Avrapportering Intern kontroll 2014 Kommuntotal 0
Innehåll Internkontrollplan 2014 Kommuntotal... 2 Bedömning... 3 1 Vattenförsörjning (KS)... 3 2 Systematiskt brandskyddsombud/arbete (KS)... 3 3 Arbetsmiljö (KS)... 4 4 Fakturarutin (KS)... 4 5 Moms/skatter (KS)... 5 6 Uppföljning av internkontrollplanen (KS)... 5 7 Back- upp funktioner ekonomi (KS)... 5 8 Kvalitativ verkställighet (VFN)... 5 9 Samarbete med grannkommuner och olika intressenter (VFN)... 6 10 Mätbara kvalitetsmål (VFN)... 6 11 Överlämnande Skola-fritidshem (VFN)... 6 12 Skyddsrondsprotokoll (VFN)... 7 13 Överlämnande till gymnasieskolan från åk 9 (VFN)... 7 14 Uppföljning av var elever går i gymnasieskolan (VFN)... 7 15 Uppföljning av var elever är som inte är i gymnasiumskolan (VFN)... 7 16 Utbetalning av försörjningsstöd (VFN)... 8 17 Uppföljning av familjehemsplaceringar (VFN)... 8 Åtgärdsplan... 8 1 Öka förmågan att hantera PUL (KS)... 8 2 Utarbeta en finanspolicy (KS)... 9 1
Internkontrollplan 2014 Kommuntotal Internkontroll omfattar en struktur av policys, processer, rutiner och organisation, vilka skall bidra till att verksamheten uppnår sina mål så kostnadseffektivt som möjligt, att tillgångar skyddas och oönskade händelser och effekter undviks. Kommunallagen anger att nämnderna skall tillse att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt i enlighet med gällande föreskrifter som gäller i övrigt. Intern kontrollplanen 2014 för kommuntotal INTERNKONTROLLPLANEN 2014 Ansvarskod: Kommuntotal Nr Verksamhet Riskbeskrivning Metod 1 Vattenförsörjning Se särskilt kontrolldokument Se särskilt kontrolldokument Kontrollansvarig EnhC 91x Frekvens Rapportering till Kommunchef När Delårsbokslut årsredovisning Genomförd riskbedomning? Ja/nej Ja 2 Kontroll att brandskyddsombud genomförts intern tillsyn Uppföljning på samtliga arbetsplatser Systematiskt brandskyddsombud/arbete Säkerhetssamordnare 1 gång/år Kommunchef Sista CESAM per år 3 Arbetsmiljö Kontroll av att skyddsronder genomförts vid alla arbetsplatser Uppföljning vid CESAM Personalchef 1 gång/år Kommunchef Sista CESAM per år 4 Fakturarutin Kontroll av behöriga attestanter. Kontroll av besluts och mottagningsattest. Kontroll av representation Stickprov Handläggare inköp 2 gånger/år Ekonomichef Delårsbokslut årsredovisning 5 Moms/skatter Kontroll av att regler för moms och skatter följs Stickprov Handläggare inköp Kvartalsbokslut Ekonomichef Delårsbokslut årsredovisning 6 7 8 9 Uppföljning av internkontrollplanen Backup funktioner inom ekonomi Kvalitativ verkställighet Samarbete med grannkommuner och olika intressenter 10 Mätbara kvalitetsmål 11 Överlämnande Skola-fritidshem Prioriteras inte regelbundet Stickprov, protokoll APT/minnes anteckningar Vem tar vad vid Finns det rutiner? en ev. frånvaro Andel brukare med Ärende till "egen" kontaktman nämnd och arbetsplan Antal samverkans områden som utvecklats Ärende till nämnd under året Antal registrerade i Ärende till Senior Alert och Palliativa nämnd registret Se att rutiner följs 12 Skyddsrondsprotokoll Se att rutiner följs Avstämning på APT November när skyddsrond genomförs Handläggare inköp Handläggare inköp Enhetschef LSS Verksamhets chef MAS Rektor Kroppaskolans och Bjurtjärns skola Rektor och tekniska 2 gånger/år EnhC Adm 1 gång/år Ekonomichef 2 gånger/år 1 gång/år 1 gång/år 2 gånger/år 1 gång/år Välfärds nämnden Välfärds nämnden Välfärds nämnden Verksamhets chef Verksamhets chef Sista CESAM per år Sista CESAM per år April och oktober December nej 2
INTERNKONTROLLPLANEN 2014 Ansvarskod: Kommuntotal Nr Verksamhet Riskbeskrivning Metod 13 14 15 16 17 Överlämnande till gymnasieskolan från åk 9 Uppföljning av var elever går i gymnasieskolan Behöriga sökande till gymnasieskolans nationella program Gymnasieintagning Avstämning med intagningsenheten Kontrollansvarig Frekvens Betyggstatistik Rektor åk 7-9 1 gång/år Samarbete med intagningsenhet Kontrollera med intagningsenhet Rektor gymnasiet Rektor gymnasiet 1 gång/år 1 gång/år Attest vid utbetalning Stickprov Enhetschef 2 gånger/år Ärendegenomgång Stickprov Enhetschef/ gruppledare 2 gånger/år Rapportering till Verksamhets chef i oktober Nämnd i november Rektor 7-9 i oktober. Verksamhetschef i oktober Verksamhetschef Uppföljning av var elever är som inte är i gymnasieskolan Utbetalning av försörjningsstöd Uppföljning av familjehemsplaceringar Verksamhetschef Verksamhetschef När Oktober och november Oktober Oktober Maj och november Maj och november Genomförd riskbedomning? Ja/nej Bedömning 1 Vattenförsörjning (KS) Uppfyller kvalitetskraven som kontrollmetoden föreskriver samt att det finns dokumentation/anvisningar om vad/när/hur det ska göras. Genomfört. Saknas pga. omfattande material som förvaras hos Enhetschef för VA (CD/handbok + journaler). Granskningen är gjord utan anmärkning. 2 Systematiskt brandskyddsombud/arbete (KS) Genomfört. Bilaga 2, har skickats till kommunchef, Mikael Jareke. Under första halvåret 2014 har man färdigställt uppbyggnadsarbetet med ett fungerade systematiskt brandskyddsarbete och under andra halvan av 2014 har man kunnat genomföra interna kontroller avseende kommunens systematiska brandskyddsarbete. 3
På samtliga arbetsplatser som enligt lag om skydd mot olyckor bedrivs ett SBA arbete på ett strukturerat och föredömligt sätt. Den enda bristen i systemet är att samtliga anställda på respektive arbetsplats saknar praktisk erfarenhet av släckning och borde snarast få utbildning i praktisk hantering av att släcka bränder. 3 Arbetsmiljö (KS) Psykosociala skyddsronder har genomförts/bam utbildning för alla chefer (KS/VFN). Bilaga 3, undersökningar finns hos personalchef, Daniel Bekking/Prevent. Den psykosociala arbetsmiljön undersöktes bl.a. med en medarbetarenkät på enheten Administration 2014 som har diskuterats/utvärderats på APT. 4 Fakturarutin (KS) Genomfört. 4a/4b, har skickats till kommunchef, Mikael Jareke. Regelverket för attestering av fakturor är otillfredsställande. Rutin för hur ekonomikontoret kan förenkla hanteringen av fakturor som härrör sig till avtal eller abonnemang skulle underlätta. Utbetalningar till föreningar måste säkerställas med två namnunderskrifter samt beslutsunderlag. Inget i granskningen väcker frågor om otillbörligt handlande utan kan hänföras till slarv och brist på rutiner. Verksamheterna har läst och förstått reglerna för representation. Det finns ett kontrollsystem för kontering som inte möjliggör betalning av faktura (representation) utan en permanent anteckning, dock ger inte detta ett fullständigt skydd. 4
5 Moms/skatter (KS) Genomfört. Bilaga 5, har skickats till kommunchef, Mikael Jareke. Verksamheterna har god kännedom om reglerna för moms. Återsökning görs varje månad Årsuppgift bör lämnas in till Skatteverket efter årets slut. 6 Uppföljning av internkontrollplanen (KS) Har inte genomförts eftersom syftet med uppdraget har varit oklart och otydligt formulerat. Krävs en diskussion om syftet och formulering. 7 Back- upp funktioner ekonomi (KS) Har genomförts delvis. Finns i arkivet. Pågående aktivitet. 8 Kvalitativ verkställighet (VFN) Intervju med Margareta Albért, Enhetschef LSS. Saknas Syftet med kontrollmoment har varit otydligt formulerat dessutom sker en arbetsplan per automatik när brukare blir tilldelad en kontaktman. 5
9 Samarbete med grannkommuner och olika intressenter (VFN) Samarbetet sker kontinuerligt inom de flesta områdena inom vård och omsorg. Pågår olika aktiviteter. Samarbetet sker kontinuerligt inom de flesta områdena inom vård och omsorg. Uppstart av upphandling har inletts tillsammans med Kristinehamns kommun ang. nytt verksamhetssystem Maximilia. 10 Mätbara kvalitetsmål (VFN) Aktiviteter har genomförts, samt även en intervju med Hans-Bertil Hermansson, MAS. Bilaga 6 Uppföljning av avvikelser enl. HS och Sol, VFN 112 Bilaga 7 Redovisning av presentationsersättningar KSVOU 23 Uppföljning och redovisning har presenterats för ledningen utan anmärkningar. 11 Överlämnande Skola-fritidshem (VFN) Intervju med Ann-Christin Sigmund, Rektor. Rutinerna följs upp dagligen framförallt under v32 när intagningsarbetet av nya barn sker. Avrapportering har skett muntligt till verksamhetschefen, Ingmarie Thyr. 6
12 Skyddsrondsprotokoll (VFN) Intervju med Sven-Erik Rhén, Rektor Grundskola. Bilaga 8 Skyddsrond. Fölnde noterades: Halkrisker Fläkten i matsalen stängs av för tidigt Belysning av nödutgångsskyltar fungerar ej Åtgärder har vidtagits. 13 Överlämnande till gymnasieskolan från åk 9 (VFN) Har genomförts. Bilaga 9 KSSVU 2 Betygsstatistik. Rektor Sven-Erik Rhén har presenterat betygsstatistik till verksamhetschefen och i nämnden. 14 Uppföljning av var elever går i gymnasieskolan (VFN) Intervju med Mårten Axnér, Rektor för gymnasiet. Information har presenterats till ledningen. 15 Uppföljning av var elever är som inte är i gymnasiumskolan (VFN) Intervju med Mårten Axnér, Rektor för gymnasiet. 7
Information har presenterats muntligt till ledningen. 16 Utbetalning av försörjningsstöd (VFN) Intervju med Gunilla Österberg, Administrativ assistent på IFO. Saknas pga. sekretess. F.d. enhetschef, Ewa Hallberg, genomförde regelbundna stickprov. Muntliga avrapporteringar har skett till verksamhetschefen, Ingmarie Thyr. 17 Uppföljning av familjehemsplaceringar (VFN) Intervju med Gunilla Österberg, Administrativ assistent på IFO. F.d. enhetschef, Ewa Hallberg, genomförde regelbundna stickprov. Muntliga avrapporteringar har skett till verksamhetschefen, Ingmarie Thyr. Åtgärdsplan 1 Öka förmågan att hantera PUL (KS) Har inte genomförts ännu och bör prioriteras 2015 i samband med nytt nationellt regelverk som träder i kraft 2018. Bilaga A, Offert Draftit (IT-stödapplikation för hantering av PUL). Krävs mer kunskap samt utbildning i samband med ny organisation. 8
2 Utarbeta en finanspolicy (KS) Förslag har skickats till kommunchef. Bilaga B. Bör revideras i samband med att ny organisation träder i kraft nuari 2015. 9