Minnesanteckningar Förvaltarträff KLARA SVPL 2016 03 09 Vänerparken, FoU-enheten, Lokal Glöden Närvarande: Maria Fredriksson, Carina Johansson, Lena Larsson, Ulla-Britt Broberg, Karin Gustafsson, Maria Ahola, Natalie Kvist, Eva Hansson, Christina Olsson Via Skype: Carina Fors, Helena Mårdstam, Carina Deall, Lena Magnusson, Gunnel Svensson, Lena Olsson Förhinder: Britt Collin, Erika Johansson, Rosemarie Engstig, Inga-Lill Wikström, Mervi Ahlqvist, Helena Arkemar 1. Föregående minnesanteckningar Listor från Cerner för städning av användare i KLARA SVPL har inte kommit än. Men kommer snart. Personer med reservnummer (saknar personnummer). Kontakta Cerner för hjälp med ärendenummer till KLARA SVPL om det är problem att registrera reservnumret i KLARA SVPL. Nytt problem upptäckt. Tillfälliga personnummer kan fungera att registrera i Melior eller andra journalsystem, men inte i KLARA. Eftersom KLARA SVPL inte kan generera egna reservnummer blir det problem. Reservrutin får då användas. Ingen lösning i dagsläget. Det finns olika typer av reservnummer i alla system. Maria skickar länk från VGR om vård till flyktingar. 2. Implementering av nytt IT-stöd. Regional förvaltning, Regional Styrgrupp, GITS Canea Projektverktyg. Alla bör ha fått inloggningsuppgifter via mail. Här läggs dokument och projektinformation om nya IT-stödet. En mapp heter För alla. Där kan vi lägga in information om vi vill. Utbildare Ca 50 st i Fyrbodal. De ska utbildas av Cerner. Ca 4h. Maria skickar ut uppmaning att anmäla lämpliga personer. Ha namn klara till 15/4. Inte klart än hur många utbildare varje kommun/sjukhus/primärvårdsenhet tilldelas. Varje verksamhet anger hur många man önskar, därefter prioritera om platserna inte räcker. Maria kommer ta kontakt med chefer för att förtydliga att tid behöver avsättas för utbildare. Utbildare kan komma behöva utbilda utanför sin egen verksamhet. T.ex. kan det vara bra att kommun och primärvård/rehab samarbetar med utbildningstillfällen. Oklart hur privata vårdgivare ska hanteras. Maria tar kontakt med varje lokal förvaltare för planering. Välj lämpliga person till att bli utbildare, intresserade, pedagogiska och med kännedom om dagens system och rutiner. De bör ha mandat i den egna verksamheten
och ha möjlighet att fortsätta utbilda över tid då nya medarbetare anställs och för att upprätthålla kompetens. Utbildning för utbildare Ska hållas vid 4 tillfällen. 2 på NÄL, 1 i Kungälv och ett i Göteborg. Datorer kommer finnas på plats att låna. Projektet leasar ca 25st. Alla utbildare får sedan samma material att använda. Detta är inte klart än. En utbildningsmiljö ska skapas och en införandehandbok är på gång. Önskemål finns om digitala utbildningar. Detta är inte planerat eftersom tiden från färdigt system till implementering är för kort. Kanske kan tas fram på sikt. Utbildning av användare 24/10 18/11 ska alla användare i verksamheterna utbildas. Sista november tas nya systemet i drift. Planera och boka lokaler! Tänk på tillgång till internet uppkoppling. Gruppen har en diskussion om hur städning av användare i KLARA ska gå till. Man vill bara överföra aktiva användare och aktuella enheter till nya systemet. Organisationsträd kan behöva ses över. Förslag/önskemål om en ny/uppdaterad systemanvändarutbildning finns. SIP och andra nya funktioner i IT-stödet kommer inte med från start. Enligt planen kommer dessa att införas i olika omgångar med början 2017. 3. Info från SAMSA Driftstopp i KLARA en stund 10/3 för rättning av betalningsrutan. Ändringar i betalningsrutan ska göras av behörig i respektive verksamhet. Inte av supporten. Nya behörigheter har tillkommit vid uppdateringen hösten 2015. För att makulera betalningsgrundande meddelande och för att skapa ny kallelse. Förändringarna påverkar sjukhuset mest. Har varit rörigt och problem. Svårt att göra rätt p.g.a. av begränsningar i behörighet. Vårdplaneringssköterskan kan ofta hjälpa till när det gäller ändringar för betaldagar mm. Hör av er till Maria om det är problem. Ny kallelse vid avbrott - Om patienten är utskrivningsklar och det görs avbrott i processen som varar i mer än 7 dagar skall knappen Kallelse och underlag tändas. Flera har hört av sig att detta inte fungerat, för att hitta eventuellt fel behöver felanmälan med ärendenummer skickas till Cerner. I de kända ärenden som kommit till supporten hittills har det inte funnits utskrivningsklarmeddelande innan, aviserat eller makulerat. Meddelande som låser ärende - Om man öppnar ett nytt meddelande och sedan bara går ut låser det för nästa person. Man behöver klicka på Avbryt alt. Publicera för att undvika. Kommer fram på mötet att om man byter aktuell arbetsplats efter ett meddelande öppnats låser det också ärendet.
Förberedd vårdbegäran som finns i KLARA SVPL när nya systemet tas i drift följer med och behöver inte skapas på nytt. All information i KLARA SVPL som hittar en plats i nya systemet följer med. Reservrutinen och reservblanketter är uppdaterade. Ny uppdaterad lathund primärvården, även primärvård rehab. Utbildningsmaterial - Gemensam rutin finns i ny PowerPoint Utbildningsmiljön är uppdaterad avseende alla sjukhusroller med behörighet att skapa ny kallelse och makulera meddelanden. Se hemsidan www.vgregion.se/svpl Ärendehanteringssystem felanmälan Cerner. Försenat p.g.a. juridiken kring information som sparas. Mer information om när den tas i bruk kommer. Kan registrera en Funktionsbrevlåda. Anmäl vilka ni vill ha registrerade. Vem ska ha behörighet att felanmäla till Cerner? Meddela namn till Maria. Alla förvaltare är anmälda. Nytt tel.nr till supporten 0200-896275 (går just nu till Irland, knappval är på gång). Även det gamla supportnumret fungerar. Inte ändrat på Fyrbodals egna information. Angående rutinen för SVPL. Framförallt Göteborg har upplevt att det är svårt att få tid för vårdplanering på sjukhuset. Det kan bli bråttom att ta hem patienten efter planeringen om man inte vill drabbas av betaldagar. 4. Aktiviteter I Fyrbodal har lyfts av socialchefer, utifrån perspektivet att hjälpas åt att minska antalet utskrivningsklara i NU-sjukvården, att det ibland varit svårt att få tid för vårdplanering på sjukhuset. Förvaltarna anser att det inte är något stort problem. Däremot kan man se att planeringen blir svårare när tre parter ska hitta gemensam tid. Ledningsgrupp, Beredningar 21/4 Föreläsning av Göran Stiernstedt. Effektivisering av vården 9/5 Närsjukvårdsdag. SIP och egenvård. Programmet är inte klart. Det blir en eftermiddag på Uddevalla sjukhus. 26/5 Malin Hoffländer presenterar sin avhandling om distansmöten ur ett ledar-och organisationsperspektiv. Programmet inte klart.
5. Distansmöte via Scype Delregional förvaltningsgrupp/lokal förvaltningsgrupp Privata vårdcentraler har hört av sig och kan inte öppna lync-länken utan måste klistra in den. Länken har inte varit klickbar i KLARA SVPL web. Cerner svarar att det kan vara browser beroende. Chrome fungerar inte. Firefox, IE10, IE11 fungerar. Lathundar för distansmöten är inte uppdaterade ännu, men på gång. 22/3. Maria F och Lena Arnstedt introducerar distansmöten på Orust. Laget runt om distansmöten via Skype i 3-part. - Mellerud Har börjat. Ska prova ny utrustning - Munkedal Möte i två part. Ny kontakt tagen med PV - Trollhättan Har interna webb möten men inte med sjukhuset. Trygghemgång minskar behovet. Ska bilda interna SVPL- grupper. - Lysekil Inte startat. Planering pågår. - Tanum Har distansmöten i trepart. Privata VC deltar ej. - Strömstad Har problem att få till Skype. - Uddevalla Lyncar internt. Har trygghemgång. Har haft en period med många nya chefer. Viljan finns! - Vänersborg Har distansmöten i trepart. Samverkansrutin med Närhälsan. Privata är på gång. - Färgelanda Viljan finns. Frågan ska upp på nästa Närsjukvårdsmöte - Orust Är på gång. Har andra typer av distansmöten. Får åka ofta till Kungälvs sjukhus. Kan inte koppla upp Scype än. Rehab Närhälsan är mycket intresserade. Kommunikation med rehabenheter pågår.
6. Övriga frågor När det gäller vårdplaneringar har flera kommuner upplevt att kunskapen om patienten, vård och behandling har blivit sämre vid vårdplaneringarna. Framför allt den medicinska informationen. Man får bättre information i NPÖ. Informationsöverföringen mellan kommun och sjukhus har varit/är ofta bristfällig och MAS-nätverket har i flera år gjort en enkätundersökning under en tidsperiod för att mäta om information, läkemedel och ev. material som ska finnas följer med patienterna från sjukhuset. I år görs motsvarande även av rehab enheterna i kommunerna. Mätningen görs under mars-maj månad. Natalie och Christina ska presentera årets resultat på förvaltarmöte efter sommaren. 7. Kommande möten 9-12 (alltid möjligt att delta via Skype) 8/4 26/4 (den som önskar jobbar vidare på em. t.ex. med att städa KLARA) 19/5 16/6 (den som önskar jobbar vidare på em. t.ex. med att städa KLARA) Superanvändarträff 16/3 samt i slutet av Maj. Vid pennan Christina Olsson