Förfrågningsunderlag avseende: 1. Lokalvårdsprodukter 2. Mjukpapper, Plast, Formar

ANBUDSFÖRFRÅGAN HERRLJUNGA KOMMUN Datum Referensnummer 2011-11-25 288-11 Förfrågningsunderlag avseende: 1. Lokalvårdsprodukter 2. Mjukpapper, Plast, Formar Upphandlande enheter: Herrljunga kommun och Vårgårda kommun Kommunerna samverkar i denna upphandling och vi inbjuder härmed till anbudsgivning med detta förfrågningsunderlag. Bilaga nr Handlingar 1 Företagsuppgifter 2 Sortimentsspecifikation (Obs 3 flikar) 3 MSR upphandlingskriterier Kemisk- tekniska produkter 4 MSR upphandlingskriterier Pappersprodukter 5 MSR Svarsformulär 6 Försäkran a Herrljunga kommun Postadress: Box 201, 524 23 Herrljunga Besöksadress: Torget 1 Telefon: 0513-17 000 Fax: 0513-17 133 E-post: herrljunga.kommun@admin.herrljunga.se Webbplats: www.herrljunga.se

2(10) 1 Administrativa bestämmelser 1.1 Upphandlingsförfarande Öppet förfarande enligt 4 kap. 1 i lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Ingen förhandling får förekomma med anbudsgivare. Endast komplettering av anbud kan ske i form av förtydliganden och för att rätta uppenbara felskrivningar om det kan ske utan risk för särbehandling och konkurrensbegränsning. 1.2 Avtalsperiod ramavtal Ramavtalet gäller för perioden 2012-03-01 2014-02-28. Beställaren har rätt till förlängning av ramavtal med maximalt 24 månader. 1.3 Sista anbudsdag Sista dag som anbudet skall vara oss tillhanda för att kunna prövas är 2012-01-16. 1.4 Anbudets giltighetstid Anbudet skall vara bindande till 2012-03-31. 1.5 Märkning och adressering Kuvert med anbud skall märkas med texten Anbud Lokalvårdsprodukter m m. Refnr. 288-11 och sändas till adress: 1.6 Språk Herrljunga kommun Ekonomikontoret Box 201 524 23 Herrljunga Anbudet skall vara på svenska. Anbud lämnat på annat språk kommer inte att prövas. 1.7 Upplysningar om förfrågningsunderlagen Frågor med anledning av uppgifter i detta förfrågningsunderlag och med tillhörande bilagor skall ställas så snart som möjligt, dock senast 5 dagar före sista anbudsdag. För att säkerställa att ingen leverantör diskrimineras kommer eventuella frågor och svaren på dem att meddelas samtlig presumtiva anbudsgivare som tagit del av förfrågningsunderlaget. Frågor skall därför sändas skriftligt med e-post till: Jan Aronsson, Upphandlingsansvarig E-post: jan.aronsson@admin.herrljunga.se 1.8 Upplysning om tilldelningsbeslut Upplysning om vilken leverantör som tilldelats kontraktet i upphandlingen lämnas med e-post till angiven kontaktperson i anbudet. Tilldelningsbesked kommer att skickas ut till samtliga anbudsgivare. En avtalsspärr råder därefter i 10 dagar, räknat från dagen efter det att upplysningen skickats ut.

3(10) 1.9 Avtal Upphandlingen avslutas med att ett avtal tecknas mellan kommunen och vald leverantör/valda leverantörer. Avtal har slutits först sedan båda parter undertecknat avtalet. Avtalsanvändare inom respektive kommun gör härefter fortlöpande avrop under avtalstiden och faktureras efter fullgjord och godkänd leverans. 2 Allmän orientering Anbudsförfrågan avser kommunernas behov av Lokalvårdsprodukter (rengöringsmedel, kemikalier för golvvård, städredskap, maskintillbehör etc) Mjukpapper och Plastartiklar och Formar. 2.1 Nuvarande verksamhet Lokalvårdsenheten inom respektive kommun använder olika städmetoder med tillhörande kemikalier, redskap mm vilka regelbundet utvärderas för att få bästa resultat och en ekonomisk och effektiv städning. I kommunerna förekommer i huvudsak följande golvtyper: Linoleum Plastgolv PVC Plastgolv PUR-förstärkta Keramiska golv Terazzogolv Naturstensgolv Lackerade trägolv Förutsättningar för att endast använda en städmetod för samtliga golvtyper och byggnader finns inte beroende på byggnadernas olika ålder, utformning, olika golvtyper, inredning m m. 2.2 Volymer och värden De beräknade årliga volymerna framgår av sortimentsspecifikation, bilaga 2. En beräkning av 2012 års förbrukning har gjorts. Årligt uppskattat avropsvärde för de två produktområdena är ca 3 MSEK totalt för de båda kommunerna. Angivna volymuppgifter i upphandlingen kan över- eller underskridas och är inte bindande för upphandlande enheter. Antagen leverantör skall vara beredd att tillmötesgå önskemål om t ex leveransfrekvens, antal leveransställen samt ha en hög leveranssäkerhet. Förändringar i upphandlande enheters organisation eller politiska beslut som innebär förändringar av omfattningen av lokalvård i kommunal regi kan komma att påverka volymen av avrop från ramavtalet. Vid betydande förändringar i avropsvärde har leverantör möjlighet att omförhandla eller säga upp avtalet.

4(10) 2.3 Syfte med upphandlingen Syftet med upphandlingen är att teckna ramavtal med leverantör inom de olika produktområdena för kommunala verksamheters behov av efterfrågade artiklar under avtalsperioden. 2.4 Val av leverantör Anbud skall lämnas på efterfrågat sortiment inom respektive produktområde. Ramavtal kan komma att tecknas med en leverantör inom produktområde 1 och en leverantör inom produktområde 2, alternativt tecknas ramavtal med en leverantör för båda produktområdena. 3 Kvalifikationskrav Bedömning av anbudsgivare och anbud görs i två steg: 1. Kvalificering av anbudsgivare 2. Utvärdering av anbud 3.1 Kvalificering av anbudsgivare Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Kommunen samverkar med Skatteverket vid kontroll av att leverantörer fullgjort sina åligganden gällande socialförsäkringsavgifter och skatter samt är registrerad i vederbörlig ordning. Då begäran om sådana uppgifter endast är tillämpbar i Sverige skall utländsk leverantör visa motsvarande dokumentation som intygar att föreskrivna registreringar och betalningar är fullgjorda i hemlandet. Anbudsgivare kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen vid omständigheter som framgår av 10 kap. 1, LOU. Vid omständigheter som föreligger i 10 kap. 2, LOU får anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandlingen. Till anbudet ska bifogas ifylld och undertecknad Leverantörsförsäkran, bilaga 6, för att undvika uteslutning på grund av de omständigheter som angetts. Försäkran gäller under hela avtalstiden och Herrljunga kommun har rätt att häva avtalet om anbudsgivaren inte uppfyller något av ovan nämnda krav. Anbudsgivaren ska ha erfarenhet, teknisk förmåga, kapacitet samt vara väl insatt i samt följa de lagar och bestämmelser som gäller för dennes verksamhet och som följer av uppdragets genomförande. Anbudsgivaren skall styrka sin tekniska förmåga och kapacitet att leverera efterfrågade varor och genomföra offererade tjänster genom att kortfattat beskriva sin verksamhet i anbudet. Baskrav enligt Miljöstyrningsrådet, MSR upphandlingskriterier för Pappersprodukter gäller. Obligatoriska krav för Kemisk-tekniska produkter och anbudsgivare skall uppfyllas för produkter som offereras av anbudsgivare i denna upphandling. Se bilaga 3-4.

5(10) 3.2 Anbudskrav - innehåll Anbudet skall innehålla: - En kortfattad beskrivning av företaget, teknisk förmåga och kapacitet att genomföra uppdraget med offererade tjänster. - Företagsnamn, organisationsnummer och aktuella kontaktuppgifter. Bilaga 1 skall fyllas i och bifogas med anbudet. - Försäkran vid omständigheter som medför uteslutning. Bilaga 6 skall fyllas i och bifogas med anbudet. - Pris och övriga affärsvillkor som gäller för anbudet. Bilaga 2 skall användas för prisuppgifter på efterfrågade artiklar och bifogas i anbudet. - Katalog eller broschyrer och gällande prislista med erbjuden rabatt på övriga produkter som inte finns upptagna på vår sortimentsspecifikation, men som ingår i anbudsgivarens sortiment skall bifogas anbudet. - Svarsformulär MSR. Bilaga 5 skall fyllas i och bifogas med anbudet. - En beskrivning av företagets beställningsrutiner, leveranstider med erbjuden frekvens och övriga serviceåtaganden. - Beställning via webbshop skall kunna ske. Avtalsanvändare skall direkt kunna se de aktuella avtalspriserna. Aktuell webbadress anges i anbudet med inloggningsuppgifter för att kunna testa beställningar via webbshopen. - Beskrivning av företagets arbete med kvalitetssäkring. Krav på certifiering föreligger inte. - Beskrivning av företagets arbete med miljöledningssystem och hur detta fungerar för att säkerställa efterfrågade produkters miljöegenskaper. Krav på certifiering föreligger inte. - Kopia på REPA-registrering eller motsvarande skall bifogas med anbudet. - En redovisning av möjligheter att beställa och sända faktura via EDI. 4 Kravspecifikation produkter m m 4.1 Efterfrågade produkter Sortimentsspecifikationen, bilaga 2 skall användas som prisspecifikation. På förteckningen noteras aktuellt produktnamn, artikelnummer, förpackningsstorlek och pris per liter eller kilogram. Behovet avser produkter i olika produktgrupper som finns beskrivna i bilaga 2 på ett neutralt sätt. Anbudslämnare får lämna anbud på maximalt en produkt på varje position. 4.2 Miljö/Allergi Vi strävar efter att använda så miljövänliga produkter som möjligt och ser gärna att miljövänliga alternativ offereras i första hand. Det skall tydligt framgå av anbudet vilka produkter som är miljövänliga samt vilken miljömärkning de uppfyller kraven för. Anbud önskas även på produkter som är lämpliga att använda vid allergistädning samt på allergianpassade produkter. Obligatoriska krav som framgår av bilaga 3 Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier för kemisk-tekniska produkter samt baskrav som framgår av bilaga 4 Miljöstyrningsrådets

6(10) kriterier för Pappersprodukter gäller för denna upphandling. Bilaga 5 Svarsformulär MSR Kemisk-tekniska produkter skall besvaras av anbudsgivaren och bifogas med anbudet. 4.3 Miljödeklaration, bruksanvisning m m Miljödeklaration, Varuinformationsblad och Säkerhetsdatablad på svenska skall finnas för varje produkt som offereras i sortimentsspecifikationen och uppvisas vid begäran. Bruksanvisning, med t ex doseringsanvisning för lokalvårdsprodukt samt för övrig kemiskteknisk produkt skall finnas på svenska. 4.4 Dosering och doseringsutrustning Förpackningarna bör vara utformade så att överdosering motverkas (t ex med tillförlitlig pumpteknik eller annan form av doseringsutrustning) Uppgifter om dosering skall anges på förpackningen eller på annat lämpligt sätt. Leverantör som kan tillhandahålla väggmonterad doseringsutrustning eller liknande tilldelas extra poäng vid utvärderingen. Kräver offererad produkt doseringsutrustning, som är specifik för fabrikatet, skall eventuell kostnad för utrustning anges inklusive montering. Montering av denna utrustning och eventuell demontering av befintlig utrustning skall utföras av leverantören. Dokumentation om installerad utrustning, antal m m skall lämnas till köparen. 4.5 Parfym och färgämnen Produkterna får vara svagt parfymerade, men vi vill ha ett färg- och parfymfritt alternativ till främst allrengöringsmedel, diskmedel, flytande tvål och tvättmedel. 4.6 Producentansvar för förpackningar Av anbudet skall framgå att anbudsgivaren uppfyller kraven för producentansvaret för förpackningar enligt förordning (2006:1273) med ändringar, för offererade produkter. Producentansvaret kan uppfyllas för offererad produkt genom att anbudsgivaren eller anbudsgivarens leverantörer i tidigare led är ansluten till REPA-registret eller motsvarande, eller genom att anbudsgivaren har ett eget upprättat system. 4.7 Kvalitet på anbudsprodukter Vi eftersträvar en hög kvalitet på produkter som används i verksamheten. Anbudsprodukter som kommer att utvärderas i en varukorg (märkta med ett x i sortimentsspecifikation bilaga 2) skall motsvaras av de produkter som används idag. 4.8 Prover Prover på offererade produkter skall tillhandahållas kostnadsfritt vid begäran. 4.9 Elektronisk handel EDI och Internetbeställning Vårgårda kommun har infört elektronisk handel och har idag möjlighet att arbeta med hela EDI-konceptet. Elektronisk fulltextfaktura, SVEFAKTURA kan mottas i båda kommunerna. Beställning via internetbutik skall kunna erbjudas. Se punkt 3.2 Anbudskrav.

7(10) 4.10 Prov av andra produkter Vi förbehåller oss rätten att under avtalsperioden prova alternativa produkter och metoder från annan leverantör. 5 Kommersiella villkor/avtalsvillkor 5.1 Priser Samtliga anbudspriser skall anges i SEK exkl. moms. Packningsavgifter, delningsavgifter, plockningsavgifter, EU-avgifter, frakt, emballage, REPA-avgifter eller andra förekommande avgifter skall ingå i det offererade anbudspriset och får inte debiteras separat. På de artiklar som vi har tagit med i sortimentsspecifikationen, bilaga 2 skall ett nettopris anges. Dessa artiklar är de som har den största ekonomiska betydelsen för oss. På övriga artiklar skall rabattsats anges per varugrupp. Prislista och produktkatalog skall medfölja anbudet. Om en vara utgår ur sortimentet under avtalsperioden skall ersättningsvarans pris vara lika med den ursprungliga varan. 5.2 Prisjustering Samtliga priser skall vara fasta under första avtalsåret, därefter får priserna ändras högst fyra gånger per år. Prishöjning under avtalsperioden skall meddelas skriftligt minst 2 månader innan de träder i kraft och godkännas av köparen. Prishöjning får inte göras med generell procentsats. Handlingar som styrker ökade kostnader hos leverantören skall bifogas tillsammans med begäran om prisförändring. Om köparen inte godkänner det nya priset äger köparen rätt att skriftligen säga upp avtalet med 60 dagars varsel. Under uppsägningstiden gäller de priser som gällde före begäran om prisförändringen. Om konkurrensläget på marknaden förändras på sådant sätt att priserna sjunker, skall detta avtals priser sänkas i motsvarande mån. Prissänkning genomförs snarast med avisering om detta till köparen. 5.3 Rabatter och kampanjer Vid tillfällen då produkter, som omfattas av avtalet, marknadsförs genom kampanj eller med särskild rabatt skall kommunerna kunna avropa till kampanjpriset, om detta är lägre än det avtalade priset. 5.4 Leveranser Leverans skall ske senast 3 dagar efter beställning. Leveranstider och rutiner utarbetas tillsammans med leverantören. Om inget annat överenskommits skall leverans ske vardagar 08.00-16.00. I anbudet skall anges vilka leveransdagar som erbjuds.

8(10) 5.5 Leveransvillkor Avropade varor skall levereras fraktfritt och inburet till respektive enhet på anvisad plats innanför dörr eller enligt särskild överenskommelse med beställaren. Emballage (lånat eller engångstyp), pallar samt återvinningsbara förpackningar återhämtas av leverantör utan särskild kostnad. Kostnaden för returfrakten i samband med felleverans som leverantören orsakat skall betalas av leverantören. Övriga leveransvillkor enligt ALOS 05. 5.6 Ersättning av restnoterade produkter Ersättningsleverans får ske efter särskilt medgivande från beställaren. Om leverantören vid enstaka tillfälle inte kan leverera i avtalet angiven produkt och omständigheterna inte kan hänföras till force majeure, enligt ALOS 05, är denne skyldig att leverera annan produkt med lika eller högre kvalitet till samma pris som i avtalet, dock först efter kontakt med beställaren. 5.7 Lagervaror De avtalsvaror som är lagervaror vid avtalsstart bör vara lagervaror under hela avtalsperioden. På bilaga 2, sortimentsspecifikationen anges om offererad produkt är lagervara. Är offererad produkt inte lagervara skall ledtiden från beställning till leverans anges. Om en avtalsvara ersätts under avtalsperioden med en likvärdig vara skall denna erbjudas till samma pris. 5.8 Kataloger Sortimentskataloger, prislistor och broschyrer lämnas i tillräckligt antal kostnadsfritt till köparen av leverantören under avtalsperioden. 5.9 Betalningsvillkor och fakturans utseende Godkänd faktura betalas 30 dagar netto efter ankomstdagen om leveransen är mottagen och godkänd. Fakturerings- eller annan administrativ kostnad betalas inte. Fakturan skall vara fullständig, inte bara hänvisning till följesedel. Fakturanummer alt OCR-nummer skall tydligt framgå liksom leverantörens registreringsnummer för mervärdesskatt. Tydliga fakturor med bra tryck, vitt papper utan skuggor i ett exemplar. Gäller inte vid EDI eller SVEFAKTURA. På fakturan skall alltid anges fakturaadress, leveransadress och beställarens referens. Varje leveransadress skall få separat faktura om inget annat är överenskommet. 5.10 Statistik och avtalsuppföljning På begäran skall leverantören kostnadsfritt lämna statistik till köparen över fakturerade leveranser. Statistik för samtliga inköp inom leverantörens produktområde skall lämnas i första hand i Excel-format eller i ett textformat som kan läsas in i Excel och innehållande uppgift om: Inköp av avtalsvaror (särskilt markerade), övriga varor och lagervaror. Artikelnummer, kundnummer, benämning, totalt antal, enhet och totalt SEK per artikel samt totalt värde per kommun.

9(10) Avtalsuppföljning kommer att ske löpande under avtalsperioden. Vid dessa tillfällen stäms sortimentet av och eventuella förändringar görs. 5.11 Överlåtelse av avtal Avtal får inte överlåtas på annan leverantör. 5.12 Tvistlösning Tvist som inte kan lösas av parterna i samförstånd skall avgöras av svensk domstol på köparens hemort och med tillämpning av svensk rätt. 5.13 Hävning av avtal Part är berättigad att säga upp ramavtal till omedelbart upphörande om den andra parten väsentligen bryter mot sina förpliktelser och ej vidtager rättelse inom en månad från skriftlig uppmaning därom. Som väsentligt avtalsbrott räknas bl a att part inte fullgör sina skyldigheter vad gäller skatter och avgifter. 5.14 Ändringar/tillägg Ändringar och tillägg till avtalet kan endast ske genom en överenskommelse som är godkänd av båda parter. 5.15 Handlingars rangordning Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheter uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan följande ordning: 1. Överenskomna skriftliga ändringar och tillägg 2. Ramavtal 3. ALOS 05 4. Förfrågningsunderlag 5. Anbud 5.16 Force majeure Arbetsinställelse, blockad eller annan händelse utom parternas kontroll såsom krig, upplopp, eldsvåda, explosion eller explosionsfara eller ingripande från offentlig myndighet som medför att parterna inte, eller endast till onormalt höga kostnader kan fullfölja sina skyldigheter enligt detta avtal, fritar parterna under den tid förhållandet råder från fullgörande av sina skyldigheter. 5.17 ALOS 05 Om inte annat framgår av avtal mellan parterna gäller Allmänna bestämmelser av 2005 för leverans av gods till offentlig sektor, ALOS 05.

10(10) 6 UTVÄRDERING 6.1 Prövning av anbudsgivare De anbudsgivare och anbud som klarat kvalificeringsfasen samt uppfyller de krav som ställts i detta förfrågningsunderlag får anbudet prövat med angivna utvärderingskriterier. 6.2 Utvärderingskriterier Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet med hänsyn till nedan angivna omständigheter kommer att antas. Utvärdering sker med produkter i en varukorg som markerats på sortimentsspecifikationen, bilaga 2. Kriterium Max Poäng Viktning Pris 10 40 % Kvalitet, Sortiment, 50 60 % leverans/beställning, doseringsutrustning, produktinformation Prövning sker enligt följande modell: Kriterium Poäng Bedömningsgrund Pris 10 Anbud med lägsta pris på varukorgen får 10 poäng. Övriga anbud får lägre poäng i relation till detta pris enligt beräkning (lägst pris/aktuellt pris x 10 poäng). Kvalitet 10 Produkter i varukorgen värderas mot nuvarande produkter som används i verksamheten. Bedömning sker av hur anbudsprodukt motsvarar nuvarande produkt. Poängen delas ut efter utförda tester och resultat. Sortiment 10 Bedömning sker av hur stor del av det efterfrågade sortimentet en leverantör (med eventuell underleverantör) kan tillhandahålla. Skalan är 100 % ger 10 poäng. 90 % ger 9 poäng osv. Leveranser och support 10 Leveranstider och leveransintervall för lagerförda anbudsvaror värderas. Anbudsgivarens möjligheter att kunna tillämpa EDI-handel, enligt SFTI, scenario 6.1 och sända elektronisk faktura värderas. Erbjudande i anbudet om support, helst på plats vid problem som uppstår i verksamheten värderas och poängsätts. Doseringsutrustning 10 Leverantör som erbjuder väggmonterad doseringsutrustning för en eller flera artiklar erhåller 10 poäng. Produktinformation 10 Poäng utdelas för beskrivning i anbudet avseende: Genomförande av utbildning rörande nya och befintliga produkter, minst en gång per år Löpande rådgivning om produkternas användning, produktutveckling och annat som är av betydelse för köparen.