BESLUTSUNDERLAG 1/3 Miljö- och säkerhetsenheten Mats E Persson 2015-04-21 Dnr: RS 2015-137 Regionsstyrelsen Revisionsrapport Miljöarbetet inom Region Östergötland Revisorerna i Region Östergötland (dåvarande Landstinget i Östergötland) har genomfört en granskning av miljöarbetet i landstinget. Granskningen har avgränsats till styrningen av miljöarbetet vid sjukvårdande enheter samt tandvårdsenheter. fick uppdraget att genomföra granskningen. Granskningens syfte var att besvara revisionsfrågan: Har landstingets övergripande mål inom miljöområdet fått genomslag i verksamheten? Revisorerna bedömning är att: - landstingets övergripande mål inom miljöområdet delvis fått genomslag i verksamheten. Utvecklingen är positiv men de ambitioner som uttrycks i styrdokument för 2014 kommer sannolikt inte att uppnås under innevarande år. Utifrån de underliggande kontrollmålen gör vi följande bedömningar: Det finns system för att styra och följa upp miljöarbetet på landstingsövergripande nivå. Vi bedömer att det finns brister i styrningen, då det i viss utsträckning saknas uppföljningsbara mål för miljöarbetet i verksamhetsplanerna. Då miljöarbetet ingår i den ordinarie styrprocessen krävs det, enligt vår bedömning, att det finns uppföljningsbara mål. Det finns i stort förutsättningar i verksamheterna för miljöarbetet. Det har skapats en organisation som stödjer verksamheterna. Kontaktpersoner är utsedda, men de har kommit olika långt med att forma sitt uppdrag. Det bör övervägas att, inom produktionsenheterna, precisera omfattningen av kontaktpersonernas uppdrag. Vi konstaterar att det med ett par undantag finns handlingsplaner för miljöförbättrande åtgärder. Vi bedömer att kvalitén på handlingsplanerna i vissa fall behöver höjas och att det är positivt att miljö- och säkerhetsenheten har för avsikt att fokusera mer på detta framöver.
BESLUTSUNDERLAG 2/3 Miljö- och säkerhetsenheten Mats E Persson 2015-04-21 Dnr: RS 2015-137 Det saknas tydliga rutiner för grundläggande miljöutbildning av medarbetare och nyanställda. Det finns behov av att definiera vad som avses med eller bör ingå i den grundläggande miljöutbildningen. Verksamheterna kommer inte att leva upp till landstingsstyrelsens ambition avseende grundläggande miljöutbildning under år 2014. Vi bedömer att det finns fungerande rutiner för källsortering och att det finns en medvetenhet inom detta område. Landstingsstyrelsens ambition om förebyggande arbete för att minska avfallet har dock inte fått samma genomslag. Vi bedömer att det sker ett arbete med att minska läkemedelsavfall inom landstinget. Landstingsstyrelsens ambitioner om att åtgärder kan planeras och vidtas för att påverka avfallsvolymer från patient har dock inte fått tillräckligt genomslag. Ledningsstabens kommentarer Ledningsstaben delar revisionens synpunkter att landstingets övergripande mål inom miljöområdet delvis fått genomslag i verksamheten. Utvecklingen är positiv men de ambitioner som uttrycktes i styrdokument för 2014 uppnåddes inte fullt ut. Under 2014 har det genomförts en rad åtgärderför att stärka miljöarbetet inom Region Östergötland: - Styrningen av miljöarbetet har utvecklats. Miljö ingår nu i den ordinarie styrprocessen. Varje produktionsenhet ska ha minst ett miljömål för sin verksamhet. o o Antalet, kvalitén och nivån på miljömålen bör succesivt öka för att stärka miljöarbetet. Chefer som ansvarar för att sätta miljömål i styrdokument bör få en grundläggande miljöutbildning. Detta skapar förutsättningar för att sätta relevanta mål och att driva ett effektivt miljöarbete inom sin verksamhet. - Intervjuer med 150 chefer och medarbetare för att kartlägga hur miljöarbetet bedrevs under 2013/14 och vad som krävs för att utveckla och stärka det långsiktiga miljöarbetet, GAP-analys. - Utredningar som ska ligga till grund för att stärka det långsiktiga miljöarbetet o intern klimatkompensation o digital samåkning av tjänsteresor o intern bilpool o klimatpåverkan o klimatanpassning
BESLUTSUNDERLAG 3/3 Miljö- och säkerhetsenheten Mats E Persson 2015-04-21 Dnr: RS 2015-137 - Vårda miljön; miljöutbildning för att höja medarbetarnas miljökompetens. Detta arbete fortsätter under 2015. - Åtgärder för att stärka miljökommunikationen. o en kommunikationsstrateg anställdes del av året - Åtgärder för att minska Region Östergötlands klimatpåverkan o stimulera till att åka kollektivt till och från jobbet o projekt för att stimulera till att använda kollektivtrafiken vid tjänsteresor o elcykelprojekt o projekt för att minska energianvändningen, elmätare Ägarberedningen har fått ta del av revisionsrapporten och vill särskilt lyfta fram behovet av att tydliggöra chefernas ansvar för miljöarbetet, behovet av utbildning inom området miljö samt att miljöarbetet inte är ett eget spår utan beskriver HUR vi levererar hälsooch sjukvård. Regionsstyrelsen föreslås BESLUTA a t t beakta revisionsrapporten i det fortsatta arbetet. Regionsstyrelsen tillstyrker landstingsfullmäktige BESLUTA a t t lägga revisionsrapporten till handlingarna. Barbro Naroskyin Regiondirektör Mikael Borin Biträdande regiondirektör/ ekonomidirektör
www.pwc.se Revisionsrapport Eva Ogensjö, Cert. kommunal revisor Anders Larsson Cert. kommunal revisor Eva Andlert Cert. kommunal revisor Miljöarbetet Region Östergötland 27 januari 2015
Miljöarbetet Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 2 2.1. Bakgrund... 2 2.2. Revisionsfråga... 2 2.3. Avgränsning och metod... 3 3. Granskningsresultat... 4 3.1. Finns system för att styra och följa upp miljöarbetet?... 4 3.2. Finns förutsättningar i verksamheten för miljöarbetet?... 6 3.3. Finns handlingsplaner för miljöförbättrande åtgärder på produktionsenhetsnivå?... 8 3.4. Finns rutiner för grundläggande miljöutbildning av medarbetare?... 8 3.5. Finns rutiner för källsortering i verksamheten?... 10 3.6. Sker ett arbete för att minska läkemedelsavfall?... 10
1. Sammanfattning Revisorerna i Region Östergötland (dåvarande Landstinget i Östergötland) har beslutat att genomföra en granskning av miljöarbetet i landstinget. Granskningen har avgränsats till styrningen av miljöarbetet vid sjukvårdande enheter samt tandvårdsenheter. har fått uppdraget att genomföra granskningen. Granskningens syfte är att besvara revisionsfrågan: Har landstingets övergripande mål inom miljöområdet fått genomslag i verksamheten? Vår bedömning är att landstingets övergripande mål inom miljöområdet delvis fått genomslag i verksamheten. Utvecklingen är positiv men de ambitioner som uttrycks i styrdokument för 2014 bedöms inte uppnås under 2014. Utifrån de underliggande kontrollmålen gör vi följande bedömningar: Det finns system för att styra och följa upp miljöarbetet på landstingsövergripande nivå. Vi bedömer att det finns brister i styrningen, då det i viss utsträckning saknas uppföljningsbara mål för miljöarbetet i verksamhetsplanerna. Då miljöarbetet ingår i den ordinarie styrprocessen krävs det, enligt vår bedömning, att det finns uppföljningsbara mål. Det finns i stort förutsättningar i verksamheterna för miljöarbetet. Det har skapats en organisation som stödjer verksamheterna. Kontaktpersoner är utsedda, men de har kommit olika långt med att forma sitt uppdrag. Det bör övervägas att, inom produktionsenheterna, precisera omfattningen av kontaktpersonernas uppdrag. Vi konstaterar att det med ett par undantag finns handlingsplaner för miljöförbättrande åtgärder. Vi bedömer att kvalitén på handlingsplanerna i vissa fall behöver höjas och att det är positivt att miljö- och säkerhetsenheten har för avsikt att fokusera mer på detta framöver. Det saknas tydliga rutiner för grundläggande miljöutbildning av medarbetare och nyanställda. Det finns behov av att närmare precisera vad som avses med eller bör ingå i den grundläggande miljöutbildningen. Verksamheterna lever inte upp till landstingsstyrelsens ambition avseende grundläggande miljöutbildning under år 2014. Vi bedömer att det finns fungerande rutiner för källsortering och att det finns en medvetenhet inom detta område. Landstingsstyrelsens ambition om förebyggande arbete för att minska avfallet har dock inte fått samma genomslag. Vi bedömer att det sker ett arbete med att minska läkemedelsavfall inom landstinget. Landstingsstyrelsens ambitioner om att åtgärder kan planeras och vidtas för att påverka avfallsvolymer från patient har dock inte fått tillräckligt genomslag. 1 av 11
2. Inledning Revisorerna i Region Östergötland (dåvarande Landstinget i Östergötland) har beslutat att genomföra en granskning av miljöarbetet i landstinget. har fått uppdraget att genomföra granskningen. Två förtroendevalda revisorer, Gunnar Asserhed och Monica Brodén, har följt granskningen. 2.1. Bakgrund Landstingsfullmäktige anger i sin strategiska plan med treårsbudget 2014-2016 att ett strategiskt mål är resurseffektiv och kretsloppsanpassad verksamhet med minsta möjliga klimatpåverkan. Av den strategiska planen framgår också de områden som landstinget fokuserar på för att bidra till en hållbar utveckling ur ett miljöperspektiv. Av landstingsstyrelsens verksamhetsplan 2014 framgår att miljöarbetet ska bedrivas systematiskt i alla delar av verksamheten genom aktiv styrning och uppföljning. Handlingsplaner för miljöförbättrande åtgärder ska finnas. En grundläggande miljöutbildning ska tas fram och det ska finnas rutiner för att delge medarbetare landstingets mål och riktlinjer och verksamhetens egna handlingsplaner och rutiner för miljöarbetet. Granskningen genomförs enligt revisionsplan 2014 som grundar sig på genomförd riskbedömning. Landstingsstyrelsen har det yttersta ansvaret för landstingets miljöarbete. 2.2. Revisionsfråga Granskningens syfte är att besvara revisionsfrågan: Har landstingets övergripande mål inom miljöområdet fått genomslag i verksamheten? Bedömningen av den övergripande revisionsfrågan görs utifrån följande kontrollmål: Finns system för att styra och följa upp miljöarbetet? Finns förutsättningar i verksamheten för miljöarbetet? Finns handlingsplaner för miljöförbättrande åtgärder på produktionsenhetsnivå? Finns rutiner för grundläggande miljöutbildning av medarbetare? Finns rutiner för källsortering i verksamheten? Sker ett arbete för att minska läkemedelsavfall? Revisionskriterierna utgörs av landstingets strategiska plan med treårsbudget 2014-2016 och landstingsstyrelsens verksamhetsplan för 2014. 2 av 11
2.3. Avgränsning och metod Granskningen avgränsas till miljöarbetet vid sjukvårdande enheter samt tandvårdsenheter. I granskningen ingår därmed inte miljöarbetet inom fastighetsområdet. Vidare avgränsas granskningen till följande enheter: Miljö- och säkerhetsenheten vid Centrum för hälso- och vårdutveckling Psykiatri- och habiliteringsenheten i västra Östergötland vid Närsjukvården i västra Östergötland Infektionskliniken i Linköping vid Hjärt- och medicincentrum Vårdcentralen Cityhälsan Norr vid Närsjukvården i östra Östergötland Folktandvården Sparven vid Folktandvården i Östergötland Urvalet har gjorts i samarbete med de förtroendevalda revisorer som följer projektet med beaktande av att olika organisationsnivåer och länsdelar representeras, samt med hänsyn till urval i tidigare granskningar. En förstudie genomfördes under april-maj 2014 i syfte att få en översiktlig bild av landstingets miljöarbete. Genomgång har gjorts av relevant dokumentation såsom landstingets strategiska plan 2014-2016, verksamhetsplaner 2014, riktlinjer och rutiner för miljöarbetet samt handlingsplaner för miljöförbättrande arbete. Intervjuer har genomförts med representanter för miljöarbetet på landstingsövergripande nivå och från utvalda enheter med verksamhetschefer, vårdenhetschefer och kliniksamordnare samt representanter för miljöarbetet på respektive enhet som verksamhets- och klinikchef valt ut. Avstämningar har gjorts med berörda produktionsenhetschefer och sakavstämning av rapportutkast har gjorts med berörda vid de enheter som ingår i urvalet. Antalet intervjuer och avstämningar har omfattat 27 personer vid 20 tillfällen. 3 av 11
3. Granskningsresultat Landstingsfullmäktiges strategiska mål för miljöarbetet år 2014-2016 är: Resurseffektiv och kretsloppsanpassad verksamhet med minsta möjliga klimatpåverkan. Resurseffektiv verksamhet innebär: att förebygga att avfall uppstår, att främja återanvändning och att materialåtervinna avfall. Kretsloppsanpassad verksamhet förutsätter: minskad användning och spridning av hälso- och miljöfarliga ämnen och minskad spridning av läkemedelsrester. Landstingsstyrelsens beredning för strategiska ägarfrågor har tagit fram dokumentet Kunskapsunderlag för fortsatt strategisk styrning och planering av miljöarbetet i Landstinget i Östergötland. Landstingsstyrelsen tog 2013 beslut om att dokumentet skulle utgöra grund för framtagande av strategisk plan och produktionsenheternas verksamhetsplaner inom miljöområdet. Av dokumentet framgår vidare att en förutsättning för ett framgångsrikt miljöarbete är att det bedrivs systematiskt i alla delar av verksamheten. Det förutsätter i sin tur aktiv styrning och uppföljning och att organisationens miljöarbete ständigt anpassas och utvecklas. 3.1. Finns system för att styra och följa upp miljöarbetet? Av landstingsstyrelsens verksamhetsplan 2014 framgår att miljöarbetet löpande ska redovisas och följas upp. Vidare framgår att miljöarbetet följs upp i årsredovisningen och att varje produktionsenhet ska utföra och följa upp miljöförbättrande åtgärder enligt fastställd plan. Iakttagelser Styrningen av det strategiska miljöarbetet ingår från och med år 2014 i landstingets ordinarie styrprocess, d.v.s. produktionsenheterna har, i sin planering och uppföljning, att förhålla sig landstingsdirektörens verksamhetsplan. Landstingsstyrelsen har, utifrån fullmäktiges strategiska mål för miljöarbetet, antagit framgångsfaktorn Effektivt och systematiskt miljöarbetet i varje verksamhet. Framgångsfaktorn, som markerar ett viktigt utvecklingsområde, återspeglas i landstingsdirektörens verksamhetsplan. Det strategiska miljömålet i landstingsdirektörens verksamhetsplan för 2014 är Resurseffektiv och kretsloppsanpassad verksamhet med minsta möjliga klimatpåverkan. Framgångsfaktorn är Effektivt och systematiskt miljöarbetet i varje verksamhet. De strategiska indikatorerna för miljöarbetet framgår av följande tabell. 4 av 11
De produktionsenheter som ingår i urvalet har, med ett undantag, ett strategiskt miljömål i sina verksamhetsplaner. Landstingsdirektören har inte angett obligatoriska nyckelindikatorer för produktionsenheternas verksamhetsplaner. Vid en översiktlig genomgång av samtliga produktionsenheters verksamhetsplaner för 2014 framkommer att flera produktionsenheter saknar nyckelindikatorer för miljömål. Enligt miljö- och säkerhetsenheten har en förbättring skett för år 2015. På verksamhetsnivå är det två av de fyra enheterna (kliniker/vårdcentral), vilka ingår i urvalet, som har miljömål i sin verksamhetsplan. En av dessa har en mätbar nyckelindikator för miljömålet. Den andra enheten använder uppföljningsinstrumentet RH-check 1 som nyckelindikator. Av intervjuerna framkommer att det är svårt att hitta uppföljningsbara mål. Exempelvis finns svårigheter att mäta enhetens andel av avfall och energiförbrukning i privatägda fastigheter där flera hyresgäster inryms med gemensam källsortering och energimätning. Några av de intervjuade anser att styrningen av det systematiska miljöarbetet blivit tydligare efter krav på handlingsplaner och genom att miljöarbetet nu ingår i den ordinarie styrprocessen. Andra ser ingen skillnad mot tidigare då de i stort arbetar på motsvarande sätt som tidigare. Uppföljning av produktionsenheternas handlingsplaner för miljöarbetet ska ske dels under året, dels årsvis beroende på åtgärd enligt de intervjuade. Uppföljningen sker på produktionsenhetsnivå, men har enligt de intervjuade inte kommit så långt. De enheter som har mätbara mål i sin verksamhetsplan följer upp dessa i den löpande uppföljning som görs enligt de intervjuade. En enhet har en dokumenterad policy för miljö. Efterlevnad av policyn följs upp. Uppföljning av miljöarbetet kommer, enligt miljö- och säkerhetsenheten, inte att enbart ske i den ordinarie styr- och uppföljningsprocessen. Det kommer även fort- 1 Verktyg för riskhanteringsområdet för verksamhetens arbete med risk och säkerhet. 5 av 11
sättningsvis att tas fram en sidoordnad miljöredovisning. Vidare presenterar Sveriges Kommuner och Landsting så kallade öppna jämförelser inom miljöområdet. Revisionell bedömning Det finns system för att styra och följa upp miljöarbetet på landstingsövergripande nivå. Vi bedömer att det finns brister i styrningen, då det i viss utsträckning saknas uppföljningsbara mål för miljöarbetet i verksamhetsplanerna. Då miljöarbetet ingår i den ordinarie styrprocessen krävs det, enligt vår bedömning, att det finns uppföljningsbara mål. 3.2. Finns förutsättningar i verksamheten för miljöarbetet? I detta avsnitt tar vi upp organisation, stöd, verktyg och resurser. Av landstingsstyrelsens verksamhetsplan 2014 framgår att erforderliga resurser ska avsättas i budget för miljöförbättrande arbete. Iakttagelser Organisation Under 2013 samordnades landstingets säkerhets- och miljöarbete inom en enhet miljö- och säkerhetsenheten. Av landstingets intranät framgår bland annat att miljö- och säkerhetsenheten ska fungera som ett stöd till verksamheten samt implementera och driva landstingsövergripande åtgärder. Enheten har också ett controlleransvar. För att skapa bättre förutsättningar för det systematiska miljöarbetet fick miljö- och säkerhetsenheten för år 2014 ett ökat anslag med krav på tre uppdrag: åtgärder för att minska klimatpåverkan avseende resor och kommunikation, ta fram nyckelindikatorer för framgångsfaktorn i miljöarbetet samt stödja framtagande av produktionsenheternas handlingsplaner. Av landstingets intranät framgår att det ska finnas en kontaktperson för det systematiska miljöarbetet, som arbetar för produktionsenhetsledningen. Inom de produktionsenheter som ingår i urvalet har kontaktpersoner utsetts. En del av dessa kontaktpersoner har dokumenterad beskrivning av rollen. En mall för beskrivning av rollen som kontaktperson har tagits fram av miljö- och säkerhetsenheten. En del kontaktpersoner har avsatt tid för miljöarbetet, medan andra upplever tidsbrist för sitt uppdrag. Av intranätet framgår att övriga produktionsenheter, med ett undantag, har namngivna kontaktpersoner. Miljö- och säkerhetsenheten kommer att trycka mer på att kontaktpersoner utses på samtliga produktionsenheter. Flera av kontaktpersonerna är nya i sin roll sedan cirka ett år tillbaka och någon har axlat rollen tillfälligt tills ordinarie kontaktperson utsetts. Av intervjuerna framkommer att kontaktpersonerna ännu inte hunnit forma och sätta sig in i uppdraget fullt ut och att det tar tid innan mål får genomslag inom områden som inte utgör kärnverksamhet. Kontaktpersonerna är kända av de intervjuade i verksamheterna. 6 av 11
Utöver chefernas ansvar har det inom flera verksamheter utsetts ansvariga personer för miljöarbetet. Vid en enhet uppges att ett mer systematiskt miljöarbete inte är så uttalat i verksamheten. Anledningar är att eldsjälar har slutat, miljöombud avskaffats och personalbrist där kärnverksamheten måste prioriteras. Stöd Miljö- och säkerhetsenheten tillhandahåller information, riktlinjer och anvisningar om miljöarbetet på landstingets intranät. Kontaktpersonerna på produktionsenheterna anser att de får det stöd de behöver för sitt uppdrag. Av intervjuerna framkommer att miljö- och säkerhetsenheten implementerat och drivit landstingsövergripande åtgärder. Flera kampanjer för miljöarbete har genomförts på landstingsövergripande nivå, exempelvis cykelkampanjer och kampanj om resor. Dessa återspeglas i intervjuerna. I stort sett alla intervjuade har diskuterat åtgärder vad gäller tjänsteresor och videokonferenser. En del enheter har även infört videokonferenser med lyckat resultat enligt de intervjuade. Verktyg Flera verktyg har tagits fram på landstingsövergripande nivå för miljöarbetet, exempelvis system för kemikalieförteckning, system för att minska kassation av läkemedel och RH-check Miljö för uppföljning och kvalitetsförbättring. Även de verktyg som tagits fram på landstingsövergripande nivå tas upp av de intervjuade. En verksamhet som använder relativt många kemiska produkter uppger att de följer upp registreringarna i systemet årligen för översyn och utfasning. RHcheck genomförs enligt de intervjuade. Resurser Budgeten har inte lyfts fram som någon begränsande faktor för miljöarbetet och de verksamheter som ingår i urvalet har inte avsatt specifikt definierade resurser enligt de intervjuade. Revisionell bedömning Vi bedömer att det i stort finns förutsättningar i verksamheterna för miljöarbetet. Det har skapats en organisation som stödjer verksamheterna. Verktygen är kända och används i verksamheterna. Vi bedömer att resursfrågan, med något undantag, hittills inte begränsat miljöarbetet. Kontaktpersoner är utsedda, men de har kommit olika långt med att forma sitt uppdrag. Det bör övervägas att, inom produktionsenheterna, precisera omfattningen av kontaktpersonernas uppdrag. 7 av 11
3.3. Finns handlingsplaner för miljöförbättrande åtgärder på produktionsenhetsnivå? Av landstingsstyrelsens verksamhetsplan 2014 framgår att det ska finnas handlingsplaner för miljöförbättrande arbete. Iakttagelser Handlingsplaner för miljöarbetet har, med två undantag, tagits fram vid samtliga produktionsenheter. Undantagen har förankrats hos miljö- och säkerhetsenheten. För år 2015 ska dock samtliga produktionsenheter ha en handlingsplan. Produktionsenheternas kontaktpersoner i miljöarbetet har i varierande omfattning varit delaktiga vid framtagandet av planen. Av intervjuerna framgår att hur underlaget för planen tagits fram skiljer sig mellan produktionsenheterna bland annat beroende på när kontaktpersonen i miljöarbetet utsetts och dennes tidigare erfarenheter av miljöarbete. En mall för handlingsplan togs fram av miljö- och säkerhetsenheten år 2013 som ett stöd för produktionsenheterna. Mallen tar upp åtgärder, genomförande, vem som ansvarar för åtgärden och uppföljning. En översiktlig genomgång har gjorts av samtliga upprättade handlingsplaner. Genomgången visar att följsamheten till mallen varierar. Det finns relativt stora kvalitetsskillnader. Vidare framgår att informations- eller utbildningsinsatser kring miljöarbetet finns med i flertalet handlingsplaner. Åtgärder för att minska avfallet finns däremot inte med i samma omfattning. Miljö- och säkerhetsenheten har för avsikt att fokusera mer på kvalitén i handlingsplanerna för år 2015. Kontaktpersonerna har en nyckelroll i detta arbete. Revisionell bedömning Vi konstaterar att det med ett par undantag finns handlingsplaner för miljöförbättrande åtgärder i enlighet med styrdokument och att det finns en ambition att samtliga enheter ska ha handlingsplaner för år 2015. Vi bedömer att kvalitén på handlingsplanerna i vissa fall behöver höjas och att det är positivt att miljö- och säkerhetsenheten har för avsikt att fokusera mer på detta framöver. 3.4. Finns rutiner för grundläggande miljöutbildning av medarbetare? Av landstingsstyrelsens verksamhetsplan 2014 framgår att grundläggande miljöutbildning ska tas fram och erbjudas medarbetarna under året för att få kunskap om miljöpåverkan och förbättringsåtgärder. Landstingsstyrelsen ska 2014 särskilt uppmärksamma de insatser som görs för att höja den grundläggande miljökunskapen i verksamheten. Vidare framgår att varje verksamhet under 2014 ska se till att rutiner finns för att delge nyanställda och medarbetare landstingets mål och riktlinjer och verksamhetens egna handlingsplaner och rutiner för miljöarbetet. 8 av 11
Iakttagelser Kontaktpersonerna i miljöarbetet utgör nätverk för erfarenhetsutbyte som miljöoch säkerhetsenheten håller i enligt de intervjuade. Det har genomförts några nätverksträffar men detta är något som kan utvecklas enligt miljö- och säkerhetsenheten. En träff med kontaktpersonerna har planerats under december 2014. Miljö- och säkerhetsenheten har lagt upp miljösidor på landstingets intranät, dock finns inte något specifikt utbildningsmaterial för grundläggande miljöutbildning. Arbete pågår för att ta fram mer utbildningsmaterial. Relativt snart kommer två filmer och arbetsblad att presenteras. Av landstingets intranät framgår att miljö- och säkerhetsenheten kan kontaktas för önskemål och behov av utbildning. Av intervjuerna framkommer att miljö- och säkerhetsenheten normalt inte deltar vid enheternas miljöutbildning av nyanställda men ställer upp vid förfrågan. Det är dock få av de intervjuade som kontaktat miljöoch säkerhetsenheten för stöd vid miljöutbildning. Några tydliga rutiner för grundläggande miljöutbildning av medarbetare och nyanställda har ännu inte utformats på verksamhetsnivå enligt de intervjuade. Informationsinsatser och erfarenhetsutbyten har dock skett eller planeras inom miljöområdet. Till exempel kommer tandvårdskliniken att ta upp miljöarbete på en utbildningsdag under hösten. Vidare har Närsjukvården i centrala Östergötland anordnat en workshop, som alla kontaktpersonerna bjudits in till, vilket uppskattats. Inom en annan produktionsenhet har verksamhetscheferna fått utbildning om grundläggande miljöarbete vid ett par tillfällen. En tredje produktionsenhet har genom utskick informerat verksamhetscheferna om miljöarbetet. I övrigt har medarbetarna inte genomgått någon grundläggande miljöutbildning enligt de intervjuade. Samtidigt framkommer att det kan vara svårt att få medarbetarna att gå på utbildningar och att miljöutbildning inte har efterfrågats. För introduktion av nyanställda har varje enhet checklistor. I checklistorna tas vanligtvis källsortering upp, men inget i övrigt om grundläggande miljöarbete. Vår genomgång av RH-checkar visar att svaren på de RH-checkar som genomfördes 2013 skiljer sig en del från vår bild utifrån intervjuerna. RH-checkarna ger en mer positiv bild än vad intervjuerna ger. Revisionell bedömning Enligt vår bedömning finns inte tydliga rutiner för grundläggande miljöutbildning av medarbetare och nyanställda. Det finns behov av att närmare precisera vad som avses med eller bör ingå i den grundläggande miljöutbildningen. Vidare är vår bedömning att verksamheterna inte lever upp till landstingsstyrelsens ambition avseende grundläggande miljöutbildning under år 2014. 9 av 11
3.5. Finns rutiner för källsortering i verksamheten? Av landstingsstyrelsens verksamhetsplan 2014 framgår att ett första steg för att uppnå det strategiska miljömålet är att se till att källsortering av förpackningar och annat återvinningsbart avfall sker i alla verksamheter och att organiskt avfall sorteras för biogasproduktion. Detta bör ske under år 2014. Varje verksamhet behöver också påbörja ett förebyggande arbete för att minska det avfall verksamheten ger upphov till. Iakttagelser Sedan tidigare finns fungerande rutiner för källsortering som anses väl etablerade i verksamheterna enligt de intervjuade. Det finns även en öppen attityd att påminna varandra om sortering. Källsortering ligger i tiden och medför engagemang hos medarbetarna. Problem kan dock uppstå i privatägda fastigheter, där det krävs förhandlingar med fastighetsägare om lokaler för avfallshantering. Arbetet med att minska avfall framkommer inte så tydligt i intervjuerna. Det som uppges är att personal försöker minska på användandet av engångsmaterial. En svårighet som lyfts är att få mindre emballage vid beställningar. Frågan har tagits upp med Upphandlingscentrum. Av landstingets intranät framgår att det finns miljökrav vid upphandling och inköp i enlighet med landstingets miljömål. Flera av de intervjuade ifrågasätter varför personalens och patienternas matavfall, inte ska sorteras i gröna påsarna för återvinning. Enligt miljö- och säkerhetsenheten är det relativt komplicerat att ordna detta på sjukhusen, varför frågan hittills inte kunnat lösas. Sortering på patientrum anses inte lämpligt på grund av smittorisk. Som tidigare nämnts finns inte åtgärder för att minska avfallet med i någon större omfattning i produktionsenheternas handlingsplaner. Endast i cirka hälften av handlingsplanerna finns sådana åtgärder upptagna. Enligt miljö- och säkerhetsenheten behövs det mer stöd och dialog med produktionsenheterna för att komma vidare i arbetet med att minska avfallet. Revisionell bedömning Vi bedömer att det finns fungerande rutiner för källsortering och att det finns en medvetenhet inom detta område. Landstingsstyrelsens ambition om förebyggande arbete för att minska avfallet har dock inte fått samma genomslag. 3.6. Sker ett arbete för att minska läkemedelsavfall? Enligt landstingsstyrelsens verksamhetsplan 2014 är kunskap om hur läkemedel påverkar miljön begränsad. Genom ökade kunskaper om läkemedels miljöpåverkan kan åtgärder vidtas för att ta miljöhänsyn vid val av läkemedel i samband med upphandling och förskrivning. Minskad kassation och en säker avfallshantering ger vinst för såväl ekonomi och miljö. Därför ska under året fortsatt arbete bedrivas för att minska läkemedelsavfall från verksamheten. I de fall landstinget 10 av 11
har möjlighet att påverka avfallsvolymer från patient ska åtgärder planeras och vidtas. Iakttagelser Hantering av läkemedel anses viktig. Hanteringen ses främst ur ett ekonomiperspektiv men påverkar samtidigt miljöarbetet positivt enligt de intervjuade. Det förutsätts i verksamheterna att miljöhänsyn tas vid upphandlingar av läkemedel. Alla intervjuade uppger att de arbetar med att minska onödig förskrivning av läkemedel, exempelvis genom att förskriva så kallade startförpackningar. Styrsignalerna inom produktionsenheterna uppges ha varit tydliga i detta avseende. De kliniker som anlitat apotek för att hantera läkemedelsförråden har lyckats bra med att minska kassationen enligt de intervjuade. Läkemedelsförråd på sjukhusnivå, där läkemedel utöver verksamhetens bassortiment kan sökas och där läkemedel även kan återlämnas, har bidragit till mindre kassation enligt de intervjuade. På landstingets intranät finns information om läkemedel och miljö exempelvis Läkemedels påverkan på miljön och Så kan du påverka. Där finns också råd för att minska läkemedelsutsläppen. Bland annat kan patienter meddelas att överblivna läkemedel ska lämnas till apoteket. Arbets- och miljömedicin har tillsammans med miljö- och säkerhetsenheten tagit fram en broschyr kring läkemedel och miljön. Tanken är att broschyren dels ska spridas till anställda, dels ska finnas tillgänglig för allmänheten i landstingets lokaler. Det framkommer inte av intervjuerna eller handlingsplanerna att verksamheterna lämnar råd till patienterna om hantering av överblivna läkemedel för att minska miljöbelastningen. Informationsinsatser till medborgarna kring läkemedel sker, enligt intervjuerna, främst genom apotekets försorg. Revisionell bedömning Vi bedömer att det sker ett arbete med att minska läkemedelsavfall inom landstinget. Landstingsstyrelsens ambitioner om att åtgärder kan planeras och vidtas för att påverka avfallsvolymer från patient har dock inte fått tillräckligt genomslag. 11 av 11