Socialnämndens arbetsutskott

Transkript

1 VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott Internkontroll, Helårsuppföljning 2016 (SN ) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Socialnämnden beslutar att godkänna förvaltningens helårsuppföljning av internkontrollplanen Ärendebeskrivning Socialförvaltningen har upprättat en helårsuppföljning gällande internkontrollplanen 2016 för att visa vilka kontrollpunkter som granskats och vad resultatet blivit. Yrkanden Björn Furugren Beselin (C) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Socialnämnden beslutar att godkänna förvaltningens helårsuppföljning av internkontrollplanen Beslutsgång Ordförande, Björn Furugren Beselin (C), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed Beslutsunderlag 1. Internkontroll, Helårsuppföljning Tjänsteskrivelse, Internkontroll, Helårsuppföljning 2016 Expedieras till Kommunfullmäktige Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 16

2 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SN DAVID GYLLENSTRÅLE SID 1/1 CONTROLLER BESLUTSINSTANS Tjänsteskrivelse Internkontroll, Helårsuppföljning 2016 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna förvaltningens helårsuppföljning av internkontrollplanen Ärendet i korthet Socialförvaltningen har upprättat en helårsuppföljning gällande internkontrollplanen 2016 för att visa vilka kontrollpunkter som granskats och vad resultatet blivit. Handlingar 1. Internkontroll, Helårsuppföljning Tjänsteskrivelse, Internkontroll, Helårsuppföljning 2016 Mojgan Alimadad Socialchef Vildana Zorlak Avdelningschef Ska expedieras till Kommunfullmäktige SOCIALFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA TFN FAX SF@VALLENTUNA.SE

3 2016 Socialnämnden Internkontroll: Helårsuppföljning

4 Innehållsförteckning Uppföljning internkontroll... 3 Personalkostnader... 3 Arbetsmiljö... 3 Information i datasystem... 8 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 2(12)

5 Uppföljning internkontroll Internkontrollen syftar till att verksamheten ska bedrivas effektivt och säkert. En kommuns verksamhet består av processer och rutiner och målet med internkontrollen är att ha ordning och reda på alla processer och rutiner. Den här rapporten visar de processer/rutiner och dess tillhörande kontrollmoment som har granskats inom nämnden samt granskningens genomförande och granskningens utfall. Process/rutin: Personalkostnader De personer som finns på lönelistan är rätt vid utbetalning. Granskningens genomförande Granskning har genomförts genom att i samverkan med systemförvaltare för HR-systemet analysera gjorda rättelse av felaktiga utbetalningar under året. I korthet har metoden varit att sätta socialförvaltningens lönenettoskuld i relation till utbetalda löner. Att det är "fel personer" som står på lönelistan är mycket ovanligt. Däremot förekommer utbetalningar på felaktiga grunder, det är de brister som granskats. Andelen felaktigt utbetalda löner är 0,35 % av totalt utbetalda löner under år De vanligaste orsakerna till att en person har fått felaktig lön utbetald är: Personen ifråga har avslutat sin anställning men chefen har ej meddelat HR och därför fortsätter lön att utbetalas. Utbetalningen fortgår fram till dess att HR får information och kan göra en rättning samt boka upp en skuld. Personen ifråga har avslutat sin anställning men hunnit utnyttja hela årets semester blir återbetalningsskyldig på den del av semestern som den inte har hunnit tjäna in innan anställningen upphörde. Vid föräldraledighet kan information blivit felaktigt registrerat och måste korrigeras. Felaktig arbetstid är registrerad, exempelvis hur mycket en person ifråga procentuellt arbetar. För att minimera ovanstående brister måste chefer kontrollera sina analyslistor kontinuerligt. Vid ekonomiuppföljningar med start 2017 kommer granskning av analyslistor vara en stående punkt som kontrolleras. Process/rutin: Arbetsmiljö Risk- och konsekvensanalys görs, tillsammans med skyddsombud, innan förändringar i verksamheten Granskningens genomförande Granskningen har skett genom att sammanställa de riskanalyser som dokumenterats i KIA (Kommunernas informationssystem om arbetsmiljö), vilket är det system som ska användas enligt riktlinjen för systematiskt arbetsmiljöarbete inom socialtjänsten. Resultatet har sedan jämförts med den bild som utföraravdelningens ledningsgrupp har av vilka riskanalyser som genomförts under året. Ledningsgruppen har också fått lämna ett utlåtande om förekomsten av verksamhetsföränd- Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 3(12)

6 ringar där riskanalys ej genomförts. Den samlade bedömningen av granskningens utfall är att riskanalyser görs i en god omfattning och att det sker i samverkan med fackliga organisationer. Nedanstående tabell visar de risk- och konsekvensanalyser som finns dokumenterade i KIA. Granskningen har uppmärksammat att det finns en otydlighet var riskanalyser ska dokumenteras vilket medför att många analyser skapas i andra typer av dokument. Socialförvaltningen bör förbättra organisationens kunskap om dokumentationsverktyget KIA för att förenkla uppföljningen av riskanalyser. Enhet-Objekt Orsak Antal analyser Alléns stödboende omorganisation av Boendestödet Allèn Omorganisation 1 Boendestödet Schemaändring 1 Boendestödet Boendestödet Uppsökeri, vräkningsförebyggande och boendelots Fabriksvägen sysselsättning Omorganisation 1 Fabriksvägen sysselsättning Utflyttad verksamhet Utflyttad verksamhet Borensberg 22-26/ Utflyttad verksamhet 1 Hjälmstavägenssysselsättning Verksamhetsflytt 1 Kullen Minskade personalresurser 1 Smidesvägen Kom i tryck Flytt av verksamhet 1 Sörgårdens servicebostäder Byte av personalkontor 1 Träfflokalen i träffpunkten Ihopslagning av båda träfflokalerna. Totalsumma Anmälningar om allvarligatillbud och arbetsskador anmäls till arbetsmiljöverket Granskningens genomförande Anmälan av allvarliga arbetsskador till Arbetsmiljöverket ska enligt 2 arbetsmiljöförordningen ske vid: Olycksfall eller annan skadlig inverkan som lett till svårare personskada eller dödsfall Olycksfall som samtidigt drabbat flera personer Tillbud som inneburit allvarlig fara för liv och hälsa Det gäller alla som omfattas av arbetsmiljölagen, dvs. alla anställda och elever from förskoleklasserna (arbetsmiljölagen kap 1 3). Det är endast arbetsgivaren som ska lämna anmälan. Granskningen genomförs genom att ta ut en rapport ur avvikelsehanteringsystemet som är kopplat till arbetsmiljö. visar att händelser som bör rapporteras till arbetsmiljöverket blir rapporterade i tillfredställande omfattning. Underlaget i granskningen innefattar alla rapporterade olycksfall Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 4(12)

7 (86 st) under perioden till och med inom socialtjänsten. Efter att informationen hämtats från avvikelsehanteringssystemet har samtliga chefer fått möjlighet att göra en bedömning ifall underlaget stämmer överens med verkligheten. Vid en genomgång med chefer framkommer det att utfallet speglar faktiska förhållanden och att inga ytterligare anmälningar till arbetsmiljöverket har skett under perioden. I 7 procent av olycksfallen har anmälan skickats till försäkringskassan. I 4 procent av olycksfallen har anmälan skickats till AFA Försäkring. Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 5(12)

8 En procent av olycksfallen har anmälts till arbetsmiljöverket. En årlig sammanställning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs av alla enheter Granskningens genomförande Samtal med ett urval av verksamhetscheferna inom verksamheten. De årliga sammanställningar av arbetsmiljöarbetet som görs idag har mycket varierande utformning, vilket till viss del beror på att det saknas en gemensam utarbetad "mall" för hur sammanställning ska utformas. Vid samtalen framkom dock att chefer generellt har en god kunskap om faktiska förhållanden när det till exempel gäller utveckling av sjukfrånvaro, inträffade arbetsmiljörelaterade händelser med mera inom respektive verksamhet. Vidare framkom att en stor merpart av cheferna arbetar med ett särskilt årshjul där bland annat aktiviteter kopplade till arbetsmiljöarbetet planeras och genomförs under året. Exempel "årshjul" där bland annat aktiviteter kopplat till arbetsmiljö planeras på enhet. Det har inte påtalats någon tydlig förväntan eller efterfrågan av en årlig dokumenterad sammanställning av arbetsmiljöarbetet från varje enhet, varför fokus på en sådan rapport tonats ned. Under Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 6(12)

9 året har det tillkommit systematiska egenkontroller som även berör arbetsmiljöområdet. Egenkontrollerna kan sammanställas till rapporter för varje enhet och utgöra en grund för framtida sammanställningar. Att en sådan sammanställning görs på ett likartat sätt på inom samtliga verksamheter kommer att bli en förbättringsaktivitet under kommande år. Tillbud och arbetsskador rapporteras i samband med händelsen Granskningens genomförande Granskningen genomförs genom att göra statistikuttag ur KIA (Kommunernas informationssystem om arbetsmiljö)under en tolvmånadersperiod där samtliga registrerade händelser finns. Informationen används sedan som underlag vid en analys med berörda chefer inom verksamheten. Granskningens resultat visar att rapportering sker från verksamhetens alla enheter i varierande omfattning. Bedömningen är att relevanta händelser i huvudsak rapporteras och att medarbetare har kunskap om hur det ska göras. Under granskningen uppmärksammades att det finns tekniska problem med den applikation som medarbetare har i sin telefon för rapportering. Verksamheterna rapporterar även tillbud och risker vilket indikerar ett proaktivt arbete kring arbetsmiljörisker. Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 7(12)

10 Samtliga verksamheter finns representerade i statistiken, vilket tyder på att grundkunskap finns i alla verksamheter. Process/rutin: Information i datasystem Informationen som finns i datasystemen är tillförlitlig och fullständig, särskilt fokus läggs på formulering av uppdrag i individinsatser från myndighetsavd. och uppföljning av inträffade avvikelser. Granskningens genomförande Granskningen genomförs i två delar: Kontroll av arbete med uppföljning av avvikelser, vård och omsorg görs genom statistikuttag ur avvikelsehanteringen i Treserva. Statistiken har följts löpande under senare år och ger en god bild av arbetet med uppföljningsprocessen för avvikelser. Granskning av uppdrag genomfördes genom ett stickprov där 19 slumpmässigt valda uppdrag fördelade mellan förvaltningens verksamhetsområden granskades. Information i datasystem avvikelser vård och omsorg visar att avvikelseuppföljningen märkbart förbättrats under de senaste åren. Nedan visas två diagram som illustrerar hur väl uppföljningsprocessen vad gäller avvikelser inom vård och omsorg tillämpas. Diagrammen visar antalet registrerade avvikelser samt hur väl olika moment i uppföljningsprocessen genomförs. Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 8(12)

11 Ovanstående diagram jämför första halvåret under de tre år socialtjänsten registrerat avvikelser i systemet. Vi kan se en märkbar förbättring i uppföljningsprocessen mellan varje period. Ovanstående diagram visar hur situationen ser ut på respektive enhet. Diagrammet är ett bra underlag för prioritering av ytterligare utbildningsinsatser. Helheten är ändå att uppföljningen av avvikelser har förbättrats betydligt. Orsaken till förbättringarna är flera som samverkar: Utbildningsinsatser i hantering av systemet har genomförts. En utvecklingsgrupp har arbetat aktivt med utveckling av processen, där rutiner, manualer mm framställts. Förbättringar i gränssnittet för avvikelsehanteringen har genomförts. Formuleringar av uppdrag Äldreomsorg Samtliga uppdrag inom äldreomsorgen innehåller information om social situation, hälsa-/ funktionsnedsättning, aktuell situation, beslutade insatser samt mål. LSS Samtliga uppdrag inom LSS innehåller information om bakgrund, aktuell situation, funktionsnedsättning, hjälpbehov samt syfte/ mål med insatsen. Socialpsykiatri/ vuxenavdelningen. Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 9(12)

12 Uppdrag inom socialpsykiatri (vuxenavdelningen) innehåller information om sammanfattande bedömning, diagnos/ funktionsnedsättning, arbetsplan (vissa) samt målsättning. Barn o ungdom Uppdrag inom barn och ungdom innehåller information som barnets kontakt med socialtjänsten, behovsområden, känsloliv och beteendemässig utveckling, familj och sociala relationer, vårdnadshavares förmåga. Granskningens resultat visar att det finns målformuleringar och information till utförare som är relevanta och rimliga. Däremot finns det en väsentlig skillnad i kvalité och relevans i uppdragen mellan de olika enheterna. Många gånger förväntas mycket detaljerad och djupgående information från utföraren som handläggaren inte har möjlighet att inhämta under utredningsperioden. Uppdragens utformning behöver följas upp och utvärderas löpande för att balansera mängden information och värdera så att inte ovidkommande information finns med i uppdragen. Process/rutin: Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Nämndens och kommunens riktlinjer är kända och tillämpas i verksamheten. Granskningens genomförande Granskningen av hur väl nämndens och kommunens riktlinjer är kända och tillämpas i verksamheten gjordes medhjälp av den egenkontroll som genomförs återkommande i kvalitetsledningssystemet. Frågeställningarna har besvarats av chefer i hela organisationen. Nedan presenteras utfallet på ett mindre urval av frågeställningarna. Den sammantagna bilden är att informationsspridning och implementering av riktlinjer är god och att det medhjälp av det nya kvalitetsledningssystemet nu finns etablerade metoder för att följa upp kännedom och tillämpning. Några exempel på utfall: Stickprovskontroller av tillämpning av olika typer av riktlinjer och policys har gjorts med hjälp av den egenkontroll som genomförs varje höst. Nedan finns ett urval av kontrollpunkterna med kommentarer till samtliga. Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 10(12)

13 Socialförvaltningen behöver säkerställa tillämpningen av gällande författning (SOFS 2008:4) för den dokumentation som förs för varje kund. Av den anledningen ska varje chef följa upp den dokumentation som görs. Det stora flertalet (94 %) gör det. Riktlinjen tillkom strax före årsskiftet, att en stor andel svarat nej på frågan beror främst på att hemtjänsten valt svaret "nej" istället för "ej aktuell". Kostpolicyn är känd och tillämpas på 70 % av verksamheterna. För 30 % av verksamheterna bedöms den ej vara aktuell vilket exempelvis kan bero på att det inte förekommer någon kosthantering i verksamheten. En del i tillämpningen av förvaltningens riktlinje för systematiskt arbetsmiljö arbete innebär att medarbetare ska känna till hur risker, tillbud och inträffade arbetsskador ska rapporteras. I 85 % av Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 11(12)

14 verksamheterna uppges att all personal har kunskap i hur en händelse kopplat till arbetsmiljö ska rapporteras. I 8 % av svaren framgår att det finns osäkerhet om samtliga medarbetare har kunskapen. Som en del i tillämpningen av samma riktlinje behöver chefer hålla sig uppdaterade på gällande regler inom arbetsmiljöområdet. 95 % av verksamhetscheferna och enhetsledarna hade vid frågetillfället genomfört den webbutbildning som publicerades under våren. Utbildningen informerar bland annat om nyheter inom arbetsmiljöområdet utifrån AFS 2015:4. Som en del av tillämpningen av riktlinjen för synpunkter och klagomål behöver kunskap om riktlinjen förmedlas. Vid frågetillfället hade 98 % av verksamheterna behandlat riktlinjen för hantering av synpunkter och klagomål tillsammans med personalgruppen. Även tillämpningen av riktlinje för Lex Sarah kontrolleras. På 98 % av verksamheterna uppges att samtliga medarbetare är införstådda med vad som gäller kring rapporteringsskylighet kring misstänkta missförhållanden (Lex Sarah). Den del som ej lämnat svar är verksamheter där tillämpningen ej är relevant. Socialnämnden, Internkontroll: Helårsuppföljning 12(12)