VA L LENTUNA KOMMUN T JÄNSTESKRIVELSE F R I TIDSFÖRVALTN INGEN 2 0 1 5-01-21 D N R FN 2 014.0 01 MIKA EL GÖRANSSON SID 1/2 C O NTROLLER 08-587 85 1 7 0 M I KAEL.GORANSSON@VALLENTUNA.SE F R I TIDSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Internkontrolluppföljning 2014 Förslag till beslut Fritidsnämnden godkänner uppföljningen av internkontrollen 2014, samt ö verlämnar den till kommunstyrelsen. Ärendet i korthet Internkontrollplanen för 2014 inom fritidsnämnden gäller områdena inköpskort First Card, Kontanthantering i ungdomsverksamheten, Kontroll aktivitetsbidrag, Brandsäkerhet - Vallentuna ishall, Kylsystem - Vallentuna ishall, samt Badvattenkontroll - Kvarnbadet. Uppföljning och åtgärder redovisas i separata rapporter. Resultatet av 2014 års interna kontroll sammanfattas i dessa bifogade rapporter. Samtliga rutiner fungerar väl. Bakgrund Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och sä kert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Internkontrollen bedrivs enligt 1.1.06 Reglemente för internkontroll. Handlingar 1. Internkontrolluppföljning 2014 2. Internkontroll_Atgardsuppfoljning_2014_FN 3. Internkontroll_Helarsuppfoljning_2014_FN 4. Bilaga 1_Kassarutiner 2014 5. Bilaga 2_Aktivitetsbidrag 2014 Pernilla Järveroth Kultur- och fritidschef KUL TUR- OCH F RITIDSFÖRVALTNINGEN A LLÉVÄGEN 1-3 1 86 8 6 VALLEN TUNA T FN 0 8-5 87 8 50 0 0 FA X 0 8-587 8 50 8 8 F R I TID@VALLENTUNA.SE WWW.V ALLENTUNA.SE
VA L LENTUNA KOMMUN T JÄNSTESKRIVELSE F R I TIDSFÖRVALTN ING 2 0 1 5-01-21 D N R FN 2 014.0 01 SID 2/2 Ska expedieras till: Akten Kommunstyrelsen
2014 Fritidsnämnden Internkontroll: Åtgärdsuppföljning
Innehållsförteckning Åtgärder... 3 Kontanthantering i ungdomsverksamheten... 3 Badvattenkontroll - Kvarnbadet... 4 Bilagor Bilaga 1: Kassarutiner 2014 Fritidsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 2(4)
Åtgärder Vid brister i internkontrollen ska en årlig åtgärdsrapport lämnas till nämnden i samband med helårsuppföljningen. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har åtgärder. För varje åtgärd finns en beskrivning, åtgärdens status och en kommentar till åtgärden. Kontanthantering i ungdomsverksamheten Kontrollmoment: Avstämning månadsredovisning Åtgärd Ny rutin för att kunna genomföra avstämningar med tätare intervall implementeras från 2014-09- 01. Enhetschef Ungdomsenheten sätts som ansvarig för avstämning med controller. Status Avslutad Kommentar Den nya rutinen fungerar väl och löpande avstämningar av månadsredovisningar utförs enligt fastslagen tidsplan. Kontrollmoment: Kontroll av z-kvitton mot insatta medel Åtgärd Ny rutin med förenklade processer för medarbetarna kring kontanthantering. Antal moment i hantering från kassaavslut till månadsavstämning minskas. Status Avslutad Kommentar Kontrollen visar på en diskrepans om totalt 150 kr - ett försumbart belopp. Således fungerar hela processen från försäljning och kassaavslut, till bankningar och kassaredovisning. Kontrollmoment: Rutiner efterlevs Åtgärd Ny rutin med tydligare ansvarsfördelning och förenklad hantering i medarbetarledet. Status Avslutad Kommentar Rutinerna efterlevs. Inga avvikelser rapporteras. Fritidsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 3(4)
Badvattenkontroll - Kvarnbadet Kontrollmoment: Kemisk analys av badvattnet Åtgärd Provtagning sker vår och höst med rapport till SBF Status Avslutad Kommentar Inga avvikelser rapporteras. Fritidsnämnden, Internkontroll: Åtgärdsuppföljning 4(4)
2014 Fritidsnämnden Internkontroll: Helårsuppföljning
Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll... 3 Inköpskort First Card... 3 Kontanthantering i ungdomsverksamheten... 3 Kontroll aktivitetsbidrag... 4 Brandsäkerhet - Vallentuna ishall... 4 Kylsystem - Vallentuna Ishall... 5 Badvattenkontroll - Kvarnbadet... 5 Fritidsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 2(5)
Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Inköpskort First Card Att undertecknad förbindelse efterlevs Granskning av rutinen har genomförts under december månad. Inga avvikelser rapporteras. Samtliga är väl förtrogna med förbindelsen för kortanvändning. Kontanthantering i ungdomsverksamheten Avstämning månadsredovisning Granskningen av september, oktober och novembers redovisning har genomförts under december. Inga avvikelser rapporteras. Rutinen fungerar väl. Kontroll av z-kvitton mot insatta medel Granskning har utförts löpande under året. Under hösten har endast en försumbar diskrepans mellan försäljning och inbankning/redovisning redovisats. Rutiner efterlevs Granskningen av rutinuppföljningen för ungdomsgårdarna har genomförts under hösten. Fritidsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(5)
Inga avvikelser rapporteras. De nya rutinerna efterlevs. Kontroll aktivitetsbidrag Kontroll av närvarokort för 4 föreningar/år genom att stämma av mot bokade tider i kommunala lokaler Under första halvåret har granskning skett av två föreningars underlag för ansökan om aktivitetsoch hyresbidrag. Rutinen att stämma av redovisad sammankomst mot bokade tider har inte varit tillämpbar i dessa fall, då den ena föreningen inte hyr lokaler och det format som den andra föreningen använt för sin närvaroregistrering inte anger vid vilken lokal/ anläggning som sammankomsterna ägt rum. Ett missförstånd angående redovisningen av sammankomster har uppdagats, vilket föranlett dialog med berörd förening och ändrad framtida redovisning. Därtill ett antal felskrivningar av mindre ekonomisk betydelse. Åtgärd krävs ej. Brandsäkerhet - Vallentuna ishall Revisionsbesiktning Revisionsbesiktning utförs av kommunens fastighetsägare, samhällsbyggnadsförvaltningen. Inga avvikelser rapporteras. Test larm-brandskåp-utrymningsplan-brandsläckare Granskning genomförs varje månad. Rapporteras i kommunens system för brandtillsyn, Presto. Byte av brandlarmscentralen pågår. Brandövning Brandövning hålls enligt rutin en gång per år. Fritidsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(5)
Brandövning är inplanerad till hösten. Kylsystem - Vallentuna Ishall Besiktning kylsystemets säkerhetsventiler Besiktning har utförts av samhällsbyggnadsförvaltningen. Ventilerna har granskats och provtryckts. Systemet har även byggts om för effektivare provtryckning. Inga avvikelser rapporteras. Systemet fungerar väl. Badvattenkontroll - Kvarnbadet Kemisk analys av badvattnet Prover har tagits och skickats till samhällsbyggnadsförvaltningen, enligt rutin. Inga avvikelser rapporteras. Automatiserad PH och klormätare Granskning och avläsning görs dagligen under säsong, enligt rutinbeskrivning. Inga avvikelser rapporteras. Rutinen fungerar som den ska. Manuell PH och klorvärdeprov Granskning och provtagning sker dagligen under säsong, enligt rutinbeskrivning. Prover har tagits och skickats in till Miljö och Hälsa. Inga avvikelser rapporteras. Fritidsnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 5(5)
VALLENTUNA KOMMUN KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN ÅSA BORGLUND SID 1/1 FÖRENINGSSAMORDNARE 08-587 851 70 ASA.BORGLUND@VALLENTUNA.SE FRITIDSNÄMNDEN Bilaga 2 Internkontrolluppföljning 2014 Gällande internkontrollpunkten Kontroll aktivitetsbidrag: kontroll av närvarokort för 4 föreningar/år genom att stämma av mot bokade tider i kommunala lokaler Fyra kontroller har gjorts enligt plan. En avvikelse av systematisk karaktär har upptäckts och åtgärdats i dialog med den berörda föreningen. Avvikelsen kommer inte att kunna upprepas, i och med att den berörda klubben övergått till att söka bidrag genom ApN. I övriga tre kontroller har endast mindre avvikelser rapporterats. Felaktigt utbetalda bidrag justeras i samband med närmast följande utbetalning av bidrag till föreningen. Åsa Borglund, Föreningssamordnare KULTUR- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN ALLÉVÄGEN 1-3 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 FRITID@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE
VERSIONSNR SID 1/3 Bilaga 1: Kassarutiner UNGDOMSENHETEN Kontantbetalning 1. Varje post skall stämplas in i kassan 2. När samtliga varor/tjänster är registrerade skall totalsumman och kvittot slås ut. 3. Vid försäljning ska du först registrera beloppen i kassan och därefter ta betalt och ge tillbaka eventuell växel. För att minska risken för att ge tillbaka felaktigt växelbelopp ska du inte lägga ned mottagna sedlar i kassalådan innan transaktionen är helt klar. Om kassasystemet medger att registrera mottaget belopp ska detta alltid användas. 4. Kvittot skall erbjudas kunden. Kvarlämnade kvitton skall omedelbart rivas och kastas i papperskorgen. Kassans kontanter får aldrig blandas med privata pengar och tillfälliga lån liksom att förvara/hantera kassapengarna på annat sätt betraktas som stöld eller förskingring. Felslag och korrigeringar 1. Vid uppenbart felslag exempelvis genom att slå in ett par nollor efter beloppet, får kassapersonalen slå ut kvittot och göra om kassaregistreringen. 2. Det felaktiga kvittot förses med en förklaring, ditt namn och redovisas med dagrapporten. 3. Kunden får ett nytt korrekt kvitto och försäljningen hanteras som vid annan kontantbetalning. 4. Om kunden ångrar sig efter kvittoutslaget och vill lämna tillbaka en tjänst eller vara, skall kunden bekräfta det första kvittot genom att skriva sitt namn och telefonnummer på det. Sedan gör man om försäljningen och kunden får ett nytt korrekt kvitto. Kassaredovisning Innan arbetspasset börjar räknar man igenom växelkassan så det stämmer. När verksamheten stängt och kassan ska räknas: Ta först ut ett X-kvitto och jämför de kontanter som finns efter att växelkassan räknats bort. Korrigeringar i kassasystemet kan då fortfarande göras. Kontrollera om det finns kontantkvitton på inköp till verksamheten som ska räknas med. Rätta uppenbara felslag enligt instruktioner som gäller för UNGDOMSENHETEN
VERSIONSNR SID 2/3 Bilaga 1: Kassarutiner UNGDOMSENHETEN kassaapparaten. När kontantsumman överensstämmer med X-kvitto kan man ta ut ett Z- kvitto och därmed avsluta kassan för dagen. När detta är gjort kan inga ändringar göras. Lägg därefter dagens intäkter inklusive ALLA mynt, eventuella kontantkvitton och Z- kvitto i en Loomispåse. Inget insättningskvitto behöver fyllas i. Endast Z-kvitto med korrekt mängd kontanter och kontantkvitton. Om det av någon anledning inte är rätt summa kontanter måste detta meddelas till chefen genom att bifoga en lapp i Loomispåsen. Bankningsrutiner Varje fredag åker enhetschefen runt och samlar in veckans Loomispåsar och räknar igenom intäkterna. Uppgifter från Z-kvitto matas in i månadsredovisningen. Sedlar bankas, per verksamhet, i Loomispåse, mynt bankas i Handelsbanken och fördelas centralt på KLK ekonomi enligt bifogat underlag. Avvikelser följs omedelbart upp och noteras. Veckoavstämning lämnas till controller som underlag till månadsredovisningen. Kommentarer kring eventuella avvikelser i underlaget från kassaredovisningen från föregående vecka bifogas. Kassaarbetsplatsen Samtliga dörrar som på något sätt leder till kassaarbetsplatsen ska alltid hållas låsta. Endast behörig personal äger rätt att visas innanför det område som räknas till kassaarbetsplatsen. Så fort Du lämnar kassaarbetsplatsen, om än bara tillfälligt, ska kassalådan alltid låsas och nyckeln tas ur. Kassalådan ska alltid stängas mellan varje expediering. Säkerhetsskåp Säkerhetsskåpet ska alltid användas för förvaring av redovisade pengar och växelkassa. Fritidsförvaltningen anlitar regelbundet säkerhetsföretag som utför köpkontroller, så kallade testköp, på kassapersonalen. Dessa testköp syftar bland annat till att kontrollera att kassapersonalen följer gällande kassainstruktioner. UNGDOMSENHETEN
VERSIONSNR SID 3/3 Bilaga 1: Kassarutiner UNGDOMSENHETEN Avvikelser från dessa regler och rutiner ska vara godkända av enhetschefen och om möjligt anslås skriftligt. Jag har tagit del och förstått innebörden av dessa kassarutiner Namnteckning Namnförtydligande Datum UNGDOMSENHETEN