Region Skåne Regionfastigheter Handbok Kundreskontra
Kundreskontra Inledning...4 Vad händer i redovisningen?...5 Menyer...6 Kundregister...7 Registrera ny kund...7 Knappar i övre kanten av bilden... 11 Ändra uppgifter om en kund...12 Visa kund...13 Statistik... 14 Reskontraställning... 16 Söka kund...18 Direktsökning... 18 Sökning via Sökbilden... 20 Skriva ut från kundregistret...24 Kundfakturor...26 Fakturastatus...26 Registrera ny faktura...27 Skapa fakturarader via Mallar... 33 Ändra felaktig rad... 34 Stryka rad... 34 Intäktskontera faktura... 34 Visa fakturor...36 Moms... 37 Kund... 38 Rader... 39 Bokningar... 39 Slutkonteringsverifikation... 39 Utskrift... 40 Söka fakturor...41 Rättelser...45 Rätta kundfaktura med status NY eller PREL...45 Fel belopp... 45 Fakturan ska inte finnas... 45 Rätta kundfaktura med status DEF...47 Fel kund... 47 Fel belopp... 47 Fakturan ska inte finnas... 47 Felaktig kontering... 47 Skapa kreditfaktura...48 Journaler...53 Fakturajournal...53 Bokningsjournal...56
Reskontrajournal...58 Förfallna kundfordringars journal...61 Kundinbetalningar...63 Manuell betalningsregistrering...63 Registrera kundinbetalning... 64 Differens vid inbetalning...70 Differens under 50 kronor:... 70 Differens över 50 kronor:... 70 Korrigera inbetalningsverifikation...70 Kvitta kreditfaktura mot debetfaktura...72 Betalningspåminnelser...74 Skapa ny journal och utskrift...74 Betalningspåminnelser, Ändra...77 Betalningspåminnelser, Visa...79 Betalningspåminnelser, Uppdatera/Utskrift...79 Betalningspåminnelser, Stryk...81 Betalningspåminnelser, Sök...82
Inledning Handboken är skriven för Classic Java. Kundreskontran innehåller uppgifter om Regionfastigheters kunder och fordringar. De flesta fakturorna skapas i försystemet Landlord och uppgifterna förs över till kundreskontran via fil. Fakturor skrivs också direkt i kundreskontran. Hänvisning till kommandon i Raindance kommer att göras både med hjälp av bilder på sökvägar i det grafiska kommandoträdet och genom angivelse av kortkommando. Kortkommandon skrivs inom parentes.
Vad händer i redovisningen? Kundreskontra är en specificering av kundfordringars konto. Till skillnad från fordringskontot, som återgår till det ursprungliga saldot efter kundens betalning, så sparas uppgifter om kundens fakturor i kundreskontran. När fakturor registreras i reskontran, via försystemet Landlord eller direkt, sker bokningar på konton för kundfordran, intäkter och eventuellt utgående moms i redovisningen (EK). Kundfordringar bokas på nedanstående konton: Kundfordringskonto 15195 Hyresfordringar 15196 Kundfordringar inhyrda lokaler 15198 I samband med att kunden betalar fakturan minskar saldot på kundfordringskontot och saldot på bank/plusgirokontot ökar.
Menyer För att komma till kundreskontran använder du Kommandomenyn. (RK) Sökväg: Kundreskontra (RK) Du dubbelklickar på Kundreskontra i menyn och får upp olika funktioner i kundreskontran:
Kundregister För att det ska vara möjligt att läsa in eller registrera fakturor i kundreskontran måste kunden finnas upplagd i kundregistret. Kunderna från Landlord uppdaterar Raindance kundregister i samband med integration och behöver inte läggas upp manuellt i samband med produktionsstart. Kunder från Landlord kommer att ha följande format på kundid: RFxxxxx. Övriga kunder registreras manuellt i den vanliga reskontran. Registrera ny kund I denna rutin kan du lägga upp en ny kund i kundregistret. Det är viktigt att du först noggrant kontrollerar att kunden inte redan finns i registret. Det görs enkelt i rutinen för visning och sökning av kund. Se avsnittet Söka kund. Du kommer till rutinen för registrering av ny kund antingen genom att välja den via menyn eller genom att begära att få lägga upp en ny kund direkt i faktureringsrutinen. Sökväg: Kundreskontra/Kunder/Registrering: (KUR)
Genom att klicka på knappen Sök kod kommer du till sökfunktionen: Sökning Kund (KUV) Fyll i något/några av sökbegreppen och tryck ENTER. Du kan här söka om kunden finns upplagd. Mer information under avsnittet Söka kund. Registrera kund (KUR) Finns inte kunden, så backar du med Esc och kommer tillbaka till föregående bild. Fyll i kundid (RFxxxxx) och tryck ENTER.
Eventuell mallkund: Ange: 1 Engångskund: Används inte. Fylls inte kundid fältet i vid manuell nyupplägg av kunder sätter Raindance ett löpnummer som kundid.
Namn Namn rad 2 Besöksadress Postadress Ort Land Tel Momsreg Övriga rader (4 st) Bankgiro Postgiro Kr limit Fakttyp Passiv Bet.spärr Saldo Anteckningar Leveransadress Vår referens Er referens Kundens namn i klartext. Fältet är obligatoriskt och sökbart. Organisationsnamn skrivs först, följt av organisationsform. För privatpersoner gäller Förnamn och Efternamn. Här fortsätter du skriva om namnet inte får plats på första raden. c/o adress anges här. Fältet är inte sökbart. Ej sökbart. Obligatoriskt. Gatu- eller boxadress Obligatoriskt. Postnummer 5 positioner och ort. Anges endast för utländska kunder. Telefonnummer Här anges organisationsnummer eller momsregistreringsnummer. Fältet är ej obligatoriskt, men skall om möjligt fyllas i. Kan användas för t ex e-postadress. Kundens bankgiro Kundens postgiro Eventuell limit (används ej) Skall alltid vara MA Fakturor kan ej registreras på kunden Fakturor kan registreras men automatisk återbetalning kan ej göras på kunden. Vår utestående fordran på kunden. Bockat om det finns anteckningar på kunden. Se anteckningarna genom att klicka på knappen Anteckningar högst upp i bilden. Bockat om fakturan ska skickas till en annan adress än kundens. Se adressen genom att klicka på knappen Lev adress högst upp i bilden. Skall inte användas. Anges istället på fakturan. Skall inte användas. Anges istället på fakturan.
Tabeller KrGr RnGr S Motp Mm Bv Bp Rd AG Kravgrupp. Räntegrupp Språk ( Blankt eller S = Svenska, E = Engelska, T = Tyska) Motpart. Momskod. Anges per kund, men kan ändå differentieras per rad på fakturan. Betalningsvillkor. Betalningspåminnelse ja eller nej. Räntedebitering. Autogiro vid bankgirobetalning. Samtliga tabeller är obligatoriska utom AG. Knappar i övre kanten av bilden Längst upp i fönstret finns tre knappar som du kan använda vid kundregistrering/visning. Genom att klicka på dessa kan du registrera anteckningar, leveransadresser eller titta på statistik över kunden. Knappar i fönster Anteckningar Du kommer till en enkel texteditor (skrivfunktion) där du kan skriva extra anteckningar för kunden. Den text som registreras finns tillgänglig i såväl visnings- som utskriftsfunktionerna för kunden. Lev. Adress Här har du möjlighet att registrera en avvikande adress på kunden. För att registrera en sådan adress ska du klicka knappen Lev.adress. Ange adressnr, t.ex. 1. I den bild som då visas skriver du den aktuella adressen. Du kan också markera om en ev kundutbetalnings skall gå till leveransadressen. Tryck på ENTER när du är klar. För att fakturan
sen ska skickas till den avvikande adressen måste detta markeras vid fakturaregistreringen. Statistik Här kan du se statistik över kunden, t ex omsättning och betalningsförmåga. Denna bild går inte att registrera i. Ändra uppgifter om en kund För att ändra uppgifter på en kund använder du samma funktion som vid registrering. Sökväg: Kundreskontra/Kunder/Registrering (KUR) I kundregisterbilden kan du göra ändringar och tillägg genom att skriva över befintlig text och eventuellt komplettera tomma fält. Ange kundid. Tryck ENTER. Gör ändringar och eventuella tillägg. Tryck ENTER för att uppdatera. En ändring av kunduppgifter loggas i systemet och i visningsfunktionen kan du se av vem och när senaste ändringen har gjorts.
Visa kund Sökväg: Kundreskontra/Kunder/Visning (KUV) När du vill titta på en kund markerar du Visning i menyn och trycker ENTER. Ange kundid. Tryck ENTER. Nu visas kundvisningsbilden. Här kan du se exakt hur kunden blivit registrerad i systemet med namn, adress osv. Du kan dessutom utgå ifrån detta fönster för att analysera kunden.
Vid Saldo ser du hur mycket kunden är skyldig oss vid dagens datum. Omsät visar hur mycket kunden köpt för under innevarande bokföringsår. I nedre delen av bilden kan du se när kunden registrerades och om några ändringar har gjorts i kunduppgifterna. Här visas också om och när eventuella krav eller räntedebiteringar gjorts. Du kan antingen göra en analys genom att titta på reskontraställningen, där du ser information om varje faktura eller gå till en statistikbild där du får en sammanställning av kundens betalningar samt eventuella krav och räntedebiteringar. Statistik För att komma till statistikbilden skall du klicka på knappen menyraden. Statistik i övre
I fönstret visas bl a statistik över antal betalningar, genomsnittligt antal betalningsdagar, antal försenade betalningar, antal kravbrev som skickats ut per kravnivå, debiterad och betald ränta. Överst ser du kundens saldo per dagens datum samt omsättningen hittills i år. Därunder visas för varje period: Betalningsstatistik och antal krav: Period Antal betalningar Betaltid snitt Inbetalt belopp Antal överdragna Betalningar Överdragstid i snitt Överdraget belopp Periodintervall som är valt för periodtabellen. Antal fakturor som betalats. Genomsnittligt antal dagar samtliga fakturor betalats efter. Summan av de betalda fakturorna. Antal fakturor som betalats för sent. Genomsnittligt antal dagar dessa har betalats för sent. Summan av de för sent betalda fakturorna. 1, kravnivå Antal fakturor som fått första påminnelsen. Inkasso Antal fakturor som nått inkasso. Dröjsmålsräntestatistik: Period Debiterad ränta Betald ränta Periodintervall som är valt för periodtabellen. Den totala räntan som debiterats kunden under perioden. Den totala räntan som kunden betalt under perioden.
Reskontraställning Längst ned i kundvisningsbilden kan du ange ett datum vid vilket du kan analysera kundens reskontraställning. Du kan också välja vilken status det ska vara på de fakturor du vill titta på. I fältet Urval anger du vilken typ av fakturor du vill se. Systemet föreslår alltid nya, preliminära, definitiva och helt betalda fakturor. Vill du även se klarmarkerade och makulerade lägger du till dessa koder. Längst ner i bilden visas förklaringar när du ställer dig i fältet Urval. Fakturornas status kan vara: N Nya P Preliminär D Definitiv H Helt betald K Klarmarkerad M Makulerad Reskontraställningen visas i ett särskilt fönster som du når genom att ange följande i kundvisningsbilden: Eventuellt annan period (dagens datum är förvalt). Eventuellt annat urval av fakturastatus (som förslag anges alla fakturor utom Klarmarkerade och Makulerade). Tryck ENTER. Kundens reskontraställning för angiven period visas:
Fakturorna visas i fakturanummerordning. Fönstret innehåller information om t ex fakturanummer, fakturatyp, faktureringsdatum, förfallodag, betalningsdatum, status för varje faktura, eventuell referens, fakturabelopp och reskontrabelopp. Dessutom får du ett totalt reskontrabelopp. I bilden finns möjlighet att få fram olika typer av information genom att göra olika bildmallar. Klicka på knappen Bygga bild. Genom att dubbelklicka på en av raderna ser du vald faktura. Du kan analysera kunden vidare genom att klicka på någon av knapparna längst ned i bilden. Följande information kan du få via knapparna: Moms Kund Du kan se momsen specificerad, eventuellt på olika momskoder. Kundregisterbilden visas med samtliga uppgifter i kundregistret samt med kundens historik om du klickar på knappen Historik. Rader Bokningar Slutkont.ver Utskrift Visar fakturans rader, d v s den information som skickas till kunden. Här kan du se samtliga bokningar som fakturan skapat. Slutkonteringens verifikation visas. Ger utskrift av kundfakturan. I avsnittet Visa fakturor finns en utförlig beskrivning av knapparna.
Söka kund Med hjälp av den här funktionen kan du söka efter en kund som du inte vet identiteten på. När du funnit kunden kommer du till en presentation av alla registrerade kunduppgifter. Du kan ifrån kundregisterbilden gå vidare och analysera kundens reskontraställning. Känner du till kundnumret (RFxxxxx) eller namnet anger du det i fältet Kund och trycker sedan ENTER. Då kommer du direkt till kundregisterbilden med detaljuppgifter. Det finns två vägar att söka efter kunden: Direktsökning eller via Sökbilden. Sökväg: Kundreskontra/Kunder/Visning (KUV) Först visas en startbild: Direktsökning För att söka efter en kund, kan du ange ett sökbegrepp. Det kan t ex vara en del av ett namn.
Exempel 1: För att se alla kunder vars namn innehåller teckenföljden kommun : Skriv *kommun* Tryck ENTER Alla kunder som du får träff på i sökningen visas i en lista. Exempel 2: För att se alla kunder som börjar på bokstaven V : Skriv V* Tryck ENTER Alla kunder som du får träff på i sökningen visas i en lista.
Sökning via Sökbilden Vill du söka på andra begrepp kan du göra en mer avancerad sökning: Se till att fältet Kund är tomt och tryck ENTER. Sökbilden visas: Du kan använda textfält, status, koder, datum och belopp för din sökning. Sökbilden visar en ruta för varje sökområde med sökparametrar. Du kan kombinera flera sökparameterar för att förbättra/begränsa din sökning: Fyll i så många fält du kan för att begränsa din sökning Tryck ENTER Fältkommentarer: Kund ID Namn Kundnummer. Kundens namn. Du kan ange början på namnet följt av en asterisk (*), till exempel A* för att få fram alla kundnamn som börjar på A.
Telefon Bankgiro Sökbegrepp Ort Momsreg Plusgiro Status Senast ändrad av Datum Koder Tabelltyp Kod Belopp Kundens telefonnummer Används ej Används ej Kundens postadress, postnummer och ort. Om kundens ort är: 421 40 V Frölunda kan du söka t ex. postnr. 421 40* (mellanslaget måste vara med). Vill du söka orten V Frölunda måste du ange hela postnumret med * (stjärnor) t ex. *** ** v frölunda, (mellanslagen måste vara med) Kundens organisationsnummer eller momsregistreringsnummer Kundens plusgiro Du kan söka på kunder som har status aktiv eller passiv, d v s som är aktiva, passiva eller endast betalningsspärrade Din treställiga användarsignatur Ange ett datumintervall med formen ÅÅMMDD. Markera vilket typ av datum du avser d v s nyregistrerade, ändrade, räntefaktura eller betalningspåminnelse. Markera om tabellen du söker efter är en tabell som hör ihop med kunden eller fakturan. Ange vilken tabell du vill att sökningen ska avse, t ex KRAVGR. Fältet Kod hör ihop med föregående fält. Om du har valt att söka på t ex MOTP så anger du här motpartskoden, t ex 1900 (övriga externa företag). Ange ett beloppsintervall. Markera vilken av följande beloppstyper du söker efter: Saldo Outnyttjat Omsättning i år Omsättning föregående år
Efter sökningen visas de kunder i kundregistret som stämmer överens med de alternativ du angav. Om du inte angivit några begränsningar visas hela kundregistret. Om du vill begränsa urvalet ytterligare kan du begära fram Sökbilden på nytt. Den nya sökningen sker då bland de redan utsökta kunderna. Klicka på knappen Urval. Fyll i så många fält du kan för att begränsa sökningen ytterligare. Tryck ENTER. Du kan titta på en kund i listan och sedan återkomma till kundlistan genom att använda knappen Visa. Markera den kund du vill titta på. Klicka på knappen Visa. Tryck Esc för att återgå till kundlistan. Tryck Esc för att avsluta sökning Väljer du att markera fakturans rad och trycker ENTER eller dubbelklicka kommer du till samma bild som via knappen VISA - men när du sedan trycker Esc så avbryts hela funktionen och du får starta om från kommandoraden.
Du kan dessutom utgå från denna bild för att analysera kundens reskontraställning och se på kundens fakturor. För beskrivning, se avsnittet Visa kunder.
Skriva ut från kundregistret Med hjälp av denna funktion kan du få en utskrift ur kundregistret. Sökväg: Kundreskontra/Kunder/Utskrift (KUU) Du kan specificera ett urval ur registret om du endast är intresserad av att skriva ut vissa kunder. Urvalet kan du ange som enstaka uppgifter eller som intervall. Dessutom har du möjlighet att välja utskriftsformat (kort lista) och du kan också bestämma om du vill att eventuella anteckningar ska skrivas ut.
Ange: Skrivare (-1 = bildskärm, 9 = Utskrift via StreamServe) Antal ex (1 är standard) Id, kundid Namn Eventuellt kort lista Eventuell anteckningssida Eventuell statistiksida Du kan också välja om du bara vill skriva ut aktiva eller passiva kunder. Om du så önskar kan du ange sorteringsordning (1, 2, o s v) i den lilla rutan framför respektive urvalsparameter. Tryck ENTER.
Kundfakturor Denna rutin använder du för att fakturera våra kunder. Sökväg: Kundreskontra/Fakturor/Registrering (KFR) Fakturastatus De fakturor som skapas får en viss statuskod beroende på hur långt de kommit i hanteringen. Statuskoden framgår alltid av registrerings- och sökbilderna för fakturor. Följande statuskoder finns: NY Ny faktura. Fakturan är registrerad men kan vara ofullständig. Saldot är inte uppdaterat. Om det uppstår fel vid överföringen från försystemet får fakturorna denna status. Ett vanligt fel är att kunden saknas i kundregistret. PREL DEF Preliminär. Fakturan är fullständig och kundens saldo är uppdaterat. Definitiv. Fakturan är färdigregistrerad och definitiv. Referens och förfallodatumet kan ändras samt de tabeller/tabellvärden som är upplysta. HBET Helt betald. Fakturan är betald av kunden. Den kan även vara avskriven eller krediterad. KLAR Fakturan är klarmarkerad. Det innebär att den inte kommer att visas i journaler och listor om du inte särskilt begär detta. Klarmarkering sätts genom att fakturor med status helt betald ingår i en kundreskontrajournal där en klarmarkering begärts. MAK Makulerad. Fakturan uppdaterar inte längre några saldon. Du kan begära att få med makulerade fakturor vid sökning. Fakturor med status ny och preliminär kan makuleras.
Registrera ny faktura Sökväg: Kundreskontra/Fakturor/Registrering (KFR) I menyn för kundfakturor väljer du Registrering. Följande fönster visas: Tryck ENTER. Kommentar: Eftersom systemet ger dig nästa lediga fakturanummer automatiskt ska du inte fylla i något i detta fält. När du har tryckt ENTER visas följande fönster:
Ange: KundID Fakturadatum Verifikationsdatum Fakturatyp/reskontraposttyp. Tryck ENTER Fältkommentarer: Kund KundID. Ange kundid eller sökbegrepp i detta fält. Du kan även söka efter kundid genom att trycka på ENTER. (Innan du söker måste du fylla i reskontraposttyp eller blanka fältet Resk.-posttyp ). Datum Fakturadatum. Dagens datum föreslås, men kan ändras. Om du anger ett datum som skiljer sig mer än 25 dagar från dagens datum, får du ett kontrollmeddelande som du måste bekräfta innan du kan gå vidare. Ver.datum Verifikationsdatum. Dagens datum föreslås. Kan ändras till exempelvis ett datum i föregående månad. Då bokförs posten på detta datum (om perioden är öppen i redovisningen). Om du anger ett datum som skiljer sig mer än 25 dagar från dagens datum, får du ett kontrollmeddelande som du måste bekräfta innan du kan gå vidare. Resk.posttyp Reskontraposttyp (fakturatyp) måste anges. Den senast använda kommer upp automatiskt. För att söka ska du först radera ut den förvalda posttypen och därefter trycka ENTER. Då visas de fakturatyper som gäller för det område du arbetar med. Kopiera Faktura Om du vill kopiera en tidigare skapad faktura kan du ange fakturanummer här. Det kan vara aktuellt om du vill skapa identiska fakturor på samma kund och vill slippa skriva om alla rader varje gång. Du kan också välja om konteringen av fakturan skall kopieras eller inte. Kopiering används också för att skapa en kreditfaktura för en tidigare debetfaktura. Fältet används då i kombination med nästa fält. Se avsnittet Skapa kreditfaktura. Kopiera med: Samma tecken Teckenbyte Markera här när du vill skapa en identisk faktura. Markera här när du vill skapa faktura med omvänt tecken. Kommentar:
Om kunden inte finns i kundregistret kan du registrera den nu genom att klicka på knappen Reg kund. Du hamnar då i ett fönster där du skall ange en mallkund. Därefter kommer du till kundregistreringsfönstret. Följ anvisningarna i avsnittet Registrera ny kund. Om du inte känner till kundnumret kan du trycka ENTER när markören står i fältet Kund. Du kommer då till Sökbilden. Följ anvisningarna i avsnittet Söka kund. Vill du se samtliga kunder kan du trycka ENTER utan att ange något i sökbilden. Samtliga kunder i registret listas då, och du kan bläddra i listan genom att klicka i rullningslisten. Markera den kund du vill arbeta med och tryck ENTER så kommer du tillbaka till fakturaregistreringen. När du angivit kundens nummer och tryckt ENTER kommer du till nästa registreringsbild. Här ska du bekräfta villkoren för denna faktura. Tabellkoderna ärvs från kundregistret. Ett verifikationsnummer är nu genererat - samma som fakturans nummer i kundreskontran. Kontrollera: Fakturadatum Förfallodatum
De redan ifyllda villkoren. Vissa tabellkoder såsom motpartskod ärvs från kunden men det är viktigt att kontrollera att även dessa är rätt ifyllda. Fyll i de övriga obligatoriska tabellerna. Komplettera eventuellt med Vår referens och Er referens. Skriv eventuell anmärkning. Tryck ENTER. Fältkommentar: Er ref Ange eventuell referens hos kunden. Följande koder ärver fakturan från uppgifterna i kundregistret: Bv Mm Motp Bp Rd Betalningsvillkor Momskod Motpart Betalningspåminnelse Räntedebitering Följande koder sätts av den reskontraposttyp/fakturatyp som du använder. Dessa kan ej ändras. FV Förvaltningsnummer: 65 Ansv Ansvar: 9000 Rk Reskontrakod: KR PG Plusgironummer Bf Utbetalningsform PAN Påminnelseansvarig Följande koder får du fylla i själv. ANS Fakturaansvariga, obligatoriskt UT Utskriftskoder, obligatoriskt O Osäkra fordringar, ska ej fyllas i. Fylls i av systemet. Bhän Betalningshändelse, ska ej fyllas i. Fylls i av systemet. Du kommer vidare till bilden för att registrera fakturarader. Den text som du skriver på raderna skrivs ut på fakturan till kunden.
Tryck ENTER för att få den första raden att skriva på. Radnummer genereras automatiskt. Radnumret ökas med tio för varje rad. Om du i efterhand kommer på att du vill skapa rader mellan rad 20 och 30 skapar du rader som du kan kalla för t ex 21, 22, 23...29. Det finns tre typer av fakturarader. En typ används för fri text och fria belopp. Den andra radtypen har ett fält för antal och ett annat för à-pris samt ger en automatisk uträkning av totalbelopp. Den tredje används för färdiga mallar med text, belopp och kontering. Du använder den radtyp som du anser passar bäst och byter radtyp genom att klicka på knappen Byt radtyp. Ange: Momskod Den radtext som skall skrivas på fakturan Antal och à-pris eller belopp i beloppsfältet Tryck ENTER.
Fältkommentarer: Rad Moms Radtext Antal À-pris Belopp Radnummer Momskod. Koden ärvs från momskoden i fakturahuvudet och kopieras sedan automatiskt till de efterföljande raderna. Koden kan ändras för varje rad. Fri textrad för din fakturaspecifikation. Om du använder radtyp med antal anger du detta fält t ex antal stycken, antal timmar. Även om det bara är en/ett så måste du skriva dit siffran 1. Om du fyllt i antalsfältet ska du här ange belopp per styck eller per timme osv. Systemet räknar själv ut vad totalbeloppet blir. Om du använder den enkla radtypen med endast fri text och belopp ska totalbeloppet skrivas här. Systemet räknar fram momsen och summerar sedan fakturan automatiskt. Tänk på att den text du skriver i detta fönster kommer att tryckas på fakturan till kunden. Vill du ha tomma rader mellan de skrivna raderna behöver du trycka på ENTER två gånger för att skapa en tomrad. Du behöver inte fylla i belopp på alla rader utan du kan använda några rader till att skriva meddelande till kunden. När du har registrerat några rader kan det se ut så här:
Du kan själv ange ett radnummer till systemet för att i efterhand lägga in en rad mellan två rader eller om du eventuellt vill ha en rubrik till en rad längre ner på fakturan. Exempel: Systemet har gett dig radnummer 10 och 20 och du har skrivit din text med belopp på dessa rader. I efterhand ser du att du skulle vilja ha en rubrik till rad nummer 20. Innan du trycker ENTER för att få en ny rad av systemet att skriva på, anger du själv radnummer 15 i radfältet där markören står och trycker ENTER. Raden kommer då mellan rad nummer 10 och 20. När du har registrerat alla fakturarader skall du trycka Esc. Du har nu möjlighet att korrigera om du upptäcker att du skrivit fel någonstans. Skapa fakturarader via Mallar Istället för att skriva in radtexter och belopp manuellt, kan du skapa färdiga mallar, som sedan kan återanvändas. Byt radtyp till Mallid genom att klicka på knapp i överkanten. Ange mallens namn alternativt lämna blankt och tryck enter, så att du får upp en lista över befintliga mallar. In nuläget finns inga mallar inlagda.
Ändra felaktig rad Om du upptäcker att någon rad blivit felaktig kan du korrigera raden: Tryck Esc. Ange radens nummer i fältet där markören är placerad. Tryck ENTER. Registreringen kommer upp på raden och du kan enkelt skriva över och rätta felaktigheterna: Tryck ENTER Tryck Esc för att komma vidare i rutinen. Stryka rad Du kan även ta bort en registrerad rad. Gör så här: Tryck Esc. Ange radens nummer i fältet där markören är placerad. Klicka på knappen Stryk objekt. Raden tas bort. Tryck ENTER för att få en ny rad att skriva på. Intäktskontera faktura När registreringen av raderna är klar, trycker du Esc två gånger, så att du får en fråga om du vill slutkontera fakturan. Klicka på Ja eller tryck ENTER för att kontera och definitivsätta fakturan. Vill du av någon anledning avsluta fakturaregistreringen så klickar du på Nej. Vid val AVBRYT går du tillbaka till konteringsbilden. Du kan använda flera konteringsrader och också göra ändringar. Konteringen i denna bild görs på samma sätt som konteringen av en leverantörsfaktura eller registrering av en bokföringsorder.
Systemet bokar en kundfordran mot rätt kundfordranskonto och eventuell moms mot rätt momskonto med hjälp av de uppgifter du lämnade i föregående bild. Dessa konteringar syns i bilden och de kan inte ändras. Fyll i konteringssträngen. Tryck ENTER. Koderna valideras. Valideringen styrs av reskontraposttypen/fakturatypen. Varningsmeddelande kan komma om någon kod saknas. Fältet Utfall öppnas för inmatning. Ange belopp i fältet Utfall. Observera att du ska använda minustecken. Tryck ENTER. Fältkommentarer: Konto Ansv Motp Proj SAFF Objekt HyrS Mm Utfall Konto. Obligatorisk. Ansvarskod. Obligatorisk. Motpartskod. Obligatorisk. Projektkod. Frivillig Skede/Aktivitet/Fackkoder. Frivillig Objektskod. Frivillig Hyreskontraktsnummer eller Användarsignaturer. Frivillig Momskod. Frivillig Belopp i kronor. Du ser i Diff-fältet hur stort belopp som skall konteras på en eller flera rader. För debetfaktura anger du ett minustecken före eller efter beloppet.
När du har konterat alla rader blir differensen Diff noll (0). Tryck Esc två gånger för att få följande fråga: Klicka på Ja för att godkänna konteringen. Om du valt något av de andra alternativen händer följande: Nej Avbryt Kundfakturan får status preliminär och verifikationen i redovisningen (EK) får status ej godkänd. Du kommer tillbaka till konteringsbilden. Nu är hela fakturan registrerad och har status definitiv (DEF). Du kommer tillbaka till rutinens första fönster och kan välja att registrera en ny faktura. Visa fakturor Du kan ta upp registrerade fakturor på skärmen i så kallat visa-läge för att se bokningar, verifikationer med konteringar och kunduppgifter. Sökväg: Kundreskontra/Fakturor/Visning (KFV) Ange fakturanummer. Tryck ENTER.
I fönstret kan du se allmänna uppgifter om fakturan, exempelvis fakturans status, belopp och momsbelopp. Du kan välja att gå vidare genom att klicka på någon av knapparna längst ned i fönstret. Följande information kan hämtas genom dessa knappar: Moms Du kan se momsen särredovisad oavsett om den är differentierad eller inte. Kund Kundregisterbilden visas för den kund som angivits på denna faktura. Rader Visar texten på den faktura som har skickats till kunden. Bokningar Visar alla konteringar som är sammankopplade med denna faktura. Slutkont.ver Slutkonteringens verifikation visas. Utskrift Du kan beställa utskrift av kundfakturan. Moms Om du klickar på Moms visas en särredovisning av momsen. Du ser momskoden, fakturans nettobelopp, momsbeloppet och antal procent av fakturabeloppet.
Funktionen är speciellt användbar om en faktura består av flera olika momssatser. Kund Om du klickar på Kund visas kundregisterfönstret för den kund som fakturan skickats till. Det är samma bild och funktion som du når om du använder Kundvisningsbilden. Du ser alla uppgifter som registrerats på kunden. Här får du också upplysningar om aktuellt saldo samt hur mycket kunden har handlat för under föregående år. Från denna bild kan du gå vidare och se kundens reskontraställning. Se vidare under rubriken Visa kund.
Rader Om du väljer alternativet Rader kan du se texten som är skriven på fakturan som skickats till kunden. Beloppet som visas på specifikationsraden är fakturabeloppet exklusive moms. Bokningar Om du väljer alternativet Bokningar kan du se vilka bokningar i kundreskontran som gjorts för den aktuella fakturan. Verifikationsnummer och verifikationsdatum visas så att du lätt kan hitta verifikationerna i dagboken i ekonomisystemet. Du kan se verifikationen genom att markera och trycka ENTER (eller dubbelklicka). Det kan vara intressant särskilt för betalningsverifikationer. Slutkonteringsverifikation Här ser du hur den aktuella fakturan är intäktskonterad.
Utskrift Härifrån har du möjlighet att skriva ut fakturor. Kundfakturor skriver du normalt ut i funktionen, Kundfaktura utskrift. Den här funktionen använder du huvudsakligen för att snabbt och enkelt skriva ut en kopia av en faktura du analyserar. Ange skrivarnummer (-1 = bildskärm, 9 = utskrift via StreanServe) Tryck ENTER
Söka fakturor Om du inte vet fakturanumret på en speciell faktura och vill söka bland fakturorna ska du använda funktionen, Kundfaktura Visning. Sökväg: Kundreskontra/Fakturor/Visning (KFV) I Visa-funktionens första fönster kan du söka efter en faktura genom att trycka ENTER utan att ange fakturanummer. Bilden Sökning Faktura visas: