arbets- och personalutskott 2012-06-04 1(23) Plats och tid Beslutande Stora sammanträdesrummet, Kommunkontoret, Vindeln, måndagen den 4 juni 2012, kl 08.00-11.35, 14.00-15.00 Ewa-May Karlsson, (c), ordförande Tomas Nilsson, (m) Mathias Haglund, (s) Övriga deltagande Eric Thorstensson, förvaltningschef, 107-127 Göran Dahle, personalstrateg, 107-120 Håkan Ahlman, ekonomichef, 120, 125-127 Mikael Salomonsson, kommunchef, 119,124 Ingrid Rehn, Landsbygdsrådet, 128 Jeanette Knutstam, Landsbygdsrådet, 128 Paul Gunnarsson, Landsbygdsrådet, 128 Anita Brorsson, Landsbygdsrådet, 128 Utses att justera Sekreterare Ordförande Justerande Mathias Haglund Sofia Jonsson Ewa-May Karlsson. Mathias Haglund Paragrafer: 107-128 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ arbets- och personalutskott 2012-06-04 Datum för 2012-06-12 anslagets uppsättande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunkontoret Datum för 2012-07-05 anslagets nedtagande.. Erica Lundström
arbets- och personalutskott 2012-06-04 2(23) 107 Dnr 12.K0170 024 Lönerevision miljö- och bygg och kommunstyrelsen Arbets- och personalutskottet har träffat de fackliga organisationerna angående lönerevision 2012 och samtliga avtal, förutom med lärarnas fackförbund, är nu klara. Årets lönerevision kommer dock inte att bli färdig förrän efter sommaren. Arbets- och personalutskottet träffar miljö- och byggnadsnämndens ordförande Kenth Ärletun och miljö- och byggchef Jan Olofsson för att diskutera förvaltningens lönestruktur inför årets lönerevision. Vindelns miljöinspektörer ligger i stort sett på samma lönenivå som övriga kommuner i länet, undantaget Umeå kommuns inspektörer som ligger något högre. På byggnadsinspektörsidan i länet finns en större lönespridning beroende på skillnader i utbildningsnivå och erfarenhet. Inom kommunstyrelsens förvaltning har ingen yrkesgrupp kunnat identifieras som ligger fel i förhållande till fastlagd lönestruktur. För samtliga anställda inom förvaltningen bör även individuell lönesättning kunna tillämpas i årets lönerevision. Informationen är delgiven.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 3(23) 108 Dnr 11.K0383 020 Aktuell arbetslöshetsstatistik Sammanfattning Personalstrateg Göran Dahle redogör för arbetslöshetsstatistik för Vindelns kommun samt länet för april månad. Statistik för mars månad anges inom parantes. Öppet arbetslösa Program med aktivitetsstöd Kommunens ungdomar 18 24 år Kvinnor 4(5) 13(13) Män 15(18) 17(15) Kommunens vuxna Kvinnor 40(45) 41(43) Män 57(68) 43(39) Statistik för utrikes födda Kvinnor 12(13) 9 (8) Män 12(15) 5 (4) Arbets- och personalutskottet konstaterar att arbetslösheten har minskat och att något fler har kommit i program med aktivitetsstöd. Uppdras till personalstrateg Göran Dahle att från och med hösten initiera till regelbundna träffar med Arbetsförmedlingen i Vindeln kring lokala arbetsmarknadsfrågor.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 4(23) 109 Dnr 12.K0207 023 Förskolelärare Granö, 2 st heltid tillsvidare Två anställda vid småbarnskolan i Granö har slutat och behöver ersättas. Tjänsterna bör återbesättas genom extern rekrytering, då ingen övertalig personal finns i kommunen med tillräckliga kvalifikationer. Personalstrateg Göran Dahles skrivelse den 4 juni 2012. Utbildnings- och fritidsförvaltningen får återbesätta vakansen genom extern rekrytering.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 5(23) 110 Dnr 12.K0208 023 Förskollärare Tvärålund, heltid tillsvidare Förskolan i Tvärålund behöver förstärkas med en förskollärare beroende på ökat barnantal. Ingen övertalig personal finns i kommunen med tillräckliga kvalifikationer. Personalstrateg Göran Dahles skrivelse den 4 juni 2012. Utbildnings- och fritidsförvaltningen får återbesätta vakansen genom extern rekrytering.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 6(23) 111 Dnr 12.K0209 023 Förskollärare Hällnäs, vikariat heltid En förskollärare vid Hällnäs skola är föräldraledig, och behöver ersättas. Ingen övertalig personal med tillräckliga kvalifikationer finns i kommunen. Vikariatet gäller t.o.m den 30 juni 2013. Personalstrateg Göran Dahles skrivelse den 4 juni 2012. Utbildnings- och fritidsförvaltningen får återbesätta vakansen genom extern rekrytering.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 7(23) 112 Dnr 12.K0210 023 Äventyret i Vindeln, vikariat heltid En förskollärare vid förskolan Äventyret är föräldraledig, och behöver ersättas. Ingen övertalig personal med tillräckliga kvalifikationer finns i kommunen. Vikariatet gäller t.o.m. den 31 december 2012. Personalstrateg Göran Dahles skrivelse den 4 juni 2012. Utbildnings- och fritidsförvaltningen får återbesätta vakansen genom extern rekrytering.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 8(23) 113 Dnr 12.K0211 023 Nämndsadministratör, heltid tillsvidare En av nämndsadministratörerna övergår till anställning som ekonom tillsvidare. Tjänsten behöver återbesättas och det finns ingen övertalig personal i kommunen med tillräckliga kvalifikationer för tjänsten. Personalstrateg Göran Dahles skrivelse den 4 juni 2012. Förvaltningen får återbesätta vakansen genom extern rekrytering.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 9(23) 114 Dnr 12.K0212 023 Socialsekreterare, tillsvidare 0,8 tjänst From 1 september kommer Vindelns kommun att ta emot ensamkommande flyktingbarn. Socialförvaltningen räknar med att tolv barn kommer att anlända i början av september, vilket kommer att medföra en kraftig ökning av arbetsmängden för socialsekreterarna, som ska genomföra individuella utredningar om stödbehov. Med anledning av den nya verksamheten har socialförvaltningen i budgetarbetet inför 2013 budgeterat för en ökning av organisationen med 0,8 tjänst. Förvaltningen anser att förstärkningen behöver genomföras redan fr.o.m den 1 september 2012. Enligt det budgetförslag som förvaltningen utarbetat, omfattar organisationen 4,8 socialsekreterare from 1 januari 2013. Förvaltningens planering för att bemanna verksamheten är att erbjuda en vikariatsanställd socialsekreterare tillsvidareanställning. (Förstärkningen sker genom att föräldraledig ordinarie personal återgår i tjänst.) Personalstrateg Göran Dahles skrivelse den 4 juni 2012. Socialförvaltningen tillåts besätta personalbehovet på redovisat sätt.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 10(23) 115 Dnr 12. K0213 023 Chef individ- och familjeomsorgen, heltid tillsvidare Nuvarande enhetschef för individ- och familjeomsorgen har sagt upp sig och kommer att sluta sin anställning den 31 augusti 2012. Socialförvaltningen bedömer att befattningen behöver återbesättas och att det inte finns övertalig personal i kommunen med adekvat utbildning och erfarenhet. Personalstrateg Göran Dahles skrivelse den 4 juni 2012. Socialförvaltningen tillåts genomföra en extern rekrytering för tjänsten som enhetschef för individ- och familjeomsorgen.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 11(23) 116 Dnr 12.K0177 024 Ansökan pensionsförstärkning Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade den 23 februari 210, 26, att pensionsförstärkning kan användas för att underlätta omställningsarbete i kommunen. Detta erbjudande kan tidigast användas från den anställde fyllt 63 år och till och med den kalendermånad då personen fyller 65 år. Pensionsförstärkning utgår med 15 % av lönen vid avgångstillfället, beslutas av kommunstyrelsens arbets- och personalutskott och administreras och utbetalas via kommunens pensionsadministratör. Kostnaden för pensionsförstärkning belastar den verksamhet där omställningsbehovet underlättas av pensionsavgången Under förutsättning att pensionsförstärkning beviljas går personen i pension den 1 augusti 2012. Ansökan om pensionsförstärkning beviljas. Kostnaden för pensionsavgången tar socialförvaltningen.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 12(23) 117 Dnr 12.K0179 024 Ansökan pensionsförstärkning Sammanfattning Kommunstyrelsen beslutade den 23 februari 210, 26, att pensionsförstärkning kan användas för att underlätta omställningsarbete i kommunen. Detta erbjudande kan tidigast användas från den anställde fyllt 63 år och till och med den kalendermånad då personen fyller 65 år. Pensionsförstärkning utgår med 15 % av lönen vid avgångstillfället, beslutas av kommunstyrelsens arbets- och personalutskott och administreras och utbetalas via kommunens pensionsadministratör. Kostnaden för pensionsförstärkning belastar den verksamhet där omställningsbehovet underlättas av pensionsavgången Under förutsättning att pensionsförstärkning beviljas går personen i pension den 1 september 2013. Ansökan om pensionsförstärkning beviljas. Kostnaden för pensionsavgången tar socialförvaltningen.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 13(23) 118 Dnr 12.K0195 023 Ersättning feriearbeten Sammanfattning Vindelns kommun erbjuder feriepraktik till ungdomar under sommaren. I första hand erbjuds ungdomar plats efter grundskolans åk 9 och gymnasieskolans åk 1. I mån av plats erbjuds även ungdomar i gymnasieskolans åk 2 och ungdomar i grundskolans åk 8 praktik. Praktik erbjuds under två veckor med sex timmars arbetsdag. För praktiken utbetalas ett arvode på 55 kronor per timme inom kommunens vård och omsorg och 43 kronor per timme för övriga praktikplatser. Kommunen stimulerar även föreningar att erbjuda ungdomar arbete eller praktik. För detta har föreningen kunnat få ett bidrag för halva kostnaden, dock högst 90 kr per dag. Beloppen som gäller kommunal feriepraktik har varit oförändrade i några år, och i jämförelse med några grannkommuner visar det sig att Vindelns lönenivå liknar grannkommunernas. Bidraget till föreningarna har inte förändrats på många år, och utgör för närvarande en mycket blygsam nivå. - Skrivelse från personalstrateg Göran Dahle, den 29 maj 2012. Följande ersättningsnivåer fastställs att gälla from sommaren 2012; Kommunal feriepraktik inom vård och omsorg Övrig kommunal feriepraktik Bidrag till föreningar 58 kr/timme 45 kr/timme 45 kr/timme eller max 270 kr/dag Uppdras till personalstrateg Göran Dahle att inför kommande års ferieperiod göra en översyn av feriearbetenas längd med inriktning att utöka perioden till 3 veckor och istället dra ner på antalet platser.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 14(23) 119 Dnr 12.K0214 012 Information angående verksamhetsövergången till VH Assistans Personalstrateg Göran Dahle informerar arbets- och personalutskottet om den diskussion som uppkommit kring förändrade anställningsvillkor för personliga assistenter i samband med verksamhetsövergången till VH Assistans. Representanter för personalgruppen har framfört synpunkter på den nya anställningsformen hos VH Assistans samt det lönebortfall som uppkommer i skarven mellan anställningarna. Vidare anser arbetsgruppen att kommunens information till de anställda varit bristfällig under processen. Kommunchef Mikael Salomonsson lämnar information från det möte som ägt rum med representanter för berörd arbetsgrupp. På mötet framkom följande önskemål från arbetsgruppen; En ursäkt av kommunen Träff med socialnämnden Ekonomisk kompensation Arbets- och personalutskottet beklagar den uppkomna situationen. Eftersom kommunstyrelsen inte äger frågan skickas den till socialnämnden för ställningstagande.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 15(23) 120 Dnr 12.K0215 022 Bemanning av sjuksköterskor under sommaren 2012 inom kommunal hälso- och sjukvård Personalstrateg Göran Dahle informerar arbets- och personalutskottet om att socialförvaltningen har stora problem med att klara sjuksköterskebemanningen under sommaren inom kommunal hälso- och sjukvård. För att klara bemanningen på ett tillfredsställande sätt har ledningen inom äldre- och handikappomsorgen framfört önskemål om att personalutskottet fattar beslut om ersättningsregler som skall göra det möjligt att utge särskild ersättning, utöver gällande avtal, för att klara bemanningen under semesterperioden. Förslaget innebär att sjukskötersköterskorna får ta fler arbetspass, lägga om sina semestrar samt att den dagliga bemanningen minskas. Kompensationen väntas kosta 600 tkr brutto. Vikariekostnaden skulle ha blivit 400 tkr, vilket medför en nettokostnad för den särskilda ersättningen på 200 tkr. Om det anses nödvändigt för att klara bemanningen inom kommunal hälso- och sjukvård, kan ersättning enligt bilaga utges under perioden för huvudsemesterns förläggning. Kostnaden för ersättningar enligt detta beslut belastar verksamheten. Arbets- och personalutskottet konstaterar att detta är ett oönskat sätt att lösa uppkommen situation, då personalen behöver en längre sammanhållande ledighet under sommaren.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 16(23) 121 Dnr 11.K0369 339 Konstgräsplan i Vindeln Sammanfattning Den 7 november 2011, 194, så beslutade kommunstyrelsens arbets- och personalutskott att uppdra till teknisk chef Christer Nygren att genomföra en teknisk undersökning för eventuell placering av konstgräsplan. Vindelns IF ska söka medel från Arvsfonden, för att detta ska vara möjligt behöver de dock ett intyg där det framgår att föreningen får disponera marken i minst 10 år. Vill få ett avtal med VIF angående konstgräsplan vid Fritidscentrum. - Skrivelse från Vindelns IF, den 29 maj 2012 Vindelns kommun upprättar ett arrendeavtal med VIF för nyttjande av marken vid Fritidscentrum. Avtalet skrivs på 10 år. Vindelns IF ombeds lämna in en investerings- och driftsbudget för konstgräsplanen.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 17(23) 122 Dnr 12.K0052 105 Varumärke och kommunikationsplattform Sammanfattning De lokala revisorerna har i skrivelse till kommunstyrelsen ställt följande frågor; - Vem har ansvaret för kommunvapnet? - Vad är avsikten? Kostnadskonsekvenser? - Hur lyder uppdraget? - Beslutsinstanser? - Vem verkställer uppdraget? - Kostnadsram? - Är den budgeterat för nämnder och styrelser? Ulrika Gustafsson, Kommunikation och tillväxt lämnar ett förslag på svarsskrivelse till arbets- och personalutskottet. - Skrivelse från kommunrevisorerna, den 18 april 2012. - Förslag på svarsskrivelse från Ulrika Gustafsson, Kommunikation och tillväxt, den 23 maj 2012. Ulrika Gustafssons förslag till skrivelse skickas till revisionen som svar på deras frågeställningar angående varumärke och kommunikationsplattformen.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 18(23) 123 Dnr 12.K0191 050 Antagande av anbud avseende maskintjänster och transportfordon Sammanfattning Vindelns kommun har upphandlat maskintjänster och transportfordon för tiden fram till och med 2015-12-31, med möjlighet till förlängning ett år i taget, längst till och med 2017-12- 31. De inlämnade anbuden har rangordnats efter pris inom respektive grupp, vars indelning följer maskinentreprenörernas ME-kod. - Yttrande från gatu/va-ingenjör Göran Sundström, den 29 maj 2012. För tiden fram till och med 2015-12-31, teckna avtal med samtliga anbudsgivare. Avtalen kan förlängas ett år i taget, längst till och med 2017-12-31. Eventuell förlängning meddelas av beställaren tre månader i förväg.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 19(23) 124 Dnr 12.K0045 012 Information kommunchef Kommunchef Mikael Salomonsson informerar om följande aktuella frågor; Arbetsmiljön vid Renforsskolan Ett informationsmöte har ägt rum med lagledarna på skolan, där ledningen fick ett positivt mottagande på framtagen handlingsplan. Förhoppningen är att handlingsplanen ska ge goda förutsättningar att hitta och kunna åtgärda eventuella faktorer som påverkar arbetsmiljön på Renforsskolan. Utbildnings- och fritidschef Lars Johansson och ordförande Ewa-May Karlsson kommer att träffa personalen i eftermiddag för att diskutera handlingsplanen. Den 18 juni kommer representanter från utbildnings- och fritidsnämnden samt kommunstyrelsen ha ett uppföljningsmöte. Utökad samverkan inom Umeåregionen I och med att regionrådet väntas fatta beslut om skapande av en gemensam nämnd finns en juridisk lösning för utökad samverkan inom Umeåregionen. Utredning pågår gällande köp av lönehantering från Umeå kommun, och inom kort väntas kommunen erhålla en prisbild för tjänsten. Informationen är delgiven.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 20(23) 125 Dnr 12.K0107 041 Budget 2013-2015, kommunstyrelsen Arbets- och personalutskottet går igenom förslag till budget 2013-2015 för kommunstyrelsen. Förvaltningschef Eric Thorstensson går igenom förslag till åtgärder för att komma på ram enligt aktbilaga den 4 juni 2012. Förvaltningschef Eric Thorstenssons budgetsammanställning den 4 juni 2012. Uppdras till personalstrateg Göran Dahle att ta fram ett förslag till hur personliga tjänster samt arbetsbefrämjande åtgärder ska hanteras om de ligger kvar under kommunstyrelsen. Uppdras till kommunchef Mikael Salomonsson att utreda en samordning av tekniska kontoret /Vibos (egen regi). Arbets- och personalutskottet noterar att svårigheter finns med att nå budgetram.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 21(23) 126 Dnr 12.K0216 045 Amortering av lån 10 000 000 kr Återbetalningsdag för kommunens lån nr 39265 på 10 mkr hos Kommuninvest är 2012-06-19. Kommunens likvida medel har uppgått till mellan 22 mkr och 61 mkr under 2012. Ekonomichef Håkan Ahlmans förslag till beslut: Att lånet amorteras i sin helhet. Lån nr 39265 hos Kommuninvest på 10 000 000 kr amorteras i sin helhet.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 22(23) 127 Dnr 12.K0217 044 Avskrivning av fordran Kommunen har en fordran på ett dödsbo på 59 021 kr. Dödsboet har inte disponibla medel att betala kommunens fordran. Ekonomichef Håkan Ahlmans förslag till beslut: Att kommunens fordran avskrivs i sin helhet. Ekonomichef Håkan Ahlmans skrivelse den 30 maj 2012. Kommunens fordran på 59 021 kr avskrivs.
arbets- och personalutskott 2012-06-04 23(23) 128 Dnr 12.K0196 106 Träff med Landsbygdsrådet Arbets- och personalutskottet träffar representanter för Landsbygdsrådet för att göra en avstämning av rådets verksamhet. Arbets- och personalutskottet remitterade frågan om medfinansiering till projektet Servicelösningar på landsbygden. Landsbygdsrådet informerar på mötet att de har valt att säga nej till delfinansiering då rådet har svårt att se nyttan för kommunen, då ingen av kommunens landsbygdsbutiker finns med i projektet. På mötet lämnas även information om att Vinnova ej valt att bifalla projektansökan, vilket gör att det i dagsläget är osäkert i vilken omfattning som projektet kommer att drivas. Ordförande Ewa-May Karlsson informerar om aktuella frågor/planer, där landsbygdsrådet kan komma att bli involverade, exempelvis arbetet med översiktsplanen som startar i höst samt kommunens trafikplan samt trafikbeställning som antas politiskt i augusti /september. Landsbygdsrådets ordförande Jeanette Knutstam informerar arbets- och personalutskottet om hur rådet önskar utveckla sin verksamhet. Landsbygdsrådet skulle vilja få ett mer aktivt uppdrag, med möjlighet att kunna vara med i olika landsbygdsprojekt. För detta krävs dock att landsbygdsrådet åter blir en ekonomisk förening. Uppdras till kommunsekreterare Sofia Jonsson att utreda frågan om Landsbygdsrådet åter igen ska drivas som en ekonomisk förening. En återrapportering sker vid arbets- och personalutskottets möte i augusti.