Dagordning 140325: Styrelsemöte, Röda Korsets Ungdomsförbund Uppsala Kallade ledamöter: Malin Bohlers, Linus Hagander, Jaś Szulkin, Ida Reimegard, Victor Dudas, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander. Närvarande ledamöter: Linus Hagander, Jaś Szulkin, Ida Reimegard, Victor Dudas, Lisa Erkander, Sofie Gelinder, Hannah Matkala Nylander Frånvarande ledamöter: Malin Bohlers 1. Mötet öppnas Föreningsordförande, Ida Reimegård, förklarade mötet öppnat och hälsade närvarande ledamöter välkomna 2. Godkännande av kallelseförfarandet Styrelsen beslutar att godkänna kallelseförfarandet 3. Godkännande av föredragningslista Styrelsen beslutar att godkänna föredragslistan med följande ändringar: 13.12 Internet 4. Val av mötesordförande, mötessekreterare och justerare Styrelsen beslutar att välja Ida Reimegård till mötesordförande. Styrelsen beslutar att välja Hannah Matkala Nylander till mötessekreterare. Styrelsen beslutar att välja Jaś Szulkin och Victor Dudas till justerare. 5. Föregående mötesprotokoll Mötesordförande går igenom föregående mötesprotokoll 6. Vad har hänt sen sist? 6.1 Möte ang. Kulturernas Karneval 11/3 Lisa och Sofie medverkade på möte med SRK angående Kulturernas karneval. Mötessammanfattning i punktform: - 25 maj med start kl. 10 - Vara med en dag samt inte medverka i taget - Vi i RKUF ska anordna en aktivitet kopplad till Pa flykt. Ev. i form av tipsrunda - RKUF jobbar med #Haffad-kampanjen
- Två personer från RKUF ska vara med löpande under dagen - Fa foldrar, da blasten var ett problem förra aret - SRK har hand om fikabakning samt försäljning. Samma upplägg som ifjol med andra ord - 10 april kl. 15 nytt möte 6.2 Styrelseledarutbildning 15-16/3 Alla i styrelsen var på plats någon av dagarna förutom Hannah. Utbildningen ansågs uppskattad, speciellt delen där styrelsen själva fick jobba på verksamhetsplan m.m. Maten var god och folk var trevliga. En lyckad helg, helt enkelt! 6.3 Föreläsning Julia 24/3 Ungefär 17-20 personer var närvarande. Styrelsen bjöd på fruktsallad, vilket var uppskattad av deltagarna. Föreläsaren Julia verkade nöjd med evenemanget och vi likaså. 7. Ekonomi, ta del av verksamheternas inkomster Kassören Hannah delgav info om verksamheternas nuvarande saldo samt skickade runt ett kontoutdrag för styrelsens ledamöter att godkänna: Styrelsen: 218 424-10 546,51 = 207 878,49kr Jourhavande Kompis 47 795 773,19 = 47 021,81kr Rättvis Handel: 10 065 206,90 = 9 858,1kr Vänner Emellan: 37 583 1 064,43-573 = 35 945, 57kr Läxhjälpen: 7 833 380,88 = 7 452,12kr RKUF Sport: 15 025 0,00 = 15 025kr FörSköna: 1 808 0,00 = 1 808kr Totalt: 323 631,29 kr Ett besök på banken ska göras inom en snar framtid för att Victor ska kunna bli firmatecknare på riktigt. Styrelsen beslutade även att omplacera 50 000kr för ett fasträntekonto där låsetiden gatt ut. Victor och Hannah far fria händer för att omplacera dem enligt både etisk och ekonomisk fördelaktighet. Hannah bokar möte och hör av sig till dem som måste närvara. Revisor Simon har mailat och givit ett förslag om att företaget ej i framtiden kommer att utföra redovisning samt bokslut gratis, men kan tänka sig att fortsätta om vi betalar en fast summa på 5 000 kr varje ar. Styrelsen beslutade att godta detta erbjudande. 8. Kommande aktiviteter 8.1 Föreläsning Sanna Vestin 8/4 - Föreläsningen kommer att ta plats på Sensus, byggnaden i närheten av Norrlands Nation. - Ida gör ett event på Facebook - Styrelsen för i uppdrag att sprida eventet samt att göra upp resten av detaljerna på Facebook, gällande fika, vilka som kan närvara o.s.v. 8.2 Besöka verksamheterna Kontaktpersonerna i styrelsen har kollat upp med sina verksamheter tider samt datum vi kan besöka dem för att prestera oss. Manga av datumen var ej klara och kontaktpersonerna fick i uppdrag att styra upp detta med respektive verksamhet samt med resten i styrelsen - Läxhjälpen: Möte 23 april, 18.30 Sensus
- VE Storträffen: Möte nu på torsdag, Linus ska besöka, men ordnar annat möte senare - VE Fadderdelen: Ska kolla upp meddelar styrelsen på Facebook - Jourhavande Kompis: Ska kolla upp meddelar styrelsen på Facebook - Rättvis Handel: Ska kolla upp meddelar styrelsen på Facebook - PR-gruppen: Har ett evenemang snart. Ska kolla upp meddelar styrelsen på Facebook 9. Verksamheter 9.1 Jourhavande kompis Victor har haft ett möte med en av verksamhetsledarna, Linnea S. Där hade de mest en introduktion med presentation samt vilka förväntningar de har av varandra. Är i övrigt en stabil verksamhet. Ingen behöver VL-utbildning. Victor ska kolla upp ytterligare om möte med styrelsen. Har gett info om RAM. 9.2 Vänner Emellan Fadderdelen Linus informerar de senaste om verksamheten. Är ca 4 verksamhetsledare. De är rätt dåliga på att svara på mail 9.3Vänner Emellan Storträffen Även här 4 verksamhetsledare. Är nya, känner att de har rätt dålig koll på allt, men jobbar på det. Linus gav information om det senaste i uppdelningen av Fadderdelens och Storträffens ekonomi. Linus och Hannah, tidigare kontaktperson, har kollat upp mer noggrant kring vilka pengar som är vilkas, samt givit ett förslag på en rättvis fördelning: Till Storträffen: 10 000 kr och till Fadderdelen: 30 297,13 kr. Styrelsen beslutar att ställa sig bakom denna uppdelning. Linus ordnar möte med verksamheterna där detta ytterligare kan diskuteras. 9.4 Rättvis handel Är två verksamhetsledare, Anna och Per. Gruppen har haft tematräffar under varen och kommer ordna fler events längre fram. Stabil verksamhet med manga aktiva. Dock har det varit strul med kommunikation mellan styrelsen och verksamheten, som vi hoppas kan ordnas sa fort som möjligt. 9.5 Läxhjälpen Förra styrelseledamot Lisa har fixat aktiva till tre olika boenden och ska ha utbildning till dessa snart 9.6 PR-gruppen Ska ordna ett Välgörenhetscafé lördagen d. 12 april. Ska där sälja fika till förman för något viktigt Börja annonsera snart på Facebook o.s.v. 9.7 RKUF Sport Ligger i princip nere da förra verksamhetsledare inte längre bor här. De planerar dock att ta upp arbetet för att värva nya till sommaren. Det är manga runtom som uppskattar verksamheten och vi i styrelsen ska inte lata den gå i graven! Funderar åa att ev. lägga upp en plan om hur vi kan fa verksamheten att leva vidare under varen. FörSköna Ligger helt nere 9.9 Sommarskolan
- En VL som var med förra aret har visat intresse att vara med i ar igen - Lisa är på att ragga folk - Styrelsen anser det viktigt att hålla kontakt med VL:arna för att se att saker bli gjort - Sommarskolan kommer ta plats de 3 första veckorna efter skolans slut 10. RÅM 10.1 Samlad RAM-förberedelse inom regionen 10.2 Ombud - 15 april sista anmälan för ombud - Malin, Linus, Mathilde, Sofie ombud än sa länge - Tjata på verksamheterna - Paminnelse på bloggen + Facebook 10.3 Övrigt - Möte med Mona snart - Har fatt ok från styrelsen att köra Pa Flykt som kvällsaktivitet - Malin lägger till info när hon har kommit hem från Istanbul 11. Kommunikation 11.1 Styrelsens kommunikationskanaler Vi gick en runda där alla fick delge hur och när de är kontaktbara samt hur ofta: - Alla kollar mail och Facebook typ hela tiden - Svarar oftast morgon/kväll - Helger inte lika ofta - Like:a om en sett något för att bekräfta 11.2 Kommunikation mellan styrelse och verksamheter Gick även här en runda: - Facebook-grupp (Läxhjälpen, PR) - Mail (PR, Jourhavande, VE) - Viktigt att en bekräftar/blivit hörd 11.3 Kommunikation mellan kontaktperson/kassör och VL - Bra om både kontaktperson och kassör far informationen. - Kassör mailar ut saldo regelbundet (varje manad) 11.4 Extern kommunikation - Facebook: enkät om vad läsare vill förbättra/se, till för de som stödjer men kanske inte aktiva - Blogg: fräscha upp, verksamheterna nutidskoll, länka i grupper - Hemsida: uppdaterad, bra för nya intresserade - Mötessekreteraren gör en sammanfattning av varje styrelsemöte och skickar till kommunikatör - Månadsbrev: händelser i framtiden (RAM, Sommarskolan, föreläsning, Schysst Jul, besök o.s.v.) Tillgänglig på både mail samt blogg 12. Utbildning
12.1 HLR/LCABC Utbildning för aktiva, Linus roddar och kollar om Röda Korset kan hålla i 12.3 Möjliga utbildningar - Hållbar utveckling-utbildning? Finns ett färdigt kit - Mångfald och tillgänglighet workshop ytterligare kartläggning? - Tar upp mer om detta på nästa möte 13. Övriga frågor 13.1 Pa Flykt-kväll Ida kollar upp datum fortfarande. Till för denna styrelse samt gamla om de har möjlighet. 13.2 Fondsökarkväll Victor kollar upp intresse i verksamheterna om fondsökarkväll. 13.3 Nycklar Alla i styrelsen ska fa nycklar, men det har varit problem med nyckellist(or). Ida och förre ledamot Mathilde ska ha möte med Ulrica snart om detta 13.4 Film Girl Rising Plan Plan vill att vi ska visa denna film kostnadsfritt. Eventuellt att vi kan fa ihop detta vid ett senare evenemang med PR-gruppen i var utebio. 13.5 Filmlicens Är det värt att köpa om vi inte visar mycket film? Kollar upp om aktuellt till hösten för medlemsvård 13.6 Schysst Jul Hannah gav information om Schysst Jul till ledamöterna och flaggade för att de rekryterar nya aktiva till styrgruppen. Hannah ger info om detta i VL-gruppen 13.7 Hållbar utvecklingsprojekt Sofie spanar på en Hållbar Matguide, som ska funka som en guide till fika, mat under aktiviteter o.s.v. som verksamheterna anordnar. Hannah och Sofie bollar detta med Rättvis Handel-gruppen 13.8 Styrelsens arbetsmetoder (Ma bra runda, arbetsbelastning etc) Genomfört Ma-bra-runda innan mötet samt delvis gatt igenom arbetsbelastning i punkt 11 13.10 Rutin för VL överlämning Styrelsen anser att det är bra med en rutin för VL-överlämning. Kontaktpersonerna kollar av med verksamheterna om denna rutin redan finns eller om vi i styrelsen ska göra en insats. 13.11 Earth hour 2014 Kommunikatör tipsar/skriver om detta i bloggen 13.12 Internet Hannah kollar upp med förre ledamot Lisa angående det eventuella tradlösa nätverket som
finns. Skulle vara bra med tillgång till något typ av nätverk. 14. Nästa möte Styrelsen beslutar att förlägga nästa möte till den 11/4-2014 kl. 15.00. Sofie är mötesansvarig. Att vara mötesansvarig innebär att boka en lokal, skriva en dagordning, skriva ut den samt föregående protokoll, fixa fika och skicka ut en kallelse om mötet i gruppen en vecka innan 15. Mötet avslutas Mötesordförande avslutar mötet. Ida Reimegård, Ordförande Jaś Szulkin, justerare Victor Dudas, justerare Vid protokollet: Hannah Matkala Nylander, mötessekreterare Uppsala, mars 2014