Övningar Affärsdokument Innehåll Vanligt brev... 2 Kallelse... 8 Protokoll... 13 Avtal... 17 Faktura... 26 Blankett... 31
Avsändarens Namn Gatuadress Postnummer POSTADRESS 2011-05-26 Telefon: 123456 Fax: 567890 E-post: fornamn.efternamn@foretaget.se Mottagarens adress Gatuadress Postnummer Postadress Angående vårt planerade sammanträde Torsdagen den 14 november, klockan 12 30, skulle vi egentligen ha träffats för att planera inför julhelgen. Dessvärre kommer jag inte att hinna hem från Italien till dess, eftersom flygplanen inte går som de skall just nu. Därför har jag en idé om att vi i stället träffas en timma före vår fest, den 17 november. Tiden blir då 17 30. Vi kommer då att hålla ett kortare möte, innan våra kunder dyker upp. Maria fixar med dukningen och Palle tar emot gästerna, så det behöver vi inte bekymra oss om. Hälsningar Jonas A 2
Affärsdokument i praktiken Det finns egentligen ingen standard för vanliga brev. Däremot finns det vissa, enkla rekommendationer, som underlättar läsningen. Här skall jag försöka visa hur de fungerar och vad man bör tänka på. Det brev vi skall skapa syns i miniatyr till höger. Det finns också att ladda ner i Word-format. Här hittar du filen > Om du använder Internet Explorer öppnas eventuellt filen i stället för att sparas. Då måste du i stället ladda ner filen till din dator. Högerklicka på länken och välj alternativet "Spara mål som..." eller "Save this link as..." Mac-ägare håller i stället nere musknappen över länken för att få upp samma alternativ. Öppna sedan filen i Word. a) Starta Word, med ett nytt, tomt dokument. b) Se till att verktygsfälten Standard, Formatering och Rita finns framme på skärmen. Du tar fram verktygsfälten via menyn Visa - Verktygsfält. Förbockade verktygsfält syns framför dig på skärmen. På sidan om grunderna i Word kan du lära dig mer om hur verktygsfälten fungerar. Läs mer här: www.jonasweb.nu/programkunskap/word/grund/grunderna.htm c) Skriv in ditt namn och din adress, enligt bilden till höger. Obs! När man skriver in adresser till Internet vill Word och de andra Office-programmen göra om dem till länkar. Detta sker då du trycker mellanslag eller byter 3
rad. Trycker du på Ångra-knappen slipper du länken. Jag har även skrivit en hjälpsida om detta fenomen, som du hittar här: www.jonasweb.nu/html/novis/d7.html d) Till höger om postadressen skall dagens datum stå. För att placera datumet skall vi använda ett tabbstopp. 1. 2. 3. 4. 5. Ställ dig efter postadressen. Gå in under menyn Format - Tabbar. I rutan för Tabbläge skriver du in 11 (elva). Klicka på rutan Ange för att lägga till tabben. Klicka på Ok för att godkänna. Tabbstoppet dyker upp som en svart vinkel på linjalen, ovanför själva brevet. Om du saknar linjalen hittar du den under menyn Visa - Linjal. Bilden här nedanför visar linjalen och tabbstoppet. e) Tryck en gång på tabbtangenten. Du hittar den till vänster på tangentbordet, strax ovanför CapsLock. Den har två pilar på sig, som pekar åt vänster-höger. Markören hoppar nu till tabbstoppet vid 11 cm. f) Vi skall nu infoga dagens datum. Gå in under menyn Infoga och välj alternativet Fält. En ruta dyker upp med olika fältnamn i bokstavsordning. Bläddra ner till Date (Datum) och klicka på den. Välj ett lämpligt datumformat i listan till höger. Godkänn med Ok när du är klar. g) Efter avsändarens adress skall du göra 4 radbrytningar med Retur-tangenten (eller Enter). På den fjärde raden brukar man skriva in mottagarens adress. Hitta på en egen mottagare! h) Gör sex radbrytningar. På den sjätte raden skall du skriva in en rubrik. Här är några förslag: 4
Hej! Ansökan som projektledare (Ref: 023-5698-B) Förslag till förändringar av licens Svar på ditt brev den 16 oktober Angående vårt planerade sammanträde Tanken är alltså att rubriken skall vara tydlig och informativ. För att öka kontrasten till den övriga texten gör vi därför också rubriken fet. Fet stil får man genom att först markera det man vill förändra. Enklast är att ställa sig till vänster om meningen, hålla nere musknappen och dra åt höger. Man kan också ställa sig till vänster om raden och när muspekaren pekar in mot raden klicka. Då markeras hela raden. Ytterligare ett sätt är att klicka blixtsnabbt tre gånger på raden. Då markeras hela stycket. Obs! Om du drar i en markering flyttar du texten. Se alltså upp så att inte det sker. Tänk på att du alltid kan ångra dig genom att gå in under Redigera - Ångra. När rubriken är markerad klickar du på F på verktygsfältet Formatering. Jag har ritat en röd ring runt det verktyget i bilden här bredvid. i) Gör en eller två radbrytningar och skriv följande text: Torsdagen den 14 november, klockan 12 30, skulle vi egentligen ha träffats för att planera inför julhelgen. Dessvärre kommer jag inte att hinna hem från Italien till dess, eftersom flygplanen inte går som de skall just nu. Därför har jag en idé om att vi i stället träffas en timma före vår fest, den 17 november. Tiden blir då 17 30. Vi kommer då att hålla ett kortare möte, innan våra kunder dyker upp. Maria fixar med dukningen och Palle tar emot gästerna, så det behöver vi inte bekymra oss om. För att åstadkomma upphöjd text i 17 30 skriver du först texten som vanligt. Markera 30 och gå in under menyn Format - Tecken. Markera alternativet "upphöjd". 5
Obs! Bilden är så stor att jag skapat en miniatyr. Klicka på den för att se dialogrutan i full storlek. För att kunna skriva idé måste man först skriva accenten och därefter bokstaven e. Accenttecknet hittar du uppe till höger på tangentbordet. j) Gör två radbrytningar efter brevet och skriv på den andra raden: Hälsningar. k) Gör 3-4 radbrytningar och skriv in avsändarens namn. Detta avstånd är standard och är till för att namnteckningen skall få plats. Om man inte skall skriva sin namnteckning, t.ex om brevet skall skickas med e-post, kan man göra två radbrytningar i stället och sedan skriva namnet på den andra raden. (Två radbrytningar innebär alltså att det bildas ett mellanrum på en rad mellan styckena!) l) Innan vi är klara skall vi göra några saker till. Först skall vi ändra teckensnittet. Markera all text. Enklast gör du det via menyn Redigera - Markera allt. Du ser en bild av den menyn här bredvid. På verktygsfältet Formatering finns en väljare för teckensnittet. Välj antingen en linjär, t.ex Verdana eller Garamond, eller en antikva, som Arial eller Verdana. Du kan läsa mer om teckensnitt på sidan om det: www.jonasweb.nu/text /teckensnitt.html Här har jag valt Garamond, som jag tycker passar ganska bra. Det är en stil som också blir mycket snyggare vid utskrift än Times New Roman, som r standard i Word. m) Låt markeringen av texten vara kvar (eller markera allt igen). Vi skall nu minska textens bredd något. Man brukar säga att radlängden inte skall överstiga 13 cm. Gå in under menyn Format - Stycke. I rutan för höger indrag skall vi skriva in ett värde. Eftersom man räknar från höger går det inte att skriva in 13. I stället väljer du ett värde som ger 13 cm, t.ex 3 cm. Bilden till höger visar hur det ser ut. 6
Obs! Bilden är så stor att jag skapat en miniatyr. Klicka på den för att se dialogrutan i full storlek. Klicka på Ok för att godkänna. Avmarkera sedan all text, genom att klicka någonstans i dokumentet. n) Till sist skall vi spara dokumentet. Detta gör man första gången under Arkiv - Spara som... Word vill alltid spara i Mina dokument, vilket åtminstone jag tycker är irriterande. Man kan alltid välja en annan plats. Bilden visar hur det ser ut när man gör det. Obs! Bilden är så stor att jag skapat en miniatyr. Klicka på den för att se dialogrutan i full storlek. Spara filen var du vill med ett lämpligt namn. Undvik svenska tecken och mellanslag i namnet! Kallelse >> 7
Avsändarens Namn KALLELSE Gatuadress Postnummer POSTADRESS 2011-05-26 Telefon: 123456 Fax: 567890 E-post: fornamn.efternamn@foretaget.se Medarbetare på Jonas Webresurs Kallelse till årsmöte Tid Tisdagen den 24 januari, 2003 Plats Stora sammanträdesrummet Ärenden 1 Jonas sammanfattar 2002 2 Personalinformation 3 Köp av nya datorer 4 Uppstarten och festen 5 Övriga frågor Bilagor: Årsberättelse för 2002. Inbjudan till Uppstartsfest den 3 mars. Välkomna! Jonas Ahlberg 8
Affärsdokument i praktiken En variant på det förra brevet är att skicka det som en mer formell kallelse. Det dokument vi skall skapa syns i miniatyr till höger. Det finns också att ladda ner i Word-format. Här hittar du filen > a) Öppna det brev du gjorde i förra övningen. Spara det som en ny fil, med namnet Kallelse. På så vis får du nu en kopia av ditt brev. b) Ställ dig till höger om avsändarens namn. Lägg in ett tabbstopp vid 9 cm. Du gör det som vanligt under Format - Tabbar. Ställ dig ute vid tabbstoppet och skriv in dokumentnamnet KALLELSE, med versaler (=stora bokstäver) och fet stil. c) Minska höger indrag i hela dokumentet. Detta gör vi för att texten skall få plats. Du gör det som vanligt under menyn Format - Stycke. Samtliga värden skall då vara noll eller inget. d) Ändra tabbstoppet för datumet så att det blir 9 cm. Därmed följer vi standarden för sammanträdesdokument. Ett enklare sätt att minska indragen på är via reglagen på linjalen. Du kan läsa mer om hur de fungerar på sidan om styckekontroll: www.jonasweb.nu/programkunskap/word/grund/stycke.htm#2 Obs! Om du har otur lägger programmet i stället till en tabb, när du klicka på linjalen. Du kan enkelt ta bort tabbstoppet igen genom hålla nere musknappen på det och dra nedåt. e) Ta bort mottagarens namn och adress från brevet. På raden där mottagarens adress stod, fyra rader under avsändarens postadress, brukar man i stället skriva vilken grupp kallelsen riktar sig till, t.ex så 9
här: Styrelsens ledamöter Föräldrar i klass 4A Medlemmar i Makrillarna Medarbetare på Jonas Webresurs Denna text skriver man oftast vid samma tabbstopp som KALLELSE och datumet. Det blir snyggare då. Skapa alltså ett sådant tabbstopp och skriv in en lämplig text. f) Det är nu dags att skriva in ärendemeningen (=rubriken) för kallelsen. För att brevet skall se snyggare ut och inte bli för brett, skall vi flytta in den en bit från vänster. Texten flyttas in via ett vänster indrag på 4 cm. Detta fungerar bättre än tabbstopp för längre texter. Börja med att ta bort den gamla rubriken och texten under den. Detta gör du genom att markera den och trycka på Deleteknappen. Gå sedan in under Format - Stycke och skriv in 4 vid vänster indrag. Vid höger indrag skall det stå noll. I förra övningen fick du lära dig var man skriver in värdena för de olika indragen. Därför visar jag ingen bild på det här. g) På linjalen har nu "timglaset" hoppat in till läget 4 cm. Skriv nu in texten: Kallelse till årsmöte med fet stil. Gör två radbrytningar och avmarkera den feta stilen. h) Vi skall nu lägga in uppgifter om tid och plats. Snyggast blir det om vi använder ett tabbstopp för dem vid 6 cm. Texten nedan visar hur texten skall se ut. Texten Tid och Plats står vid 4 cm och uppgifterna för dem ute vid tabbstoppet vid 6 cm: Kallelse till årsmöte Tid Tisdagen den 24 januari, 2003 Plats Stora sammanträdesrummet 10
i) Efter uppgifterna om tid och plats brukar man ange vilka ärenden som skall behandlas. Ärenden är här inte detsamma som dagordningen. En dagordning är normalt mer detaljerad och kan med fördel skrivas i ett särskilt dokument. Använd samma layout för den! Två rader under "Plats" skriver du därför texten Ärenden, med fet stil. Gör två radbrytningar och ta bort den feta stilen på den nya raden. Nu är vi klara att lägga in ärendena. Vi skall göra detta i punktform, en s.k numrerad lista. Skriv in en etta och hoppa med tabbtangenten till tabbstoppet vid 6 cm. Har stoppet försvunnit får du lägga till det igen. Obs! Ett problem med att skriva siffror är att Word gärna ändrar formatet till ett eget. Man kan ändra detta på olika sätt. Enklast är att trycka på Ångra direkt när listan skapas. Då avbryter Word formateringen. Du kan läsa mer om hur autoformateringen stängs av på nybörjarsidan om det. Läs mer här: www.jonasweb.nu/html/novis /d8.html Jag har även skrivit en sida om hur man ändrar formatet på punktlistor. Läs mer här: www.jonasweb.nu/programkunskap /word/grund/listor.htm Skriv in en lämplig text. Jag skrev "Jonas sammanfattar 2002". j) Skriv in några ärenden. Bilden till höger visar mina förslag. k) Gör 3-4 radbrytningar och skriv in ordet Bilagor. Obs! I mer formella sammanhang står ibland tecknet./. som uttalas piska och innebär att det finns bilagor bifogade. Jag tycker att man i stället kan skriva just "bilagor", så att alla förstår. På samma rad skapar du ett tabbstopp vid 4 cm. Ute vid stoppet skall du skriva in vilka bilagor som bifogas. Jag har här valt följande bilagor (som vi inte behöver skapa utan bara låtsas): 11
Årsberättelse för 2002 Inbjudan till Uppstartsfest l) Slutligen skall vi lägga in en avslutning. Använd tabbstopp eller vänster indrag och lägg in följande text: Bilagor: Årsberättelse för 2002. Inbjudan till Uppstartsfest den 3 mars. Välkomna! Jonas Ahlberg m) Spara dokumentet. << Vanligt brev Protokoll >> 12
Avsändarens Namn PROTOKOLL Gatuadress Postnummer POSTADRESS 2011-05-26 Årsmöte 24 januari, 2003 Närvarande Ej närvarande Anna Andersson Bertil Bok Ceasar Christoffersson David Drott 1. Inledning Jonas öppnade mötet och hälsade alla välkomna. Jonas valdes till ordförande, Bertil till sekreterare och Anna och Ceasar till justerare av protokollet. 2. Jonas sammanfattar 2002 Jonas berättade vad som hänt på företaget och redogjorde för de mål vi satt upp, liksom hur väl vi nått dem. Budget och ekonomiska analyser presenterades (se bilaga 1). Målen för 2003 diskuterades. 3. Personalinformation Vi behöver någon som kan ansvara för receptionen under lunchtid. Ceasar åtog sig att fråga Jeanette, som har sagt att hon gärna jobbar ibland. 4. Köp av nya datorer Datorn i faxrummet behöver bytas ut. Även skrivarservern är gammal. Jonas tar reda på vad det kostar att leasa eller köpa. 5. Uppstarten och festen Vi kommer att ha en personalfest den 15 mars i stället för den 3:e. Anna har kontaktat en festarrangör. Priset blir 300:- per par och 180:- för endast en person. I dagsläget är vi 15 personer. Anna håller i all info. 6. Övriga frågor Sophämtningen blir 200:- dyrare i månaden om vi fortsätter källsortera. Vi var eniga om att det känns bäst att betala lite för det. Bilaga: Budget och ekonomiska analyser, 2002. Vid protokollet Bertil Bok Justerat Anna Andersson Ceasar Christoffersson 13
Affärsdokument i praktiken Ett protokoll kan utformas utifrån samma grunddokument och med samma layout som en kallelse eller dagordning. Detta blir ju praktiskt om man inte vill göra om allt arbete med layouten. Men för att vi skall lära oss lite nya saker, skall vi här skapa en lite annan layout än tidigare. Vi återanvänder dock det vi hittills gjort. Det protokoll vi skall göra syns i miniatyr till höger. Det finns också att ladda ner i Word-format. Här hittar du filen > a) Öppna det brev du gjorde i förra övningen. Spara det som en ny fil, med namnet Protokoll. På så vis får du nu en ny kopia av ditt brev. b) Ändra texten "KALLELSE" till "PROTOKOLL", längst upp i dokumentet. c) Ställ dig nedanför uppgifterna om avsändare och markera texten i resten av dokumentet. Gå in under Format - Stycke och nollställ alla värden. Gå in under Format - Tabbar och radera alla tabbstopp. d) På raden där det står "Medarbetare..." skall det i stället stå: Årsmöte 24 januari, 2003. Använd fet eller understruken stil. e) Gör två radbrytningar och skriv Närvarande. (Texten skall alltså stå utan något indrag.) f) Skapa ett vänsterställt tabbstopp vid 4 cm. Ute vid tabbstoppet skall första namnet, Anna Andersson, stå. De andra namnen kan sedan antingen skrivas efter varandra, framförallt om de är många, eller under varandra. Jag skriver namnen under varandra och använder tabbstoppet för att placera texten med rak vänsterkant. Årsmöte 24 januari, 2003 Närvarande Ej närvarande Anna Andersson Bertil Bok Caesar Christoffersson David Drott 14
g) Två rader under listan med närvarande brukar man skriva in vilka som inte kom på mötet. Jag väljer att skriva Ej närvarande ute i vänsterkanten och namnet vid tabbstoppet. h) När närvaron är överstökad är det dags att skriva in vad som hände på mötet. Det gör vi ett par rader under listan med namn. För att skapa en ny uppställning skall du göra följande: Ett hängande indrag på 4 cm Ett vänsterställt tabbstopp om 4 cm Ett hängande indrag åstadkommer man under menyn Format - Stycke. Bilden visar var man anger indraget. Ett hängande indrag innebär att första raden stannar kvar, medan resten av stycket hoppar in en bit på papperet. Första punkten är normalt en inledning, då ordföranden hälsar välkommen och sekreterare och andra väljs. I vänsterkanten skriver jag 1. Inledning. Sedan hoppar jag med tabben ut till tabbstoppet och skriver in texten om vad som hände inledningsvis. 1. Inledning Jonas öppnade mötet och hälsade alla välkomna. Jonas valdes till ordförande, Bertil till sekreterare och Anna och Caesar till justerare av protokollet. 2. Jonas sammanfattar 2002 3. Personalinformation 4. Köp av nya datorer 5. Uppstarten och festen Jonas berättade vad som hänt på företaget och redogjorde för de mål vi satt upp, liksom hur väl vi nått dem. Budget och ekonomiska analyser presenterades (se bilaga 1). Målen för 2003 diskuterades. Vi behöver någon som kan ansvara för receptionen under lunchtid. Caesar åtog sig att fråga Jeanette, som har sagt att hon gärna jobbar ibland. Datorn i faxrummet behöver bytas ut. Även skrivarservern är gammal. Jonas tar reda på vad det kostar att leasa eller köpa. Vi kommer att ha en personalfest den 15 mars i stället för den 3:e. Anna har kontaktat en festarrangör. Priset blir 300:- per par och 180:- för endast en 15
person. I dagsläget är vi 15 personer. Anna håller i all info. 6. Övriga frågor Sophämtningen blir 200:- dyrare i månaden om vi fortsätter källsortera. Vi var eniga om att det känns bäst att betala lite för det. Obs! Som du ser börjar varje ny rad ute vid tabbstoppet. Det beror på det hängande indraget, som innebär att första raden i stycket inte påverkas, medan alla de andra raderna gör det, som jag skrev tidigare. i) Nästa punkt är "Jonas sammanfattar 2002". Denna rubrik blir lite för lång och vi kan inte utnyttja tabbstoppet vid 4 cm. Man kan då antingen skapa ett nytt tabbstopp en bit till höger på samma rad, eller skriva in texten om detta på nästa rad. Jag väljer det senare. Obs! Jag har gjort texten ganska informell. Vissa vill i stället använda nyckelord, t.ex: "Beslöts att fortsätta källsortera" eller "Diskuterades att källsortera". på så vis kan det bli lättare att skumma igenom protokollet. j) När all texten är inskriven kan man lägga in en avslutning om man vill. Man kan helt enkelt kalla den för Avslutning. Sedan kan man lägga in att ordföranden avslutade mötet. Man kan också ange tid och plats för nästa möte. Jag struntar i avslutning. Däremot lägger jag in information om den bilaga som diskuterades på mötet. k) Gör två radbrytningar och skriv in Vid protokollet. Gör 3-4 radbrytningar och skriv in sekreterarens namn. Gör ytterligare l) Gör ytterligare två radbrytningar och skriv in Justerat. Gör 3-4 radbrytningar och skriv in den första justerarens namn. Skriv in den andre vid ett lämpligt tabbstopp, t.ex vid 8 cm. m) Spara dokumentet. << Kallelse Avtal >> 16
JW AB AVTAL Handläggare Datum Beteckning Jonas Ahlberg 2003-02-12 JW-890-3B Telefon 0756-456 98 Avtal om konsultuppdrag 1. Parter Avtalet gäller Företaget AB som är beställare och JW AB som är konsult. 2. Uppdragsbeskrivning JW AB skall genomföra en IT-utbildning i form av en grundkurs i Word för 20 anställda inom Företaget AB. Kursen hålls den 13-14 mars 2003 och är på totalt 16 timmar. Kursinnehållet bestäms av JW AB och kursdeltagarna vid första kurstillfället. JW AB ansvarar för kursmaterialet. Företaget AB ser till att en datasal bokas, samt skickar kursinbjudan till sina anställda. 3. Ersättning Företaget AB skall senast 10 dagar innan kursdatum betala 8.000:- (halva beloppet) till JW AB och resterande belopp, 8.000:-, inom en månad från det datum då kursen är genomförd. 4. Ansvar och försäkringar JW AB ansvarar för att ta fram kursmaterialet. Företaget AB ansvarar för kurslokalerna. Inga extra försäkringar behövs. 5. Rättigheter JW AB äger de fullständiga rättigheterna till kursmaterialet. Detta avtal har upprättats i två lika exemplar fär vardera parten har fått ett exemplar var. JW AB Företaget AB Jonas Ahlberg Fredrik Företagare 2003-02-14 2003-02-14 Postadress Besöksadress Telefon Telefax Postgiro Internet Org.nr Box 12345 Internetgatan 4 123-456 78 90 123-456 79 90 496 67 98-9 www.jonas.wb 569807-9876 487 45 Göteborg Kulturens Hus Bankgiro E-post 6789-5432 kontoret@jonas.wb 18
Affärsdokument i praktiken Avtal tillhör den typen av dokument som kallas affärsdokument. De används för att reglera överenskommelser mellan två eller flera parter. Ett avtal är till för att förhindra att konflikter uppstår. Det skall också ge vägledning om parternas ansvar, rättigheter och skyldigheter. Avtal används kanske mest i näringslivet och har då ofta ett företags logotyp i brevhuvudet. Längst ner, i det som kallas sidfoten, finns uppgifter om adresser. Ett avtal går enkelt att anpassa till andra ändamål, t.ex en förfrågan, intyg, betyg, beställning, anbud, rekvisition eller liknande. Layouten styrs av en särskild standard, som går under namnet SS034321 eller Dokument för kontor - Utformning. Dessutom tillkommer ju en hel del juridik. Därför bör man alltid noga läsa igenom vad man har skrivit. Avtal kan med fördel också läsas av en jurist, i synnerhet när mycket pengar står på spel. I exemplet nedan har jag mest ägnat mig åt att få avtalets layout så snygg som möjligt. Innehållet får sedan var och en står för själv. Det avtal vi skall göra syns i miniatyr till höger. Det finns också att ladda ner i Word-format. Här hittar du filen > Uppgift 1: Dokumentformat Öppna ett nytt, tomt dokument. Words grundinställningar innebär att marginalerna blir för breda för att det skall bli snyggt. Dessutom följer Word inte standarden för kontorsdokument. Därför måste vi nu först ändra detta. I olika versioner av Word hittar man olika vägar till sådana inställningar. Vanligtvis går man in under Arkiv-menyn och väljer där Utskriftsformat eller så går man in under Format-menyn och väljer Dokumentlayout. Du skall i vilket fall hitta inställningarna för marginalerna. Visserligen kan man också ta tag i kanterna på linjalen, men det ger inte alls den precision vi vill ha här. 19
Jag använder Word XP och Word 2001 och går där in under Arkiv - Utskriftsformat. Sedan väljer jag fliken Marginaler. Marginalerna är i grundinställningen 2,5 cm breda runt omkring papperet (se bilden ovan). I kontorsstandarden anges att marginalerna i stället skall vara: Topp: 0,1 cm Botten: 0,7 cm Vänster: 2,1 cm Höger 0,7 cm Använder du ett layoutprogram som InDesign, PageMaker eller QuarkXPRess, är detta lätt att ställa in. I Word går det i princip inte, eftersom Word ändrar de värden man skriver in om de är så små. Jag har därför arbetat mig fram till följande värden, som jag tycker är en bra kompromiss: Överkant: 1 cm Nederkant: 1 cm Vänster: 2,1 cm Höger: 2 cm Fästmarginaler innebär att en extra marginal läggs till i vänstermarginalen (eller högermarginalen om man skriver ut med motstående sidor). Detta använder man om man t.ex vill binda ihop sidorna i bokform och liknande. Uppgift 2: Sidhuvud Sidhuvudet och sidfoten i ett dokument kallas ibland för utgivarfält. Det är alltså där utgivarens uppgifter skall skrivas in. I sidhuvudet skall vi nu därför lägga in företagets logotyp och några andra uppgifter. I sidfoten skall vi senare placera alla adressuppgifter. Hur utgivarfälten måste se ut beror ganska mycket på vilken bolagsform företaget har. Sådana detaljer går jag dock inte in på här. 20
Börja med att öppna sidhuvudet. Det gör du via menyn Visa - Sidhuvud och sidfot. Man kan enkelt lägga in en logotyp via kommandot Infoga - Bildobjekt - Från fil. Eftersom vi inte har någon logotyp att lägga in skall nu rita den. Ta därför fram ritverktygen via menyn Visa - Verktygsfält - Rita. På verktygsfältet hittar du olika knappar för olika verktyg. Håller du muspekaren över en knapp får du upp en kort skylt med dess namn och funktion. Obs! I nyare versioner av Word kommer du ibland att stöta på en ruta med texten "skapa din teckning här". Den dyker upp då du aktiverar ett ritverktyg. Jag tycker den är onödig och krånglig, så jag trycker alltid bort den via delete-knappen. Välj rektangelverktyget och rita en rektangel och en cirkel (eller ellips). Logotypen skall bli en till två centimeter hög. Titta på linjalen till vänster för att veta storleken! Fyll med valfri färg m.h.a spannen på samma verktygsfält. Pröva dig fram! Om du känner att du absolut inte förstår hur ritverktygen fungerar och du inte har någon lärare i närheten, kan du läsa mer på följande sida: Det du ritar skall placeras längst upp i vänstra hörnet av sidhuvudet. För att flytta ett ritobjekt klickar du på det för att markera det. Sedan kan du enkelt dra det till rätt plats. Du kan också använda piltangenterna. Genom att hålla nere Ctrl-tangenten (Alt i Mac) och klicka med piltangenterna kan du enkelt finjustera placeringen av objekten. Vi skall nu skriva in text till höger om och under logotypen. Du hoppar enklast till rätt ställe genom att göra radbrytningar med Enter/Returtangenten eller genom att hoppa med tabbtangenten. Du skall nu lägga in följande text under rubriken. Gör ett par radbrytningar för att hamna där. Eventuellt vill logotypen åka med, men då kan du enkelt ta tag i den och flytta upp den igen med muspekaren. 21
När du står under logotypen skriver du: Handläggare - använd Verdana som teckensnitt och storleken 8 punkter. På raden under skriver du ditt namn. Använd Verdana 10 punkter. Sedan följer Telefon, dvs handläggarens telefon, som du skriver med Verdana 8 pt. På den fjärde raden skriver du dit ett telefonnummer och använder Verdana 10 pt. Ett bra sätt att jobba på är att först skriva texten och först därefter ändra teckensnittet och storleken. Markera texten antingen genom att klicka på den och dra med muspekaren åt vänster eller höger. Se upp så att inte texten flyttas! Det går också att ställa sig till vänster om en rad och klicka, för att markera hela raden. När markeringen är gjord kan du enkelt ändra teckensnittet och storleken. Markera nu alla rader i sidhuvudet. Enklast gör du det via kortkommandot Ctrl + A (Cmd + A i Mac). Du kan också gå in under Redigera - Markera allt. Du skall nu skapa ett tabbstopp vid 9 cm och ett vid 14 cm. Gå in under Format - Tabbar. I rutan tabbläge skriver du in 9. Klicka sedan på knappen Ange. Skriv in 14 och Ange. Nu har du skapat två olika tabbstopp för de fyra rader du markerat. Klicka Ok för att komma tillbaka. Du ser tabbstoppen som svarta vinklar uppe på linjalen. Bilden visar hur det ser ut. Ställ dig på raden ovanför texten "Handläggare". Tryck på tabbtangenten en gång. Du förflyttas nu ut till tabbstoppet vid 9 cm. Skriv AVTAL med stora bokstäver. Använd Verdana 12 pt och gör gärna fet stil. Ställ dig på raden under, direkt till höger och texten "Handläggare". Tryck på tabbtangenten för att hoppa ut till 9 cm. Skriv texten Datum med Verdana 8 pt. Stå kvar på samma rad. Tryck tabb igen så att du hoppar ut till 14 cm. Skriv texten Vår beteckning. Om inte detta får plats kan du skriva enbart "Beteckning" eller "Ärende". På raden under, ute vid samma tabbstopp skall dagens datum och ett ärendenummer skrivas in. Använd Verdana 10 pt för denna text. Bilden längre upp visade hur det skall se ut 22
Du kan också titta direkt i Word-filen, om du laddar ner den. Se längst upp för en länk. Spara dokumentet med valfritt namn. Uppgift 3: Sidfoten Stå kvar i sidhuvudet. På verktygsfältet för Sidhuvud och sidfot finns en knapp för att hoppa mellan sidhuvudet och sidfoten. Man kan också använda sig av rullningslisten till höger om dokumentet och skrolla sig ner. Sidfoten skall innehålla företagets adressuppgifter. Vi skall därför använda oss av en uppställning som styrs med tabbar. I sidfoten skall du börja med att skapa följande tabbstopp. Se under förra övningen längre upp om du har glömt hur man gör. 0 2,3 5 7,5 10 12 14,5 0 2,5 4,6 6,9 9,2 11,5 13,8 Dessa värden följer inte riktigt standard. Jag har skrivit in standardvärdet på raden nedanför. När tabbinställningarna är klara kan du ställa in teckensnitt och storlek. Jag valde Verdana 6 pt. Därefter skall du skriva på första raden, vid var och en av tabbarna: 0 2,3 5 7,5 10 12 14,5 Postadress Besöksadress Telefon Telefax Postgiro Internet Org.nr Den här sidan är en del av Jonas Webresurs - www.jonasweb.nu - copyright 1998-2011 Hoppa ner en rad och hitta på lämpliga adressuppgifter och nummer för rubrikerna! För att få en snyggare sidfot tycker jag att man kan lägga in en övre kantlinje längst uppe i den. Ställd dig därför på första raden i sidfoten och leta sedan upp knappen Kantlinjer på verktygsfältet Formatering. Till höger om denna knapp finns en liten pil, som låter dig välja den kantlinje som heter Övre. När du är klar skall du spara dokumentet och stänga sidfoten. Uppgift 4: Avtalstexten Vi skall nu skriva själva avtalstexten. Men för att inte raderna skall bli för breda måste vi begränsa dem lite. Detta gör man enklast med ett höger indrag på 3-4 cm. 23
Markera all text i dokumentet. Gå in under Format - Stycke. Vid Indrag - Höger skriver du in t.ex 3 cm. Klicka på Ok när du är klar. Nu dyker ett indrag upp på linjalen. Obs! Tänk på att vänster indrag räknas från vänster och höger indrag räknas från höger. För att avtalstexten skall bli snygg och rolig att läsa bör man välja ett lättläst teckensnitt. Jag tycker personligen att Garamond är tjusigt. Storleken 10-12 är lagom. 10 pt kan man använda om man har mycket text, medan 12 pt är bättre om det finns lite text på papperet. Innan du skriver texten bör du göra 4-5 radbrytningar för att hoppa ner en bit på papperet. Klicka på bilden för att göra den större! När du står på rätt rad skriver du: Avtal om konsultuppdrag. Använd en fet stil och möjligen en lite större text. Gör två radbrytningar. Ett vanligt sätt att skriva avtal på är att numrera posterna. Då hittar man lättare. Problemet med det är att Word gärna gör om siffror till listor. Enkelt uttryckt går det bra att trycka på Ångra-knappen direkt efter att Word har gjort någonting automatiskt. Då brukar man slippa ändringen, t.ex att en siffra i början av en ny rad görs om till en lista. Detta kan du läsa mer om på sidan "Hur avbryter jag att Word automatiskt skapar punktlistor?": Läs mer > Avtalstexten brukar innehålla följande poster: 1. 2. 3. 4. 5. Vilka parter som ingår i avtalet. Uppdragsbeskrivning: vad uppdraget går ut på och vilka roller parterna har. Ansvarsfördelningen: Vem betalar för skador eller fel i avtalet? Finns det några försäkringar? Ersättningen: hur mycket uppdraget är värt. Upphovsrätten: Vem äger rättigheterna till arbetet? Här är ett förslag på en text som jag har använt mig av vid ett par uppdrag: Avtal om konsultuppdrag 1. Parter Avtalet gäller Företaget AB som är beställare och JW AB som är konsult. 24
2. Uppdragsbeskrivning JW AB skall genomföra en IT-utbildning i form av en grundkurs i Word för 20 anställda inom Företaget AB. Kursen hålls den 13-14 mars 2003 och är på totalt 16 timmar. Kursinnehållet bestäms av JW AB och kursdeltagarna vid första kurstillfället. JW AB ansvarar för kursmaterialet. Företaget AB ser till att en datasal bokas, samt skickar kursinbjudan till sina anställda. 3. Ersättning Företaget AB skall senast 10 dagar innan kursdatum betala 8.000:- (halva beloppet) till JW AB och resterande belopp, 8.000:-, inom en månad från det datum då kursen är genomförd. 4. Ansvar JW AB ansvarar för att ta fram kursmaterialet. Företaget AB ansvarar för kurslokalerna. Inga extra försäkringar behövs. 5. Rättigheter JW AB äger de fullständiga rättigheterna till kursmaterialet. Den här sidan är en del av Jonas Webresurs - www.jonasweb.nu - copyright 1998-2011 Längst ner skriver man att avtalet har upprättats i två likadana exemplar. Därunder skall det finnas plats för underskrifter. Därför gör man fyra radbrytningar mellan företagets namn och de som undertecknar. Här har jag använt mig av ett tabbstopp vid 9 cm för att få en snygg layout. Uppgift 5: Spara som dokumentmall Eftersom vi nu har lagt ner ganska mycket arbete på dokumentet och det dessutom går att omvandla ganska enkelt för andra ändamål, skall vi spara det som en dokumentmall. Detta görs först som en vanlig sparning, via Arkiv - Spara som... Men i rutan som kommer upp väljer man alternativet Dokumentmall, som har filändelsen.dot. Välj sedan ett lämpligt namn, t.ex Avtal. Spara på lämpligt ställe. Mallar brukar inte hamna under Mina dokument utan i Mina Mallar, som inte är lätta att hitta. Här får var och en pröva sig fram till ett bra filsystem. 25
Filer kan man enkelt leta upp genom att gå in via Start-knappen och välja alternativet Sök. Skriv sedan in filnamnet och så letar datorn upp ditt dokument. I Mac klickar man på skrivbordet och trycker Cmd och F. Då öppnas sökverktyget. När man dubbelklickar på en ikon för en dokumentmall öppnas ett vanligt dokument baserat på mallen. Det betyder att man slipper råka ut för att mallen förändras. Vill man öppna mallen måste man göra det inifrån Word, via Arkiv - Öppna. Stäng dokumentet när du har sparat det. << Protokoll Faktura >> 26
JW AB FAKTURA Handläggare Fakturadatum Fakturanr Jonas Ahlberg 2003-02-12 JW-890-3B Telefon 0756-456 98 Mottagare Fredrik Företagare Köpare Företaget AB Företagsgatan 3 123 45 Företaglunda Leveransdatum Betalningsvillkor Förfallodag 2003-03-01 30 dagar netto Halva beloppet betalas senast 10 dagar före kursstart. Resterande belopp betalas 30 dagar netto 2003-03-14 Specifikation Antal Pris per styck Belopp Grundkurs i Word 16 timmar 700 kr 11200 kr Undervisningsmaterial 20 exemplar 240 kr 4800 kr Ej momspliktigt Momspliktigt Moms % Momsbelopp Att betala 16000 kr 25 % 4000 kr 20000 kr Postadress Besöksadress Telefon Telefax Postgiro Internet Org.nr Box 12345 Internetgatan 4 123-456 78 90 123-456 79 90 496 67 98-9 www.jonas.wb 569807-9876 487 45 Göteborg Kulturens Hus Bankgiro E-post 6789-5432 kontoret@jonas.wb 27
Affärsdokument i praktiken I förra övningen skapade vi ett avtal som en dokumentmall. Du skall nu skapa ett nytt dokument utifrån den, antingen genom att dubbelklicka på dess ikon eller genom att öppna mallen i Word och sedan spara som en kopia. Den faktura vi skall göra syns i miniatyr till höger. Det finns också att ladda ner i Word-format. Här hittar du filen > Uppgift 1: Ändra i sidhuvudet Du skall först ändra texten AVTAL i sidhuvudet till FAKTURA. Du kan enkelt öppna sidhuvudet genom att dubbelklicka på det! Ändra också Datum till Fakturadatum, samt Beteckning till Fakturanummer. Stäng sidhuvudet och spara dokumentet. Se till att du sparar det på rätt ställe och med ett bra namn. En faktura brukar man vilja anpassa till sitt företags behov. Ett företag vill t.ex lägga in poster som handlar om leveranssätt, särskilda leveransadresser, transportsystem, osv. Andra företag vill i stället ha med olika slags koder, varubeteckningar, försäkringsvillkor, osv. Många företag använder sig även av bokföringssystem, där fakturor skrivs ut på andra sätt än via Word. Det finns också sätt att använda sig av olika förtryckta blanketter, med eller utan avrivbara inbetalningskort. Detta och alla de särskilda regler som gäller för just ditt företag brukar juridiskt kunniga kunna hjälpa till med. RSV.se har också en del material på sin sajt. Här nöjer vi oss med att titta på hur man kan skapa en enkel grundfaktura. Den kan sedan byggas på med nya poster. Obs! En faktura skall i första hand anpassas efter mottagaren. Det är denne som skall betala och som därför har ett intresse av att det som står är begripligt. 28
Jag utgår i det följande från det avtal som vi skapade i förra övningen. Uppgift 2: Data om mottagare och betalning På första raden under sidhuvudet brukar man skriva Mottagare för de varor man skickar. Placeringen är inte jättenoga, men 5-6 cm från övre papperskanten räknat är lagom. Gör därefter 4 radbrytningar. Du skall nu infoga en tabell. Detta gör du enklast via menyn Tabell - Infoga tabell. Välj 3 kolumner och 2 rader. Tryck sedan Ok. Nu kommer tabellen att lägga sig i dokumentet. Obs! Eftersom vi har ett höger indrag sedan gammal i dokumentet kommer detta nu att påverka tabellen. Varje cell i tabellen får nämligen samma indrag. Du måste därför ta bort det innan du kan skriva in text. Ta också bort det högra indraget i resten av dokumentet. Detta gör du sedan du har markerat all text, via Redigera - Markera allt. Markera hela tabellen. Du gör det antingen genom att markera översta vänstra cellen och "måla" med muspekaren tills du når nedre högra cellen. Eller så tar du tag i handtaget som syns snett ovanför till vänster om tabellen, som bilden visar. När tabellen är markerad tar du enkelt bort det felaktiga indraget via Format - Stycke och skriver noll vid höger indrag-rutan. Ställ dig i cellen överst till vänster. På första raden, i de tre cellerna, skall du nu skriva in följande: Leveransdatum Betalningsvillkor Förfallodag Innan du skriver något i tabellen skall du också ta fram verktygsfältet Tabeller och kantlinjer. Du hittar det antingen under Visa - verktygsfält - Tabeller och kantlinjer, eller genom att klicka på snabbknappen på verktygsfältet Standard. När verktygsfältet tas fram aktiverar Word ibland det manuella verktyget för att själv rita tabeller (pennan längst till vänster). Denna avaktiverar man enklast genom att trycka på Esc eller klicka på verktygets knapp på verktygsfältet. 29
Markera nu de två understa raderna i tabellen. Ta bort kantlinjerna via knappen Kantlinje. Lämna den mellersta raden tom och skriv sedan på den tredje raden ett lämpligt leveransdatum. Betalningsvillkoret brukar vara 30 dagar netto. Skriv även in ett lämpligt datum då fakturan förfaller, dvs skall betalas senast. Ett lämpligt teckensnitt för denna text är Garamond 10 pt. Eftersom texten ligger ganska nära rubrikerna kan man med fördel lägga in ett litet avstånd mellan texten och rubrikerna. Jag skall nu visa hur jag brukar göra: Markera understa raden i tabellen och gå in under Format - Stycke. Vid Avstånd - Före skriver du in siffran 5 eller 6. Tryck Ok för att godkänna. Uppgift 3: fakturans poster Ställ dig 4 rader under tabellen. Infoga en ny tabell med 4 kolumner och 10 rader. Lägg in 2 punkters utrymme före och efter varje stycke i tabellen. (Du gjorde det i förra övningen på den här sidan.) Gå in via Format - Stycke och skriv in värden längst ner i rutan, under Avstånd. På verktygsfältet Tabeller och kantlinjer finns en spann som gör det möjligt att fylla markerade celler med en valfri färg. Lägg därför gärna in färg i t.ex rubrikcellerna. Detta brukar öka läsbarheten. På översta raden i tabellen, i de fyra cellerna, skriver du: Specifikation Antal Pris per styck Belopp I stället för Specifikation kan du skriva Beteckning, Vara, Beskrivning, Produkt eller något annat, om du vill. I stället för Antal kan du ju skriva Mängd, osv. Hitta på egna texter för några produkter! Uppgift 4: Förändra tabellens layout Som du ser får alla kolumner inledningsvis samma bredd. Det är ju inte så bra, eftersom vi behöver mer plats till beskrivningarna av produkten, jämfört med platsen det tar att skriva priset. 30
Genom att ställa sig ovanför en vertikal linje i tabellen förändras muspekaren. Du får då fram två svarta pilar, som pekar vänsterhöger. Klicka och dra för att flytta en kolumns bredd. Obs! För att detta skall fungera får du inte ha någon cell markerad i tabellen. Annars förändras bara den cell du har markerat! Markera cellerna längst till vänster i rad 9 och rad 10. Gå in under Tabell-menyn och välj Dela celler. Dela in de båda cellerna i var sin ny cell, så att du får fyra celler i stället. Känner du dig osäker på hur det skall se ut skall du titta i Word-dokumentet, som du kan ladda ner via länken längst upp på sidan. På rad 9 skriver du sedan i var och en av cellerna: Ej momspliktigt Momspliktigt Moms % Momsbelopp Att betala På understa raden skall du skriva (lämnas tom) 16000 kr 25 % 4000 kr 20000 kr På de två understa raderna kan man lägga in tjockare kantlinjer än de som finns. Nya kantlinjer väljer man enklast via knappen Linjetjocklek, som finns på verktygsfältet Tabeller och kantlinjer. Man kan även gå in via Format - Kantlinjer och fyllning. Under fliken Kantlinjer väljer man en tjockare linje, t.ex 1 pt. I dokumentet har jag i stället lagt in en fyllningsfärg. Man får pröva sig fram och se vad man gillar bäst! Nu är stommen till din faktura klar. Spara dokumentet på valfritt ställe på datorn! << Avtal Blankett >> 31
Till JW AB MEDDELANDE Datum... Från Enligt överenskommelse Nytt ärende För kännedom Pågående För godkännande Arkiverat Meddelande Till JW AB MEDDELANDE Datum... Från Enligt överenskommelse Nytt ärende För kännedom Pågående För godkännande Arkiverat Meddelande 32
Affärsdokument i praktiken Blanketter har normalt A4- eller A5-storlek. Här skall vi göra en blankett i A5-storlek i två exemplar och placera båda på ett A4-ark. Den blankett vi skall göra syns i miniatyr till höger. Det finns också att ladda ner i Word-format. Här hittar du filen > Obs! Mycket av det jag gått igenom i de tidigare övningarna repeterar jag inte här. Känner du dig osäker får du alltså gå tillbaka och se hur man gjorde på de andra sidorna. Uppgift 1: Ändra dokumentformatet Öppna ett nytt, tomt dokument. Välj följande format för marginalerna: Vänster 2 cm Överkant 2 Höger 2 Nederkant 2 Sidhuvud 0 Sidfot 0 Du hittar inställningarna för sidhuvud och sidfot under fliken layout under samma meny som du ändrade marginalerna. Överst till vänster kan du lägga in en logotyp om du vill. Rita en ny eller återanvänd den du använde i de två tidigare övningarna. Vid ett tabbstopp på 9 cm skriver du in texten MEDDELANDE. Välj Verdana 12 pt - eller hitta en stil du själv gillar. På raden under texten, vid samma tabbstopp skall du skriva Datum. Använd Verdana 8 pt. Ytterligare en rad under denna och vid samma tabbstopp skall vi lägga in ytterligare ett tabbstopp. Gå in under Format - Tabbar och lägg till ett stopp vid 12 cm, samt utfyllnadstecken 2. 33
Klicka ok för att komma tillbaka till dokumentet. Obs! Om du av misstag har tryckt för många gånger på tabbtangenten, kommer det kanske att se lite konstigt ut i dokumentet. Kanske har utfyllnadstecknen redan aktiverats eller texten flyttats. Då kan du enkelt ta bort onödiga tabbar med Del (delete). Bilden ovan visar hur det skall se ut när du tabbat dig fram till 12 cm. En rad för att skriva datumet för hand har lagts till. Gör nu två radbrytningar och skriv följande (längst till vänster i dokumentet): Till. Hoppa ut till tabbstoppet vid 9 cm och skriv Från. Använd gärna fet stil för denna text. Gör 3 radbrytningar. Hoppa upp en rad med piltangenten och lägg in en nedre kantlinje. Du hittar kantlinjerna på verktygsfältet Formatering. Hoppa ner till raden under kantlinjen med piltangenten. (Försöker du hoppa ner med Enter/retur så kommer kantlinjen att följa med.) Gör en radbrytning. Skapa ett tabbstopp vid 1 cm, ett vid 8 cm och ett vid 9 cm. Ta bort alla övriga tabbstopp du har, t.ex det vid 12 cm. Dem behöver vi inte mer. Vi skall börja med att lägga in kryssrutor till vänster om texterna. Enklast är då att gå in under Infoga - Symbol. I rutan som kommer upp kan du hitta lämpliga rutor under teckensnittet Wingdings 2. Rulla ner i listan tills dess du hittar den symbol du vill ha. Du kan se på bilden ungefär hur den skall se ut. om du saknar Wingdings 2 i din dator kan du leta dig fram till ett eget alternativ. Du kan också rita en fyrkant för hand, med ritverktyget på verktygsfältet rita. När symbolen är på plats trycker du på tabbtangenten för att hoppa ut till tabbläget vid 1 cm. Där skriver du Enligt överenskommelse Tabba igen ut till tabbstoppet vid 8 cm. infoga en ny kryssrutesymbol. Tryck tabb igen för att hamna vid 9 cm och skriv: 34
Nytt ärende. Gör två radbrytningar och infoga en ny symbol. Fortsätt enligt samma procedur som tidigare, med följande texter: För kännedom För godkännande Pågående Arkiverat Självklart kan du också välja andra texter! Under alla rutor och texter skall du sedan lägga till en nedre kantlinje. Under kantlinjen skall du skriva: Meddelande När du gjort allt detta är du klar med den första blanketten. Allt det du gjort skall nu kopieras och läggas in under den första blanketten. Markera allt via Ctrl + A (Cmd + A i Mac). Du kan också markera allt via Redigera - Markera allt. Kopiera det markerade via snabbknappen på verktygsfältet Standard eller via Redigera - Kopiera. Gör några radbrytningar för att komma ner till ungefär halva dokumentet. klistra in det du kopierat, antingen via snabbknappen eller via Klistra in under Redigera-menyn. Det är enklare att hantera det här momentet om man ser hela dokumentet på skärmen. på verktygsfältet Standard finns en knapp för att förstora och förminska synfältet. Zooma heter den knappen. Välj 50-75% för att se dokumentet i sin helhet. Se till så att det som kopierats placeras på rätt ställe. Eventuellt måste du ta bort rader underst så att texten inte sväller över till nästa sida. Om du inte fick med logotypen vid kopieringen kan du markera den för hand och klistra in den på samma sätt som med texten. Spara dokumentet med namnet Blankett. << Faktura Tillbaka till Affärsdokument >> 35