Protokoll. Styrelsemöte 15/3, Örebro

Transkript

1 Protokoll Styrelsemöte 15/3, Örebro 1. Välkommen Sara hälsade välkommen och öppnade mötet. 2. Val av mötesunderlättare, tidshållare, sekreterare och justerare Mötesunderlättare: Ann. Sekreterare: Sara. Justerare: Andreas. Tidshållare: Andreas och Gilbert. 3. Föregående protokoll Sara gick igenom beslutspunkterna från föregående möte. Protokollet är inte justerat ännu, Gilbert fixar detta. 4. Runda: Vad hoppas vi på av mötet? Något vi vill ändra i dagordningen för att få det? Få överblick. Hitta en väg framåt mot en ny lösning för placement. Förstå vilken info vi letar efter, ta fram förslag på hur vi kan förbättra kommunikationen inom styrelsen. Viktigt att mötas på riktigt. Förbereda vårårsmötet är viktigt. Få bättre koll till hur vi förhåller oss till vilka internationella projekt vi vill delta i, en punkt las till att bero på detta. Få en uppdatering, få koll. 5. Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes efter tillägg av en punkt 6. Läger a) INFO: Läger i Sverige Första lägret i Bredsjö gick bra, 9 volontärer kom. Kontrakt för ett läger i Uddebo är underskrivet. Vikingabyn vill ordna ett läger, IAL har sagt att utan utvärdering från föregående år blir det inget nytt läger. Ett läger på Suderbyn är på gång. Intresse finns också från en möjlig lägervärd i norrland och en i södra Sverige. b) INFO: Förberedelsemöte för utgående volontärer Eventuellt kan detta göras i samband med kulturernas karneval. Gilbert hör av sig till Youssef för att smida närmre planer. c) BESLUT: Hur går vi vidare med att hitta en ny lösning för placement? Ett antal möjliga alternativ lyftes fram, och jämfördes med avseende på kostnad och krav på arbetsinsats från övriga aktiva Volontärbyrån: Möjliggör billiga lägeravgifter. För att det inte ska bli för krävande med överlämning vill vi hitta en person som vill engagera sig långsiktigt (minst ett år). Redan påbörjat.

2 Söker på volontärbyrån tills vi hittar en person som vi tror är pålitlig och som kan ha ett långsiktigt engagemang. Andreas håller koll på detta. Betala mer till Suderbyn: Suderbyn har vana och kunskap. Vi kollar upp vilken ersättning per placerad volontär de skulle behöva för att vilja fortsätta placera volontärer. Vi vill undvika att bli arbetsgivare pga det ansvar o den administration detta innebär. Sara skickar ett mail. Ta hjälp av KVT för placering av volontärer. Skulle kunna vara en långsiktigt stabil lösning som minimerar behovet av överlämning. Vi kollar upp vilken ersättning per placerad volontär de skulle behöva för att vilja fortsätta placera volontärer. Sara skickar ett mail. Ta emot en LTV. Kortsiktig lösning som innebär många överlämningar. Vi gör inget med detta för tillfället. Ingå en union med KVT. Vi gör inget med detta för tillfället. EVS-volontär. Kan bara tas emot av organisation som har en anställd. Vi gör inget med detta för tillfället. Arvodera en student. Innebär att IAL blir arbetsgivare, vilket vi vill undvika. Samarbeta med Peace Works. Vi gör inget med detta för tillfället. Tillfälligt skicka ansökningar till en annan gren tills vi hittat en pålitlig person som är intresserad av långsiktigt engagemang via volontärbyrån. Några andra kommentarer att bero på val av framtida lösning för placement: - Möjligt att dela upp incoming och outgoing. - Helst undvika arbetsgivaransvar. - Gärna långsiktiga samarbeten. - Utgifter för placement bör kopplas till inkomster. Vi behöver också lösa frågan kring vem som tar hand om posten när kontrakten med Suderbyn går ut. Sara mailar Suderbyn och kollar vad de skulle behöva för att fortsätta hjälpa oss med detta. 8. Ekonomi a) INFO: Ekonomisk uppdatering Ser ut som att vi kommer få ett positivt resultat för Vill tydliggöra vem som gör vad kopplat till bokslut, revision osv, tydliggöra vad kassör och ordförande gör t.ex. Ann kommer att uppdatera uppdragsbeskrivningen för kassörsrollen. Hur kan vi organisera arbetet så smidigt som möjligt? En möjlighet är att lägga bokföringen i molnet. Ann kollar upp saken närmre och lägger ev in detta som en beslutspunkt på nästa möte. Styrelsen vill bl.a. veta mer om kostnaden och att allt är samlat. Vi har nu fått till e-redovisning, som gör det möjligt för personer som får behörighet till denna att se kontot utan att ta omvägen via kassören osv. Nu har Katrien, Andreas, James Cilla och Solbritt denna behörighet.

3 Ann kommer på sikt att vilja lämna över kassörsrollen och Cilla bokföringsrollen. Nu vet vi detta, och kan leta efter ersättare. Frågan kring hur vi kan hantera utlägg då medlemmar inte själva kan lägga ut på ett smidigt sätt väcktes. Vi funderar mer på detta, och återkommer eventuellt till frågan. 9. Volontärsamordning a) INFO: Aktuellt i volontärsamordningsgruppen James är ute och reser. James har hand om medlemsregistret, och nyligen gjort medlemsutskick. Andreas tar hand om kontakt med folk som är intresserade av att bli aktiva. Andreas håller också på och tar fram stöddokument för detta, och planerar att bolla detta med James när han kommer tillbaka. Gilbert tipsade om att gå in på SCI:s members area ( lösenord finns i lösenordsdokumentet på privatwikin) och inspireras av vad andra grenar gjort och tagit fram. Volontärbyrån har hört av sig och ville att vi skulle ändra kontaktperson, nu är Andreas ny kontaktperson. Frågan om vem som håller koll på de svar vi får på våra annonser väcktes. Andreas och/eller James kommer ta ansvar för att lägga ut och bevaka annonser på volontärbyrån. Andreas skickar ut ett mail till styrelsen och berättar vad vi kommit fram till. Andreas föreslog också att vi lägger upp länkar till annonser för aktuella uppdrag på aktuelltfliken på vår hemsida. Ett annat förslag kom upp om att aktuella uppdrag samlas under en tydligt framlyft flik som typ engagera dig på hemsidan, och att vi alltid länkar till denna under aktuellt-fliken. Vi kom fram till att info/pr antagligen har bra lösningar detta. Andreas kontaktar Emelie och Lovisa, och vi återkommer till detta på nästa möte. 10. Internationellt a) INFO: På gång inom internationellt SCI driver en klimatkampanj, Katrien är involverad. Gilbert har spridit info i våra kanaler. Gilbert får info från IEC, och får på så vis en inblick som underlättar förberedelser inför att göra en bra insats på ICM. IAL bidrog till fyra motioner senaste ICM. Gilbert deltar i arbetet med framförallt en av dessa, den som handlar om statistik och varför SCI tappar volontärer. När vi lägger ut ett nytt läger på OPS har vi också möjlighet att lägga ut en bild. SCI hjälper oss med detta. IAL kan ta chansen att göra det oftare själva. Gilbert och Josefine tittar på möjligheten att göra detta, och tar ev. hjälp av lägerledare för förra årets läger. b) DISKUSSION: Val av internationella projekt att engagera oss i

4 Gilbert och Youssef skickar ut info om projekt som IAL kan engagera sig i. Hur bestämmer vi om vi ska gå med eller inte? Huvudprincipen är att om folk är engagerade och vill så gör vi det. Om projektet inte innebär några utlägg för IAL, om IAL:s rykte inte bedöms skadas, och om aktiva vill lägga den tid som krävs kan ordföranden säga ja till att IAL deltar i projektet. Annars blir det ett styrelsebeslut. 11. Info/PR a) INFO: På gång inom info/pr-gruppen Emelie och Lovisa är i full färd att leta volontärer som vill dela sin volontärberättelse och sina bilder till Volontärberättelsebloggen. Vad gäller IAL-hemsidan, så hoppas de på att underlätta så mycket som möjligt för de som besöker den genom att utveckla, förenkla och göra den så inspirerande som möjligt! En uppdatering av hemsidan har påbörjats, bland annat språkkorrigering, uppdatering av kontaktuppgifter, fix av brutna länkar m.m. Under våren fortsätter de att trixa och fixa med hemsidan, Wikipedia och annat som behöver ändras/uppdateras. Just nu jobbar de på ett nyhetsbrev, och har lösa planer för årets IAL-Blad. Det skulle vara kul om ännu fler medlemmar väljer att bli aktiva, och vi hoppas därför att ett intressant och hjärtligt IAL-Blad, samt matnyttiga nyhetsbrev, kan inspirera till detta! Emelie och Lovisa har också satt upp flyers och vykort på anslagstavlor där man får sätta upp reklam, lagt ut annonser på IAL:s sociala medier (hemsidan, Facebook, Twitter), och tillsammans med lägergruppen/ volontärsamordningsgruppen annonserat på Volontärbyrån. En aktuellt-sida på Wikipedia är ordnad - där kan vi uppdatera varandra när vi har tid eller känner för det. Den ligger på huvudsidan, under rubriken "Vad arbetsgrupperna gör". Det kan, om ni vill, fungera som en liten sammanfattning av vad ert arbete för IAL innebär i nuläget, och skulle kunna användas för att visa allmänheten vilket fantastiskt jobb ni gör allihop! Emelie och Lovisa hade två frågor till styrelsen: Är det något av ovanstående som ni vill ha information om via mejl/skype? Styrelsen tycker det är jättebra att hemsidan uppdaterats och gjorts mer tillgänglig. Styrelsen tycker att info/pr-gruppen informerar oss på ett mycket bra sätt! Önskar ni till exempel att läsa i genom volontärberättelser för bloggen, innan de läggs ut? Nej, det behövs inte, räcker att info/pr-gruppen läser igenom. b) INFO: Facebooksida IAL har lagt ut en ny facebook-sida. Den ska på sikt ersätta IAL:s facebook-grupp. Emelie och Lovisa har ännu inte blivit webmastrar. Vad ska läggas upp är en fråga att fundera över. Gilbert kontaktar Emelie och Lovisa och ber dem acceptera inbjudan om att administrera facebook-gruppen. c) BESLUT: Byta header på hemsidan

5 Emelie och Lovisa föreslog att vi byter header för hemsidan, så den består av IAL:s logga och en inspirerande bild. Styrelsen är positiv till byte av header. Vi skulle också önska att vi lägger till en text om att IAL är del av SCI. d) BESLUT: Att behålla, eller inte behålla, IAL-bloggen: Emelie och Lovisa föreslår att vi låter bloggen vila. Gilbert har tidigare använt bloggen för att dela info om SCI internationellt. Styrelsen föreslår att Emelie och Lovisa tittar på hur vi istället kan lägga info på t ex ial.se, gärna i samarbete med Gilbert för att se hur den info han tidigare spridit via bloggen eventuellt skulle kunna spridas på annat sätt. Gilbert tittar på hur andra föreningar sprider info. Vi låter bloggen vila tills vidare, och återkommer till frågan nästa möte. 11. WORKSHOP: Kommunikation inom styrelsen Mycket mail i mailboxen. Svårt att hinna med. Bra förslag att en del diskussioner läggs på wikin, men då viktigt att vi ser att det finns diskussioner på wikin. Mycket info på wikin, men svårt att hinna med att titta igenom den. Svårt att veta på vad man ska göra med mail med info om intressanta projekt. Andreas efterfrågar info om läger i Sverige, men bra info finns på wikin nu. Volontärsamordningsjobbet blir enklare och roligare med info om vilka uppdrag vi behöver folk till. Viktigt att kunna träffas fysiskt. Använd +, ++ och +++ systemet. Ett önskemål framfördes om att tänka efter om vi verkligen behöver skicka ett mail, och att försöka använda så få plus som möjligt. I fortsättningen används styrelsen@ial.se bara för beslutsmail, inte för andra typer av mail för att se till så folk bara får de mail som andra vill att just den som får mailen ska läsa. Finns det saker vi vill informera övriga styrelsen om så gör vi det i fortsättningen i första hand via uppdatering av privatwikin ( %C3%B6r_alla_arbetsgrupper) och övriga styrelsen läser detta innan styrelsemötet, så tar vi frågor på styrelsemötet. Gilbert kommer kolla med Erik om uppgradering av wikin som gör att man ser tydigare skillnad på privat och offentlig wiki. Sara skulle vilja avskaffa info@ial.se, och tar upp detta som beslutspunkt på nästa styrelsemöte. Vore bra med en wiki-workshop, för att lära oss mer om att använda wikin. Sara skriver ner riktlinjer för när ett styrelsebeslut behövs, och lägger upp på lämplig plats på wikin och skickar ut till styrelsen. 12. WORKSHOP: Verksamhetsplan 2014 Vi hann inte med detta på detta möte, vi tar detta på årsmötet istället.

6 13. DISKUSSION: Budget 2014 Vi hann inte med detta på detta mötet, vi tar detta på årsmötet istället. 12. Projekt a) Peace Facilitator Projekt för att utbilda folk till Peace Facilitators. Tre delar: studiecirkel som förbereder för lägerledarseminarium (pågår nu), lägerledarseminarium 17-21/4 i Älvsjö, uppföljningsseminarium under hösten. Det sistnämnda seminariet kommer vi att göra om vi efter lägerledarseminariet genomförts har pengar kvar till det. b) BESLUT: Delta i uppföljningsprojekt till SCI Climate Campaign Suderbyn är del av Nonviolence needs nature-projektet, som ingår i SCI:s Climate Campaign. Årets arbete är inriktat på att förbättra SCI:s interna arbete med läger. Det ska ordnas lägerledarseminarium och ordnas modelläger och tas fram ett toolkit för att ta fram sustainable living workcamps. Nu har vi fått frågan att delta i ansökan om ett uppföljningsprojekt till 30/4 deadlinen. Tanken är att ha regionala projekt, där vi i så fall skulle vara del av norra Europa. Projektet är tänkt att jobba för att utveckla SCI som organisation, snarare än på utåtriktat arbete. Vi behöver inte skriva under något partnership agreement om vi vill delta eller inte. Styrelsen ställer dig positiva till att delta, om vi har folk som vill engagera sig. Katrien uppdaterar oss vilka som vill delta när hon fått svar från andra grenar i norra Europa. Gilbert kommer hjälpa Katrien att sprida info till andra grenar. 11 RUNDA: Vad gillade vi med det här mötet, och vad skulle vi vilja ändra? Önskemål för hur vi jobbar tillsammans? Vi höll inte tidsplaneringen, men behövde den tid det tog att prata om placement. Vi lär oss att en sådan här grej tar mer tid att diskutera än väntat. Olika input, bra förslag och vi resonerar på ett bra sätt. Svårt att driva på lagom mycket, och hålla sig till ämnet. Rundor bra modell för att alla ska komma fram. Struktur är inte allt, ibland är det bra att sväva ut. Bra att ha en uttänkt metod för att komma fram till ett beslut. Gillar att ses på riktigt! Vore roligt att ha arbetshelg för styrelsen och andra intresserade. Positivt samtal. Vi är trötta nu : ) 14. Mötets avslutande Ann avslutade mötet Vid protokollet, Sara Malmgren, sekreterare ( ) Andreas Furu, justerare ( )