Delårsbokslut 2018 Kommunledningsstab
Delårsbokslut 2018 2(8)
Innehållsförteckning Viktiga händelser...4 Ekonomikontor...4 Kommunledningskontor...4 Personalkontor...4 Ekonomiskt utfall/finansiell analys...4 Framtiden...4 Ekonomikontor...4 Kommunledningskontor...4 Personalkontor...5 Målområden...5 Attraktiv kommun...5 Trygghet och kunskap...5 Hållbar utveckling...6 Finansiellt perspektiv...6 Medarbetar- och arbetsgivarperspektiv...7 Delårsbokslut 2018 3(8)
Viktiga händelser Ekonomikontor Forshaga och Kils kommun diskuterar samverkan i ekonomifrågor. Ett första steg är att kommunerna upphandlar ekonomisystem gemensamt. Under våren har en omvärldsanalys gjorts och upphandlingsprojeketet fortsätter under hösten. Kommunen har tidigare samverkat med Karlstad om upphandlingstjänst men från våren 2018 har Forshaga kommun anställt en egen upphandlare. Möjliga samverkansformer i upphandlingsfrågor diskuteras nu också med Kil, Hammarö och Grums. Ny bolagsekonom anställd Vid pensionsavgång har ny ekonom anställts. Ekonomikontoret har ingått i projektet runt ny entreprenör för sophämtning. Kommunledningskontor Påbörjat kartläggning och anpassning utifrån nya dataskyddslagen GDPR Genomfört utredning kring hur Kultur, fritid och näringsliv kan organiseras Upphandlat tjänst inför revidering av översiktsplan (ÖP) 2018-2019 Tagit fram ny strategi för tillväxt Vid pensionsavgång har ny kommunsekreterare rekryterats Rekryterat ny medarbetare inom näringslivsenheten Arbetat fram nya former för samverkan kring myggbekämpning Personalkontor Utökat samarbete med förvaltningarnas ledningsgrupper Chefsutbildningar genomförs löpande Fokuserat på att förbättra samverkan på både central nivå samt förvaltningsnivå. Upphandling företagshälsovård Plan för att vara en attraktiv arbetsgivare Nyanställd lönekonsult samt tillfälligt stöd inom lönehanteringen Ekonomiskt utfall/finansiell analys Kommunledningskontoret bedöms hålla sin budget, och sammantaget ge överskott på ca 500 tkr: Inom kontorets budget ger kommunstyrelsen ett budgetunderskott på ca -400 tkr medan kommunledningskontoret ger ett budgetöverskott på 500 tkr pga ej tillsatt tjänst. Budget för kollektivtrafik beräknas ge ett överskott på ca 300 tkr. Ekonomikontoret bedömer att budgeten kommer att hålla. Ökade kostnader under projekt upphandling av ekonomisystem uppstår under hösten, men bedömningen är ändå att budgeten kommer att hållas. Personalkontoret bedöms hålla sin budget. Kontoret ligger under de första 8 månaderna väl till i förhållande till budget, men under hösten kommer personalkostnaderna att vara något högre. Framtiden Ekonomikontor Nytt abonnentsystem Ekonomisystem - upphandling E-handelssystem Nytt hyressystem Avtalsuppföljning och avtalstrohet Kommunledningskontor Ledning och styrning av kommunledningsstab och eventuellt kontaktcenter Ledning och styrning samt organisatorisk tillhörighet för Kultur, fritid och näringsliv Samlad ledning och styrning av kommunens olika diarier Upphandling diariesystem Delårsbokslut 2018 4(8)
Juridisk kompetens Säkerhetsarbete och civilt försvar Personalkontor Upphandling av företagshälsovård Utbildningsinsatser för att stötta nyanställda chefer samt höja kompetensen hos samtliga chefer Ytterligare digitalisera lönehanteringen med bland annat digitala scheman Arbeta för att Forshaga kommun ska upplevas som en attraktiv arbetsgivare Stötta verksamheten för att förbättra samverkan Målområden Attraktiv kommun Våra invånare trivs och är stolta över sin plats Öka andelen sålda tomter. 6 Antal markanvisade områden. 1 Antal företagsbesök. 20 Förbättra kommunens service till företagen. 4 Våra invånare är delaktiga genom information och öppen dialog. Hur god är kommunens webbinformation till medborgarna? 94 Kommunens webbinformation har bedömts av SKL och rangordnats till en utmärkt andraplats i landet. Hur god är kommunens webbinformation till medborgarna? 94 Hur väl möjliggör kommunen för medborgarna att delta i kommunens utveckling? Kommunen har prövat en ny metod under året där inspel inför centrumutveckling har kunnat följas digitalt och där inspelen även utvecklats visuellt i datormiljö Hur väl möjliggör kommunen för medborgarna att delta i kommunens utveckling? Bibehålla utgivningstakten av kommuntidningen Kontakten. Aktuell ekonomiinformation och budget och bokslut i korthet på kommunens hemsida (Ekonomikontor) 6 100% 100% 100% Kommunens hela budget finns presenterad. Kommunens budget presenteras i en förenklad form anpassad för medborgare och målgrupper. Kommunens hela årsredovisning finns presenterad. Kommunen ger ut en förenklad version av årsredovisning/berättelse till kommunens medborgare. Trygghet och kunskap Våra invånare har ett livslångt lärande Delårsbokslut 2018 5(8)
Öka andel företagare som medverkar i kompetenshöjande åtgärder. 10% Hållbar utveckling Vår kommun ska växa på ett ansvarsfullt och hållbart sätt Antal nystartade företag per 1000 invånare. Antal nystartade företag per 1000 invånare. Vi är klimatneutrala år 2030 Leverantörsfakturor - Minst 60% ska vara e-fakturor (Ekonomikontor) 59% 60% 98,33% Ekonomikontoret når inte per delåret upp till målsättningen att 60 % av leverantörsfakturorna ska vara e-fakturor. E-fakturorna uppgår till 59%. Kundfakturor - Minst 40% ska vara e-fakturor (Ekonomikontor) 25% 40% 62,5% Ekonomikontoret når inte upp till målsättningen att 40 % kundfakturor ska vara e-fakturor. 6.636 fakturor av totalt 26.199 fakturor är e-fakturor, alltså 25 %. Planer på att lägga in information om e-fakturering i folder till nyinflyttade och även informera vid utskick till nya kunder. Öka antalet avläsningskort via webben (Ekonomikontor) 2 200 Bedömningen är att antalet avläsningskort via webben kommer att öka mellan 2017 och 2018. Möte/utbildning via web/telefon (Ekonomikontor) 10 10 100% Ekonomikontoret har genomfört mer än 10 möten/utbildningstillfällen via web/telefon. Finansiellt perspektiv Vi har god ekonomisk hushållning och positiva resultat. Verksamheten håller givna budgetramar. Avtalstrohet i inköp (Ekonomikontor) 100% Uppföljning av avtalstrohet pågår under hösten 2018. Verksamheten håller given budgetram (Ekonomikontor) 100 100% 100% Ekonomikontoret håller given budgetram. Minska andelen för sent betalda fakturor (Ekonomikontor) 14% 17% 117,65% Genomföra lönehanteringen med kvalitet och på ett likvärdigt sätt. 3% 6% 50% Delårsbokslut 2018 6(8)
Checklistor görs och fylls i månadsvis av varje lönekonsult. Internkontroll av checklistor ska göras varannan månad, måttet avser denna kontroll. Internkontrollen har genomförts som planerat. Medarbetar- och arbetsgivarperspektiv Våra medarbetare har god förståelse och kompetens för sitt uppdrag Invånarnas syn på kommunernas service vid myndighetsutövning. Invånarnas syn på kommunernas service vid myndighetsutövning. Öka tillgängligheten och sökbarheten på Intranätet. 100% Öka tillgängligheten och sökbarheten på Intranätet. Öka tillgängligheten och sökbarheten på Intranätet. Personalkontoret har påbörjat arbetet med att flytta informationen på intranätet till den nya strukturen. Vi beräknar bli klara enligt plan under året. Öka kvaliteten i underlagen till den politiska organisationen Ökad medvetenhet om värdegrund och värdskap Alla chefer ska känna till vår styrmodell och röda tråd. Alla nämnder ska ha en reviderad dokumenthanteringsplan under 2018. 5 5 100% Under första halvåret 2018 blev samtliga dokumenthanteringsplaner reviderade. Öka medarbetarnas kunskap inom lönerapportering. 3 7 42,86% Vi har uppfyllt måttet för genomförda självserviceutbildningar första halvåret och vi använder teamviewer vid supportärenden. Vi uppskattar att vi kommer uppfylla målvärdet för året. Öka chefernas medvetenhet och kompetens inom HR-området. 4,7 4 117,5% Vi har genomfört sex utbildningar för chefer under våren. Det genomsnittliga utvärderingsresultatet är 4,7 av 6 möjliga. Målvärdet är uppnått. Öka kunskapen hos chefer gällande lönehantering Besök hos chefer och administratörer enskilt har genomförts. Flera av dessa har varit hos nya chefer och vi uppskattar att de chefer som har fått ett möte har en ökad kunskap. Ökad kunskap hos cheferna innebär en ökad kvalitet genom fler korrekta uppgifter i lönesystemet. Besök i ledningsgrupper har skett. Utbildningstillfällen för ledare inom verksamhetsområden är inplanerat under hösten 2018. Flera nya chefer har anställts inför hösten och vi kommer lägga ett fokus på att kompetensutveckla dem. Vi är en attraktiv arbetsgivare Delårsbokslut 2018 7(8)
Rätt lön i rätt tid 7,7 120 193,58% De fackliga representanterna i CESAM upplever att samverkan på central nivå har förbättrats under året. 100% 100% 100% Vi har frågat representanterna i CESAM om deras åsikt. Deras uppfattning är att samverkan på central nivå i kommunen fungerar bra. De får såväl information som möjlighet att vara delaktiga innan beslut fattas Underlätta för förvaltningarna att hantera HR-frågor i samverkan. 80% 100% 80% Personalkontoret har deltagit fem central samverkansgrupper samt åtta förvaltningssamverkan under första halvåret. HR har tagit fram en årsplanering för samverkan. Måttet beräknas uppfyllas under året. Våra medarbetare har en god hälsa Andel sjukfrånvaro under 5 % Andel sjukfrånvaro under 5 % Andel sjukfrånvaro under 5 % (Ekonomikontor) 3,31 5 66,2% Ekonomikontorets frånvaro ligger under 5%. Andel sjukfrånvaro under 5 % 5,95 5 119% Korttidssjukfrånvaron har ökat och långtidssjukfrånvaron har minskat i förhållande till samma period föregående år. Minst 40 % av medarbetarna nyttjar friskvårdsbidraget 21% 40% 52,5% 204 anställda har nyttjat frisvårdsbidraget under årets första sju månader. Delårsbokslut 2018 8(8)