Redovisning av det interna kontrollarbetet för Arboga kommun år 2015

SAMMANTRADESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-03-29 Blad 2 Ksau 43 Dnr 11/2016-003 Redovisning av det interna kontrollarbetet för Arboga kommun år 2015 Kommunfullmäktige antog år 2006 ett reglemente för intern kontroll samt tillämpningsanvisningar. Reglementet syftar till att säkerställa att styrelsen och nämnderna upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. De ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att nedanstående mål nås. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I ansvaret ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt att tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Förvaltningsövergripande anvisningar och regler ska upprättas. Enligt reglementet ansvarar styrelsen och nämnderna för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Styrelsen och nämnderna ska årligen i januari månad upprätta en plan för den interna kontrollen under det kommande året. Denna plan ska sedan följas upp i samband med upprättande av årsredovisningen. Det innebär att en uppföljning av styrelsens och samtliga nämnders internkontrollplaner ska redovisas till kommunstyrelsen som ska utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, initiera sådana. Revisorerna ska bedöma om den interna kontrollen inom nämnderna har varit ändamålsenlig och säker. Revisorernas bedömning ska utgöra ett underlag till kommunfullmäktige i samband med uttalande om ansvarsfrihet för styrelsen och nämnderna. Kommunstyrelseförvaltningen har samlat in styrelsens och nämndernas planer och uppföljningar för år 2015. En utvärdering av kommunens samlade interna kontroll visar att kontroller har utförts och att inga väsentliga avvikelser har förekommit under år 2015. Kommunstyrelsens arbetsutskott önskar även att nämnderna uppmanas se över sina internkontrollplaner samt att kommunstyrelseförvaltningen får i uppdrag att i de delar som är möjligt samordna kommunens arbete med den interna kontrollen. Ordförandes sign. Justerandes sign. Sekreterarens sign. Utdragsbestyrkande

SAMMANTRADESPROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-03-29 Blad 3 Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunstyrelsen 1. Nämnderna uppmanas se över sina internkontrollplaner. 2. Kommunstyrelseförvaltningen får i uppdrag att i de delar som är möjligt samordna kommunens arbete med den interna kontrollen. Arbetsutskottets förslag till beslut i kommunfullmäktige 1. Redovisningen av kommunens interna kontrollarbete år 2015 godkänns. Skickas till: Kommunstyrelsen/ Kommunfullmäktige Akten Ordförandes sign. Justerandes sign. Sekreterarens sign. Utdragsbestyrkande

Datum 2016-03-11 1(10) Kom m unstyre lseförvaltn i ngen Ekonomikontoret Ekonomichef Ann Björkman 0589-87025 an n. bjorkma n @arboga.se Redovisning av det interna kontrollarbetet år 2015 Kommunfullmäktige antog år 2006 ett reglemente för intern kontroll samt tillämpningsanvisningar. Reglementet syftar till att säkerställa att styrelsen och nämnderna upprätthåller en tillfredsställande intern kontroll. De ska med rimlig grad av säkerhet säkerställa att nedanstående mål nås. Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m m Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I ansvaret ligger ett ansvar för att en intern kontrollorganisation upprättas inom kommunen samt att tillse att denna utvecklas utifrån kommunens kontrollbehov. Förvaltningsövergripande anvisningar och regler ska upprättas. Enligt reglementet ansvarar styrelsen och nämnderna för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. Styrelsen och nämnderna ska årligen i januari månad upprätta en plan för den interna kontrollen under det kommande året. Denna plan ska sedan följas upp i samband med upprättande av årsredovisningen. Det innebär att en uppföljning av styrelsens och samtliga nämnders internkontrollplaner ska redovisas till kommunstyrelsen som ska utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, initiera sådana. Revisorerna ska bedöma om den interna kontrollen inom nämnderna har varit ändamålsenlig och säker. Revisorernas bedömning ska utgöra ett underlag till kommunfullmäktige i samband med uttalande om ansvarsfrihet för styrelsen och nämnderna. Kommunstyrelseförvaltningen har samlat in styrelsens och nämndernas planer och uppföljningar för år 2015. Nedan sammanfattas den interna kontroll som utförts under år 2015. Postadress Besöksadress Telefon Fax Internet Bankgiro Org.nr Box 45 Smedjegatan 5 vx 0589-870 00 0589-144 86 www. arboga.se 481-1667 212000-2122 732 21 Arboga ekonomikontoret@arboga.se

2(10) Kommunstyrelsen Internkontrollplan år 2015 Under året har kommunstyrelseförvaltningen arbetat med följande områden enligt den interna kontrollplanen: Säkra rutinerna för att offentlighetsprincipen och sekretesslagens regler följs Säkerställa att attestregler följs Säkerställa beställningar Återkoppla ärenden inom näringslivsservice inom två arbetsdagar Att det är känt av medarbetarna hur anmälan av trakasserier kan göras (likabehandlingsplanen). Redovisning av uppföljning Offentlighetsprincipen och sekretesslagstiftningen Kontroll har genomförts av reglerna för att säkra offentlighetsprincipen och att sekretesslagens regler följs. Åtta ärenden har kontrollerats via stickprov i ärendehanteringssystemet. Kontrollen visar att reglerna i huvudsak efterlevs. Attest Att reglementet för attest följs inom förvaltningen ska årligen kontrolleras. Leverantörsfakturor i kommunens fakturasystem, IM, måste alltid sakgranskas och attesteras i systemet för att gå igenom hela vägen, vilket gör att reglementet inte kan kringgås. Med anledning av detta har ingen kontroll gjorts av dessa. De stickprov som gjorts av bokföringsorder och externa kundfakturor visar att alla är sakgranskade och attesterade av två personer som är införstådda med händelsen. Säkerställa beställningar IT-enheten har gjort stickprov på minst fem beställningar. Dessa har beställts av en giltig beställare. Det gäller både internt för IT-enheten och för resterande verksamheter inom Arboga kommun. IT-enheten har gjort en genomgång av förvaltningens telefonräkningar för mobilt bredband från ett kvartal 2015. En återkoppling har gjorts till ett par användare som skulle behöva byta till ett annat abonnemang eller använda wifi i stället för mobilt bredband. Näringslivsservice Utvecklingscentrum har en målsättning att en återkoppling av inkomna ärenden och frågor skall ske inom maximalt två arbetsdagar. Denna

3 (10) utmaning finns för hela kommunen och mätningar av den upplevda servicen görs också för kommunen på förvaltningsnivå. En del finns bland annat redovisat i KKIK, kommunens kvalitet i korthet. Under år 2015 har utvecklingscentrum fortsatt att arbeta med målet att återkoppla ärenden inom två arbetsdagar. Uppföljning har skett genom stickprov i samband med arbetsplatsträffar. Detta har skett vid två tillfällen under år 2015, vår och höst, och det kan konstateras att målet infrias med några få undantag. I speciellt angelägna fall tar enheten ansvar även för återkoppling av ärenden som hänvisats till andra förvaltningar men kommunen som helhet har inget generellt system för att följa upp detta. Likabehandlingsplan Hur man anmäler trakasserier ska vara känt av medarbetarna och detta kontrolleras genom stickprov. Kommunens likabehandlingsplan för anställda i Arboga kommun år 2012-2014 har reviderats inför ny planperiod 2015-2017 och i planen finns anmälan med som en bilaga. I medarbetarenkäten år 2015 ställdes frågan och 77 procent av de som besvarade enkäten svarade att de kände till hur man anmäler trakasserier. Barn- och utbildningsnämnden Internkontrollplan år 2015 En internkontrollplan för år 2015 upprättades av nämnden. De områden man särskilt önskade granska var Ekonomiuppföljning Obehöriga personer inom skolans område Frånvarorapportering Fastighetens skick uppfyller lagens och verksamhetens krav Redovisning av uppföljning Ekonomiuppföljning Varje månad gör förvaltningen en uppföljning av ekonomin och en rapport lämnas till barn- och utbildningsnämnden. Förvaltningen har under år 2015 lämnat dessa rapporter vidare till kommunstyrelsen. En mer utförlig delårsrapport lämnas till barn- och utbildningsnämnden och kommunstyrelsen efter 8 månader. I övrigt följer förvaltningsledningen kontinuerligt de olika verksamheternas ekonomiska utveckling. Samtliga

4(10) chefer har månatliga uppföljningar med förvaltningens ekonomifunktion. Samtliga chefer utbildas av förvaltningens ekonom. Obehöriga personer inom skolans område Rutiner finns för hur obehöriga personer inom skolans område ska hanteras. Bedömningen är att dessa rutiner till största del är kända av personalen i verksamheterna. Personalen konfronterar okända personer och avvisar dessa vid behov. När barn och elever är ute på förskole- och skolgårdar finns vuxna ute, särskilda "rastvaktsscheman" finns på skolorna. Hantverkare eller annan personal som ska utföra arbete inom förskolans eller skolans område legitimerar sig. Kontrollmetoderna i planen har gällt byggnationer, låsningsrutiner, larmfunktioner, nyckelhantering, ute- och innebelysning. Förbättrad belysning vid vissa förskolor och skolor har satts upp. Rapport gällande obehöriga personer inom skolans område sker till verksamhetscheferna/skolchefen, vid aktuella händelser. Frånvarorapportering Att rapportera frånvaro är en viktig trygghetsskapande faktor för vårdnadshavare. Att ha fungerande rutiner för hur vårdnadshavare respektive verksamhet anmäler frånvaro är av avgörande betydelse i sammanhanget. För att ytterligare stärka kontrollen har en SMS-funktion gällande frånvaro använts för elever i grundskolans äldre år. Om en elev har olovlig frånvaro meddelas vårdnadshavaren omgående med ett SMS. Vid frågor och oklarheter ombeds vårdnadshavaren att kontakta skolan. Fastighetens skick uppfyller lagens och verksamhetens krav Flera av de lokaler som förvaltningen hyr är i dåligt skick. För att tydligare kunna följa vilka lokaler detta handlar om samt vilka planerade åtgärder som finns för lokalerna togs detta med i internkontrollplanen för år 2015. Ersättningslokaler både inom Kommunfastigheter i Arboga AB och hos andra aktörer har behövts under år 2015. Vidare har verksamhetskrav inneburit att en rad investeringar gjorts i lokaler, som exempel kan nämnas bullerdämpande åtgärder samt omställning av kök från mottagningskök till tillagningskök. Delar av förvaltningens verksamheter är bland annat på grund av ökade barngrupper och brister i lokaler fortfarande i provisoriska lokaler. Uppföljningen visade att ekonomiuppföljning, obehöriga personer och fastighetens skick bör fortsätta att följas upp. Frånvarorapportering ersätts av ett nytt område som handlar om "väpnat våld i förskola och skola".

5( 10) Fritids- och kulturnämnden Intern kontrollplan år 2015 Fritids- och kulturförvaltningen har under året arbetat med intern kontroll enligt internkontrollplan år 2015 som antagits av fritids- och kulturnämnden. Följande 12 rutiner har kontrollerats: Brandsyn Fakturahantering och attest Föreningsbidrag Förvaring/ gallring Löpande ekonomisk uppföljning Personalfrämjande åtgärder Posthantering Redovisning och förvaring av kontantkassor Register för inventarier Rättigheter och skyldigheter (arbetsplaner) Verkställa säkerheten på våra anläggningar Återrapportering vid delegationsbeslut Redovisning av uppföljning Samtliga kontroller har återrapporterats med godkänt resultat, den interna kontrollplanen för år 2015 har följts och inga större avvikelser har noterats. Socialnämnden Internkontrollplan år 2015 Socialnämnden har fem kontrollpunkter i sin interna kontrollplan: Rättssäker dokumentation Uppföljning och fortsatt implementering av evidensbaserad praktik Uppföljning av biståndsbeslut Implementering av kvalitetsledningssystem enligt SOSFS 2011:9 Uppföljning av arbetsmiljöarbetet. Redovisning av uppföljning Rättssäker dokumentation Uppföljning av rättssäker dokumentation har genomförts och redovisats från individ- och familjeomsorgen, IFO, verksamheten för personer med funktionshinder, VFF, och kommunal hälso- och sjukvård. Samtliga

6(10) verksamheter redovisar behov av förbättringsåtgärder för samtycken, genomförandeplaner/vårdplaner och från flera enheter rapporteras om behovet att bättre kunna följa "den röda tråden" i dokumentationen. I samtliga rapporter finns åtgärder som ska genomföras år 2016 för att kvalitetssäkra dokumentationen. Åtgärder som ska genomföras är uppföljning av utbildningsinsatser, fastställa rutiner, checklistor och mallar för evidensbaserade arbetsmetoder i verksamhetssystemen Magna Cura och Procapita samt att arbete vidare i dokumentationsgrupper och vid arbetslagsutbildningar. Landstinget Västmanland har under året genomfört flera utbildningsinsatser för upprättande av samordnad individuell plan, SIP, där medarbetare inom de olika verksamheterna deltagit. Loggkontroller av verksamhetssystemen har genomförts varje månad och kontrollistor har lämnats till verksamhetschefer för granskning och dokumentation. Loggkontroll av nationell patientöversikt, NPÖ har genomförts enligt gällande rutin. Evidensbaserad praktik (EBP) I december genomfördes en halvdags uppföljning av nuläget i förvaltningen för EBP. Många olika aktiviteter är pågående och genom införandet av de nya verksamhetssystemen finns ett ökat stöd för fortsatt utveckling av evidensbaserade arbetssätt. Västmanlands kommuner och landsting, VKL, redovisade den inventering som genomfördes i länet under år 2014 samt hur arbetet sedan har fortsatt. Utmaningarna är bland annat att omsätta det kunskapsbaserade arbetssättet i praktiken i verksamheterna, målbilder för utveckling av kunskapsbaserade arbetssätt samt att stödja första linjens chefer med kompetens och/ eller utbildning att leda, styra och handleda personalen i utvecklingsarbetet. VFF presenterade tillsammans med VKL flera olika evidensbaserade arbetssätt som nu används i verksamheten för att stärka brukarnas inflytande och delaktighet. Arbetsmarknadsenheten, AME, presenterade sitt arbetssätt med Motiverande samtal, MI, som ett komplement till andra metoder för att skapa och initiera förändring genom att planera och genomföra samtal så att människor talar sig in i förändring grundade på egna värderingar och intressen. Uppföljning av biståndsbeslut Uppföljning av biståndsbeslut har gjorts kontinuerligt under året och redovisas varje månad till nämnden. Kvalitetsledningssystem Implementering av kvalitetsledningssystem har fortsatt under året. Förvaltningens utvecklare har spetskompetens i socialnämndens alla verksamhetsspecifika områden. Deras uppdrag är att skapa en

7(10) systematisk och IT-baserad uppbyggnad av kvalitetsledning utifrån de riktlinjer som Socialstyrelsen stipulerar. I arbetet med uppbyggnaden av ledningssystemet har studiebesök i andra kommuner gjorts och utvecklarna har tillsammans med förvaltningens ledningsgrupp beslutat om strukturen och vilka processer som är bärande för hela förvaltningen. Under nästkommande år ska uppbyggnaden i kommunens system, Stratsys, vara klart. Arbetsmiljöarbetet Uppföljning av arbetsmiljöarbetet har pågått fortlöpande på alla enheter. Alla chefer har utbildats i kommunens utbildningssatsning, SAM, Systematiskt arbetsmiljöarbete. Förvaltningen har haft två chefs- och ledardagar, där arbetsmiljö inkluderande bemötande har varit en av diskussionspunkterna. En särskild genomlysning av förvaltningens sjukstatistik har redovisats under året. Tekniska nämnden Intern kontrollplan år 2015 Tekniska förvaltningen har under året arbetat med intern kontroll utifrån intern kontrollplan år 2015 antagen av tekniska nämnden. Redovisning av uppföljning Följande 11 processer, rutiner eller system har kontrollerats: Sakgranskning och attest fakturor Körkortskontroll Trygghetsaspekter inom projekt Elsäkerhet Systematiskt arbetsmiljöarbete Ensamarbete Livsmedelslagens uppföljning Kostnader och intäkter jämförs mot budget Livsmedelshantering va-verksamhet Barnkonsekvensbeskrivningar Sårbarhet inom organisationen

8(10) Sakgranskning och attest Attestreglementet är känt av personalen och det finns inte något som visar på betydande avvikelser. Riktlinjer för kontroll av ekonomiska händelser har följts och det har inte funnits anledning att revidera rutinerna under året. Körkortskontroll Kontroll av körkort har genomförts. I samband med att det nya automatiska bokningssystemet av poolbilar startar under år 2016 kommer en ny rutin för kontroll att behöva arbetas fram. Trygghetsaspekter inom projekt Inom samtliga projekt utförda av tekniska förvaltningen har trygghetsaspekten beaktas och det finns inte något som visar på betydande avvikelser. Mall för dokumentation av trygghetsaspekter inom projekt arbetas fram. Elsäkerhet Rutiner för elsäkerhetsarbete finns och följs för specifika arbeten. Återrapportering av förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete redovisades vid tekniska nämndens sammanträde i juni 2015. Systematiskt arbetsmiljöarbete Återrapportering av förvaltningens systematiska arbetsmiljöarbete redovisades vid tekniska nämndens sammanträde i juni 2015. Information om systematiskt arbetsmiljöarbete, Arboga kommuns arbetsmiljöpolicy, skyddsinstruktioner med mera finns tillgängligt för alla medarbetare. Riskbedömning samt arbetsmiljörapporter skrivs för varje arbete som enligt lag kräver detta. Lagstadgade utbildningar inom arbetet genomförs fortlöpande. Skyddsronder genomförs 1-4 gånger per år beroende på verksamhet. Om möjligt har brandskyddsronden genomförts samtidigt. Uppföljning utifrån skyddsrondsprotokollen genomförs kontinuerligt. En ny rutin vid ensamarbete i skog är att koordinater noteras i arbetsmiljöplan för varje enskild arbetsplats. Detta för att räddningspersonal snabbt skall hitta olycksplatsen. Ensamarbete Rutiner och skydd för att tillbud eller olycka inte ska inträffa aktualiseras kontinuerligt i förebyggande syfte. En ny inventering och riskbedömning av förekommande ensamarbete pågår.

9 (10) Livsmedelslagens uppföljning Nyanställda ges grundutbildning. Säkra livsmedel är kravet, rutinerna är kända av personalen och gällande egenkontrollprogram har följts. Kostnader och intäkter jämförs mot budget Ekonomiska prognoser har redovisats kontinuerligt vid tekniska nämndens sammanträden. Prognoserna redovisar prognostiserad avvikelse för helåret från fastlagd budget. Tydligare rutiner för ekonomisk uppföljning har arbetats fram i samarbete med ekonomikontoret. Livsmedelshantering va-verksamhet Årlig utbildning genomförs för alla anställda inom va-avdelningen. Nyanställda erbjuds grundutbildning. Gällande egenkontrollprogram och rutiner har följts. Egenkontrollplanen revideras varje år och rutinerna hålls under uppsikt. Barnkonsekvensbeskrivningar Barnkonsekvensbeskrivning har lagts in som rubrik i dokumentmallar, projekt och checklistor inför projekt. Barnkonsekvensbeskrivningar görs inom förvaltningen framförallt i samband med framtagandet av alla detaljplaner och inför projekt. Sårbarhet inom organisationen Individuella utbildningsplaner finns framtagna för samtliga medarbetare för att klargöra behov av kompetensutveckling. Inom avdelningen administration och service har ansvarsfördelning, roller och rutiner diskuterats och tydliggjorts. Samtliga kontroller har återrapporterats med godkänt resultat. Den interna kontrollplanen för år 2015 har följts och inga större avvikelser har noterats. Intern kontroll och granskning av processer, rutiner och system pågår fortlöpande i verksamheten.

10(10) Kommunstyrelsens samlade utvärdering En utvärdering av kommunens samlade interna kontroll visar att kontroller har utförts och att inga väsentliga avvikelser har förekommit under år 2015. Kommunstyrelsen bedömer att kommunen i huvudsak har en god intern kontroll. Förslag till beslut i kommunfullmäktige Redovisningen av kommunens interna kontrollarbete år 2015 godkänns. KOMMUNSTYRELSEFÖRVALTNINGEN