SÖKBEGREPP... 2 MÅLGRUPP/AKTIVITET I MYSOFT... FEL! BOKMÄRKET ÄR INTE DEFINIERAT.4 BETALNINGSREGISTRERING... 6 GÅVOR (EJ MINNE/HÖGTID)... 7 GÅVOR MED DIPLOM... 8 MINNE/HÖGTIDSGÅVOR... 10 OFULLSTÄNDIGA MINNE/HÖGTIDSGÅVOR... 12 Minnesgåvor... 12 Högtidsgåvor... 12 Följebrev... 12 PRENUMERATIONER... 13 FAKTUROR... 15 UPPDATERING AV BUNTAR... 16 REGISTRERING AV SÄNDPOSTER... 17 SPONTANA GÅVOR... 17 MINNE/HÖGTIDSGÅVOR... 19 PORTALPOSTER... 21 UTSKRIFT M/H-GÅVOR OCH DIPLOM... 22 MINNESGÅVOR... 22 HÖGTIDSGÅVOR... 23 DIPLOM... 23 Återutskrift gåvogram... 24 UTSKRIFT AV SÄNDPOSTER (INBETALNINGSKORT)... 25 GÅVOR... 25 ÅTERUTSKRIFT PORTALPOSTER... 26 EKONOMIRAPPORTER... 27 EKONOMIRAPPORT BANKGIRO... 27 EKONOMIRAPPORT BANKGIRO - FAKTUROR... 28 EKONOMIRAPPORT POSTGIRO... 29 EKONOMIRAPPORT POSTGIRO FAKTUROR... 30 Återutskrift inbetalningsjournaler... 30 VARUFÖRSÄLJNING... 31 DIREKTFAKTURERING... 32 FAKTURAUTSKRIFT... 33 RAPPORT VARUFÖRSÄLJNING... 34 Spec. per vara... 34 Spec. per kund... 35 KREDITERING AV FAKTURA... 36 PÅMINNELSEFAKTURA... 38 PÅMINNELSELISTA... 38 REDIGERING AV PÅMINNELSELISTA... 39 PÅMINNELSE VIA FAKTURA... 40 UTSKRIFT AV PÅMINNELSER... 41 1
OCR-FILER... 42 HÄMTNING AV OCR-FILER... 42 SKICKA OCR-FILER... 43 INLÄSNING A V OCR-FILER... 44 INLÄSNING A V OCR TXT-FILER... 46 INLÄSNING AV PAYEX-FILER... 47 AUTOGIRO... 48 AUTOGIROANMÄLAN VIA PORTAL... 48 Skicka nya medgivanden till BGC... 51 VÄLKOMSTBREV AUTOGIRO... 52 FELSÖKNING... 53 Exempel: felaktigt ifyllt datum för nästa utskick... 53 Exempel: felsökning okänd adress... 54 TRANSAKTIONER... 55 HÄMTNING OCH INLÄSNING AV AUTOGIRO... 57 Uppdatering... 58 EKONOMIRAPPORTER AUTOGIRO... 59 TACKBREV... 60 NYTACK... 60 KAMPANJTACK... 61 M/H-TACK... 61 SPONTANTACK... 62 KONTAKTSTÖD... 63 REGISTRERA HÄNDELSE... 63 Att-göra-lista (uppdragslista)... 65 Sökbild händelse... 66 ÄRENDE... 67 ÄRENDERAPPORTER... 68 NYA POSTNUMMER... 69 DUBBLETTER... 70 RAPPORT DUBBLETTLISTA... 70 SAMMANSLAGNING AV DUBBLETTER... 71 RAPPORT TOTALBELOPP... 72 NUMRERING AV MINNESBLAD... 73 NUMRERING A V MINNESBLAD... 73 ÄRENDE... 74 2
SÖKBEGREPP Nedan följer några exempel på sökbegrepp som kan användas i enskilt fält eller i kombination med andra fält. _ Understrykningstecken Används för att ange ett variabelt värde för en position (textfält). Exempel: A_G i namnfältet ger alla namn med tre bokstäver som har A som första värde och G som sista. - Bindestreck Betyder från-till (alla sökbara fält). Exempel: skriver man 10000-19999 i postnummerfältet får man alla som har postnummer i Stockholmsområdet % Procenttecken Används för att söka på delar av en text (textfält). Exempel: %son ger alla namn som innehåller son! Utropstecken Betyder inte lika med (alla sökbara fält). Exempel: alla landskoder utom Sveriges söks fram genom!046 @ Snabel-a Används för att söka efter poster som har ett eller flera tomma fält (alla sökbara fält). Exempel: @ i fältet för födelsedatum ger alla som saknar födelsedatum!@ Utropstecken/snabel-a Använder man! i kombination med @ får man alla som inte har tomt i ett eller flera fält (alla sökbara fält). Exempel:!@ i fältet för födelsedatum ger alla som har födelsedatum, Kommatecken Används för att söka på flera värden i ett fält (alla sökbara fält). Exempel: 2106302,2149663 i id-fältet ger båda personposterna < > Mindre än/större än Exempel: >1969/12/31 fältet för födelsedatum ger alla som är födda efter detta datum (alla sökbara fält) Exempel på kombinationer: Sök alla son-namn med aktiv adress som inte bor på en gata som börjar på A med postnummer i Stockholmsområdet, födda 1970 eller senare och saknar e-postadress, samt är gratisprenumerant av Barn & Cancer. 3
MÅLGRUPP/AKTIVITET Spontana gåvor Spontana gåvor 90100 Spontana gåvor Almers Hus 90101 Spontana gåvor webb 90103 Gåva Almers Hus 90104 (används endast för sändposter) Gåva 90105 (används endast för sändposter) Bössa 90106 Blodcentral 90107 Diplom 90108 (används endast för responsposter) Diplom Almers Hus 90109 (används endast för responsposter) Företagsgåva webb 90110 Julgåvor 2008 90111 Minnesgåvor Minnesgåvor 90200 Minnesgåvor Almers Hus 90201 Minnesgåvor utfärdade 90202 Minnesgåvor webb 90203 Minnesgåvor webb Almers Hus 90204 Minnesgåvor utfärdade Almers Hus 90205 Högtidsgåvor Högtidsgåvor 90300 Högtidsgåvor Almers Hus 90301 Högtidsgåvor utfärdade 90302 Högtidsgåvor webb 90303 Högtidsgåvor webb Almers Hus 90304 Högtidsgåvor utfärdade Almers Hus 90305 Spontana gåvor insamlingsprojekt (fylls på vartefter) Inlines Skåne runt 90601 Milen 2007 90602 Chrille-galan 90603 Ride of Hope 1 dag 90604 Ride of Hope 2 dagar 90605 Ride of Hope 3 dagar 90606 Ride of Hope 4 dagar 90607 Ride of Hope 5 dagar 90608 Ride of Hope 6 dagar 90609 Ride of Hope 7 dagar 90610 Ride of Hope 8 dagar 90611 Ride of Hope 9 dagar 90612 Finja Betong 90613 Spinn för livet 90614 Ride of Hope gåva 90615 Milen 2008 90616 Spinn of Hope 90617 4
Egen insamling via webb Egen insamling via webb 90703 Egen insamling via webb företag 90710 Prenumerationer 90500 Testamente 91000 Givaravtal 50100 Kampanj autogiro: Sommartack 2007 50201 Sommartack 2008 50202 Nibe 50300 Kampanj DM med kod på kortet 10+koden på kortet (ååmmtt t=testgrupp) (avsändare printad på kortet) DM med tryckt kod på kortet 31+koden på kortet Gamla DM-svar 99999999 5
BETALNINGSREGISTRERING Faktura/reskontra In- och utbetalningar Betalningsregistrering Klicka på ny bunt Ange buntdatum (= post/bankgirotalongens datum) Beskrivning: fyll i postgiroutdragets buntnummer i fältet beskrivning om du registrerar talonger från konto 90 20 90-0, ange bokstaven O om du registrerar talonger från 90 20 99-1, ange bokstaven B + buntnummer om du registrerar bankgiro Spara med F7 Klicka på rader/insamling 6
Gåvor (ej minne/högtid) Sök givarens namn genom att fylla namnet i namnfältet och tabba Om givaren finns sedan tidigare plocka med namnet genom att trycka F3. Om givaren inte finns klicka på person i nedre delen av bilden och registrera givaren i personbilden. Spara posten med F7 och ta med värdet tillbaka med F3. Ange målgrupp/aktivitet (koder finns på separat lista) Ange belopp Ändra till talongens datum (Ändra Bet.sätt till bankgiro om du registrerar bankgirotalonger) Spara posten med F7 7
Gåvor med diplom Sök givarens namn genom att fylla namnet i namnfältet och tabba Om givaren finns sedan tidigare plocka med namnet genom att trycka F3. Om givaren inte finns klicka på person i nedre delen av bilden och registrera givaren i personbilden. Spara posten med F7 och ta med värdet tillbaka med F3. Ange målgrupp/aktivitet för diplom (koder finns på separat lista) Ange belopp Ändra till talongens datum Tabba fram till textrutan Skriv ev. text som ska stå på diplomet (Ändra Bet.sätt till bankgiro om du registrerar bankgirotalonger) Tabba fram till gåvomottagare Zooma med F8 8
Sök/registrera diplommottagaren Sök företagets/organisationens namn (F2 + F5). Om namnet inte finns sen tidigare välj högtidsgåva som gåvotyp, registrera namnet i efternamnsfältet och skriv ett stort D i anledningsfältet. Ange adressen dit diplomet ska skickas i första adressfältet (närmast anhörig) och ange vilket datum diplomet ska skickas i fältet för Nästa brev. Spara posten med F7 och plocka med värdet tillbaka till betalningsregistreringsbilden med F3. Spara hela posten med F7 9
Minne/högtidsgåvor Sök givarens namn genom att fylla namnet i namnfältet och tabba Om givaren finns sedan tidigare plocka med namnet genom att trycka F3. Om givaren inte finns klicka på person i nedre delen av bilden och registrera givaren i personbilden. Spara posten med F7 och ta med värdet tillbaka med F3. Ange målgrupp/aktivitet (koder finns på separat lista) Ange belopp Ändra till talongens datum Tabba fram till textrutan Skriv namn och hälsning som ska stå på gåvogrammet (Ändra Bet.sätt till bankgiro om du registrerar bankgirotalonger) Tabba fram till gåvomottagare Zooma med F8 Sök/registrera avliden/jubilar (F2 sök, F9 registrera) 10
Om den avlidne/jubilaren finns sedan tidigare välj vilken adress du vill använda genom att kryssa i rutan vid adressfältet, ta med värdet tillbaka till betalningsregistreringsbilden genom att trycka F3. Om den avlidne/jubilaren finns men du vill lägga in en ny adress skriv in adressen i rätt adressfält och kryssa i rutan, spara med F7 och ta med värdet med F3. Om den avlidne/jubilaren inte finns ange gåvotyp, registrera den avlidnes namn och adress, kryssa för adressen, ange vilket datum gåvogrammet ska skickas i fältet för Nästa brev (och ange begravningsdag ifall det är känt), spara med F7 och ta med värdet med F3. Spara hela posten med F7 11
Ofullständiga minne/högtidsgåvor Minnesgåvor Minnesblad som ej ska utfärdas och som har den avlidnes namn på talongen: Sök/registrera namnet på gåvomottagare och skriv MU i textrutan och markera Nej i Tackbrev mottagare innan du spar posten (gäller både gåvor som betalats in av privatpersoner och begravningsbyråer/församlingar). Minnesblad som ej ska utfärdas och som ej har den avlidnes namn på talongen: använd kod 90202 (minnesgåvor utfärdade). Minnesblad som ska utfärdas och har den avlidnes namn på talongen men ingen adress: sök/registrera den avlidnes namn, sätt dagens datum som utskriftsdatum och anteckna givarens id-nummer för att sen skriva ut följebrev: Vidarebefordran minnesblad. Minnesblad som ska utfärdas och där den avlidnes namn inte finns på talongen: skriv? i fältet för efternamn och skriv givarens namn i fältet för Text 1 och ange dummydatum 2050-01-01 som utskriftsdatum. Anteckna givarens id-nummer för att sen skriva ut följebrev: Avlidnes namn saknas. Högtidsgåvor Samma princip som för minnesbladen (men andra målgruppskoder) med ett undantag: Högtidsgåvor där vi ej har adress till jubilaren/givaren vill överlämna kortet själv: adressfält 3 används för att skriva in givarens adress och grattiskortet skickas dit. Obs! Adressen i detta fält ska enbart användas för den gåva som den aktuella inbetalningen gäller. Om talongen har ett meddelande som inte går att tolka men du misstänker att det är en minnes- eller högtidsgåva, registrera gåvan som en vanlig gåva (90100) och anteckna givarens id-nummer för att sen skriva ut följebrev: Osäker om meddelandet. Följebrev Följebreven skrivs ut när hela bunten är klar och hittas under: Rapportcenter/Insamling/Rapporter/Insamlingsrapport/Personlista Välj formulär: Vidarebefordran minnesblad Avlidnes namn saknas Osäker om meddelandet Urval: Fliken för responsregister: Ange responsdatum (talongens datum) Filken för person: Ange id-nummer (givararens id-nr) Start 12
Prenumerationer Sök/registrera prenumeranten i namnfältet/personbilden Ta med värdet tillbaks till betalningsregistreringsbilden med F3 Ange målgrupp/aktivitet: 90500 Ange belopp Ange talongens datum Spara med F7 Markera den rad du nyss registrerat Tryck på Person i nedre delen av bilden Tryck F4 Välj Specialavtal per person 13
(Ange 1 som Avtalsnummer om personen inte är prenumerant sedan tidigare) (Start/stoppdatum: ange postgirotalongens datum om personen inte är prenumerant sedan tidigare) Prisnummer: 1 Antal mån: 6 Fakturamånad: ange första månaden efter att prenumerationen upphört Fakturaår: ange det år som prenumerationen upphör (vid årsskifte ange nästföljande år) Betaldatum: ange postgirotalongens datum Betalt t.o.m: ange datum ett år framåt från betaldatum Spara med F7 och stäng bilden 14
Fakturor Gå ur bunten Gå in i bunten igen, men via Rader istället för Rader-insamling Ange fakturanummer Tabba idnr, belopp och namn kommer fram Ange betalsätt Ange konto (postgiro = 1920, bankgiro = 1951) Ange datum: samma datum som bunten i övrigt, dvs. talongens datum Spara med F7 15
Uppdatering av buntar När registreringen är klar måste bunten uppdateras. Kontrollera att totalbeloppet stämmer överens med totalbeloppet på post/bankgiroutdraget innan du gör detta. Gå ur bunten Ändra status till skall uppdateras Spara med F7 Klicka på uppdatera Klicka i nedre delen av bilden Start Skriv ut inbetalningsjournal 16
REGISTRERING AV SÄNDPOSTER Spontana gåvor Insamling Underhåll Produktionsposter Ange målgrupp/aktivitet (koder finns på separat lista) Ange sändbelopp Person-id zooma med F8 Sök/registrera givaren 17
dubblettkontroll I personbilden söker man lättast i F9-läge. Klicka sedan på rutan med den turkosa symbolen (dubblettkontroll). Finns givaren sedan tidigare markera raden och tryck F3, och tryck sedan F3 igen för att ta med värdet till produktionsposter. Finns inte givaren i registret tryck F10, registrera givaren i personbilden, spara med F7 och ta med värdet med F3. Spara hela posten med F7 För att registrera nästa post tryck F9 18
Minne/högtidsgåvor Insamling Underhåll Produktionsposter Ange målgrupp/aktivitet (koder finns på separat lista) Gåvomottagare zooma med F8 Sök/registrera avliden/jubilar (F2 sök, F9 registrera) Om den avlidne/jubilaren finns sedan tidigare välj vilken adress du vill använda genom att kryssa i rutan vid adressfältet, ta med värdet tillbaka till produktionsposter genom att trycka F3. Om den avlidne/jubilaren finns men du vill lägga in en ny adress skriv in adressen i rätt adressfält och kryssa i rutan, spara med F7 och ta med värdet med F3. Om den avlidne/jubilaren inte finns ange gåvotyp, registrera den avlidnes namn och adress, kryssa för adressen, ange vilket datum gåvogrammet ska skickas i rutan Nästa brev (och 19
ange ev. begravningsdag ifall det är känt), spara med F7 och ta med värdet med F3. Skriv namn och hälsning som ska stå på gåvogrammet i rutan textrad Fyll i beloppet i sändbelopp Person-id zooma med F8 Sök/registrera givaren dubblettkontroll I personbilden söker man lättast i F9-läge. Klicka sedan på rutan med den turkosa symbolen (dubblettkontroll). Finns givaren sedan tidigare markera raden och tryck F3, och tryck sedan F3 igen för att ta med värdet till produktionsposter. Finns inte givaren i registret tryck F10, registrera givaren i personbilden, spara med F7 och ta med värdet med F3. Spara hela posten med F7 För att registrera nästa post tryck F9 20
PORTALPOSTER Börja med att kolla infomailen ifall det kommit dubblettvarningar på M/H-händelser ( Möjliga dubbletter M/H-händelser ). Dubblettkontrollen går mot avlidnes/jubilarens namn samt begravningsdatum (+/- 14 dagar) Om det finns dubbletter: Sätt om alla dubbletter till Avslutade: Ja utom den du vill behålla (förslagsvis den äldsta posten som har mest information, och se till att föra över alla adressalternativ du vill ska finnas med till den post du väljer att behålla) Öppna sedan Personbilden: tryck F2, radera Person och välj Portal i dropplistan, tryck F5 Gå igenom varje portalpost, gör en dubblettkontroll på varje post (F6) och se till att de ser riktiga ut innan status ändras till Aktiv. Gåvogrammen skrivs ut oavsett vilken status personposten har, däremot kommer inte några inbetalningskort ut. När personposterna gås igenom bör även PayEx-fliken kollas. Följande olika statusar kan förekomma: A PAYMENT_CARD_OK = Kortbetalning OK U PAYMENT_PENDING_FAIL = Kortbetalning EJ OK A RECIEVED_FULFILLED = Internetbank OK U RECIEVED_FULLFILLED_FAIL = Internetbank EJ OK INIT = Inbetalningskort U INIT = Betyder att givaren gjort en varubeställning och vill betala mot faktura alternativt att givaren har beställt autogiromedgivande. Kan sättas om till Aktiv på en gång. Obs! Vissa betalningar med status U kan ha gått igenom kolla på PayEx-sidan för att veta säkert hur betalningen ser ut. Alla poster med A har gått igenom och kan sättas om till Aktiv. Alla poster med U som inte har gått igenom kan sättas om till aktiv. Poster med U som har gått igenom ska ligga kvar som portal till återutskrift av portalposter gjorts. Markera dessa poster med bet ok i fältet Intern adress. Öppna sedan Redigering M/H-gåvor och sök fram alla minnesgåvor: Målgrupp: 90203 Sänddatum: >2007-05-10 Körningsnummer gåvogram: @ F5 Gå igenom posterna och redigera vid behov. Gör sedan samma sak med högtidsgåvorna: Målgrupp: 90303 Sänddatum: >2007-05-10 Körningsnummer gåvogram: @ F5 Detta bör göras strax innan gåvogrammen skrivs ut. 21
UTSKRIFT M/H-GÅVOR OCH DIPLOM Rapportcenter Insamling Uppdaterande rapporter Utskrift minne/högtidsgåvor Minnesgåvor Översikt minnesgåvor Försättsblad minnesbrev Utskriftstyp: Normal Klicka i nedre bilden Start 22
Antal poster: Ok Körningsnummer: Ok Försättsbladen hamnar i nedre kanten (Vision Crystal). Klicka upp dessa och skriv ut. Utskriftsval: Ok Minnesbladen hamnar i nedre kanten (Vision Crystal). Klicka upp dessa och skriv ut. Högtidsgåvor Rapportcenter Översikt högtidsgåvor Försättsblad högtidsbrev Utskriftstyp: Normal Klicka i nedre bilden Ange målgrupp/aktivitet 90300-90305 Start Antal poster: Ok Körningsnummer: Ok Försättsbladen hamnar i nedre kanten (Vision Crystal). Klicka upp dessa och skriv ut. Utskriftsval: Ok Högtidsbladen hamnar i nedre kanten (Vision Crystal). Klicka upp dessa och skriv ut. Diplom Översikt högtidsgåvor Försättsblad diplom Utskriftstyp: Normal Klicka i nedre bilden 23
Ange målgrupp/aktivitet 90108-90109 Start Antal poster: Ok Körningsnummer: Ok Försättsbladen hamnar i nedre kanten (Vision Crystal). Klicka upp dessa och skriv ut. Utskriftsval: Välj formulär Diplom gåvogram - Ok Diplomen hamnar i nedre kanten (Vision Crystal). Klicka upp dessa och skriv ut Återutskrift gåvogram Välj Återutskrift istället för Normal som Utskriftstyp Ange körningsnummer om du vill ha återutskrift på alla gåvogram Ange körningsnummer och M/H-id om du vill ha återutskrift på enstaka gåvogram 24
UTSKRIFT AV SÄNDPOSTER (INBETALNINGSKORT) Gåvor Rapportcenter Insamling Urval Utskrift av sändposter Utskrift inbetalningskort med OCR Inbetalningskort gåvor Klicka i nedre delen av bilden Ange målgrupp/aktivitet: 90200-90205, 90300-90305, 90103-90105, 90110 Start Skriv ut 25
Återutskrift portalposter Ärende Underhåll Ärende Typ: Återutskrift portalgåvor + F5, klicka på dokument, välj redigera fil (kikarsymbolen), ett Excelark öppnas, kolla föregående datumintervall och fyll i det nya. Rapportcenter Insamling Urval Utskrift av sändposter Utskrift av inbetalningskort med OCR Återutskrift portalgåvor Välj: Återutskrift Urval: Målgrupp/aktivitet: 90203, 90303, 90103, 90110 (+eventuellt aktuellt insamlingsprojekt) Sänddatum: Ange datumintervall. (Gör ej urval på datum längre fram än gårdagens datum) 26
EKONOMIRAPPORTER Rapportcenter Faktura/reskontra Diverse Överföring till bokföring Överföring till bokföring Bokföringsunderlag Ekonomirapport bankgiro Körningstyp = Normal (alt. Provutskrift först för att kolla att allt stämmer) Ta bort krysset i Reskontraposter Kryssa i rutan Insamling Inbetetalningsjournal från/till: ange journalnummer Respons från/till: ange journalens datum Klicka i nedre delen av bilden (var som helst) Start/Skriv ut 27
Ekonomirapport bankgiro - fakturor Körningstyp = Normal (alt. Provutskrift först för att kolla att allt stämmer) Behåll krysset i Reskontraposter Ta bort krysset i Insamling Betalningsjournal: ange journalnummer Ver. datum: ange journalens datum Start Skriv ut 28
Ekonomirapport postgiro Körningstyp = Normal (alt. Provutskrift först för att kolla att allt stämmer) Ta bort krysset i Reskontraposter Kryssa i rutan Insamling Fyll endast i datum i Respons från/till (ej journalnummer) Klicka i nedre delen av bilden (var som helst) Start Skriv ut 29
Ekonomirapport postgiro fakturor Körningstyp = Normal (alt. Provutskrift först för att kolla att allt stämmer) Behåll krysset i Reskontraposter Ta bort krysset i Insamling Betalningsjournal: ange journalnummer Ver. datum: ange journalens datum Start Skriv ut Återutskrift inbetalningsjournaler Återutskrift av inbetalningsjournaler som saknas görs genom att fylla i rrrk02 i det vita fältet ovanför menyn (i vanliga MySoft ej rapportcenter) och tryck sedan enter. Fyll i journalnummer och skriv ut. 30
VARUFÖRSÄLJNING Insamling Underhåll Person Sök/registrera beställaren i personbilden och spar med F7 Tryck F4 Välj Registrera varuförsäljning (Ange ev. id för annan betalare) Tryck F7 Registrera varans nummer (zooma med F8 för att söka varunummer) Ange antal Spar posten F7 (Registrera ev. fler varor) 31
Direktfakturering Används för utskrift av enstaka fakturor som skickas direkt från kansliet. Markera någon av varuraderna Klicka på Direktfakturering Start Utskriftsval: Välj skärm klicka Ok Skriv ut 32
Fakturautskrift Rapportcenter Faktura/reskontra Fakturering Fakturautskrift Fakturatyp: Faktura Utskriftstyp: Normal (alt. Prov) Typ: Varuförsäljning Kryssa för: Samla på annan betalare Ta med 0.00 fakturor Skriv ut om 0.00 belopp En rad per faktura Klicka i nedre delen av bilden (var som helst) Utskriftsval: Ok (OBS. Urval vid julbeställningar: Om beställningen ska skickas via Lagandan ange @ som urval i fältet Infodata/Lagandan Om beställningen ska skickas via Infodata ange 1 som urval i fältet Infodata/Lagandan) Start Skriv ner körningsnummer (för ev. återutskrift) Lagandan: Skriv ut fakturorna (Infodata: Pipefilen hittas i U:MyoTMP och heter RPT_XXXR.myo (XXX=användarnamn)) 33
Rapport varuförsäljning Rapportcenter Varuförsäljning Försäljningsrapport Omsättning per vara Försäljningsrapport Varuförsäljning Spec. per vara Urval: Spec. per vara Urval ordernummer: ange ordenummer Räkna Start Skriv ut Denna rapport skickas till Lagandan tillsammans med fakturorna 34
Spec. per kund Urval: Spec. per kund Urval ordernummer: ange ordenummer Räkna Start Skriv ut Denna rapport sparas i Lagandan-pärmen. Skriv upp fakturautskriftens körningsnummer samt ordernummer på rapporten. 35
Kreditering av faktura Sök upp personen i personbilden Tryck F4 visa reskontra Markera den faktura som ska krediteras Klicka på Direktkreditering Ska kreditnota skapas: Ja Direktkreditering: Start Ska fakturaperiod sättas tillbaka: Välj nej om ingen ny faktura ska skapas för perioden (välj ja om ny faktura ska skapas) Utskriftsval: välj utskrift Ok 36
Reskontran uppdateras omedelbart 37
PÅMINNELSEFAKTURA Påminnelselista Rapportcenter Faktura/Reskontra Påm.rutiner Påminnelser obetalda fakturor Påminnelselista Välj formulär (sorterat på id-nr eller namn) Välj: Datumgräns: Påminner inte fakturor äldre än angivet datum Min.dagar: Dagar sedan förfallodatum/tidigare påminnelse (30 är standardvärde) Betalningssätt: ange betalningssätt Urval: gör dina urval t.ex. på idtyp, påm.status, restbelopp Start Gå igenom listan vid behov kan man utesluta valda poster via Redigering av påminnelselista. Ser allt bra ut görs Påminnelse via faktura direkt. 38
Redigering av påminnelselista Faktura/Reskontra (i vanliga MySoft ej Rapportcenter) Påm.rutiner Redigering av påminnelselista Sök på personens id-nr eller fakturanummer Klicka i fältet Hålls utanför (påm.status blir då U) Spara för varje post Stäng bilden 39
Påminnelse via faktura Rapportcenter Faktura/Reskontra Påm.rutiner Påminnelse via faktura Välj formulär (sorterat på id-nr eller namn) Välj: Utskriftstyp: Normal (alt. Prov/Återutskrift) Datumgräns: Samma som för påminnelselistan Min.dagar: Samma som för påminnelselistan Betalningssätt: Samma som för påminnelselistan Ska några poster hållas utanför påminnelsen ska man registrera U i fältet Hålls utanför Urval: Samma som för påminnelselistan Start Notera påminnelsenumret 40
Utskrift av påminnelser Rapportcenter Faktura/Reskontra Fakturering Fakturautskrift Välj: Fakturatyp: Påminnelse Utskriftstyp: Normal (alt. Prov/Återutskrift) Typ: Alla Kryssa i Samla på person/företag Klicka i nedre delen av bilden Utskriftsval: Ok Urval: Påm.nr: ange påminnelsenumret Påm.status: S Start Skriv ut 41
OCR-FILER Hämtning av OCR-filer Gå in på https://girolink.plusgirot.se/ Användar-ID: xbcfbdr Lösenord: bixler + siffra (byts ut med jämna mellanrum) Starta den gula dosan tryck på certifiera ange inloggningskoden (klar) ange pinkod 3311 (klar) skriv in siffrorna som kommer upp i certifikatsrutan klicka på logga in Gå in på Hämtning av filer Hämta fil Klicka på siffran efter filen Spara filen på W:apps/Mysoft/OCR Logga ut 42
Skicka OCR-filer Obs! Används ej. Skicka de nedsparade OCR-filerna till: data@direktmedia.se Flytta filerna till mappen Skickade filer När de kommer tillbaka har varje fil blivit till tre filer med olika filändelser: wri, txt och log. Spara ner filerna i Gemensamma filer/apps/mysoft/ocrfiler Loggfilerna ska ej läsas in och kan flyttas direkt till mappen loggar Wri-filen är själva huvudfilen och ska läsas in i under Faktura/reskontra (Inläsning av inbetalningsfiler) Txt-filen är en fil med poster som har separerats från huvudfilen och ska läsas in under Insamling (Inläsning av svarsposter) 43
Inläsning av OCR-filer Faktura/reskontra In/utbetalningar Inläsning av inbetalningsfiler Typ: Postgiro OCR Filnamn: Gemensamma filer/apps/mysoft/ocr och välj fil Start Vid inläsning av OCR händer det att olika meddelanden kommer upp: Får du meddelandet Det finns ett meddelande i loggen så betyder det att poster har avvisats. Skriv ut en logglista via Utforskaren och lägg in alla avvisade poster manuellt efter att inläsningen är avslutad. (Får du meddelandet Avvikelse mellan ackumulerad summa lästa och totalsumma från slutpost betyder det att den inlästa summan inte överensstämmer med totalsumman i filen. 44
Det är ett tecken på att filen har poster som blivit separerade och dessa poster återfinns i txtfilen som läses in separat från huvudfilen.) (Får du meddelandet Ska skrivna poster raderas svara nej.) Uppdatera bunten, kom ihåg att ange rätt datum = samma datum som filen har Gå in i bunten (klicka på Rader och tryck F2 F5) och kolla i fall det finns poster som inte har status O (O=överförd)). Om det finns poster som inte är överförda: Har du fått en logglista vid inläsning kolla om det är samma poster Om de icke överförda posterna inte återfinns på listan skriv ut en ny logglista Har poster avvisats måste dessa läggas in manuellt, uppgifterna du behöver finns på logglistan och i bunten. Radera de avvisade posterna innan du lägger in dem på nytt. Kolla att belopp och antal poster är riktigt. När inläsningen är klar gå in i Utforskaren och flytta den inlästa filen och lägg den under W:Apps/MySoft/OCR i mappen Inlästa filer (under rätt månad). 45
Inläsning av OCR txt-filer Obs! Används ej Insamling Urval Inläsning av svarsposter Filtyp: Inläsning av E-fil för B-kort Typ: Extern Responsdatum: ange filens datum Filnamn: hämta filen från Gemensamma filer/apps/mysoft/ocr (har txt som filändelse) Målgrupp/aktivitet: 99099 Starta inläsning Meddelanderutor om hur många som lästs in visas Klicka på Visa fil för att hitta buntnumret Faktura/Reskontra In-/Utbetalningar Betalningsregistrering Sök fram bunten med hjälp av buntnumret och uppdatera bunten som vanligt Flytta den inlästa filen i Utforskaren till mappen Inlästa filer/txt-filer 46
INLÄSNING AV PAYEX-FILER Faktura/reskontra In-/utbetalningar Inläsning av inbetalningsfiler Typ: Wallit (=PayEx) Filnamn: W/Apps/MySoft/PayEx välj fil Bet.datum: ange datum (filens inledande datum) Konto: 12345 Start Uppdatera bunten som vanligt 47
AUTOGIRO Autogiroanmälan via portal Rapportcenter Insamling Rapporter Rapport Givaravtal Lista över avtal Medgivande autogiro/medgivande autogiro företag Urval: Avtal: 50100 Startdatum: ange datumintervall (gör ej urval på datum längre fram än gårdagens datum) Senaste utskriftsdatum finns under: Ärende Underhåll Ärende Sök F2 Typ: Autogiromedgivanden F5 klicka på dokument, välj redigera fil (kikarsymbolen), ett excelark öppnas, kolla föregående datumintervall och skriv i det nya. Orsakskod: PO Stoppdatum: @ Urval från person: Typ: P (=person, om du valt rapporten Medgivande autogiro) Typ: A (=företag, om du valt rapporten Medgivande autogiro företag) Personstatus: A Start - Skriv ut 48
Nya medgivanden Sök om personen finns i registret Registrera givaren om denne inte finns sedan tidigare Fyll i all information som finns på medgivandet Obs! Personnummer måste fyllas i Tryck F4 välj Givaravtal Målgrupp: 50100 Fast belopp: ange belopp Nästa utskick: år + månad 49
Klicka i autogirorutan Ange kontonummer Ange clearingnummer Spara och stäng bilden Spara även givaravtal innan du stänger bilden 50
Skicka nya medgivanden till BGC Skicka filen innan den 10:e varje månad Insamling Autogiro/Givaravtal Generering av fullmakter Klient: 1 Urval på idtyp: Insamling Start Skriv upp filnamnet (börjar på fubbs = bankgiro) OK Leta upp filen i loggen i Utforskaren Döp om filen: år + månad + understreck + antal medgivanden + medg (ex: 200607_30medg) Kopiera filen och klistra in den i W/Apps/MySoft/Autogiro/Medgivanden Öppna NetMaker id Öppna NetMaker BgCom Hämta filen Underteckna säkerhetskod: 73028 Skicka filen säkerhetskod: 10431 (kvitto kommer när filen är godkänd skriv ut kvittot) 51
Välkomstbrev autogiro Skickas när medgivandet fått okej från BGC Rapportcenter Insamling Uppdaterande rapporter Välkomstbrev givaravtal Välkomstbrev Välkomstbrev autogiro Körningstyp: Normal Avtal: 50100 Startdatum: blir automatiskt < morgondagens datum Välkomstbrev: @ Nästa utskick: datum för nästa utskick Start 52
Felsökning Görs innan filen med transaktioner tas ut och skickas till BGC Exempel: felaktigt ifyllt datum för nästa utskick Stoppdatum: @ Nästa utskick:! (= skiljt från) datum 53
Exempel: felsökning okänd adress Rapportcenter/Insamling/Rapporter/Rapport givaravtal/etiketter Stoppdatum: @ Personstatus:!A Startknapp saknas tryck F5 för att starta sök 54
Transaktioner Dragningen görs den 28:e varje månad skicka transaktionerna minst tre dagar innan Insamling Autogiro/givaravtal Utskrift av sändposter för givaravtal Klicka i nedre delen av bilden Välj utskrift = skärm OK Betalningssätt = A Nästa utskick = år + månad Start Anteckna körningsnummer/ok 55
Generering av autogirotransaktioner Belastningsdatum = den dag som dragningen ska ske Obs! Radera förfallodatum Ange körningsnummer Start Anteckna filens namn Gå till loggen, leta upp filen och döp om den (år + månad + trans) Kopiera filen och klistra in den i W/Apps/MySoft/Autogiro/Transaktioner Öppna NetMaker id Öppna NetMaker BgCom Hämta filen Underteckna säkerhetskod: 73028 Skicka filen säkerhetskod: 10431 (kvitto kommer när filen är godkänd skriv ut kvittot) 56