Utveckla med EU! Hur EU-projekt lyckas inom kommun och landsting

Utveckla med EU! Hur EU-projekt lyckas inom kommun och landsting

Viktiga hörnstenar för framgångsrika EU-projekt: Kompetens, mod, engagemang, ordning och reda. Varför blir vissa EU-projekt mer framgångsrika än andra? Och vad är det som gör att man i projekten lyckas engagera och övertyga medarbetare, chefer, beslutsfattare och finansiärer om att satsa tid och pengar? I den här broschyren får du träffa några eldsjälar som genomfört lyckade EU-projekt som uppmärksammats både nationellt och internationellt. De är goda förebilder och inspiratörer till alla som jobbar inom kommuner och landsting, och själva bär på idéer för att utveckla verksamheten. De har också på bästa sätt levt upp till de krav som ställs för att ett projekt ska få stöd från EU; att det finns en uttalad europeisk dimension och att projektet tillför ett mervärde till unionen. Det allra bästa betyget får de dock på hemmaplan; när de nya kunskaperna och de goda erfarenheterna införlivats och blivit en naturlig del i den dagliga verksamheten. Att jobba med EU-projekt kräver kompetens, mod, engagemang och ordning och reda. Hoppas att just du vågar lyfta blicken och utvecklar dina kloka projektidéer.

Du ska inte tro att det inte går. Allt är möjligt. Grunden till ett lyckat projekt sitter alltid hos människan. Men att kunna förändra något till det bättre, måste man först och främst veta vad man håller på med och ha en stark vilja till utveckling. Det behövs också ett lärande klimat där idéerna får flyga fritt och tas tillvara. Kalle Ängquist är länschef inom akutsjukvården inom Västerbottens läns landsting och har medverkat i många framgångsrika EU-projekt under åren, bland annat inom katastrofmedicin, extrem kyla och ambulansverksamhet i glesbygd. Samarbetspartners har bland annat kommit från Skottland, Grönland, Island, norra Finland och Nordnorge. Han menar att grunden till ett lyckat projekt helt och hållet sitter hos människan. Det börjar alltid med en god idé; varför kan man inte göra så här i stället? Då krävs det ett öppet sinne och en stark envishet för att orka driva fram sin idé. Vi jobbar hårt för att stimulera ett lärande klimat på våra arbetsplatser, där nyskapande idéer kan tas tillvara, gro och växa. I det här skedet måste man verkligen få tro på sig själv, känna att allt är möjligt. Inga dörrar är stängda. Har du inga fler kul projektidéer? Och när den positiva spiralen väl börjat snurra, händer det många spännande saker i organisationen. Nya projektidéer och nya produkter till exempel, berättar Kalle Ängqvist. Ännu roligare är dock att EU-projektet lett till två nya projekt inom katastrofmedicin och att medarbetare inom landstinget hör av sig och frågar om jag inte har några kul projektidéer som dom kan vara med och utveckla. Kalle Ängquist Länschef akutsjukvården, Västerbottens läns landsting. E-post: kalle.angquist@vll.se

Marianne Pedersen Projektchef Our life as elderly E-post: marianne.pedersen@soc.lulea.se Skaffa kompisar som vill samma sak. Okej, du har en bra idé. Men sen då? Sök hjälp, engagera och hitta fler som vill jobba för samma sak och har en gemensam vilja till förändring och förnyelse. Ensam är inte stark, särskilt när det gäller EU-projekt! Så här gjorde Marianne Pedersen, projektchef för Our life as elderly, som skulle skapa en strategi för planeringen av framtidens äldreomsorg. Det hela började år 2002 med ett stort utvecklingsprojekt inom Socialförvaltningen i Luleå, LuleParadiso. Vi frågade helt enkelt medborgarna i Luleå hur de ville att framtidens äldreomsorg skulle se ut. Resultatet av medborgardialogen blev så lyckat att vi kände att vi måste gå vidare. Då kom utvecklingskontoret med ett lysande tips: Dra igång ett EUprojekt inom programområdet Interreg, Norra periferin. Så vi for till ett nordiskt partenariat om äldreomsorg på Island och viftade med handen: Är det någon som vill samarbeta med oss om att utveckla en strategi för framtidens äldreomsorg? Javisst, sa man från Färöarna. Men det fattades ett land för att få sätta igång, så efter konferensen satte vi oss i en bil och åkte till Bodö i Nordnorge. På den vägen var det.

Ta vara på goda relationer Deltagarna från Luleå, Färöarna och Bodö satte ihop en gemensam ansökan och fick projektpengar för att dra igång. Vid starten tyckte programkontoret för Norra periferin att det behövdes fler länder i projektet, så efter det första året bjöd man in nya partners från norra Skottland och Finland. Det sa bara klick, igen, minns Marianne Pedersen. Vi har haft ett strålande samarbete under tre år och utvecklat goda relationer som vi fortfarande har mycket nytta av. Just relationerna är viktiga; se till att ni trivs tillsammans och ha en rejäl dos ödmjukhet med dig inför dina partners organisationskulturer och sätt att jobba.

En lagom dos byråkrati är bra. Ordning och reda är ännu bättre. Låt dig inte skrämmas av den byråkratiska hanteringen av EU-projekt. Acceptera EU:s regelverk för vad det är och se till att ha ordning och reda på alla rapporter, tidsplaner och inte minst, den ekonomiska redovisningen.

Inger Edebro Sikström Bibliotekschef Umeå. E-post: inger.edebro.sikstrom@umea.se När du drar igång ditt EU-projekt, se därför till att du har en bra planering. Det underlättade arbetet och höll ihop trådarna under det sex år långa projektet Bibliotek 2007, med sex kommuner inom Umeåregionen. Balans mellan vardag och vision Projektet har, bland annat via smarta IT-lösningar, ökat tillgängligheten för alla låntagare och särskilt för funktionshindrade, och belönats av både EU och FN. Inger Edebro Sikström, bibliotekschef i Umeå, har varit ordförande i styrgruppen sedan starten. Projektmetodiken är oerhört viktig. Här ska tidsplan, syfte, bakgrund, mål och uppföljning beskrivas noggrant. Alla styrande dokument, till exempel lägesrapporter, måste också kommuniceras ut till alla berörda för att öka både delaktighet och ansvarstagande. Det behövs även en balans mellan vardag och vision, så att man står med fötterna i verkligheten och hittar konkreta förbättringsområden, samtidigt som man höjer blicken och vågar prova helt nya lösningar. Ge heller inte upp om ni verkligen tror på er projektidé. Bibliotek 2007 fick först avslag, då man tyckte att vi inte var tillräckligt nyskapande. Tack vare att vi inte gav upp och hade ett starkt stöd hos våra kommunalråd, fick vi till slut ja och fick EU-pengarna, sammanlagt tio miljoner under sex år.

För att nya erfarenheter och kunskaper ska kunna lyftas in i den dagliga verksamheten och leda till nya sätt att jobba, krävs först och främst en god förankring. Annars finns risken att ett nytt projekt upplevs som ännu ett projekt i mängden. I många organisationer uppstår en projekttrötthet och man har svårt att ta tillvara positiva erfarenheter. Varje EU-projekt skapar positiva spiraler. Ta vara på dem i vardagen, idag och i morgon. Det hela handlar förstås om vilka förutsättningar som finns inom organisationen och vilka stödjande resurser man avsatt. På Kultur- och fritidsförvaltningen inom Piteå kommun har man till exempel utbildat personalen i engelska och hur man bygger upp partnerskap, ansöker och rapporterar i EU-projekt. EU-utbildningen är en pågående process som startade 2004 och där delar av utbildningen, uppföljningen och studiebesöken genomförts i Bryssel. Ett viktigt inslag i arbetet är förstås den egna EU-samordnaren, Mona Lundberg, som driver på arbetet och handlägger projektansökningarna. Vi får in massor av idéer varje år. Det har bl a lett till flera ungdomsutbyten med Italien, Irland och Grekland och att EUprojekt idag är en naturlig del i hela verksamheten. Vi lär oss mycket genom våra internationella kontakter och det nätverk vi byggt upp via EU-projekten. Det har givetvis alla medborgare i Piteå nytta av. Just nu diskuterar vi till exempel nya idéer för sport- och simhallar med våra italienska partners. En god idé föder alltid en till och en till Mona Lundberg EU-samordnare Piteå kommun E-post: mona.lundberg@kf.pitea.se

Käte Alrutz Cheflogoped Västerbottens läns landsting E-post: kate.alrutz@vll.se Gå inte över ån efter vatten. De bästa projektidéerna finns oftast närmare än du tror. Att utgå från ett befintligt problem är raka vägen till lyckade EU-projekt. Många av dem har helt enkelt fötts efter att någon förnuftig medarbetare tröttnat på att verksamheten inte fungerar som den borde. Näää, måste det vara så här, är ofta startskottet för en förändring till det bättre. Det har alltid saknats logopeder i södra Lappland, det vill säga de inre delarna av Västerbotten. Det stora upptagningsområdet sträcker sig från norska gränsen i väster till Bottenviken i öster. Patienterna, många av dem äldre som drabbats av afasi (språkstörning på grund av hjärnskada), orkade därför sällan ta sig till Norrlands Universitetssjukhus i Umeå för behandling. Då väcktes idén om distansterapi med hjälp av videokonferens och telekommunikation, berättar Käte Alrutz, cheflogoped i Västerbottens läns landsting och projektledare för EU-projektet Logopedi på distans, som startade 2005 och pågick fram till april 2007. Finansieringen kom från strukturfonden för innovativa åtgärder. Tandberg, ett välkänt företag inom visuell kommunikation och idag ägt av Ericsson, fanns med som partner, liksom logopedmottagningen vid Sunderby sjukhus i Norrbotten. 94 procent av patienterna är nöjda Nöden har ingen lag och vi var tvungna att hitta en lösning för att hjälpa våra långväga patienter, både äldre och yngre. Idag kan man koppla upp sig på alla vårdcentraler, med bra ljud och bildteknik och utvärderingar visar att hela 94 procent av afasipatienterna är nöjda. Vi når många som annars skulle avstå från behandlingen. Vi har dessutom testat att använda tekniken hemma hos patienter, med fast och trådlös bredbandsuppkoppling, med goda resultat. Logopedi på distans har belönats med flera pris och stipendier för bästa IT-lösning inom vården. Man har också gått till final i en stor internationell tävling om världens främsta IT-projekt inom hälso- och sjukvård. I projektet har det dessutom utvecklats nya produktlösningar och affärsidéer, bland annat en pekskärm till videokonferenssystem, som nu kan kommersialiseras.

Kloka råd för att utvecklas med EU! Här får du några kloka råd och erfarenheter från de framgångsrika projekt som bildar underlag till denna broschyr. Läs, lär och utvecklas med EU! Skapa lärande miljöer och tillåt nya idéer att spira, frodas och växa. Bygg goda relationer och nätverk med partners i och utanför den egna organisationen; på hemmaplan och i Europa. Utgå från befintliga problem och möjligheter. Då blir dina projektidéer relevanta och långsiktiga. Förankra idéerna tidigt i verksamheten och berätta hur de ska bidra till att ni jobbar smartare, även efter att projektet avslutats. Förankra idéerna i din organisation, både hos politiker och tjänstemän. Skapa stödjande strukturer och satsa resurser för att kunna delta i EU:s olika fonder och program. Sök gärna samarbeten utanför den egna organisationen. Ha ordning och reda med god planering och projektmetodik. Det behövs både i idéstadiet och under hela projektets genomförande.