Sida:1 av 38 Avd. Kompletterande arbetsförmedlingstjänster 2013-03-dd Version 4.x Användarmanual Webbstöd för leverantörer behörighet ersättning tjänstedeklaration verksamhet m.m. (Uppdaterat 2014-09-17)
Sid 2 av 38 Innehållsförteckning Innehåll Innehållsförteckning... 1 WEBBSTÖD PÅ ARBETSFÖRMEDLINGENS HEMSIDA...3 ATT HANTERA WEBBSTÖDET... 5 BEHÖRIGHETSADMINISTRATION OCH BEHÖRIGHETSROLLER... 7 Behörighetsadministration... 7 Behörighetsroller... 7 Signering av uppgifter... 10 HANTERA FÖRETAGSINFORMATION... 11 Skapa kontaktperson... 11 Skapa konto... 12 Skapa lärare... 14 Skapa tjänstedeklaration... 14 Byte av Tjänstedeklaration... 24 Skapa verksamhet... 26 SÖKTJÄNSTER PÅ ARBETSFÖRMEDLINGENS WEBBPLATS... 32 SKICKA IN HANDLING... 33 Vad får en inskickad handling innehålla?... 33 Statusöversikt handlingar... 34 BEGÄRA ERSÄTTNING I WEBBSTÖDET... 34 Blanketter för manuella rutiner... 37 Personnummerbyte/födelsedatum... 37 ALLMÄNT OM WEBBSTÖDET... 37 Logga in till Webbstödet... 37 Frågor om Webbstödet... 37 Reservrutin vid driftstopp... 37 REVISIONSHISTORIK... 38
Sid 3 av 38 Webbstöd på Arbetsförmedlingens hemsida Bild 1 Logga in ger dig tillgång till Webbstödet för kompletterande aktörer 0ch utbildningsleverantörer Du måste ha en behörighet för att kunna logga in i Webbstödet för leverantörer. Den får du av ditt företags behörighetsadministratör. Du måste också ha en giltig e-legitimation/bank-id installerad på din dator, för mer info om e-legitimation se www.e-legitimation.se. Den första behörigheten till en leverantör ges via avtal. Firmatecknare skriver under Avtal för behörighet till webbstödet för kompletterande aktörer Länk: http://www.arbetsformedlingen.se/download/18.100fcc1a122d1357f4d80008610/ ka_avtal_webb.pdf och anger där vem som ska vara behörighetsadministratör. Avtalet skickas till arbetsförmedlingen och behörigheten blir aktiv inom 14 dagar från att avtalet inkommit till arbetsförmedlingen om inte annat anges. När du väljer Logga in (se Bild 1) får du välja vilken typ av e-legitimation du har (se Bild 2).
Sid 4 av 38 Bild 2 Inloggning med e-leg/motsv. Observera, om du har flera olika e-legitimationer installerade på din dator bör du vara uppmärksam så att du använder samma e-legitimation när du signerar en bekräftelse eller handling som när du loggade in, annars riskerar du att signering misslyckas och att du får ett felmeddelande. Ikoner som du möter i Webbstödet Skapa verksamhet (i ett avtal) Visa valt objekt. Ta bort valt objekt. Objekt som inte kan tas bort. Utöka lista (ta fram dolda rader) Dölj lista (dölj rader) Dra tillbaka inskickad uppgift (den som skickat in kan göra det)
Sid 5 av 38 Att hantera webbstödet Sessionstid Om du har webbstödet öppet och är inaktiv i mer än 20 minuter så avslutas din session. Tänk på det när du arbetar med att registrera handlingar för att undvika merarbete. Organisationsnummer När du legitimerat dig via Bank ID i inloggningen och din behörighet har kontrollerats kommer du till Webbstödet. Om du har behörighet enbart hos ett företag visas startsidan direkt. Vilka funktioner som visas styrs av din behörighetsroll (se Behörighetsroller, länk http://www.arbetsformedlingen.se/omoss/for-leverantorer/for-kompletterande-aktorer-/om-webbstodet/avtalbehorighet-och-roller.html ). Om du har behörighet hos flera leverantörer, t ex om du är anställd på flera företag, får du möjlighet att välja under vilket organisationsnummer du vill logga in på (Bild 3). Du är nu inloggad i webbstödet för leverantörer. Här kan du beroende på din behörighet bland annat registrera information om företaget och var verksamhet finns. Och det kanske vanligaste av allt, skicka in handlingar om arbetssökande. Bild 3 Välj för vilket organisationsnummer du ska registrera i Webbstödet Med två steg säkerställer du att är rätt inloggad för ditt arbete. Det första som sker är att du kommer direkt till ett val av leverantör om du har behörighet att administrera i verksamheter med olika organisationsnummer. Gör ditt val! Välj verksamhet Nästa steg är att välja verksamhet. Det går även att välja avbryta och komma direkt till en lista över verksamheter hos leverantören. Bild 4 Och välj därefter vilken verksamhet Därefter hamnar du i fliken Mitt arbete och då i fliken Översikt med lista över aktuella placeringar i verksamheten.
Sid 6 av 38 Bild 5 Exempel på startsida efter inloggning med e-leg Att byta mellan leverantör alt verksamhet när du är inloggad Strax under ditt namn till höger finns det två rullister, Leverantör resp. Verksamhet. Där kan du ta fram andra tjänster som du har behörighet att arbeta med. Bild 6 Lista vid byte av leverantör Bild 7 Lista vid byte av verksamhet För fortsatt handläggning av de enskilda ärendena hänvisas du till de separata beskrivningarna av aktuella tjänsterna.
Sid 7 av 38 Behörighetsadministration och behörighetsroller Behörighetsadministration För att få tillgång till webbstödet för leverantörer träffas ett avtal mellan denne och Arbetsförmedlingen. I det avtalet anmäler leverantören vem som ska ha behörighetsrollen Behörighetsadministratör för företaget. Om behörighetsadministratören slutar och ingen ny tilldelats roll behörighetsadministratör måste ett nytt avtal skickas in för webbstödet. Markera i avtalet att det avser en ny behörighetsadministratör. Se även nedan i Behörighetsadministratör. Behörighetsroller Beskrivning av behörighetsroller finns på Arbetsförmedlingens hemsida. Länk till avtal, behörighet och roller Webbstödet har flera behörighetsroller och det är leverantören som själv administrerar och fördelar rollerna till berörda anställda. Behörighetsadministratören kan lägga till och ta bort nya användare i webbstödet. Behörighetsadministratör Nedan visas hur startsidan ser ut för behörighetsrollen Behörighetsadministratör inom flertalet av våra handlingar. Bild 8 Startbild Mitt arbete för behörighetsadministratör Med flikvalen Företaget och Användare kan behörighetsadministratören lista personer som har behörighet för det aktuella organisationsnumret, men också ändra behörigheten för en person eller ta bort den permanent.
Sid 8 av 38 Bild 9 Lista över användare och möjlighet att registrera användare vid företaget För att ge någon behörighet välj Lägg till (Se Bild 9). Registrera personens Förnamn, Efternamn, Personnummer och E-post och välj vilken behörighetsroll användaren ska få (se Bild 10). Bild 10 Lägga till användare vid företaget Slutligen signerar behörighetsadministratören uppgifterna med sin e-legitimation/bank-id. Behörigheten är klar att användas inom några minuter efter det att signeringen är gjord. Bild 11 Att signera en ny användare Registrerare Startsidan för behörighetsrollen registrerare visas nedan.
Sid 9 av 38 Bild 12 Startsida för rollen Registrerare Lärare Behörighetsroll kopplad till arbetsmarknadsutbildningar. Lärare kan endast hantera närvarorapportering. Startsida för behörighetsrollen Lärare visas nedan. Bild 13 Startsida för rollen Lärare Läsare Startsida för behörighetsrollen Läsare visas nedan. Bild 14 Startsida för rollen Läsare Tjänsteadministratör Behörighetsroll kopplad till Arbetsmarknadsutbildningar. Tjänsteadministratören hanterar informationer kopplade till arbetsmarknadsutbildningar Startsidorna Mitt arbete resp. Företaget för behörighetsrollen Tjänsteadministratör visas nedan.
Sid 10 av 38 Bild 15 Startsida Mitt arbete för tjänsteadministratör Bild 16 Startsida Företaget för tjänsteadministratör Signering av uppgifter Generellt i webbstödet gäller att: Vid varje tillfälle du ska skicka information till arbetsförmedlingen signerar du med din e-legitimation. Efter varje signering får du en kvittens på att signering lyckades. Du ansvarar för att uppgifterna som lämnas är korrekta. Bild 137 Exempel på e-leg för signering och bekräftelse på gjord signering
Sid 11 av 38 Hantera företagsinformation Kontaktperson Konto Lärare Tjänstedeklaration Verksamhet och adress Utbildningstillfälle När du loggat in i webbstödet väljer du fliken Företaget. Du har då möjlighet att skapa kontaktpersoner och konton. För att i senare skede kunna skapa en verksamhet måste minst en administrativ kontaktperson och ett konto anges. Du skapar dessa med hjälp av knapparna Skapa. För hantering av Arbetsmarknadsutbildningar m.m. se separat Användarmanual. Länk: http://www.arbetsformedlingen.se/om-oss/for-leverantorer/forkompletterande-aktorer-och-utbildningsleverantorer/utbildning.html Bild 148 Fliken Företaget >Uppgifter visar era kontaktpersoner och konton Förteckningen över Kontaktpersoner och Konton. Det framgår även ur många verksamheter de är kopplade till. Skapa kontaktperson Bild 19 Registreringsformulär för ny kontaktperson
Sid 12 av 38 När du fyllt i alla uppgifter klickar du på Spara. Visa Kontaktperson tar fram en redigerbar information. Klickar du på siffran i kolumnen Ant. verksamh. kommer en dialogruta för att byta kontaktperson. Bild 20 Byte av kontaktperson sker via listor Byte mellan kontaktperson är enkelt med de listade kontaktpersonerna Skapa konto Bild 21 Formulär för att skapa konto När du fyllt i alla uppgifter klickar du på Spara. Du måste skicka in ditt konto för granskning. Klicka på Skicka in. (Bild 19) Bild 22 Nytt konto klart att skicka in Bild 23 Nytt konto kan du registrera genom att klicka på Skapa Det är också här du ser när kontot blivit granskat, det får då status godkänd eller underkänd. Observera att du inte får något meddelande om när ett konto är granskat, du måste
Sid 13 av 38 bevaka detta själv. För att rätta till ett underkänt konto klickar du på. Bild 24 Exempel på meddelande från arbetsförmedlingen Du kan då läsa den kommentar som granskaren skrivit in. Du klickar sedan på Redigera, ändrar det som är fel och sparar igen. Du måste nu skicka in ditt konto på nytt för granskning. Bild 25 Exempel på rad med nedåtpil för att expandera informationen Kontot du vill ändra får en nedåtpil, som indikerar en till rad, Och i detta fall ny information och det nya kontot läggs under rubriken Konton att skicka in. Bild 26 Exempel på rad med uppåtpil och expanderad rad med information. Klickar du på nedåt pilen kommer den nya informationen. Det går att ångra ändringen genom att klicka på Ta bort, det röda krysset. Bild 27 Exempel på rad med funktionen Dra tillbaka, bakåtpilen Så här ser det ut när du skickat in kontot för granskning och du utvidgat listan, genom att klicka på pilen till vänster i listan. Du kan fortfarande ångra dig med att klicka på blå bakåtpil, du på,, längst till höger på raden för det ändrade kontot. Klickar, så stänger du bara den extra raden. Bild 28 Byta konton sker enkelt med vallistor Det går snabbt att byta konto om du klickar på siffran som anger hur många verksamheter som använder kontot. Alternativet Standardkonto används om du enkelt vill knyta verksamheten till företagets standardkonto. Standardkonto anger
Sid 14 av 38 du vid registrering av ett konto. Använder du standardkonto som alternativ till ett kontonummer redovisas inte det i antalet verksamheter som kontot är kopplat till. Skapa lärare För beskrivning av hur lärare skapas se i Användarmanualen för Arbetsmarknadsutbildning m.m. Länk: http://www.arbetsformedlingen.se/omoss/for-leverantorer/for-kompletterande-aktorer-ochutbildningsleverantorer/utbildning.html Bild 29 För att skapa en lärare till utbildningstillfällen i din utbildningsverksamhet börjar du här Bild 30 Formuläret för en lärare du ska sända in för granskning När läraren är godkänd av arbetsförmedlingen kan den kopplas till en eller flera utbildningar. Skapa tjänstedeklaration Tjänstedeklarationen har olika utformning beroende på vilken tjänst som den presenterar. Tjänstedeklarationen innehåller information som presenteras via Arbetsförmedlingens söktjänster på vår webbplats. Tjänstedeklarationen skriver du innan du registrerar din verksamhet i avtalet för tjänsten. Du ska koppla en tjänstedeklaration till din verksamhet.
Sid 15 av 38 Tjänstedeklarationen ska spegla den verksamhet som du enligt ditt avtal ska bedriva på leveransområdet. Läs igenom hela avsnittet tjänstedeklaration innan du börjar registrera i webbstödet. Bild 31 Flik Företaget > Tjänsteutbud > Tjänstedeklarationer ger möjlighet att skapa och redigera tjänstedeklarationer Klicka på Skapa för att registrera en ny tjänstedeklaration. Bild 31 Val av tjänst och registrering av namn i formuläret Skapa tjänstedeklaration Du kan alternativt välja att ta fram en redan befintlig tjänstedeklaration och använda funktionen Använd som mall. Bild 32 Exempel där möjligheten till att använda mall framgår Du kan återanvända en tjänstedeklaration i samma tjänst och anpassa relevanta delar. Den nya tjänstedeklaration ska spegla verksamheten på den adress som tjänstedeklarationen avser. Notera att namnet inte kan vara lika för flera tjänstedeklarationer. Hur du registrerar i en viss tjänst beskrivs senare under eget avsnitt för varje tjänst.
Sid 16 av 38 När du registrerat din tjänstedeklaration ska den skickas in till arbetsförmedlingen för granskning. Fliken Företaget>Tjänsteutbud>Tjänstedeklarationer visar dels vilka tjänstedeklarationer som är godkända/underkända, dels de som ska sändas in. Bild 33 Tjänstedeklarationer hos dig och klara att skicka in En tjänstedeklaration kan ha status Sparad, då har du bara sparat den hos dig. Inskickad för granskning, då är den inkommen till arbetsförmedlingen. Granskad, underkänd, du har då att redigera enligt den kommentar som Arbetsförmedlingen gjort. Slutligen Granskad, Godkänd, nu kan du koppla tjänstedeklarationen med den verksamhet som den avser. Ikonen (Förstoringsglas = Visa valt objekt) aktiverar visningsläge för tjänstedeklarationen. Ikonen (Rött kryss = Ta bort valt objekt) tar bort tjänstedeklarationen. Bild 34 Inskickad tjänstedeklaration Etableringslots tjänstedeklaration Alla etableringslotsar ska kunna leverera tjänsten till alla deltagare. Som etableringslots får du inte neka någon deltagare. I tjänstedeklarationen kan du ange vad som är unikt med just din verksamhet, exempelvis gällande lotsarnas språk- och branschkunskaper. Syftet är att marknadsföra dig, som etableringslots, mot vissa målgrupper samt att den arbetssökande kan jämföra olika etableringslotsar med varandra, för att kunna göra ett mer informerat val. Tjänstedeklarationen presenteras i sökfunktionen Sök Etableringslots på arbetsförmedlingens hemsida. Länk: http://www.arbetsformedlingen.se/om- oss/for-leverantorer/for-kompletterande-aktorer- /Etableringslots/Tjanstedeklaration-etableringslots.html Beskrivningen måste innehålla tillräckligt med information som tydligt anger huvudinriktning, innehåll och utformning av levererad tjänst. Texten ska beskriva det unika som du, som etableringslots erbjuder. Undvik generella termer.
Sid 17 av 38 Informationen ska vara korrekt och tjänstedeklarationen ska spegla verksamheten på den adress som tjänstedeklarationen avser. Bild 35 Flik Företaget > Tjänsteutbud > Tjänstedeklarationer ger möjlighet att skapa och redigera tjänstedeklarationer Välj rätt tjänst, Etableringslots i detta fall. Ge tjänstedeklarationen ett bra namn, du och dina kollegor ska återfinna den enkelt när du ska koppla den till en verksamhet. (Se bild 27 ovan). Namnet bör innehålla företagsnamn, tjänst och ort/område. Fältet rymmer 60 tecken. (Används en tjänstedeklaration för flera verksamheter anger du inte ort/område). När du klickat på Skapa kommer du till registreringen av det egentliga innehållet i tjänstedeklarationen. Tjänstedeklarationen skrivs med hjälp av fyra flikar; Presentation, Metodik Arbete/Studier, Metodik Samhällsliv/Praktiskt stöd och Utbildning/Erfarenhet. Flik Presentation Fritextfältet Presentation använder du för att skriva en beskrivning av dig som leverantör. Informationen ska baseras på den som du angett i din ansökan för tjänsten. Endast information som har relevans för aktuell tjänst får förekomma. Det du skriver här är det som visas direkt under företagets namn i Sök Etableringslots på arbetsförmedlingens webbplats. Språkkunskaper och Yrkesinriktningar/Branschkunskap Två valboxar där du kan välja det som är utmärkande kompetenser på den aktuella verksamhetsadressen.
Sid 18 av 38 Bild 36 Flik Presentation med språk och branschvalen Språkkunskaper Här väljer du de språk som visar den specialisering som lotsarna har på den aktuella verksamhetsadressen. Med angivet språk i söktjänsten avses att minst en lots på aktuell verksamhetsadress har den angivna språkkompetensen. Med lots avses anställda som handleder och arbetar närmast den arbetssökande på aktuell verksamhetsadress. Du får ett meddelande av systemet om du väljer fler än 5 språk. Det är en mjuk spärr som du kan gå förbi genom att klicka OK. Om Avbryt så kommer du till listan och kan justera antalet språk i listan. Bild 37 När du registrerat mer än 5 språk eller yrkesinriktningar Yrkesinriktningar/Branschkunskaper Här väljer du de yrkesinriktningar/branschkunskaper som lotsarna har inom valda yrkesområden. D.v.s. kunskap som lotsarna på den aktuella verksamhetsadressen besitter. Du får ett meddelande/fråga av systemet om du väljer fler än 5 branscher. Det är en mjuk spärr som du kan gå förbi genom att klicka OK. Om Avbryt så kommer du till listan och kan justera antalet branscher i listan. Språk och Branschkunskap är variabler i sökfunktionen för Etableringslots på Arbetsförmedlingens webbplats.
Sid 19 av 38 Flik Metodik Arbete/Studier Bild 38 Flik Metodik Arbete/Studier med exempel på avsnittsrubriker Klicka på Lägg till avsnitt för att registrera ett eller flera avsnitt i din beskrivning av metoder som används i verksamheten. Beskrivning av leverantörens metodik och inriktning för att stötta den nyanlände till arbete. Exempelvis om hur lotsarna arbetar med arbetsgivarkontakter. Här kan du även beskriva hur ni samarbetar med näringslivet och anordnare av andra etableringsinsatser. Det går att skapa flera rubriker och avsnitt under fliken. Förslag till möjliga rubriker för avsnitt: Kontakter och nätverk mot arbetslivet i Sverige Matchning mot arbete och praktik Coachning Studiebesök Yrkes- och branschinformation Erbjudna aktiviteter Individuell planering Ni kan även ange helt egna avsnitt. Presentationen ska avse den tjänst som erbjuds på den verksamhetsadress som tjänstedeklarationen avser. Klicka på Spara. Om det finns tomma avsnitt så måste du först ta bort dessa. Klicka på knappen Ta bort (bredvid fältet för rubrik till det avsnitt som du vill ta bort).
Sid 20 av 38 Flik Metodik Samhällsliv/Praktiskt stöd Bild 39 Flik Metoder Samhällsliv/Praktiskt stöd Klicka på Lägg till avsnitt för att registrera ett eller flera avsnitt i er beskrivning av metoder som används i verksamheten. Beskrivning av leverantörens metodik och inriktning för att stötta den nyanlände till etablering inom samhällsliv. Exempelvis om hur du som lots arbetar för att den arbetssökande snabbare ska kunna orientera sig i det svenska samhället. Här kan du även beskriva hur ni samarbetar med andra myndigheter och det civila samhället. Tänk på att lotsens stöd inom samhällsliv och praktiskt stöd inte ska ersätta det stöd som andra aktörer ansvarar för. Det går att skapa flera rubriker och avsnitt under fliken. Förslag till möjliga rubriker för avsnitt: Orientering i samhällsliv Stöd i kontakt med myndigheter Kontakt med samhällsinrättningar (bank, hälso- och sjukvård, bibliotek, bostadsförmedling, etc.) Samarbete med civila samhället Erbjudna aktiviteter Individuell planering Ni kan även ange helt egna avsnitt. Presentationen ska avse den tjänst som erbjuds på den verksamhetsadress som tjänstedeklarationen avser. Klicka på Spara. Om det finns tomma avsnitt så måste du först ta bort dessa. Klicka på knappen Ta bort (bredvid fältet för rubrik till det avsnitt som du vill ta bort).
Sid 21 av 38 Bild 40 Meddelande för att bekräfta borttag av avsnitt Du får en fråga om du vill ta bort avsnittet. Klicka på OK om så är fallet. Flik Utbildning och erfarenhet I fliken Utbildning och erfarenhet gör du en kort beskrivning av vilka utbildningar lotsen har genomgått och vilken erfarenhet de har (t.ex. antal år, inriktning och målgrupp). Här kan du även ange om lotsen har erfarenheter från liknande verksamheter Förslag till rubrik på avsnitt: Etableringslotsarnas utbildning och erfarenhet. Övrig kompetens inom företaget. Övrig erfarenhet inom området etablering och integration Bild 41 Flik Utbildning/Erfarenhet Klicka på Spara Tjänstedeklarationen är nu klar att skickas in för granskning av Arbetsförmedlingen.
Sid 22 av 38 Bild 42 Tjänstedeklarationen sparad och färdig att Skicka in Bild 43 Tjänstedeklarationen får status "Inskickad för granskning" OBS! Den inskickade tjänstedeklarationen kan dras tillbaka av den som skickat in den. Det går att göra innan den granskats av Arbetsförmedlingen. RESA Sysselsättningsplats med rehabiliterande inslag - Tjänstedeklaration En tjänstedeklaration i RESA Sysselsättningsplats med rehabiliterande inslag registreras under tre flikar; Presentation, Vi erbjuder och Erfarenhet. Närmare beskrivning av tekniskt förfarande nedan. Den som ska registrera Tjänstdeklarationen ska ha tillgång till fliken Företaget i webbstödet. Företag > Tjänsteutbud har flikarna Avtal, Verksamheter och Tjänstedeklarationer. I fältet Tjänst går det att välja Alla eller en av fyra tjänster. Det valda alternativet visar de tjänstedeklarationer som registrerats vid ditt företag. När du klickar på ikonen aktiveras visningsläget för tjänstedeklarationen. Ikonen är till för att ta bort tjänstedeklarationen. Bild 44 Att välja RESA och namnge tjänstedeklarationen Välj rätt tjänst, RESA (Rehabilitering Sysselsättning Arbete), så kallas tjänsten i våra rullister. Ge den ett bra namn, du och dina kollegor ska återfinna den enkelt när du ska koppla den till en verksamhet. Namnet bör innehålla företagsnamn, tjänst och benämning. Fältet rymmer 60 tecken. Tänk på att namnet är det arbetsförmedlaren ser i sitt beslutssystem. När du klickat på Skapa kommer du till registreringen av det egentliga innehållet i tjänstedeklarationen. Tre flikar; Presentation, Vi erbjuder och Erfarenhet representerar tjänstedeklarationens innehåll. Flik Presentation
Sid 23 av 38 Bild 45 Flik Presentation - Textfält för din presentation Här beskriver du din verksamhet, ex hur länge ni funnits, hur många som arbetar där. Beskriv målsättningen med företaget utifrån er ansökan, ex hur ni vill stötta och handleda deltagaren och att ni kan erbjuda tillgång till stöd och handledning. Flik Vi erbjuder Bild 46 Flik Vi erbjuder - Rubriker och textfält för olika avsnitt väljer du själv Bild 47 Flik Vi erbjuder - Med exempel på avsnitt och text Här beskriver du de olika sysselsättningsplatser eller arbetsområden ni kan erbjuda. Du väljer själv om du vill dela upp informationen i flera avsnitt. Vilka arbetsuppgifter man kan få pröva på och hur ni anpassar uppgifterna efter deltagarens förutsättningar och behov oavsett om de kan deltaga bara några timmar i veckan eller upp till heltid. Beskriv vad den arbetssökande blir erbjuden som deltagare när den arbetssökande kommer till era lokaler. Hur den arbetssökande har möjlighet att pröva på nya arbetsuppgifter? Utöka sin arbetstid när denne klarar av det. Här kan man också beskriva ev. motiverande, rehabiliterande inslag, som kan ingå.
Sid 24 av 38 Flik Erfarenhet Referenser Ge en kortfattad beskrivning av referenser från uppdrag där du tidigare har arbetat med målgruppen på en arbetsförlagd sysselsättning. Om du är nyetablerad kan referensuppdrag alternativt lämnas för uppdrag utfört av en person som företräder företaget. Erfarenhet Här beskriver du er erfarenhet av arbetsplatsförlagda insatser för personer med funktionsnedsättning. Den erfarenhet ni har av att handleda personer med psykisk funktionsnedsättning och att ni har kunskap, insikt om den specifika problematik som funktionsnedsättningen kan medföra. Bild 48 Flik Referenser - Två textfält, Erfarenhet och Referenser Bild 49 Tjänstedeklarationer sparade och klara att skicka in När Arbetsförmedlingen granskat den inskickade tjänstedeklarationen är status ändrat för handlingen. Den har nu status Granskad, Godkänd. Byte av Tjänstedeklaration Du kan byta en godkänd tjänstedeklaration. Byte mellan godkända tjänstedeklarationer sker utan att Arbetsförmedlingen behöver kontaktas. Din verksamhet är direkt sökbar i söktjänsterna efter genomfört byte. Den nya tjänstedeklarationen måste granskas och godkännas innan den publiceras. Publiceringen på webbsidan, att en arbetssökande kan se den, sker när den kopplas till en verksamhet.
Sid 25 av 38 Bild 50 Sidan med avtal där det går att byta tjänstedeklarationer Bild 51 Antal verksamheter som använder en tjänstedeklaration Bild 52 Att byta en tjänstedeklaration
Sid 26 av 38 Skapa verksamhet En utbildningsleverantör skapar utbildningstillfälle i stället för verksamhet. Det beskrivs i användarmanualen för Arbetsmarknadsutbildning. Länk: http://www.arbetsformedlingen.se/om-oss/for-leverantorer/forkompletterande-aktorer-och-utbildningsleverantorer/utbildning.html För att skapa en verksamhet måste det finnas uppgifter om konto, kontaktperson och tjänstedeklaration att koppla till den. Samt adress till en lokal. Uppgifterna ska vara granskade av arbetsförmedlingen och godkända. Verksamhet och avtal Det finns olika villkor i de avtalade tjänsterna för hur du ska koppla Avtal, Verksamhet och Adress. Se även följebrevet du fick med kontraktet och för aktuell information vår hemsida www.arbetsformedlingen.se/ka Bild 53 Välj vilken tjänst verksamheten tillhör Aktiviteter JOB/UGA 2010 Avtalet/kontraktet avser hela tjänsten. Avtalet/kontraktet avser en ort (huvudort). En ny verksamhet skapas för varje leveransadress du ska registrera. Etableringslots Avtalet/kontraktet avser hela tjänsten. Avtalet/kontraktet avser n ort (huvudort). En ny verksamhet skapas för varje leveransadress du ska registrera. RESA (Sysselsättningsplats med rehabiliterande inslag) Avtalet/kontraktet avser ett leveransområde. Samtliga adresser i ett leveransområde skriver du in i en och samma verksamhet. Registrering av verksamhet Du går sedan vidare genom att klicka på Tjänsteutbud. Du kommer då få en lista på de avtal som finns att skapa verksamheter för.
Sid 27 av 38 Bild 54 Företaget > Tjänsteutbud - Välj vilket avtal verksamhet tillhör Du skapar en verksamhet genom att klicka på. Verksamheten är delad i två delar dels Verksamhet dels Adress. Verksamhet är kopplad till avtalet. Adressen är där verksamheten bedrivs, kan var en eller flera enligt avtal. Bild 55 Formulär för att skapa verksamhet Den löpande beskrivningen ska följa fritextfältens ordning Du skriver in ett verksamhetsnamn med leverantörens företagsnamn, tjänst och orten motsv. Exempel: Verksamhet Lots Sundsvall. Gatuadressen ska vara sökbar för den karttjänst vi använder. En benämning på hus/område, som är lokalt använt, kan vanligen inte användas. Karttjänsten är viktig för det sökresultat den arbetssökande får vid sökning på en tjänst som levereras enligt LOV.
Sid 28 av 38 För att få kartfunktionen i söktjänsterna att fungera rätt klickar du på Uppdatera efter att du skrivit in gatuadressen. Välj rätt adress ur en rullista, klicka Ok. Du påverkar med kartfunktionen hur sökbar din verksamhet är i våra söktjänster. Därför är det viktigt att du får kartnålen att peka rätt. För att spara adressen måste du klicka på Spara adress. Län och Kommun uppdateras automatiskt, men om detta skulle vara fel går det att ändra. Hemsida är frivilligt. Kapacitetstak anges om tjänsten kräver det. Annars frivilligt, det kan påverka Arbetsförmedlingens möjlighet att anvisa, ta beslut, att en arbetssökande ska anlita dig. Kontaktperson: Välj en representant från listan. Om annat konto än standardkonto ska användas väljer du det. Bild 56 Kartnålen - Klicka på Uppdatera karta och därefter på Spara Bild 57 Adress klar att Skicka in De verksamheter du skapar läggs i en lista nedtill på sidan. Du måste nu skicka in dessa för granskning. Markera i boxen och klicka på Skicka in.
Sid 29 av 38 Knappen Redigera indikerar att du kan ändra informationen i verksamheten som sådan. Knappen Skapa adress att du kan registrera fler adresser i verksamheten. Bild 58 De båda knapparna i bild 61 Bild 59 Adressen inskickad för granskning men möjlig att dra tillbaka, via bakåtpilen Bild 60 Status Ej sökbar visar på att verksamheten inte är sökbar i våra söktjänster Under fliken Verksamheter kan du nu se att verksamheterna är inskickade för granskning. Du ser också varje verksamhets KA-nummer. Det är verksamhetens unika identifikation och används i kommunikationen med Arbetsförmedlingen. I Statuskolumnen ser du om verksamheten är sökbar eller ej i söktjänsterna. Bild 61 I statuskolumnen ser du om en verksamhet är sökbar eller ej i våra söktjänster på hemsidan Är den inte sökbar har arbetsförmedlingen inte granskat alt underkänt insända uppgifter. Observera att du inte får något meddelande när en verksamhet är granskad, du måste bevaka detta själv. För att ta fram en verksamhet klickar du på.
Sid 30 av 38 Bild 62 En verksamhet är möjlig att redigera oavsett status Orsak till varför status Ej sökbar framgår av text.. Bild 63 Redigeringsformulär med rullistor Bild 64 Exempel på verksamhet där val av redan godkända värden använts
Sid 31 av 38 Bild 65 En redigerad adress måste sändas in för granskning Adressen ska efter redigering skickas in till Arbetsförmedlingen för granskning. Bifirmor och alternativa adresser hos leverantör Du har möjlighet att välja alternativa företagsnamn och adresser knutna till ditt organisationsnummer. Har du enskild firma med flera firmanamn och flera adresser kan du välja mellan dessa i rullist. Övriga bolagsformer kan välja sitt bifirmenamn men inte adress. Exempel för annan bolagsform än enskild firma Bifirmenamn kan väljas. Men endast en adress oavsett val av namn. Namnen ska vara registrerade vid Bolagsverket. Bild 66 Att välja namn vid olika typer av bolag Bild 67 Exempel vid val av namn Bild 68 Exempel vid val av namn 2 Exempel för enskild firma Val av alternativt namn och adress kopplat till detta. Namnen ska vara registrerade vid Bolagsverket.
Sid 32 av 38 Bild 69 Val av namn och adress vid enskild firma Bild 70 Exempel vid val av namn och kopplad adress 1 Bild 71 Exempel vid val av namn och kopplad adress 2 Söktjänster på Arbetsförmedlingens webbplats För tjänster upphandlade enligt LOV finns två sökfunktioner: Sök etableringslots Sök sysselsättningsplats Där söker den arbetssökande fram en leverantör som hen vill använda sig av. Länk: http://www.arbetsformedlingen.se/for-arbetssokande/stod-ochservice.html För utbildande tjänster finns en sökfunktion Sök utbildning
Sid 33 av 38 Skicka in handling Via webbstödet för leverantörer ska du som leverantör lämna in de handlingar som krävs för respektive tjänst. Följande handlingar finns idag i Webbstödet: Gemensam planering Gemensam utbildningsplan Månadsrapport Periodisk rapport Slutredovisning Resultat 1 Resultat 2 Avvikelserapport Vilka handlingar som ingår i respektive tjänst beskrivs i de olika webbstöden för respektive tjänst. Där framgår vilka informationer som ska meddelas Arbetsförmedlingen. Vad får en inskickad handling innehålla? Hur du får formulera dig och vad som får stå i en handling som skickas in via Webbstödet för leverantörer bestäms utifrån gällande lagar och förordningar: Lag (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten Personuppgiftslag (1998:204) Förordning (2002:623) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten Personuppgiftsförordning (1998:1191) I korthet bör du tänka på följande: Deltagaren ska vara medveten om vilken information du lämnar till arbetsförmedlingen, se aktuellt informationsstöd. Innehållet i handlingen bör vara konkret och sakligt samt enbart innehålla uppgifter som bedöms viktiga utifrån arbetsförmedlingens vidare handläggning av ärendet. Vissa uppgifter får inte förekomma i en handling som lämnas in via Webbstödet för leverantörer, med detta menas sådana personuppgifter som avses i 21 personuppgiftslagen (1998:204), uppgifter om lagöverträdelse, samt uppgifter om att den enskilde har vårdats med stöd av socialtjänstlagen (2001:453) eller varit föremål för åtgärd enligt utlänningslagen (2005:716). Vissa uppgifter gällande etniskt ursprung, hälsa, uppgifter om sociala förhållanden samt vissa värderande uppgifter kan betraktas som känsliga. Om du är osäker på hur du ska formulera dig i ett ärende bör du kontakta ansvarig arbetsförmedlare i ärendet för vägledning i vad du bör och inte bör skriva i en handling. Uppgiftslämnaren är ansvarig för att informationen som lämnas är korrekt och relevant. Hantering av information om den arbetssökande lokalt hos Kompletterande aktör
Sid 34 av 38 Endast under den tid som den arbetssökande är aktiv hos dig får du ha tillgång till de nödvändiga uppgifterna. Ett lokalt arkiv får inte upprättas. Statusöversikt handlingar Under fliken Mitt arbete och Översikt ser du alla ärenden som är inskickade av Arbetsförmedlingen och deras status. De senast inkomna händelserna är de som är fetmarkerade. De markeras så under en vecka för att visa att något har hänt. Det är möjligt att sortera de olika ärendena i rullmenyn Status. Bild 72 Exempel på en statusöversikt Genom att klicka på ärendenumret kommer du till respektive ärende och de handlingar som ska hanteras. Bild 73 Hantera handlingar Begära ersättning i Webbstödet I fliken Mitt arbete > Statusöversikt i respektive tjänst framgår när du kan begära ersättning. Det går att göra när arbetsförmedlingen godkänt den insända handlingen. Att en handling är godkänd ser du dels i statusöversikten, dels i listan över handlingar i det enskilda ärendet. Det finns i vissa tjänster krav på att sända in intyg till arbetsförmedlingen utöver de uppgifter som du sänt in via webbstödet. I Jobbcoachtjänsten sker en automatiserad kontroll av handlingen Resultat 1 när den skickas in till Arbetsförmedlingen. Är villkoren för Resultat 1 uppfyllda
Sid 35 av 38 godkänns handlingen. Om ej sker fortsatt manuell hantering i webbstödet av Resultat 1. Tjänsternas har olika utformning av betalningsmodellen i respektive tjänst. En typ av handling som du skickar in kan utgöra betalningsunderlag i en tjänst men inte i en annan. Du får åtkomst till formuläret när du är i den arbetssökandes ärende. När en handling är godkänd kan du via fliken Begär ersättning rekvirera din ersättning. Bild 74 Mitt arbete > Begär ersättning Ärenden där du kan begära ersättning visas Bild 75 Ersättningar överförda för signering Begäran om startersättning kan du göra enligt bild. Klicka på Skicka och den läggs till i listan under ersättningar att signera. Klicka på Signera, använd ditt e-leg, klart.
Sid 36 av 38 Bild 76 Kvittens på begärda ersättningar efter signering Begärda ersättningar Du kan lista vilka begärda ersättningar du sänt in för verksamheten. Du väljer utifrån KA-nummer, Ärende och/eller tidsintervall. Bild 77 Exempel på resultat av sökning på ett KA-nummer
Sid 37 av 38 Blanketter för manuella rutiner Blanketter för kompletterande manuella rutiner för respektive tjänst återfinns under respektive rubrik i För kompletterande aktörer. Länk: http://www.arbetsformedlingen.se/om-oss/for-leverantorer/forkompletterande-aktorer-.html Se även nedan om reservrutin vid driftstopp. Personnummerbyte/födelsedatum Arbetsförmedlingen inhämtar dagligen från Skatteverket information om personnummer. När en arbetssökande erhållit nytt personnummer aviseras det i webbstödet. Vid sökning med det tidigare födelsedatumet visas nytt födelsedatum. När sökning med nytt födelsedatum sker kommer samtliga handlingar i webbstödet för den aktuella personen att erhålla det nya rätta födelsedatumet/personnumret. När sökningen med det nya födelsedatumet sker ändras samtliga dokument i webbstödet från det tidigare till det nya födelsedatumet. Allmänt om Webbstödet Arbetsförmedlingens webbstöd för kompletterande leverantörer och KA Webbstöd är webbplatsen för utbyte av information mellan dig som är kompletterande leverantörer och Arbetsförmedlingen. Kompletterande leverantörer har via www.arbetsformedlingen.se tillgång till Webbstöd. Arbetsförmedlingens information för leverantörer är uppdelad i två delar. En gemensam del som handlar om företaget och dess verksamheter. Den beskriver även tjänstedeklarationer och ersättningar. En andra del är en för varje tjänst. De beskriver hur handlingarna i respektive tjänst ska hanteras. Mer information finns även att läsa i respektive tjänsts FFU, Förfrågningsunderlag och på arbetsförmedlingens hemsida. Logga in till Webbstödet Webbstödet för kompletterande leverantörer når du via www.arbetsformedlingen.se under rubriken Om oss > För leverantörer > För kompletterande aktörer. Där finns inloggningen i webbstödet för kompletterande leverantörer (se Bild 1). Webbstödet är tillgängligt alla dagar klockan 06.00-23.59. Frågor om Webbstödet Om du har problem med webbstödet gällande inloggning, teknik, behörighet mm. kan du vända dig till vår Support på 0771-62 20 00 (vardagar 07.00-18.00) eller via E-post: support@arbetsformedlingen.se Och på arbetsförmedlingens webbplats för Kompletterande aktörer, länk: http://www.arbetsformedlingen.se/om-oss/for-leverantorer/forkompletterande-aktorer-/kontakt.html Reservrutin vid driftstopp Vid längre driftstopp i webbstödet kan Arbetsförmedlingen besluta om användande av reservrutiner. Med längre driftstopp avses mer än 24 timmars stopp. Arbetsförmedlingens support är din kontakt även i detta fall.
Sid 38 av 38 Revisionshistorik Datum Version Beskrivning av förändring Ansvarig 2011-12-21 1.0 skapad Avd Kompl af-tjänster Tjänstespecifika delar förda till nya dokument 2012-03-07 2.0 Beskrivning av verksamhet och adress samt kartfunktion förtydligad Avd Kompl af-tjänster 2012-03-26 2.5 Tillägg om RESA under Verksamhet Avd Kompl af-tjänster 2012-04-16 2.6 Tillägg Tjänstedeklarationer Avd Kompl af-tjänster 2012-04-19 2.7 Revidering av krav på hur namn på verksamhet och tjänstedeklaration ska vara utformade. 2012-05-25 3.0 Versionshantering av adress, verksamhet och tjänstedeklaration. Utseende ändrat i Webbstödet l 2012-06-04 3.1 Redigering av Behörighet och bildnumrering Avd Kompl af-tjänster Avd Kompl af-tjänster Avd Kompl af-tjänster 2012-06-15 3.2 Rättningar av fel bl.a. adresshantering Avd Kompl af-tjänster 2013-03-11 4.0 Företag med fler namn kan välja vilket namn ses utåt. Tjänstedeklaration för Etableringslots förändrad 2013-09-09 5.0 Ny funktionalitet i Begär ersättning. Ny flik Statusöversikt av handlingar 2013-10-08 5.5 Länkar uppdaterade Jobbcoachning och Rehab 2011utfasas Viss textjustering 2013-11-22 6.0 Justeringar i samband med nytt webbstöd för Utbildningar 2014-09-16 6.1 Uppdatering vid förändringar i webbstödet. Avd Förmedlingstjänster Avd Integration och Etablering Avd Förmedlingstjänster Avd Förmedlingstjänster Avd Förmedlingstjänster Avd Förmedlingstjänster