Sammanträde med Miljöskyddsnämnden

Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Miljöskyddsnämnden Gruppmöte 13:00 Skräddaren/Gesällen S, MP resp M, C, Kd, Fp Tid: Onsdagen den 23 September 2015, kl 14:00, preliminär sluttid 18:00 Plats: Skräddaren, Sveagatan 12, Alingsås Information och överläggningar A/ Information från sekreterare B/ Information från förvaltningschef C/ Information från övriga D/ Detaljplan Västra Bodarne Friluftsskolan E/ Sammanfattning samverkansdag miljö F/ Överklagade ärenden G/ Aktuella ärenden H/ Krangatan - Sävelund Upprop Ajournering av mötet för gruppvisa överläggningar Ärendelista Val av justerare och tid för justering 1. Årlig granskning 2014 i Alingsås kommun (Miljöreda 2015-1686) 2. Årlig granskning 2015 Alingsås kommun (Miljöreda 2015-1366) 3. Behovsutredning 2016-2018 (Miljöreda 2015-1728) 4. Uppföljning och bokslut 2015 (Miljöreda 2015-0769) 5. Delegerade beslut 2015 Beslut Anna Hansson (MP) Ordförande Peter Porss Sekreterare Tel: 0322-61 62 20 E-post: peter.porss@alingsas.se

Ärende 1 Årlig granskning 2014 i Alingsås kommun (Miljöreda 2015-1686)

Tjänsteskrivelse Datum: Diarie nr Handläggare: Direktnr: Epost: Beteckning: 2015-09-07 2015.1686 Miljöreda Caroline Hagström 0322-617252 caroline.hagström@alingsas.se 2015.020 MN Miljöskyddsnämnden Kommentar på 2014 års årliga granskning (Miljöreda 2015-1686) Ärendebeskrivning Under 2014 utfördes en årlig grundläggande granskning av alla nämnders arbete med framförallt implementeringen av kommunens styrmodell. Granskningen sammanställdes i en rapport där alla nämnder ombads att lämna kommentarer på de delar som var mindre bra. Förslag till beslut i miljöskyddsnämnden Miljöskyddsnämnden beslutar att lämna följande kommentarer på 2014 års grundläggande granskning. Inför 2015 har miljöskyddsnämnden uppmärksammat de brister som framkommit i rapporten och för 2015 finns både nämnds och förvaltningsspecifika åttaganden, en risk- och väsentlighetsanalys samt en kontrollplan. Dessa kommer tydligare att följas upp i samband med delårsbokslutet samt årsbokslutet. Nämnden är medveten om att arbetet med kommunens styrmodell kan bli bättre och har under 2015 avsatt tid för detta arbete. Nämndens uppfattning är fortfarande att det är svårt att få tydliget från centralt håll i vad de olika delarna bör innefatta. För Miljöskyddskontoret Caroline Hagström Miljöskyddschef Sign:

Ärende 2 Årlig granskning 2015 Alingsås kommun (Miljöreda 2015-1366)

Tjänsteskrivelse Datum: Diarienr: Handläggare: Direktnr: Epost: Beteckning: 2015-09-097 2015-1366 Miljöreda Caroline Hagström 0322-617252 caroline.hagström@alingsas.se 2015.021 MN Miljöskyddsnämnden Svar på frågor inför den årliga grundläggande granskningen I Alingsås kommun 2015 (Miljöreda 2015-1366) Ärendebeskrivning Nämnden har inför den årliga grundläggande granskningen ombetts att svara på ett antal frågor. Frågorna och svaren kommer att ligga till grund inför kommande intervjuer med presidiet och förvaltningschefen. Förslag till beslut i miljöskyddsnämnden Miljöskyddsnämnden beslutar att lämna följande svar på frågorna. Styrmodell Miljöskyddsnämnden arbetar för fullt med en tydligare implementering av kommunens styrmodell. Nämnden har två delar att ta hänsyn till, kommunens styrmodell samt kraven som finns i livsmedelslagstiftningen samt miljöbalken. Den risk- och väsentlighetsanalys som är en del av kommunens styrmodell kan till viss del likställas med kravet på behovsutredning som finns i lagstiftningarna. Flerårsstratergin kan även den till viss del likställas med de verksamhets- och kontrollplaner som ska antas utifrån lagstiftningarna. Det är viktigt för nämnden att det finns en tydlig röd tråd mellan de olika dokumenten. Under hösten 2015 kommer nämnden tillsammans med förvaltningen arbeta med kommunens styrmodell, extra tid har avsatts för detta. För att få struktur i tänket kommer även kommunens kvalitetsstrateg att närvara och informera både politiker och tjänstemän kring Alingsås styrmodell. Under 2015 följs verksamhets- och kontrollplanerna upp kvartalsvis medan styrmodellen (med alla dess delar) kontinuerligt följs upp tertialvis. Inför 2016 kommer detta att ändras så även verksamhets- och kontrollplanerna kontinuerligt följs upp tertialvis i enlighet med styrmodellen.

Nämndens uppfattning är att det för 2015 finns en tydlig röd tråd mellan kommunens flerårsstratergi och nämndens flerårsstratergi (även nämndens åttagnaden). Även i verksamhets- och kontrollplanerna tas hänsyn till kommunens flerårsstratergi. Det går tydligt att se en röd tråd i arbetet med vattenfrågor och arbetet mot undervisningslokaler som gynnar barn och ungdomar i Alingsås. Ärendehantering Nämnden har ett stort ärendeflöde där allt som kommer till förvaltningen eller politiker i nämnden diarieförs i ett ärendehanteringssystem. Det gäller både inkomna skrivelser i pappersformat, mail eller muntliga kontakter. Under 2014 granskade JO miljöskyddsnämndens ärendehantering och efter detta har även rutiner för bland annat hur mailen hanteras vid frånvaro mm upprättats. Ärendehanteringssystemet gör allt som diarieförs är återsökbart på ett relativt enkelt sätt. I 2015 års budget har nämnden avsatt medel för nytt ärendehanteringssystem. Nämnden kommer framöver tydligare att jobba med nyckeltal av olika slag i sitt uppföljningsarbete men också ha med ärendehanteringen i på olika sätt i kontrollplanen. Allt som kommer till nämnden är offentligt med några få undantag. För att nämnden vid begäran utifrån ska kunna lämna ut handlingar skyndsamt är det av stor vikt att resurser avsett till kontorets kansligrupp samt till ärendehantering och arkiv. Den djupdykning som JO gjorde visar tydligt att nämnden har bra ordning. Det finns idag inte så många mål vad gäller ärendehanteringen inom nämnden. Det är svårt att sätta kvalitetsdeklarationer på hur fort nämnden ska handlägga olika typer av ärenden, nämndens uppfattning är att det är viktigare att lyfta kvalliten i det som produceras. Ett exempel på mål som är bra är att alla som inkommer med en ansökan, anmälan eller annan skrivelse med önskemål, får ett svarskort inom tre arbetsdagar som en bekräftelse på att nämnden har tagit emot skrivelsen. Du får samtidigt reda på vem som kommer att handlägga ditt ärende. Inköp och upphandling Nämnden utför väldigt sällan upphandlingar själv och har därmed heller ingen egen investeringsbudget. De inköp nämnden står för görs utifrån gällande ramavtal, t.ex. för resor, ordnande av konferenser mm. Det finns i dagsläget ingen tydlig kontroll av detta i kontrollplanen eller liknande utan nämnden kommer att arbeta för en tydligare kontrollplan för 2016. Tjänstemän inom förvaltningen är tydligt informerade om vad som är ok att ta emot, det rör sig framförallt av en kaffe vid olika inspektioner/kontroller. För Miljöskyddskontoret Caroline Hagström

Miljöskyddschef Sign: Bilaga: Frågeutskicket från EY

Ärende 3 Behovsutredning 2016-2018 (Miljöreda 2015-1728)

Tjänsteskrivelse Datum: Diarie nr: Handläggare: Direktnr: Direktnr: Beteckning: 2015-09-07 2015-1728 Miljöreda Caroline Hagström 0322-61 72 52 caroline.hagström@alingsas.se 2015.022 MN Miljöskyddsnämnden Behovsutredning 2016-2018 (Miljöreda 2015-1728) Ärendebeskrivning Enligt den lagstiftning som finns inom nämndens verksamhetsområde miljöbalken och livsmedelslagstiftningen - ska nämnden bedriva en planerad tillsyns- respektive kontrollverksamhet. Utöver tillsyn har miljöskyddsnämnden myndighetsuppgifter för prövning, anmälan och hantering av klagomål, förfrågningar mm. Planeringen ska vara redovisad i en tillsynsplan respektive en kontrollplan. I tillsynsplanen tas även kommun- och förvaltningsövergripande arbetsuppgifter med för att redovisningen av behovet ska bli komplett. Miljöskyddsnämnden har det direkta ansvaret för att planera, genomföra och följa upp myndighetsarbetet inom miljö-, hälsoskydds- och livsmedelsområdena. För att möjliggöra en god och korrekt myndighetsutövning har kommunfullmäktige och kommunstyrelsen ansvar för att se till att nämnden har tillräckliga resurser för att systematiskt kunna genomföra sitt uppdrag. Som ett underlag för planering och uppföljning är det nödvändigt att nämnden har kunskap om vilka behov av tillsyn, kontroll och övriga insatser som finns från en rad olika utgångspunkter. I tillsynsförordningen finns krav på att en aktuell behovsutredning ska finnas för tillsynen enligt miljöbalken. Behovsutredningen ska avse en tid om tre år. Den ska ses över vid behov och minst en gång varje år. Den nu aktuella behovsutredningen gäller för 2015-2017 och godkändes av nämnden i december 2014. Behovsutredningen omfattar hela nämndens verksamhet. Beredning Kraven från omvärlden på vad miljöskyddsnämnden ska göra ökar hela tiden, vilket återspeglas i behovsutredningen som visar att resursbehovet ökar. Alingsås är en expansiv kommun, vilket medför ett omfattande planarbete för nybyggnation. Den kommande om- och utbyggnaden av E20 genom staden och vidare mot Vårgårda kommer att innebära omfattande arbete de närmaste åren. Ombyggnaden genom staden medför att cirka 50 detaljplaner måste revideras, ett arbete där miljöskyddsnämnden har en viktig roll. Dessutom förväntas en stor ökning i antalet ärenden som avser förorenade områden.

Krav från Vattenmyndigheten på att vattenkvalitén i Anten ska uppnå god status till 2021 innebär att stora resurser behöver läggas på inventering inklusive uppföljning och tillståndsprövning av enskilda avlopp runt sjön. Inom livsmedelsområdet ställer EU:s livsmedelslagstiftning krav på att kontrollmyndigheten ska genomgå fortlöpande kompetensutveckling. En ny informationsordning för livsmedelsområdet trädde i kraft den 13 december 2014, Livsmedelsverket ger ut kontrollhandböcker samt ordnar seminarier och riktade projekt för att öka dricksvattenkompetensen. För att läsa in eller på annat sätt ta del av detta måste tillräckligt med tid avsättas för kompetensutveckling. En stor del av verksamheten är händelsestyrd. Antalet ärenden har ökat avsevärt inom alla verksamhetsområden de senaste åren. Ärendehanteringen tar tillsammans med allmänna serviceuppgifter en allt större del av arbetstiden, vilket tar tid från planerad tillsyn och livsmedelskontroll. Nämndens ärendehanteringssystem MiljöReda är föråldrat och ny upphandling tillsammans med implementering av nytt system behöver genomföras 2016. Detta tillsammans med implementeringen av nya taxor medför att en större del av arbetstiden måste läggas på administrativ verksamhet 2016 än under de därefter kommande två åren vilket framgår av behovsutredningen. Förslag till beslut i miljöskyddsnämnden Behovsutredningen godkänns och ska ligga till grund för nämndens Tillsyns- och verksamhetsplan 2016. För Miljöskyddskontoret Caroline Hagström Miljöskyddschef Exp: Akten Bilaga: Behovsutredning 2016-2018

Ärende 4 Uppföljning och bokslut 2015 (Miljöreda 2015-0769)

Tjänsteskrivelse Datum: 2015-09-08 Miljöskyddsnämnden Handläggare: Caroline Hagström Direktnr: 0322-61 72 52 Epost: caroline.hagström@alingsas.se Beteckning: 2015.013 MN Delårsrapport 2015 för miljöskyddsnämnden (Miljöreda 2015-0769) Ärendebeskrivning Enligt styrmodellen görs ekonomisk uppföljning tre gånger per år: våruppföljning per 30 april, delårsbokslut per 31 augusti och årsbokslut vid årets slut. Utöver en ekonomisk redovisning i delårsbokslutet ska nämnden redovisa hur verksamheten har fortlöpt under årets första åtta månader samt hur det av kommunstyrelsen antagna ramförslaget påverkar kommande planering. I delårsbokslutet följs även nämndens åtaganden upp. Beredning Miljöskyddskontoret har tillsammans med ekonomienheten på Sveagatan sammanställt delårsrapporten. Förslag till beslut i miljöskyddsnämnden Miljöskyddsnämnden godkänner delårsrapport 2015. För Miljöskyddskontoret Caroline Hagström Miljöskyddschef Exp: Kommunstyrelsen Akten Bilaga: Delårsrapport 2015 Miljöskyddsnämnden

Delårsbokslut 2015 Miljöskyddsnämnden 2015-09-16

Delårsbokslut 2015 Ansvarsenhet 40-41 Nutid Verksamhet Huvudsaklig verksamhet Miljöskyddsnämnden beslutar inför varje år om åtaganden för nämndens verksamhet samt tillsyn- och verksamhetsplaner i enlighet med vad lagstiftningen efterfrågar. Åtagandena följs upp i samband med våruppföljning, delårsbokslut samt årsbokslut. Tillsyns- och verksamhetsplanerna följas upp varje tertial. Årets åtta första månader har varit tuffa för nämnden och förvaltningen. Sju nya medarbetare har introducerats samt ny förvaltningschef. Framförallt beror personaltillskotten på projekt Anten som intensifierats men det har inom förvaltningen även förekommit föräldraledigheter samt längre sjukskrivningar. Då nämndens resurser framförallt består av personal har läget inneburit ett tufft första halvår för förvaltningen. Nämnden har med anledning av läget reviderat tillsyns- och verksamhetsplanen och prioriterat om verksamheten under året. Nämnden har prioriterat tillsyn som framförallt berör kommunens vatten samt barn och ungdomar, detta i enlighet med flerårsstratergin. Nämndens verksamhet styrs till stor del av myndighetsutövning. Ärendeflödet är stort och per den 31 augusti hade 1669 nya ärenden registrerats. Förutom myndighetsutövning ansvarar nämnden för kommunens miljöövervakning, mätningar görs på vattenkvallitet samt luftkvalliten. Nämnden samordnar även arbetet med Anten-Mjörnkommiten och ansvarar för det miljöpolitiska forumet i kommunen. Under året har stort arbete lagts på beslut om avgiftsklassning i enlighet med den nya taxan för miljöbalken. Detta arbete har varit större än beräknat vilket medfört att nämnden inte valt att bedriva uppsökande verksamhet inom bland annat förorenade områden. Förorenade områden är ett område som nämnden kommer behöva lägga mycket resurser på inom de närmsta åren om E20s genomfart ska byggas om samt om tankarna med A+ området ska genomföras. Vad gäller tillsynen av undervisningslokaler och solarietillsyn så är detta område som prioriterats av nämnden. Tillsynsomfattningen hittills har dock varit låg på grund av sjukskrivningar. Det är svårt att rekrytera för kortare vikariat än ett år vilket gör nämndens verksamhet såbar. Nämnden tittar dock på andra lösningar för att inte tappa fart inom de av kommunen beslutade exploateringarna. Projekt Anten har kommit i gång bra. Fyra ytterligare handläggare inom avlopp samt administrativt stöd har medfört att inventeringsarbetet flutit på bra. Förhoppningen är att ca 700 fastigheter ska få besök innan året är slut. Inventeringarna visar att ca 60 % av alla fastigheter behöver vidta någon form av åtgärd och ca 40 % behöver anlägga helt nytt 2

avlopp. Arbetet bör således få effekt på Antens höga näringsinnehåll. Mycket tid läggs på information och vägledning till fastighetsägare. Inom livsmedelskontrollen hade drygt 90 % av de kontrollbesök som planerats för perioden gjorts vid halvårsskiftet tack vare en extra person under sommaren. Under våren inkom två RASFF (Rapid Alert System for Food and Feed). Även misstankar om matförgiftning utreddes. Dessa verksamheter är viktiga och kräver snabb hantering. Det är också verksamhet som inte kan finansieras med avgifter. Under årets första åtta månader har det varit lugnt vad gäller större förändringar i lagstiftningen och det är inga större förändringar på gång. Det som tydligt märks är att nämndens ansvar succesivt ökar i samband med att tillsyn och kontroll överför till kommunerna. Förvaltningen ser också en tydlig ökning av tid som går åt till service och allmän information, tid som prioriterats med anledning av nämndens åtagnade gällande bemötande. Detta är dock tid som behöver skattefinansieras då avgifter inte får tas ut. Åtaganden och nyckeltal Nämnden har fyra åttaganden för året samt en tydlig prioritering av hela verksamheten i tillsyn- och verksamhetsplanerna. Både åttagandena och tillsyn- och verksamhetsplanerna går i linje med kommunens flerårsstratergi. Åtaganden: Intensifiera inventeringen av enskilda avlopp kring Anten. Inventering pågår för fullt och målet att alla fastigheter ska vara inventerade senast 2017 kommer att uppnås. Förbättra service och bemötande mot medborgarna. Både nämnd och förvaltning arbetar med bemötande. Mer tid har under året lagts på information och allmän service. Bland annat planeras för mycket information kring enskilda avlopp där ett stort antal hushåll i kommunen berörs. Bredare informationsinsatser i lokala medier planeras. Förbättra attityd och bemötande mot företag. Flera aktiviteter planeras i förebyggande syfte. Det är trevligare för alla parter om nämnden arbetar förebyggande istället för utryckande. Ex. kommer förvaltningen att medverka vid starta eget utbildningar och nyföretagarmässan under hösten. Nämnden planerar också för att arbeta mer informationsinriktat direkt mot näringslivet och specifika verksamheter. NKI ökade med 4 enheter för miljö- och hälsoskydd under 2015 års mätning. Att utreda möjligheten att öka personalresurserna med upp till 10 %, genom sysselsättning av t ex. arbetslösa, genom externt finansierade åtgärdsprogram. Åtagandet blir svårt för förvaltningen att uppnå under 2015. Det har under året varit en tuff situation på förvaltningen där åtta nya medarbetare introducerats samtidigt som förvaltningen stångats med sjukskrivningar. Det har därmed inte funnits utrymme att ta emot ytterligare personer. Lokalsituationen medför även svårigheter att utöka förvaltningen ytterligare i dagsläget. Nämnden har i juni månad beslutat om nya prioriteringar inom verksamheten. Huvudprioriteringen är inkomna ärenden, dvs. aktiviteter som nämnden själv inte styr över 3

såsom ansökningar, klagomål, remisser mm. I den planerade tillsynen har prio lagts på tillsyn som berör barn och ungdomar samt vattenkvaliten i framförallt Anten. Resurser har prioriterats om för att tydligt belysa strategisk utveckling för kommunen t ex. förorenad mark, dagvattenhantering mm. Inför årets planering har viss prioritering redan gjorts då nämnden inte har ekonomiska resurser att bedriva myndighetsutövning i den utsträckning lagstiftningen kräver. När det kommer till tillsyn enskilda avlopp är nämnden på god väg med hjälp av de extra resurserna för Anten. Så fort nämnden tvingas prioritera ner något område skapas en tillsyns/kontrollskuld som ska arbetas igen. Många verksamheter både inom livsmedelslagstiftningen och miljöbalken betalar årliga avgifter. Vissa år arbetar nämnden mindre mot några verksamheter och andra mer. Prioriteras tillsyn och kontroll ner ett år skapas en skuld som måste arbetas i kapp, då är det viktigt att nämnden bär med sig ev överskott så detta kan användas till att beta av skulden. Intäkterna behöver således periodiseras över årsskiftet. Under 2015 beräknas kontroll inom livsmedelslagstiftningen utföras enligt plan. Vad gäller miljöbalken prioriteras flera områden ner, bland annat strandskyddstillsyn och radon. Nedprioriteringarna beror framförallt på långtidssjukskrivningar. Uppdrag De uppdrag som nämnden fick i Flerårsstrategi 2014-2016 och arbetar vidare med är att - Intensifiera inventeringen av enskilda avlopp runt sjön Anten. Detta ingår nu i Projekt Anten för vilket nämnden får särskilda medel under perioden 2015-2017. - Vidta ytterligare åtgärder för att förbättra bemötandet i myndighetsutövningen. Detta är ett ständigt pågående arbete. Båda dessa uppdrag finns med i åtaganden för innevarande år. Intern kontroll Nämnden antog i maj 2015 en risk- och väsentlighetsanalys med tillhörande internkontrollplan för 2015. Internkontrollplanen kommer uppfyllas i all väsentlighet under 2015. Någon upphandling för nytt ärendehanteringsprogram kommer inte att genomföras under 2015. Anledningen till detta är att förvaltningen inväntat ny chef och att arbetet med att ta fram ett upphandlingsunderlag prioriterats ner för att mer resurser ska kunna läggas på myndighetsutövning. I den väsentlighets- och riskanalys som upprättats för nämnden framgår tydligt att tillsynsarbetet ska effektiviseras och att aktiviteter som inte har med tillsyn och kontroll att göra ska prioriteras ned. Några större effektiviseringar har inte skett, framförallt på grund av den rådande personalsituationen. Däremot har tiden för aktiviteter som inte kan kopplas till den direkta tillsynen och kontrollen ökat. Det har ej heller utretts huruvida det går att skapa en mall för att värdera/klassa ärenden för en effektiv resursanvändning. 4

För att säkerställa att alla medarbetare, nya som gamla ska känna till de rutiner som finns kring hot och våld har detta lyfts på arbetsplatsträffar. Nya medarbetare får informationen vid introduktionen. Detta finns med i rutinerna för introduktion. Någon utbildning för hantering av media har inte genomförts än. Förhoppningen är att detta ske innan årsskiftet. I den behovsutredning som presenterats för nämnden gällande 2016 finns tid inlagt för framtagande av krishanteringsplan för livsmedel och dricksvatten. Omedelbar åtgärd Detta har inte varit aktuellt inför 2015. Ekonomi Drift Belopp i tkr Budget 2015 Delårsbokslut 2015 Prognos 2 2015 Avvikelse prognos/budget 2015 Delårsbok-slut 2014 Verksamhetens intäkter 4 352 3 142 4 357 5 2879 Personalkostnader -13 043-7 806-12 805 238-6777 Lokalhyror 0 0 0 0-1 Köp av tjänster -749-418 -658 91-1622 Gemensamma kostnader -2 102-1 372-2 102 Utdebitering personalkostnader 48 13 48 28 Övriga kostnader -1 120-525 -1 129-9 -411 Verksamhetens kostnader -16 968-10 108-16 646 322-8783 Avskrivningar -125-88 -125 0-117 Verksamhetens nettokostnader -12 741-7 054-12 414 327-6021 Kommunbidrag 12 750 8 500 12 750 0 6889 Finansnetto -9-6 -9 0-9 Årets resultat 0 1 440 327 327 859 Förklaring till årsprognos Prognosen för 2015 ser positiv ut. Nämnden beräknas gå med ca 3-400 tkr i överskott. Tyvärr innebär det samtidigt att nämnden inte lyckats utföra allt det som låg med i planeringen för 2015. Detta innebär att arbetet skjuts på framtiden och behoven kommande år ökar. Verksamhetens intäkter ligger stabilt. Att intäkterna ligger i nivå med budget trots minskade personalresurser beror framförallt på den positiva utvecklingen av projekt Anten. 5

Fler inventeringar beräknas utföras än vad som planerats för under 2015. Detta är dock nödvändigt så resurserna kan användas i uppföljningsarbetet som kommer efter inventeringarna är klara. Personalkostnaderna har skrivits ner något med anledning av de sjukskrivningar som drabbat förvaltningen men även till viss del med anledning av att projekt Anten kom igång en bit i på 2015. Det kommer under hösten 2015 finnas mer personal än under våren vilket medför att personalkostnaderna för hösten ökar i förhållande till våren. Nämnden hoppas dock kunna använda resurserna under hösten för att arbeta i kapp vissa delar som halkat efter. Bland annat förorenade områden och administration. Nämnden ligger efter med dokumenthanteringen (arkiven). Förorenade områden kommer nämnden att behöva prioritera framöver med anledning av kommunens utveckling. Förvaltningen kommer under hösten rekrytera ytterligare för att stärka upp för sjukskrivningar, förvaltningen kommer också att titta på möjligheten att ta hjälp externt för att klara vissa delar av verksamheten. Inventeringar och ansvarsutredningar är tidskrävande arbete som vanligtvis inte kan avgiftsfinansieras. Kostnaderna för nämnden har ökat, detta framförallt på grund av ny mandatperiod med mycket utbildningstillfällen men också med anledning av nytt arbetssätt. Personal Arbetsmiljö Under första kvartalet av 2015 startade Miljöskyddskontorets skyddskommitté ett arbete med att ta fram en handlingsplan i arbetsmiljö i syfte att förvaltningen på ett mer strukturerat sätt ska arbeta för en bättre arbetsmiljö och förebygga att anställda skadas eller drabbas av ohälsa i sitt arbete. På grund av att ny förvaltningschef har tillträtt under sommaren har handlingsplanen ännu inte kunnat fastställas, men målsättningen är att fastställa handlingsplanen under hösten 2015. När handlingsplanen i arbetsmiljö är fastställd är tanken att den skall fungera som ett levande arbetsverktyg för förvaltningschef och medarbetare över tid, då det finns en medvetenhet om att frågor av denna karaktär behöver arbetas med och bearbetas över längre perioder. Ett av förvaltningens fokusområden under hösten 2015 är att utveckla sina arbetsplatsträffar (APT). I september månad kommer förvaltningschefen tillsammans med fackliga representanter och skyddsombud att gå en utbildning i samverkan med fokus på APT. Med en ökad kunskap om samverkan och APT kan arbetsledare och medarbetare på ett mer kvalitativt sätt föra en dialog i frågor som rör utveckling, planering och uppföljning av det dagliga arbetet, där arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig del. Arbetsskador och tillbud Tre stycken arbetsskador har rapporterats i Lisa under perioden 1/1-2015 31/8 2015. Samtliga skador har varit nollskador och ingen av skadorna är klassificerade som allvarligare händelser. 6

Som ett led i att Miljöskyddskontoret utvecklar sitt arbete med APT kommer förvaltningen arbeta för en ökad medvetenhet bland medarbetarna om betydelsen av att rapportera arbetsskador och tillbud. En motsvarande dialog kommer även att behöva föras vid förvaltningens samverkansgrupp. Syftet är att skapa en mer öppen dialog och kunskap kring arbetsskador och tillbud på arbetsplatsen genom att exemplifiera olika händelser som kan inträffa i vardagen och vilka åtgärder som kan vidtas för att undvika att skador och olyckor inträffar. Sjukfrånvaro 1 Sjukfrånvaron har stigit på Miljöskyddskontoret sedan 2014, från 1,90% till 5,03%. Med tanke på att antalet medarbetare är så pass få behöver det dock kommenteras att enstaka individers sjukfrånvaro kan få en stor påverkan på förvaltningens totala sjuktal, varför det blir av vikt för förvaltningen att initialt göra en analys på individnivå, innan en förvaltningsövergripande utvärdering kan göras. Sjukfrånvaro i % ack jan-aug 2014 2015 Diff Total sjukfrånvaro (29,5 årsarbetare) 1,90% 5,03% 3,13% Korttidssjukfrånvaro (<59 dagar) 1,90% 3,68% 1,78% Långtidssjukfrånvaro (>59 dagar) 1,34% 1,34% Total sjukfrånvaro, kön Kvinnor (17,5 årsarbetare) 2,20% 4,34% 1,7% Män (12,0 årsarbetare) 1,23% 6,11% 4,58% Total sjukfrånvaro, åldersindelad 29 år eller yngre (2,0 årsarbetare) 3,82% 1,68% -2,14% 30-49 år (18,9 årsarbetare) 2,23% 4,13% 1,9% 50 år eller äldre (8,6 årsarbetare) 0,90% 7,12% 6,22% Under 2015 ser vi den högsta sjukfrånvaron bland förvaltningens män, vilken har stigit från 1,23 % 2014 till 6,11 % 2015. Trots att förvaltningen består av flest kvinnor är det bland männen som sjukfrånvaron stiger allra mest, något som bör analyseras vidare både på individ- och förvaltningsnivå. Vid en jämförelse mellan åldersspannen ser vi den största ökningen i sjukfrånvaro bland förvaltningens äldre medarbetare (50 år eller äldre), men här behöver en analys initialt göras på både individnivå då antalet medarbetare i gruppen endast är 8,6 årsarbetare. Förvaltningen har periodvis under våren 2015 haft färre chefer på plats, framförallt med tanke på att det skett ett skifte i chefskap på förvaltningsnivå. En medvetenhet på förvaltningen finns om att detta kan ha fått en inverkan över sjukfrånvaron under perioden. Vissa medarbetare har exempelvis flaggat för en upplevelse av en alltför hög arbetsbelastning något som förvaltningsledningen i dagsläget vidtar åtgärder för att 1 Redovisningen omfattar månadsavlönad personal. 7

förbättra, både ur ett individuellt och organisatoriskt perspektiv. Miljöskyddskontoret kommer under hösten, med hjälp av sin förvaltningsspecifika handlingsplan i arbetsmiljö, att fortsätta lägga vikt vid sitt arbetsmiljöarbete med målsättning att få en bättre systematik i det vardagliga arbetsmiljöarbetet. På så vis kommer även ett större fokus än tidigare att läggas på exempelvis rehabiliterande åtgärder och andra förebyggande åtgärder som i sin tur kan minska sjukfrånvaron på sikt. Nöjd medarbetarindex (NMI) Under första halvåret 2015 har resultatet från Nöjd medarbetarindex redovisats för medarbetarna på förvaltningens arbetsplatsträffar. Därefter har en dialog förts kring resultatet och medarbetarna har fått möjlighet att ge förslag på förbättringsåtgärder samt förslag på hur förvaltningen kan arbeta för att bibehålla redan positiva resultat. En handlingsplan med åtgärder som behöver vidtas har gemensamt arbetats fram och kommer att presenteras på APT under hösten. Personal och kompetensförsörjning Förhoppningen är att Miljöskyddskontoret under 2015 kommer att påbörja en kompetensförsörjningsplan, i samarbete med Kommunledningskontoret. För miljöskyddskontorets personal är kontinuerlig kompetensutveckling mycket viktig för att korrekta och professionella myndighetsbeslut ska tas och att aktuell och relevant information ska kunna lämnas till de som hör av sig till kontoret. Varje år avsätts därför tid för kompetensutveckling i tillsyns- och verksamhetsplanen. De senaste årens rekryteringar visar att det periodvis kan vara svårt att rekrytera kompetent personal. Sammanfattande analys delårsbokslut Nämndens resurser består till största del av personalen på förvaltningen. Drabbas förvaltningen av mer och/eller längre frånvaro slår det omedelbart mot verksamheten. Det är oerhört tufft att rekrytera för kortare visstidsanställningar då sökandena är oerfarna och introduktion och upplärning tar mycket tid. Detta medför ett överskott i budget samtidigt som arbetet inte blir utfört. I längden drabbar det även kommuninvånarna som kan få längre handläggningstider på sina ansökningar. Nämnden arbetar med att se över verksamheten och vilka delar som kan utföras med hjälp av externa. Beroende på hur denna översyn går kan nämndens prognos förändras till det positiva under resterande del av året. Framtid Verksamhet Det finns idag inga kommande förändringar i lagstiftningen som innebär större utbildningsinsatser eller liknande, detta kan dock ändras fort och beredskap måste alltid finnas. I samband med att behovsutredningen inom nämndens verksamhet arbetades 8

fram för 2016-2018 råder stor osäkerhet i hur stora resurser som kan komma att behövas med anledning av kommunala beslut. Beslutas det om nya planuppdrag, informationsinsatser/seminarier riktade mot näringsliv och allmänhet eller likanande medför detta ökade arbetsuppgifter för miljöskyddsnämnden. Har nämnden inte resurser avsatta finns risk att projekten stannar upp vilket inte gynnar Alingsås kommun. För att miljöskyddsnämnden ska få kontinuitet i arbetet krävs att duktiga medarbetare får stanna och för detta krävs resurser. Idag finns 7 handläggare inom förvaltningen som är visstidsanställda. Risken att de letar och finner jobb hos annan arbetsgivare är stor. Nämnden har under 2015 tagit nya tag vad gäller kommunens styrmodell och kvalitetsarbetet i stort. Nämnden har också tydliga mål som rör arbetet med kommunikation och bemötande. För att hinna med detta arbete krävs att förvaltningen effektiviserar för att frigöra resurser. Mycket fokus kommer att ligga på detta under de kommande tre åren. Under 2016 kommer nytt ärendehanteringssystem att behöva upphandlas. Detta är en investering för nämnden varav det krävs en investeringspost för detta. Beräknad kostnad är ca 300 tkr för systemet och implementering av det samma. Ekonomi Som nämnts ovan kommer miljöskyddsnämnden behöva ytterligare 300 tkr för investering av nytt ärendehanteringsprogram 2016. Detta är en viktig investering för att nämnden ska kunna upprätthålla kvalitet och kontroll av ärendeflödena. Dagens system är föråldrat varav det inte sker någon utveckling av systemet längre. Införandet av riskbaserad taxa inom området miljöfarligverksamhet, samt eventuellt inom området hälsoskydd kan leda till ökade intäkter och bättre kostnadstäkning för tillsyn inom dessa områden. Intäktsökningen motsvaras av en skyldighet till motsvarande avsatta resurser för dessa områden. En särskild satsning av extra stor betydelse är att Miljöskyddsnämnden har fått en utökning av ramen med 2 Mkr 2015-2017 för att intensifiera inventeringen av enskilda avlopp runt sjön Anten. Med anledning av att det efter 2017 kommer att kvarstå mycket arbete för att slutföra projektet har ytterligare äskande lagts in för 2018. Vad gäller arbete som kan kopplas till strategiska beslut för kommunen, t ex E20, A+ mm är det viktigt med framförhållning så miljöskyddsnämnden tidigt involveras. Beroende på arbetets omfattning kan nämnden komma att behöva extra resurser under begränsad tid till bland annat utredningar, ansvarsfördelningar mm. Detta är tidkrävande arbete och har nämnden inte resurser kan arbetet stanna upp. 9

Driftbudget Budget 2016 Belopp i tkr Beslutad ram 2016 Prognos ram 2016 Avvikelse Verksamhetens intäkter 3 950 3 950 0 Verksamhetens kostnader -16 823-16 823 0 Avskrivningar -190-190 0 Verksamhetens nettokostnader -13 063-13 063 0 Kommunbidrag 13 073 13 073 0 Finansnetto -10-10 0 Årets resultat 0 0 0 Ramökningar Belopp Summa permanenta utökningar 0 Summa tillfälliga utökningar 0 Totalt 0 Förklarande text till utökningar Några utökningar förutom de redan beslutade 2 Mkr har inte äskats. Vidtagna åtgärder för att klara verksamheten inom ram Nämnden kommer att behöva prioritera inom verksamheten. Enligt framtagen behovsutredning skulle nämnden för 2016 behöva ca 29 handläggartjänster medan 2015 års budget tillät ca 21 handläggartjänster. Delar av behovet beror på ökad tid för 10

information och allmän service samt att det för varje år tillkommer delar som inte hanns med föregående år. Konsekvenser om extra medel inte tilldelas Prioriteringar behöver alltid göras. Risken är att det byggs upp en tillsyns- och kontroll skuld gentemot verksamhetsutövare som har årliga avgifter. För att detta ska undvikas prioriteras vanligtvis all annan verksamhet ned. Plan 2017 Belopp i tkr Beslutad ram 2017 Prognos ram 2017 Avvikelse Verksamhetens intäkter 4 069 4 069 0 Verksamhetens kostnader -17 268-17 268 0 Avskrivningar -206-190 16 Verksamhetens nettokostnader -13 405-13 389 16 Kommunbidrag 13 405 13 405 0 Finansnetto -16-16 Årets resultat 0 0 0 Ramökningar Belopp Summa permanenta utökningar 0 Summa tillfälliga utökningar 0 Totalt 0 Förklarande text till utökningar Några utökningar förutom de redan beslutade 2 Mkr har inte äskats. 11

Vidtagna åtgärder för att klara verksamheten inom ram Nämnden kommer att behöva prioritera inom verksamheten. Enligt framtagen behovsutredning skulle nämnden för 2017 behöva ca 27 handläggartjänster medan 2015 års budget tillät ca 21 handläggartjänster. Delar av behovet beror på ökad tid för information och allmän service samt att det för varje år tillkommer delar som inte hanns med föregående år. Konsekvenser om extra medel inte tilldelas Prioriteringar behöver alltid göras. Risken är att det byggs upp en tillsyns- och kontroll skuld gentemot verksamhetsutövare som har årliga avgifter. För att detta ska undvikas prioriteras vanligtvis all annan verksamhet ned. Plan 2018 Belopp i tkr Uppräknad plan 2018 Prognos plan 2018 Avvikelse Verksamhetens intäkter 4 191 4 191 0 Verksamhetens kostnader -15 726-16 326-600 Avskrivningar -212-212 0 Verksamhetens nettokostnader -11 747-12 347-600 Kommunbidrag 11 747 11 747 0 Finansnetto 0 0 0 Årets resultat 0-600 -600 Summa permanenta utökningar 0 Efterarbete projekt Anten 600 Summa tillfälliga utökningar 600 Totalt 600 Förklarande text till utökningar 12

För att i slutändan få effekt av projekt Anten kommer ytterligare resurser sannolikt behövas för efterarbete i form av informationsarbete, tillståndsprövning samt föreläggande gentemot de fastighetsägare som frivilligt inte vidtar åtgärder. Genom en tillfällig ramökning på 600 tkr kan två tjänster behållas ytterligare ett år. Beräkningen bygger på att delar av arbetet avgiftsfinansieras. Vidtagna åtgärder för att klara verksamheten inom ram Nämnden kommer att behöva prioritera inom verksamheten. Enligt framtagen behovsutredning skulle nämnden för 2018 behöva ca 25 handläggartjänster. Konsekvenser om extra medel inte tilldelas Om extra medel inte tillsätts för efterarbetet av projekt Anten kan konsekvenseran bli bland annat ökade avgifter för efterarbetet samt att fastighetsägarna inte kan få samma rådgivning som önskat vid val av ny teknik. Följs inte arbetet upp kan även konsekvensen bli att de dåliga avloppen inte åtgärdas och målet för Anten inte uppnås. Tillsyn av U-objekt kan skjutas på framtiden med risk för att någon verksamhet har direktutsläpp som aldrig blir åtgärdat. Genom tillsyn på U-objekt arbetar nämnden Investeringsbudget Tkr Expansionsinvestering Investering X -varav exploatering Exploatering X Imageinvestering Investering X Reinvestering Avskrivningstid Budget 2016 Nytt ärendehanteringssystem* 5 300 Anpassningsinvestering Investering X Plan 2017 Plan 2018 Plan 2019 TOTALT UTGIFTER 300 0 0 0 * Den här investeringen delas med bygglov, Samhällsbyggnad. Personal De senaste årens rekryteringar visar att det periodvis kan vara svårt att rekrytera kompetent personal och framförallt är det svårt att rekrytera till visstidsanställningar upp till ett år. Detta på grund av att det är svårt att hitta personer med erfarenhet. 13

14

Ärende 5 Delegerade beslut 2015

Tjänsteskrivelse Datum: 2015-09-09 Miljöskyddsnämnden Handläggare: Peter Porss Direktnr: 0322-61 62 20 Beteckning: 2015.003 MN Delegerade beslut 2015 Ärendebeskrivning Delegationsbeslut 382/15-428/15 har fattats sedan förra sammanträdet. Beredning En förteckning över besluten som fattats sedan förra sammanträdet har upprättats och finns tillgänglig tillsammans med kallelsen. Pärmar med delegationsbesluten finns tillgängliga på miljöskyddskontoret och på nämndens sammanträden. Arbetsutskottets förslag till beslut i miljöskyddsnämnden Miljöskyddsnämnden tar del av delegationsbesluten. Miljöskyddskontoret Peter Porss Förvaltningssekreterare

Datum: 2015-09-16 Miljöskyddsnämnden Handläggare: Peter Porss Direktnr: 616 220 Beteckning: 2015.003 MN Delegerade beslut 2015 Följande delegationsbeslut redovisas till miljöskyddsnämnden vid sammanträde den 23 september 2015. HL=Handläggare, FC= Förvaltningschef NR Fastighet Ärende HL/ FC 382/15 Klockan 14 Beslut att avsluta ärendet utan åtgärd HL Vite/ MSA 383/15 Ålanda 3:1 Beslut om årlig avgift för tillsyn enligt miljöbalken Östad Stiftelse(täkt) FC 384/15 Sörhaga 2:4 Yttrande över cirkusföreställning HL 385/15 Erska 2:120 Beslut om årlig tillsynsavgift, Ohlssons Träindustri AB HL 386/15 Upplo 1:1 Beslut om årlig tillsynsavgift, Eolus Vind HL 387/15 Mellby 10:1 Föreläggande om försiktighetsåtgärder HL 388/15 Torp 1:59 Yttrande till mark- och miljödomstolen Ordf. 389/15 Storken 9 Beslut om årlig tillsynsavgift, Tvätt Center 390/15 Bolltorp 4:15 Beslut om årlig tillsynsavgift, Alingsåsortens Jaktskytteförening HL HL 391/15 Erska 6:30 Tillstånd enskilt avlopp 392/15 Tuvebo 1:29 Anmälan krossverksamhet HL 393/15 Genneved 2:7 Tillstånd enskilt avlopp, B 394/15 Genneved 2:7 Tillstånd enskilt avlopp, A 395/15 Gräfsnäs 5:1 Ansökan enskilt avlopp HL 396/15 Bomullen 1 Föreläggande om åtgärder HL Alingsås kommun, Miljöskyddskontoret Postadress: 441 81 Alingsås, Besöksadress: Sveagatan 12 Telefon: 0322-61 60 00, Fax: 0322-63 88 68 miljo@alingsas.se www.alingsas.se

397/15 DIA 880 Yttrande till polisen gällande Nolhagastafetten 398/15 Skogskullen 1 Registrering/ Riskklassning av livsmedelsanläggning 399/15 Ängabo 2:3 Yttrande om rivningslov HL 400/15 Österbodarna 1:9 Beslut om nedsatt årlig avgift 401/15 Smedjan 2 Föreläggande om att tillhandahålla förnybart drivmedel på station Malmgatan 4 i Alingsås 402/15 Ålanda 3:2 Yttrande till SBK gällande nybyggnad och ändrad användning av befintlig byggnad från kvarn till vattenkraftsstation 403/15 Erska 1:108 Föreläggande med vite om att redovisa skyddsåtgärder, Bjärke Energi 404/15 Upplo 1:1 Upphävande av delegationsbeslut 386/15 gällande avgift för miljötillsyn 405/15 Lejonet 1 Registrering/ Riskklassning av livsmedelsanläggning HL HL FC HL Vite 406/15 Kristina 3 Beslut om miljösanktionsavgift HL 407/15 Östlyckeskolan 1 Beslut om miljösanktionsavgift HL 408/15 Mellby 4:95 Beslut om miljösanktionsavgift HL 409/15 Erska 1:112 Beslut om miljösanktionsavgift HL 410/15 Hjorten 4 Yttrande till SBK HL 411/15 Mellby 1:47 Ansökan avlopp HL 412/15 Ålanda 3:1 Beslut om miljösanktionsavgift, Ålanda Fiskodling HL 413/15 Hemsjö-Dalen 1:9 Tillstånd enskilt avlopp, minireningsverk HL 414/15 Östäng 1:20 Tillstånd enskilt avlopp, minireningsverk 415/15 Genneved 3:7 Tillstånd enskilt avlopp 416/15 Erska 6:34 Tillstånd enskilt avlopp HL 417/15 Österbodarna 1:13 Yttrande till länsstyrelsen ang vattenverksamhet, Våtmark 2 HL Alingsås kommun Postadress: 441 81 Alingsås Besöksadress: Sveagatan 12 Telefon: 0322-61 60 00 Fax: 0322-63 88 68 E-post: miljo@alingsas.se Webbplats: www.alingsas.se

418/15 Österbodarna 1:13 Yttrande till länsstyrelsen ang vattenverksamhet, Våtmark 1 419/15 Storken 9 Föreläggande om åtgärder HL HL 420/15 E20 Yttrande till Vattenfall avseende ombyggnad delsträcka av 40 kv ledning vid nytt planområde Väg E20 Kristineholm-Bälinge och verksamheter i Alingsås Kommun HL 421/15 Smörbacken 1:18 Beslut om årlig rapportering HL 422/15 Spiltan 1 Yttrande gällande nybyggnation av industribyggnad på fastigheterna Spiltan 1 och Spiltan 2, Alingsås kommun HL 423/15 Östergötland 16 Anmälan om bergvärme HL 424/15 Ödenäs 3:8 Anmälan om bergvärme HL 425/15 Ärtebräckan 5:2 Föreläggande om försiktighetsåtgärder HL 426/15 Magra 2:28 Beslut om årlig avgift för tillsyn, Magra Jaktvårdsförening 427/15 Upplo 1:1 Beslut om årlig avgift för tillsyn, Sollebrunns Pistolklubb HL HL 428/15 Brandstationen 1 Beslut med vite FC Vite Alingsås kommun Postadress: 441 81 Alingsås Besöksadress: Sveagatan 12 Telefon: 0322-61 60 00 Fax: 0322-63 88 68 E-post: miljo@alingsas.se Webbplats: www.alingsas.se