionaliteten i 3L Pro. Detta för att få det så smidigt som möjligt i den mobila tidredovisningen och attesten. Bland annat kommer man inte längre att behöva ha en tidperiod per löneperiod utan det räcker med en tidperiod. Mer om det nedan. En annan nyhet är vår flödesguide för årsskifteshantering och villkor för bokföringsperioder under pågående bokföringsår. Denna har vi ägnat mycket utvecklingstid åt sedan i höstas och det gläder oss att äntligen få leverera den till er. Eftersom det blir en ny hantering för er kommer vi att bjuda in till kostnadsfria webbutbildningar där ni får en genomgång av funktionen. Ytterligare en stor nyhet är att vi numera sparar och visar vilka kreditavier och kreditfakturor som hör till en ursprungsavi/-faktura. Det gör att det blir tydligare att följa en kunds reskontra. För att göra det ännu tydligare är Se på partsaldo numera också dynamisk. Det innebär att ni själva har möjlighet att tala om vilka kolumner som ska visas i Se på Partsaldo, i vilken ordning de ska visas samt hur de ska sorteras. Funktioner för att markera och summera belopp samt att kopiera ut allt till Excel finns också. Vi har även gjort en del förändringar i webbportalen. De och övriga nyheter beskrivs i detta dokument. Nästa release, version 2013.Q3, släpps i mitten av oktober och då får jag tillfälle att återkomma med fler nyheter. Marie Lucander 5

6 Vad händer om vi inte kan uppgradera just nu? Ni som kör SQL Server 2000 eller SQL Server 2005 eller av någon annan anledning som är beskriven i nyhetsdokumentet för version 2013.Q1 inte kan uppgradera till version 2013.Q2 nu fortsätter att köra version 2012.Q3 av 3L Pro. Denna supportas till den 31 december Efter detta datum supporteras inte längre version 2012.Q3 av 3L Pro vilket innebär att vi tex inte levererar servicepack till versionen. From 1 januari 2014 bör därför alla våra kunder ha sett till att möjliggöra uppgradering av 3L Pro till version 2013.Q1 eller senast släppta version. Om ni inte redan har uppgraderat till version 2013.Q1 som vi släppte i mars så behöver ni höra av er till er kundansvarige eller vår support för att få information om hur ni kontrollerar att ni uppfyller de nya tekniska kraven som ställs from version 2013.Q1. 6

7 Allmänt EXPORT TILL BLAND ANNAT CRM-SYSTEM Det finns möjlighet att ställa in att all information gällande export av kunder, kontrakt, fastigheter etc. skickas över till det mottagande systemet (exempelvis Capifast CRM) med jämna intervall. Förslagsvis skickar man all information en gång i veckan. Denna funktion säkerställer att det mottagande systemet får en signal om t.ex. nya hyror som börjar gälla vid ett visst datum. Ni som använder dessa exporter ska ha blivit kontaktade angående installation av kompletteringen. Redovisning HANTERING AV BOKFÖRINGSÅR OCH PERIODER För att stödja era processer på bästa sätt har vi nu utvecklat en guide som tar dig igenom flödet då man öppnar och stänger år samt öppnar och stänger bokföringsperioder under ett pågående år. Här finns också möjlighet att förlänga eller förkorta ett bokföringsår om det inte finns några transaktioner som i så fall måste flyttas till det nya året. Funktionen är klientanpassad vilket gör det möjligt att öppna och stänga år och perioder för många bolag/klienter på en gång. Vi har i och med denna nya funktion släckt ett antal menypunkter under Redovisning Periodavslut/årsskifte och ersatt dem med en ny. Eftersom denna hantering blir ny för er kommer vi att erbjuda en kostnadsfri webbaserad utbildning där ni ringer in till en telefonkonferens samt kopplar upp er mot vår dator så att vi kan gå igenom funktionen. 7

8 Om du väljer att göra detta från huvudbolaget kommer antal valmöjligheter att filtreras fram. Man kan åskådliggöra det hela med följande bild: 1. VÄLJ FÖRETAG/KLIENT I första steget väljer du vilka företag du vill arbeta med. Om du använder klientredovisning finns möjlighet att hantera alla klienter oavsett huvudbolag. Det finns också möjlighet att välja enstaka bolag. 8

9 Om du markerar enstaka bolag filtrerar urvalet sig efter samma bokföringsår som det valda bolaget. Klicka nästa när du är klar med ditt företagsval. 9

10 2. VÄLJ VAD DU VILL GÖRA De val som är möjliga att göra visas. Hänsyn görs till det företagsfilter som är gjort. I nedanstående exempel finns inget företag i urvalet som kan påbörja ett bokföringsår innan det tidigare avslutas. Därför är valet påbörja bokföringsår inte aktivt. Gör ditt val och välj Fortsätt Vid Fortsätt öppnas guiden för det du valt att göra. I detta exempel guiden för att avsluta bokföringsår När du, efter att ha gått igenom ett antal steg, är klar kommer du tillbaka till den sida där du väljer vad vill göra så att du kan gå vidare med nästa steg 10

11 3. FÖLJ GUIDEN FÖR DET DU VILL GÖRA LÅS VERIFIKATIONER Vid val lås verifikationer (i tidigare versioner benämnt periodavslut) låser man de verifikationer som har status öppen. Ett låst verifikat kan inte ändras. Börja med att göra företagsval enligt ovan beskrivning. Välj därefter Lås perioder. Ange på vilket år du vill låsa verifikationer. Det vanligaste är Aktuellt år, men när ett år ska stängas kan bli aktuellt att låsa verifikationer även för föregående år. 11

12 Välj därefter vilka kontroller som ska utföras samt till vilket datum du vill låsa perioder. En nyhet är att det går att låsa per datum, dvs det behöver inte vara hela redovisningsperioder. Välj Nästa Då kommer du automatiskt in i det steg som heter Tillåt registrering och det är denna som bestämmer vilken period som det kommer vara tillåtet att registrera nya verifikationer på. Välj om du vill att alla rutiner ska ha samma datum, eller om du t.ex. vill att bokföringen ska vara öppen lite längre än leverantörer och kunder. Datum för from vilket datum det är tillåtet att registrera föreslås till dagen efter du sa att du ville låsa dina verifikat, dvs tanken är att man först låser alla sina verifikat i en period och sedan talar om att den är stängd (vilket ju blir konsekvensen av att man tillåts registrera nya verifikat först på nästa dag) 12

13 Vid slutför kommer en journal på skärmen som du också kan skriva ut på skrivaren. När du stänger journalen kommer du tillbaka till steget där du väljer vad du vill göra. 13

14 TILLÅT REGISTRERING Vid val Tillåt Registrering kommer du in i samma steg som är det sista steget i lås verifikationer. Hit går man alltså endast undantagsvis om man vill tillåta registrering utan att börja med att låsa verifikationer. 14

15 AVSLUTA BOKFÖRINGSÅR Vid val Avsluta bokföringsår får du börja med att välja vilket år du vill avsluta. Välj i droplisterna så filtreras de företag som blir aktuella. Om alla valda företag har samma förutsättningar är droplisterna redan förifyllda. Välj Nästa I droplisten kan du välja ett konto som ej uppbokat resultat ska bokas på (vanligtvis 29XX). Det är föreslaget att detta konto ska sparas till nästa gång. Om inget konto väljs här så kommer 15

16 information om det ej uppbokade resultatet ut på journalen och du måste boka in resultatet manuellt. Markeringen att kunna avsluta år även om obalans finns mellan balans- och resultatkonton ska endast användas om man inte använder 3L Pro som ekonomisystem utan endast som försystem för t.ex. hyres- och avgiftsadministration. Det är då möjligt att göra denna markering aktiv via en inställning. Hör av dig till din kontaktperson eller vår support för att få hjälp med detta. Exempel på hur det ser ut om man inte angivit balanskonto att boka upp resultatet på: Om det val man har gjort inte går att genomföra av någon anledning så får man information om detta på journalen. Det kan förekomma under alla val. Här visas ett par exempel från Avsluta bokföringsår. Förutom att du får veta varför det inte går att genomföra åtgärden så får du också veta vad du ska göra för att åtgärda det. Vid val avsluta bokföringsår börjar man med att tala om vilket år som ska avslutas 16

17 Vid nästa får du möjlighet att välja vilket konto som inte uppbokat resultat ska föras till. Du får också information om vad som händer när du klickar på Slutför Efter Slutför kommer en journal med vad som gjorts. 17

18 PÅBÖRJA BOKFÖRINGSÅR 18

19 Börja med att välja vilket år som ska påbörjas. Välj i droplisterna så filtreras de företag som blir aktuella. Om alla valda företag har samma förutsättningar är droplisterna redan förifyllda. Välj Nästa Välj slutdatum för Nästa år. Det är förvalt att nya redovisningsperioder skapas automatisk för nästa bokföringsår. Varje redovisningsperiod= 1 månad. Om annan periodlängd önskas måste man göra detta i steget för redovisningsperioder innan påbörja år körs. 19

20 Journal kommer som visar vad som har skett EDITERA REDOVISNINGSPERIODER/ LÄNGD BOKFÖRINGSÅR 20

21 Börja med att filtrera ut de företag som du vill editera redovisningsperioder för. Observera att det finns en scrollist i nedre delen av bilden som gör att du kan scrolla i sidled för att se alla förutsättningar för bolaget. Längst till höger finns information om hur många transaktioner som finns på bokföringsåret och vilket datum den sista transaktionen har. Det är värdefull information om du vill förlänga eller förkorta ett bokföringsår Markera det företag du vill hantera och välj om du vill Skapa perioder Ändra perioder Ta bort perioder 21

22 Vid nästa visas denna bild där du har möjlighet att editera förutsättningarna. Programmet kontrollerar att ett bokföringsår aldrig blir längre än 18 månader. Dessutom är de perioder där det finns transaktioner inte öppna för redigering. FÖRSTA VERIFIKATIONSNUMMER Denna del av guiden öppnar Första verifikationsnummer åt dig på samma sätt som du valde den från menyn tidigare. Ange första verifikationsnummer och spara. Om du gör det från huvudbolaget så finns möjlighet att kopiera ut samma värden i klienterna. 22

23 Behandlingshistorik From denna version ingår modulen Behandlingshistorik som en standardfunktion i 3L Pro. Vid uppgraderingen kommer inställningarna att vara satta till 0, dvs du måste själv gå in och tala om var du vill skriva noteringar vid förändringar När en post läggs till, ändras eller raderas i ett formulär (w_frm_...) sparas en händelse i en loggningstabell. Information som loggas är vilken tabell i databasen som påverkats, åtgärd (ny/ändra/radera), när, av vem samt en identifikation av vilken post som påverkats. För att kunna tillgodogöra kravet om förändringsbeskrivning som finns beskriven i bokföringsnämndens skrift BFN R 10 finns det möjlighet för användaren att komplettera den obligatoriska loggningen med en beskrivning. Möjlighet att komplettera med beskrivning är begränsat till ett fördefinierat antal tabeller. Under Användare, Inställningar finns följande: 23

24 24 3L Pro Q2 - Nyhetsdokument

25 Frågetecknet vid Kontoplan ger följande hjälptext, som också avser resterande innehåll: Forcerad notering vid spara i formulär (w_frm_...) 0 = Aldrig 1 = Vid ändra/radera 2 = Vid ny/ändra/radera 3 = Vid radera Addera 10 till ovanstående värden om användaren ska tvingas till att skriva en notering. Obs! Ändring av inställning kräver omstart av 3L Pro för att ta effekt. Alternativa värden blir alltså 11, 12 och 13. En systemadministratör (i 3L Pro) kan ändra inställningarna.. Exempel När en ändring är gjort i kontoplanen och användaren sparar, visas följande fönster, där användaren kan göra en notering om orsak till postförändringen. Om inställning för kontoplan är 11 istället för 1, finns det endast en Ok-knapp i fönstret, samt att det inte går att lämna fönstret utan att först ha angett en beskrivning. 25

26 RAPPORTERING I FORMULÄR I de fall en post existerar, kan behandlingshistorik utläsas i formulär. För att dölja historiken, klicka på verktyget för historik eller tryck på Esc. Finns fler historikposter för posten, listas dessa med den senaste överst. Om det finns en förändringsbeskrivning, visas en ikon till höger om signaturen. Ett klick på denna visar beskrivningen. I de fall flera - till huvudposten i formuläret relaterade - rader förekommer i ett formulär, visas behandlingshistorik för markerad rad. Visa historik för annan rad: Stäng historikfönstren med verktyg eller Esc, välj annan rad, och välj historik via verktyg. 26

27 RAPPORT BEHANDLINGSHISTORIK eller Vid rättighetssättning finner du Behandlingshistorik under Systemrutiner. Urval på tidsintervall är obligatoriskt. Sedan kan du välja att visa alla förändringar inom intervallet, eller begränsa ytterligare till vald tabell, tabellgruppering eller viss användare. För att underlätta urvalet (det finns exempelvis över 600 tabeller att välja på), så fylls listboxarna utifrån de historikposter som finns för valt tidsintervall. Ett exempel följer på nästa sida. Observera dock att rapporten är framställd ur en testmiljö. 27

28 I de fall postid (unik identifierare) enbart består av en siffra och den inte ser ut som ett företagsnummer, är det i regel data från en tabell som har en postid av typ PID. Genom SQLfilter i översikt/lista (leverantor.pid = 1) för aktuell tabell, kan du få fram vilken post som avses. 28

29 Fakturering- och kundreskontra ÄNDRAD FORMATTERING FAKTURASPECAR I VISSA FALL Ny formattering vid skapande av fakturaspecifikation där information hämtas från tidredovisningen. Text som är för lång för att få plats på en rad bryter vid närmsta mellanslag för att det ska bli mer lättläst. Raden med namnet på den anställde är fetstil för att öka tydligheten. KONTAKT FRÅN STYRPARAMETRAR MÖJLIG ATT LÄGGA TILL I EBWRAPP Det är möjligt att lägga till kontakt från styrparametrar fakturering i den egenediterade fakturan i ebwrapp.pbl. Hör av dig till din kontaktperson för att få hjälp med detta. KORSREFERENS MELLAN URSPRUNGSFAKTURA OCH KREDITFAKTURA Alla fakturor som krediteras from uppgraderingen till denna version sparas tillsammans med ursprungsfakturanumret vilket gör det möjligt att hela tiden ha en referens mellan ursprunget och kreditfakturan. Denna visas också i Se på partsaldo (vita bilden som du får om du tar Enter eller dubbelklickar på raden) 29

30 NYA MÖJLIGHETER I SE PÅ PARTSALDO From version 2013.Q2 är Se på Partsaldo dynamisk. Det betyder att du själv kan välja vilka kolumner som ska visas, i vilken ordning de ska visas samt hur de ska sorteras. Som start har vi valt att lägga dit de kolumner som fanns i tidigare versioner, men du ändrar enkelt själv genom att välja knappen Välj kolumner och sortering. Det går att spara utseende på systemnivå, dvs. det gäller alla användare i alla bolag, på företagsnivå, d.v.s. det gäller det enskilda bolaget eller på användarnivå, dvs det gäller enbart den aktuella användaren. En användares inställning går före företagets och företagets inställning går före systemets. Om du har rätt att komma åt flikarna för system och företag under användare/inställningar så får du spara inställningar på system och företagsnivå här, annars får du enbart spara inställningar som gäller dig som användare. 30

31 Du väljer kolumner från vänsterkolumnen in i mittkolumnen genom dra och släpp. Du byter ordning genom att lägga dem i rätt ordning i mittkolumnen 31

32 Till höger väljer du hur sorteringen ska vara default, d.v.s. förinställt. Sortering sker i den prioriteringsordning som informationen visas. Genom att klicka på den lilla pilen väljer du om sorteringsordningen ska vara fallande eller stigande. Spara genom att klicka på spara-knappen när du är klar Radera eventuell inställning med raderaknappen 32

33 När du jobbar med Se på partsaldo kan du själv ändra sorteringen under tiden. Klicka på rubriken så ser du en liten pil som visar att sortering sker i denna kolumn. Klicka en gång till så byter du sorteringsordning. Även om du ändrar sortering här så kommer din defaultsortering att användas nästa gång du kommer in i Se på Partsaldo. Nytt är också att du kan markera flera belopp och få summan av dessa direkt i bilden: Den svarta färgen är förvald och går dessvärre inte att ändra på. Det ligger färdigt i vårt utvecklingsverktyg och går inte att påverka från vår sida. Det går också att markera tex 33

34 fakturanummer och få en summering/medelvärde. Inte heller detta har vi möjlighet att påverka, men vi hoppas att ni finner att fördelarna med funktionen överväger de små förbättringspunkter som finns. Det finns också möjlighet att kopiera till urklipp Vilket bland annat möjliggör att klistra in informationen i Excel och fortsätta jobba med den där: De kolumner som visas i Se på Partsaldo kommer med. Notera dock att kolumnen för om en faktura/avi är uppdaterad ALLTID kommer med vid kopiera till urklipp oavsett om den visas i 3L Pro eller inte. 34

35 Hyres- och Avgiftsadministration TYDLIGARE FELMEDDELANDE VID AVBRUTEN AVISERING Då en avisering avbryts och det antas bero på att det finns en samavisering som inte är korrekt är meddelandet förtydligat. Ta alltid för vana att göra kontroller via kontrollistan innan avisering för att undvika detta. KORSREFERENS MELLAN URSPRUNGSAVI OCH KREDITAVI Avidebiteringar visas i trädet på avin Alla avier som krediteras from uppgraderingen till denna version sparas tillsammans med ursprungsfakturanumret vilket gör det möjligt att hela tiden ha en referens mellan ursprunget och kreditavin 35

36 Denna visas också i Se på partsaldo (vita bilden som du får om du tar Enter eller dubbelklickar på raden) NYA MÖJLIGHETER I SE PÅ PARTSALDO From version 2013.Q2 är Se på Partsaldo dynamisk. Det betyder att du själv kan välja vilka kolumner som ska visas, i vilken ordning de ska visas samt hur de ska sorteras. Som start har vi valt att lägga dit de kolumner som fanns i tidigare versioner, men du ändrar enkelt själv genom att välja knappen Välj kolumner och sortering. Det går att spara utseende på systemnivå, dvs. det gäller alla användare i alla bolag, på företagsnivå, dvs det gäller det enskilda bolaget eller på användarnivå, dvs det gäller enbart den aktuella användaren. En användares inställning går före företagets och företagets inställning går före systemets. Om du har rätt att komma åt flikarna för system och företag under användare/inställningar så får du spara inställningar på system och företagsnivå här, annars får du enbart spara inställningar som gäller dig som användare. 36

37 Du väljer kolumner från vänsterkolumnen in i mittkolumnen genom dra och släpp. Du byter ordning genom att lägga dem i rätt ordning i mittkolumnen 37

38 Till höger väljer du hur sorteringen ska vara default, d.v.s. förinställt. Sortering sker i den prioriteringsordning som informationen visas. Genom att klicka på den lilla pilen väljer du om sorteringsordningen ska vara fallande eller stigande. Spara genom att klicka på spara-knappen när du är klar 38

39 Radera eventuell inställning med raderaknappen När du jobbar med Se på partsaldo kan du själv ändra sorteringen under tiden. Klicka på rubriken så ser du en liten pil som visar att sortering sker i denna kolumn. Klicka en gång till så byter du sorteringsordning. Även om du ändrar sortering här så kommer din defaultsortering att användas nästa gång du kommer in i Se på Partsaldo. Nytt är också att du kan markera flera belopp och få summan av dessa direkt i bilden: 39

40 Den svarta färgen är förvald och går dessvärre inte att ändra på. Det ligger färdigt i vårt utvecklingsverktyg och går inte att påverka från vår sida. Det går också att markera tex fakturanummer och få en summering/medelvärde. Inte heller detta har vi möjlighet att påverka, men vi hoppas att ni finner att fördelarna med funktionen överväger de små förbättringspunkter som finns. Det finns också möjlighet att kopiera till urklipp Vilket bland annat möjliggör att klistra in informationen i Excel och fortsätta jobba med den där: De kolumner som visas i Se på Partsaldo kommer med. Notera dock att kolumnen för om en faktura/avi är uppdaterad ALLTID kommer med vid kopiera till urklipp oavsett om den visas i 3L Pro eller inte. 40

41 Tidredovisning MOBIL TID OCH ATTEST I samband med denna version släpper vi vår mobila tid och attest. Mobil tidredovisning och attest av tid är en fristående modul till 3L Pro, men förutsätter att man använder tidredovisningen i 3L Pro. Modulen är byggd som en webbsida som anpassar sig efter storleken på skärmen vilket innebär att den går lika bra att använda i en mobiltelefon som i en dator. Den kräver inga installationer på de datorer eller mobiltelefoner som ska använda den. Du surfar helt enkelt in på en webbsida, loggar in och börjar din tidredovisning eller attest av tid. REDOVISA TID Som tidredovisare kommer du åt de projekt som du ska tidredovisa på. Du får en bra översikt över perioden och kan enkelt titta på befintliga tidrader samt lägga till nya. Vid registrering av tid anger du tidkod, projekt, arbetsart och hur många timmar du har arbetat. Om arbetsarten är debiterbar kommer du också ges möjlighet att ange avvikande antal fakturerbara timmar mot de faktiskt arbetade. Du kan också ange en förklarande text. ATTESTERA TID I PROJEKT Om du är attestansvarig för tid i ett projekt visas tiden för ditt eller dina projekt. Du får en sammanställning över den totala tiden i projektet och du kan välja att titta på den tiden per anställd i projektet eller på enstaka detaljrader. Du kan välja att attestera tid på en summerad nivå eller ner på enskilda tidrader. Du har också möjlighet att öppna enskilda tidrader för att t.ex. ändra projektnummer eller den text som i ett senare läge kommer ut på fakturan. ATTESTERA TID FÖR ANSTÄLLDA Om du är attestansvarig för anställda visas tiden för dina anställda. Du får en sammanställning över den anställdes tid i tidperioden och du kan välja att titta på den tiden per projekt eller på 41

42 enstaka detaljrader. Du kan välja att attestera tid på en summerad nivå eller ner på enskilda tidrader. Du har också möjlighet att öppna enskilda tidrader för att t.ex. ändra projektnummer. SPÄRR MOT ÖVERLAPPANDE TIDPERIODER Med anledning av den mobila tiden och attesten har vi gjort utveckling som innebär att endast en tidperiod per datum behövs. Detta innebär också att vi nu har lagt en spärr mot att lägga in tidredovisningsperioder som överlappar varandra. Vi tittar inte på befintliga perioder som redan finns i 3L Pro vid uppgraderingen, men vid uppläggning av nya perioder görs kontroll att inte datumen överlappar varandra. LÖNEPERIODSTYP För att veta vilken löneperiod den tidredovisade tiden ska överföras till vid uppdatering om man har flera olika löneperiodstyper finns numera en koppling mellan den anställde och löneperioden. 42

43 Det är en inställning under användare/inställningar/programinställningar/personaladministration som talar om ifall man vill jobba med denna nya koppling, eller om man vill fortsätta att koppla tidperioder till löneperioder (förutsätter att man inte behöver flera tidperioder per datum) 43

44 Inställningen är satt till Nej vid uppgraderingen och måste sättas till JA om ni önskar jobba på detta sätt. Första gången man öppnar personalregistret eller löneperiodsregistret efter att inställningen är satt till JA får man följande upplysning Och bilden för att registrera löneperiodstyper visas. 44

45 Detta register är alltså helt fritt och du kan lägga in de typer ni behöver i ert företag. För att editera i denna lista efteråt dubbelklickar man i fältet löneperiodstyp Vid uppdatering till lön och koppling tidperiod till löneperiod saknas, d.v.s. det nya sättet att koppla ihop en tidtransaktion med en löneperiod används (via löneperiodstyp) görs en kontroll att alla förekommande anställda är kodade med en löneperiodstyp som även finns i löneperiod. Om inte samstämmighet finns avbryts körningen med meddelande att det finnas anställda som har ej godkända löneperiodstyper och att man måste åtgärda dessa innan överföring till lön kan ske. 45

46 ATTESTANSVARIG PÅ PROJEKT Med anledning av den mobila tiden och attesten kan man koppla en attestansvarig för tiden på ett projekt. Kopplingen görs i trädet på projektet. Denna koppling har ingen funktion för attesten i windowsvarianten av 3L Pro utan används endast i den mobila attesten. TILLFÄLLIG ATTESTANSVARIG Med anledning av den mobila tiden och attesten kan man koppla tillfälligt attestansvariga för en person. Det gör man i trädet för personaluppgifterna, antingen via personaladministrationen eller via tidredovisningen 46

47 Det finns ingen funktion för detta i attesten i windowsversionen i 3L Pro, men i den mobila attesten kan man alltså tala om vem som är tillförordnad attestant om man har semester, är sjuk eller är frånvarande av annan orsak. Under den tidsperiod som anges kommer ersättaren att få upp all tid för attest som huvudattestanten får. Även huvudattestanten ser tiden under denna period. Det går att lägga upp flera perioder med tillfälliga attestansvariga, men bara en ansvarig åt gången. Webbportalen Rapporten Debiteringar har kompletterats med kontraktsslag, summering på debiteringar samt urval på olika kontraktstyper. Medlemsförteckningen har kompletterats med aviseringsadressen Projekthuvudboken och projektsammandrag fördelat visar siffrorna med omvänt tecken precis som projektresultatet gör Det är möjligt att Spärra drilldown för enskilda användare. Markering sker på webbanvändaren i 3L Pro. 47

48 48 3L Pro Q2 - Nyhetsdokument