Från grunderna i systematiskt kvalitetsarbete till Kvalitetsutmärkelsen Bättre Skola HSB Östergötland Mottagare av Utmärkelsen Svensk Kvalitet 2009 och 2013 Fredrik Lundgren Peter Lindgren SIQ Institutet för Kvalitetsutveckling HSB Östergötland fl@siq.se 031-723 17 17
Medar- betare Ledar- skap Resultat System
Vad är kvalitet?
Kvalitet är Tjänstens (Utbildningens) förmåga att tillfredsställa och helst överträffa kundernas behov och förväntningar (Definition Bo Bergman & Bengt Klefsjö)
Utvärdera & Förbättra Vad? Professionell kunskap Ämnes-/specialistkunskap Personliga färdigheter Etik/ yrkesroll Förbättringskunskap Organisation System/struktur Systematik Processer (variation, duglighet) Förbättringsverktyg Förändringspsykologi Förbättring av processer och system Lärande
Professionell kunskap Förbättringskunskap Foto från Bo Herrlin Foto från skollyftet.se
Den nya skollagen (SFS 2010:800) Systematiskt kvalitetsarbete Det ska finnas kvalitetssystem med struktur, rutiner, processer och resurser, för att på ett systematiskt sätt planera, följa upp och utveckla utbildningen. Inriktningen ska vara att de nationella målen för utbildningen uppfylls. Huvudmannens och enheternas ansvar. SIQs Kvalitetsutmärkelsen Bättre Skola är ett av regeringen sanktionerat verktyg som uppfyller lagens krav.
Förbättringshjulet - grundläggande synsätt
Vad är en process? Ett nätverk av aktiviteter som upprepas i tiden, vars syfte är att skapa värde för externa eller interna kunder Professorerna Bergman & Klefsjö, 2003
Kundbegreppet Kunder är de som en organisation finns till för de som verksamheten vill skapa värde för de som har rätt att ha förväntningar på oss de som har rätt att ställa krav på oss Definition enligt SIQs Modell för Kundorienterade Verksamhetsutveckling
Ett kundorienterat förhållningssätt! Vem finns jag till för? Vad levererar jag? Vem har förväntningar på mig? Vilka är förväntningarna? Hur skall jag infria dem? Vilka krav ställs på min process?
Kundfokus? Värdeskapande? PITEÅ Bussarna på linje 3 kunde inte hålla tidtabellen på grund av alla passagerare som klev på. Linjebuss i Piteå har löst problemet genom att bussarna numera kör en väg där det inte finns några hållplatser. - Det var vår enda chans att snabba upp linjen. Vi är tvungna att hålla i gång bussomloppet, säger Birger Eriksson, platschef vid Linjebuss till Piteå-tidningen. (TT) Metro, okt-01
Processer Alla verksamheter har vissa saker som upprepas i tiden, medan andra är unika för ett enskilt tillfälle Det är processerna i organisationen som knyter samman historien med framtiden och som gör att framtida skeenden är förutsägbara Det är med utgångspunkt från dessa processer vi kan genomföra förbättringar av verksamheten. Utan en process har vi svårt att tala om förbättringar. Från boken Verksamhetsutveckling i Världsklass Per Åhlström, 2010
Vad är det vi gör som återupprepas i inom skolan/förskolan?
Varje process är perfekt utformad för det resultat den uppnår.
Ett processorienterat synsätt Arbetsflöde / Aktiviteter Kundbehov/Krav Processuppföljning: Kund- interna och externa krav? Rätt Produkt i rätt Tid till rätt Kostnad? HUR? - gemensamt agerande och systematik Nöjdare kunder/ Uppfyllda krav Nöjdare: Medarbetare Leverantörer/Partners Samhälle Ägare/Huvudmän Resurser och Organisation
Varför processledning?
Så här är det: Oavsett om man tror på processorientering av sin verksamhet eller inte så finns processerna där; verksamheten är redan processorienterad! Så man har två alternativ: 1. Strunta i processerna och hoppas på det bästa. 2. Försöka förstå processerna och styra/utveckla dem. Processledning
Hur hårt skall vi styra processerna?
Systematiskt kvalitetsarbete Kontinuerlig förnyelse och förbättring baserat på lärande A P Hur? Vad blev resultatet? S D Tillämpa/ genomför
SIQs ProcessIndex
Identifiera processen och utse ansvarig
Strukturen En modell som visar organisationens struktur
Identifiera processer Eleven/Barnet Tillfredsställda behov
Förbättringens grundlag Mäter man inte så förstår man inte. Förstår man inte så kan man inte styra rätt. Kan man inte styra så kan man inte förbättra. Men allt bygger på att processen är känd, att man förstår HUR resultaten uppstår.
SIQs processuppföljning Processägare Process Verksamhetsutvärdering USK *Informera (alla aktiviteter som görs för att sälja in och få deltagare och examinatorer) BGH *Utvärdera (från exautb till dk beslut) BGH *Visa upp (Ceremonier, öppna hus, vinnnarblad, mottagarkonferens...) BGH Hur fungerar processen? Bättre Skola *Informera FL fler *Utvärdera FL ojäm *Visa upp FL Diplomering *Försäljning av SIQ Diplomering BGH fler *Att genomföra SIQ Diplomering RC Konferenser och studieresor Att arrangera konferenser BN fler Att arrangera studieresor BN fler Rådgivning och utbildning Att få in kunduppdrag JR inge Att genomföra kunduppdrag JR adm Att genomföra processledningsprogram JR Att genomföra benchmarking/konsortiestudier JR und Att genomföra insiqtmätningar RC Utveckling Att utveckla nya metoder och verktyg som stöd för verksamhetsutveckling RC inte Att få in projekt JK Att driva och delta i utvecklingsprojekt JK Att bearbeta och sprida kunskap från utvecklingsprojekt JK IF-nätverk Att stödja Intressentföreningen (medlemsrekrytering, -vård och -service) MW tillä Att genomföra IF-nätverksträffar MW Kommunikation och marknadsföring Att utveckla och aktualisera hemsidan MW Att ge ut Kundorienterat MW veta Samordna marknadsföring MW ny Att distribuera trycksaker MA Pro fler Ledningsprocesser Verksamhetsplaneringsprocessen (5.1) Processledning (1.3) JK JK
Systematiskt kvalitetsarbete Måste göras från två olika utgångspunkter/nivåer Från ett ledningsperspektiv Skolförvaltning Skolledning Från genomförande -perspektiv Klassrum Dagliga processer/arbetet NU kommer vi att behandla ledningsperspektivet.
Systematiskt kvalitetsarbete Att se hela verksamheten ur ett strukturellt, systematiskt och kulturellt perspektiv. Klättra upp i närmsta träd Att inte låta sig luras ner i kaninhålen - men detaljerna betyder allt! Hålla fast vid ett synsätt, en metod eller arbetssätt och öva tills man blir bra
Vad har dessa gemensamt? IKEA Toyota Byleskolan Tandvårdshuset i Älmhult
Kundorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar SIQs Modell för Kundorienterad Verksamhetsutveckling Grundläggande värderingar
SIQs Modell för Kundorienterad Verksamhetsutveckling Grundläggande värderingar Processorientering Förebyggande åtgärder Lära av andra Ständiga förbättringar Snabbare reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan
Kultur Grundläggande värderingar för beslut och handling Kundorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Förebyggande åtgärder Ständiga förbättringar Lära av andra Snabbare reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan Processorientering
Strukturen Information Inrikta, samordna, stödja Plan HUR gör vi Resultat För vem? Medarbetare
Strukturen 2 Information & Analys 1 Ledarskap 3 Verksamhetens planering 4 Medarbetarnas engagemang och utveckling 6 Verksamhetens resultat 7 Kundtillfredsställelse 5 Verksamhetens processer
Systematiken Gör vi som vi har sagt? Hur gör du för att I vilken omfattning gör du det? Hur gör du för att utvärdera och förbättra det du gör? Har vi medvetet valda systematiska sätt att lösa våra uppgifter? I vilken omfattning gör du det? Vilket resultat leder det till (i förhållande till målvärden)? Vilket resultat leder det till (i förhållande till målvärden)? Uppnår vi det vi har tänkt oss? Får vi önskad effekt? Hur gör du för att Hur gör du för att utvärdera och förbättra det du gör? Kan vi göra det bättre?
bättra det du gör? till målvärden)? Tre hörnpelare i SIQs Modell för Kundorienterad Verksamhetsutveckling Ett sätt att ställa frågor som leder till insikt En modell för vilka frågor vi skall ställa oss Grundläggande Värderingar som vägleder beslut och handling Systematik Struktur Kultur Gör vi som vi har sagt? Hur gör du för att I vilken omfattning gör du det? Hur gör du för att utvärdera och för- Vilket resultat leder det till (i förhållande 2 Information & Analys Har vi medvetet valda systematiska sätt att lösa våra uppgifter? Hur gör du för att I vilken omfattning gör du det? Vilket resultat leder det till (i förhållande till målvärden)? Uppnår vi det vi har tänkt oss? Får vi önskad effekt? 1 Ledarskap 3 Verksamhetens planering 4 Medarbetarnas engagemang och utveckling 6 Verksamhetens resultat 7 Kundtillfredsställelse Hur gör du för att utvärdera och förbättra det du gör? Kan vi göra det bättre? 5 Verksamhetens processer för att förstå och driva på för att kunna se och organisera för motivation och riktning