Vårdcentralen Filborna i Helsingborg

Programrapport Bra mottagning 10 Vårdcentralen Filborna i Helsingborg Vårdcentralen Filborna ligger i nordöstra Helsingborg och har vid genomförandet av Bra Mottagning 10 2006 ett befolkningsunderlag motsvarande drygt 11400 personer. Åldersammansättningen i befolkningen är som genomsnittet för Skåne, 1,32 poäng/inv. Området präglas av ett högt ohälsotal på 1,18 (1,0 motsvarar normalbefolkning, det område i Skåne som har högst ohälsotal ligger på 1,2) samt en hög andel invånare, 39 %, med utländsk bakgrund. Av befolkningen i arbetsför ålder är 5,9 % öppet arbetslösa. Omflyttningen i området är stor, 30 % av befolkningen i området flyttar in eller ur området årligen. I området finns inga privata familjeläkarmottagningar. Vårdcentralens verksamhet omfattar telefonrådgivning, familjeläkarmottagning, distriktssköterskemottagning, kurator samt specialmottagning för diabetes, astma/kol, hypertoni, friskvård/metabol och inkontinens. Barnhälsovården bedrivs som familjecentral i samarbete med öppen förskola, socialtjänst och mödrahälsovård. Vi ansvarar även för tre vårdboenden med ca 120 patienter totalt. I området finns även flera boenden för psykiskt utvecklingshandikappade. VCF har nära samarbete med mödrahälsovård, socialtjänst för barn/unga, öppen förskola samt sjukgymnastik i samma byggnad. Arbetsterapi finns på närliggande vårdcentral. All verksamhet arbetar med tidsbokad mottagning och enligt medicinsk prioritering. Motsvarande 70 % av befolkningen i området är listade hos familjeläkare på VCF och 98 % av de ca 800 barnen i ålder 0-5 år är listade på enhetens Barnavårdscentral. Under drygt 6 år har VCF haft vakans i varierande grad avseende läkare, vilket inneburit att vi varit tvungna att hitta nya vägar i vårt arbete. Vi har sedan flera år t.ex. följt telefontillgänglighet inkluderande variation över år- veckodag- tid, tillgänglighet för läkarbesök, bevakningslistans storlek mm och fortlöpande anpassat verksamheten utefter behov och befintliga resurser. Schemat avseende läkarmottagning är öppet 3 veckor framåt och ny vecka öppnas löpande. Ca 70 % av läkarbesöken används till akuta sjukdomstillstånd och bedömningar av oklara tillstånd. Vi prioriterar även handledning av yngre kolleger högt och 50 % av de AT- läkare och vik. underläkare som varit hos oss de senaste åren har valt att gå vidare som ST- läkare i allmänmedicin. Samarbetet med övriga yrkeskategorier och andra vårdgivare har också utvecklats. Vi har ett strukturerat system avseende vilken läkare som ansvarar för vilka patienter. Detta justeras efterhand vid vakans, sjukdom, ledigheter etc. Schemat innebär att våra patienter trots läkarbristen i mesta möjliga mån handläggs av en läkare, samt det underlättar för övriga yrkeskategorier vid behov av diskussion kring handläggningen av enskilda patienter. Idag har vi familjeläkarresurs för 54 % av vårt uppdrag (innebär 3400 inv./familjeläkare) och vi har listat 130 % i förhållande till vår resurs. Med det sköter vi 45 % av alla läkarbesök vår befolkning gör i öppen Hälso- och sjukvård (snitt PV NVS 49 %) Enheten bör i grunden vara bemannad med minst 6,4 specialister i allmänmedicin. Resursbristen avseende familjeläkare har ökat under året. Journalutskrift sker inom någon dag efter vårdkontakt. VCF arbetslag präglas av yrkesstolthet, utvecklingsvilja, omtänksamhet och gott humör.

Personalresurs 2006-08, enligt nyckeltal PV NVS Läkare med specialistkompetens i allmänmedicin, inkl verksamhetschef 3,33 Övriga läkare (ST, vik) 2,55 Sjuksköterska/distriktsköterska på läkarmottagning 4,81 Undersköterska 0,84 Distriktssköterskemottagning inkl BVC 4,00 Kurator 0,43 Läkarsekreterare 4,46 Lokalvårdare 0,34 Av läkarresursen används 20 tim/v till verksamhetschefsarbete, minst 8 tim/v till vårdboende och stöd till kommunens dsk, 6 tim/v till BVC samt en hel del tid går också åt till handledning av våra AT, ST och vik underläkare. Verksamheten följs upp årligen via Balanserat styrkort, gemensamt för Primärvården Skåne. I detta ingår parametrar avseende 4 olika perspektiv medborgare, medarbetare, verksamhet och ekonomi. Vi har använt detta som bas för vårt utvecklingsarbete de senaste tre åren. I resultatet för 2006 kan vi få återkoppling om det arbete vi utfört i BM lett till någon förändring t.ex. avseende patienternas uppfattning om vår verksamhet. Mål Vårt övergripande mål med deltagande i Bra mottagning 10 var att lära om förbättringsarbete, förbättra vår arbetsmiljö samt öka tillgängligheten för våra patienter. Deltagare Ingrid Ahlinder verksamhetschef Michael Erneholm spec. i allmänmedicin Rose-Marie Jönsson läkarsekreterare och IT ansvarig Cecilia Dahlgren läkarsekreterare Gun Sveen distriktssköterska, läkarmottagning Marie Andersson sjuksköterska, läkarmottagning Margareta Flemming distriktssköterska, distriktssköterskemottagning Samtliga medarbetare på enheten har visat ett stort engagemang i utvecklingsarbetet. Vårt arbete har bedrivits så att vi först identifierat problem, därefter utfört mätningar. Sedan har berörda personalkategorier diskuterat mätningarna och tagit fram förslag till åtgärder. Några mätningar har fått omarbetas under perioden. Förbättringsåtgärder har därefter utförts och sedan har uppföljande mätning gjorts. Vid årsslutet 2006 har vi flera pågående projekt och är därför inte klara med alla uppföljande mätningar. Definierade problem Långvarig resursbrist avseende läkare har lett till begränsad tillgänglighet till den läkarverksamhet som inte är högst medicinskt prioriterad. Verksamheten har även viss resursbrist avseende sjuksköterskor, fr.a. för att kunna klara en optimal telefontillgänglighet och specialmottagning för Diabetes och Astma/KOL. Hög telefonbelastning till sjuksköterskor och reception. Medarbetarna upplever många störningar i verksamheten. Sammantaget ger detta en ökad risk för stressrelaterad ohälsa.

Mätningar - analys - åtgärd - resultat Alla angivna data speglar 2 veckors mätningar. Balansräkningen visade i maj på 35 % resursbrist på avseende läkarverksamheten. 82 % var extern efterfrågan. Ny mätning under hösten visade samma nivå. Balansräkningen är dock endast ett mått mellan tillgängliga tider på schemat och behov av sådana och speglar inte fullt det totala familjeläkaruppdraget. Som grund för balansräkningen har två mätningar i telefonrådgivningen genomförts. I den första mättes patientens önskemål i förhållande till vilken åtgärd som beslutades och i den andra patientens önskemål i förhållande till vilken åtgärd som bedömdes behövas. Utöver det har mätning av intern efterfrågan (de återbesök etc vi själva planerar för) samt inkommande remisser gjorts och lagts in i balansräkningen. Enligt nyckeltal PV NVS har enheten 0608 familjeläkarresurs för 54 % av sitt uppdrag. Fortlöpande arbete med rekrytering av läkare pågår. Vårt mål är att ha en verksamhet med balans mellan resurser och uppdrag samt att schemat är optimalt anpassat. Mätning telefonrådgivning maj resp dec. Anges i %. Nedre delen anger vad patienten önskade. Övre delen anger i maj vad det blev för åtgärd, i dec vad behovet av åtgärd var. I maj mättes 700 samtal, i dec 900 samtal. Övrigt Pat får återkomma senare Avbokning, ändrad tid Bokad till läkares telefontid Hänvisning till sjukgymnast Hänvisning till akutmottagningen Hänvisning till DLC Hänvisning till annan vårdcentral Bokad tid, sköterska Bokad tid, läkare Rådgivning övrigt vill prata med specifik vårdgivare vill ha förlängd sjukskrivning, annat intyg vill boka telefontid till läkare beställa recept vill ha provsvar vill avboka eller ändra tid vill boka tid till läkare Vill ha rådgivning dec maj 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Ryggsäck avseende läkarbesök Initialt visade bevakningslistan drygt 600 pat. som väntar på försenad kontroll. Efter att de som avlidit respektive avlistats från VCF tagits bort kvarstod 480 st. Bevakninglistornas längd varierar mellan olika läkare, de är längst avseende de vakanta tjänsterna. Vårt mål är framöver att endast bevaka de patienter som inte själva kan ta ansvar för att beställa återbesök och att vid bättre balans även arbeta bort ryggsäcken. Vi tar inte bort några patienter ur bevakningslistan innan läkare personligen informerat om denna förändring. Ett kort angående Återbesök till läkare som kan lämnas till patienten har tagits fram. Vi följer nu fortlöpande bevakningslistan avseende väntelista (försenade kontroller), plan. kontroller aktuell månad samt kommande kontroller. Även om enheten får full resurs på läkarsidan kommer det att ta tid innan det uppdämda behovet av kontroller är åtgärdat. Rutiner för bevakningslistan har också förbättrats så att alla patienter som avlider eller avlistats rensas bort var månad. Läkarna skall också vara mer observanta och se över ev. bevakningar när patienten är på läkarbesök på mottagningen. Enskilda läkare kan enkelt se i Medidoc hur deras bevakningslista ser ut. 600 500 400 300 200 Väntelista Aktuell Kommande Totalt 100 0 maj-06 jun-06 jul-06 aug-06 sep-06 okt-06 nov-06 dec-06 Ryggsäck till specialmottagning avseende diabetes och astma visade också på ett uppdämt behov av tider för kontroll. En del av detta orsakas av att läkarbristen medfört att fler kontroller läggs på specialmottagningarna utan att vi i motsvarande grad kunnat utöka bemanningen. Vi gick igenom bevakningslistan på samma sätt som avseende läkarna och kunde rensa bort en del. Utökad bemanning på mottagningen under senhösten 2005 bedöms också ha bidragit till att väntelistan successivt har minskat. En del av bevakningen var inte inlagd i datajournal, detta åtgärdades i oktober varför antalet kommande bevakningar ökade något då. Beslut togs att all bevakning till våra specialmottagningar skall läggas enligt vårt prioriteringssystem i datajournal framöver. Bevakningslista till specialmottagning kommer framöver att följas för Astma/KOL respektive diabetes separat för att kunna optimera resurs och schema avseende dessa. Våra övriga specialmottagningar har ingen ryggsäck, varför vi inte följer dem.

250 200 150 100 Väntelista Aktuell Kommande Totalt 50 0 maj-06 jun-06 jul-06 aug-06 sep-06 okt-06 nov-06 dec-06 Kommentar; Att lägga in bevakning i datajournal enligt medicinsk prioritering har fördelar av olika skäl enligt vår bedömning. 1. Man kan då lätt se vilka patienter som bör komma till först grundat på medicinskt behov och inte grundat på vem som skriker högst. 2. I telefonrådgivningen är det också ett stöd att kunna förklara för patienten vad som är planerat när de inte klarar är säkra på det själv. 3. En tredje fördel är att vi har en god överblick av vilket medicinskt behov som finns av kontrolltider. Om en vårdgivare t.ex. blir långvarigt sjuk har man då en överblick över vilka patienter som bör prioriteras. Man kan använda bevakningslistan aktivt och kalla patienter från den eller som skuggbevakning för att ha en god överblick enligt ovan. En nackdel med att vi nu framöver inte använder bevakningslistan avseende de som behöver medicinsk kontroll hos läkare är således att vi får en betydligt sämre överblick över behovet av kontrolltider. Vi diskuterar därför om vi ev. ska gå åter till bevakning avseende läkartider just av det skälet. Om man har balans mellan resurs och uppdrag går det säkert bra att överlämna ansvaret till patienter att själva beställa tid för kontroll. I en situation med resursbrist fungerar det inte bra, det kommer ju att vara brist på tider när patienten ringer och behov av att medicinskt prioritera vem som ska få tillgång till befintliga tider.

T3 Tredje tillgängliga tid T 3 besök läkare Den långvariga läkarbristen har inneburit att vi anpassat läkarnas schema utefter att kunna klara de högst prioriterade tillstånden i första hand. Det innebär att en stor del av schemat är avsatt för akuta sjukdomstillstånd och bedömningar av oklara tillstånd. (70 % 2006) Alla patienter bedöms först av sjuksköterska i telefon eller på mottagningen innan de får tid till läkare. Vårt mål är T3 under 7 dagar. T3 till läkare varierar under året mellan 5 15 dagar, medelvärde 9 dagar. Vi bedömer detta som rimligt med nuvarande läkarbrist. T3 besök Läkare VC Filborna 2006, median 14 12 10 8 6 4 2 0 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 vecka s T3 besök distriktssköterskemottagning Vi upplevde att distriktssköterskemottagningen hade en god tillgänglighet vilket bekräftades i utförd mätning. Vårt mål är T3 under 7 dagar. T3 varierar mellan 0-6,5 dagar med medelvärde på 2 dagar. Vi gjorde en kompletterande mätning avseende ev. behov av akuttider på dsk schemat, men fann då att det inte var ett problem. T3 besök dsk VC Filborna 2006, median 7 6 5 4 3 2 1 0 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 vecka

T3 telefontid till läkare Sjuksköterskor i telefonrådgivningen upplevde att det var bristande tillgänglighet till telefontid till läkare. Vårt mål är att det ska finnas tillgänglig telefontid till läkare inom 7 dagar. Mätning startades under hösten och visar att det varierar mellan olika läkare, medeltid ligger på 13 dagar. I telefonrådgivningsmätningen fick vi fram ett behov av 60 telefontider till läkare i förhållande till planerat schema för 110 telefontider på två veckor. Vi har inte analyserat detta vidare ännu. T3 telefon läkare 2006 30 25 20 15 10 5 0 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 vecka Merarbete Merarbete inkluderar ombokningar, avbokningar och uteblivna patienter. Vårt mål är att minimera merarbete så långt det går samt att hitta bättre rutiner kring det merarbete som kvarstår. Merarbete Läkarmottagning Drygt 10 % av inbokade besök hos läkare ombokades- avbokades- uteblev under en mätning på två veckor. Huvuddelen av dem var patienter som ringt samma dag och fått en akut tid, varför det är svårt för oss att påverka annat än genom noggrann information till patienter när de får en inbokad tid. Förbättrade rutiner för hur ovanstående merarbete skall markeras i schemat har tagits fram vilket gör det enklare att följa upp. Merarbete BVC Mätning utfördes under 2 veckor på BVC avseende avbokningar, ombokningar och uteblivna patienter samt om det orsakats av förälders önskemål eller av personal på BVC. På BVC åtgår en hel del tid åt ombokningar och att följa upp de familjer som avbokar/uteblir. Då området är präglat av psykosocial ohälsa bedömer vi det inte rimligt att vi inte följer upp dem som uteblir från BVC då det gäller barnens hälsa. Vi vet att ca 60 % av småbarnsfamiljerna i vårt område har riskfaktorer inom psykosociala fältet. Av totalt 200 inbokade barn uteblev 6 %, 8 % av tiderna ändrades pga. föräldrars önskemål och 13 % pga. BVC-personalen. En av dsk som arbetar med BVC har små barn hemma och majoriteten av ändringar pga. BVC orsakades av att hon själv behövt vara hemma med sjuka barn. För att underlätta har vi tagit fram nya kallelsemallar till BVC, vilka nu liksom kuvert skrivs ut via Medidoc. Tidigare skrevs detta för hand. Vid oplanerad frånvaro på BVC kan

läkarsekreterare hjälpa till att avboka vilket frigör tid för dsk. Uppföljande mätning är inte gjord vid slutrapportens skrivande. Merarbete Distriktssköterskemottagning Distriktssköterskemottagningen arbetar med tidsbeställd mottagning. Patienten kan få tid via telefonrådgivning, direkt telefon till dsk, reception eller personlig kontakt. En del patienter kommer direkt till mottagningen utan att ha beställt tid pga. akuta problem, språksvårigheter eller fel information från andra vårdgivare. Patienten kan lämna meddelande på telefonsvarare till dsk, t.ex. önskemål att bli uppringd eller avbokning. 300 patienter var inbokade under 2 veckor varav 5 % uteblev, 2 % avbokade och 1 % ombokade. Merarbete var totalt 8 % av inbokade tider. Detta upplevdes inte som något problem av dsk och vi har därför inte vidtagit någon åtgärd. Oplanerat arbete (störningar) Oplanerat arbete eller störningar upplevdes allmänt som ett problem och om de kunde minskas bedömde vi att arbetsmiljön skulle förbättras och att ytterligare tid för våra patienter kunde frigöras. En del störningar måste dock förekomma då vårdcentralens arbete är sådant att olika yrkeskategorier måste diskutera med varandra kring handläggning av patienterna. Vårt mål var att minimera onödiga störningar samt hitta bra rutiner för de störningar som bör finnas i verksamheten. I de flesta mätningarna finns det med oanmälda patienter som kommer på eget bevåg. Orsaken kan tex. vara språksvårigheter, felaktig information från andra vårdgivare eller akuta problem. Detta är ett problem i verksamheten och vi försöker åtgärda det genom upprepad information till dem både i skrift och vid personliga möten. Patienter som vänder sig direkt till receptionen utan att ha ringt ombeds sitta ned i väntrummet. Sekreterare informerar sedan sjuksköterska som har ansvar för triagebedömning. Kommunikationsrad innebär att olika vårdgivare via sina schema i Medidoc datajournal kan kommunicera enklare frågor och svar löpande under dagen vilket sparar in mycket tid som kan ägnas åt våra patienter. (gäller telefonrådgivning, läkare, distriktssköterskor, BVC, specialmottagningar och kurator). Oplanerat arbete - telefonrådgivning VCF hade vid BM början 4 VCC telefoner. I optimala fall kan samtliga bemannas mellan 08.00-09.00, därefter bemannas i allmänhet 2 VCC till 17.00. VCF har i snitt 4100 inkommande samtal per månad i VCC (variation 2006 mellan 2100-5400 samtal/månad). Idag besvaras 87 % av dem, varav ca 50 % via Callback funktion. Bemanningen i telefonrådgivningen är lagd efter efterfrågan och följs regelbundet upp både under dagen och över timme/veckodag/månad/år. Vi visste redan att störningar i telefonrådgivningen var ett problem och hade planerat åtgärder men avvaktade med att genomföra dem tills mätning var utförd. Vårt mål var att minimera störningar under pågående telefonrådgivning vilket bör ge högre kvalité på rådgivningen och ökad andel besvarade samtal. Vi satte ett delmål på 70 % besvarade samtal, detta nåddes redan under hösten. Mätning utfördes under två veckor i 4 VCC och antal samt anledning till störning noterades. Därefter genomfördes lokalförändring, framtagande av broschyr till patienter angående hur man bäst når VCF per telefon, utökning till 5 VCC för att få en större flexibilitet, införande av kommunikationsrad i schemat, justering av schema samt information till all personal. Uppföljande mätning under hösten visade på kraftigt minskat antal störningar samt förbättrad telefontillgänglighet. Subjektivt upplever sjuksköterskorna en stor förbättring och vi bedömer att kvalitén på rådgivningen ökat. Oanmälda patienter bedöms av en sjuksköterska som är schemalagd för det.

En ökad användning av VIP telefonen bedöms som positivt, den är till för att andra vårdgivare skall kunna nå oss utan att placeras i telefonkö. Patienter som har önskemål/frågor angående recept, sjukskrivningar, provsvar och återbesök är rekommenderade att ringa på eftermiddagen så att de som är akut sjuka lättare skall nå fram på morgonen. Oplanerat arbete telefonrådgivning telefonsamtal övrigt dator- o telefoni strul sekr övrigt gula lappar reception egna kolleger nov-06 maj-06 dsk BVC+dsk mott läkare externa vårdgivare VIP telefon oanmälda patienter 0 10 20 30 40 50 60 Oplanerat arbete i receptionen - telefonsamtal I receptionen upplevdes dels ett påtagligt stressmoment med att telefonen ringde oupphörligt och läkarsekreteraren hade inte möjlighet att svara då väntande patienter i receptionen prioriterades, dels kunde de flesta av de samtal som besvarades inte hanteras av läkarsekreterare då det rörde medicinska bedömningar. Vårt mål var att minska stress för patienter och läkarsekretare i receptionen samt att rätt samtal skall komma till receptionen. Mätning utfördes under två veckor och antal samt anledning till besvarade samtal noterades. 35 % av samtalen besvarades inte, 57 % av de besvarade samtalen fick hänvisas till sjuksköterska. Därefter togs möjligheten att välja Reception i telefonval VCC bort samt en broschyr till patienterna om hur man når VCF bäst per telefon utarbetades. Broschyren lämnas sedan oktober till alla som kontaktar receptionen samt skickas hem i de fall vi ändå skickar brev eller kallelser hem. Telefonen i receptionen är nu stängd på fm och öppnas manuellt på em. Något ökad belastning i telefonrådgivningen har noterats och vi följer nu utvecklingen. Vi bedömer att informationen om hur man ringer till receptionen inte har nått ut helt ännu.

Oplanerat arbete i reception 2006 Ej besvarade samtal Avbokning av tid november maj 0 20 40 60 80 100 Oplanerat arbete - läkarmottagning Kommunikationsrad infördes efter analys. Subjektivt har det inneburit en förbättring. Uppföljande mätning är inte utförd vid slutrapportens skrivande. Förtydligande om vilka ärenden som inte bör kommuniceras så är planerad, men inte slutförd. Oplanerat arbete Läkare 2 veckor vår 2006 Övrigt, inkl kurator IT, dator- och telefonistrul "Planerade" recept Akut recept Andra vårdgivare, t ex läkare, dsk kommun, SVP, "planerade" fax, apotek Akut fax Oanmälda patienter Läkarsekreterare Kollegor på Vårdcentralen Dsk mott inkl BVC "Gula" lappar utan ben Mottagnings-ssk inkl usk o lappar med ben 0 20 40 60 80 100 120 140 160 180

Oplanerat arbete BVC och distriktssköterskemottagning Majoriteten av störningar på BVC orsakades av diskussioner mellan olika yrkeskategorier inom Familjehuset Oliven. Dessa bedöms som en naturlig och viktig del i verksamheten och inget som bör minska, varför ingen åtgärd genomfördes här. Oplanerat arbete på dsk mottagning. Majoriteten av ärendena gällde kommunikation mellan olika vårdgivare. Här infördes kommunikationsrad vilket subjektivt förbättrat arbetsmiljön och dsk är nöjda. Uppföljande mätning är inte slutförd. Oplanerat arbete dsk-mottagning maj 2006 Övrigt IT, dator- och telefonistrul Störning från externa vårdgivare, t ex hemsjukvård Störning som uppstår då dsk behöver hjälp av läkare Störningar från personal på våc inkl mvc, soc, öppen förskola Oanmälda patienter som kommer via vårdgivare på våc Oanmälda patienter som kommer från extern vårdgivare Oanmälda patienter som kommer på eget bevåg 0 5 10 15 20 25 30 35 40 45 Mätning på laboratoriet VCF har en stor laboratorieverksamhet med dels provtagning avseende de egna patienterna dels ca 1300 externa provtagningar år 2006. Extern provtagning sker huvudsakligen mellan 0800-0900 måndag-torsdag men laboratoriet är öppet 08.00-17.00. I allmänhet är lab. bemannat med 2-3 usk-ssk-dsk, kölappar för patienterna används. Prover inom verksamheten kan dels ordineras samma dag via RP-blankett för snabbtest eller blodremiss, dels ordineras framåt i tiden via fliken Notering i Medidoc. Blodremiss skrivs då först när patienten kommer till lab. Personalen på lab. upplevde dels att provtagningen ökat, dels att det tidvis var ett problem att specialremisser inte var skrivna när patienten kom för provtagning. Vårt mål är att bemanna lab. utefter behov samt att undvika störningar tex. pga. att remisser saknas. Mätning utfördes under 2 veckor hösten 2006 avseende antal patienter på provtagning. Den kompletterades även med kontroll om vb läkare på VCF i tillbörliga fall skrivit specialremiss. I 14 fall saknades sådan, vilket sedan återfördes till läkarna. De är nu mer observanta på att specialremiss skrivs direkt vid ordination av prover. Uppföljande mätning är inte planerad. Extern provtagning har ökat med 8 % jämfört med 2005.

Utöver det har schemat för mottagningspersonalen förbättrats, det är nu tydligare skyltat vid lab. med information till patienterna, en skrivare har inhandlats för att kunna skriva ut remisser samt radio har inhandlats för att få en mer avspänd miljö vid provtagning. Vi har diskuterat att utarbeta en skylt att hänga upp vid lab. vid de tillfällen det pga. personalbrist riskerar att bli köbildning till provtagning. Idag är det pga. personalbrist tyvärr lång väntetid till provtagning. Om Du har möjlighet ber vi Dig komma åter en annan dag. Provtagning lab 2 veckor okt 2006 120 100 80 60 40 0800-0900 0900-1700 20 0 måndag tisdag onsdag torsdag fredag Övriga exempel på förbättringar; Dagens stör - sekreterare. Denna ansvarar för att ta hand om akut skrivning av remisser, akuta fax samt övriga frågor från medarbetare avseende sekr. ansvarsområden, vilket ger en lugnare arbetsmiljö för övriga sekr. Uppdraget rullar över veckan. Förbättrad rutin vid sjukskrivning sjukskriv inte till söndag eller sista dag i månaden rutinmässigt, för att undvika snedbelastning vid behov av förlängning. Ge tid för återbesök/telefonkontakt direkt vid förmodat behov av förlängning av sjukskrivning. Vi har kommit överens om att endast meddela patienten om provsvar är avvikande. Anslag med information skall utarbetas och sättas upp i väntrum och på lab. Rutin för hantering av akut fax. Vi har beslutat om ny rutin för hur ombokning- avbokning- uteblivit skall markeras i Medidoc schema, vilket gör det enklare att följa upp och också säkrar rutinen att de som uteblir utan att meddela sig får räkning för besöket. Vårdgivare ändar bokningstext, men inte bokningsfärg, till uteblivit etc. Vid slutet av var arbetsdag kontrollerar sekr listan och skickar räkning till dem som uteblivit. Då ändras även bokningsfärg till grå. Vi har beslutat att läkarsekr. meddelar patienter vid vårdgivares oplanerade frånvaro. Eftersom behovet av tider till läkare är minst på fredag eftermiddag är bemanning både avseende läkare och övrig personal lägst då. Mottagningen har då endast akut verksamhet. Om vårdgivare bokar in kontrollbesök på fredag em beslutades att det endast ska vara den typ av återbesök som vb kan klara själv utan kringpersonal. Operationer, gyn.kontroller, planerade ekg etc. skall inte bokas in fredag em. Om patienten begär nya recept och läkaren inte medger förskrivning skall det föras in i journaltext så att sköterska i telefonrådgivning vet besked om patienten kontaktar.

Nådde vi våra mål? Ja ökad kunskap om förbättringsarbete förbättrad arbetsmiljö med färre störningsmoment, enklare kommunikation, bättre rutiner Upplevd arbetsmiljö följs upp i Balanserat styrkort medarbetarenkät ökad telefontillgänglighet för våra patienter bibehållen rimlig T3 läkare och god T3 dsk? ökad tillgänglighet till besök till läkare och övriga vårdgivare. Detta följs upp när årsstatistik är klar samt patienternas upplevda tillgänglighet följs upp i Balanserat styrkort. Frågor? Du som läser detta och vill kommentera eller fråga oss något är välkommen att kontakta någon i arbetsgruppen antingen via mail eller telefon. Utförda mätningar och planering 2007; Balansräkning Vänte/Bevakningslista läkare 4 gånger årligen febr-maj-aug-nov Vänte/Bevakningslista Astma/KOL 4 gånger årligen febr-maj-aug-nov Vänte/Bevakningslista Diabetes 4 gånger årligen febr-maj-aug-nov Telefonstatistik T3 läkare T3 dsk mottagning T3t telefontid läkare var månad var månad Merarbete läkare Merarbete BVC uppföljande mätning planeras Merarbete Distriktssköterskemottagning Oplanerat arbete telefonrådgivning Oplanerat arbete reception Oplanerat arbete läkare Oplanerat arbete dsk-mottagning Oplanerat arbete BVC uppföljande mätning planeras uppföljande mätning planeras Lab. mätning