Nova Software Rapport innehåller funktioner för att skriva ut beräknad tjänstgöring från schemaprogrammet. Tjänstefördelningen går att sammanställa per lärare, program, konto, ämne, kurs osv. Genom att registrera lärarnas löner eller en schablonmässig timkostnad kan programmet även beräkna kostnaden för skolans undervisning. Detta tipsdokument innehåller instruktioner för följande rapporter: Tjänstefördelning Tid/Kostnad Tjänsteöversikt Tid/Kostnad Planeringsunderlag - Lärare Förutsättningar i schemafilen: 1. Komplett tjänstefördelning. 2. Uppgifter om årsram för kurs/ämne och heltidstjänst för lärare. 3. För vissa rapporter behöver omfattningen på lärarens planerade tjänst registreras. Komplett tjänstefördelning Tjänstefördelningen i schemaprogrammets tjänstefördelningstabell ska innehålla samtliga arbetsuppgifter för lärare som kan värderas som en specificerad andel av en tjänst. Detta innebär att även tjänstefördelningsposter för arbete som inte schemaläggs skall registreras. Kontrollera att tjänstefördelningen är komplett. Välj Tabell Lektion. Ta fram fältet *Finns i tjänstefördelning och ange filter 0 i fältet. Sortera tabellen så att alla lektioner med samma kombination av lärare, grupp och ämne/kurs sorteras så att de ligger intill varandra. Markera rader som skall ingå i tjänstfördelningen, högerklicka och välj Tjänstefördelning Skapa tjänstefördelning. Var noga med att markera alla identiska rader! Välj Tabell Tjänstefördelning. Sortera tabellen på Ämne. Markera rader som skall tas bort. Högerklicka på de markerade raderna och välj Ta bort och sedan alternativet Ta bort tjänstefördelningsrader. Tänk på att välja rätt alternativ så att inte lektionerna tas bort. Kontrollera att alla poster har ett värde i fältet Total tid (tim) eftersom det är detta fält som används vid beräkningar. Komplettera med poster som saknas, t.ex. för arbetsuppgifter som inte finns med i schemat. Nova Software AB 1 (5)
I rapporterna räknas enbart tjänstefördelningens Ursprungliga poster in. Detta för att inte samma uppgifter skall räknas två gånger när man använder ersättningsrader eller delar upp tjänstefördelningsposter på halvgrupper. Det finns ett fält i tjänstefördelningstabellen som visar om en post räknas som ursprunglig. Välj Tabell Tjänstefördelning. Klicka på nappen Egenskaper, gå till fliken Övrigt, markera fältet Ursprunglig och klicka på OK. Värdet 1 betyder att posten räknas som ursprunglig. Årsram för kurser och ämnen Årsram för ett ämne eller en kurs betyder det antal timmar en lärare skall undervisa i ämnet/kursen för att detta skall räknas som heltid. Ämnet Matematik på en högstadieskola kan t.ex. ha årsramen 576. Vid beräkningar används i första hand kursens årsram. Om kurskod saknas för tjänstefördelningsposten används ämnets årsram. Novaschem 2010: Välj Inställningar Beräkning av tjänst och fyll i fälten Årsram Kurskod och Årsram - Ämne. För ämnen och kurser där ett annat värde ska användas görs inmatning i fältet Årsram i Tabell Ämne resp. Kurs. Novaschem 2005: Välj Tabell Ämne och kontrollera att fältet Årsram är ifyllt. Gör på samma sätt med tabellen Kurskod om det finns behov av att ha olika årsram för olika kurser inom samma ämne. Heltidstjänst för lärare Heltidstjänst för lärare kan sättas till vilket värde som helst, men det är lämpligt att samtliga lärare har samma värde, eftersom tjänstestorleken då blir jämförbar mellan lärarna. Förslag på lämpliga värden kan vara 1056 (1056 timmar undervisning + 104 timmar fortbildning + 200 timmar gemensamma aktiviteter + 407 timmar förtroendetid = 1767 timmar) eller 100 då den beräknade tjänsten anges i procent av heltid. Novaschem 2010: Välj Inställningar Beräkning av tjänst och fyll i fältet Heltidstjänst för lärare. Novaschem 2005: Välj Tabell Lärare och kontrollera att fältet Årsram är påfyllt för samtliga lärare. Saknas uppgift om årsram för ämne, kurs eller lärare sker ingen beräkning av tjänstgöring utan den utlagda totala tiden anges i rapporterna. En anmärkning visar att komplett uppgift om årsram saknas för någon tjänstefördelningspost i beräkningen. Nova Software AB 2 (5)
Planerad tjänst för lärare Om lärarens tjänstefördelning inte är komplett kan summeringen av registrerad tjänstefördelning vara missvisande. Detta innebär att en rapport som visar t.ex. tjänstefördelningen per lärare inte tar hänsyn till den del av tjänsten som inte utnyttjats. För en lärare som fått 400 timmars tjänst, men enligt planeringen skall ha 500 timmars tjänst kommer 100 timmar att saknas. Ange hur stor tjänst en lärare skall ha för att saknade timmar skall ingå i beräkningen. Novaschem 2010: Välj Tabell Lärare och ta fram fältet Tjänst %. Registrera omfattning av tjänst för varje lärare. För timanställda lärare behöver inget värde anges. Novaschem 2005: Använd fältet Undervisningstid och mata in tiden i timmar. För heltidslärare skall fältet Undervisningstid vara lika med fältet Årsram. För timanställda lärare anges ingen undervisningstid. Förutsättningar i Rapportmodulens databas 1. Novaschem 2005: Generell årsram för lärare anges så att korrekt tjänstgöring kan beräknas för tjänstefördelningsposter utan lärare. 2. Kontrollera inställningar för kostnadsberäkningar. Registrera lärarlöner eller schablontimkostnad. Det går att välja om schablontimkostnad eller faktisk kostnad skall användas när en rapport tas fram. Välj Formulär Rapportmodul Inställningar Kostnadsberäkning. Skriv det värde som används som årsram för lärare i fältet Generell årsram för lärare om Novaschem 2005 används. Fältet Faktor för månader är från början påfyllt med 12,2 för att motsvara antalet månader inkl. semesterlönetillägg. Fältet Faktor för personalomkostnader är påfyllt med 1,3959 för att motsvara tillägg för arbetsgivaravgifter mm. I tabellen Schablonkostnad och intervall för beräkning av tjänst visas de värden som förekommer som årsram för lärare. Skriv en genomsnittlig timkostnad (inkl. PO) för respektive värde på årsram. Lärarlöner kan importeras från urklipp, via ett excelark eller liknande. Fält som skall vara med är lärarens signatur och månadslön. Signaturen kan bytas ut mot personnummer om detta finns registrerat i schemafilen. Markera kolumnerna Signatur alternativt Personnummer och Månadslön i Excelarket och kopiera. Välj Formulär Rapportmodul Import/Export Importera lärare/löner. Nova Software AB 3 (5)
Rapporten Tjänstefördelning Tid/Kostnad Exempel 1: Exempel 2: Välj Rapport Rapportmodul Tjänstefördelning Tid. Välj att gruppera rapporten per lärare och markera några av lärarna. Klicka på Granska. Nu visas tjänstefördelningsposterna på en sida per lärare. Stäng rapporten och markera alternativet Endast summering och klicka på Granska igen. Det går att få samma rapport med kostnadsberäkningar. Välj Rapport Rapportmodul Tjänstefördelning Kostnad. Markera några lärare och klicka på Granska. Rapporten tar hänsyn till om lärarna fått det antal timmar som planerats. Är tilldelade timmar färre än planerade läggs kostnaden för ej utnyttjad tid till i rapporten. Dessa rapporttyper gör det möjligt att utgå från registrerad tjänstefördelning vare sig lärare finns i tjänstefördelningen eller ej. Ett annat alternativ är att utgå från lärarnas planerade tjänster även när tjänstefördelning ännu inte registrerats. Rapporten Planeringsunderlag - Lärare Det finns en mer komplett tjänstefördelningsrapport per lärare, där man kan ställa in vilka fält som skall visas: Välj Rapport Rapportmodul Planeringsunderlag Lärare. Markera några lärare och klicka på Granska. Denna variant av rapporten är inriktad mot att visa den planerade tjänsten utan att kompletta siffror redovisas. Stäng rapporten. Markera alternativet Skriv ut beräknad tjänstgöring och klicka på Granska. Detta alternativ av rapporten redovisar alla siffror mer i detalj. Det finns ytterligare en rad inställningar för rapporten, t.ex. dela upp tjänstefördelningen på ämnestyper, skriva ut egna texter per lärare, redovisa nyckeltal för tjänsten osv. Förutom rena siffror kan ett antal texter skrivas ut. Generella texter som kan skrivas ut på samtliga lärare registreras under Formulär Rapportmodul Inställningar Rapporter. Gå till fliken Generella texter för att skriva in önskad text. Nova Software AB 4 (5)
Fritext för enskilda lärare kan skrivas in antingen i rapportmodulen (Formulär Rapportmodul Lärare: Beskrivning av tjänst) eller i schemaprogrammets lärarformulär i fältet Beskrivning av tjänst. Det går att ställa in om texten i fältet skall hämtas från schemaprogrammet eller rapportmodulen (Formulär Rapportmodul Inställningar, fliken Tjänstefördelning/Planeringsunderlag). Rapporten Tjänsteöversikt Tid/Kostnad Tjänstefördelningen kan redovisas summerad för samtliga lärare samtidigt som rapporten tar hänsyn till hur stor del av tjänsten som utnyttjas. Tjänstefördelningsrapporterna under menyn redovisar både tilldelade timmar och avvikelse från planerad tjänst. Undertid för en lärare läggs till totalkostnaden. Rapporterna kan användas för att visa timmar och kostnad för samtliga lärare med förordnande oavsett hur mycket eller litet tid som fördelats på lärare. Välj Rapport Rapportmodul Tjänsteöversikt Tid för att redovisa enbart timmar i lärartjänsterna. Välj Rapport Rapportmodul Tjänsteöversikt Kostnad för att redovisa timmar och kostnad för lärartjänsterna. Nova Software AB 5 (5)