PLAN Verksamhetsplan 2019 Fastställd av Framtagen av regionstyrelseförvaltningen Datum 2018-12-11 Version 1.0 Eventuell bild 1 (11)
Innehåll 1 Verksamhetsplanens syfte och funktion... 3 2 Verksamhetsbeskrivning... 3 2.1 Övergripande beskrivning av verksamhetens uppdrag... 3 2.2 Nulägesbeskrivning... 3 2.3 Uppdrag... 4 2.3.1 Prioriterade uppdrag från nämnd... 4 2.4 Koncernledningens gemensamma prioriteringar... 5 2.5 Ekonomi... 5 2.6 Medarbetare... 5 3 Mål... 6 3.1 Mål från koncernstyrkort... 6 3.2 Mål från övergripande program... 7 3.3 Nämndmål... 7 4 Prioriterade utvecklingsområden... 8 5 Prioriterade aktiviteter... 8 6 Uppföljning...10 2 (11)
1 Verksamhetsplanens syfte och funktion Verksamhetsplanen beskriver den långsiktiga inriktningen för överförmyndarnämndens arbete och de aktiviteter som kommer att prioriteras för det aktuella året. Planen syftar till att skapa en röd tråd från de koncernövergripande målen till nämndens egna mål, verksamhetsplanering och budget. Med verksamhetsplanen som utgångspunkt gör nämnden en aktivitetsplan. Styrkort Aktivitetsplan Verksamhetsplan Medarbetarkontrakt Figur 1: Styrkedjan från koncernstyrkort till medarbetarkontrakt 2 Verksamhetsbeskrivning 2.1 Övergripande beskrivning av verksamhetens uppdrag Enligt lag ska det i varje kommun finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd. har sedan 1 januari 2007 en överförmyndarnämnd. ska efter ansökan eller anmälan utreda behov av god man, förvaltare eller förmyndare för personer som av olika anledningar inte kan förvalta sin egendom, föra sin talan och tillvarata sina rättigheter. ansvarar därefter för tillsyn över förmyndares, förvaltares och gode mäns förvaltning. utövar också viss kontroll över föräldrar som har barn under 18 år. Kontrollen gäller i första hand de barn som äger tillgångar över 8 prisbasbelopp. Nämnden utser även god man för ensamkommande barn som anländer till Gotland efter anvisning av Migrationsverket eller genom placering av annan kommuns socialtjänst. 2.2 Nulägesbeskrivning arbetar med att rekrytera och utbilda fler ställföreträdare, dock inte i tillräcklig omfattning för att uppnå en tillfredställande nivå. Orsaken till det är att det inte finns tillräckliga personalresurser. Under 2018 har nämnden påbörjat ett arbete med att utarbeta en strategisk plan för att säkerställa kompetensförsörjningen av ställföreträdare. I arbetet ingår bland annat ett beslut om att det i samband med strategisk plan och budget 2020-2023 skall äskas pengar till en halvtidstjänst vars främsta arbetsuppgift skall vara just rekrytering och fortbildning av ställföreträdare. Nyckeln till en stabil kompetensförsörjning ligger i ett kontinuerligt arbete med frågan. Under hösten har ett återkommande arbete med annonsering i dagstidningar och över internet visat sig ge visst resultat. Dock är tillgången på ställföreträdare ännu betydligt lägre än efterfrågan på dem. Nämnden tillser i skrivande stund 709 ärenden som är fördelade på 3 (11)
462 ställföreträdare. Nämnden behöver därför lägga mer kraft på arbetet med att rekrytera och utbilda fler ställföreträdare. är en liten verksamhet i som till största delen hanterar sekretessbelagt material. har därför, till följd av sin ringa storlek och sekretessbehovet halkat efter övriga delar i regionen avseende digitalisering av nämndshanteringen. Under 2018 har det börjat röra på sig så smått vad gäller ärendehanteringen och beslut finns om att äska pengar för en uppgradering av kansliets ärendehanteringssystem till ett som är mer kompatibelt med en digitaliserad omvärld. Vidare finns det idag digitaliserade blanketter och en e-tjänst för bland annat inlämnande av årsräkningar under uppbyggande. Den främsta anledningen till att utvecklingsarbetet avseende digitalisering avstannat är att personalsituationen på kansliet varit ordentligt ansträngd under hösten (se nedan). Nämnden har känt sig nödgade att prioritera den dagliga verksamheten på bekostnad av bland annat digitaliseringsarbetet. s kansli har under 2018 haft en personalomsättning på 50 % (2 tjänster av 4); bland annat lämnade en mångårig och mycket erfaren handläggare sin tjänst i september. Det har medfört att kansliet varit underbemannat under perioder av året. Två av fyra medarbetare har jobbat inom verksamheten mindre än ett år. s ekonomiska situation är tudelad och något osäker i nuläget. Nämnden har fått ett tillskott till budgeten för arvoden till ställföreträdare om 500 tkr. Samtidigt har det beslutats att nämnden skall nyttja sitt egna kapital (465 tkr) för att täcka en del av kostnaderna för gode män för ensamkommande barn. Prognosen för den kostnaden ligger på 1 Mkr varför nämnden sökt tilläggsanslag på 535 tkr och fått avslag. I dagsläget vet inte nämnden hur situationen kommer arta sig. Förfrågningar har skickats till regionstyrelsen och dess ordförande utan att ha besvarats. 2.3 Uppdrag 2.3.1 Prioriterade uppdrag från nämnd kommer under 2019 att fortsätta sitt arbete med att rekrytera och utbilda fler ställföreträdare. Nämnden skall upprätta en strategisk plan för ett kontinuerligt arbete med rekryteringen och utbildning. Målet är att så snabbt som möjligt aktivera nya ställföreträdare i uppdrag. I den strategin ingår ÖFN 91/2018, ett beslut om att ansöka om medel för att utöka kansliets personalstyrka med 0,5 tjänst. En tjänst vars främsta fokus skall vara kompetensförsörjningen av ställföreträdare. kommer även att fortsätta arbetet med digitalisering i form av framtagande av e-tjänster, digital nämndhantering och akthantering/ärendehandläggning. Under 2018 har den digitala utvecklingen av nämndens ansvarsområde inte varit fullt tillfredställande. Mycket har gjorts, främst i form av små steg framåt som digitala blanketter, minskade pappersutskick till nämnden och en uppdatering av hemsidan. Dock är digitaliseringen av den helt igenom analoga ärendehanteringen fortfarande långt från att realiseras. Det har dock fattats beslut om att pengar skall äskas för att investera i ett uppdaterat ärendehanteringssystem (WÄRNA Go) med bättre stöd för digital hantering, se ÖFN 90/2018. 4 (11)
kommer också att omarbeta och uppdatera sin kundundersökning. Detta behöver prioriteras då svarsfrekvensen inte var tillfredställande 2018 samt att enkätens sammansättning gjorde resultatet opålitligt. 2.4 Koncernledningens gemensamma prioriteringar Kompetensförsörjning; Se Prioriterade utvecklingsområden och Prioriterade aktiviteter (4 & 5). Digitalisering; Se prioriterade uppdrag från nämnd (2.3.1) samt Prioriterade utvecklingsområden och Prioriterade aktiviteter (4 & 5). Service; arbetar fortlöpande med att bibehålla en god servicenivå för våra huvudmän, ställföreträdare och övriga samarbetspartners. Se nämndmål 2 till 6. 2.5 Ekonomi Organisationsnivå Intäkter Kostnader Netto Nämndskostnader 0 306 306 Kanslitjänster 0 2 755 2 755 Arvoden till ställföreträdare 0 4 286 4 286 Arvoden till gode män för ensamkommande barn 0 0 0 Summa 7,347 7,347 Tabell 1: Budget 2019 Investeringar Tabell 2: Investeringsram Budget 2019 Kommentarer: s budget för 2019 är beräknad till 7,347 tkr. Nämnden saknar investeringsbudget. 2.6 Medarbetare har inga egna anställda utan köper tjänster från regionstyrelseförvaltningen. Personal 2017 2018 Antal anställda varav - kvinnor 2,3 1,2 - män 1 1,4 - tidsbegränsat anställda 0,5 1,2 Tabell 3: Medarbetare, Kommentarer: Antalet tjänster på kansliet är 4,0 från den 1 januari 2018. Den faktiska bemanningen har dock legat på ca 3,8 tjänster. 5 (11)
3 Mål 3.1 Mål från koncernstyrkort För överförmyndarnämndens verksamhet är endast ett fåtal av målområden från koncernstyrkortet tillämpliga, och då endast i viss utsträckning. Inom målområde social hållbarhet är följande mål relevanta för nämnden: Att bidra till gotlänningarnas upplevda trygghet är en av de indikatorer som indikerar god folkhälsa. Nämndens verksamhet bygger till stor del på att huvudmän och ställföreträdare känner sig trygga med nämndens beslut och kansliets kompetens i det dagliga arbetet. En annan viktig aspekt i nämndens verksamhet är gotlänningarnas känsla av delaktighet, där godmanskap som huvudregel handlar om frivillighet och samtycke. Genom nämndens verksamhet kan också noteras att gotlänningars möjlighet till delaktighet i samhället ökar, då svaga och utsatta människor genom ställföreträdarskapet ges ökade möjligheter till delaktighet på lika villkor. Inom målområde kvalitet är följande mål relevanta: God tillgänglighet i nämnden har som mål att besvara all e-post inom två dagar. Vidare arbetar nämnden fortsatt för god tillgänglighet via telefon, med fasta telefontider där huvudmän och ställföreträdare m.fl. via telefonkontakt kan få svar på sina frågor. Vid alla kontakter, såväl internt som externt eftersträvar nämnden och kansliets medarbetare ett gott bemötande. har visserligen inget personalansvar, men kan ändå se att målområde medarbetare innehåller en del för nämnden relevanta mål: Medarbetare har förutsättningar att bidra till verksamhetsutveckling för överförmyndarnämnden, som köper kanslifunktionen av regionstyrelseförvaltningen, är det viktigt att kansliets medarbetare upplever sitt arbete som meningsfullt, att de lär nytt och är en drivande kraft vad gäller utvecklingen av verksamheten. För att det ska vara möjligt är det essentiellt att kansliets medarbetare förstår verksamheten och sitt eget uppdrag, dvs. att medarbetarna är insatta i nämndens mål och vet vad som förväntas av dem för att dessa mål skall uppnås. Vidare är det viktigt för nämnden att såväl den fysiska som psykiska arbetsmiljön vid kansliet ger förutsättningar för medarbetare att bibehålla god hälsa. Detta är en förutsättning för att verksamheten ska fungera på ett så bra sätt som möjligt. Enligt s styrmodell mäts detta genom att följa hur sjukfrånvaron ser ut. 6 (11)
Figur 2: s koncernstyrkort 3.2 Mål från övergripande program berörs inte av några övergripande program varför 3.2 inte är tilllämplig för nämndens räkning. 3.3 Nämndmål 1. Utifrån överförmyndarnämndens lagstadgade uppdrag ser nämnden det som viktigt att verksamheten ska bedrivas rättssäkert och med tydlighet, tillgänglighet och trygghet. 2. Kansliet ska sträva efter korta handläggningstider och samarbeta med tingsrätten så att även den totala handläggningstiden blir så optimal som möjligt. Målet för 2019 är att handläggningstiden på kansliet ska vara maximalt 70 dagar och mätas tre ggr/år i samband med delår 1 och 2 samt årsbokslut. 3. Tillsynen som sker genom granskning av årsräkningar görs enligt särskilt granskningsprogram. Målet för 2019 är att alla årsräkningar som inkommit i tid och är kompletta ska vara granskade senast 2019-08-31. 4. Skriftspråket ska vara tydligt och enkelt. Hemsida och blanketter ska bidra till att informationen blir tydlig och tillgänglig. 5. Kansliet ska ha telefon- och besökstider som underlättar tillgänglighet och trygghet. E-post ska besvaras inom två arbetsdagar. 7 (11)
6. Genomsnittsvärdet av områdena information, tillgänglighet, bemötande, kompetens och kvalitet skall minst vara 80 % nöjda ställföreträdare enligt kundenkäten. 7. Utveckla kompetensförsörjningen (rekrytering och utbildning) av ställföreträdare. 4 Prioriterade utvecklingsområden En utvecklad strategi för rekrytering och utbildning av ställföreträdare behövs (mål 7). Ett led i den processen är att äska medel i strategisk plan och budget 2020-2023 för en halvtidstjänst vars syfte skall vara att arbeta fokuserat med just rekrytering och utbildning av ställföreträdare. En sådan tjänst kommer i sin tur leda till synergieffekter som kommer frigöra mer tid åt tillsynen av existerande ställföreträdarskap. Därmed också underlätta för nämnden att uppnå sina övriga mål, i synnerhet frågan om granskningen av årsräkningar, mål 3. En utvecklad digitalisering behövs av nämndshantering och ärendehanteringsprocessen behövs för att uppnå mål 2 till 4. Den nuvarande, analoga arbetssituationen är tidskrävande och omständlig vilket påverkar handläggningstiderna i negativ bemärkelse. En högre digitaliseringsgrad i ärendena gör även att kommunikationen mellan kansli och ställföreträdare underlättas och blir tydligare genom digitalt ifyllningsbara blanketter. Bibehållen och utveckla kompetensnivån på kansliet (mål 1-7). Vi anser att samtliga av nämndens uppsatta mål berörs direkt av en kontinuitet i personalstyrkan samt dess kompetensnivå. Detta påverkar snabbhet i handläggningen och kvaliteten i arbetet. 5 Prioriterade aktiviteter Prioriterade utvecklingsområden under 2019 är följande: Område kompetensförsörjning av ställföreträdare; Påbörjandet av framtagandet av en strategisk plan med kopplade aktiviteter inom rekrytering och utbildning. Äskande av medel till en halvtidstjänst för kompetensförsörjningsfrågor. Område digitalisering; Full digitalisering av nämndshanteringen. Övergången till handläggning av nämndshanteringen i W3D3 och Meetings+ skall implementeras under våren. I samband med strategisk plan och budget 2020-2023 kommer det från nämndens håll att äskas pengar för att kunna investera i ett uppgraderat ärendehanteringssystem, WÄRNA Go och eventuellt e-wärna. Det är ett webbaserat ärendehanteringssystem med bättre förutsättningar att kunna hantera digitaliseringens krav. Vi kommer också att utreda möjligheten att arbeta med digitala handlingar genom det redan existerande systemet. I det arbetet samarbetar vi med regionarkivet och regionens it-avdelning 8 (11)
En, av regionen upprättad, e-tjänst för att kunna lämna in årsräkningar kommer under 2019 att tas i aktivt bruk. Hemsidan kommer också att uppdateras med digitalt ifyllningsbara blanketter. Område kompetensutveckling av kansliets personal; De två nyrekryterade medarbetarna på kansliet kommer vara inbegripna i en introduktionstid om ca 6 månader. Utöver den interna utbildningen kommer det ingå grundkurser i SKL:s regi, studiebesök och återkommande möten med andra myndigheter och frivilligorganisationer. Fortbildning kommer genomföras för den redan befintliga personalen, temat för det är i dagsläget inte bestämt. Det planeras att samtliga vid kansliet kommer att delta på FSÖ-dagarna (Föreningen Sveriges Överförmyndare) i Karlstad i september. Introduktion och SKL:s grundutbildning erbjuds till de nya nämndsledamöterna. Utvecklingsområde: Kompetensförsörjning av ställföreträdare Avser mål: Mål 7 m fl Aktivitet Status Ej påbörjad Påbörjad Påbörjandet av framtagandet av en strategisk plan med kopplade aktiviteter inom rekrytering och utbildning. Äskande av medel till en halvtidstjänst för kompetensförsörjningsfrågor. Utvecklingsområde: Digitalisering Avser mål: Mål 2-4 Aktivitet Full digitalisering av nämndshanteringen. Status Ej påbörjad Påbörjad Äska pengar för att kunna investera i ett uppgraderat ärendehanteringssystem. Utreda möjligheten med digitala handlingar genom det redan existerande systemet. Aktivera e-tjänst för att ställföreträdare skall kunna lämna in årsräkningar 9 (11)
Utvecklingsområde: Kompetensutveckling av kansliets personal Avser mål: Mål 1-7 Aktivitet Status Ej påbörjad Påbörjad Utbildning av nya medarbetare Fortbildning av befintlig personal Deltagande på FSÖ-dagarna under hösten Utbildning av de nya nämndsledamöterna. 6 Uppföljning Vad gäller uppföljningen av de koncernövergripande målen är det, liksom tidigare år, bara frågan om tillgängligheten som direkt berör nämndens verksamhet. Den frågan är även konkretiserad till ett nämndmål och följs upp i samband med kundundersökningen. Frågorna om folkhälsan och gotlänningarnas känsla av delaktighet har vi idag inga verktyg för att undersöka nämndens påverkansgrad med. Vi får snarast anta att en välfungerande överförmyndarverksamhet har en positiv inverkan på dessa frågor. Uppföljningen av kansliets medarbetares förutsättningar och kompetens är frågor som diskuteras på varje nämndsammanträde under den stående punkten rapport från kansliet. Det är således ingenting som mäts i siffror utan något som kvalitativt diskuteras fortlöpande under året. Uppföljning sker även i samband med medarbetarsamtal och medarbetarundersökningen. följer årligen upp de nämndspecifika målen i samband med delår 1, 2 och årsbokslut. Nämnden genomför även årligen en kundenkät, vanligtvis i maj. Där ställföreträdarna ges möjlighet att lämna sina synpunkter på nämnden och kansliet. De nämndspecifika målen följs upp enligt metodiken som följer; 1. Genom länsstyrelsens rapport och sammanställning av antalet JO-anmälningar som inkommit under året. Nämnden kommer också att följa upp hanterandet av klagomål i enlighet med antagen internkontrollplan för 2019. 2. Vi mäter handläggningstiden genom statistiska funktioner i vårt ärendehanteringsprogram. 3. Antal granskade årsräkningar mäts regelbundet och rapporteras, förutom i samband med delåren och årsbokslutet, månad för månad i samband med sammanträdena. 4. Mäts genom en stickprovskörning i LI (läsbarhetsindex) där målet är att nämndens upprättade texter inte skall överstiga värdet 50 i LI. 50 utgör den övre gränsen för vad som kallas för sakinformation. Ett överstigande värde anses vara svårläst. 10 (11)
5. Svarstiden på e-post mäts med hjälp av stickprov där vi analyserar hur lång svarstiden är i genomsnitt. Vi rapporterar även hur många dagar på året som vi har varit tvungna att stänga en telefon- eller besökstid av de som i normalfallet skulle varit öppna. 6. Mäts i samband med kundenkäten. 7. Under 2019 kommer resultatet av de aktiviteter som genomförs att bokföras och analyseras för att i sin tur ligga som grund för upprättandet av målen för 2020. Exempelvis antal utbildningsdagar, antal utåtriktade aktiviteter (besöka föreningar eller delta i andras aktiviteter), antal nya ställföreträdare, antal annonser m m. 11 (11)