Mikromarc 3 Fjärrlån. Version 6.30

Mikromarc 3 Fjärrlån Version 6.30 Bibliotekscentrum Sverige AB, Växjö, januari 2015

Innehåll INLEDNING... 3 KOM IGÅNG MED FJÄRRLÅN... 4 KOPPLING MOT LIBRIS FJÄRRLÅN... 4 E-POSTINSTÄLLNINGAR... 4 FUNKTIONSINSTÄLLNINGAR... 5 AVGIFTER... 6 EXTERNA BIBLIOTEK... 7 LÅNEVILLKOR... 8 ARBETSGÅNG FJÄRRLÅN... 9 REGISTRERA LÅNTAGARÖNSKEMÅL... 9 Låntagarönskemål i Expeditionen... 10 Låneförfrågan i Webbsök... 10 REGISTRERA FJÄRRLÅNSBESTÄLLNING... 9 Hantera låntagarönskemål... 9 Registrera fjärrlån i Mikromarc... 13 Kopiera fjärrlånsbeställning... 14 Registrera fjärrlån i Libris... 15 PÅMINN UTLÅNANDE BIBLIOTEK... 16 ANKOMSTREGISTRERA FJÄRRLÅNSEXEMPLAR... 17 LÅNA UT FJÄRRLÅNSEXEMPLAR... 17 KRÄV FJÄRRLÅNSEXEMPLAR... 18 ÅTERLÄMNA FJÄRRLÅNSEXEMPLAR... 19 ÅTERSÄND FJÄRRLÅNSEXEMPLAR... 19 SKÄRMBILDEN FJÄRRLÅN... 20 SORTERING OCH FILTRERING... 20 DETALJVISNING... 21 SÖK FJÄRRLÅNSÄRENDE... 21 TA BORT FJÄRRLÅNSÄRENDE... 22 REDIGERA FJÄRRLÅNSÄRENDE... 22 OMLÅN I WEBBSÖK... 23 OMLÅN I KLIENTEN... 26 KOPIEBESTÄLLNING... 27 2

Inledning Med fjärrlån menas ett lån från ett annat bibliotek till ditt biblioteks låntagare. Bibliotekspersonalen beställer titeln från ett annat bibliotek och lånar sedan ut det till en låntagare vid det egna biblioteket. När det fjärrlånade exemplaret återlämnas ansvarar biblioteket för att återsända exemplaret till det utlånande biblioteket. Mikromarc 3 Fjärrlån används för att samla bibliotekets alla fjärrlån på ett ställe. Ett fjärrlån kan registreras direkt i Mikromarc, men det finns också möjlighet att importera egna fjärrlån i Libris till Mikromarc. Med varje fjärrlånsärende registreras låntagarinformation, kontaktuppgifter till det utlånande biblioteket och en MARC-post med tillhörande exemplar. MARC-posten sparas i en specifik fjärrlånskatalog, som dock inte är synlig i programmet. Det fjärrlånade exemplaret knyts till en egen fjärrlånsenhet, som inte heller är synlig. På detta sätt kan fjärrlån skiljas ut från bestånds- och utlånsstatistik för bibliotekets egna bestånd. Fjärrlånsfunktionaliteten i Mikromarc hanterar kommunikationen med det utlånande biblioteket (upprättande av fjärrlånsbeställning, ankomstregistrering av exemplar och återsändning av exemplaret till det utlånande biblioteket), medan all kommunikation med låntagaren (utlån, kravoch aviseringsutskick och återlämning) hanteras precis som vanliga lån i Expeditionen och i Utlånsmeddelanden. 3

Kom igång med fjärrlån Innan du börjar hantera fjärrlån i Mikromarc 3 ska du göra vissa inställningar. Du kan när som helst ändra inställningarna även sedan fjärrlånsfunktionaliteten har tagits i bruk. Koppling mot Libris Fjärrlån För att fjärrlånsbeställningar som görs i Libris Fjärrlån automatiskt ska sändas till Mikromarc, måste du göra en enkel inställning under Administration > Bibl.enheter. Dubbelklicka på din biblioteksenhet. I fönstret som öppnas ser du till att du befinner dig under fliken Generellt. Skriv sedan in ditt bibliotekssigel i Libris i fältet Libris sigel. Klicka på OK för att spara. E-postinställningar E-post kan sändas från ett fjärrlånsärende till det bibliotek som man fjärrlånar från, men för att detta ska fungera måste du först göra en inställning under Rutiner > Meddelanden. Se till att din biblioteksenhet är vald i fältet för enhet i knappraden, och klicka sedan på verktygsikonen. Klicka på pilknappen till höger om fältet Typ och välj Fjärrlånsmeddelanden i menyn som visas. Om ditt bibliotek har central drift (d.v.s. att databasen finns på en av Bibliotekscentrums servrar i Oslo), kan supporten tillhandahålla en e-postadress för fjärrlån och hjälpa dig med inställningarna. Om du har lokal drift måste du själv ordna med en e-postadress hos din IT-avdelning. Det ska inte vara samma e-postadress som används för att sända t.ex. krav och aviseringar från Utlånsmeddelanden. Klicka på OK när alla fält har fyllts i. 4

Funktionsinställningar Inställningar för fjärrlån finner du under Cirkulation > Inställningar (verktygsikonen i den övre knappraden). Under fliken Fjärrlån & Deposition görs tre olika inställningar. Den första, Färgmarkering för försenade fjärrlånsbeställningar, används för att göra användaren uppmärksam på försenade beställningar. Gul markering används för att visa att en beställning är försenad (d.v.s. att ingenting har hänt med ärendet i Mikromarc på X antal dagar sedan beställningen gjordes), medan röd markering signalerar att en beställning är mycket försenad. Inställningen Låntagarens förfallodag beräknas utifrån ägarbibliotekets förfallodag används för att ge biblioteket tid att återsända det fjärrlånade exemplaret till det ägande biblioteket efter att låntagaren har återlämnat det. Rutan Återlämning från låntagaren bockas för om du vill att fjärrlånets status ska ändras till Återsänt i samma stund som exemplaret återlämnas av låntagaren. Om denna inställning inte är gjord, kommer fjärrlånet att få status Återlämnat av låntagaren när exemplaret återlämnas. För att fjärrlånet ska få status Återsänt måste status ändras manuellt. Under fliken Kvitteringar ställer du in vilken följesedel som ska användas vid återlämning av ett fjärrlånsexemplar. Som standard är den mall vald, som följer med systemet. Vid behov kan du skapa och använda en egen mall. 5

Innan du börjar använda fjärrlånsfunktionaliteten bör du se till att rätt mall är vald, och du bör också ange om fjärrlånsföljesedel ska skrivas ut automatiskt när ett fjärrlånsexemplar återlämnas i Expeditionen, med hjälp av rutan Automatiskt. Om rutan Automatiskt inte bockas för, kommer följesedel för fjärrlån bara att skrivas ut om du klickar på knappen Skriv ut följesedel i Expeditionen vid återlämning. Avgifter Möjlighet finns att ta ut en avgift per fjärrlånsbeställning, eller för ett fjärrlån som är en kopiebeställning. Inställningarna görs under Cirkulation > Alternativ (verktygsikonen) > Avgifter. Avgifterna tas ut när respektive fjärrlånsärende får status Beställning bekräftad. Vid behov kan undantag göras per låntagargrupp. 6

Sök då först upp låntagargruppen som ska undantas från avgiftsinställningarna per enhet, redigera den, och välj fliken Avgifter. Där bockar du för valet Åsidosätt globala fjärrlånepriser. Fälten Fjärrlånepriser och Kopiebeställning aktiveras då, så att du kan ange hur priserna ska se ut för den aktuella låntagargruppen. Externa bibliotek Innan du börjar arbeta med fjärrlån i Mikromarc 3, bör du se till att alla bibliotek som du ofta fjärrlånar från finns registrerade med korrekta kontaktuppgifter under Administration > Externa bibliotek. En färdig lista över bibliotek i hela världen kan hämtas från det norska nationalbibliotekets databas Base Bibliotek. Tänk dock på att listan inte gör anspråk på att vara komplett, och att adressuppgifterna inte alltid är uppdaterade och kan behöva kompletteras. Om listan inte redan visas under Externa bibliotek, hämtar du den enkelt genom att klicka på knappen Ladda ned bibliotekslistan i knappraden. Ett nytt fönster öppnas, där du klickar på knappen Ladda ned. Om du vill registrera ett nytt bibliotek manuellt, gör du det genom att klicka på knappen Ny längst till vänster i den övre knappraden. Ett nytt fönster öppnas då, där du fyller i bibliotekets kontaktuppgifter och sedan klickar OK. Uppgifterna kan när som helst redigeras, genom att dubbelklicka på respektive bibliotek, eller genom 7

att markera biblioteket och klicka på knappen Ändra i den övre knappraden. För att ta bort ett bibliotek som du inte använder väljer du knappen Ta bort i den övre menyraden. Lånevillkor Med Mikromarc 3 följer ett lånevillkor för fjärrlån som standard, som inte kan tas bort. Detta bör du se över och redigera vid behov. Lånevillkoret skiljer sig från övriga lånevillkor på så sätt att dess placering längst ner i listan över lånevillkor inte påverkar hur det används av systemet. (Läs mer om hur vanliga lånevillkor fungerar i kursmanualen). Systemet känner själv av vilka exemplar och poster som är ett fjärrlån, vilket innebär att inga kriterier kan anges under fliken Urval. Inställningarna under fliken Lånevillkor kan dock ändras. Inställningar för omlån hanteras inte i lånevillkoret, utan i ärendet för respektive fjärrlån. Inställningen för lånetid används endast om det ägande biblioteket inte har angett något förfallodatum. För mer information om lånevillkor, se avsnittet om lånevillkor i kursmanualen för Cirkulation. 8

Arbetsgång fjärrlån Arbetsgången för fjärrlån i Mikromarc 3 är följande: 1. Registrera fjärrlånsbeställning. Detta kan göras på tre olika sätt: Registrera låntagarönskemål och omvandla det till fjärrlånsbeställning Registrera fjärrlånsbeställning i Mikromarc Registrera fjärrlånsbeställning i Libris 2. Påminn utlånande bibliotek. 3. Ankomstregistrera och avisera fjärrlånsexemplar. 4. Låna ut fjärrlånsexemplar. 5. Kräv fjärrlånsexemplar (meddelande till låntagare). 6. Återlämna fjärrlånsexemplar. 7. Återsända fjärrlånsexemplar till utlånande bibliotek. Registrera fjärrlånsbeställning En fjärrlånsbeställning kan skapas på olika sätt, som alla beskrivs mer i detalj nedan. När fjärrlånsbeställningen har skapats är den sökbar under Cirkulation > Fjärrlån med status Beställning bekräftad. Beställningen är också synlig som en reservation i låntagarbilden, men har till skillnad från vanliga reservationer en ikon föreställande en flygande bok. Registrera låntagarönskemål och omvandla det till beställning Ett låntagarönskemål registreras i första hand av bibliotekspersonalen i informations- eller utlånsdisken, men kan även skapas utifrån en låneförfrågan som en låntagare skapar i Webbsök. Ett låntagarönskemål visas i låntagarbilden som en reservation, och har en liten ikon i form av en flygande bok. Låntagarönskemål går också att finna under Cirkulation > Fjärrlån. 9

Låntagarönskemål i Expeditionen När låntagaren frågar efter en titel, klickar du på knappen F9 Katalogsökning, varpå ett katalogfönster öppnas där du kan söka efter titeln. Om titeln inte finns i den egna katalogen, klickar du på knappen Låntagarönskemål. Fönstret Nytt fjärrlånsönskemål öppnas då. Om man har sökt upp låntagarens uppgifter i Expeditionen så de är aktiva, så kommer dessa uppgifter automatiskt upp i Låntagarönskemålet. Om du vill ändra dessa eller söka upp en låntagares uppgifter, klickar du på knappen Byt låntagare och anger vilken låntagare som är intresserad av boken. Fyll sedan i titeluppgifter. Endast titelfältet är obligatoriskt, men tänk på att vara så specifik som möjligt, så att den som eventuellt beslutar om att fjärrlåna titeln enkelt kan finna rätt titel och upplaga. Klicka sedan på knappen OK för att spara önskemålet. Ett meddelande visas om att önskemålet har skapats. Låneförfrågan i Webbsök Om låntagaren gör en sökning i Webbsök och inte får någon träff, finns möjligheten att skapa en låneförfrågan. 10

När låntagaren klickar på länken för låneförfrågan i Webbsök visas ett kontaktformulär som ser olika ut beroende på om låntagaren är inloggad I Mig & Mitt eller inte. När låntagaren har fyllt i de obligatoriska fälten och klickat på knappen Sänd önskemål, får han/hon meddelandet att önskemålet har sänts. I samma stund visas önskemålet i Mikromarc under Rutiner > Meddelanden > Inkorg. Dubbelklicka på meddelandet för att läsa det. 11

Om bibliotekspersonalen inte hittar titeln i den egna katalogen, skickas meddelandet vidare till fjärrlånsmodulen med hjälp av knappen Sänd till Fjärrlån. För att denna knapp ska vara aktiv, måste ärendet först ha knutits till en låntagare i databasen. Detta görs under fliken Låntagaruppgifter. När du klickar OK sänds önskemålet till fjärrlånsmodulen, och försvinner från inkorgen. Därefter hanteras ärendet som ett vanligt låntagarönskemål. Hantera låntagarönskemål Låntagarönskemål visas som egna ärenden under Cirkulation > Fjärrlån, med status Fjärrlånsönskemål. 12

Den fjärrlånsansvarige beslutar om titeln ska fjärrlånas eller köpas in. Om titeln fjärrlånas i Libris, kan låntagarönskemålet tas bort när fjärrlånsuppgifterna sänds från Libris till Mikromarc. Om fjärrlånet hanteras på annat vis (t.ex. om fjärrlånsförfrågan görs via e-post eller telefon), redigerar den fjärrlånsansvarige det befintliga låntagarönskemålet, anger utlånande bibliotek, och klickar OK. Ärendet får då status Beställning bekräftad. Om bibliotekspersonalen inte vill fjärrlåna exemplaret eller väljer att köpa in det, kan ärendet stängas med knappen Avsluta ärendet. Registrera fjärrlån i Mikromarc Om ditt bibliotek fjärrlånar från andra bibliotek utanför Libris Fjärrlån, t.ex. genom att reservera direkt i deras webbkatalog, har du möjlighet att registrera ett fjärrlånsärende manuellt i Mikromarc. Alla fjärrlånsärenden som registreras direkt i fjärrlånsmodulen måste innehålla låntagarinformation, kontaktuppgifter till det utlånande biblioteket, och titelinformation för att beställningen ska kunna sparas. Detta alternativ är alltså bara att rekommendera om du redan har kontaktat och fått klartecken från det bibliotek som du fjärrlånar från i det aktuella ärendet. Gör så här: Gå till Cirkulation > Fjärrlån. Klicka på Fjärrlån i menyraden och välj alternativet Registrera beställning manuellt (eller tryck Ctrl + N på tangentbordet). Ett nytt fönster öppnas. Klicka på knappen MARC i den övre halvan av fönstret. Fönstret Marc Editor öppnas då, med fält för titel, undertitel, författare, utgivningsår och ISBN. Fyll i så mycket information som krävs för att du enkelt ska kunna identifiera vilken titel som ska lånas. Om du väljer fliken F4 MARC kan du själv lägga till de MARCfält som du saknar genom att högerklicka. Möjlighet finns också att klistra in en kopierad MARC-post med hjälp av knappen i fönstrets nedre vänstra hörn. Klicka på OK för att spara. 13

I nästa steg anger du för vilken låntagare titeln ska fjärrlånas. Klicka på knappen Byt låntagare. Låntagarregistret öppnas då i ett nytt fönster. Sök upp och dubbelklicka på rätt låntagare (eller markera låntagaren och klicka på knappen OK) för att knyta låntagaren till fjärrlånsbeställningen. Slutligen anger du vilket bibliotek som lånar ut titeln, genom att klicka på knappen Välj bibliotek. Välj rätt bibliotek i listan genom att markera det och klicka på OK. Om du inte finner det utlånande biblioteket i listan, måste du registrera det i Mikromarc. Läs mer under rubriken Externa bibliotek längre bak i denna manual. Klicka på OK för att spara beställningen. Kopiera fjärrlånsbeställning I vissa fall kan du spara tid på att kopiera en befintlig fjärrlånsbeställning i ett visst antal kopior. Markera det ärende som ska kopieras, klicka sedan på Fjärrlån i menyraden och välj Dubblera lån (Ctrl+K). Ett nytt fönster öppnas. Ange först i hur många kopior ärendet ska kopieras med hjälp av pilknapparna längst ner till höger i fönstret. Klicka sedan på någon av knapparna Dubblera med status Låntagarönskemål eller Dubblera med status Beställning bekräftad. Om du klickar på Dubblera med status Låntagarönskemål kommer all information i ärendet utom låntagaruppgifter att kopieras, och de nya ärenden som skapas kommer att få status Fjärrlånsönskemål. Dubblera med status Beställning bekräftad används för att kopiera alla uppgifter, även låntagaruppgifter, till ett nytt ärende, som får status Beställning bekräftad. Alla uppgifter kan redigeras i efterhand, med undantag för status som inte kan sättas manuellt. 14

Registrera fjärrlån i Libris Om biblioteket fjärrlånar i Libris, är det alltid där du ska registrera din beställning först. Titel- och låntagaruppgifter förs automatiskt över från Libris till Mikromarc. (Om fjärrlånsbeställningen skulle finnas registrerad i Mikromarc sedan tidigare, kommer du att få en dubblett. Behåll beställningen som hämtats från Libris, och ta bort dubblett-ärendet. Ett låntagarönskemål kan tas bort direkt, medan ett ärende med status Beställning bekräftad måste avslutas innan det kan tas bort.) Gör så här: Gå till webbsidan för Libris fjärrlån (http://libris.kb.se/illswitch.jsp) och logga in med dina kontouppgifter i Libris. Sök upp titeln som ska fjärrlånas och klicka på knappen Beställ. Ange sedan om lånet är ett vanligt lån eller ett kopielån, och specificera hur remisskedjan ska se ut. När du har gjort detta anger du låntagarinformation. För att beställningen ska knytas till rätt låntagare i Mikromarc, måste du ange låntagarens låntagar-id i fältet Lånekort. Om något skulle bli fel kan du dock justera detta i Mikromarc i efterhand. Tänk dock på att ändringar som görs i Mikromarc inte uppdaterar ärendet i Libris. Klicka sedan på knappen Fortsätt. En översikt över informationen visas i nästa skärmbild. Kontrollera att alla uppgifter stämmer, och klicka sedan på knappen Skicka. Du får nu beskedet att din beställning är skickad, tillsammans med ett beställningsnummer. Öppna Mikromarc och gå till Cirkulation > Fjärrlån. Här visas en lista över dina fjärrlånsärenden. Du kan lägga in så att beställningar i Libris automatiskt hämtas till Mikromarc om du ställer in detta via Schemalagda aktiviteter under Administration. Du klickar då på Ny och väljer alternativet Import av Libris fjärrlån. Du väljer sedan med vilka intervaller fjärrlånen ska hämtas. Om du inte vill vänta på att beställningar från Libris ska dyka upp per automatik, kan du uppdatera listan manuellt, genom att klicka på Fjärrlån i menyraden, och sedan på valet Hämta fjärrlån från Libris. Librisbeställningen visas nu i listan över fjärrlånsärenden och ha status Beställning bekräftad. Eftersom det vid beställningstillfället är oklart vilket bibliotek som kommer att låna ut titeln, importeras inte någon information om utlånande bibliotek till Mikromarc. 15

OBS! Det är bara titel- och låntagarinformation som sänds från Libris till Mikromarc i ett fjärrlånsärende därefter ansvarar du själv för att hålla fjärrlånsärendet i Mikromarc uppdaterat med korrekt information om t.ex. utlånande bibliotek. Påminn utlånande bibliotek För att komma ihåg att följa upp fjärrlånsärenden som har haft status Beställning bekräftad i ett visst antal dagar utan att något har skett i ärendet, kan du ställa in att försenade fjärrlånsärenden ska markeras i gult (försenade fjärrlån) och rött (väldigt försenade fjärrlån). Dessa inställningar gör du under Cirkulation > Alternativ (verktygsikonen) > Fjärrlån (se avsnittet Funktionsinställningar längre bak i denna manual). För att följa upp en försenad fjärrlånsbeställning dubbelklickar du på den, eller markerar den och klickar på knappen Ändra i knappraden. Klicka sedan på knappen Påminn best. längst ner i fönstret som öppnas. Du får nu två val. Om du inte redan har varit i kontakt med biblioteket och påmint utanför Mikromarc, klickar du på knappen Påminn beställning per e- post för att sända en påminnelse till det ägande biblioteket via e-post inifrån Mikromarc. (Innan du gör detta bör du förvissa dig om att biblioteket är registrerat i Mikromarc med en korrekt e-postadress). 16

Om du redan har varit i kontakt med biblioteket, t.ex. via telefon eller i Libris, klickar du på knappen Uppdatera ärendet. Oavsett vilket alternativ du väljer, kommer ärendet att få status Påmind beställning. Ankomstregistrera fjärrlånsexemplar När fjärrlånet har anlänt till biblioteket, söker du upp det aktuella fjärrlånsärendet. Dubbelklicka på det, eller markera det och klicka på knappen Ändra. Skanna in (eller skriv in manuellt) exemplarets befintliga streckkod i fältet Ex.streckkod. Klicka sedan på knappen Ankomstreg. (För att knappen ska bli aktiv, måste exemplarets streckkod först ha matats in). En dialogruta med tre olika val öppnas. Innan du väljer något av alternativen, ska du vara uppmärksam på rutan Skriv ut följesedel längst ner till vänster i fönstret. För att du ska kunna skriva ut en följesedel till exemplaret måste denna ruta vara förbockad. Följesedeln skrivs sedan ut per automatik när du klickar på någon av de tre övre knapparna. (Läs mer om inställningar för utskrift av följesedel i avsnittet Funktionsinställningar längre bak i denna manual). Om du vill sända en avisering till låntagaren samtidigt som du ankomstregistrerar väljer du Ankomstregistrera och sänd avisering till låntagaren. Om du bara vill registrera att exemplaret är mottaget, ska du välja knappen Ankomstregistrera utan att sända avisering. Aviseringsmeddelandet kommer då kunna skrivas ut i samband med avisering i Cirkulation -> Meddelanden. Det tredje och sista alternativet, Ankomstregistrera och låna ut till låntagaren, registrerar exemplaret som mottaget och lånar ut exemplaret till låntagaren. Klicka sedan OK för att spara och stänga fönstret med fjärrlånets detaljer. Låna ut fjärrlånsexemplar Fjärrlånsexemplar lånas ut som vanliga exemplar under Cirkulation > Expedition. Systemet kommer dock att uppmärksamma på att lånet är ett fjärrlån, att låneperioden därför kan vara kortare än vanligt, och när exemplaret ska återlämnas. Kvitto skrivs ut som vanligt. Klicka på F5 Avsluta låntagaren för att avsluta. Fjärrlånet får per automatik status Utlånat. 17

Fjärrlånet är synligt i låntagarbilden under fliken Lån, och en ikon föreställande en flygande bok visar att exemplaret är ett fjärrlån. Kräv fjärrlånsexemplar Om låntagaren inte har återlämnat det fjärrlånade exemplaret i tid, kan ett kravmeddelande sändas till låntagaren som vanligt, antingen från låntagarbilden med knappen Krav under fliken Lån, eller med kravrutinen i Utlånsmeddelanden. När resultatet av kravkörningen visas framgår det tydligt att lånet är ett fjärrlån. 18

Återlämna fjärrlånsexemplar När låntagaren återlämnar exemplaret skannas dess streckkod in under Cirkulation > Expedition > Återlämning som vanligt. Systemet uppmärksammar användaren på att det återlämnade exemplaret är ett fjärrlån, och till vilket bibliotek som exemplaret ska återsändas. Följesedel och kvitto skrivs ut som vanligt. Fjärrlånet får status Återlämnat av låntagaren. Återsänd fjärrlånsexemplar När låntagaren har återlämnat exemplaret, ska det återsändas till det ägande biblioteket. Vid behov kan du skriva ut en rapport över de fjärrlånade exemplar som har återlämnats av låntagaren, men som ännu inte har återsänts till det utlånande biblioteket. Du finner funktionen under Rutiner > Rapporter. Klicka på pilknappen till höger om fältet Välj rapport som ska köras, markera rapporten Återlämnade fjärrlån som inte är återsända till ägarbiblioteket och klicka på knappen OK. Justera eventuellt urvalet på biblioteksenhet och datumintervall genom att klicka på pilknappen till höger om respektive rubrik, bocka för dina val och klicka på knappen OK. Klicka sedan på knappen Beräkna. Resultatet visas under fliken Ut-data. Välj fliken Förhandsvisning för att skriva ut rapporten med knappen längst till vänster i knappraden, eller knappen Exportera dokument (näst längst till vänster) för att spara rapporten till fil. Samla alla exemplar och gå till fjärrlånsmodulen, där du söker upp ett exemplar i taget. Öppna respektive ärende och klicka på knappen Returnera följt av knappen OK för att spara. Fjärrlånet får nu status Återsänt. I samma stund som ärendet har uppdaterats försvinner låntagarens namn från ärendet av sekretesskäl. Uppgifter om titel och utlånande bibliotek sparas dock. 19

Skärmbilden Fjärrlån Fjärrlånsfunktionerna finner du under Cirkulation > Fjärrlån. Här visas alla fjärrlånsärenden som har skapats i din databas. Du kan själv styra vilka kolumner som visas i skärmbilden, genom att klicka på Fjärrlån och välja Kolumner. Bocka för den information som ska visas och klicka OK. Kolumnordningen ändrar du enkelt genom att klicka på överskriften till den kolumn som ska flyttas, hålla nere vänster musknapp, dra kolumnen dit du vill placera den och släpp musknappen. Försenade beställningar markeras i gult eller rött beroende på hur försenad beställningen är (se avsnittet Funktionsinställningar längre bak i denna manual). Fjärrlån som är utlånade till låntagaren, och där återlämningsdatumet har passerat, markeras i lila. Sortering och filtrering Om du delar databas med andra biblioteksenheter kan du se till att endast ditt eget biblioteks fjärrlånsärenden visas. Detta gör du genom att i knappraden klicka på pilknappen till höger om fältet Biblioteksenhet, och i listan endast bocka för den biblioteksenhet som du arbetar vid. Klicka sedan OK för att spara. Denna filterfunktion gör att du endast ser de fjärrlån som ska lämnas ut på den eller de enheter som du har valt. Alla fjärrlån som görs i Mikromarc sparas i listan. Eftersom det bara går att ta bort fjärrlånsärenden som har status Fjärrlånsönskemål eller Avslutat fjärrlån kan listan fort bli väldigt lång. Som standard visas alla beställningar, men för att göra listan mer överskådlig kan du filtrera den, antingen på beställningsdatum eller på status. 20

Genom att klicka på pilknappen till höger om fältet Beställningsdatum, får du fram en lista med olika filtreringsval. Här kan du bara göra ett val åt gången. För att ta bort filtrering på datum väljer du alternativet Ingen tidsgräns. Genom att klicka på pilknappen till höger om fältet Status, får du upp denna lista. Här kan du göra flera val, och t.ex. välja att visa ärenden både med status Fjärrlånsönskemål och status Beställning bekräftad. Klicka OK för att spara. Listan över fjärrlån sorteras som standard på fjärrlåns-id. Du styr dock själv vilken av kolumnerna i listan som du vill sortera listan efter, genom att klicka på respektive kolumnrubrik. Detaljvisning Om du markerar ett fjärrlån i listan, visas information om ärendet i den nedre halvan av skärmbilden. Detta gör att du inte behöver öppna ärendet för att se dess detaljer. Vid behov kan den nedre halvan av skärmbilden minskas ner, så att det blir mer utrymme över för listan över fjärrlån. För muspekaren över skarven mellan listan och detaljvisningen så att muspekaren förvandlas till en pil. Håll sedan ner vänster musknapp, dra nedåt, och släpp när kanten befinner sig där du vill ha den. Detaljvisningen kan också döljas/visas med kortkommandot Ctrl+Shift+L. Sök fjärrlånsärende Om filtreringsfunktionen inte räcker till för att finna det fjärrlånsärende som du söker, kan du använda dig av den sökfunktion som finns ovanför listan över fjärrlån. 21

I den första dropdownmenyn till vänster väljer du vilken uppgift du vill söka mot titel, författare, låntagare etc. I den andra dropdownmenyn väljer du därefter något av alternativen Börjar med, innehåller eller lika med. Därefter skriver du in det du vill söka efter i sökfältet längst till höger. Systemet påbörjar sökningen redan när ett tecken har skrivits in i sökfältet, och avgränsar träfflistan ytterligare för varje nytt tecken som matas in. Ta bort fjärrlånsärende Alla fjärrlånsärenden sparas i databasen för att du senare ska kunna ta fram statistik över dina fjärrlån (låntagaruppgifter sparas dock inte i avslutade ärenden). Om något skulle bli fel kan du dock ta bort ett fjärrlånsärende manuellt, men bara om det har status Låntagarönskemål eller Avslutat fjärrlån. Markera det ärende som du vill ta bort, klicka på Fjärrlån i menyraden och välj alternativet Ta bort lån (Ctrl+D). En varning visas då, där du uppmanas att bekräfta borttagningen genom att klicka OK. Redigera fjärrlånsärende När fjärrlånsärendet är registrerat kan du i vissa fall behöva redigera det i efterhand. Dubbelklicka på det ärende som du vill redigera, eller markera det och klicka på knappen Ändra i den övre knappraden. Ärendet öppnas då i ett eget fönster. Under fliken Detaljer finner du titel- och låntagarinformation, samt kontaktuppgifter till det ägande biblioteket. Här ser du också eventuella noteringar om ärendet. För att ändra titeluppgifter klickar du på knappen MARC, medan låntagaruppgifter ändras med knappen Byt låntagare. Om du vill visa fullständiga kontaktuppgifter till det utlånande biblioteket klickar du på knappen Visa bibliotek. Med knappen Välj bibliotek ändrar du ägande bibliotek om de befintliga uppgifterna skulle vara felaktiga. Klicka på knappen OK för att spara dina ändringar. 22

Omlån i Webbsök Om låntagaren loggar in i Mig & Mitt i Webbsök och väljer att visa Mina lån, så visas det fjärrlånade exemplaret i listan tillsammans med en text som tydligt visar att exemplaret är ett fjärrlån. Om låntagaren klickar på knappen Låna om till höger om det fjärrlånade exemplaret, visas ett meddelande om att en förfrågan om att få låna om exemplaret har sänts till biblioteket. 23

Samtidigt visas information i låntagarbilden om att låntagaren vill förnya lånet. Under Cirkulation > Fjärrlån får ärendet status Omlån önskas och märks med en flagga som indikerar att önskemålet kommer från Webbsök. När fjärrlånsärendet öppnas, öppnas per automatik ett meddelande från Webbsök om att låntagaren vill förnya lånet. Klicka på Stäng. Du kan nu kontakta det utlånande biblioteket för att be om att förlänga lånetiden. Om omlån inte är möjligt, klickar du på knappen Omlån avvisat, under fliken Detaljer i ärendet. Om lånet kan förnyas ändrar du först det ägande bibliotekets förfallodag i fältet Bibliotekets förfallodag. Låntagarens förfallodag ändras då per automatik i fältet Låntagarens förfallodag. Klicka sedan OK för att spara. Ärendet ska nu få status Omlånat. 24

25

Omlån i klienten Omlån i klienten görs från låntagarbilden, fliken Lån, med någon av knapparna Omlån eller Låna om alla, precis som med ett vanligt omlån. Ange den tid som du vill förlänga lånet med och klicka på knappen F2 Omlån. Ett meddelande visas om att lånet är ett fjärrlån, och att omlån måste godkännas. Klicka på knappen Stäng. Lånet har nu status Omlån önskas. I fjärrlånsmodulen får ärendet status Omlån önskas. När du har kontaktat det ägande biblioteket och fått omlån godkänt eller avvisat, dubbelklickar du på ärendet för att öppna det, eller markerar det och klickar på knappen Ändra. Om omlån inte är möjligt klickar du på knappen Omlån avvisat, och om det går bra att låna om ändrar du det ägande bibliotekets förfallodag i fältet Bibliotekets förfallodag. Låntagarens lånetid i fältet Låntagarens förfallodag ändras då automatiskt. Klicka OK för att spara. Ärendets status ändras då till Omlånat. 26

Kopiebeställning Om du beställer en kopia av t.ex. en artikel i Libris, kommer information om detta automatiskt över till Mikromarc. Om du registrerar beställningen manuellt i Mikromarc, måste du dock komma ihåg att bocka för rutan Kopia. När du bockar i valet Kopia kan du också ange att du vill ha en elektronisk kopia (t.ex. ett pdf-dokument via e-post) av artikeln, genom att bocka för rutan Elektronisk kopia. När kopian anländer klickar du på knappen Ank. reg kopia i fjärrlånsärendet. Ett nytt fönster öppnas då, där du väljer ett av alternativen Ankomstregistrera och leverera kopian till låntagaren eller Ankomstregistrera kopian och sänd avisering till låntagaren. Klicka sedan OK. Ärendets status ändras till Kopia levererad. 27

För detaljerade beskrivningar och demonstrationer, se även http://wiki.mikromarc.se/ http://www.youtube.com/mikromarc 28