Webbstöd för leverantörer. Gemensam del - behörigheter - företagsinformation

Transkript

1 Sida:1 av 42 Avd. Kompletterande arbetsförmedlingstjänster dd Version 4.x Användarmanual Webbstöd för leverantörer - behörigheter - företagsinformation (Uppdaterat )

2 Sid 2 av 42 Innehållsförteckning WEBBSTÖD PÅ ARBETSFÖRMEDLINGENS HEMSIDA... 3 Ikoner som du möter i Webbstödet... 4 Nya underrubriker i Mitt arbete från ATT HANTERA WEBBSTÖDET... 5 Sessionstid... 5 Ditt organisationsnummer... 5 Välj verksamhet... 5 BEHÖRIGHETSADMINISTRATION OCH BEHÖRIGHETSROLLER... 7 Behörighetsadministration... 7 Behörighetsroller... 7 Behörighetsadministratör... 7 Registrerare... 9 Läsare... 9 Signering av uppgifter... 9 HANTERA FÖRETAGSINFORMATION Skapa kontaktperson Skapa konto Skapa tjänstedeklaration Etableringslots tjänstedeklaration Jobbcoachning tjänstedeklaration RESA Sysselsättningsplats med rehabiliterande inslag - Tjänstedeklaration Byte av Tjänstedeklaration Skapa verksamhet Verksamhet och avtal Aktiviteter JOB/UGA Etableringslots Jobbcoachning Rehabiliteringstjänst RESA (Sysselsättningsplats med rehabiliterande inslag) Registrering av verksamhet Bifirmor och alternativa adresser hos leverantör SKICKA IN HANDLING Vad får en inskickad handling innehålla? Statusöversikt handlingar BEGÄRA ERSÄTTNING I WEBBSTÖDET Begärda ersättningar Blanketter för manuella rutiner Personnummerbyte/födelsedatum ALLMÄNT OM WEBBSTÖDET Logga in till Webbstödet Frågor om Webbstödet Reservrutin vid driftstopp REVISIONSHISTORIK... 42

3 Sid 3 av 42 Webbstöd på Arbetsförmedlingens hemsida Bild 1 Logga in ger dig tillgång till Webbstödet för kompletterande aktörer Du måste ha en behörighet för att kunna logga in i Webbstödet för leverantörer. Den får du av ditt företags behörighetsadministratör. Du måste också ha en giltig e-legitimation/bank-id installerad på din dator, för mer info om e-legitimation se Den första behörigheten till en leverantör ges via avtal. Firmatecknare fyller i Avtal för behörighet till webbstödet för kompletterande aktörer och anger där vem som ska vara den första behörighetsadministratören. Avtalet skickas till arbetsförmedlingen och behörigheten blir aktiv inom 14 dagar från att avtalet inkommit till arbetsförmedlingen om inte annat anges. När du väljer Logga in (se Bild 1) får du välja vilken typ av e-legitimation du har (se Bild 2).

4 Sid 4 av 42 Bild 2 Inloggning med e-leg/motsv Observera, om du har flera olika e-legitimationer installerade på din dator bör du vara uppmärksam så att du använder samma e-legitimation när du signerar en bekräftelse eller handling som när du loggade in, annars riskerar du att signering misslyckas och att du får ett felmeddelande. Ikoner som du möter i Webbstödet Skapa verksamhet (i ett avtal) Visa valt objekt. Ta bort valt objekt. Objekt som inte kan tas bort. Utöka lista (ta fram dolda rader) Dölj lista (dölj rader) Dra tillbaka inskickad uppgift (den som skickat in kan göra det) Nya underrubriker i Mitt arbete från Uppdatering pågår av berörda skärmdumpar

5 Sid 5 av 42 Att hantera Webbstödet Sessionstid Om du har webbstödet öppet och är inaktiv i mer än 20 minuter så avslutas din session. Tänk på det när du arbetar med att registrera handlingar för att undvika merarbete. Ditt organisationsnummer När du legitimerat dig via Bank ID i inloggningen och din behörighet har kontrollerats kommer du till Webbstödet. Om du har behörighet enbart hos ett företag visas startsidan direkt. Vilka funktioner som visas styrs av din behörighetsroll (se Behörighetsroller, länk ). Om du har behörighet hos flera leverantörer, t ex om du är anställd på flera företag, får du möjlighet att välja under vilket organisationsnummer du vill logga in på (Bild 3). Du är nu inloggad i webbstödet för leverantörer. Här kan du beroende på din behörighet bland annat bekräfta att deltagare har påbörjat sin aktivitet och skicka in olika handlingar. Bild 3 Välj för vilket organisationsnummer du ska registrera i Webbstödet Med två steg säkerställer du att är rätt inloggad för ditt arbete. Det första som sker är att du kommer direkt till ett val av leverantör om du har behörighet att administrera i verksamheter med olika organisationsnummer. Gör ditt val! Välj verksamhet Nästa steg är att välja verksamhet. Det går även att välja avbryta och komma direkt till en lista över verksamheter hos leverantören.

6 Sid 6 av 42 Bild 4 Och välj därefter vilken verksamhet Därefter hamnar du i fliken Mitt arbete och då i fliken Översikt med lista över aktuella placeringar i verksamheten. Bild 5 Startbild efter inloggning med e-leg Att byta mellan leverantör alt verksamhet när du är inloggad Strax under ditt namn till höger finns det två rullister, Leverantör resp Verksamhet. Där kan du ta fram andra tjänster som du har behörighet att arbeta med. Bild 6 Lista vid byte av leverantör Bild 7 Lista vid byte av verksamhet

7 Sid 7 av 42 För fortsatt handläggning av de enskilda ärendena hänvisas du till de separata beskrivningarna av aktuella tjänsterna. Behörighetsadministration och behörighetsroller Behörighetsadministration Ett separat Webbstödsavtal tecknar den leverantören med Arbetsförmedlingen i anslutning till att avtal i en enskild tjänst träffas. I det avtalet meddelar denne vem som ska ha behörighetsrollen Behörighetsadministratör för företaget. Länk till text på hemsidan Om din behörighetsadministratör slutar och du inte sett till att en annan person tilldelats rollen behörighetsadministratör ska du skicka in ett nytt avtal för webbstödet. Markera i avtalet att det avser en ny behörighetsadministratör. Se även nedan i Behörighetsadministratör. Behörighetsroller Beskrivning av behörighetsroller finns på Arbetsförmedlingens hemsida. Länk: Webbstödet har tre behörighetsroller och det är leverantören som själv administrerar och fördelar rollerna inom företaget. Behörighetsadministratören kan lägga till och ta bort nya användare i webbstödet. Behörighetsadministratör Nedan visas hur startsidan ser ut för behörighetsrollen Behörighetsadministratör inom flertalet av våra handlingar. Bild 8 Startbild för behörighetsadministratör

8 Sid 8 av 42 Med flikvalen Företaget + Användare kan behörighetsadministratören lista personer som har behörighet för det aktuella organisationsnumret, men också ändra behörigheten för en person eller ta bort den permanent. Bild 9 Lista över användare och möjlighet att registrera användare vid företaget För att ge någon behörighet välj Lägg till (Se Bild 9). Registrera personens Förnamn, Efternamn, Personnummer och E-post och välj vilken behörighetsroll användaren ska få (se Bild 10). Bild 10 Lägga till användare vid företaget Slutligen signerar behörighetsadministratören uppgifterna med sin e- legitimation/bank-id. Den nya behörigheten är klar att användas inom några minuter efter det att signeringen är gjord. Bild 11 Att signera en ny användare

9 Sid 9 av 42 Registrerare Startsidan för behörighetsrollen registrerare visas nedan. Bild 12 Startsida för rollen Registrerare Läsare Startsida för behörighetsrollen Läsare visas nedan. Bild 13 Startsida för rollen Läsare Signering av uppgifter Generellt i webbstödet gäller att: Vid varje tillfälle du ska skicka information till arbetsförmedlingen signerar du med din e-legitimation. Efter varje signering får du en kvittens på att signering lyckades Du ansvarar för att uppgifterna som lämnas är korrekta. Bild 14 Exempel på e-leg för signering och bekräftelse på gjord signering

10 Sid 10 av 42 Hantera företagsinformation Kontaktperson Konto Tjänstedeklaration Verksamhet och adress Endast du som har rollen Behörighetsadministratör kan registrera företagsinformationen. När du loggat in i Ka-webben väljer du fliken Företaget. Du får då möjlighet att skapa kontaktpersoner och konton. För att i senare skede kunna skapa en verksamhet måste minst en administrativ kontaktperson och ett konto anges. Du skapar dessa med hjälp av knapparna Skapa. Bild 15 Fliken Företaget >Uppgifter visar era kontaktpersoner och konton Förteckningen över Kontaktpersoner och Konton. Det framgår även ur många verksamheter de är kopplade till.

11 Sid 11 av 42 Skapa kontaktperson Bild 16 Registreringsformulär för ny kontaktperson När du fyllt i alla uppgifter klickar du på Spara. Visa Kontaktperson tar fram en redigerbar information. Klickar du på siffran i kolumnen Ant. verksamh. kommer en dialogruta för att byta kontaktperson. Bild 17 Byte av kontaktperson sker via listor Byte mellan kontaktperson är enkelt med de listade kontaktpersonerna Skapa konto Bild 18 Formulär för att skapa konto När du fyllt i alla uppgifter klickar du på Spara.

12 Sid 12 av 42 Du måste skicka in ditt konto för granskning. Klicka på Skicka in. (Bild 19) Bild 18 Nytt konto klart att skicka in Bild 20 Nytt konto kan du registrera genom att klicka på Skapa Det är också här du ser när kontot blivit granskat, det får då status godkänd eller underkänd. Observera att du inte får något meddelande om när ett konto är granskat, du måste bevaka detta själv. För att rätta till ett underkänt konto klickar du på. Bild 21 Exempel på meddelande från Af Du kan då läsa den kommentar som granskaren skrivit in. Du klickar sedan på Redigera, ändrar det som är fel och sparar igen. Du måste nu skicka in ditt konto på nytt för granskning. Bild 22 Exempel på rad med nedåtpil för att expandera informationen Kontot du vill ändra får en nedåtpil, som indikerar en till rad, Och i detta fall ny information och det nya kontot läggs under rubriken Konton att skicka in.

13 Sid 13 av 42 Bild 23 Exempel på rad med uppåtpil och expanderad rad med information. Klickar du på nedåt pilen kommer den nya informationen. Det går att ångra ändringen genom att klicka på Ta bort, det röda krysset. Bild 24 Exempel på rad med funktionen Dra tillbaka, bakåtpilen Så här ser det ut när du skickat in kontot för granskning och du utvidgat listan, genom att klicka på pilen till vänster i listan. Du kan fortfarande ångra dig med att klicka på blå bakåtpil, det ändrade kontot. Klickar du på,, längst till höger på raden för, så stänger du bara den extra raden. Bild 25 Byta konton sker enkelt med vallistor Det går snabbt att byta konto om du klickar på siffran som anger hur många verksamheter som använder kontot. Alternativet Standardkonto används om du enkelt vill knyta verksamheten till företagets standardkonto. Standardkonto anger du vid registrering av ett konto. Använder du standardkonto som alternativ till ett kontonummer redovisas inte det i antalet verksamheter som kontot är kopplat till. Skapa tjänstedeklaration Tjänstedeklarationen har olika utformning beroende på vilken tjänst som den presenterar. Tjänstedeklarationen innehåller information som presenteras i Arbetsförmedlings söktjänster på vår hemsida. Idag har vi följande tre: Sök Etableringslots Sök Jobbcoach Sök plats inom RESA. Där söker den arbetssökande fram en leverantör som hen vill använda sig av. Tjänstedeklarationen skriver du innan du registrerar din verksamhet i avtalet för tjänsten. Du ska koppla en tjänstedeklaration till din verksamhet. Tjänstedeklarationen ska spegla den verksamhet som du enligt ditt avtal ska

14 Sid 14 av 42 bedriva på leveransområdet. Läs igenom hela avsnittet tjänstedeklaration innan du börjar registrera det i webbstödet. Bild 26 Flik Företaget > Tjänsteutbud > Tjänstedeklarationer ger möjlighet att skapa och redigera tjänstedeklarationer Klicka på Skapa för att registrera en ny tjänstedeklaration. Bild 27 Val av tjänst och registrering av namn i formuläret Skapa tjänstedeklaration Du kan alternativt välja att ta fram en redan befintlig tjänstedeklaration och använda funktionen Använd som mall. Bild 28 Exempel där möjligheten till att använda mall framgår Du kan återanvända en tjänstedeklaration i samma tjänst och anpassa relevanta delar. Den nya tjänstedeklaration ska spegla verksamheten på den adress som tjänstedeklarationen avser. Notera att namnet inte kan vara lika för flera tjänstedeklarationer.

15 Sid 15 av 42 Hur du registrerar i en viss tjänst beskrivs senare under eget avsnitt för varje tjänst. När du registrerat din tjänstedeklaration ska den skickas in till arbetsförmedlingen för granskning. Fliken Företaget>Tjänsteutbud>Tjänstedeklarationer visar dels vilka tjänstedeklarationer som är godkända/underkända, dels de som ska sändas in. Bild 29 Tjänstedeklarationer hos dig och klara att skicka in En tjänstedeklaration kan ha status Sparad, då har du bara sparat den hos dig. Inskickad för granskning, då är den inkommen till arbetsförmedlingen. Granskad, underkänd, du har då att redigera enligt den kommentar som Arbetsförmedlingen gjort. Slutligen Granskad, Godkänd, nu kan du koppla tjänstedeklarationen med den verksamhet som den avser. Ikonen förstoringsglas aktiverar visningsläge för tjänstedeklarationen. Ikonen Rött kryss är till för att ta bort tjänstedeklarationen. Bild 30 Inskickad tjänstedeklaration

16 Sid 16 av 42 Etableringslots tjänstedeklaration Alla etableringslotsar ska kunna leverera tjänsten till alla deltagare. Som etableringslots får du inte neka någon deltagare. I tjänstedeklarationen kan du ange vad som är unikt med just din verksamhet, exempelvis gällande lotsarnas språk- och branschkunskaper. Syftet är att marknadsföra dig, som etableringslots, mot vissa målgrupper samt att den arbetssökande kan jämföra olika etableringslotsar med varandra, för att kunna göra ett mer informerat val. Tjänstedeklarationen presenteras i sökfunktionen Sök Etableringslots på arbetsförmedlingens hemsida. Länk: Beskrivningen måste innehålla tillräckligt med information som tydligt anger huvudinriktning, innehåll och utformning av levererad tjänst. Texten ska beskriva det unika som du, som etableringslots erbjuder. Undvik generella termer. Informationen ska vara korrekt och tjänstedeklarationen ska spegla verksamheten på den adress som tjänstedeklarationen avser. Bild 31 Flik Företaget > Tjänsteutbud > Tjänstedeklarationer ger möjlighet att skapa och redigera tjänstedeklarationer Välj rätt tjänst, Etableringslots i detta fall. Ge tjänstedeklarationen ett bra namn, du och dina kollegor ska återfinna den enkelt när du ska koppla den till en verksamhet. (Se bild 27 ovan).namnet bör innehålla företagsnamn, tjänst och ort/område. Fältet rymmer 60 tecken. (Används en tjänstedeklaration för flera verksamheter anger du inte ort/område). När du klickat på Skapa kommer du till registreringen av det egentliga innehållet i tjänstedeklarationen. Fyra flikar; Presentation, Metodik Arbete/Studier, Metodik Samhällsliv/Praktiskt stöd och Utbildning/Erfarenhet skapar bildar tjänstedeklarationen. Flik Presentation Fritextfältet Presentation använder du för att skriva en beskrivning av dig som leverantör. Informationen ska baseras på den som du angett i din ansökan för

17 Sid 17 av 42 tjänsten. Endast information som har relevans för aktuell tjänst får förekomma. Det du skriver här är det som visas direkt under företagets namn i Sök Etableringslots på arbetsförmedlingens hemsida. Språkkunskaper och Yrkesinriktningar/Branschkunskap Två valboxar där du kan välja det som är utmärkande kompetenser på den aktuella verksamhetsadressen. Bild 32 Flik Presentation med språk och branschvalen Språkkunskaper Här väljer du de språk som visar den specialisering som lotsarna har på den aktuella verksamhetsadressen. Med angivet språk i söktjänsten avses att minst en lots på aktuell verksamhetsadress har den angivna språkkompetensen. Med lots avses anställda som handleder och arbetar närmast den arbetssökande på aktuell verksamhetsadress. Du får ett meddelande av systemet om du väljer fler än 5 språk. Det är en mjuk spärr som du kan gå förbi genom att klicka OK. Om Avbryt så kommer du till listan och kan justera antalet språk i listan. Bild 33 När du registrerat mer än 5 språk eller yrkesinriktningar Yrkesinriktningar/Branschkunskaper Här väljer du de yrkesinriktningar/branschkunskaper som lotsarna har inom

18 Sid 18 av 42 valda yrkesområden. D.v.s. kunskap som lotsarna på den aktuella verksamhetsadressen besitter. Du får ett meddelande/fråga av systemet om du väljer fler än 5 branscher. Det är en mjuk spärr som du kan gå förbi genom att klicka OK. Om Avbryt så kommer du till listan och kan justera antalet branscher i listan. Språk och Branschkunskap är variabler i sökfunktionen för Etableringslots på Arbetsförmedlingens hemsida. Flik Metodik Arbete/Studier Bild 34 Flik Metodik Arbete/Studier med exempel på avsnittsrubriker Klicka på Lägg till avsnitt för att registrera ett eller flera avsnitt i din beskrivning av metoder som används i verksamheten. Beskrivning av leverantörens metodik och inriktning för att stötta den nyanlände till arbete. Exempelvis om hur lotsarna arbetar med arbetsgivarkontakter. Här kan du även beskriva hur ni samarbetar med näringslivet och anordnare av andra etableringsinsatser. Det går att skapa flera rubriker och avsnitt under fliken. Förslag till möjliga rubriker för avsnitt: Kontakter och nätverk mot arbetslivet i Sverige Matchning mot arbete och praktik Coachning Studiebesök Yrkes- och branschinformation Erbjudna aktiviteter Individuell planering Ni kan även ange helt egna avsnitt. Presentationen ska avse den tjänst som erbjuds på den verksamhetsadress som tjänstedeklarationen avser.

19 Sid 19 av 42 Klicka på Spara. Om det finns tomma avsnitt så måste du först ta bort dessa. Klicka på knappen Ta bort (bredvid fältet för rubrik till det avsnitt som du vill ta bort). Flik Metodik Samhällsliv/Praktiskt stöd Bild 35 Flik Metoder Samhällsliv/Praktiskt stöd Klicka på Lägg till avsnitt för att registrera ett eller flera avsnitt i er beskrivning av metoder som används i verksamheten. Beskrivning av leverantörens metodik och inriktning för att stötta den nyanlände till etablering inom samhällsliv. Exempelvis om hur du som leverantör arbetar för att den arbetssökande snabbare ska kunna orientera sig i det svenska samhället. Här kan du även beskriva hur ni samarbetar med andra myndigheter och det civila samhället. Tänk på att etableringslotsens stöd inom samhällsliv och praktiskt stöd inte ska ersätta det stöd som andra aktörer ansvarar för. Det går att skapa flera rubriker och avsnitt under fliken. Förslag till möjliga rubriker för avsnitt: Orientering i samhällsliv Stöd i kontakt med myndigheter Kontakt med samhällsinrättningar (bank, hälso- och sjukvård, bibliotek, bostadsförmedling, etc.) Samarbete med civila samhället Erbjudna aktiviteter Individuell planering Ni kan även ange helt egna avsnitt. Presentationen ska avse den tjänst som erbjuds på den verksamhetsadress som tjänstedeklarationen avser.

20 Sid 20 av 42 Klicka på Spara. Om det finns tomma avsnitt så måste du först ta bort dessa. Klicka på knappen Ta bort (bredvid fältet för rubrik till det avsnitt som du vill ta bort). Bild 36 Meddelande för att bekräfta borttag av avsnitt Du får en fråga om du vill ta bort avsnittet. Klicka på OK om så är fallet. Flik Utbildning och erfarenhet I fliken Utbildning och erfarenhet gör du en kort beskrivning av vilka utbildningar personalen har genomgått och vilken erfarenhet de har (t.ex. antal år, inriktning och målgrupp). Här kan du även ange om leverantören har erfarenheter från liknande verksamheter Förslag till rubrik på avsnitt: Etableringslotsarnas utbildning och erfarenhet. Övrig kompetens inom företaget. Övrig erfarenhet inom området etablering och integration Bild 37 Flik Utbildning/Erfarenhet Klicka på Spara Tjänstedeklarationen är nu klar att skickas in för granskning av Arbetsförmedlingen.

21 Sid 21 av 42 Bild 38 Tjänstedeklarationen sparad och färdig att Skicka in Bild 39 Tjänstedeklarationen får status "Inskickad för granskning" OBS! Den inskickade tjänstedeklarationen kan dras tillbaka av den som skickat in den. Det går att göra innan den granskats av Arbetsförmedlingen.

22 Sid 22 av 42 Jobbcoachning tjänstedeklaration Jobbcoachning i ett valfrihetsystem En tjänstedeklaration i Jobbcoachning registreras under fyra flikar; Presentation, Metodik, Referenser och Personalens utbildning och erfarenhet. Närmare beskrivning av tekniskt förfarande nedan. Den som ska registrera Tjänstdeklarationen ska ha tillgång till fliken Företaget i webbstödet. Du väljer fliken Tjänsteutbud i Företaget. Företag Tjänsteutbud omfattar Avtal, Verksamheter och Tjänstedeklarationer. I fältet Tjänst går det att välja Alla eller en av fyra tjänster. Det valda alternativet visar de tjänstedeklarationer som registrerats vid ditt företag. Ikonen förstoringsglas aktiverar visningsläge för tjänstedeklarationen. Ikonen rött kryss är att ta bort tjänstedeklarationen. Bild 40 Flik Företaget > Tjänsteutbud > Tjänstedeklarationer ger möjlighet att skapa och redigera tjänstedeklarationer Klicka på Skapa för att registrera en ny tjänstedeklaration. Bild 41 Att välj tjänst Jobbcoachning och namnge tjänstedeklarationen Välj rätt tjänst Jobbcoachning. Ge den ett bra namn, du och dina kollegor ska återfinna den enkelt när du ska koppla den till en verksamhet. Namnet bör innehålla företagsnamn, tjänst och benämning. Fältet rymmer 60 tecken. (Används en tjänstedeklaration för flera verksamheter anger du inte ort/område).

23 Sid 23 av 42 När du klickat på Skapa kommer du till registreringen av det egentliga innehållet i tjänstedeklarationen. Fyra flikar; Presentation, Metodik, Referenser och Personalens utbildning och erfarenhet representerar tjänstedeklarationens innehåll. Flik Presentation Bild 42 Flik Presentation - Textfält för din presentation och val av yrkesinriktningar ni är specialiserade inom Presentation är det som visas direkt under företagets namn i Sök Jobbcoach på arbetsförmedlingens hemsida. Yrkesinriktningar avspeglar de specifika branschkunskaper coacherna har eller om er tjänst har en särskild yrkesinriktning. Beskrivningen avser den aktuella verksamhetsadressen. Flik Metodik Bild 43 Flik Metodik - Rubriker och textfält för beskrivning Det går att skapa flera rubriker och avsnitt under fliken. Klicka på Spara innan du lämnar. Om det finns tomma avsnitt så måste du först ta bort dessa. Klicka på knappen Ta bort (bredvid fältet för rubrik till det avsnitt som du vill ta bort).

24 Sid 24 av 42 Flik Referenser Bild 44 Flik Referenser - Rubriker och textfält för beskrivning I fliken Referenser lägger du till avsnitt med rubriker och beskrivande text på samma sätt som i Metodik. Tjänstedeklarationen är en information som visas på arbetsförmedlingens hemsida. Det är viktigt att du fått lov, av referenten, att ha med referensen på hemsidan. Arbetsförmedlingen och våra anställda kan inte accepteras som referenser i tjänstedeklarationen. En referens kan t.ex. vara ett företag/organisation/projekt/myndighet eller person. Rubriken för ett avsnitt kan vara namnet på t.ex. företaget. I avsnittet beskriver du referensuppdraget. Här anger du även namn på kontaktperson och/eller telefonnummer. Klicka på Spara innan du lämnar. Om det finns tomma avsnitt så måste du först ta bort dessa. Klicka på knappen Ta bort (bredvid fältet för rubrik till det avsnitt som du vill ta bort). Flik Personalens utbildning och erfarenhet Bild 45 Flik Personalens utbildning och erfarenhet - Rubriker och textfält för beskrivning

25 Sid 25 av 42 I fliken Personalens utbildning och erfarenhet lägger du till avsnitt med rubriker och beskrivande text på samma sätt som i Referenser. Klicka på Spara. Tjänstedeklarationen är nu klar att skickas in för granskning av Arbetsförmedlingen. Bild 46 Tjänstedeklarationen sparad och klar att skicka in Den sparade tjänstedeklarationen kan visas, tas bort eller skickas in. Tjänstedeklarationen granskas av Arbetsförmedlingen. När handlingens status ändrats från Inskickad för granskning till Granskad, Godkänd kan du koppla tjänstedeklarationen till en Verksamhet. Den inskickade tjänstedeklarationen kan dras tillbaka av den som skickat in den. Det går att göra innan den granskats av Arbetsförmedlingen. Bild 47 Olika status för tjänstedeklarationer kan du se i kolumnen Status Nu ser leverantören att en tjänstedeklaration är under granskning; Granskas i statuskolumnen. Observera att möjligheten att Dra tillbaka, en bakåtpil, inte längre finns!

26 Sid 26 av 42 RESA Sysselsättningsplats med rehabiliterande inslag - Tjänstedeklaration En tjänstedeklaration i RESA Sysselsättningsplats med rehabiliterande inslag registreras under tre flikar; Presentation, Vi erbjuder och Erfarenhet. Närmare beskrivning av tekniskt förfarande nedan. Den som ska registrera Tjänstdeklarationen ska ha tillgång till fliken Företaget i webbstödet. Företag > Tjänsteutbud har flikarna Avtal, Verksamheter och Tjänstedeklarationer. I fältet Tjänst går det att välja Alla eller en av fyra tjänster. Det valda alternativet visar de tjänstedeklarationer som registrerats vid ditt företag. När du klickar på ikonen Ikonen aktiveras visningsläget för tjänstedeklarationen. är till för att ta bort tjänstedeklarationen. Bild 48 Att välja RESA och namnge tjänstedeklarationen Välj rätt tjänst, RESA (Rehabilitering Sysselsättning Arbete), så kallas tjänsten i våra rullister. Ge den ett bra namn, du och dina kollegor ska återfinna den enkelt när du ska koppla den till en verksamhet. Namnet bör innehålla företagsnamn, tjänst och benämning. Fältet rymmer 60 tecken. Tänk på att namnet är det arbetsförmedlaren ser i sitt beslutssystem. När du klickat på Skapa kommer du till registreringen av det egentliga innehållet i tjänstedeklarationen. Tre flikar; Presentation, Vi erbjuder och Erfarenhet representerar tjänstedeklarationens innehåll. Flik Presentation Bild 49 Flik Presentation - Textfält för din presentation Här beskriver du din verksamhet, ex hur länge ni funnits, hur många som arbetar där. Beskriv målsättningen med företaget utifrån er ansökan, ex hur

27 Sid 27 av 42 ni vill stötta och handleda deltagaren och att ni kan erbjuda tillgång till stöd och handledning Flik Vi erbjuder Bild 50 Flik Vi erbjuder - Rubriker och textfält för olika avsnitt väljer du själv Bild 51 Flik Vi erbjuder - Med exempel på avsnitt och text Här beskriver du de olika sysselsättningsplatser eller arbetsområden ni kan erbjuda. Du väljer själv om du vill dela upp informationen i flera avsnitt. Vilka arbetsuppgifter man kan få pröva på och hur ni anpassar uppgifterna efter deltagarens förutsättningar och behov oavsett om de kan deltaga bara några timmar i veckan eller upp till heltid. Beskriv vad den arbetssökande blir erbjuden som deltagare när den arbetssökande kommer till era lokaler. Hur den arbetssökande har möjlighet att pröva på nya arbetsuppgifter. Utöka sin arbetstid när denne klarar av det. Här kan man också beskriva ev. motiverande, rehabiliterande inslag, som kan ingå. Flik Erfarenhet Referenser Ge en kortfattad beskrivning av referenser från uppdrag där du tidigare har arbetat med målgruppen på en arbetsförlagd sysselsättning. Om du är nyetablerad kan referensuppdrag alternativt lämnas för uppdrag utfört av en person som företräder företaget.

28 Sid 28 av 42 Erfarenhet Här beskriver du er erfarenhet av arbetsplatsförlagda insatser för personer med funktionsnedsättning. Den erfarenhet ni har av att handleda personer med psykisk funktionsnedsättning och att ni har kunskap, insikt om den specifika problematik som funktionsnedsättningen kan medföra. Bild 52 Flik Referenser - Två textfält, Erfarenhet och Referenser Bild 53 Tjänstedeklarationer sparade och klara att skicka in När Arbetsförmedlingen granskat den inskickade tjänstedeklarationen är status ändrat för handlingen. Den har nu status Granskad, Godkänd. Byte av Tjänstedeklaration Du kan byta en godkänd tjänstedeklaration. Byte mellan godkända tjänstedeklarationer sker utan att Arbetsförmedlingen behöver kontaktas. Din verksamhet är direkt sökbar i söktjänsterna efter genomfört byte. Den nya tjänstedeklarationen måste granskas och godkännas innan den publiceras. Publiceringen på webbsidan, att en arbetssökande kan se den, sker när den kopplas till en verksamhet.

29 Sid 29 av 42 Bild 54 Sidan med avtal där det går att byta tjänstedeklarationer Bild 55 Antal verksamheter som använder en tjänstedeklaration Bild 56 Att byta en tjänstedeklaration Skapa verksamhet För att skapa en verksamhet måste det finnas uppgifter om konto, kontaktperson och tjänstedeklaration att koppla till den. Samt adress till en lokal. Uppgifterna ska vara granskade av arbetsförmedlingen och godkända. Verksamhet och avtal Det finns olika villkor i de avtalade tjänsterna för hur du ska koppla Avtal, Verksamhet och Adress. Se även följebrevet du fick med kontraktet och för aktuell information vår hemsida

30 Sid 30 av 42 Bild 57 Välj vilken tjänst verksamheten tillhör Aktiviteter JOB/UGA 2010 Avtalet/kontraktet avser hela tjänsten. Avtalet/kontraktet avser en ort (huvudort). En ny verksamhet skapas för varje leveransadress du ska registrera. Etableringslots Avtalet/kontraktet avser hela tjänsten. Avtalet/kontraktet avser n ort (huvudort). En ny verksamhet skapas för varje leveransadress du ska registrera. Jobbcoachning Avtalet/kontraktet avser ett leveransområde. Samtliga adresser i ett leveransområde skriver du in i en och samma verksamhet. Rehabiliteringstjänst 2011 Avtalet/kontrakt, avser en leveransort En verksamhet i webbstödet omfattar en leveransort Leverantören ska ange 1(en) adress. RESA (Sysselsättningsplats med rehabiliterande inslag) Avtalet/kontraktet avser ett leveransområde. Samtliga adresser i ett leveransområde skriver du in i en och samma verksamhet. Registrering av verksamhet Du går sedan vidare genom att klicka på Tjänsteutbud. Du kommer då få en lista på de avtal som finns att skapa verksamheter för.

31 Sid 31 av 42 Bild 58 Företaget > Tjänsteutbud - Välj vilket avtal verksamhet tillhör Du skapar en verksamhet genom att klicka på. Verksamheten är delad i två delar dels Verksamhet dels Adress. Verksamhet är kopplad till avtalet. Adressen är där verksamheten bedrivs, kan var en eller flera enligt avtal. Bild 59 Formulär för att skapa verksamhet Den löpande beskrivningen ska fälja fritextfältens ordning Du skriver in ett verksamhetsnamn med leverantörens företagsnamn, tjänst och orten motsv. Exempel: Verksamhet Rehab Sundsvall.

32 Sid 32 av 42 Gatuadressen ska vara sökbar för den karttjänst vi använder. En benämning på hus/område, som är lokalt använt, kan vanligen inte användas. Karttjänsten är viktig för det sökresultat den arbetssökande får vid sökning på en tjänst du levererar enligt LOV. För att få kartfunktionen i söktjänsterna att fungera rätt klickar du på Uppdatera efter att du skrivit in gatuadressen. Välj rätt adress ur en dropdown lista, klicka ok. Du påverkar med kartfunktionen hur sökbar din verksamhet är i våra söktjänster. Därför är det viktigt att du får kartnålen att peka rätt. För att spara adressen måste du klicka på Spara adress. Län och Kommun uppdateras automatiskt, men om detta skulle vara fel går det att ändra. Hemsida är frivilligt. Kapacitetstak anges om tjänsten kräver det. Annars frivilligt, det kan påverka Arbetsförmedlingens möjlighet att anvisa, ta beslut, att en arbetssökande ska anlita dig. Kontaktperson: Välj en representant från listan. Om annat konto än standardkonto ska användas väljer du det. Bild 60 Kartnålen - Klicka på Uppdatera karta och därefter på Spara

33 Sid 33 av 42 Bild 61 Adress klar att Skicka in De verksamheter du skapar läggs i en lista nedtill på sidan. Du måste nu skicka in dessa för granskning. Markera i boxen och klicka på Skicka in. Knappen Redigera indikerar att du kan ändra informationen i verksamheten som sådan. Knappen Skapa adress att du kan registrera fler adresser i verksamheten. Bild 619 De båda knapparna i bild 61 Bild 63 Adressen inskickad för granskning men möjlig att dra tillbaka, via bakåtpilen Bild 64 Status Ej sökbar visar på att verksamheten inte är sökbar i våra söktjänster

34 Sid 34 av 42 Under fliken Verksamheter kan du nu se att verksamheterna är inskickade för granskning. Du ser också varje verksamhets KA-nummer. Det är verksamhetens unika identifikation och används i kommunikationen med Arbetsförmedlingen. I Statuskolumnen ser du om verksamheten är sökbar eller ej i söktjänsterna. Bild 65 I statuskolumnen ser du om en verksamet är sökbar eller ej i våra söktjänster på hemsidan Är den inte sökbar har arbetsförmedlingen inte granskat alt underkänt insända uppgifter. Observera att du inte får något meddelande när en verksamhet är granskad, du måste bevaka detta själv. För att ta fram en verksamhet klickar du på. Bild 66 En verksamhet är möjlig att redigera oavsett status

35 Sid 35 av 42 Orsak till varför status Ej sökbar framgår av text.. Bild 67 Redigeringsformulär med drop-down listor Bild 68 Exempel på verksamhet där val av redan godkända värden använts Bild 69 En redigerad adress måste sändas in för granskning Adressen ska efter redigering skickas in till Arbetsförmedlingen för granskning.

36 Sid 36 av 42 Bifirmor och alternativa adresser hos leverantör Du har möjlighet att välja alternativa företagsnamn och adresser knutna till ditt organisationsnummer. Har du enskild firma med flera firmanamn och flera adresser kan du välja mellan dessa i rullist. Övriga bolagsformer kan välja sitt bifirmenamn men inte adress. Exempel för annan bolagsform än enskild firma Bifirmenamn kan väljas. Men endast en adress oavsett val av namn. Namnen ska vara registrerade vid Bolagsverket. Bild 70 Att välja namn vid olika typer av bolag Bild 71 Exempel vid val av namn Bild 72 Exempel vid val av namn 2 Exempel för enskild firma Val av alternativt namn och adress kopplat till detta. Namnen ska vara registrerade vid Bolagsverket. Bild 73 Val av namn och adress vid enskild firma

37 Sid 37 av 42 Bild 74 Exempel vid val av namn och kopplad adress 1 Bild 75 Exempel vid val av namn och kopplad adress 2 Skicka in handling Via webbstödet för leverantörer ska du som leverantör lämna in de handlingar som krävs för respektive tjänst. Följande handlingar finns idag i Webbstödet: Gemensam planering Månadsrapport Periodisk rapport Slutredovisning Resultat 1 Resultat 2 Avvikelserapport Vilka handlingar som ingår i respektive tjänst beskrivs i de olika webbstöden för respektive tjänst. Där framgår vilka informationer som ska meddelas Arbetsförmedlingen. I Statusöversikten, under fliken Mitt arbete, framgår även aktuell status för de handlingar som leverantören kan begära ersättning för alternativt är tvingande att sända in till arbetsförmedlingen Vad får en inskickad handling innehålla? Hur du får formulera dig och vad som får stå i en handling som skickas in via Webbstödet för leverantörer bestäms utifrån gällande lagar och förordningar: Lag (2002:546) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten Personuppgiftslag (1998:204)

38 Sid 38 av 42 Förordning (2002:623) om behandling av personuppgifter i den arbetsmarknadspolitiska verksamheten Personuppgiftsförordning (1998:1191) I korthet bör du tänka på följande: Deltagaren ska vara medveten om vilken information du lämnar till arbetsförmedlingen, se aktuellt informationsstöd. Innehållet i handlingen bör vara konkret och sakligt samt enbart innehålla uppgifter som bedöms viktiga utifrån arbetsförmedlingens vidare handläggning av ärendet. Vissa uppgifter får inte förekomma i en handling som lämnas in via Webbstödet för leverantörer, med detta menas sådana personuppgifter som avses i 21 personuppgiftslagen (1998:204), uppgifter om lagöverträdelse, samt uppgifter om att den enskilde har vårdats med stöd av socialtjänstlagen (2001:453) eller varit föremål för åtgärd enligt utlänningslagen (2005:716). Vissa uppgifter gällande etniskt ursprung, hälsa, uppgifter om sociala förhållanden samt vissa värderande uppgifter kan betraktas som känsliga. Om du är osäker på hur du ska formulera dig i ett ärende bör du kontakta ansvarig arbetsförmedlare i ärendet för vägledning i vad du bör och inte bör skriva i en handling. Uppgiftslämnaren är ansvarig för att informationen som lämnas är korrekt och relevant. Hantering av information om den arbetssökande lokalt hos Kompletterande aktör Endast under den tid som den arbetssökande är aktiv hos dig får du ha tillgång till de nödvändiga uppgifterna. Ett lokalt arkiv får inte upprättas. Statusöversikt handlingar Listan visar pågående ärenden samt status för handlingar och ersättningar vid en verksamhet. Bild 76 Exempel på en statusöversikt

39 Sid 39 av 42 Begära ersättning i Webbstödet I fliken Mitt arbete > Statusöversikt i respektive tjänst framgår när du kan begära ersättning. Det går att göra när arbetsförmedlingen godkänt den insända handlingen. Att en handling är godkänd ser du dels i statusöversikten, dels i listan över handlingar i det enskilda ärendet. Det finns i vissa tjänster krav på att sända in intyg till arbetsförmedlingen utöver de uppgifter som du sänt in via webbstödet. I Jobbcoachtjänsten sker en automatiserad kontroll av handlingen Resultat 1 när den skickas in till Arbetsförmedlingen. Är villkoren för Resultat 1 uppfyllda godkänns handlingen. Om ej sker fortsatt manuell hantering i webbstödet av Resultat 1. Tjänsternas har olika utformning av betalningsmodellen i respektive tjänst. En typ av handling som du skickar in kan utgöra betalningsunderlag i en tjänst men inte i en annan. Du får åtkomst till formuläret när du är i den arbetssökandes ärende. När en handling är godkänd kan du via fliken Begär ersättning rekvirera din ersättning. Bild 77 Mitt arbete > Begär ersättning Ärenden där du kan begära ersättning visas

40 Sid 40 av 42 Bild 78 Ersättningar överförda för signering Begäran om startersättning kan du göra enligt bild. Klicka på Skicka och den läggs till i listan under ersättningar att signera. Klicka på Signera, använd ditt e-leg, klart. Bild 79 Kvittens på begärda ersättningar efter signering Begärda ersättningar Du kan lista vilka begärda ersättningar du sänt in för verksamheten. Du väljer utifrån KA-nummer, Ärende och/eller tidsintervall. Bild 80 Exempel på resultat av sökning på ett KA-nummer

41 Sid 41 av 42 Blanketter för manuella rutiner Blanketter för de manuella rutinerna i de olika tjänsterna finns på hemsidan Länk: Blanketterna ersätter inte webbstödets formulär. Personnummerbyte/födelsedatum Arbetsförmedlingen inhämtar dagligen från Skatteverket information om personnummer. När en arbetssökande erhållit nytt personnummer aviseras det i webbstödet. Vid sökning med det tidigare födelsedatumet visas nytt födelsedatum. När sökning med nytt födelsedatum sker kommer samtliga handlingar i webbstödet för den aktuella personen att erhålla det nya rätta födelsedatumet/personnumret. När sökningen med det nya födelsedatumet sker ändras samtliga dokument i webbstödet från det tidigare till det nya födelsedatumet. Allmänt om Webbstödet Arbetsförmedlingens webbstöd för kompletterande leverantörer och KA Webbstöd är webbplatsen för utbyte av information mellan dig som är kompletterande leverantörer och Arbetsförmedlingen. Kompletterande leverantörer har via tillgång till Webbstöd. Arbetsförmedlingens information för leverantörer är uppdelad i två delar. En gemensam del som handlar om företaget och dess verksamheter. Den beskriver även tjänstedeklarationer och ersättningar. Information för webbstödet för leverantörer behörigheter och företagsinformation Länk: En andra del är en för varje tjänst. Dessa andra beskriver hur handlingarna i respektive tjänst ska hanteras. Viktig information finns även att läsa i respektive tjänsts FFU, Förfrågningsunderlag och på arbetsförmedlingens hemsida. Logga in till Webbstödet Webbstödet för kompletterande leverantörer når du via under rubriken Om oss och sedan För dig som är kompletterande leverantör. Du når då länk till inloggning i webbstödet för kompletterande leverantörer (se Bild 1). Webbstödet är tillgängligt alla dagar klockan

42 Sid 42 av 42 Frågor om Webbstödet Om du har problem med webbstödet gällande inloggning, teknik, behörighet mm. kan du vända dig till vår Support på (vardagar ) eller via E-post: Och på arbetsförmedlingens hemsida för Kompletterande leverantör Reservrutin vid driftstopp Vid längre driftstopp i webbstödet kan Arbetsförmedlingen besluta om användande av reservrutiner. Med längre driftstopp avses mer än 24 timmars stopp. Arbetsförmedlingens support är din kontakt även i detta fall. Revisionshistorik Datum Version Beskrivning av förändring Ansvarig skapad Tjänstespecifika delar förda till nya dokument Beskrivning av verksamhet och adress samt kartfunktion förtydligad Avd Kompl af-tjänster Avd Kompl af-tjänster Tillägg om RESA under Verksamhet Avd Kompl af-tjänster Tillägg Tjänstedeklarationer Avd Kompl af-tjänster Revidering av krav på hur namn på verksamhet och tjänstedeklaration ska vara utformade Versionshantering av adress, verksamhet och tjänstedeklaration. Utseende ändrat i Webbstödet l Redigering av Behörighet och bildnumrering Avd Kompl af-tjänster Avd Kompl af-tjänster Avd Kompl af-tjänster Rättningar av fel bla adresshantering Avd Kompl af-tjänster Företag med fler namn kan välja vilket namn ses utåt. Tjänstedeklaration för Etableringslots förändrad x Ny funktionalitet i Begär ersättning. Ny flik Statusöversikt av handlingar Avd Förmedlingstjänster Avd Integration och Etablering Avd Förmedlingstjänster