Verksamhetsberättelse

Transkript

1 RAPPORT Verksamhetsberättelse 2017 Fastställd av överförmyndarnämnden Framtagen av regionstyrelseförvaltningen Datum Version 1.0 Eventuell bild Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE Visby Telefon +46 (0) E-post Org. nr Webbplats

2 Innehåll 1 Sammanfattning Händelser av väsentlig betydelse Förväntad utveckling Perspektiv samhälle Kvalitet Ekonomi... 6 Bilagor... 8 Bilaga 1: Sammanställning mål... 8 Bilaga 2: Utvecklingsområden och aktiviteter Bilaga 3: Uppföljning av intern kontroll Bilaga 4: Ekonomiska rapporter (12)

3 1 Sammanfattning Enligt lag ska det i varje kommun finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd. har sedan 1 januari 2007 en överförmyndarnämnd. ska efter ansökan eller anmälan utreda behov av god man, förvaltare eller förmyndare för personer som av olika anledningar inte kan förvalta sin egendom, föra sin talan och tillvarata sina rättigheter. ansvarar därefter för tillsyn över förmyndares, förvaltares och gode mäns förvaltning. utövar också viss kontroll över föräldrar som har barn under 18 år. Kontrollen gäller i första hand de barn som äger tillgångar över 8 prisbasbelopp. Nämnden utser även god man för ensamkommande barn som anländer till Gotland efter anvisning av Migrationsverket eller genom placering av annan kommuns socialtjänst. 2 Händelser av väsentlig betydelse Under 2017 har nämnden påbörjat ett större arbete med att rekrytera och utbilda nya ställföreträdare för att skapa en bank av lämpliga ställföreträdare för att underlätta framtida behov. Vid delår 2 rapporterade nämnden att 698 ärenden var fördelade på 436 ställföreträdare, vilket innebär att en del ställföreträdare har fler uppdrag än ett vardera. Nämnden behöver därför fortsätta arbeta aktivt med att rekrytera och utbilda fler ställföreträdare. är en liten verksamhet i som till största delen hanterar sekretessbelagt material. har därför, till följd av sin ringa storlek och sekretessbehovet halkat efter övriga delar i regionen avseende digitalisering. är fortfarande en analog verksamhet i dagsläget, men det är en verksamhet med en önskan om att bli mer digitala - för att underlätta arbetet för såväl nämndens ställföreträdare som för kansliets medarbetare och nämndens ledamöter. Under 2017 har det därför inletts ett omfattande arbete med att digitalisera nämnden. Såväl ärendehanteringsprocessen som nämndssammanträdena går mot mer digital hantering, men det är en process som får ta tid, och kommer därför att sträcka sig även över hela 2018 och kanske en bit in på s kansli har under det senast året haft stor personalomsättning på få tjänster (3,75); två jurister har sedan oktober 2016 avslutat sina anställningar vid kansliet och i regionen, en ny jurist rekryterades vid årsskiftet, en ny handläggare rekryterades under våren 2017, en pensionsavgång och en nyrekrytering av handläggare under hösten Så av dessa 3,75 tjänster är tre medarbetare i kansliet helt nya för året 2017, vilket har gett nämnden en utmaning i att bibehålla och utveckla kansliets kompetens och kunskaper inom verksamhetsområdet. Sedan den 12 december 2017 har kansliet utökats med 0,25 % tjänst och utgörs nu av 4,0 tjänster. Avseende ekonomi har nämnden de senaste åren som helhet redovisat ett överskott i årsboksluten, trots att nämndens kostnader för arvoden till ställföreträdare konsekvent varit högre än vad som varit budgeterat. Anledningen till detta är att kansliet inte varit fullt bemannat tidigare och därför lämnat ett visst överskott, samt att den tidigare Serviceförvaltningen lämnat ett överskott och gjort återbetalningar till sina kunder, däribland överförmyndarnämnden. Men för 2017 ser det annorlunda ut. Nämnden går med underskott om sammantaget cirka -500 tkr, främst till följd av utbetalning av arvoden till de ställföreträdare där huvudmannen själv inte ska betala arvodet, en kostnad som tenderar att stiga lite för varje år samt till följd av kostnader för ensamkommande barn. 3 (12)

4 Under 2017 har nämnden noterat ökade kostnader kopplade till godmanskap för ensamkommande barn med arvoden, tolkkostnader och resekostnader. Dessa kostnader har nämnden hitintills kunnat återsöka vid Migrationsverket, men under sommaren 2017 trädde en ny ersättningsmodell i kraft vilket innebär att nämnden, från och med 1 januari 2018, inte kommer att kunna återsöka några kostnader alls längre. Det nya ersättningssystemet avser dessutom endast barn som anvisas till kommunerna runt om i Sverige efter 1 juli 2017, där det istället för återsökning av faktiska kostnader kommer att utbetalas ett schablonbelopp/barn till respektive kommun som en engångssumma. För barn och ungdomar anvisade till Gotland efter 1 juli 2017 kommer regionen att tilldelas en schablonersättning om kronor att fördelas mellan överförmyndarnämnden och socialnämnden. Hur denna fördelning kommer att se ut är ännu inte beslutat i regionfullmäktige. För de barn och ungdomar som redan anvisats till Gotland före den 1 juli 2017 får överförmyndarnämnden inte någon mer ersättning. De fortsatta kostnader som finns kopplade till godmanskapen för dessa barn kommer fullt ut att belasta nämnden direkt. Detta är kostnader som inte finns budgeterade inom nämndens verksamhet, och för 2018 beräknas därför ett för nämnden stort underskott inom detta område, i storleksordningen omkring -1,5 miljoner. 3 Förväntad utveckling Under 2018 kommer kansliets ordinarie jurist att vara föräldraledig, varpå kansliet under 2018 kommer att bemannas med en vikarierande jurist utan tidigare erfarenhet inom verksamhetsområdet. Att behålla medarbetare och utveckla kansliets kompetens under 2018 är därför en fortsatt utmaning för nämnden och för kansliet. Framöver ser nämnden ett fortsatt behov utav digitalisering och utveckling av bl.a. e-tjänster. Under 2017 har nämnden och kansliet påbörjat ett arbete med digitalisering, främst kring nämndprocessen i ett första skede, men även att ta fram uppdaterade och ifyllningsbara blanketter som underlättar för våra ställföreträdare och för kansliet vid granskning av t.e. redogörelser och årsredovisningar. Något som nämnden ser som en bekymmersam utveckling är att det i dagsläget är svårt att rekrytera nya ställföreträdare. Nämnden har i dagsläget 695 ärenden (godmanskap och förvaltarskap) fördelat på knappt 450 ställföreträdare. Det innebär således att ett flertal ställföreträdare har ett eller fler uppdrag pågående samtidigt. Det är också bland dessa befintliga ställföreträdare nämnden fördelar nya uppdrag i stor utsträckning. Nämnden ser därför ett fortsatt stort behov av att arbeta med rekrytering och utbildning av nya ställföreträdare framöver. Önskvärt vore att ha ett överskott på tänkbara ställföreträdare i framtiden. Avseende nämndens ekonomi har nämnden utifrån en av kansliet genomförd utredning och genomlysning av eventuella besparingsförslag beslutat att begära budgetförstärkning med 500 tkr för att täcka nämndens ökade kostnader för arvode till ställföreträdare, (Öfn 14) Nämnden har för 2018 också begärt ett tilläggsanslag på 1,5 mnkr kopplade till kostnader för ensamkommande barn. Samtliga kostnader för ensamkommande barn har nämnden sedan tidigare har kunnat återsöka vid Migrationsverket men efter den nya asylersättningsförordningens i kraft trädande är dessa kostnader inte längre är möjliga att återsöka och kommer därför fullt ut att belasta nämndens budget. 4 (12)

5 Under 2018 och 2019 kommer dock antalet ensamkommande barn att minska i antal, om inte något oförutsett inträffar. 4 Perspektiv samhälle Nämnden har inte i sin verksamhetsplan för 2017 fastställt några mål inom området samhälle som går att direkt koppla till de se målområden som tas upp i bilaga 1. Däremot har nämndens verksamhet viss påverkan på mål 1-3 i bilagan, där nämndens verksamhet till viss del får påverkan på folkhälsa, att gotlänningar känner sig delaktiga samt målet med ett jämställt och jämlikt Gotland. 5 Kvalitet har under 2017 haft en del rörelse i arbetsgruppens sammansättning, som nämnden rapporterade i delår 1 och 2. Under året har 2,75 av 3,75 tjänster nyrekryterats och bemannats av för verksamheten helt nya medarbetare. För en liten arbetsgrupp är detta en stor omsättning av personal och en stor omställning. Trots denna omsättning av medarbetare där kansliet under året till största delen bemannats med helt ny personal har nämnden under året lyckats att klara sin målsättning om handläggningstid på ma 70 dagar samt målsättningen att samtliga årsräkningar vilka var kompletta och inkomna i rätt tid skulle vara granskade per sista augusti Under våren genomfördes årets kundenkät digitalt för första gången. Svarsfrekvensen blev tyvärr väldigt låg med endast 92 svarande av de 500 som enkäten skickades ut till. Detta kan jämföras med 304 svarande under 2016 då enkäten endast skickades ut analogt. Av de som besvarade enkäten under 2017 har nämnden kunnat utläsa att nöjd kund inde (NKI) sjunkit något jämfört med För 2017 ligger NKI på 78,46 jämfört med 78,59 året innan. Trots den låga svarsfrekvensen kunde nämnden även utläsa att s ställföreträdare i det stora hela är nöjda med nämndens verksamhet och kvalitet. När det gäller nämndens kansli har nämndens samtliga mål förutom gällande tillgänglighet uppnåtts, där nöjdheten uppgick till 77 % mot nämndens uppsatta mål om 80 % nöjdhet. 5 (12)

6 6 Ekonomi redovisar för 2017 ett negativt resultat med 0,4 mnkr. Helår 2017 (tkr) Årsbudget Utfall Avvikelse Nämnd Kansli Ställföreträdare Summa Ensamkom. barn -Intäkter Kostnader Summa Totalt ÖFN Nämndens budget är uppdelad på fyra olika områden: Kostnader för politisk ledning nämndverksamhet Kostnader för kanslifunktion Kostnad för arvoden till ställföreträdare Kostnad/intäkt för hantering av ensamkommande flyktingbarn Kostnader för nämndverksamhet I budget 2017 har 301 tkr avsatts för kostnader för nämndverksamheten. Budgeten är beräknad på att nämnden har 11 sammanträden per år samt att ordförande och vice ordförande arvoderas enligt gällande riktlinjer. Utöver detta har nämnden avsatt 68 tkr till övriga kostnader. Den totala kostnaden uppgick under 2017 till 193 tkr. Överskottet beror framförallt på färre nämndsammanträden än beräknat samt att nämnden inte utnyttjat hela budgeten för övriga kostnader. Kostnad för kanslifunktionen Nämnden har i grunden ett avtal med regionstyrelseförvaltningen om att tillhandahålla kansliresurser med motsvarande 3,75 tjänster till en kostnad av tkr. Kansliet utökades tillfälligt med 1,0 tjänst under åtta månader till följd av ett utökat behov kopplat till merarbete med ensamkommande flyktingbarn. Kostnaden uppgick till 345 tkr. Finansieringen har skett genom nyttjande av eget kapital, vilket innebar att nämndens budget tillfälligt förstärktes med motsvarande belopp. Budgeten för kanslifunktionen uppgick till tkr. Kostnaden blev något lägre, kanslifunktionen redovisade ett överskott på 70 tkr. Arvoden till ställföreträdare Nämnden har i budget avsatt tkr för arvoden till ställföreträdare. Kostnaden uppgick i bokslutet till tkr, vilket medför ett underskott på 461 tkr. 6 (12)

7 Kostnaderna för arvodena är beroende av flera faktorer, dels prisbasbeloppets utveckling, dels den totala ärendevolymen samt andelen arvoden som betalas av. Andelen ärenden som betalas av har under de senaste åren ökat. Prisbasbeloppet har också stigit med 500 kronor mellan 2016 och 2017, från kr till kr. vilket är en ökning med 1,1 procent. Ärendevolymen har under de senaste åren ökat något. Sammantaget förklarar detta kostnadsökningen och underskottet på denna del av verksamheten. Utifrån det ekonomiska läget beslutade nämnden vid sammanträdet i december att ge kansliet i uppdrag att skyndsamt genomföra en genomlysning av de ekonomiska förutsättningarna och föreslå eventuella åtgärder (Öfn 154). Utifrån resultatet av denna utredning och genomlysning av eventuella besparingsförslag har nämnden beslutat att begära budgetförstärkning med 500 tkr för att täcka nämndens ökade kostnader för arvode till ställföreträdare, (Öfn 14). Kostnad/intäkt för hantering av asylsökande ensamkommande barn Nettobudgeten för hanteringen av ensamkommande flyktingbarn är 0 kronor då nämnden räknat med att samtliga kostnader ersätts av Migrationsverket. Den budgeterade omslutningen uppgick till 2 miljoner kronor, vilket visade sig var för lågt. Den verkliga omslutningen för 2017 blev ca. 4 mnkr. Föregående år var den verkliga omslutningen i bokslutet 4,6 mnkr. Nämnden redovisar ett underskott på -152 tkr inom detta område. Nämnden har under januari 2018 i särskild skrivelse ansökt om och beviljats kompensation för kostnader kopplade till asylsökande ur en pott om totalt 4,1 mnkr som avsatts centralt av finansförvaltningen i 2017 års budget. Nämnden ansökte om kompensation motsvarande 213 tkr och beviljades kompensation med 61 tkr. Under 2017 har en ny asylersättningsförordning (2017:193) trätt i kraft. Enligt den nya förordningen tilldelas varje kommun en ersättning för anvisade asylsökande barn, en sk. anvisningsschablon om totalt 52 tkr/barn för de barn som anvisas till kommunen efter den 1 juli Schablonersättningen på 52 tkr ska fördelas på överförmyndarnämndens verksamhet och socialnämndens verksamhet. Hur denna fördelning kommer att se ut i är ännu inte behandlat och beslutat av regionfullmäktige. För de barn som redan anvisats till Gotland före den 1 juli 2017 innebär den nya förordningen att nämnden inte längre kan återsöka några kostnader vid Migrationsverket. Nämnden har därför i separat ärende beslutat att begära tilläggsanslag med 1,5 mnkr för 2018 för ökade kostnader till följd av förändringar i ersättningsmodell för ensamkommande barn (Öfn 159) Investeringar har inga investeringskostnader. 7 (12)

8 Bilagor Bilaga 1: Sammanställning mål Perspektiv: Samhälle Social hållbarhet Mål Tillämpligt mål i VP Prioriterat utv.område i VP Prioriterad aktivitet i VP Relaterat nämndmål finns 1. God folkhälsa 2. Gotlänningar känner sig delaktiga 3. Ett jämställt och jämlikt Gotland 4. Alla barn har goda uppvätvillkor 5. Ett rikt och tillgängligt kultur- och fritidsliv 6. En levande landsbygd och ett attraktivt Visby för bibehållen inomregional balans Ekonomisk hållbarhet Mål Tillämpligt mål i VP Prioriterat utv.område i VP Prioriterad aktivitet i VP Relaterat nämndmål finns 7. Ingen bostadsbrist 8. Alla elever fullföljer gymnasieskolan 9. Hög andel gotlänningar i arbete eller studier 10. God tillgång till vuenutbildning 11. Långsiktigt goda och stabila kommunikationer 12. Ett gott näringslivsklimat 13. Ökad folkmängd Ekologisk hållbarhet Mål Tillämpligt mål i VP Prioriterat utv.område i VP Prioriterad aktivitet i VP Relaterat nämndmål finns 14. Utveckla Gotland som ekokommun 15. Ställ om till lokalproducerad och förnyelsebar energi 16. Säkra tillgången till vatten av god kvalitet 17. Gotlands klimatavtryck ska minska 18. Ett ansvarsfullt samhällsbyggande som bidrar till tillvät över hela ön 8 (12)

9 Perspektiv: Verksamhet Kvalitet Mål Tillämpligt mål i VP Prioriterat utv.område i VP Prioriterad aktivitet i VP Relaterat nämndmål finns 19. God tillgänglighet till 20. God kvalitet i skolan 21. God kvalitet i vården 22. God kvalitet i omsorgen Medarbetare Mål Tillämpligt mål i VP Prioriterat utv.område i VP Prioriterad aktivitet i VP Relaterat nämndmål finns 23. Medarbetare har förutsättningar att bidra till verksamhetsutveckling 24. Ledare skapar förutsättningar för och tar tillvara engagemang hos medarbetarna 25. Medarbetare förstår verksamheten och sitt eget uppdrag 26. Arbetsmiljön ger förutsättningar för medarbetaren att bibehålla god hälsa Ekonomi Mål Tillämpligt mål i VP Prioriterat utv.område i VP Prioriterad aktivitet i VP Relaterat nämndmål finns 27. Budgeterat resultat ska uppgå till minst 2 procent av nettokostnaden 28. Årets ekonomiska resultat ska uppgå till minst 2 procent av nettokostnaden 29. Soliditeten ska vara minst 45 procent 30. Den totala nettokostnadsökningen ska inte överstiga ökningen av skatteintäkter och generella statsbidrag 31. Regionens materiella tillgångar ska vårdas 32. Skattefinansierade investeringar ska vara egenfinansierade till 100 procent 9 (12)

10 Bilaga 2: Utvecklingsområden och aktiviteter Utvecklingsområde: Digitalisering Aktivitet Status Ej påbörjad Påbörjad Genomförd Nämndadministration Utveckling av e-tjänster Ärendehanteringsprocessen Utvecklingsområde: Tillgänglighet Aktivitet Telefon- och besökstider Besvarande av e-post Aktuella blanketter och uppdaterad information på hemsida Status Ej påbörjad Påbörjad Genomförd Utvecklingsområde: Arbetsmiljö Aktivitet Riskanalys Installera larm, Netalert Tillgänglighet för besökare (ringklocka, besöksrum) Status Ej påbörjad Påbörjad Genomförd 10 (12)

11 Bilaga 3: Uppföljning av intern kontroll Kontroll av befintliga ställföreträdare hos kronofogden, polisen och socialtjänsten ska ske vart tredje år samt vid nyrekrytering av ställföreträdare. Den förstnämnda kontrollen sker i början av varje år genom att en tredjedel av alla ställföreträdare kontrolleras. Vid 2017 års kontroll identifierades två befintliga ställföreträdare som mindre lämpliga då dessa hade fastslagna skulder vid Kronofogden under de tre senaste åren. Dessa ställföreträdare innehar inte längre något uppdrag utan har på egen begäran efter att ha blivit kontaktade av nämndens kansli avslutat sina uppdrag. Kontroll vid nyrekrytering av ställföreträdare är väl inarbetad i den rutin som föregår bedömning av lämplighet hos varje ny ställföreträdare och görs löpande under året. Om tilltänkt ställföreträdare identifieras med dom i belastningsregistret, fastställd skuld vid kronofogden under de senaste tre åren eller har levt på ekonomiskt bistånd under de senaste tre åren är tilltänkt ställföreträdare inte bedömd som lämplig utifrån nämndens riktlinjer, och kan därför inte bli aktuell för något uppdrag. Nämndens tillsyn genom granskning av årsräkningar och redogörelser sker löpande under året enligt särskilt granskningsprogram. Den fördjupade granskningen under 2017 innebar att ställföreträdare i samband med årsräkning skulle lämna in kopia på alla försäkringsbrev som huvudmannen har för att säkerställa att det är huvudmannen och/eller huvudmannens tillgångar som hålls försäkrade. Resultat av den fördjupade granskningen har gett vid handen att nästan samtliga huvudmän är försäkrade på ett tillfredsställande sätt. I några enstaka fall har nämnden uppmärksammat att det i försäkringsbrevet angivits ställföreträdarens adress som försäkringsställe, men samtliga har korrigerats efter att nämnden upptäckt det och påtalat det för aktuell ställföreträdare. 11 (12)

12 GOTLANDS KOMMUN Utskriven av : Henry Henziger Bokslut - Resultatrapport Politikerorg Årsbudget inkl TA, OM Utfall Avvikelse Tet Jan 17 - Mån Jan 17 - Mån Resultatrapport på nämndn Verksamhetens totala intä 2 000, , ,4 Verksamhetens totala kost , , ,7 Avskrivningar Internränta Verksamhetens nettokostna , ,3-435,3 Kommunbidrag Årets resultat , ,3-435,3 Kontrollrad konto , ,4-435, :32 Sida 1/1

13 GOTLANDS KOMMUN Utskriven av : Henry Henziger Bokslut - Resultatrapp per verks POL.ORG Kod Verksamhet Tet Intäkter Årsbudget Jan 17 - Mån Kostnader Årsbudget Jan 17 - Mån Intäkter Utfall Jan 17 - Mån Kostnader Utfall Jan 17 - Mån Nettoavvikelse 15 Övrig politisk verksamhet 0, ,0 0, ,3-283,3 1 Politisk verksamhet 0, ,0 0, ,3-283,3 61 Flyktingmottagning , , , ,4-152,0 6 Särskilt riktade insatser , , , ,4-152,0 Totaler , , , ,7-435, :35 Sida 1/1