IT Scanning Copy Print Realize scanning! April 2010
Utmana invanda sätt att jobba! Sharp tillverkar några av världens kraftfullaste digitala dokumentsystem. Lösningar som ger dig snabbare, effektivare arbetsmetoder och gör alla på arbetsplatsen mer produktiva. I vårt sortiment hittar du ett brett urval av system för er dokumenthantering, allt från utrymmessnåla skrivare och kopiatorer i svartvitt och färg till exceptionellt mångsidiga och snabba multifunktionssystem. På följande sidor berättar vi mer om hur du kan förenkla och effektivisera ert dagliga arbete och kapa onödiga arbetsmoment. Är du redo att utmana gamla vanor? Spännande läsning!
Innehåll Så scannar Vasaloppet och Trelleborg 4 Smarta applikationer 6 System för fyrfärg 10 System för svartvitt 14 Världsledande säkerhet 16 Sharp tänker miljö 18 Sharp Center 20 1
Karin Svärd, Vasaloppet Scanning ger full kontroll över våra dokument Vasaloppet är en omfattande verksamhet. Vintern 2010 slår man alla tiders rekord med 57 000 deltagare under Vasaloppsveckan. Genom att scanna in dokument och hantera dessa digitalt har man skaffat sig både kontroll och sparad tid. 4
Hans Svensson, Trelleborg Forsheda Streckkodsläsning blev vinst redan efter ett halvår Systemet är jättelätt att använda, intygar Vasaloppets administrativa chef Karin Svärd. Det var för drygt ett år sedan som Vasa - loppets medarbetare började scanna in pappersdokument med Sharps multifunktionssystem. Genom scanning programmet Drivve har alla nu sina personliga mappar som kan hanteras i affärssystemet och enkelt nås via pc. Vi väljer bara scanning, skriver in filens namn på kopiatorskrivarens touchdisplay och pekar på rätt mapp så är det klart! Digital faktura- och avtalshantering Alla fakturor kommer digitalt till kansliet som scannar in bilagor och andra dokument som kopplas till rätt faktura. All attestering och kontroll sker också elektroniskt. Vi har inte längre några pappersfakturor som riskerar att glömmas bort eller komma på avvägar, säger Karin Svärd. Vasaloppet kommer framöver även att scanna in alla sponsoravtal i ett avtalsprogram med auto matisk bevakning. Det känns särskilt bra att Sharps lös ning spar tid för de ideellt arbetande i våra idrotts klubbar. De uppskattar förenklingen och den ökade kontrollen. Både programvara och maskiner har fungerat felfritt, konstaterar Karin Svärd När Trelleborg Forsheda började scanna in dokument via streckkoder på lagret var tidsvinsterna omedelbart stora. Det blev snabbt en succé berättar IT-chefen på Trelleborg Forsheda, Hans Svensson. Trelleborg Forsheda tillverkar gummiprodukter till bilar, lastbilar mm. Från det egna lagret skickas leveranser till Volvo, Scania, Ford, Peugeot och många andra tillverkare. IT-avdelningen utvecklade en applikation i affärssystemet som genererar en streckkod på plocklistorna. Så snart en leverans är klar scannar lagerpersonalen in plocklistan i multifunktionssystemet. Programvaran Drivve läser av streckkodens kund- och plocklistenummer och lagrar dokumentet på rätt plats, helt auto matiskt. Så fort leveransen är plockad och frakt beställd ser kundtjänst detta, förklarar Hans. Många fördelar Sharps system ger kontroll och snabb till gång till alla dokument. Även de kompletterande handlingar som kundtjänst scannar in hamnar tack vare streckkoderna på rätt plats. Tidigare ägnade vi massor av tid åt att leta upp dokument i pärmar. Nu får vi blixtsnabbt upp det vi önskar på skärmen. Allt tryggt lagrat på ett ställe så att våra kunder kan få omedelbara besked. En succé som växer Systemet är mycket enkelt att använda. Istället för att leta upp, kopiera och skicka per post kan nu medarbetarna med sök ord klicka iväg önskat dokument i ett mail. Med flera hundra inscannade dokument i veckan har investeringen i Sharpmaskiner och programvara redan efter ett halvår betalat sig. Med råge! Framgången gör att vi nu håller på att införa systemet i ytterligare en fabrik, berättar en påtagligt nöjd IT-chef 5
6 Bygg in dokumenthanteringen
Sharps dokumentlösningar gör det möjligt för dig att förbättra produktiviteten och arbetsflödet. Vare sig det handlar om distribution av scannade dokument eller integrering med existerande arbetsflöden kan vi hjälpa dig att höja kontorets produktivitet på ett kraftfullt sätt. i dina IT-system Sharps multifunktionssystem kan bli det nav för kontorets digitala dokumenthantering som minskar ert administrativa arbete avsevärt. Här visar vi några exempel på vad som är möjligt att göra. Intelligent scanning och arkivering Programvarorna SimplifyScan och Drivve Image gör att dokument kan scannas in och distribueras vart som helst i nätverket, direkt från multifunktionssystemet. Korrekt lagringsplats väljs via displayen så att det scannade dokumentet redan från början lagras på rätt plats med rätt namn och information. Det som annars skulle ta åtskilliga minuter görs automatiskt på ett par sekunder. Arbeta smartare med scanning Du kan konvertera scannade dokument till alla vanligt förekommande format, inklusive sökbara PDF-dokument eller OCR-tolkade textdokument. Den inbyggda bildförbättringen tar bort märken från hålslag, fläckar och prickar. Felvända sidor roteras automatiskt. Det går också att läsa och hantera streck - koder vid scanning. Någon information behöver då inte anges vid scanningen. Programvaran tolkar streckkoden och lagrar dokumentet på rätt plats med rätt Det integrerade tangentbordet gör att informationen hanteras enkelt och effektivt vid systemets display. namn. Intelligent zon-tolkning läser utvald information, exempelvis fakturaeller personnummer, oavsett var den finns på sidan. Denna information kan sedan användas som filnamn vid lagring och sökning. CRM 7
Sharpdesk har ett gränssnitt med förhandsgranskning. Funktionerna ligger som ikoner och nås enkelt via dra och släpp. Effektivare lagring av scannade dokument På displayen väljer du var det scannade dokumentet ska lagras. Välj rätt bibliotek, exempelvis MS Sharepoint, bläddra till aktuell mapp och skriv in dokumentnamn och andra värden. Genom integration och databaskopplingar kan du söka efter kundnamn, artikelnummer eller annan information, vilket förenklar och minimerar risken för fel. Allt detta görs direkt från multifunktionssystemets tangentbord eller display. Säkrare och effektivare att scanna direkt till e-post Användaren identifierar sig genom inloggning till nätverket via displayen. Det gör att inga obehöriga anonymt kan scanna in och skicka iväg känslig information. Vid inloggning anpassar sig systemet automatiskt till användaren så att hon når den egna adressboken, kan skriva in meddelande och automatiskt bli avsändare till e-postmeddelandet som lagras i användarens mapp. Möjligheten att göra detta från en plats direkt vid scanning spar mycket tid och pengar. Faktura-/OCR-nr 21814723108 Användaren trycker på önskad startknapp och matar in information om dokumentet samt väljer kundens namn genom att söka i CRM-systemet. Med zon-tolkning läses utvald information. Läsning av streckkoden placerar dokument på rätt plats med rätt namn. 8
Hanteringen av en leverantörsfaktura kostar mellan 150 och 600 kronor. Genom att installera Sharp Invoice kan du sänka den kostnaden med uppemot hälften. Hämta, organisera och dela din affärsinformation Med programvaran Sharpdesk kan du i din dator skapa, organisera och hantera hela bibliotek av inscannade bilder och filer. Programmet ger stöd för över 200 olika filformat och enklare filsökning med hjälp av praktisk miniatyrvisning. Scanna in dokument och spara på pc eller i nätverket med dra och släpp - funktionen; bakgrundsindexeringen håller reda på alla filerna. Sökningar görs med nyckelord, filnamn, filegenskaper eller till och med metadata. Smidig bearbetning av scannade dokument som överförs till arbetsflöden eller till delade enheter gör det enklare att dela information med medarbetare. Faxa, e-posta eller skriv ut genom att släppa filen på önskad ikon. Praktiska funktioner som att konvertera med OCR till Word, sökbara PDF och andra filformat nås genom att dra och släppa till önskad ikon. Hantera dina fakturor digitalt Studier visar att en leverantörsfaktura kostar mellan 150 och 600 kronor att hantera. Genom Sharp Invoice kan du sänka den kostnaden med uppemot hälften. Före installation görs alltid en förstudie som visar din organisations förutsättningar och besparingsmöjligheter. Förutom inscannade fakturor hanteras alla fakturaformat, exempelvis EDI och e- fakturor. Systemet har avancerade konteringsfunktioner, integrerat attestregle mente, historik, spårbarhet, sökfunktioner och kopplingar till marknadens affärssystem och inköpssystem. Det webbaserade gränssnittet gör det lätt att komma igång. Användarna kan enkelt och snabbt hantera fakturorna sinsemellan, och flera personer kan arbeta med samma faktura samtidigt. Genom den inbyggda bevakningen behöver du inte riskera att fakturor glöms bort och förfaller. Leverantör A E-fakturor Leverantör B EDI-fakturor Leverantör C Pappersfakturor Sharp Invoice Fakturahandläggare hos kund 9
10 En ny standard för färg,
Färgdisplayer och drivrutiner har samma enkla pedagogik på alla Sharps MXmodeller. Touchfunktionen och minatyrbilderna är lätta att förstå. Kan man en modell så kan man alla bra för användare som jobbar i en organisation med flera modeller. kvalitet och prestanda När det är ont om tid och kvalitetskraven är höga ger Sharps senaste digitala multifunktionsskrivare med fullfärgskapacitet rätt stöd. Ett brett program av varierande storlekar med olika funktioner gör att du kan välja den hastighet, kvalitet och funktionalitet som passar dina behov, kombinerat med en enastående kvalitet på färgutskriften. I Sharps MX-serie för färgutskrifter finns system med stora pekskärmar, vars mini a - tyrvisning gör att även mer avancerade funktioner snabbt blir begripliga och tillgängliga. Utdragbara tangentbord förenklar datainmatning och hanteringen av e-post. Hos IT-administratörerna brukar möjligheterna till fjärrstyrning vinna särskild uppskattning. Snabb nätverksscanning i färg De stora MX-modellerna ger verkligt imponerande hastigheter för scanning av större jobb, uppemot 70 original per minut, med dubbelsidig dokumentmatning. När dokumenten har scannats till val fritt digitalt format som XPS, JPEG, TIFF eller PDF distribuerar du dem på ett ögonblick till en mängd olika destinationer. Snabba utskrifter i hög upplösning Du kan få en första utskrift i färg på bara ett par sekunder. Oavsett om du väljer ett multifunktionssystem som skriver ut 23 eller 50 sidor per minut får du en överlägsen upplösning. Snabba processorer och stora hårddiskar ser till att även stora filer med komplex grafik skrivs ut snabbt och problemfritt. Kopiering som förenklar och förbättrar Den användarvänliga designen höjer effektiviteten rejält. Medarbetarna kan snabbt och enkelt utnyttja de avancerade kopieringsfunktionerna vid komplicerade körningar. Behovet av manuellt förarbete minimeras på flera sätt. Automatiska funktioner för bildredigering, anpassning av såväl bakgrundsfärger som halvtoner och han tering av original med blandade format är exempel som både ökar kvaliteten och sparar tid. Proffsiga efterbehandlingsalternativ Sharps automatiska dubbelsidiga utskrift och stora sortiment av helautomatiska efterbehandlingsalternativ gör att du kan hantera alla dina dokument internt. Funktioner som hålslagning, häftning, vikning och sadelhäftning av broschyrer är lika enkla att använda som att klicka på utskrift. Separata kopieringsknappar för färg och svartvitt gör det enkelt att spara pengar. Inga krångliga undermenyer i minimala teckenfönster. 11
Arkiverade dokument visas som ikoner. Förutom enkel överblick och hantering minskar det spillet genom att du i förväg ser att du valt rätt dokument för utskrift. Med Sharps MX-serie sköter du hela processer direkt vid multifunktionssystemets display. Genom det stora utdragbara tangentbordet kan du till exempel snabbt skriva in text när du scannar eller skickar e-post. Flexibel faxfunktion med överföringsval Sharps multifunktionssystem kan utrustas med en snabb och enkel funktion för sänd ning och mottagning av fax. Pappersdokument kan då scannas och skickas med ultrasnabba 33 600 bps Super G3-fax, om du så vill direkt från din pc. Effektiv arkivering för snabbare arbetsflöden Tack vare de inbyggda och generöst tilltagna hårddiskarna kan scannade filer och gamla jobb lagras och hämtas upp för återanvändning. Viktiga dokument och hela utskrifter kan på detta sätt aktiveras på nytt, utan att du behöver göra om förarbetet. Direktutskrift från USB-minne är ett av många exempel på specialfunktioner som underlättar det dagliga arbetet. Det är tryggt att välja Sharp. Det visar utmärkelser från oberoende testinstitut och de kvalitetsstandarder som Sharp systematiskt arbetar efter. 12
13
Snabb och säker svartvit Sharps MX-serie för svartvita utskrifter är nyckeln till en snabbare, mer effektiv och säkrare dokumenthantering för kontoret. Den robusta designen, fullmatad med produktivitetshöjande funktioner, garanterar tillförlitlighet, hastighet och kapacitet. Sharps svartvita MX-system förenklar kontorets dokumenthantering på samma sätt som färgsystemen. Stora tydliga touchdisplayer, miniatyrikoner och utdragbara tangentbord är några exempel som gör det lättare att jobba. Multifunktionssystemen i MX-serien har en användarvänlig design som gör att de kan användas av alla på kontoret, oavsett erfarenhet. Stora LCD-skärmar på kontrollpanelen ger tydliga och enkla anvisningar som hjälper användaren att navigera bland funktionerna. Effektiva färgscanningsfunktioner En kraftfull färgscanner konverterar vilket pappersbaserat dokument som helst, upp till A3-format, till en redigerbar, digital fil lika enkelt som att ta en kopia. Med utrustning för nätverksscanning kan hela kontoret dela fullt redigerbara filer. Effektiv arkivering ökar arbetsflödet De större MX-modellerna ger dig möjlig - heter att sköta alla arkiveringsärenden effektivt. I snabbmappen kan du tillfälligt lagra dina data, så att de finns lätt tillgängliga utan att du behöver scanna om. Mer långsiktiga lagringsalternativ, som centrala arkiv för fildelning eller privata arkiv för lagring av känsliga data, förenklar dokumenthanteringen och gör det enklare än någonsin att hämta dina data. Produktiv utskriftsfunktion Snabba, tillförlitliga utskrifter av stora doku - ment är grunden för ett produktivt kontor. Sharps MX-serie med tillval för nätverksutskrifter är byggd för höga hastigheter. Funktionen RIP Once/Print Many innebär också en effektivisering av arbetet, genom att utskriftsdata bara behöver laddas ner från din pc vid ett tillfälle. Produktionssystem för professionella behov Sharps produktionssystem sätter en helt ny standard för svartvit högvolymsproduktion. Det gör dem idealiska för alla krävande produktionsmiljöer. Exceptionell prestanda kan kombineras med robust flerlagrad säkerhet, låga driftskostnader, enkel konfiguration, hög driftsäkerhet och mångsidiga efterbehandlingsalternativ. Det gör Sharps produktionslösningar intressanta för såväl kapacitetskrävande företag och myndigheter som för arbetsbelastade repro - av delningar och tryckerier. 14
dokumenthantering 15
Insikt i 62004 2009 16 Sharp blev som första tillverkare av multifunktionssystem för dokumenthantering certifierade enligt Common Criteria. Vi är stolta över att för sjätte året i följd få utmärkelsen för marknadens säkraste multifunktionssystem.
vardagens säkerhetsrisker Sharps multifunktionssystem är snabba, flexibla och användarvänliga. De kopierar, skriver ut, scannar och faxar alla typer av dokument, också sådana som är konfidentiella. Sharps avancerade säkerhetslösningar ger helt nya möjligheter att säkra den information som hanteras och lagras i dessa multifunktionssystem. Säkerhet i flera lager Sharps Säkerhetslösningar skyddar mot interna och externa hot inom fem nyckelområden: DATASÄKERHET NÄTVERKSSÄKERHET SÄKER ÅTKOMSTKONTROLL DOKUMENTSÄKERHET SÄKERHET MED ANVÄNDNINGSKONTROLL Datasäkerhet Tillbehöret Datasäkerhetskit, som var branschens första Common Criteriacertifierade säkerhetslösning, gör det i princip omöjligt att hämta eller återskapa data från den interna hårddisken. Nätverkssäkerhet Sharps nätverksgränssnitt skapar en säker brandvägg för respektive system som hindrar obehöriga att komma åt konfigurations- eller nätverksinställningar. Säker åtkomstkontroll Konfidentiell information kan skyddas genom att användaren måste mata in ett unikt lösenord inför varje jobb för att få åtkomst till systemet. Genom i förväg godkända adresser går det att förhindra att dokument skickas till obehöriga mottagare. Dokumentsäkerhet Alla dokument som scannas och e-postas riskerar att hamna i händerna på tredje part, oavsiktligt eller avsiktligt. Därför är det klokt att kryptera känsliga dokument innan de skickas iväg. Kontroll vid användning Sharps multifunktionssystem loggar använd - arnas identitet och tidpunkt. Vid scanning till e-post läggs användarens e-postadress automatiskt in och en hemlig kopia kan skickas till nätverksadministratören. KOPIERINGSSKYDDAD COPY PROTECTED JOBBET IS CANCELLED AVBRYTS Embeds Lägger in copy kopieringsrestriktioner i dokumenten prevention data onto the document when it is i samband med kopiering first eller copied utskriftor printed Identifierar Recognises obehöriga an unauthorised kopieringsförsök attempt to make a copy 17
Sharp tänker miljö Det är viktigt att ta itu med de miljöproblem som vi står inför, inte minst den globala uppvärmning som växthuseffekten orsakar. Resultatet av Sharps miljöarbete syns bland annat i olika miljömärkningar och miljöstandards, där vi ständigt arbetar för att ligga i frontlinjen. Svanen Nästan samtliga, drygt trettio av våra multifunktionssystem i MX-serien, är märkta med det nordiska miljömärket Svanen. EU Ecolabel Många Sharp-produkter är även märkta med EU Ecolabel, Euro peiska unionens miljömärke. The Eco Declaration IT-miljödeklarationen är sedan drygt tio år tillbaka ett gemensamt sätt att beskriva IT-produkters innehåll, energiförbrukning, säkerhet, hantering vid avfall och liknande. Sharps kopiatorskrivare miljödeklareras och kompletta miljödeklarationer kan laddas ner från sharp.se. Ren energi från solen Sharp är ett av världens största solcellsproducenter. Våra solceller genererar ren elektricitet på hustak, satelliter och byggnader runt om i världen. 18
1912 Sharps grundare, Tokuji Hayakawa, startar en mekanisk verkstad i Tokyo 1915 Tokuji Hayakawa uppfinner stiftpennan Ever-Sharp 1953 Massproduktion av TV-apparater startar för att sammanfalla med Japans första TV-sändningar 1962 Massproduktion av mikrovågsugnar 1963 Massproduktion av solceller och kisel-baserade halvledare 1964 Utveckling och massproduktion av världens första bärbara bordsräknare 1973 Första LCD-miniräknaren i fickformat 1988 Utvecklar världens första högupplösta TFT-LCD-färgskärm i 14-tums format 2001 Introduktion av Data Security Kit. Sharp får Common Criteria Certifikat 2006 Sharp OSA gör kopiatorskrivaren till en del av affärssystemen 2007 Introduktion av världens största LCD-TV i 108 2010 Nya AQUOS LED med QUATTRON. Fyra standardfärger istället för tre introduceras som en världsnyhet
Vår bästa mjukvara: Ett Sharp Center nära dig 5. 1. Bra affärer görs lokalt. Därför hittar du våra partners, Sharp Centers, på 50 platser över hela landet. Här får du allt stöd som krävs för att hitta de rätta lösningarna på din dokumenthantering: 4. Smartare dokumenthantering 3. 2. 1. Analys av arbetsflöden, utskriftsvolymer och effektiviseringsmöjligheter 2. Presentation av helhetslösningar 3. System- och avtalsförslag 4. Installation, implementering och utbildning 5. Uppföljning och utveckling Sharp Center hjälper dig att utvecklas Ditt miljöbokslut stärks genom Svanenmärkt multifunktion Ledande säkerhetslösningar gör din verksamhet tryggare Interaktion med IT-systemen höjer er effektivitet Våra medarbetare är certifierade och välutbildade genom Sharp Business School Besök ditt närmaste Sharp Center på sharpcenter.se Sharp Electronics (Nordic) AB Box 14098 167 14 Bromma Telefon 08-634 36 00 Fax 08-634 36 10 www.sharp.se www.sharpcenter.se