Rutin för dokumenthantering inom Ladok3-projektet

Rutin för dokumenthantering inom Ladok3-projektet

Sida 2 av 13 Innehållsförteckning shistorik för dokumentet... 3 Syfte... 4 Dokumentarkiv... 4 Mappstruktur... 4 Dokumentmallar... 5 Namnsättningsstandard på dokument... 5 Värt att veta:... 6 Organisationsbeteckning... 6 Dokumenttyp... 6 Beskrivning... 7 Exempel på dokumentbeteckningar:... 7 Hantering av dokument... 7 Ansvar... 7 Dokumentmatris... 7 shantering...11 Arbetsdokument...11 Fastställda dokument...11 Länka till dokument...11 Rensning av gamla versioner...12 Instruktioner...12 Skapa nytt dokument...12 Bilagor...13

Sida 3 av 13 shistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar 1.0 2011-02-21 Fastställd av HPL 1.1 2011-08-16 Uppdatering av namnlistan och avsnittet om mallar. 1.2 2011-08-22 shantering 2.0 2011-08-22 Godkänd på PL-möte 2.1 2011-11-14 Tillägg i Kortnamn för namnsättning av dokument 2.2 2011-11-15 Tillägg av länk till Projectplace Plug-in 2.5 2011-11-16 Ändringar i 2.1 Namnsättningsstandard på dokument 2.6 2011-11-21 Granskning av Lars J 2.7 2011-11-21 Granskning av projektledning 2.8 2011-12-09 Ändringar införda. Ny granskning av projektledning 2012-01-18 Mappstruktur klar, dokumentmatris införd. Ny granskning av projektledning.

Sida 4 av 13 Syfte Syftet med det här dokumentet är att fastställa den rutin som gäller för dokumenthantering. Rutinen beskriver hur ett dokument ska namnsättas, var det ska lagras, hur det ska versionshanteras, vad olika dokumenttyper ska innehålla samt hur spårbarhet på distribuerade dokument säkerställs. Syftet är att ha kontroll över projektets dokument samt att säkerställa att ingen information försvinner. Dokumentarkiv Syftet med dokumentarkiv är att ha alla dokument samlade på en gemensam plats för att de ska vara lättåtkomliga för dess intressenter. I Ladok3-projektet finns det två olika dokumentarkiv beroende på dokumentets syfte. I Projectplace, www.projectplace.se, lagras dokument som är relevanta för hela Ladok3-projektet. Tanken är att dessa dokument ska vara öppna att läsa för samtliga projektmedlemmar. Vissa undermappar med arbetsmaterial kan vara öppna för enbart vissa grupper. Särskilt känsliga dokument hanteras utanför Projectplace. Allt produktionsmaterial lagras på en wiki som är åtkomlig för samtliga projektmedlemmar. Mappstruktur I Projectplace, under fliken Dokument, finns en fastställd mappstruktur. På de två översta nivåerna i mappstrukturen får inga andra mappar än de som finns beskrivna nedan skapas. För undantag krävs en av det här dokumentet samt godkännande av huvudprojektledaren. De mappar som i strukturen nedan saknar en nivå 2 finns en utsedd ansvarig för att skapa undermappar. Mappen ligger på produktägarens ansvar, lösningsarkitekten ansvarar för Lösningsorganisation och migreringsansvarig för Migreringsorganisation. 0 Styrgruppen o Styrgruppsmöten o Styrgruppsinternt material o Delat material o Arkiverat material 1A Projektledning o Styrdokument o Planer o Möten o Resurshantering o Projektadministration

Sida 5 av 13 o Kvalitetssäkring o Arkiverat material 1B Projektorganisation o Arkiverat material 2 3 Lösningsorganisation 4 Migreringsorganisation 5 Rutiner och mallar o Dokumentmallar o Rutiner o Semesterlistor o Arkiverat material 6 Projektintern kommunikation o Interna nyhetsbrev o Ladok3 stormöten 7 Distribuerad information o Presentationer o Distribuerat material 8 Samarbeten o NyA o RAKETTI o Arkiverat material 9 Referensdokument (länkar) 10 Arkiv o PFG o Verksamhetsdelprojekt o Lösningsdelprojekt Att tänka på när nya mappar skapas är om det blir enklare att hitta dokument genom att skapa en ny mapp. Syftet med att skapa en ny mapp är att gruppera ett antal dokument. Det tillför inget om ett ensamt dokument lagras i en mapp. När hela mappar arkiveras görs det under mappen 10 Arkiv. Om däremot enskilda dokument arkiveras görs det i mappen Arkiverat material som finns i respektive huvudmapp. Dokumentmallar De dokumentmallar som ska användas finns i Projectplace i mappen 5 Rutiner och mallar > Dokumentmallar. Här finns Ladok3-projektets PPS-mallar samt Ladokkonsortiets dokumentmallar för MS Office. Namnsättningsstandard på dokument Syftet med en namnsättningsstandard är att enkelt kunna hitta bland projektets dokument. I Ladok3-projektet ska dokumentbeteckning följa den modell som beskrivs i det här avsnittet. Dokumentbeteckningen ska inleda med

Sida 6 av 13 Organisationsbetecking och därefter Dokumenttyp. Som avgränsare används understreck [ _ ]. Beskrivning kan om nödvändigt läggas till sist i dokumentbeteckningen. Värt att veta: - Dokumentbeteckning är namnet som sätts i Projectplace och det ska följa projektets standard. Det ska även finnas med i dokumentets sidhuvud. - Dokumentnamn är titeln i dokumentet. Den väljs av författaren men bör avspegla dokumentbeteckningen. - När ett dokument refererar till ett annat dokument ska dokumentbeteckningen användas. - hanteras i Projectplace och ska därmed inte finnas med i dokumentbeteckningen. (Se vidare beskrivning i kapitlet shantering). - Datum ska endast finnas med i dokumentbeteckningen om det är relevant och oföränderligt, t ex mötesdatum. Organisationsbeteckning För att göra det tydligt vilken del av projektorganisationen som skapat ett dokument ska organisationsbeteckningen stå först i dokumentbeteckningen. På så sätt är det lätt att veta vem som är ansvarig författare och därmed vem man ska vända sig till om man har frågor eller förslag på ändringar i dokumentet. Del av projekt Styrgrupp Projektledning Lösningsorganisation Migreringsorganisation Organisationsbeteckning [vid namnsättning av dokument] SG PL PO LO MO Ansvarig författare (ansvar kan delegeras) Styrgruppsordförande Huvudprojektledare Produktägare Lösningsansvarig Migreringsansvarig För att kunna välja organisationsbeteckning hänvisas till dokumentmatrisen i avsnittet Hantering av dokument. Den organisation som författaren tillhör motsvarar organisationsbeteckningen. Dokumenttyp Dokumenttypen ska beskriva vilken typ av innehåll dokumentet har. För en beskrivning av varje dokumenttyp samt hur de ska hanteras och var de ska lagras, se dokumentmatrisen i avsnittet Hantering av dokument.

Sida 7 av 13 Beskrivning Beskrivningen är valfri och bestäms av författaren. Syftet är att förtydliga dokumentets innehåll och/eller att göra dokumentbeteckningen unik. En beskrivning kan exempelvis vara en projektfas, tema, systemområde, leverabel/produkt, resurs eller roll. Exempel på dokumentbeteckningar: - PL_Projektplan - SG_Protokoll_Styrgruppsmöte_120125 - PO_PM_ÖvergripandePlan - PL_Agenda_PLmöte_120109 - PO_PM_Plattformsval - LO_Arbetsmodell - MO_PM_Migreringsaktiviteter Hantering av dokument Ansvar Det är olika roller inblandade när ett dokument framställs. Till att börja med har vi en roll som är författare av ett dokument. Denne person är ansvarig för att dokumentet författas, uppdateras vid behov samt följer den rutin som gäller för dokumenttypen. För dokument som fastställs/godkänns finns det en utsedd godkännare av dokumentet. Det kan även finnas en mottagande part som är annan än godkännaren. Vem/vilka inom projektet som är utsedd till författare och godkännare för respektive dokumenttyp beskrivs i dokumentmatrisen nedan. Dokumentmatris Vilka dokumenttyper som används inom projektet, var dokumenten ska lagras samt hur ska hanteras är några saker som beskrivs i dokumentmatrisen. I kolumnen står inom parentes vilken organisation som ska uppges när ett dokument namnges. Dokumenttyp visar den andra delen i dokumentbeteckningen vilket även beskrivs i avsnittet Namnsättningsstandard på dokument.

Dokumenttyp Dokument/innehåll Mottagare Godkännare Lagring ladok.se Hantering Projektdirektiv Ladok3-projektets uppdrag Styrgrupp (SG) HPL Styrelse PP Ja Enligt granskningsrutin Projektplan PL Styrgrupp PP Ja Enligt granskningsrutin Kommunikationsansvarig Kommunikationsplan (PL) Hela projektet PL PP Ja Enligt granskningsrutin Kvalitetsplan QA (PL) PL PP Ja Enligt granskningsrutin Kravspecifikation Övergripande produktkrav (PO) Styrgrupp Enligt granskningsrutin Detaljerade produktkrav (PO) Produktägare Levande dokument, låses ej Designspecifikation Övergripande lösningsförslag Lösningsansvarig (LO) Styrgrupp Enligt granskningsrutin Detaljerade lösningsförslag Projektteam (LO, MO) Lösningsansvarig Levande dokument, låses ej Slutrapport Måluppfyllelse, projektförlopp, erfarenheter PL Styrgrupp Styrgrupp PP Ja Enligt granskningsrutin Progressrapport Ekonomisk uppföljning etc PL Styrgrupp PP Nej Statusrapport Powerpointbilder PL PL PP Nej PM User story Domänmodell Globala regler Utredningsrapport: Resultat av projektaktiviteter Utsedd utredare (PO, LO, MO) PL PL PP Ja Enligt granskningsrutin Enligt regler för hantering av (PO) Scrumteam Produktägare Wiki Nej wiki (PO)/ScrumTeam Scrumteam Produktägare Wiki Nej (PO)/ScrumTeam Scrumteam Produktägare Wiki Nej Enligt regler för hantering av wiki Enligt regler för hantering av wiki Processbeskrivning Scrumteam Produktägare Wiki Nej Enligt regler för hantering av

Sida 9 av 13 Dokumenttyp Dokument/innehåll Mottagare Godkännare Lagring ladok.se Hantering Processregler Användardokumentation (PO) (PO) Scrumteam Produktägare Wiki Nej (PO)/Scrumteam (LO, MO) Förvaltning Produktägare Wiki Nej Leveransunderlag Scrumteam (LO, MO) Förvaltning Lösningsansvarig Wiki Nej wiki Enligt regler för hantering av wiki Enligt regler för hantering av wiki Enligt regler för hantering av wiki Systembeskrivning Software Architecture Description Scrumteam (LO, MO) Förvaltning Lösningsansvarig PP Ja Kommunikationsansvarig Åtgärdslista Projektledningens åtgärdspunkter (PL) Projektledning PL PP Nej Levande dokument, låses ej Product Backlog Restlista aktiviteter (Produktion) Produktägare (PO) Scrumteam Produktägare Wiki Nej Levande dokument, låses ej Beslutslogg Lista över beslut fattade inom projektledningen Projektadministratör (PL) Hela projektet PP Nej Levande dokument, låses ej Ändringslogg Enligt ändringshanteringsrutin Projektledning (PL) Hela projektet PP Nej Levande dokument, låses ej Kommunikationsansvarig Intressentlista Alla projektets intressenter (PL) Hela projektet PL PP Ja Levande dokument, låses ej Risklista Projektets alla risker Projektledning (PL) Projektledning PL PP Nej Levande dokument, låses ej Rutin Administrativa: tidrapportering, bokningar, ärende- och dokumenthantering Projektadministratör (PL) Hela projektet PL PP Nej Enligt granskningsrutin Rutin Kvalitets: granskning-, risk-, ändringsrutin QA (PL) Projektledning PL PP Nej Enligt granskningsrutin Presentation Powerpointbilder Mötesbokare Mötesdeltagare PP Nej Kallelse Information om mötet Mötesbokare Mötesdeltagare PP Nej

Sida 10 av 13 Dokumenttyp Dokument/innehåll Mottagare Godkännare Lagring ladok.se Hantering Agenda Information om mötets innehåll Mötesbokare Mötesdeltagare PP Nej Beslutsunderlag Mötesbokare Mötesdeltagare PP Nej Mötesbokare alt. Minnesanteckningar Informellt delegerat Mötesdeltagare PP Nej Mötesbokare alt. Protokoll Formellt delegerat Mötesdeltagare Mötesdeltagare PP Nej Projektadministratör, QA, Underlag Tidrapporter, omkostnader PL (PL) PL PL PP Nej Godkänns på kommande möte

shantering I Projectplace finns en funktion för versionshantering. Förutsättningen för att en ny version skapas är att man laddar upp en ny version av dokumentet och inte bara ett nytt dokument. Se avsnittet Instruktioner för mer information. Syftet med versionshantering är att säkerställa att alla tidigare versioner av ett dokument lagras och att det är tydligt vilken som är den senast ändrade eller senast fastställda versionen. Samma dokument kan finnas sparade i Projectplace flera gånger, som flera olika dokument. Det ska endast ske i de fall ett dokument är signerat eller om en viss version har använts som ett underlag/referensdokument och därmed låses (genom signatur). Läs mer om detta under Instruktioner. Den senast uppdaterade versionen av ett dokument ska finnas tillgänglig i Projectplace. Enda undantaget är om författaren lagrar dokumentet lokalt fram till att en dokumentgranskning ska genomföras. Men om mer än en person gör ändringar i ett dokument parallellt ska det alltid hanteras i Projectplace. Den som ska göra ändringar väljer att spara och låsa dokumentet under en. Avsnittet Instruktioner beskriver detta närmare. Arbetsdokument - 0.1> etcetera är alltid ett arbetsdokument, ännu ej fastställt. - snummer ska framgå i dokumentets versionshistorik och sidhuvud samt i Projectplace versionshanteringsfunktion. Dessa bör överensstämma och det är Projectplace som är master. - Om ett nytt arbetsdokument ska skapas utifrån ett redan fastställt dokument, laddas det nya arbetsdokumentet upp på nytt i Projectplace. Detta då det inte går att skapa en ny version av ett fastställt (signerat) dokument. - N.1> är ett arbetsdokument när det finns en tidigare fastställd version. Fastställda dokument - N.0 är ett fastställt (signerat) dokument som är klart för publicering. - (N+1).0 är nästa fastställda dokument. - ska framgå i dokumentets revisionshistorik, dokumentets sidhuvud samt i Projectplace versionshanteringsfunktion. Dessa ska alltid överensstämma. Länka till dokument Om det finns anledning att lagra ett dokument på flera ställen i Projectplace, för att det t ex ska vara lättåtkomligt för flera intressenter, ska en länk skapas till huvudmappen. Huvudmappen är den mapp som dokumentet ska lagras i enligt

Sida 12 av 13 beslutad mappstruktur som finns beskriven i kapitlet Mappstruktur. Hur länkar skapas finns beskrivet i Instruktioner. Rensning av gamla versioner Rensning av gamla versioner och dokument får endast ske vid projektets avslut och/eller på initiativ av projektledaren. Däremot får dokument som inte längre är relevanta/giltiga arkiveras. Instruktioner Skapa nytt dokument I Projectplace finns dokumentmallar som ska användas när ett nytt dokument skapas. Dessa finns i mappen Dokumentmallar som hittas i Projectplace under Dokument > Rutiner och mallar. I Word-mallarnas sidhuvuden finns det olika fält som ska fyllas i. Avsändare Ladok3-projektet Dokument Dokumentbeteckningen ska överensstämma med versionshistoriken och Projectplace version, sida och datum ska uppdateras automatiskt. Ladda upp dokument på Projectplace Det finns två sätt att lägga upp ett nytt dokument i Projectplace, att skapa ett nytt tomt dokument eller att ladda upp ett dokument. Gå in i fliken Dokument i Projectplace och klicka på Nytt. Välj Dokument för ett tomt dokument eller Ladda upp dokument för att ladda upp ett befintligt dokument som saknar en tidigare arbetsversion i Projectplace. För att lägga upp en ny version av ett dokument klicka på pilen till höger om det aktuella dokumentet, i kolumnen Namn. Välj därefter Ny version och ladda upp den senaste versionen. Se även nedan, i avsnittet Uppdatera dokument.

Sida 13 av 13 Uppdatera dokument För att uppdatera ett dokument klicka på pilen till höger om dokumentnamnet, välj Öppna och sen Öppna och lås. När ändringarna är gjorda välj att spara tillbaka dokumentet i Projectplace, en ny version skapas automatiskt. Glöm inte att låsa upp dokumentet när det sparas tillbaka. För enklare hantering av dokument i Projectplace rekommenderas att Projectplace Plug-in installeras, alternativt Document Manager för Mac. Dessa hittas här: http://www.projectplace.se/funktioner/projectplace-plug-in/ Signera dokument Ett dokument som inte ska kunna uppdateras mer bör signeras för att förhindra att nya versioner skapas. Detta görs genom att dokumentet skickas på granskning med valet Signeras vid godkännande. Läs mer om detta i rutinen för dokumentgranskning, bilaga 1. Länka dokument Det kan vara till fördel att lägga ett dokument i flera olika mappar i Projectplace. För att förhindra att det finns flera dokument med samma version ska endast ett dokument laddas upp och därefter skapas länkar till de övriga mapparna. För att skapa en länk klicka på pilen till höger om dokumentnamnet, välj Kopiera länk. För att sen klistra in länken, gå in i mappen den ska läggas i och klicka på Nytt och därefter Ny länk. Markera rutan Webbadress, högerklicka och välj Klistra in. Länknamnet ska vara samma som dokumentbeteckningen. Avsluta med Skapa så läggs länken till på en egen raden i mappen. Bilagor Nr Dokumentbeteckning Länk 1 PL_Rutin_Dokumentgranskningar läggs innan innan versionen 3.0 fastställs