Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-03-24 1 Plats och tid Kommunkontoret, Malung, kl. 08:30-12:00 Beslutande Kurt Podgorski (S) ordförande Christin Löfstrand (V) Pär Kindlund (C) Tom Martinsson (M) Kristina Bäckman (M) Övriga deltagande Erik Hansson, sekreterare Kerstin Söderlund, planeringschef Sten-Inge Eriksson, personalchef 71 Lars Nyberg, förvaltningschef service och teknik 76-78 Justeringens plats och tid Kommunkontoret, Malung, 2015-03-31 Justerade paragrafer 71-79 Underskrifter Sekreterare... Erik Hansson Ordförande... Kurt Podgorski Justerande... Tom Martinsson ANSLAG/BEVIS Organ Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-03-24 Anslaget sätts upp 2015-04-01 Anslaget tas ned 2015-04-23 Protokollets förvaringsplats Kommunkontoret, Malung Underskrift... Erik Hansson
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-03-24 2 71 Information om lönerevision 2015 Personalchefen Sten-Inge Eriksson informerar om arbetet med lönerevision 2015 samt preliminärt utfall beträffande löneökningskostnader.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-03-24 3 72 Internkontrollplan för kommunstyrelsen 2014, återrapportering (KS/2015:128) Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Återrapportering av internkontrollplan för kommunstyrelsen för 2014 godkänns. Kommunstyrelsen beslutade vid sammanträde den 12 november 2013, 157, att fastställa internkontrollplan för år 2013 och 2014 avseende kommunstyrelseförvaltningen. Kontroller enligt planen har nu gjorts för år 2014. Utifrån de inlämnade kontrollrapporterna kan konstateras att de flesta rutiner bedöms fungera men kräver fortsatt utveckling. Rutinen gällande uppföljning av rätt lön i rätt tid har brister och kräver enligt personalchefen åtgärder, bland annat i form av utbildning och information, vilket planeras. Planeringschefen föreslår i tjänsteutlåtande att återrapportering av internkontrollplan för kommunstyrelsen för 2014 godkänns. Planeringschefen Kerstin Söderlund meddelar att samtliga kontrollrapporter ännu inte är färdigställda och redogör för de kontrollrapporter som färdigställts hittills. Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Arbetsutskottet förutsätter i sitt förslag till beslut att ärendet kompletteras med återstående rapporter inför kommunstyrelsens behandling. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande av planeringschefen, daterat 18 mars 2015 Internkontrollplan för kommunstyrelsen för år 2013-2014 med bifogade kontrollrapporter för 2014.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-03-24 4 73 Internkontrollplan för kommunstyrelseförvaltningen 2015-2016 (KS/2015:122) Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen Internkontrollplan för kommunstyrelseförvaltningen 2015-2016 fastställs enligt utarbetat förslag. Kommunfullmäktige har i reglemente för internkontroll, KF 16, den 25 mars 2013, fastställt hur den interna kontrollen ska organiseras och följas upp. Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll inom den kommunala verksamheten. Kommunstyrelsen ska även, i egenskap av facknämnd, ansvara för den interna kontrollen inom sitt verksamhetsområde. I ansvaret ingår att fastställa regler för den interna kontrollen inom ramen för gällande reglemente. Förvaltningschef ansvarar för att de interna rutinerna är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. För de verksamheter som ingår i kommunstyrelseförvaltningen har en genomgång gjorts av viktiga kontrollmoment som föreslås ligga till grund för kommunstyrelsens plan för internkontroll 2015-2016. En bedömning av risk och väsentlighet för vart och ett av kontrollmomenten har gjorts. Planeringschefen föreslår i tjänsteutlåtande att internkontrollplan för kommunstyrelseförvaltningen 2015-2016 fastställs enligt utarbetat förslag. Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande av planeringschefen, daterat 16 mars 2015 Förslag till internkontrollplan för kommunstyrelseförvaltningen, daterad 16 mars 2015
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-03-24 5 74 Årsredovisning 2014 (KS/2015:116) Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. För sluttäckning av Malungs deponi, innebärande en kostnad om 15 mkr, åberopas synnerliga skäl. 2. Årsredovisning 2014 godkänns. 3. Årsredovisning 2014 överlämnas till revisorerna. Kommunfullmäktige avgör ärendet med avseende på beslutspunkterna 1 och 2 slutligt. Årsredovisning för 2014 är under upprättande. Årsredovisningen innehåller bl.a. en uppföljning av kommunfullmäktiges verksamhetsplan och i vilken utsträckning kommunen uppfyllt målen, beskrivning av kommunens verksamheter, redogörelse för viktiga händelser under året, den framtida utvecklingen samt resultat- och balansräkning. Kommunstyrelsen har att överlämna årsredovisningen till revisorerna för granskning inför att kommunfullmäktige behandlar ärendet. Planeringschefen Kerstin Söderlund redogör för preliminär årsredovisning för 2014. Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår att synnerliga skäl åberopas för sluttäckningen av Malungs deponi, att årsredovisningen godkänns, samt att årsredovisningen överlämnas till revisorerna.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-03-24 6 75 Bidrag till sommarkollo i Hånäset (KS/2015:76) Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Malungs församling beviljas ett bidrag på 14 300 kr för sommarkollo 2015. 2. Bidraget finansieras från kommunstyrelsens förfogandemedel. 3. Malungs församling uppmanas inkomma med redovisning över genomfört sommarkollo. Malungs församling har inkommit med en skrivelse, där man söker bidrag för kostnader i samband med sommarkollo i Hånäset 2015. Sommarkollot planeras att genomföras via ett samarbete mellan Malungs församling, Rotary, Lions och Malung-Sälens kommun. Sommarkollot är planerat till vecka 26 och 27 och erbjuder sammanlagt 30 barn en sommarvecka i Hånäset. Dessutom erbjuds fyra ungdomar feriearbete under den tvåveckorsperiod i juni/juli som sommarkollot är öppet. Malungs församling ansöker om bidrag från Malung-Sälens kommun för matkostnader för lunch och mellanmål man har under två veckor, motsvarande 14 300 kr. Samtidigt som dessa medel söks hos kommunstyrelsen går en förfrågan till socialnämnden med förslag att finansiera en huvudledare. Planeringschefen föreslår i tjänsteutlåtande att Malungs församling beviljas ett bidrag på 14 300 kronor för genomförande av sommarkollo. Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande av planeringschefen, daterat 16 mars 2015 Ansökan om bidrag till kostnader i samband med sommarkollo i Hånäset, daterad 17 februari 2015
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-03-24 7 76 Avstämning med service- och teknikförvaltningen Service- och teknikförvaltningens chef Lars Nyberg besöker arbetsutskottet för avstämning kring diverse aktuella verksamhetsfrågor. Avstämningen rör bl.a. hängbron över Västerdalälven i Malung, bostadsanpassningsverksamheten, införande av alkolås på bokningsbara kommunbilar, riksidrottsgymnasiets nya lokaler i f.d. Rosengrensfastigheten samt fastighetsfrågor och lokalförsörjning.
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-03-24 8 77 Lokalförsörjning i kommunhuset (KS/2014:469) Arbetsutskottets beslut Rapporten är mottagen. Fastighetschefen har som uppdrag att initiera och planera verksamheternas lokalförsörjning. Fastighetschefen ska normalt lämna förslag till beslut i fråga om lokalförsörjning till kommunchefens ledningsgrupp för avgörande, med undantag för fråga om lokal som är påverkande på budgetram beslutad av kommunfullmäktige. Service- och teknikchefen och fastighetschefen har gjort en inventering avseende kommunens verksamhetslokaler i kommunhuset i Malung och vid Malungs Resurs inom kvarteret Fällen i Malung, utifrån funktion. Lokalinventeringen ställt mot nu anmält behov av kontorsarbetsplatser har förelagts kommunchefens ledningsgrupp. Kommunchefen har i ett tjänsteutlåtande lämnat förslag till beslut avseende omdisponeringar i kommunhuset för frigörande av ytterligare kontorslokaler. Efter tjänsteutlåtandets upprättande har miljö- och stadsbyggnadsförvaltningens chef anfört behov av ytterligare kontorslokaler, som tidigare inte redovisats under beredningen av ärendet. Arbetsutskottet beslutade den 20 januari 2015, 5, att uppdra till fastighetschefen att utreda en eventuell flytt av miljö- och stadsbyggnadsförvaltningen från kommunkontoret till Malungs resurscenter samt redovisa kostnader för en sådan flytt. Utredningen ska enligt beslutet återrapporteras till arbetsutskottet senast den 24 mars 2015. Service- och teknikförvaltningens chef Lars Nyberg överlämnar fastighetschefens återrapportering av uppdraget och redogör för ärendet. Ordföranden finner att arbetsutskottet beslutar att rapporten är mottagen. Beslutsunderlag Återrapportering av fastighetschefen daterad 21 mars 2015 Beslutet skickas till Service- och teknikförvaltningen
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-03-24 9 78 Omfördelning av investeringsmedel 2014 samt information om ej genomförd investering (KS/2015:98) Arbetsutskottets förslag till kommunstyrelsen 605 tkr i investeringsbudgeten för projekt 0305 överförs från år 2014 till investering år 2015. Projekt 0305, ny kulvert till Malung-Sälens gymnasieskola, blev inte klart 2014 som planerat. Kostnader motsvarande 605 tkr kommer att påverka 2015 års investeringar. Projekt 0404, inköp av moduler till Blomsterbäcksskolan, genomfördes inte år 2014 på grund av utredning av modulernas kvalitet. Service- och teknikförvaltningens chef har i tjänsteutlåtande föreslagit att 605 tkr i investeringsbudgeten för projekt 0305 överförs från år 2014 till investering år 2015. Kommunstyrelsen beslutade den 17 mars 2015, 53, att återremittera ärendet för vidare beredning och behandling av kommunstyrelsens arbetsutskott den 24 mars 2015. Service- och teknikförvaltningens chef Lars Nyberg redogör för ärendet. Vad gäller projekt 0404, inköp av moduler till Blomsterbäcksskolan, har det under år 2015 av genomförd utredning framkommit att det inte längre är aktuellt att fullfölja inköpet. Ordföranden finner att arbetsutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. Beslutsunderlag Tjänsteutlåtande av chefen för service- och teknikförvaltningen, daterat 3 februari 2015
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2015-03-24 10 79 Meddelanden (KS/2015:2) Arbetsutskottets beslut Meddelandena läggs till handlingarna. Inkomna meddelanden Dnr BUN/2015:52 Barn och utbildningsnämndens beslut 2015-02-25 16 Obetalda barnomsorgsavgifter Dnr BUN/2015:58 Barn och utbildningsnämndens beslut 2015-02-25 19 Revidering av internkontrollplan