Inköp av maskiner Menyhänvisningarna refererar till Navigationsrutan i Navision. Skapa inköpsorder Först skapas inköpsorderhuvudet. Gå in under kategorin inköp i menypunkten Maskinhandel Inköp Inköpsorder och placera markören på orderhuvudet. Tryck F3 och slå Enter. Då skapas en ny order med ett nytt ordernummer. I exemplet tilldelades ordernumret 90001. Skärmbilden ser nu ut såhär: Leverantörsnummer: Om du vet leverantörsnumret kan du skriva in numret direkt i fältet och trycka Enter. Men om du inte vet leverantörsnumret kan du göra såhär: Tryck F6 i fältet Inköpsleverantörsnummer, eller klicka på Assistknappen i fältet, för att då fram en översikt över leverantörerna i systemet. Klicka på den önskade leverantören och tryck Retur för att kopiera leverantören till inköpsordern. 12.12.10 1
Alla relevanta uppgifter om leverantören hämtas nu automatiskt till orderhuvudet, där de eventuellt kan ändras om det finns behov för det. Skärmbilden ser nu ut såhär: Tab-ordningen i orderhuvudet är följande: Nummer, Inköpsleverantörsnummer, Inköparkod, Ansvarsenhet, Bokföringsdatum, Leverantörens fakturanr., Betalningsvillkorskod. Efter det kommer du till orderraderna: Kontrollera att bokföringsdatumet och dokumentdatumet, i bildens översta högra hörna, är korrekta. Om de inte är det, placerar du markören i fältet och ändrar datumet. Placera markören i fältet Anskaffningstyp och välj Köp (Typ utfylls automatiskt med Artikel). Härefter trycker du på knappen Rad och väljer undermenyn Skapa maskin för att skapa den maskin som ska köpas hem, om den inte är upprättad (se beskrivningen i Maskinguiden för närmare information). 12.12.10 2
Första bilden i guiden är ifylld på förhand med uppgifter om datakälla, och det är markerat att både varor och maskiner önskas bli upprättade: Klicka på knappen Nästa för att gå vidare med upprättningen. Nästa skärmbild ser ut enligt följande: 12.12.10 3
När bilden är ifylld med uppgifter om Grupp och eventuellt Undergrupp, Fabrikat och Modell klickar du på Nästa. Fältet Begagnad är inte markerad eftersom det är en ny maskin vi köper hem. I exemplet upprättas en traktor av märket John Deere: Sista bilden i guiden ger dig möjlighet att mata in uppgifter om Kondition, Modellår, Serienummer m.m.: 12.12.10 4
Om det sätts en bock i fältet skapa maskinbudget, hamnar du i följande bild. När du matat in dina uppgifter tryck Esc. Klicka på knappen Utför för att skapa maskinen och återvända till inköpsorderbilden, där den skapade maskinen nu finns. 12.12.10 5
Det föreslås automatiskt 1 i fältet antal; ange nu inköpspris på raden. Fältet (Radbyte) Detta fält har funktionen att skifta till nästa rad. Ändras text och beskrivning av maskinen i inköpsordern ändras det endast på inköpsordern och om du vill att det ska gälla i maskinregistret måste du gå in där och göra motsvarande ändring. Detta hittas under Maskinhandel Maskiner Maskiner. Artikelspårning: Artikelspårning (använt serienummer) sätts automatiskt på orderraden: Ska raden tas bort så ska artikelspårningskoden tas bort först. Medan orderraden är markerad ska du klicka på Rad Artikelspårningsrader. Här kan du se de uppgifter som automatiskt är gjorda i samband med artikelspårning. Maskinnumret är automatiskt använt som internt serienummer. 12.12.10 6
Detta serienummer kommer bli överfört till maskinkortet i fältet Serienummer. Fältet används till att sammanlänka maskinen och de tillhörande varuposterna. Maskinens riktiga serienummer (om det finns angivet i maskinguiden) överförs till fältet Externt serienummer i maskinkortet. Om artikelspårningen ska tas bort så ställ dig på raden och tryck F4 (eller Delete). Bokföring/kontering: För att bokföra köpet tryck Bokföring Bokför... (eller F11). Då kommer den här bilden upp: 12.12.10 7
Om maskinen både ska inlevereras och faktureras markeras detta fältet (observera att fältet Leverantörens fakturanr. på inköpsordershuvudet måste vara ifyllt för att du ska kunna bokföra). När inköpsordern är bokförd kan uppgifter om kontering kontrolleras genom att gå in på maskinekonomin (Maskinhandel Maskiner Maskinekonomi), välja raden med inköpsordern och sedan klicka på knappen Analysera. Genom att klicka på Analysera kommer följande bild fram: Markera raden Redovisningstransaktioner och klicka på knappen Visa. Då visas det hur inköpet av maskinen har blivit bokförd. 12.12.10 8
I exemplet är det bokfört både lagerregleringsposter och allmänna inköpsbokföringsposter. De två första bokföringsraderna i skärmbilden är lagerregleringsposter. Lagerregleringsposterna görs automatisk, eftersom det är markerat under Lager Inställningar Lagerinställningar att automatisk lagervärdesbokföring är aktiverad: De två sista posteringarna är inköpsposteringar. Inköpsbokföring När du inköpsbokför använder du dig av de kontonummerna som finns angivna under bokföringsinställningarna i Ekonomi Inställningar Bokföringsmallar Allmänt Bokföringsinställningar: 12.12.10 9
Konteringen är en kombination av Gen rörelsebokföringsmall från leverantören och Produktbokföringsmall från maskinens varunummer. I exemplet är det kombinationen INLAND/MN-TRAK, dvs. att inköpet konteras på konto 12120. Vid bokföringen av momsposterna används de kontonummer som finns angivna under momsbokföringsinställningarna i Ekonomi Inställningar Momsbokföringsmallar Bokföringsinställningar: Konteringen är en kombination av Momsrörelsebokföringsmall från leveratören och Momsproduktbokföringsmall från maskinens varunummer. I exemplet är det kombinationen INLAND/MOM25, dvs. momsen konteras på konto 76330. 12.12.10 10
Bokföring av lagerreglering Lagervärdet vid inköp använder inköpsutjämningskonto till att lagerföra inköpsposten. Inköpsutjämningskonto finns angivet under bokföringsinställningarna som hittas via Ekonomi Inställningar Allmänt Bokföringsmallar Bokföringsinställningar. Lagerkonton hämtas från Lagerbokföringsmall Inställningar Det går att välja om det ska vara möjligt att kunna ta emot/köpa in en Maskin med ett inköpspris på 0,00 kr. De inställningarna hittas under Maskinhandel Uppsättning DSM inställning. 12.12.10 11
Är punkten inte markerad är det inte möjligt att ta emot eller köpa in en maskin med mindre inköpspris än 1 öre. 12.12.10 12