Region Dalarna inbjuder leverantörer att lämna anbud i upphandling av Verktyg för kundanalys

Transkript

1 ANBUDSINBJUDAN Sida 1(7) Handläggare Lotta Magnusson Datum Region Dalarna inbjuder leverantörer att lämna anbud i upphandling av Verktyg för kundanalys Bakgrund och uppdrag Region Dalarna är ett kommunalförbund bildat av länets samtliga kommuner och Landstinget Dalarna. Vår uppgift är att ansvara för, samordna och effektivisera det regionala utvecklingsarbetet i länet. Det handlar om näringslivsutveckling, omvärldsanalys, projektmedel, infrastruktur- och europafrågor, besöksnäring och kollektivtrafik. Destination Dalarna är ett klusterinitiativ inom besöksnäringen i Dalarna. Region Dalarna fungerar som processägare för Destination Dalarna då Destination Dalarna inte är en juridisk person. Via bolag, intresseorganisationer och nätverk kan Destination Dalarna samla omkring 1000 företag, som utgör klusterinitiativets kompetensbas och målgrupp. De olika destinationsbolagen i Dalarna (DMOer) är särskilt viktiga och ledningen för DMOerna utgör också Destination Dalarnas strategigrupp. I Destination Dalarnas strävan och utvecklingen mot mer förädlade produkter, bättre distributionskanaler, intensivare nationell och internationell marknadsföring och försäljning samt effektivare processer behöver vi veta mer om våra kunder till Dalarna. Myntgatan 2 SE Falun +46 (0) info@regiondalarna.se bg org nr

2 2(7) Viktig information För upphandlingen tillämpas lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. I denna upphandling gäller förenklad upphandling. Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling. Rätten att anta flera leverantörer förbehålles. De mest fördelaktiga anbuden utifrån de utvärderingskriterier som satts upp, max tre, kommer att väljas med en rangordning från 1 till 3. Då alla omständigheter inte har kunnat förutses i den här upphandlingen kan det bli aktuellt med en andra konkurrensutsättning mellan ramavtalsbyråerna vid synnerliga tillfällen, som till exempel när en mycket specifik kompetens efterfrågas. Enstaka avrop per timme görs från rangordningen enligt utvärderingen. Förutsättningen för att ett anbud ska kunna antas är att ett antal obligatoriska krav är uppfyllda. Ett anbud som inte uppfyller samtliga obligatoriska krav kommer att förkastas. Obligatoriska krav Anbud ska vara skriftligt och på svenska. Anbud ska vara Region Dalarna tillhanda senast på adress: Region Dalarna, Myntgatan 2, Falun. OBS! Anbud som lämnas via fax eller e-post godtas inte. Region Dalarna vill ha anbudet i ett förseglat kuvert märkt ANBUD: Verktyg för kundanalys Anbud med bilagor ska lämnas i form av ett original och två kopior. Bifogad svarsblankett ska fyllas i och undertecknas. Anbudsöppning sker tidigast två dagar efter sista dag för anbud. För sent inkommet anbud tas inte upp till prövning. Vid förrättningen deltar minst två tjänstemän från Region Dalarna. Anbudet är bindande i tre månader efter sista anbudsdag. Efter genomförd utvärdering skickas tilldelningsbeslut till samtliga anbudsgivare. Avtalet gäller så fort överenskommelse kan träffas, tidigast 10 dagar efter tilldelningsbeslut. Avtalet gäller i 1 år från undertecknandet. Beställaren har möjlighet att förlänga avtalet upp till 12 månader vid ett tillfälle. Beställaren meddelar senast tre månader innan avtalsperiodens utgång om man avser att förlänga avtalet. Vid eventuell förlängning gäller villkoren i detta avtal inklusive angivna priser. Till anbudet ska även bifogas en handling som visar att anbudsgivaren är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret enligt Bolagsverkets register. Till anbudet ska bifogas anbudsgivarens senaste årsredovisning. Vid varje beställning ska parterna komma överens om en avtalad leveransdag. Sker leverans senare, är beställaren berättigad till vite. För varje femdagars försening utgår ett vite om 10 procent av värdet av den del av tjänsten/varan som till följd av förseningen inte har utförts/- levererats. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga 50 procent av sagda värde.

3 3(7) Äganderätten till allt producerat material tillhör Region Dalarna. Efter avslutade uppdrag ska originaldokument oavsett typ av produktion lämnas till köpare på usb eller cd-skiva. Leverantören ska använda sig av beställarens grafiska profil och varumärkesplattformen för Dalarna ( Om leverantörens medarbetare måste bytas under uppdragstiden åligger det leverantören att informera beställaren för godkännande av förändringen. Detta gäller även eventuella samarbetspartner/underleverantörer. Region Dalarna kan vidare utesluta en leverantör från deltagande i upphandlingen om leverantören är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tillsvidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, varvid även avses brott mot miljölagstiftning, eller har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, inte har fullgjort sina åligganden avseende svenska skatter eller sociala avgifter.

4 4(7) Uppdragets omfattning Destination Dalarna har identifierat behovet av en större kunskap om besökarna till Dalarna för att på så sätt kunna överbrygga gapet mellan vad våra företag erbjuder och besökarnas preferenser. Denna fakta kan sedan ligga till grund för det produktutvecklingsarbete hos företagen som bedrivs som den av Destination Dalarnas fem strategiområden. I ljuset av detta finns behov att anskaffa ett verktyg för kundanalys för att definiera, klassificera och beskriva de kunder som finns i kundregister hos våra DMOer och företag och att utifrån den kunskapen kunna arbeta med en träffsäkrare produktutveckling, marknadskommunikation och försäljning av Dalarnas samlade utbud. Detta kräver att uppdragsgivaren ska kunna erbjuda en produkt- och tjänsteportfölj inom livsstilsklassificering, mjukvaror för avancerad analys samt kampanjhantering. Verktyget ska ge utförlig information om respektive kunds kännetecknande hårda parametrar som inkomst och demografi, samt mjuka parametrar som drivkrafter och attityder. Det ska även ge underlag för att kunna utgöra ett segmenterat urval för direktbearbetning eller vidare analys. Verktyget ska ge en detaljerad och tydlig bild av våra kunder och den grupp de tillhör, deras sociodemografi, livsstil, köpbeteende samt värderingar. Ju mer detaljerad information om kunder och kundgrupper vi kan få desto säkrare underlag för bearbetning. Detaljnivån i klassificeringen ska ligga på bostadsnivå, alltså husnummer- respektive lägenhetsnummernivå. Visualisering och beskrivning ska kunna göras i webbaserade interaktiva guider. Möjligheten att i framtiden utföra liknande, helt jämförbara, analyser på konsumentdata i andra europeiska länder måste också finnas. Uppdraget innebär: Destination Dalarna ska få en helhetsbild av kunderna till Dalarna fördelat på sommar och vinter Varje DMO ska erhålla en första rapport med en tydlig bild enligt ovan av de kundgrupper som respektive DMO har. Underlag för analysen kan komma att lämnas vid olika tidpunkter. Varje DMO ska ha kontinuerlig tillgång till verktygen ovan för att kunna göra egna körningar och analyser. Varje deltagande företag ska få egna rapporter Körningar kan komma att göras vid fler än ett tillfälle

5 5(7) Kvalificeringskrav Kundanalysverktygets detaljnivå i klassificeringen av konsument ska ligga på bostadsnivå, alltså husnummer- respektive lägenhetsnummernivå. Anbudsgivaren ska beskriva sin verksamhet inom fackområdet kundanalys samt hur uppdraget kommer att genomföras. Verktyg för genomförande av analys I anbudet ska det framgå vilket/vilka verktyg som anbudsgivare avser att offerera. Vidare ska beskrivning ges på - verktyg och dess prestanda - uppdateringsnivå för själva verktyget - verktygets information om kunds kännetecknande hårda parametrar - verktygets information om kunds mjuka parametrar - detaljnivå på analys av konsumentdata - mjukvaror för avancerad kampanjhantering utifrån analys - verktygets visualisering av resultat av kunddata - verktygets möjlighet till jämförbara analyser av konsumentdata i anda europeiska länder Erfarenhet I anbudet ska det framgå vilken kompetens och generell erfarenhet som finns inom företaget kopplat till verktyg för kundanalys. Väl beprövad och mångårig erfarenhet av att klassificera konsumenter över tid är meriterande. Anbudet ska innehålla namn och meritförteckning på den eller de personer som leverantören avser kommer att genomföra och rapportera uppdraget. Om personer under uppdragstiden byts ut åligger det leverantören att informera beställaren för godkännande av förändringen. Referensuppdrag Erfarenheten ska bekräftas med tre relevanta uppdrag som företaget slutfört efter Redovisningen ska innehålla kontaktuppgifter till uppdragsgivaren (namn, telefonnummer och e-post), tidpunkt för uppdragets genomförande, omfattning i timmar, uppdragets syfte, metod och resultat. Region Dalarna förbehåller sig rätten att kontakta referenterna och därför ska dessa vara vidtalade. Max en A4-sida per uppdrag.

6 6(7) Utvärdering av anbud Vid prövningen av inkomna anbud kommer det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet att antas utifrån följande kriterier: Kvalitet 60% Pris 40% Region Dalarna kommer att sätta betyg på ovanstående kriterier enligt avsnitt Kvalitet och Pris nedan. Vid lika betyg antas det anbud som har det lägsta priset. Kvalitet 60% Kvalitetskriteriet kommer att bedömas enligt nedan angivna betygssättningsmetod Betyg 100 Mycket god/bra, stort mervärde e.dyl. Betyg 80 God/bra, visst mervärde, något bättre än förväntningar Betyg 60 Godkänd, acceptabel, motsvarar förväntningar Betyg 40 Mindre god/bra, uppvisar vissa brister, något sämre än förväntningar Betyg 20 Kvalitetsbrister, klart sämre än förväntningar Betyg 0 Inget svar Inom ramen för kvalitetskriterier bedöms och viktas följande: Verktyg, viktas som 2/3 av kvalitetskriteriet Leverantörens erfarenhet och referensuppdrag viktas som 1/3 av kvalitetskriteriet Pris 40 % Anbudet ska innehålla pris för: - årlig kostnad för licens av verktyget/verktygen för att hantera kontinuerliga analyser samt kampanj hantering - fast pris av kundanalyser ur befintliga registret av kunder - prislista för kundanalyser i olika intervall från kunder och uppåt. Betyg för priskriteriet tilldelas enligt följande metod; lägst pris ges betyg 100 och övriga anbud ges betyg efter relationen mellan respektive pris och lägst pris. Följande betygsformel gäller: lägst pris/aktuellt pris * 100 = betyg (t.ex. (200/220)x100=90.91). Leverantören ska dessutom ange ett timpris (exklusive moms) för konsulter som kan komma att användas.

7 7(7) Exempel på hur ett anbud kan prövas: Maximalt betyg som kan uppnås är 200 poäng. Antag att anbudsgivarens pris är 220 kr och att det lägsta priset som erbjudits är 200 kr. Betyget för priset blir då (200/220)x100= Antag vidare att anbudsgivaren får följande betyg på kvalitetskriteriet Verktyg för genomförande 100 poäng Erfarenhet och Referensuppdrag 80 poäng Betyget för kvalitetskriteriet blir då ( )/3=93,33 poäng Totalbetyget blir då (betyget för priset x 40%)+(betyget för kvalitet x 60%) = (90,91 x 0,40) + (93,33 x 0,60) = 92,36 Anbudets form Vi vill ha anbudet uppställt i följande, begränsad, ordning: 1) Ifylld och underskriven svarsblankett som medföljer förfrågningsunderlaget 2) Beskrivningen av verktyg och erfarenhet 3) Specificerade timpriser på en sida 4) Beskrivningen av referensuppdragen, max en sida för varje uppdrag 5) Ifylld blankett Begäran om upplysningar vid upphandling 6) Bolagsverkets handling 7) Anbudsgivarens senaste årsredovisning Beslut När beslut om leverantör har fattas meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen. Upphandlingen kommer att avslutas genom att ett ramavtal tecknas med antagna leverantörer. Kontakt Upphandlingen handläggs av Lotta Magnusson. Eventuella frågor eller klargöranden om upphandlingen ställs via e-post till lotta.magnusson@regiondalarna.se senast en vecka innan sista dag för anbud. Frågor, som bedöms ha ett allmänt intresse, under upphandlingen med tillhörande svar kommer att läggas ut på hemsidan. Anbudsinbjudan finns tillgänglig på Region Dalarnas hemsida Det åligger leverantören att bevaka hemsidan för att få del av eventuell tillkommande information.