Konsten att rekrytera rätt

Författare: HR-koncern 2013-11-25 Reviderad: 2014-06-24 Konsten att rekrytera rätt För AcadeMedia är rekrytering av rätt personal en nyckelfaktor för fortsatt framgång. Rätt personer med rätt inställning kan skapa bra resultat och god stämning på arbetsplatsen. En felrekrytering däremot kan få stora konsekvenser och orsaka stora kostnader gällande tid, pengar och energi. Rekrytering av nya medarbetare ska i samtliga fall präglas av de enskilda verksamheternas arbetssätt och visioner, därför ägs hela rekryteringsprocessen av ansvarig verksamhets-/enhetschef. Det är även upp till den enskilda verksamheten hur man lägger upp den interna arbetsfördelningen i samband med en rekryteringsprocess. Härutöver ligger det yttersta ansvaret för kvalitetssäkring av de personer som rekryteras hos ansvarig chef. Verksamheten är också skyldig att arbeta med kontinuerlig förbättring av rekryteringsprocessen för att upprätthålla en hög standard. Nedan följer en beskrivning med tips om hur du kan gå tillväga och tänka under de olika delarna av processen från behovsanalys fram till det att ett anställningsavtal är påskrivet. Behovsanalys/Kravprofil Annonsering Urval/Intervju Tester/Kontroller/ Referenstagning Anställning Introduktion/Utvärdering AcadeMedia AB l Org. nr: 556057-2850 Adolf Fredriks kyrkogata 2, Box 213, 101 24 Stockholm tel: 08-545 87 250, fax: 08-545 87 258 Internet: www.academedia.se l E-post: information@academedia.se

2 Behovsanalys/Kravprofil Förberedelser och behovsanalys Innan beslut om anställning är det av stor vikt att överväga alternativa vägar till rekrytering. Andra alternativ kan handla om omorganisering, omplacering av personal eller hyra in konsulter. Du måste även beakta om det finns lämpliga personer som tidigare har sagts upp på grund av arbetsbrist och som har företrädesrätt. En förutsättning för att rekryteringsprocessen ska starta är att rekrytering bedömts vara det bästa sättet att anskaffa kompetens och att verksamhetschefen har givit sitt medgivande till rekrytering. När du väl har fått detta medgivande och landat i om du önskar anställa är det första steget att titta på vilken typ av tjänst som ska tillsättas och upprätta en kravprofil för vakansen. Behovsanalysen avgör hur den fortsatta rekryteringsprocessen ska läggas upp och vad man bör fästa vikt vid hos sina framtida medarbetare. Genom denna lägger man grunden till förståelsen för vilka utvecklingsbehov som finns och vilka budskap man vill kommunicera vidare till medarbetarna och omvärlden. Behovsanalysen tydliggör internt hur organisationen resonerar kring befattningen, organisering av arbete, gränsdragningar mellan befattningar och vilka förväntningar som finns. Behovsanalysen undersöker vilken kompetens och vilka befattningar som redan finns i organisationen, och var det behövs förstärkning antingen genom kompetensutveckling eller genom rekrytering. Kravprofil Ansvarig chef fyller i en kravprofil som tydligt beskriver de krav och önskemål på personen som ska rekryteras. Kravprofilen har du användning för under hela rekryteringsprocessen. Se framtagna exempel på tydlig kravspecifikation. Förutom de generella kompetenser och yrkeskunskaper som krävs kanske det är någon egenskap eller personlighet som du tycker saknas i arbetslaget. Är det fråga om en provanställning/tillsvidareanställning för en lärar-/pedagogtjänst är enbart behöriga lärare aktuella (vad som gäller i de fall det inte finns behöriga kandidater se Beslut om anställning avtal och anställningsformer längre ner i texten). I underlaget till annonsen ska alltid giltigt examensbevis/intyg begäras in för att säkerställa att kandidaten är behörig för tjänsten. Är det fråga om en provanställning/tillsvidareanställning av en rektor/förskolechef är det viktigt att ha följande i beaktande: Enligt skollagen ska samtliga rektorer och förskolechefer som huvudmannen anställer ha pedagogisk insikt som de ska ha skaffat sig genom både utbildning och erfarenhet. För att skärpa behörighetskraven innehåller nya skollagen dessutom skrivningar om att en rektor ska ha gått den nya rektorsutbildningen. Utbildningen ska påbörjas inom ett år från det att anställningen börjat och vara genomförd inom fyra år. Detta innebär att från den 15 mars 2010 är kommuner, landsting och huvudmän för fristående skolor skyldiga att se till att nyanställda rektorer går en särskild befattningsutbildning eller en utbildning som kan jämställas med denna. Utbildningen ska påbörjas snarast möjligt efter det att anställningen har tillträtts och vara genomförd inom fyra år efter tillträdesdagen. Rektorer anställda innan den 15 mars 2010 omfattas inte av obligatoriet. Detsamma gäller rektorer som tidigare gått befattningsutbildningen eller en äldre statlig rektorsutbildning. Rektorsprogrammet riktar sig även till övriga rektorer, biträdande rektorer och förskolechefer som arbetar som skolledare i läroplanstyrd verksamhet och inte tidigare gått befattningsutbildningen. Huvudmannen för rektor är skyldig att anmäla sin rektor till utbildning inom ett år från det att anställningen påbörjats. Det inkluderar även huvudmän för fristående skolor.

3 Annonsering Formulering av annons För att försäkra sig om att rätt person söker den tilltänkta tjänsten är det viktigt att i så stor utsträckning som möjligt utgå från den kravprofil som har upprättats. Tänk på att annonsen ska vara kort och koncis. I de flesta verksamheter inom koncernen skapar en administratör i samarbete med ansvarig chef den aktuella annonsen som ska publiceras. Annonsering och ansökningsförfarande När annonsen är färdig är det dags att annonsera. Rekommenderad tid för annonsering är 2-4 veckor. Idag finns ett flertal rekryteringskanaler som du som chef kan använda dig av. Alla lediga jobb inom AcadeMedia-koncernen ska annonseras på verksamhetens hemsida och AcadeMedias hemsida. Samtliga lediga tjänster ska läggas ut via koncernens e-rekryteringssystem Reach mee som är det system vi använder för rekryteringsadministration inom koncernen (se avsnitt om rekryteringssystem och användarmanual i listan) Rekryteringssystem Inom AcadeMedia koncernen använder vi oss utav rekryteringssystemet Reach mee i samband med annonsering på respektive verksamhets hemsida och genom hela rekryteringen. Kandidater söker aktuella tjänster genom systemet och ni kan på ett lätthanterligt sätt gå igenom och bearbeta de ansökningar som har inkommit. Administrationen av rekryteringssystemet och därmed all kontakt med kandidater ansvarar den egna verksamheten för. HR på koncernnivå kan bidra med utbildning i systemet om så önskas. För mer detaljerad information om koncernens rekryteringssystem se framtagna manualer, alternativt kontakta den person som ansvarar för administrationen av koncernens rekryteringssystem inom den verksamheten du arbetar.

4 Urval/Intervju Urvalsförfarandet Viktigt att tänka på i samband med urvalsförfarandet är att utgå ifrån den kravprofil samt den annons som har skapats. På detta vis säkerställer ansvarig chef att ni kommer så nära era önskemål gällande ny medarbetare som möjligt. Dessutom minimeras risken att kandidater kan uppfatta sig som förbisedda alternativt diskriminerade, vilket i värsta fall kan leda till diskrimineringsutredningar (se avsnittet gällande den nya diskrimineringslagstiftningen under steg 1). Kommunikation med kandidater Det är viktigt att fortlöpande ha kontakt med de kandidater som har sökt tjänsten. För exempel på olika kommunikationsmallar och för hur du bäst går tillväga för att kommunicera med kandidaterna se manualen till aktuellt rekryteringssystem alternativt kontakta den person som ansvarar för administrationen av aktuellt rekryteringssystem inom den verksamhet du arbetar. Intervjuer När du har gått igenom samtliga ansökningar kallar du de kandidater, som stämmer bäst överens med kravprofilen och som du finner mest lämpade för tjänsten, till intervju. Vi rekommenderar att du i första hand tar kontakt med kandidaterna som ska kallas till intervju per telefon. Rekommendationen är att samla intervjuerna under en tidsperiod på två veckor. Antalet intervjuer som hålls med respektive kandidat varierar beroende på vilken tjänst som ska tillsättas. I samband med rekrytering till ledande befattningar SKA kandidaten intervjuas av ansvarig chef och om möjligt verksamhetens VD. Även HR SKA vara med under intervju med kandidater för ledande befattningar, detta för att kvalitetssäkra processen. I samband med intervjun bör kandidaten ha med sig examensbevis alternativt studieintyg och referenser. Kandidaten ska också ha med sig utdrag ur Polisens brottsregister observera att detta gäller för samtliga verksamheter (se information kring registerkontroll nedan). För exempel på intervjumallar se framtagna mallar.

5 Tester/Kontroller/Referenstagning Registerkontroll Som arbetsgivare inom för- och grundskola är du enligt Lagen (2000:873) om registerkontroll av personal inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg skyldig att kräva ett brottsregisterutdrag från den person du erbjuder anställning. Lagen omfattar alla som erbjuds anställning, utan undantag för någon personalkategori. Registerutdraget visar om en person blivit dömd för vissa allvarliga brott såsom sexualbrott och barnpornografibrott samt mord, dråp, grov misshandel, människorov och grovt rån under de senaste 10 åren. Lagen förbjuder inte arbetsgivaren att anställa personen om denne varit dömd, men personer som inte lämnat ett registerutdrag får inte anställas. För att minimera integritetsintrånget är det den arbetssökande som själv ska hämta in registerutdraget från Rikspolisstyrelsen. Lagen omfattar i dagsläget inte personer som erbjuds anställning inom gymnasieskolan. Inom AcadeMediakoncernen tar vi denna fråga på stort allvar. Det är ett viktigt led i att säkerställa en seriös och säker rekryteringsprocess. Därför skall i förekommande fall och vid behov all personal som rekryteras till våra skolor lämna utdrag ur brottsregistret. Detta inkluderar även rektorer och verksamhetschefer. Tester Vi har ett samarbete med Cut-e som leverantör av ett testverktyg som vi använder i samband med rekrytering av samtliga ledare. HR är certifierade för att göra återkoppling på dessa tester. Samtliga slutkandidater till tjänster som ledare inom koncernen ska gå igenom ett testbatteri bestående av minst ett självskattningsformulär samt ett test som visar på vad personen motiveras av i sitt arbete. HR hanterar administrationen och återkopplar till respektive kandidat samt ansvarig chef. Referenstagning I samband med rekrytering ska minst två referenser tas varav en ska vara en tidigare chef till kandidaten. I samband med rekrytering till ledande befattningar ska minst tre referenser tas. Inhämtning av referenser ger dig tillfälle att borra ytterligare i eventuella frågetecken som kommit upp under intervjun/intervjuerna med kandidaten. Ring personen du önskar prata med, presentera ärendet och boka in en tid för det aktuella samtalet. Det är att rekommendera att meddela att samtalet kommer att ta ca 30 minuter. För exempel på frågeställningar i samband med referenssamtal se framtagna mallar.

6 Anställning Återkoppling till kandidater Kandidater som intervjuas bör alltid få en muntlig återkoppling om att de fått, alternativt inte fått tjänsten, från den som genomfört intervjun. Detta bör göras så snart som möjligt och senast inom två veckor från intervjutillfället. Samtliga kandidater som har sökt bör få besked senast en vecka efter det att tjänsten har tillsatts. Chefstillsättning kräver MBL-förhandling Inför en chefstillsättning ska alltid en MBL-förhandling äga rum innan beslut fattas om att erbjuda tjänsten till en specifik kandidat. Förhandlingen ska tas upp i så god tid att denna blir ett naturligt och effektivt led i din beslutsprocess. Förhandlingen ska tas upp och genomföras innan ni (arbetsgivaren) har tagit ställning till den fråga förhandlingen avser. Du har dock möjlighet att själv undersöka en viss fråga och ta ställning till vilka handlingsalternativ som finns innan du påkallar förhandling. Du har rätt att avvakta med att påkalla primär förhandling till dess att ni har hunnit slutföra samtliga anställningsintervjuer. Som arbetsgivare är du dock skyldig att under förhandlingen gå in i en diskussion rörande samtliga sökande om facket begär det. Den fackliga organisationen har också rätt att få del av de ansökningshandlingar som den är intresserad av. HR ska alltid vara delaktig i denna förhandlingsprocess. Beslut om anställning - avtal och anställningsformer Provanställning HR rekommenderar att tillämpa provanställning vid nyanställning. Prövotiden får uppgå till högst sex månader. En provanställning kan endast förlängas utöver den tillåtna tiden om det har skett ett avbrott, t.ex. om kandidaten varit sjukskriven under en längre period under provanställningen. Denna kan då förlängas upp till sammanlagt max 6 månader. Inom AcadeMedia tillämpar vi inte provanställning då en befintlig medarbetare söker tjänst inom en annan verksamhet inom koncernen. Undantag kan ske om det rör sig om ett helt annat arbetssätt eller pedagogik och det bedöms att individen bör prövas. Provanställning får endast tillämpas då det handlar om en tillsvidareanställning. Tillsvidareanställning Tillsvidareanställning är huvudprincipen enligt bestämmelserna i LAS. Tidsbegränsade anställning Här skiljer sig reglerna åt mellan de olika verksamheterna inom koncernen. Vi hänvisar därför i första hand till det kollektivavtal som din verksamhet lyder under. En lärare/pedagog som inte kan påvisa sin lärarbehörighet med ett giltigt examensbevis allra senast i samband med underskrift av anställningsavtalet ska endast anställas på begränsad tid. Lönenivå I anställningsavtalet är det viktigt att ange vilken lön som ska gälla och i vilket års lönenivå som lönen är satt. Detta för att tydliggöra om medarbetaren ska vara med i kommande lönerevision eller inte. Rekommendationen är att sätta lön i nästa års nivå från och med 1 november och fram till och med det datum som gäller för kommande lönerevision.

7 Introduktion/Uppföljning Introduktion Att introducera den nya medarbetaren till sitt nya jobb är A och O för att medarbetaren snabbt ska komma in i sina nya arbetsuppgifter och ha förutsättningar att prestera efter förväntningarna. Det är lika viktigt oavsett om det är en extern kandidat som börjar hos oss, eller en medarbetare som bytt tjänst internt. Introduktionen av nya medarbetare är viktiga av ett flertal anledningar: Vår nya kollega ska få ett första gott intryck och känna sig välkommen och behövd. Vår nya kollega ska snabbt finna sig tillrätta och kunna lägga fokus på sina arbetsuppgifter. Vi som arbetsgivare ska få en medarbetare som snabbt kommer in i sina arbetsuppgifter Men först och främst är det en arbetsmiljöfråga. Avsätt därför tid både första dagen, första veckan och för en uppföljning efter några veckor när saker och ting börjar falla på plats. I första hand är det ansvarig chef som ska genomföra introduktionen av nya medarbetare. Hinner du inte själv, delegera till någon annan medarbetare vissa delar av introduktionen. Det viktiga är inte vem som genomför introduktionen med den nyanställde utan att det görs. För utförligare beskrivning av introduktionen, se checklista för introduktion. Uppföljning av rekryteringsprocessen För att fortlöpande förbättra rekryteringsprocessen är det viktigt att följa upp vad som gick bra respektive dåligt någon vecka efter det att rekryteringen är avklarad.