Kommunstyrelsen För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium Revisionsrapport Revisionen har via KPMG genomfört en granskning inom ovanstående område. Revisionen hemställer om att kommunstyrelsen lämnar svar avseende bifogad rapport senast den 20 maj 2011. Svaret ska minst avse de slutsatser och frågor som finns redovisade i rapportens sammanfattning. Tänk på att det är bra för både styrelsens och revisionens uppföljning om det av svaret framgår vilka åtgärder som ska vidtas och när de beräknas vara genomförda. För s revisorer Ulf Nordin Ordförande Lisbet Lundgren V ordförande Svar på revisionsrapporten skickas till: Kommunledningskontoret Revisionen 861 82 Timrå
Revisionsrapport Audi KPMG AB 14 februari 2011 Antal sidor: 14
Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 3 5. Revisionskriterier 3 6. Ansvarig styrelse 3 7. Metod 3 8. Projektorganisation 3 9. Övergripande beskrivning av rutiner m.m. 4 10. Kontroller 5 10.1 Programmerade kontroller 5 10.2 Övriga kontroller 6 11. Resultat från registeranalys 6 11.1 Analyser av anställningsregistret 6 11.2 Åldersstruktur 7 11.3 Avstämning mellan anställningsregister och utbetalda löner 8 11.4 Rimlighetsbedömning av utbetalda löner 8 11.5 Avstämning mot kontrolluppgift 9 11.6 Övertidsersättning 10 11.7 Semester 11
1. Sammanfattning Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska att kommunens löner och ersättningar. Revisorerna utesluter inte att det finns risk för att det förekommer brister i de rutiner och systemfunktioner som skall säkerställa att rätt person får rätt lön och ersättning av rätt anledning i rätt tid. Det är därför väsentligt att klarlägga på vilket sätt som ansvariga för PA-funktionen säkerställer en väl fungerande och säker lönehantering. Våra rekommendationer kan sammanfattas med att: Ansvariga går igenom processen för registrering och tillser att väsentliga moment kompletteras med ytterligare kontroller, se avsnitt 9. Löneavdelningen bör årligen inhämta en avstämning från ansvarig arbetsledare för att säkerställa att löne- och yrkestilläggen är korrekta eftersom dessa, enligt vår mening, innebär en ökad risk för fel särskilt när de inte är tidsbegränsade, se avsnitt 11.1. Redovisningen av Kompassens löner bör dokumenteras, se avsnitt 11.1. Differenserna beträffande kontrolluppgifterna måste utredas omgående, se avsnitt 11.5. Kommunen utreder hur samtliga omkostnadsersättningar ska redovisas för att säkerställa att dessa hanteras skattemässigt korrekt, se avsnitt 11.5. Uppföljning av kostnaderna för övertid bör förstärkas, se avsnitt 11.6. Löneavdelningen tillsammans med ansvariga arbetsledare går igenom och uppdaterar löneregistret för att säkerställa att lönesystemets automatiska kontrollfunktion för övertidsersättning fungerar, se avsnitt 11.6. Kommunen ser över rutinerna för att säkerställa att anställda kan utnyttja semesterrätten samt begränsa risken för att semesteruttag inte registreras korrekt, se avsnitt 11.7. 1
2. Bakgrund 3. Syfte Vi har av s revisorer fått i uppdrag att granska att kommunens löner och ersättningar. Revisorerna utesluter inte att det finns risk för att det förekommer brister i de rutiner och systemfunktioner som skall säkerställa att rätt person får rätt lön och ersättning av rätt anledning i rätt tid. Det är därför väsentligt att klarlägga på vilket sätt som ansvariga för PA-funktionen säkerställer en väl fungerande och säker lönehantering. Syftet med granskningen är att bedöma om kommunen betalar ut rätt lön till rätt person, d.v.s. enbart anställda inom kommunen. Följande frågor har därför utgjort utgångspunkt för vår granskning: Är alla personer identifierade med ett matematiskt korrekt angivet personnummer? Hur ser åldersstrukturen ut för personerna i registret? Finns det personer som inte har en registrerad anställning som ändå får lön/ersättning? Finns det anställda vars anställning upphört men som fortfarande får lön/ersättning? Finns det personer som har mer än 100 % tjänstgöringsgrad? Utgår lönetillägg endast för den tid som det beslutats för? Kan övertidsersättningen bedömas som rimlig? Finns det enstaka/få orimligt höga utbetalningar på några lönearter? Används endast giltiga lönearter? Finns någon som per 1 januari 2010 1 hade mer än 40 sparade semesterdagar (och om så är fallet att dagarna är utbetalda under våren 2010)? Är sparade dagar per 31/10 2010 rimliga med hänsyn till ingående sparade dagar, årets intjänande och uttag av dagar? Är värdet på semesterlöneskulden rimlig? Finns godkända anställningsavtal för samtliga anställningar (stickprov)? Överensstämmer utbetalda löner med motsvarande uppgift i kontrolluppgiften för inkomståret 2010? 1 Om information om semesterlöneskulden per 2010-12-31 finns tillgänglig i god tid före rapportering kommer motsvarande analys att genomföras på denna istället. 2
4. Avgränsning Granskningen har omfattat anställda i kommunen, men inte i de kommunala bolagen. Analysen avseende utbetalda löner avser främst perioden januari november 2010. Undantaget är semesterlöneskuld och kontrolluppgifter där även december månads utbetalning ingår. Anställningsregistret som vi erhöll i samband med att granskningen påbörjades innehöll en felaktig uppgift avseende till och med-datumet för anställningen. Uppgiften i fältet avsåg ett bevakningsdatum. Detta upptäcktes dock först vid genomgången av resultatet av våra analyser med ansvariga. Nytt anställningsregister med rätt fält för t.o.m. datum för anställningen erhölls. Analyserna där felaktigheten har påverkat resultatet väsentligt har gjorts om. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om rutinerna/verksamheten uppfyller tillämpbara interna regelverk och policys samt god intern kontroll. 6. Ansvarig styrelse Granskningen har avsett kommunstyrelsen som ansvarar för personal- och lönehantering. Granskningen av löner och ersättningar avser dock anställda vid samtliga nämnder hos kommunen. Rapporten är saklighetsgranskad av Helen Peterzon, IT-samordnare/systemförvaltare, och Pernilla Andersson, systemförvaltare. 7. Metod Granskningen har genomförts genom: Registeranalys av person-, anställnings- och löneartsinformation samt lönetransaktioner Intervjuer för att följa upp och komplettera utförda analyser. 8. Projektorganisation Granskningen har utförts av Lena Medin, certifierad kommunal revisor från KPMG i Sundsvall med tekniskt stöd av Andreas Garphult från KPMG IT Advisory i Stockholm. 3
9. Övergripande beskrivning av rutiner m.m. använder lönesystemet ecompanion (leverantör SYSteam) tillsammans med självservicesystemet Rapportera och schemamodulen BeSched. Det finns vid kommunledningskontoret två personer som arbetar med den systemförvaltande delen av löneadministrationen och vid serviceenheten tre personer som arbetar med lönehandläggning. Därutöver finns sex nämndssekreterare som sköter ersättningarna till förtroendevalda. Systemförvaltarna och lönehandläggarma har behörighet att registrera löneuppgifter för samtliga anställda, förutom på sina egna respektive personnummer. Nämndssekreterarna har enligt uppgift enbart behörighet att ändra uppgifterna för de politiker vid den nämnd som sekreteraren ansvarar för. Systemförvaltarna ansvarar för att förändra fasta data, t.ex. semesterrätt. Ändringarna utförs tillsammans av systemförvaltarna genom att en person registrerar medan den andra läser uppgiften. Någon ytterligare kontroll av att registreringen blivit riktig görs inte. Uppgifter om anställning och/eller ändring av anställning registreras vid löneenheten utifrån godkänt anställningsavtal eller annat underlag. Ett arbete pågår för att omarbeta löneavtalet för att underlätta och säkerställa registrering. Om en tillsvidareanställning upphör eller en person blir föräldraledig etc. så måste ansvarig arbetsledare meddela detta till löneenheten för att lön inte ska utgå. Någon kontroll av att registrerade uppgifter är korrekta, utöver vissa automatiska rimlighetskontroller (avsnitt 10) sker inte. Banklistan skickas automatiskt från lönesystemet till bank. För att utbetalningen ska verkställas krävs att kommunen undertecknar ett mail från banken. Behörig att underteckna denna är systemförvaltare och samhälls- och servicechefen i förening. Vi har inte närmare granskat denna rutin. Självservicefunktionen, som använts sedan år 2004, innebär att den anställde registrerar eventuella avvikelser från ordinarie tjänstgöring, t.ex. semester och sjukdom eller över-/mertid. Ansvarig arbetsledare måste för att tillägget eller avdraget ska verkställas godkänna avvikelsen. Det är ytterst arbetsledaren som är ansvarig för att samtliga avvikelser registreras. För vårdpersonal används schemaprogrammet BeSched. Ansvarig chef registrerar där aktuellt schema samt eventuella avvikelser. Informationen från BeSched läses automatiskt in till lönesystemet som underlag för lönebearbetning. I systemet Impromtu samt i ekonomisystemet, Redovisning och Reskontror, kan arbetsledaren följa upp lönekostnaderna för respektive kostnadsställe nedbrutet på person, period och löneart. Av tillämpningsanvisningar till attestreglementet framgår att beslutsattestantens ansvar är att kontrollera att utbetalningar samt kontering och ersättningar till de anställda är riktiga. I ansvaret ingår att kontrollera att samtliga avdrag verkställs. Det framgår även vilka kontrollmoment som ska utföras av beslutsattestanten. 4
I ett pågående Lean 2 -projekt har lönehandläggare utarbetat lathundar i syfte att stödja arbetsledarna i arbetet med att följa upp lönerna. Löneadministratörerna lämnar information om systemet till nya chefer, och i övrigt allt eftersom frågor uppstår. Löneadministratörerna svarar också vid behov på frågor. Den registrering som lönehandläggaren gör i systemet sker i stort sett utan att någon annan kontrollerar att uppgifterna har registrerats korrekt. Vi anser att vissa uppgifter, t.ex. lönebelopp och anställningstiden vid visstidsanställningar, är så väsentliga att det bör finnas en rutin som säkerställer att dessa är korrekt registrerade. Vi menar att de logiska kontrollerna som finns inbyggda i systemet inte fångar samtliga möjliga fel som skulle kunna bli väsentliga för kommunen. Vi rekommenderar därför att ansvariga går igenom processen för registrering och tillser att väsentliga moment kompletteras med ytterligare kontroller. Enligt vår uppfattning är riskerna med ett självservicesystem främst kopplade till att avvikelser som är till nackdel för den anställde inte registreras. Vi ser därför positivt på att ansvaret för att kontrollera avdragen framgår av tillämpningsanvisningar till attestreglementet. Någon uppföljning av efterlevnaden av detta ansvar har inte skett inom ramen för denna granskning. 10. Kontroller 10.1 Programmerade kontroller Det finns ett antal programmerade kontroller i systemet för att minska risken för felaktiga utbetalningar: Endast matematiskt korrekta personnummer kan registreras Vid varje månadskörning produceras en varningslista för t.ex. Orimlig bruttolön (löner överstigande ca 35 tkr) Bevakning av pensioner Bevakning av t.o.m.-datum Negativa värden för semester/komptid Vi har inte närmare granskat att dessa kontroller fungerar. 2 Syftet med Lean är att identifiera och eliminera alla faktorer i en produktionsprocess som inte skapar värde för slutkunden. 5
10.2 Övriga kontroller Löneenheten går vid varje löneutbetalning igenom lönelistor etc. Vid varje löneutbetalning samt vid delårs- och årsbokslut gör ekonomienheten översiktliga rimlighetskontroller av bokförda lönekostnader och lönebikostnader. Vad gäller semester så följer löneenheten årligen upp: anställda som tagit ut mindre än 20 semesterdagar under året anställda med mer än 40 sparade semesterdagar (överstigande dagar utbetalas) Vi har inte närmare granskat att dessa kontroller fungerar. 11. Resultat från registeranalys 11.1 Analyser av anställningsregistret Vår kontroll visar att de personnummer som finns i anställningsregistret är matematiskt korrekta. Ett av personnumren avser ett samordningsnummer, d.v.s. en identifieringsbeteckning som tilldelas en fysisk person som inte är folkbokförd i Sverige. Denna analys är gjord utifrån det första anställningsregister som vi erhållit, se avsnitt 4, och anställningen för den aktuella personen avslutades i mars 2009. I anställningsregistret finns flera personer som om deras anställningar summeras uppnår en tjänstgöringsgrad överstigande 100 %. Vid närmare granskning av ett urval av dessa så har det dock visat sig att det rör sig om flera olika anställningsperioder. I anställningsregistret finns 81 personer som har lönetillägg mellan 300 och drygt 12.000 kronor/månaden. Flertalet av lönetilläggen uppgår till 1.500 2.000 kr/månaden. Ytterligare 5 personer har förutom lönetillägg på omkring 1.000 3.000 kr/månaden även ett yrkestillägg på nästan lika mycket. Lönetillägg utgår t.ex. för personer som har en pooltjänst. Andra vanliga orsaker till löne- och yrkestillägg är projektanställningar och andra tillfälliga tjänster som bl.a. chefsförordnanden. 54 personer har löne- eller yrkestillägg som inte är tidsbegränsade. Vi har stickprovsvis stämt av löne- och yrkestillägg mot anställningsavtal. Vi har för en anställd, som under året fått en ny tjänst, noterat att av underlaget för den nya tjänsten framgår varken lön eller information om att lönetillägget ska kvarstå. Lönetillägget för en anställd ska efter nytt avtal ingå i lönen. Den nya lönen motsvarar registrerad lön plus lönetillägg, så även om personen för närvarande inte erhållit för hög lön finns enligt vår bedömning en risk för att lönetillägget utbetalas även efter nästa lönerevision. 6
I anställningsregistret finns även ett antal anställda vid Kompassen, en förskola som drivs av privata aktörer, men som tidigare har ingått i kommunens verksamhet. Dokumentation över hur posten systemmässigt hanteras saknas. Den förklaring som har lämnats är att lönerna redovisas på ett kontoslag som inte överförs till kommunens räkenskaper. Löne- och yrkestillägg innebär enligt vår bedömning, förutom mer administrativt arbete, en risk för fel om tillägget manuellt måste bevakas och plockas bort i samband med att personen övergår till normal anställning. Av den anledningen anser vi att tilläggen bör tidsbegränsas och att detta registreras i systemet så att de automatiskt upphör. Tillägg som inte är tidsbegränsade bör enligt vår mening inräknas i lönen. Vi rekommenderar att löneavdelningen inhämtar en årlig avstämning från ansvarig arbetsledare för att säkerställa att tilläggen är korrekta. Vi anser att redovisningen av Kompassens löner bör dokumenteras. Vår granskning har inte omfattat någon bedömning av om det är lämpligt att kommunen hanterar dessa löner, eller hur ansvarsförhållandet är reglerat. 11.2 Åldersstruktur Vi har utifrån registret över utbetalda löner för perioden januari november 2010 sammanställt följande tabell över antalet anställda i fördelat på ålder: 120 Åldersfördelning 100 80 60 40 Ålder 20 0 16 19 22 25 28 31 34 37 40 43 46 49 52 55 58 61 64 67 70 73 76 79 Anställda i 16 18 års ålder avser främst sommararbetare. I gruppen 18 år och yngre är det 9 personer som har fått lön överstigande 10 tkr under perioden. Vi har följt upp några av dessa anställningar mot anställningsavtal, och inte noterat några avvikelser. 7
Gruppen anställda överstigande 65 år består bl.a. av förtroendevalda och uppdragstagare. Ett femtontal personer, födda mellan 1933 och 1941, arbetar mer eller mindre regelbundet på timbasis, bl.a. som vårdbiträde och ledsagare. Vi har inga kommentarer. 11.3 Avstämning mellan anställningsregister och utbetalda löner Vår analys visar att samtliga löner med händelseår (året lönen avser) 2010, förutom en lön, överensstämmer med personnummer och anställningsnummer i anställningsregistret för år 2010. Den lön som inte matchar är ett avdrag för hempc (köp) som skett för en tidigare anställd. Personen har haft en anställning under fram till oktober 2010, dock under ett annat anställningsnummer. Om vi inkluderar händelsår 2009, men utbetald under år 2010, i vår utsökning är det många utbetalningar som inte har en matchande anställning. Utbetalningarna avser bl.a. timlöner och traktamenten som hör till år 2009. En orsak till att det är så många poster som inte matchar är att varje gång en person byter tjänst så erhålls ett nytt anställningsnummer (löpnummer). En person som går på vikariat kan därför ha ett anställningsnummer t.o.m. 31/12 och ett annat fr.o.m. 1/1. Såsom vi uppfattar periodiseras inte de löner som utbetalas i januari månad som avser föregående år, eftersom posten bedöms vara lika stor från år till år. Vi har även noterat att 27 personer har en anställning registrerad men inte erhållit någon lön under januari november 2010. Vi har då i analysen bortsett från de personer som har en anställning som påbörjas under november månad, d.v.s. den månad som lönerna utbetalades för. Vi bedömer att analysen inte visar på några orimliga resultat utifrån de förklaringar vi har erhållit. 11.4 Rimlighetsbedömning av utbetalda löner Vi har gått igenom de fyra beloppsmässigt största lönearterna för att analysera dessa avseende på orimliga värden. 8
Sådana avvikelser som har noterats är: Att en anhörigvårdare har 31 arbetsdagar registrerad för en och samma månad. Detta har bedömts som rimligt av systemförvaltare då beslut om anhörigvård kan omfatta ett fåtal timmar varje dag. En person har vid ett tillfälle erhållit 10,21 kr/timme i ersättning. Lönen enligt avtal är 95 kr/timme och registreringsfelet kommer att korrigeras. De högsta timlönerna, mellan 300 kr 727 kr/timme, visade sig däremot stämma mot anställningsavtal. Några anställda erhåller lön för många arbetsdagar under helger och/eller många timmar ersatta inom lönearten OB-tillägg helg. En förklaring är att en av personerna har fått retroaktiv OB-ersättning utbetald för hela året, eftersom den tidigare inte varit registrerad. Vi har för övriga anställda stickprovsvis stämt av utbetalda ersättningar mot tidredovisningssystemet BeSched. Inga avvikelser har noterats. Vi bedömer förklaringarna som rimliga. 11.5 Avstämning mot kontrolluppgift Vi har stämt av utbetalda löner under år 2010 mot kontrolluppgift utifrån specifikation över vilka lönearter som är skattepliktiga. Summan av dessa löner och förmåner uppgår enligt lönesystemet till 412,9 mkr. En sammanräkning av kontrolluppgifterna visar att summa inkomster uppgår till 410,3 mkr och summa förmåner till 1,0 mkr, d.v.s. totalt 411,3 mkr. Skillnaden på 1,6 mkr har inte kunnat förklaras av kommunen. Vi har översiktligt gått igenom de lönearter som redovisas som ej skattepliktiga för att bedöma om de är rätt angivna i lönesystemet. Vi noterade att som ej skattepliktig ersättning redovisas omkostnadsersättning till kontaktpersoner m.fl. Enligt vår bedömning ska ersättningen redovisas som skattepliktig inkomst, även om uppdragstagaren normalt sett har rätt till avdrag för kostnaderna motsvarande vad som erhållits i kostnadsersättning. Systemförvaltarna menar att skatteavdrag inte behöver göras eftersom ersättningarna redovisas under särskild kod på kontrolluppgiften. Det är viktigt att avstämning mellan lönesystemets utbetalda löner och kontrolluppgift görs för att säkerställa att de sistnämnda lämnas på ett korrekt sätt. Vi finner det angeläget att skillnaden utreds omgående. 9
Vi har på Skatteverkets hemsida funnit stöd för kommunens tolkning för vissa typer av omkostnadsersättningar. Vi rekommenderar dock att kommunen tar fram underlag som styrker hur samtliga omkostnadsersättningar ska redovisas för att säkerställa att dessa hanteras skattemässigt korrekt. Vi noterar att den sammanställning som vi erhållit av kontrolluppgifterna inte innehåller några särskilda fält för omkostnadsersättning. 11.6 Övertidsersättning Kostnaden för övertid uppgick för år 2009 till 2,2 mkr och för år 2010 till 2,5 mkr. Budgeterad kostnad för övertid uppgick för år 2009 och 2010 till 0,6 mkr/år. Det är endast ett fåtal nämnder som överhuvudtaget budgeterar övertidskostnader. Respektive arbetsledare är ansvarig för att följa upp att kostnaden är rimlig. Nedan redovisas utbetald övertid i kronor per händelsemånad (månad övertiden avser) under år 2010: 300 000 Övertidsersättning 250 000 200 000 150 000 100 000 Övertidsersättning 50 000 0 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Enligt uppgift har flertalet, men inte alla anställda i, rätt till övertid. I lönesystemet finns ett särskilt fält där X-markering ska göras om personen saknar rätt till övertid. Vår analys visar att tre personer har en sådan X-markering och ytterligare tre personer har markering med andra tecken i detta fält. Vi har inte funnit att dessa tecken har någon särskild betydelse. En av de personer som har en sådan avvikande markering har under perioden januari november 2010 erhållit 32 tkr i övertidsersättning. Enligt ansvarig chef är det riktigt att övertidsersättning har utgått. Enligt uppgift finns ytterligare ett antal personer som inte har rätt till övertid men som saknar ovanstående X-markering. 10
Vi anser att uppföljning av kostnaderna för övertid bör förstärkas. För att lönesystemets automatiska kontrollfunktion för övertidsersättning ska fungera är det viktigt att X-markering sker i rätt fält. Vi rekommenderar att löneavdelningen tillsammans med ansvariga arbetsledare går igenom och uppdaterar löneregistret för att säkerställa detta. 11.7 Semester Vi har med avseende på semesterlöneskulden per 2010-12-31 kontrollerat följande: Hur många anställda som tagit ut mindre än 20 dagar semester under året. Om någon tagit ut orimligt många semesterdagar. Om någon har mer än 40 dagar sparad semester per 31 december. Orimliga värden i semesterlöneskuld (negativa) samt om skulden är rätt beräknad i förhållande till antal sparade dagar och lön. Omkring 30 anställda har fler än 40 dagar sparad semester. Samtliga uttagna semesterdagar i december är dock vid vår analys inte registrerade. Som mest har en anställd 59 sparade dagar. Överskjutande dagar kommer enligt uppgift att betalas ut i februari. Vår analys visar att ca 25 anställda har en negativ semesterlöneskuld, d.v.s. att de tagit ut fler dagar än vad de har tjänat in. Enligt systemförvaltare ska löneadministratören ändra uttaget till tjänstledighet utan lön. För de flesta av de 25 anställda så är det en semesterdag som tagits ut för mycket. För den som tagit ut för många dagar som mest, har fem dagar för mycket tagits ut. Det totala beloppet för den negativa skulden uppgår till 35 tkr. Vid avstämning mot redovisning visade det sig att den semesterskuldsberäkning som vi erhållit är 137 tkr lägre än den bokförda skulden. Orsaken uppges vara att minimilönen i den utsökning som vi erhållit angetts med ett för lågt värde. Övriga analyser visar inte på några orimliga resultat. 11
Det är viktigt att kommunen som arbetsgivare ser till att anställda kan utnyttja semesterrätten. Få antal uttagna dagar skulle även kunna tyda på att uttagna semesterdagar inte har registrerats korrekt. Vi noterar utifrån vår översiktliga analys av semesterlöneskulden i samband med tidigare års bokslutsgranskning att några av de personer som har många sparade semesterdagar även har haft det tidigare år. Vi vill därför uppmana kommunen till att se över rutinerna. KPMG, dag som ovan Lena Medin Certifierad kommunal revisor 12