INBJUDAN UPPHANDLING Sida 1(6) Handläggare Lars I Eriksson 023-77 70 68 lars-ingvar.eriksson@regiondalarna.se Datum 2015-11-06 Diarienummer RD 2012/101 Region Dalarna inbjuder leverantörer att lämna anbud i upphandling av IT-tjänster Bakgrund och uppdrag Region Dalarna har bildats av Dalarnas kommuner och landsting och leds av en styrelse med länets ledande politiker. Region Dalarnas uppgift är att ansvara för det regionala utvecklingsarbetet, däribland besluta om finansiering av regionala projekt. I uppgiften ingår kompetensförsörjning, besöksnäring, kunskapsutveckling inom socialtjänsten, ungdomssatsningar, internationella kontakter. Arbetet handlar också om att i samspel med andra aktörer i Dalarna främja näringslivets utveckling och tillväxt. Region Dalarna ansvarar för den regionala planeringen av vägar, järnvägar, flyg och kollektivtrafik. Antagningen till gymnasieskolan, utlåning av läromedel samt färdtjänsthandläggning är ytterligare arbetsområden. Viktig information För upphandlingen tillämpas lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet utifrån de utvärderingskriterier som satts upp, kommer att väljas. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna antas är att ett antal obligatoriska krav är uppfyllda. Ett anbud som inte uppfyller samtliga obligatoriska krav kommer att förkastas. Obligatoriska krav Anbud ska vara skriftligt och på svenska. Anbud ska vara Region Dalarna tillhanda senast 7 december 2015 på adress: Region Dalarna, Myntgatan 2, 791 51 Falun. Region Dalarna vill ha anbudet i ett förseglat kuvert märkt ANBUD: Ramavtal IT-tjänster Myntgatan 2 SE-791 51 Falun +46 (0)23 77 70 00 info@regiondalarna.se bg 5599-3331 org nr 222000-1446 www.regiondalarna.se
2(6) Anbud med bilagor ska lämnas i form av ett original och två kopior. Bifogad svarsblankett ska fyllas i och undertecknas av person som är behörig att företräda leverantören. Anbudsöppning sker tidigast 8 december 2015. För sent inkommet anbud tas inte upp till prövning. Vid förrättningen deltar minst två tjänstemän från Region Dalarna. Anbudet är bindande i fyra månader efter sista anbudsdag. Avtalet gäller så fort överenskommelse kan träffas efter upphandlingen. Avtalet gäller två år från undertecknandet. Beställaren har möjlighet att förlänga avtalet upp till tolv månader vid två tillfällen. Beställaren meddelar senast tre månader innan avtalsperiodens utgång om man avser att förlänga avtalet. Vid eventuell förlängning gäller villkoren i detta avtal inklusive angivna priser. Till anbudet ska bifogas en korrekt ifylld blankett SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling. Blanketten kan hämtas från Skatteverkets hemsida, www.skatteverket.se. Till anbudet ska även bifogas en handling som visar att anbudsgivaren är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret enligt Bolagsverkets register. Till anbudet ska bifogas anbudsgivarens senaste årsredovisning. Till anbudet bifogas kopia på anbudsgivarens F-skattsedel. Till anbudet bifogas handling som visar att anbudsgivaren har certifiering från Microsoft som är adekvat i förhållande till efterfrågade tjänster. Region Dalarna kan vidare utesluta en leverantör från deltagande i upphandlingen om leverantören är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, varvid även avses brott mot miljölagstiftning, eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, inte har fullgjort sina åligganden avseende svenska skatter eller sociala avgifter. Upphandlingens omfattning Support. Servertjänster. Hårdvara. Viss programvara.
3(6) Bakgrund Region Dalarna har cirka 70 anställda och har sitt kansli vid Myntgatan 2 i Falun. Organisationen har ingen egen IT-avdelning och är i behov av en leverantör som kan erbjuda en helhetslösning för ovan nämnda IT-tjänster. Aktuell situation, datorer Samtliga medarbetare har en varsin dator, övervägande bärbara HP EliteBook med Windows 7, Windows 8 och Windows 10. Vi använder Office 365 genom nuvarande leverantör. Aktuell situation, server Vi köper servertjänster av extern leverantör. Vi hyr för närvarande serverplatser enligt nedan: För Extens och Dexter (Elevantagningen) SQL Server 2008 (Dexter) Dexter Server Extens Server (Oracle databas + Sybase databas ) Streamingservrar (AV-Media) Streaming Server (Windows Media Server) Streaming Server (Wowza för MP4) Applikations- och filservrar AD Server FileServer (+ Dirsync till Azure AD, DNS, DHCP) Remote Destop Server 2012 R2 AppServer (PrintServer, SQL + utskrifthantering) FileMaker Server Webbservrar Episerver (intranät, håller på att fasas ut) IIS Webbserver (för olika webbsidor) Molntjänster Office365 Azure infrastructure-tjänster Azure backup services Azure AD (för katalogsynkronisering)
4(6) Utöver hyrda servrar har vi nedanstående utrustning i huset Fysisk server 2008R2 för AD och larmdatabas. Ruckus Zonedirector för wifi Traditionellt trådbundet nätverk med tillhörande utrustning I serverhyran ingår alla nödvändiga Windowslicenser för drift av servrarna, så kallade SPLA-licenser. Aktuell situation, support Nuvarande leverantör har en servicetekniker hos oss två halva arbetsdagar per vecka. Vi har också möjlighet till telefonsupport alla arbetsdagar under kontorstid. Aktuell situation, programvara Grundprogramvara är Office 365 samt Panda virusskydd Kravspecifikation Allmänt Anbudsgivare ska: kunna leverera fullservice inom server, hårdvara, support och verksamhetskritisk programvara som Office 365 och virusprogram. Ha adekvat certifiering av Microsoft för de tjänster som efterfrågas i anbudsinbjudan. Områdesspecifika krav Server Anbudsgivare ska erbjuda serverplatser i en omfattning som motsvarar nuläget, inklusive drift och support. Anbudsgivare ska också kunna erbjuda SPLAlicenser. Support Anbudsgivare ska regelbundet kunna ha personal (egen eller underleverantör) på plats vid Region Dalarnas kansli för planerat underhåll och service. Anbudsgivare ska ha nödvändig kompetens för att konfigurera och driftsätta nya datorer i Region Dalarnas nät samt utföra service på dessa och på nätverket. Anbudsgivare ska ha erfarenhet och kompetens av Extens/Dexter-systemet som används av Elevantagningen. Anbudsgivare ska ha kompetens att konfigurera och driftsätta smartphones och surfplattor och få utrustningen att fungera med Exchange Office 365. Anbudsgivare ska utse en person som har huvudansvaret för support och kontakter med Region Dalarna. Anbudsgivare ska under kontorstid ha möjlighet till en fysisk inställelse av servicepersonal (egen eller underleverantör) vid Region Dalarnas kansli, Myntgatan 2 Falun, inom 45 minuter från larm. Anbudsgivare ska erbjuda telefonsupport under kontorstid.
5(6) Programvara Anbudsgivare ska kunna erbjuda Office 365 samt en antiviruslösning. Hårdvara Region Dalarna har de senaste åren valt att köpa HP EliteBook-datorer med tillbehör såsom dockningsstation, skärm, tangentbord och så vidare. Anbudsgivare ska kunna leverera samma typ av utrustning. Bedömningsgrunder Verksamhet och kompetens Beskriv anbudslämnande företag. Verksamhet. Hur länge har företaget funnits. Hur många anställda. Vilken kompetens som finns förutom det som nämnts i kravspecifikationen. I beskrivning ska även framgå hur uppdragsorganisationen ser ut och vilka eventuella samarbetspartners/underleverantörer anbudsgivaren avser använda. Leverantören har inte rätt att anlita eller byta underleverantör för utförandet av de åtaganden som stadgas i detta anbud utan att beställaren i förväg lämnat skriftligt medgivande. Annan information som kan vara relevant för upphandlingen. Pris Anbudet ska innehålla ett fast pris per timme exklusive moms för anbudsgivarens olika tjänster kopplat till tjänsterna som efterfrågas. Restid ska inte räknas in i timpriset. Anbudet ska innehålla ett pris för att driva servertjänster enligt ovan. Anbudet ska innehålla eventuella uppstartskostnader. Anbudet ska innehålla pris på referensdator, HP EliteBook 840 G2, 256GB SSD, I5-5200U, inklusive dockningsstation. Referenser Till anbudet ska bifogas beskrivningar av tre referenser som tillsammans styrker att anbudsgivaren har erfarenhet av de tjänster som Region Dalarna efterfrågar. Referensuppdragen ska innehålla uppgift om kundens namn, kontaktperson samt kontaktuppgifter till denne. Prövning av anbud Region Dalarna kommer att anta det ekonomiskt mest fördelaktiga anbud som får högsta sammanlagda viktade poäng utifrån angivna kriterier. Vid lika slutpoäng antas det anbud som har det lägsta priset. Anbuden poängsätts 1-5 poäng under varje kriterium.
6(6) Utvärderingskriterier Verksamhet och kompetens (40 procent) Pris (20 procent) Referenser (40 procent) Anbudets form Vi vill ha hela anbudet på bifogad svarsblankett (förutom av oss efterfrågade bilagor). Anbud tas enbart emot via traditionell post till Region Dalarna, Myntgatan 2, 791 51 Falun. Kuvertet ska märkas Anbud IT-tjänster Beslut När beslut om leverantör har fattas meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen. Upphandlingen kommer att avslutas genom att ett ramavtal tecknas med antagna leverantörer. Tidplan Anbud ska vara Region Dalarna tillhanda senast måndag 7 december 2015. Anbudsöppning sker tidigast 8 december 2015. Tilldelningsbeslut meddelas senast 18 december och uppstart beräknas till 11 januari Kontakt Upphandlingen handläggs av Lars I Eriksson. Eventuella frågor eller klargöranden om upphandlingen ställs via e-post till larsingvar.eriksson@regiondalarna.se. Frågor under upphandlingen med tillhörande svar kommer att läggas ut på www.regiondalarna.se. Anbudsinbjudan finns tillgänglig på Region Dalarnas hemsida www.regiondalarna.se och på www.opic.se. Det åligger leverantören att bevaka hemsidan för att få del av eventuell tillkommande information. Lars I Eriksson IT-ansvarig