FÖRFATTNINGSSAMLING Dokumenthanteringsplan för Tiohundranämnden i Norrtälje kommun 1
NR 74 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR...TioHundranämnden GÄLLER FR O M...2006-01-01 HISTORIK: Nämnd/Förvaltning Beslutsdatum nr Äldrenämnden 1995-12-14 153 Omsorgsnämnden 1995-11-09 83 Reviderad, gäller fr 1997-07-01 Omsorgsnämnden 1997-06-23 83 TioHundranämnden 2007- Serie/handling Arkivläggning, förvaring mm Till KANSLI - Nämndadministration och registratur TioHundranämndens protokoll Original, med register. Bindes. 3 år Bevaras Arbetsutskottets protokoll Original, med register. Bindes. 3 år Bevaras Delegationsbeslut Underlag 3 år Bevaras Föredragningslistor - Gallras efter 1 år
Serie/handling Arkivläggning, förvaring mm Till Diarium Diarieförs i programmet Diabas 5 år Bevaras Diarielistor Diarieförda handlingar Lista uttas årsvis i diarienummeroch diarieplanbeteckningsordning Förvaras i aktomslag sorterade efter diarieplanordning 5 år Bevaras 5 år Bevaras Förrättningar förtroendemän, arvodeslistor och reseräkningar Original på PA-lön - Gallras efter 1 år Sekretessbevis förtroendemän I pärm hos nämndsekreteraren Protokoll från PAMK och MBL Original 5 år Bevaras Protokoll och minnesanteckningar från ledningsgrupp och arbetsplatsträffar Original 5 år Bevaras Ansökan tjänst Diarieförs. Lista på alla sökanden upprättas. Anställds ansökningshandlingar till PA-lön 5 år Bevaras. Ansökningshandlingar gallras efter 2 år - Personliga ombud Handhar endast arbetsrelaterade handlingar av tillfällig karaktär - Anhörigkonsulent Verksamhetsberättelser Diarieförs 5 år Bevaras Projekthandlingar, rapporter Diarieförs delvis 5 år Bevaras In- och utgående skrivelser Diarieförs 5 år Bevaras Broschyrer Egna upprättade 5 år Ett arkivex bevaras. 2
Serie/handling Arkivläggning, förvaring mm Till - Handikappkonsulent Handikapprådets protokoll Original. Förvaras hos registrator 3 år Bevaras Pensionärsrådets protokoll Original. Förvaras hos registrator 3 år Bevaras. Föredragningslistor Arbetskopior - Gallras efter 1 år Förtroendemän, förrättningar, arvodeslistor och reseräkningar Original på PA-lön - Gallras efter 1 år Minnesanteckningar från möten 3 år Bevaras - Frivilligsamordning Roslagsmodellen Mötesanteckningar 5 år Bevaras Projekthandlingar Diarieförs delvis 5 år Bevaras Verksamhetsberättelse Original 5 år Bevaras Kioskens fakturor och bokföring Original - Gallras efter 10 år Fakturakopior Original på redovisning/finansavd Broschyrer Egna upprättade 3 år Ett arkivex bevaras - Medicinskt ansvarig sköterska (MAS) Riktlinjer för hälso- och sjukvård Diarieförs 5 år Bevaras Utredningar, anmälningar o rapporter Diarieförs 5 år Bevaras Uppföljning och granskning Diarieförs 5 år Bevaras Avtal Diarieförs 5 år Bevaras 3
Serie/handling Arkivläggning, förvaring mm Till EKONOMI - Ekonomi och avgifter Budget, nämndens yttrande Diarieförs 5 år Bevaras Ekonomiska rapporter för budgetuppföljning Bokslut med kommentarer samt förvaltningsberättelse Handlingar rörande bidrag från stat och landsting Diarieförs 5 år Bevaras Diarieförs 5 år Bevaras Diarieförs. Ansökningar etc. 5 år Bevaras Utredningar, rapporter och PM Diarieförs 5 år Bevaras Fond- och stiftelseansökningar Diarieförs 5 år Bevaras Arbetsmaterial till budget och bokslut Räkenskapssammandrag Fakturor Statistik infordrad av Statistiska centralbyrån Hanteras digitalt från redovisning/finansavd - - Handkassa, kvitton Original till redovisning/finans - - Debiteringsunderlag - Gallras efter 10 år - Systemförvaltning Avtal och riktlinjer, Procapita Förvaras både digitalt och på papper Till vid inaktualitet Bevaras - Administrativ planering Avtal, uppföljningar, statistik och utredningar Diarieförs 5 år Bevaras Serie/handling Arkivläggning, förvaring mm Till 4
- Bostadsanpassning Akter bostadsanpassning Innehåller: Pappershandlingar. Diarieförs - Ärendeblad Upprättas i programmet BAB - Beslut - Ägarmedgivande - Intyg - Ansökan - Ritningar - Domar/Överklaganden/Yttranden - Fotografier - Tjänsteskrivelser Skrivelser till Arbetsutskottet Till då personen avlidit el. flyttat Bevaras - Fullmakt - Bygglov Original på Stadsarkitektkontoret - - Offerter - - Offertförfrågan/Beställningar - - Hissinformation Överenskommelse - Gallras när hissen tas bort eller när berörd person avlidit eller flyttat Enkätsvar Uppföljning, svaren förs in i BAB och bevaras - Papperskopian gallras efter införande i BAB Folkhälsa Diarieförs 5 år Bevaras - Personalassistent Protokoll och minnesanteckningar från projekt och arbetsplatsträffar Personalhandlingar Anställningsbevis, frånvaro mm. Original på PA/Lön 5 år Bevaras Läkarintyg Original - Arbetskonsulent Handlingar avseende arbetssökande Förvaras digitalt. Arbetsmaterial Årsrapporter Årliga verksamhetsredovisningar till förvaltningschefen. Vid inaktualitet Bevaras Serie/handling Arkivläggning, förvaring mm Till 5
FORSKNING, UTBILDNING OCH UTVECKLING (FoUU) Protokoll FoUU-råden Diarieförs 3 år Bevaras Ansökningar om anslag och forskningsmedel Diarieförs 5 år Bevaras FoUU-rapporter Diarieförs 5 år Bevaras Projektplaner Diarieförs 5 år Bevaras Mötesanteckningar BISTÅND - LSS-handläggare LSS - Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade LSS-akter Innehåll: - Ärendeblad med utredning och beslut - Journalanteckningar - Ansökan - Utredning - Individuella planer - Individuella avtal - Yttranden/domar från andra myndigheter - Läkarutlåtanden - Landstingsmapp - Skrivelser - Social dokumentation - Genomförandeplaner - Ansökan och utredning, riksfärdtjänst Förs digitalt i ProCapita samt som pappersakt. Finns på respektive distrikt (Norrtälje, Hallstavik, Rimbo). 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning utom för individer födda dag 5, 15, 25 samt akter om barn i familjehem. Dessa bevaras för forskning och rättssäkerhet. Enligt LSS. Förteckning över rekryterade kontaktpersoner och stödfamiljer Protokoll och minnesanteckningar från projekt, samverkan med andra nämnder samt arbetsplatsträffar Förvaras i pärm Tas ut på papper för bevarande 3 år Bevaras Överklagan av beslut Diarieförs 5 år Bevaras Serie/handling Arkivläggning, förvaring mm Till Ej öppnade ärenden 6
Återtagna ärenden Om personen avlider, ångrar sig eller flyttar tas ärendet ut på papper från ProCapita och bevaras i pärm. - Gallras efter 5 år - SoL-handläggare SoL - Socialtjänstlagen SoL-akter Innehåll: - Journalanteckningar - Ansökan om bistånd - Behovsutredning - Beslut om bistånd - Yttranden från andra myndigheter och handlingar rörande God man - Läkarintyg - Individuella avtal - Avtal mellan myndigheter som gäller individen - Social dokumentation - Genomförandeplaner - Skrivelser - Ansökan och utredning, riksfärdtjänst Förs digitalt i ProCapita samt som pappersakt. Finns på respektive distrikt (Norrtälje, Hallstavik, Rimbo) 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning utom för individer födda dag 5, 15, 25. Dessa bevaras för forskning. Enligt SoL. Överklagan av beslut Diarieförs 5 år Bevaras Akter Socialpsykiatri Innehåll: - Ansökan om bistånd - Behovsutredning - Beslut om bistånd - Individuella avtal - Läkarintyg - Handlingar rörande God man - Yttranden från andra myndigheter - Skrivelser Pappersakt med innerakter, en för SoL och en för LSS 5 år efter sista anteckning Gallras 5 år efter sista anteckning utom för individer födda dag 5, 15, 25. Dessa bevaras för forskning. Enligt SoL och LSS. Protokoll och minnesanteckningar från projekt, samverkan med andra nämnder samt arbetsplatsträffar Original 3 år Bevaras Överklagan av beslut Diarieförs 5 år Bevaras 7