Socialnämndens arbetsutskott

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott Internkontroll, Halvårsuppföljning 2016 (SN ) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Socialnämnden beslutar att godkänna förvaltningens halvårsuppföljning av internkontrollplanen 2016, med noteringen att risk- och konsekvensanalys enligt Arbetsmiljölagen heter riskbedömning. Ärendebeskrivning Socialförvaltningen har upprättat en halvårsuppföljning gällande internkontrollplanen 2016 för att visa vilka kontrollpunkter som granskats och vad resultatet blivit. Yrkanden Björn Furugren Beselin (C) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Socialnämnden beslutar att godkänna förvaltningens halvårsuppföljning av internkontrollplanen 2016, med noteringen att risk- och konsekvensanalys enligt Arbetsmiljölagen heter riskbedömning. Beslutsgång Ordförande, Björn Furugren Beselin (C), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, Internkontroll, Halvårsuppföljning Internkontroll, Halvårsuppföljning 2016 Expedieras till Kommunstyrelsen Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 10

2 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SN DAVID GYLLENSTRÅLE SID 1/1 CONTROLLER SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Internkontroll, Halvårsuppföljning 2016 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna förvaltningens halvårsuppföljning av internkontrollplanen Ärendet i korthet Socialförvaltningen har upprättat en halvårsuppföljning gällande internkontrollplanen 2016 för att visa vilka kontrollpunkter som granskats och vad resultatet blivit. Handlingar 1. Internkontroll, Halvårsuppföljning Tjänsteskrivelse, Internkontroll, Halvårsuppföljning 2016 Mojgan Alimadad - Socialchef Vildana Zorlak Avdelningschef Ska expedieras till Kommunstyrelsen SOCIALFÖRVALTNING TORGGATAN VALLENTUNA TFN FAX SF@VALLENTUNA.SE

3 2016 Socialnämnden Internkontroll: Halvårsuppföljning

4 Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll... 3 Personalkostnader... 3 Arbetsmiljö... 3 Information i datasystem... 8 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Socialnämnden, Internkontroll: Halvårsuppföljning 2(10)

5 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Process/rutin: Personalkostnader De personer som finns på lönelistan är rätt vid utbetalning. kommer att redovisas i helårsrapporten. Process/rutin: Arbetsmiljö Risk- och konsekvensanalys görs, tillsammans med skyddsombud, innan förändringar i verksamheten Granskningens genomförande Granskningen har skett genom att sammanställa de riskanalyser som dokumenterats i KIA (Kommunernas informationssystem om arbetsmiljö), vilket är det system som ska användas enligt riktlinjen för systematiskt arbetsmiljöarbete inom socialtjänsten. Resultatet har sedan jämförts med den bild som utföraravdelningens ledningsgrupp har av vilka riskanalyser som genomförts under året. Ledningsgruppen har också fått lämna ett utlåtande om förekomsten av verksamhetsförändringar där riskanalys ej genomförts. Den samlade bedömningen av granskningens utfall är att riskanalyser görs i en god omfattning och att det sker i samverkan med fackliga organisationer. Nedanstående tabell visar de risk- och konsekvensanalyser som finns dokumenterade i KIA. Granskningen har uppmärksammat att det finns en otydlighet var riskanalyser ska dokumenteras vilket medför att många analyser skapas i andra typer av dokument. Socialförvaltningen bör förbättra organisationens kunskap om dokumentationsverktyget KIA för att förenkla uppföljningen av riskanalyser. Enhet-Objekt Orsak Antal analyser Alléns stödboende omorganisation av Boendestödet Allèn Omorganisation 1 Boendestödet Schemaändring 1 Boendestödet Boendestödet Uppsökeri,vräkningsförebyggande och boendelots Fabriksvägen sysselsättning Omorganisation 1 Utflyttad verksamhet Borensberg 22-26/ Socialnämnden, Internkontroll: Halvårsuppföljning 3(10) 1 1

6 Enhet-Objekt Orsak Antal analyser Fabriksvägen sysselsättning Utflyttad verksamhet Utflyttad verksamhet 1 Hjälmstavägens sysselsättning Verksamhetsflytt 1 Kullen Minskade personalresurser 1 Smidesvägen Kom i tryck Flytt av verksamhet 1 Sörgårdens servicebostäder Byte av personalkontor 1 Träfflokalen i träffpunkten Ihopslagning av båda träfflokalerna. Totalsumma 12 1 Anmälningar om allvarligatillbud och arbetsskador anmäls till arbetsmiljöverket Granskningens genomförande Anmälan av allvarliga arbetsskador till Arbetsmiljöverket ska enligt 2 arbetsmiljöförordningen ske vid: Olycksfall eller annan skadlig inverkan som lett till svårare personskada eller dödsfall Olycksfall som samtidigt drabbat flera personer Tillbud som inneburit allvarlig fara för liv och hälsa Det gäller alla som omfattas av arbetsmiljölagen, dvs. alla anställda och elever from förskoleklasserna (arbetsmiljölagen kap 1 3). Det är endast arbetsgivaren som ska lämna anmälan. Granskningen genomförs genom att ta ut en rapport ur avvikelsehanteringsystemet som är kopplat till arbetsmiljö. visar att händelser som bör rapporteras till arbetsmiljöverket blir rapporterade till en god omfattning. Underlaget i granskningen innefattar alla rapporterade olycksfall (86 st) under perioden till och med inom socialtjänsten. Efter att informationen hämtats från avvikelsehanteringssystemet har samtliga chefer fått möjlighet att göra en bedömning ifall underlaget stämmer överens med verkligheten. Vid en genomgång med chefer framkommer det att utfallet speglar faktiska förhållanden och att inga ytterligare anmälningar till arbetsmiljöverket har skett under perioden. Socialnämnden, Internkontroll: Halvårsuppföljning 4(10)

7 I 7 procent av olycksfallen har anmälan skickats till försäkringskassan. I 4 procent av olycksfallen har anmälan skickats till AFA Försäkring. Socialnämnden, Internkontroll: Halvårsuppföljning 5(10)

8 En procent av olycksfallen har anmälts till arbetsmiljöverket. En årlig sammanställning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs av alla enheter kommer att redovisas i helårsrapporten. Tillbud och arbetsskador rapporteras i samband med händelsen Granskningens genomförande Granskningen genomförs genom att göra statistikuttag ur KIA där samtliga registrerade händelser finns. Informationen används sedan som underlag vid en analys med berörda chefer inom verksamheten. Grund data är ett uttag av registrerade händelser i KIA (Kommunernas informationssystem om arbetsmiljö) som har gjorts de senaste tolv månaderna. Därefter har en analys genomförst av samtliga verksamhetschefer. Granskningens resultat visar att rapportering sker från verksamhetens alla enheter i varierande omfattning. Bedömningen är att relevanta händelser i huvudsak rapporteras och att medarbetare har kunskap om hur det ska göras. Under granskningen uppmärksammades att det finns tekniska problem med den applikation som medarbetare har i sin telefon för rapportering. Socialnämnden, Internkontroll: Halvårsuppföljning 6(10)

9 Verksamheterna rapporterar även tillbud och risker vilket indikerar ett proaktivt arbete kring arbetsmiljörisker. Samtliga verksamheter finns representerade i statistiken, vilket tyder på att grundkunskap finns i alla verksamheter. Socialnämnden, Internkontroll: Halvårsuppföljning 7(10)

10 Process/rutin: Information i datasystem Informationen som finns i datasystemen är tillförlitlig och fullständig, särskilt fokus läggs på formulering av uppdrag i individinsatser från myndighetsavd. och uppföljning av inträffade avvikelser. Granskningens genomförande Granskningen genomförs i två delar: Kontroll av arbete med uppföljning av avvikelser, vård och omsorg görs genom statistikuttag ur avvikelsehanteringen i Treserva. Statistiken har följts löpande under senare år och ger en god bild av arbetet med uppföljningsprocessen för avvikelser. Granskning av uppdrag genomfördes genom ett stickprov där 19 slumpmässigt valda uppdrag fördelade mellan förvaltningens verksamhetsområden granskades. Information i datasystem avvikelser vård och omsorg visar att avvikelseuppföljningen märkbart förbättrats under de senaste åren. Nedan visas två diagram som illustrerar hur väl uppföljningsprocessen vad gäller avvikelser inom vård och omsorg tillämpas. Diagrammen visar antalet registrerade avvikelser samt hur väl olika moment i uppföljningsprocessen genomförs. Ovanstående diagram jämför första halvåret under de tre år socialtjänsten registrerat avvikelser i systemet. Vi kan se en märkbar förbättring i uppföljningsprocessen mellan varje period. Socialnämnden, Internkontroll: Halvårsuppföljning 8(10)

11 Ovanstående diagram visar hur situationen ser ut på respektive enhet. Diagrammet är ett bra underlag för prioritering av ytterligare utbildningsinsatser. Helheten är ändå att uppföljningen av avvikelser har förbättrats betydligt. Orsaken till förbättringarna är flera som samverkar: Utbildningsinsatser i hantering av systemet har genomförts. En utvecklingsgrupp har arbetat aktivt med utveckling av processen, där rutiner, manualer mm framställts. Förbättringar i gränssnittet för avvikelsehanteringen har genomförts. Formuleringar av uppdrag Äldreomsorg Samtliga uppdrag inom äldreomsorgen innehåller information om social situation, hälsa-/ funktionsnedsättning, aktuell situation, beslutade insatser samt mål. LSS Samtliga uppdrag inom LSS innehåller information om bakgrund, aktuell situation, funktionsnedsättning, hjälpbehov samt syfte/ mål med insatsen. Socialpsykiatri/ vuxenavdelningen. Uppdrag inom socialpsykiatri (vuxenavdelningen) innehåller information om sammanfattande bedömning, diagnos/ funktionsnedsättning, arbetsplan (vissa) samt målsättning. Barn o ungdom Uppdrag inom barn och ungdom inehåller information som barnets kontakt med socialtjänsten, behovsområden, känsloliv och beteendemässig utveckling, familj och sociala relationer, vårdnadshavares förmåga. Granskningens resultat visar att det finns målformuleringar och information till utförare som är relevanta och rimliga. Däremot finns det en väsentlig skillnad i kvalité och relevans i uppdragen mellan de olika enheterna. Många gånger förväntas mycket detaljerad och djupgående information från utföraren som handläggaren inte har möjlighet att inhämta under utredningsperioden. Uppdragens utformning behöver följas upp och utvärderas löpande för att balansera mängden information och värdera så att inte ovidkommande information finns med i uppdragen. Socialnämnden, Internkontroll: Halvårsuppföljning 9(10)

12 Process/rutin: Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Nämndens och kommunens riktlinjer är kända och tillämpas i verksamheten. kommer att redovisas i helårsrapporten. Socialnämnden, Internkontroll: Halvårsuppföljning 10(10)