Varberg och Falkenbergs kommuner

Transkript

1 Varberg och Falkenbergs kommuner Plats och tid Sammanträdesrum Albertina, Norrgatan 16, kl. 13:00-14:50 ande Ersättare - ej tjänstgörande Lena Carlbom, ordförande, Falkenberg (C) Ulla Svensson, vice ordförande, Varberg (S) Ingemar Andersson, Varberg (C) Ingegerd Rönnbäck, Falkenberg (S) Rune Samuelsson, Falkenberg (M) Madelene Thomsen, Varberg (M) Gösta Alness, Varberg (M) Monika Törnwall, Falkenberg (MP) Övriga deltagande Utses att justera Annika Källberg Haknert, sekreterare Annika Johansson, ekonom ekonomikontoret Monika Törnwall Sekreterare Annika Källberg Haknert Paragraf Ordförande Lena Carlbom Justerande Monika Törnwall Organ Sammanträdesdatum BEVIS/ANSLAG Justering har tillkännagivits genom anslag Överförmyndarnämnden Datum för anslags Datum för anslags uppsättande nedtagande Förvaringsplats för protokoll Överförmyndarnämndens kansli, Norrgatan 16 Underskrift Annika Källberg Haknert

2 Öfn 95 Ordförandebeslut Överförmyndarnämnden beslutar att - det finns inget beslut att rapportera. Beskrivning av ärendet

3 Öfn 96 Budget 2016, ram 2017 och plan 2018 Överförmyndarnämnden beslutar att - överlåta budgetförslag för överförmyndarnämnden till kommunstyrelsen för fortsatt handläggning. sunderlag Budget 2016, ram 2017 och plan 2018 samt ram Beskrivning av ärendet Budget 2016, ram 2017 och plan 2018 Överförmyndarnämnden Driftbudget 2016 Verksamhet 2016 Överförmyndarnämnden är en kommunal tillsynsmyndighet. Överförmyndarnämnden utövar, i enlighet med föräldrabalken (1949:381), förmynderskapsförordningen (1995:379) och lagen om god man för ensamkommande barn (2005:429), tillsyn över gode män, förvaltare och förmyndare. Genom den tillsyn nämnden bedriver ska nämnden verka för att den som har ställföreträdare inte drabbas av rättsförluster. Överförmyndarnämnden utövar tillsyn över ca ställföreträdare i Varbergs och Falkenbergs kommuner. Antalet huvudmän, inklusive underåriga, uppgår till ca st. Huvudmännen har en samlad förmögenhet på ca 225 miljoner kr och har inkomster på ca 90 miljoner kr. Antalet ärenden som avser god man för ensamkommande barn har ökat dramatiskt och uppgår i maj 2015 till 52 st. ärenden. Verksamheten tillhandahåller regelbundna utbildningar och informationstillfällen för gode män och förvaltare. Särskild utbildning hålls för gode män till ensamkommande barn. Överförmyndarnämnden har ett gränsöverskridande samarbete som stärker och förbättrar kunskapen om olika aktörers verksamhetsområden. Genom samverkan med andra funktioner i samhället skapas bättre förutsättningar för att de individer som är i behov av sociala insatser får den hjälp och det stöd de behöver.

4 Verksamhetsförändringar för effektivisering 2016 Överförmyndarnämndens övergripande mål är att ha en effektiv förvaltning som arbetar med ständig verksamhetsutveckling. Genom att ha ett strukturerat kvalitetsarbete och ständigt se över handläggningsrutiner kan handläggningstiderna förkortas och servicen därigenom förbättras. Ett arbete med att ta fram enhetliga, tydliga och effektiva arbetsrutiner pågår och kommer att fortsätta under Nämnden beslutade i januari 2015 om nya ersättningsregler för ställföreträdare. Det nya regelverket kommer på sikt att medföra en bättre kontroll över arvodeskostnaderna. Införandet av e-tjänster samt kryptering av dokument och e-post kommer att innebära besparingar, både ekonomiskt och i handläggningstid. Genom att införa delgivningskvitto istället för att skicka rekommenderade brev med mottagningsbevis kan ytterligare besparingar göras. Väl utvecklade kommunikationskanaler som är anpassade efter de behov och krav som ställs på verksamheten ger bättre service och tillgänglighet samt kortare och mer rättssäker handläggning. Övriga verksamhetsförändringar 2016 Prognosen för helåret 2015 visar på en negativ avvikelse med ca -400 tkr. Främst beror det på att inte alla förutsättningar var kända i samband med att budgetramen 2015 sattes i Varberg. Vid denna tidpunkt var det inte tydligt att arvoden för ställföreträdare även skulle fördelas 60/40 mellan kommunerna. Varbergs kommun har således att betala för en större del av arvodena till ställföreträdare än vad som beräknats i budgeten. Inför budget 2016 behöver därför den kostnadsposten höjas med motsvarande belopp. Från den 1 januari 2015 har överförmyndarnämnden ett lagstadgat ansvar att se till att alla ställföreträdare får en adekvat utbildning för sitt uppdrag. Nämnden har fattat beslut om att utbildning ska vara obligatorisk för nya ställföreträdare. Antalet ärenden hos verksamheten har ökat, så även antalet komplicerade och tyngre ärenden med inte sällan en mer omfattande handläggning som följd. Antalet ärenden som avser ensamkommande barn har ökat dramatiskt. Sammantaget ställer ärendenas karaktär högre krav på både medarbetarnas och ställföreträdarnas kompetens än tidigare. Utbildningen till ställföreträdare genomförs av handläggarna på förvaltningen. Med hänsyn till ställföreträdarna måste utbildningarna förläggas till kvällstid vilket i sin tur har medfört en ökad kostnad för beordrad övertid för handläggarna. Ytterligare en effekt är en betydande ökad arbetsbörda för förvaltningen då både förberedelser och utbildningar tar mycket tid i anspråk. Lämpligheten i att utbilda de personer som verksamheten sedan ska ha tillsyn över kan också starkt ifrågasättas. För att upprätthålla en god och rättssäker kvalitet på utbildningarna är det nödvändigt att se

5 över andra alternativ för att tillgodose kravet på utbildning för ställföreträdare. Det finns på marknaden ett antal externa aktörer som tillhandahåller god och kvalitetssäkrad utbildning. Extra medel bör tillföras för att kunna köpa in tjänsten. Ekonomi bruttoredovisning av totalbudget Nedan redovisas den preliminära bruttobudgeten 2016 för Överförmyndarkansliet. Verksamhetsområde (Tkr) Intäkt budget 2016 Kostnad budget 2016 Netto budget 2016 Netto budget 2015 Netto utfall 2014 Överförmyndarkansli Summa Den totala nettobudgeten 2016 uppgår till tkr. De budgeterade intäkterna utgörs av ca tkr vilka är intäkter från Falkenbergs kommun, resterande del består av bidrag. I kostnaderna har det budgeterade underskottet på ca 390 tkr räknats bort för att få nettobudgeten 2016 att stämma överens med budgetberedningens förslag för budgetramen 2016 på tkr. Det behövs därför en ramhöjning 2016 med 390 tkr för att få budgeten att gå ihop. Ram 2017 och plan 2018 Omvärldsfaktorer som kan påverka verksamheten 2017 och 2018 Internationella/nationella faktorer Förändringar i lagstiftningen och andra myndighetskrav kan påverka vår verksamhet och direkt eller indirekt medföra förändringar i arbetssätt och organisation. Lokala faktorer Överförmyndarnämnden gör den bedömningen att antalet ärenden kommer att fortsätta öka. Samhällets ökade komplexitet i kombination med nya diagnoser gör att behovet av gode män och förvaltare inom de närmaste åren kommer att öka. Detta bidrar till att det har blivit svårare att rekrytera nya ställföreträdare. Verksamheten har en utmaning i att dels nyrekrytera ställföreträdare men även i att behålla de personer som idag har uppdrag. Antalet ensamkommande barn som söker asyl i landet ökar. Det ökade mottagandet av ensamkommande barn har effekt på överförmyndarnämndens verksamhet. För överförmyndarnämnden innebär detta att behovet av gode män ökar. Ärendena är betydligt mer handläggningskrävande än ordinära ärenden och med ett ansträngt arbetsläge riskerar handläggningstiderna att öka och rättssäkerheten riskeras om inte personalstyrkan motsvarar behovet.

6 I och med att ärendena blir mer komplicerade att handlägga ställs högre krav än tidigare på medarbetarnas kompetens. Personalens kompetens behöver kontinuerligt utvecklas för att kunna klara de alltmer handläggningskrävande ärendena. För att den som har ställföreträdare inte ska drabbas av rättsförlust är det av vikt att rätt kompetens finns hos gode män och förvaltare. Tekniska faktorer Omvärlden ställer krav på en digitaliserad verksamhet och överförmyndarnämndens tekniska förutsättningar behöver ses över. Verksamhetens ärendehanteringssystem är omodernt och inte optimalt ur flera aspekter. Det är stora svårigheter att bland annat ta fram den statistik som lagen föreskriver och som externa aktörer kräver. Den del av systemet som hanterar de ekonomiska delarna är svåröverskådlig. Systemet ägs av en extern aktör och påverkansmöjligheterna är små. Möjligheten till inköp av ett nytt modernt system som klarar de krav som ställs på verksamheten bör undersökas. Förslag verksamhetsförändringar 2017 och 2018 För att upprätthålla en professionell ärendehantering, en hög kvalitet och en enhetlig rättstillämpning måste verksamheten ha ett fortsatt fokus på förbättrade arbetsformer och kompetensutveckling av ställföreträdare och medarbetare. Vidare bör arbetet med förbättrad information och utveckling av digitala tjänster fortsätta. Verksamheten behöver utarbeta nya förbättrade former för rekrytering av gode män och förvaltare.

7 Överförmyndare Budg etram 2014 Budget 2015 Ram 2016 Plan 2017 Budgetberedningens förslag Ingående budgetram Övriga kostnadsökningar 3 4 Ramjustering läsplattor, 2013 Beräknad lönejustering Effektivisering 1 % på ingående ram ? Arvodesökning förtroendevalda Inger siffra, hela arvodessumman år 2015, nämnden bildas 2015, 2016 framåt löneökningen Överföring överförmyndare Utökning till totalbudget Varberg-Falkenberg inkl. ensamkommande barn Avgår ersättning från Falkenberg % Vbg 40% Fbg, beslut RAM ENL BUDGETBEREDNINGENS FÖRSLAG

8 Sekretessärende som beslutats av nämnd i juni 2015 Öfn 98 Samtycke till försäljning av fastigheten Varberg Skygge 1:17 enligt 14 kap. 11 föräldrabalken, ärende 4049 Öfn 99 Samtycke till egendomens fördelning vid arvsskifte enligt 15:5 föräldrabalken (FB), ärende 3392 Öfn 100 Samtycke till egendomens fördelning vid arvsskifte enligt 15:5 föräldrabalken (FB), ärende 3393 Öfn 101 Avslag anmälan om behov av förvaltare, ärende 92

9 Öfn 102 Avslag anmälan om behov av förvaltare, ärende 641 Överförmyndarnämnden beslutar - återremittera ärendet till förvaltningen för kompletterande utredning Öfn 103 Vitesföreläggande enligt 16 kap. 13 föräldrabalken, ärende 34 Öfn 104 Vitesföreläggande enligt 16 kap. 13 föräldrabalken, ärende 43 Öfn 105 Vitesföreläggande enligt 16 kap. 13 föräldrabalken, ärende 48 Öfn 106 Vitesföreläggande enligt 16 kap. 13 föräldrabalken, ärende 87

10 Öfn 107 Vitesföreläggande enligt 16 kap. 13 föräldrabalken, ärende 198 Öfn 108 Vitesföreläggande enligt 16 kap. 13 föräldrabalken, ärende 206 Öfn 109 Vitesföreläggande enligt 16 kap. 13 föräldrabalken, ärende 265 Öfn 110 Vitesföreläggande enligt 16 kap. 13 föräldrabalken, ärende 284 Överförmyndarnämnden beslutar att förnärvarande inte ansöka om vite utan byte av ställföreträdare ska prioriteras.

11 Öfn 111 Vitesföreläggande enligt 16 kap. 13 föräldrabalken, ärende 330 Öfn 112 Vitesföreläggande enligt 16 kap. 13 föräldrabalken, ärende 344 Öfn 113 Vitesföreläggande enligt 16 kap. 13 föräldrabalken, ärende 360 Öfn 114 Vitesföreläggande enligt 16 kap. 13 föräldrabalken, ärende 3101 Öfn 115 Vitesföreläggande enligt 16 kap. 13 föräldrabalken, ärende 3102

12 Öfn 116 Vitesföreläggande enligt 16 kap. 13 föräldrabalken, ärende 3465 Öfn 117 Övriga frågor Samtycke till försäljning av fastigheten Falkenberg Toppered 1:39, 1:160 enligt 14 kap. 11 föräldrabalken, ärende 3355 Förslag till beslut Öfn 118 Övriga frågor Samtycke till egendomens fördelning vid slutredovisning dödsbo, ärende 3865 Förslag till beslut

13 Öfn 119 Övriga ärenden Undertecknande av handlingar avseende bank- och plusgiro med mera Förslag till beslut Överförmyndarförvaltningen föreslår överförmyndarnämnden besluta -att Marianne Wallenberg, Sebastian Larsson och Annika Källberg Haknert var för sig få utkvittera postanvisningar och andra värdehandlingar ställda till Överförmyndarnämnden i Varberg/Falkenberg. Beskrivning av ärendet Med anledning av att Margareta Rothell har slutat föreslås Marianne Wallenberg, Sebastian Larsson och Annika Källberg Haknert att var för sig få utkvittera postanvisningar och andra värdehandlingar ställda till Överförmyndarnämnden i Varberg/Falkenberg.

14 Öfn 120 Skrivelser för kännedom Genomgång av; *Varbergs kommun fullmäktiges sammanträdesprotokoll ; Kommunfullmäktiges mål- och inriktningsdokument 87; Digital policy för Varbergs kommun *Falkenbergs kommun fullmäktiges sammanträdesprotokoll ; vision, politisk inriktning, övergripande utvecklingsmål, övergripande kvalitetsområden och styrmodell för Falkenbergs kommun (AU 125, KS 133) KS