MANUAL DPST
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Att logga in...2 Kund vill lämna in (förregistrerat paket)... 3 Kund vill lämna in paket (ej förregistrerat)... 7 Kund hämtar ut paket (ej VaruEfterKrav)... 12 Kund hämtar ut VaruEfterKravs paket (COD=Cash On Delivery)... 15 Kund vägrar ta emot paket... 17 Avbryt paket... 19 Leverans av DHL... 20 Förbereda upphämtning av DHL... 25 Upphämtning av DHL... 27 Postorderretur... 30 Att ta ut administrationsrapport/etikett återutskrift... 32 Vanliga frågor... 33 Version 1
Att logga in Öppna ett internetfönster och skriv in adressen https://dpst.dhl.com/svcpoint Skriv in ert SERVICE POINT ID och lösenord. Klicka sedan på Login. Skulle ni behöva byta lösenord kommer denna ruta upp. Klicka därefter OK. Version 1 2
Kund vill lämna in (förregistrerat paket) Logga in på DPST och välj Kund lämnar in paket. 1. Scanna eller knappa in kundens sändningsnummer. Alla uppgifter fylls i automatiskt. Kontrollera att kunden valt rätt kartongstorlek. 2. Klicka "nästa" Version 1 3
Även här fylls alla uppgifter i automatiskt. 3. Klicka "Nästa" Version 1 4
Utskrift av adresslapp startar automatiskt. 4. Riv av översta delen av adresslappen och ge till kunden som kvitto på inlämningen, klistra sedan på adresslappen på kartongen som ska skickas. 5. Klicka på "SLUTFÖR"!! (VIKTIGT!!!) 6. Ta betalt av kunden. Version 1 5
Exempel adressetikett Version 1 6
Kund vill lämna in paket (ej förregistrerat) 1. Logga in på DPST och välj Kund lämnar in paket. 2. Fyll i mottagande postnummer och stad, välj paketstorlek. Fält angivna med fet stil måste fyllas i. Den valda paketstorleken och priset kommer upp. 3. Klicka sedan på "Nästa" Version 1 7
4. Fyll i avsändarens och mottagarens namn, gatuadress, postnummer och ort samt vilken typ av avisering mottagaren vill ha (e-mail eller sms) och vilken typ av bokningsbekräftelse avsändaren vill ha (e-mail eller sms). Version 1 8
5. Klicka på "Närmaste SERVICE POINT" eller "Sök SERVICE POINT". 6. Välj mottagande SERVICE POINT och klicka på Nästa. Version 1 9
Utskrift av adresslapp startar automatiskt. 7. Riv av översta delen av adresslappen och ge till kunden som kvitto på inlämningen, klistra sedan på adresslappen på kartongen som ska skickas. 8. Klicka på "SLUTFÖR"!! (VIKTIGT!!!) 9. Ta betalt av kunden. Version 1 10
Exempel adressetikett Version 1 11
Kund hämtar ut paket (ej VaruEfterKrav) 1. Logga in på DPST och välj Kund hämtar ut paket. Under menyn "Sändningar som ska lämnas ut" visas alla sändningar som er ServicePoint tagit emot eller enbart den sändning ni sökt på. 2. Sök på "Sändningsnummer" och/eller "Mottagarens namn" så kommer endast den sändningen ni ska lämna ut upp på skärmen. 3. Efter att ni hittat den sändning kund vill hämta ut, bocka i "Lämna ut" och klicka på "Nästa" Version 1 12
På denna sida väljer man vilken typ av ID kunden legitimerar sig med. 4. Fyll i namn, typ av legitimation (körkort, pass eller motsv.) och personnummer på den som hämtar ut. 5. Klicka Nästa 6. Om kunden accepterar att ta emot paketet, kontrollera att Acceptera är ifylld och klicka Nästa. Version 1 13
Ett kvitto skrivs ut ur skrivaren som kunden skall kvittera. Denna kvittens skall förvaras hos er i minst tre månader. Detta enligt befintliga rutiner. 7. Klicka sedan på "SLUTFÖR". Version 1 14
Kund hämtar ut VaruEfterKravs paket (COD=Cash On Delivery) 6. Logga in på DPST och välj Kund hämtar ut paket. 7. Sök på "Sändningsnummer" och/eller "Mottagarens namn" så kommer endast den sändningen ni ska lämna ut upp på skärmen. Under rubrik Efterkrav står summan som kund ska betala. 8. Bocka i "Tillgänglig" och klicka på "Nästa" Version 1 15
På denna sida väljer man vilken typ av ID kunden legitimerar sig med. 9. Fyll i namn, typ av legitimation (körkort, pass eller motsv.) och personnummer på den som hämtar ut. 10. Klicka Nästa 11. Om kunden accepterar att ta emot paketet, kontrollera att Acceptera är ifylld och klicka Nästa. Ett kvitto skrivs ut ur skrivaren som kunden skall kvittera. Denna kvittens skall förvaras hos er i minst tre månader. Detta enligt befintliga rutiner. 12. Klicka sedan på "SLUTFÖR". 13. GLÖM EJ att ta betalt av Kunden Version 1 16
Kund vägrar ta emot paket 1. Logga in på DPST och välj Kund hämtar ut paket. 2. Sök på "Sändningsnummer" och/eller "Mottagarens namn" så kommer endast den sändningen ni ska lämna ut upp på skärmen. Under menyn "Sändningar som ska lämnas ut" visas alla sändningar som er ServicePoint tagit emot, eller enbart den sändning ni sökt på. 3. Efter att ni hittat den sändning kund vill hämta ut, bocka i "Lämna ut" och klicka på "Nästa" Version 1 17
På denna sida väljer man vilken typ av ID kunden legitimerar sig med. 4. Fyll i namn, typ av legitimation (körkort, pass eller motsv.) och personnummer på den som hämtar ut. 5. Klicka Nästa 6. Om kunden vägrar ta emot paketet, välj orsak till detta. 7. Bocka i "Alla sändningar har en ÄFF-etikett". Det valet kommer endast fram om ni valt en "Orsak till vägran". OBS! Klistra ej etiketten över befintlig adresslapp 8. Klicka Nästa och ni är tillbaka på huvudmenyn. Efter detta kommer paketet automatiskt att bli klart för retursändning och kommer att läggas under "Hämtning av DHL". Där hanteras sändningen som alla andra sändningar som ska hämtas in till DHL. Version 1 18
Avbryt paket Denna meny används om kund har gjort en sändning, men sedan vill avbryta sändningen. Det går enbart att avbryta ett paket som ej har upphämtats (obs allt med fet text är obligatoriska uppgifter). Ange sändningsnummer på det paket som skall avbrytas. Här anger ni sändningsnumret på det paket som ska avbrytas. Kund måste även visa upp kvitto för att paketet ska avbrytas. Klicka sedan på Nästa. Sändningsinformation Här visas en sammanfattning på det paket som ska avbrytas. Kontrollera att informationen i DPST stämmer överens med kvittot kunden har. Kundens legitimation Här fyller ni i Namn, ID typ (Körkort, Pass, Företags-ID eller Annat). Sedan fyller ni i ID nummer. Kontrollera uppgifterna, klicka sedan på Nästa. Här kommer information om Sändningsnummer och Totalt belopp. Om alla uppgifter stämmer, förstör kundens samt er egen sändningsdokumentation. Återbetala sedan kunden. Klicka på Slutför, ni kommer då till huvudmenyn. Version 1 19
Leverans av DHL 1. Logga in på DPST och välj Leverans av DHL. Allt med fet stil är obligatoriska uppgifter. 2. Fyll i "Chaufförens ID" och "Antal sändningar". Chauffören behöver inte legitimera sig när han lämnar paket, så skriv in några valfria siffror i rutan (se bild). 3. Klicka sedan på "Nästa" Version 1 20
4. Fyll i eller scanna varje rad med ett sändningsnummer. Antalet kolli fylls i automatiskt. Om ni har angett fel nummer, så tar man bort informationen på en rad genom att trycka på "Rensa". OBS! Scanna på paketet inte lastläggningslappen 5. När alla paket är inscannade, klicka på "Nästa" Här står det till vem sändningen/sändningarna ska. Det sker även en avisering till mottagaren genom ett automatiskt genererat sms eller e-mail. 6. Klicka sedan på "Slutför". Ni kommer då automatiskt till huvudmenyn. Exempel på LastLäggningsLapp Version 1 21
KALLE KULA Exempel på LastLäggningsLapp med VaruEfterKrav KALLE KULA Exempel på adressetikett som sitter på VaruEfterKravspaket. Version 1 22
Här kallas det C.O.D = Cash On Delivery. Exempel på VaruEfterKravskvittens Version 1 23
Version 1 24
Förbereda upphämtning av DHL 1. Logga in på DPST och välj Upphämtning av DHL. Här finns två val Hämtning nu och "Förbered hämtning". Förbered hämtning är ej obligatorisk men används för att förbereda innan DHL kommer för att hämta sändningar så att själva upphämtningen går fortare. Version 1 25
2. Klicka på Förbered hämtning. 3. Tryck på "Nästa", alla sändningar som ska hämtas visas. 4. Bocka i "Accepterad" eller "Saknad" på sändningarna. 5. När ni har bockat för de sändningar ni vill förbereda, klicka på "Spara", alla val ni gjort sparas och återfinns under "Hämtning nu" och ni hamnar åter på huvudmenyn. Version 1 26
Upphämtning av DHL 1. Logga in på DPST och välj Upphämtning av DHL. Här finns två val Hämtning nu och "Förbered hämtning". Version 1 27
2. När chauffören kommer, klicka på "Hämtning nu" Alla fält med fet stil är obligatoriska uppgifter. 3. Scanna eller mata in Chaufförens ID, klicka på "Nästa" Denna sida visar alla sändningar som är klara för upphämtning av DHL. Det innebär Timeoutsändningar, sändningar inlämnade till er SERVICE POINT, vägrade sändningar och Postorder-returer. 4. Här måste man välja "Accepterad" eller "Saknad" på ALLA sändningar. 5. Efter att ni har gjort era val, klicka på "Nästa". Det skrivs automatiskt ut en sändningslista i två exemplar. Version 1 28
6. Chauffören och SERVICE POINT skriver under bägge, en för SERVICE POINT att arkivera och en för chauffören att ta med sig till DHL 7. Klicka sedan på "SLUTFÖR". Ni kommer då automatiskt till huvudmenyn. Exempel på sändningslista Version 1 29
Postorderretur 1. Logga in på DPST och välj Postorderretur 2. Gul kartong behöver inte användas vid Postorderretur utan emballaget är i regel ursprunglig avsändarens. 3. Endast etiketter märkta med DHL SERVICE POINT Retur accepteras. Övriga etiketter kan inte hanteras i DPST. Om kund har annan etikett, be denne kontakta DHL Kundtjänst på nummer: 0771-345 345. 4. Kund skall däremot ha med sig en förtryckt adresslapp. 5. Slå in antal paket som ska returneras och scanna eller knappa in sändningsnumret/numren som står på adresslappen i respektive ruta. Bokning för upphämtning av DHL sker automatiskt. 6. Klicka på SLUTFÖR OBS! Ingen betalning krävs av kund. Version 1 30
Exempel förtryckt adresslapp Version 1 31
Att ta ut administrationsrapport/etikett återutskrift För att ta ut en administrationsrapport, klicka på Administration till vänster i Huvudmenyn. Under rubriken Administration finns Rapporter. Välj sedan Ersättningsrapport eller Summerad Ersättningsrapport. Välj aktuell månad eller ange själv aktuell tidsperiod. Klicka sedan på Skapa rapport. Du kan välja att skriva ut rapporten eller spara den på lämpligt ställe i datorn. Den blå cirkeln visar var ni kan skriva ut ny etikett vid behov. Övriga knappar Avbryt paket: Används om kund ändrar sig efter registrering av sändning/ar. Kan användas fram tills DHL hämtat kartongen hos Service Point. DHL Retur: Knappen blinkar rött när det finns Timeout-sändningar d.v.s. att ni har paket som ej blivit uthämtade inom 14 dagar. Klicka på knappen för att se och åtgärda sändningen. Inventera: Här kan ni se vilka paket ni har registrerade i DPST. Detaljerad sammanställning av det som finns i högra fältet i Huvudmenyn. Data saknas: Används om sändningen saknar viktiga uppgifter som t.ex. mobilnummer eller mailadress. Version 1 32
Vanliga frågor Kan annan än mottagaren hämta ut paket? Ja, om budet har sändningsnummer och kan legitimera sig. I annat fall måste de kontakta avsändaren för att få ut paketet. Kan man använda eget emballage? Nej, i och med att betalningen för frakten är inbakad i emballagepriset. Om inte DHL har hämtat paket, vem kontaktar man då? Ring DHL Partnersupport och begär bokning. Tala om att du är en SERVICE POINT Partner. Telefonnummer är 0771-188 345 #4. Kund skall hämta paket, men programmet/skrivaren fungerar inte? Tag kundens personnummer och namn samt anteckna sändningsnummer på en lös papperslapp. Be kunden signera på denna lapp och lös sedan problemet med hjälp av DHL Partnersupport på Tel. 0771-188 345 #2. Mina etikettrullar är slut. Var beställer jag nya? På samma ställe som du beställer kartonger! Öppna DHL DPST. I vänstra fältet, klicka på Administration och välj Beställ. Längs ner i listan kan du även beställa broschyrer m.m. Min dator har kraschat och jag har ingen ny ännu! Kontakta DHL support när du får in eller skall lämna ut sändning, så hjälper de dig vid akuta situationer. När du fått en ny dator kontaktar du DHL Partnersupport på tel. 0771-188 345 #2 så får du hjälp. Skrivaren skriver bara ut ibland och den gröna ringen blinkar på skrivaren! 1. Kolla om USB-kabeln sitter på plats i PC:n. (Vanligt fel!) 2. Se till att skrivaren inte står i direkt solljus för då kan den inte läsa av etikettlängden och vägrar skriva ut. 3. Prova att stänga av skrivaren (On/Off-knapp på baksidan) och vänta 20 sek. Slå på den igen och blinkar lampan fortfarande, tryck en gång på knappen på ovansidan. En etikett skall då matas ut och gröna lampan skall lysa med fast grönt sken. 4. Om ovan inte fungerar, tag kontakt med DHL Partnersupport #2 på tel. 0771-188 345. Kan jag ta emot andra DHL-paket som t.ex. DHL Paket eller DHL Stycke som kunder vill lämna in? Nej! Ni får endast ta emot paket där det står DHL SERVICE POINT längst upp på adresslappen. Enda gången ni tar emot andra paket är när DHL-chauffören levererar paket som är leveranser till er själva. Dessa behöver då inte scannas in i DPST-Systemet. Hur gör jag när systemet ligger nere och kund kommer för att hämta ut paket? Är sändningen inlagd i DPST ber du om mottagaren/budet om legitimation, skriv legitimationstyp, mottagaren/budets personnummer och namn på lastläggningslappen. Ber mottagaren/budet kvittera på lastläggningslappen och vid eventuellt varuefterkrav, ta betalt enligt belopp på lastläggningslappen. När DPST fungerar igen, loggar du in och avslutar sändningen enligt utlämningsrutin, med hjälp av informationen på lastläggningslappen. Om sändningen inte är inlagd i DPST följ samma rutin som innan; Be mottagaren/budet om legitimation, skriv legitimationstyp, mottagaren/budets personnummer och namn på lastläggningslappen. Be mottagaren/budet kvittera på lastläggningslappen och vid eventuellt varuefterkrav, ta betalt enligt belopp på lastläggningslappen. När DPST fungerar igen måste ni logga in och först mottagsregistera sändningen som Leverans av DHL i DPST med hjälp av informationen på lastläggningslappen. Sedan avsluta sändningen enligt utlämningsrutin med hjälp av informationen på lastläggningslappen. Observera att mottagaren kommer att bli aviserad trots att paketet redan är uthämtat. Vid eventuell förfrågan referera till den signerade lastläggningslappen. Version 1 33
DHL EXPRESS (Sweden) AB DHL SERVICE POINT 170 87 Stockholm tel 0771-345 345 För mer information: www.servicepoint.se www.dhl.com DHL Express Gäller från och med 2009-07-01