Inledning Material in/ Leverantörsfakturering Löpande gör vi beställningar av varor och tjänster hos våra leverantörer. Vi tar emot varan eller får tjänsten utförd och erhåller i samband med detta en leverantörsfaktura. Arbete-Produktion/ Tidsredovisning Löpande ska vi rapportera vår personals när- och frånvarotid som ska ge underlag för korrekta löner. Produkt ut/ Kundfakturering Löpande får vi beställningar av varor eller tjänster av våra kunder. Vi levererar ut våra varor eller utför våra tjänster och upprättar i samband med detta en kundfaktura.
Inledning Bokför löpande dag för dag -> mindre arbete kvar till bokslutet! Löpande redovisning Bokslutsarbete
Leverantörsfakturahantering Beställning Mottagningskontroll Rätt vara Rätt kvantitet Rätt kvalitet Fakturakontroll Rätt kvantitet Rätt kvalitet Rätt pris Kontering Belopp Konto Enhet/k-ställe Attestering Korrekt Ändamålsenligt Motsvarar företagets intentioner Godkännande för betalning av fakturan i sin helhet. Utbetalning
Leverantörsfakturahantering
Leverantörsfakturahantering
Leverantörsfakturahantering
Leverantörsfakturahantering Intern resultaträkning Försäljning extern Försäljning intern S:a Försäljningsintäkter Inköp varor mtrl tj, externt Inköp varor mtrl tj, internt Lagerförändring Råmaterial och varor TB1 Period 1-1 1 411 Inköp av material 491 Lagerförändring råmaterial
Attestering Attestering Korrekt Ändamålsenligt Motsvarar företagets intentioner Godkännande för betalning av fakturan i sin helhet.
Attestering Vad innebär detta i praktiken? Beställning Vi ska godkänna att beställaren har behörighet att beställa varorna/tjänsterna och att de beställda varorna/tjänsterna är ändamålsenliga för företaget. Mottagningskontroll Vi ska godkänna att leveransen av varorna eller tjänsterna motsvarade beställningen i fråga om kvantitet och kvalitet. Fakturakontroll Vi ska godkänna att priserna motsvarar de priser vi avtalat vid beställning. Kontering Vi ska godkänna att konteringen är rätt utförd. Attestering Om allt ovan kan godkännas så kan vi attestera. Utbetalning Godkänner att fakturan kommer att betalas i sin helhet.
Attestering Vi har upptäckt något fel i steg 1-3, till exempel att leveransen inte motsvarade beställningen avseende kvantitet eller att priset på fakturan inte motsvarar det avtalade priset vid beställningen. Hur skall vi agera? Vi attesterar inte Vi kontaktar leverantören Kreditfaktura Ny faktura
Attestering Fyra vanliga interna fel vid kontering: Fel konto Fel belopp Fel enhet/k-ställe Fel period Konto Benämning Enhet Belopp 411 Inköp material 11 1 264 Ingående moms 11 25 244 Leverantörsskuld 11-125
Attestering FEL KONTO Påverkar resultatet Påverkar analys Risk för fel åtgärd Nej Ja Ja Orsak till fel: - Man har konterat på det konto som bäst stämmer överens utifrån kontots benämning/förklaring. - Samma typ av kostnad konteras olika från gång till gång. Tips för att undvika felet i framtiden: - Utgå alltid ifrån vad resursen skall användas till. - Kontakta alltid den som har gjort felet och be denne att rätta. Konto Benämning Enhet Belopp 411 Inköp material 11 1 264 Ingående moms 11 25 244 Leverantörsskuld 11-125
Attestering FEL BELOPP Påverkar resultatet Påverkar analys Risk för fel åtgärd Ja Ja Ja Orsak till fel: Den vanligaste orsaken är att man har köpt in i olika valutor och registrerat in fel valuta. Tips för att undvika fel i framtiden: - Felet brukar oftast vara lätt att upptäcka, då man kan få helt orimliga kostnader. - Kontakta alltid den som har gjort felet och be denne att rätta. Konto Benämning Enhet Belopp 411 Inköp material 11 1 264 Ingående moms 11 25 244 Leverantörsskuld 11-125
Attestering FEL ENHET/K-STÄLLE Påverkar resultatet Påverkar analys Risk för fel åtgärd Nej Ja Ja Orsak till fel: Den vanligaste orsaken är att det inte tydligt på fakturan framgår vilket k-ställe som den avser. Tips för att undvika fel i framtiden: Kontakta leverantören och var tydlig hur ni vill att fakturan skall se ut. Konto Benämning Enhet Belopp 411 Inköp material 11 1 264 Ingående moms 11 25 244 Leverantörsskuld 11-125
Attestering FEL PERIOD Påverkar resultatet Påverkar analys Risk för fel åtgärd Ja* Ja Ja Orsak till fel: - Material som inkommit i slutet av månaden, men där fakturan antingen inte inkommit eller registrerats in på nästkommande månad. - Material som inkommit i början av nästa månad, men som registrerats in aktuell månad. *Fel period påverkar resultatet i två perioder. Tips för att undvika fel i framtiden: Extra noga kontroll vid månadsskiften. Använd affärssystemet för att ta fram erhållet ej fakturerat. Grundprincipen är att fakturan skall konteras i den period då leveransen sker. På fakturan skall klart framgå leveransdag. Kontakta alltid den som har gjort felet och be denne att rätta.
Tidsredovisning Tidsredovisningens syften: Att få korrekta löneunderlag Att få korrekta kalkyler Att få en överblick över hur tiden används idag
Tidsredovisning KORREKT LÖNEUNDERLAG Närvarotid Frånvarotid OB/övertid Lönegrundande Ej lönegrundande TID
Tidsredovisning KORREKTA KALKYLER OB/övertid TID NÄRVAROTID Direkt tid/ Debiterbar tid Direkt tid/ Debiterbar tid Indirekt tid/ Ej debiterbar tid Positiv tid (t.ex. utbildning) Negativ tid (t.ex. väntetid)
Tidsredovisning ÖVERBLICK ÖVER HUR RESURSEN TID ANVÄNDS Närvarotid Frånvarotid OB/övertid TID Direkt tid/ Debiterbar tid Direkt tid/ Debiterbar tid Indirekt tid/ Ej debiterbar tid Positiv tid (t.ex. utbildning) Negativ tid (t.ex. väntetid) Lönegrundande Ej lönegrundande
Kundfakturering 1. Kundfaktura Kundfaktura i direkt anslutning till levererad vara eller utförd tjänst. Fakturering sker oftast i affärssystemet där vi tidigare lagt in uppgifter om kund, artikel och order. 2. Lagertransaktion Utleveransen registreras i affärssystemet och minskar lagersaldot. 3. Inbetalning Kundfaktura förs oftast dagligen över från affärssystemet till företagets ekonomisystem. När inbetalningen sker så bokas kundfordran bort.
Kundfakturering
Kundfakturering
Kundfakturering
Kundfakturering Intern resultaträkning Försäljning extern Försäljning intern S:a Försäljningsintäkter Inköp varor mtrl tj, externt Inköp varor mtrl tj, internt Lagerförändring Råmaterial och varor TB1 Period 2 2 2-1 -1 1 311 Försäljning 491 Lagerförändring råmaterial
Summering Intern resultaträkning Period 1 Period 2 Period 1-2 Försäljning extern 2 2 Försäljning intern S:a Försäljningsintäkter 2 2 Inköp varor mtrl tj, externt -1-1 Inköp varor mtrl tj, internt Lagerförändring 1-1 Råmaterial och varor -1-1 TB1 1 1 Period 1: Vi köper in två brädor som läggs in i lagret. - Vi får en leverantörsfaktura som registreras som ett materialinköp. - Eftersom brädorna ligger kvar orörda i lagret vid periodens utgång så tas värdet av dessa (=inköpsvärdet) upp som en tillgång och medför en positiv lagerförändring som går in i resultaträkningen. - Dessa två konteringar tar alltså ut varandra, vilket medför att ingen materialkostnad ännu uppkommit.
Summering Intern resultaträkning Period 1 Period 2 Period 1-2 Försäljning extern 2 2 Försäljning intern S:a Försäljningsintäkter 2 2 Inköp varor mtrl tj, externt -1-1 Inköp varor mtrl tj, internt Lagerförändring 1-1 Råmaterial och varor -1-1 TB1 1 1 Period 2: Brädorna tas ur lagret, bearbetas till färdig säng och levereras till kunden. - Vid bearbetning från två brädor till färdig säng ökar lagrets värde. - Vi fakturerar kunden i samband med utleverans (=försäljning) - I samband med utleverans minskar lagrets värde till. Vare sig brädor eller färdig säng finns nu kvar i lager. - Materialkostnad uppkommer motsvarande brädornas värde, eftersom resursen (materialet) nu är förbrukat.
Summering Intern resultaträkning Period 1 Period 2 Period 1-2 Försäljning extern 2 2 Försäljning intern S:a Försäljningsintäkter 2 2 Inköp varor mtrl tj, externt -1-1 Inköp varor mtrl tj, internt Lagerförändring 1-1 Råmaterial och varor -1-1 TB1 1 1 Period 1-2: Vi har köpt in material som bearbetats till färdig produkt och levererats och fakturerats kund. - Vi har fakturerat kunden i samband med utleverans (=försäljning) - Vi har fått en leverantörsfaktura som registrerats som ett materialinköp.