Stockholms stadsarkiv LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN HANDLÄGGARE: MARTIN STÅHL INSPEKTIONSRAPPORT DNR 9.3-4064/07 SID 1 (5) 2007-06-18 SSA 2007:06 Norrorts polismästardistrikt H ANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS NORRORTS POLISMÄSTARDISTRIKT Närvarande från polismästardistriktet: Peter Sjögren, arkivansvarig sektionschef Kerstin Enocson arkivarie Birgitta Fröberg polisintendent Ulf Berggren lokalansvarig Stefan Andersson biträdande sektionschef Maud Grahn arkivföreståndare Anders Björkman It-säkerhetsansvarig Mari Häggblad IT-säkerhetsansvarig Owe Forsberg Administrativ chef Åke Persson Närpolischef Jörgen Karlsson Kriminalchef Håkan Ejdervik Biträdande pme Mats Östman chef Trafiksektionen Kerstin Pigall registrator Deltog gjorde även Birgitta Odén, arkivarie, från rättsenheten, polismyndigheten i Stockholms län. Närvarande från Stadsarkivet: Jonas Engardt, inspektionsförrättare Martin Ståhl, protokollförare SAMMANFATTNING Norrorts polismästardistrikt inspekterades 2007-04-17. Polismästardistriktet inspekterades senast år 2000. Stadsarkivet bedömer att Norrorts polismästardistrikts rutiner och organisation för att hantera allmänna handlingar är mycket goda. Smärre brister kunde iakttas rörande arkivredovisning och arkivlokaler. B OX 220 63, 104 22 S TOCKHOLM, B ESÖKSADRESS: KUNGSKLIPPAN 6 T FN: 08-508 283 00, F AX: 08-508 283 01
SID 2 (5) SAMMANFATTNING AV FÖRELÄGGANDEN OCH REKOMMENDATIONER Stadsarkivet förelägger Norrorts polismästardistrikt att: - Använda belysningsarmatur i kapslingsklass lägst IP 43 i arkivlokalerna (0012 samt 0039). - Informationen i polismästardistriktets diarier skall redovisas i arkivförteckningen. Norrorts polismästardistrikt ska senast 2007-12-31 åtgärda föreläggandena. Detta ska redovisas i en skriftlig rapport. Stadsarkivet rekommenderar Norrorts polismästardistrikt att: - Tydliggöra den arbetstid som arkivföreståndaren får avsätta för arkivarbetet. - Genom kontinuerliga utbildningstillfällen höja kunskapsnivån om hanteringen av allmänna handlingar hos medarbetarna på myndigheten. - Utveckla rutiner för öppning av personadresserad post, inkl. e-post vid frånvaro. - Se över och förbättra formerna för aktrensningen. ANSVAR OCH ARBETSUPPGIFTER Arkivansvaret har fastställts Norrorts polismästardistrikt har fastställt ansvaret för arkivhanteringen i en skriftlig instruktion. Myndigheten har utsett Peter Sjögren till arkivansvarig. Särskilda arbetsuppgifter har fördelats Arbetsuppgifterna har fördelats men ovannämnda instruktion är dock övergripande och beskriver inte vem som gör vad. Önskvärt vore om po-
SID 3 (5) lismästardistriktet kunde tydliggöra hur mycket av arkivföreståndarens arbetstid som får avsättas för arkivarbete. Norrorts polismästardistrikt bör tydliggöra den arbetstid som arkivföreståndaren får avsätta för arkivarbetet. KUNSKAP OM ALLMÄNNA HANDLINGAR Utbildningsinsatser för nyanställda har genomförts. Dock bedömer polismästardistriktet att den allmänna kunskapsnivån skulle kunna höjas något genom kontinuerliga utbildningstillfällen. Norrorts polismästardistrikt bör genom kontinuerliga utbildningstillfällen höja kunskapsnivån om hanteringen av allmänna handlingar hos medarbetarna. HANTERINGSANVISNINGAR FÖR ALLMÄNNA HANDLINGAR Fastställda diarieföringsrutiner finns Stadsarkivet bedömer att myndigheten har tämligen väl fungerande rutiner för diarieföring och postöppning. Dock skulle rutinerna för öppning av personadresserad post (inkl. e-post vid frånvaro) kunna ses över och införas i större skala än vad fallet är i dagsläget. Bara ett fåtal av medarbetarna har skrivit under en fullmakt. Skriftliga rutiner finns för diarieföring. Ordna handlingar enligt fastställda och välkända anvisningar Rikspolisstyrelsen har utfärdat flera styrdokument för polismyndigheterna vilka sedan anpassas till verksamheten på resp. polismästardistrikt. Det finns handböcker för bl.a. diarieföring och arkivhantering. För tillfället arbetar Norrorts polismästardistrikt på att ta fram en arkivbildningsplan. Norrorts polismästardistrikt bör utveckla rutiner för öppning av personadresserad post, inkl. e-post vid frånvaro.
SID 4 (5) BEVAKA ARKIVFRÅGOR VID VERKSAMHETSFÖR- ÄNDRINGAR Inga genomgripande förändringar är planerade. TA STÄLLNING TILL VILKA ALLMÄNNA HANDLINGAR SOM KAN FÖRSTÖRAS Gallringsbeslut finns Gallringsbeslut finns och myndigheten håller som ovan nämnts på med utarbetandet av en arkivbildningsplan. Dock finns behov av ytterligare gallringsbeslut. Gallringsbeslut tillämpas Polismästardistriktet gallrar i enlighet med utfärdade gallringsbeslut. Arkivläggningen sker efter gallringsfristerna. Dock skulle aktrensningen behöva ses över och förbättras. Rutinerna för destruktion av känsligt material är goda. Norrorts polismästardistrikt bör se över och förbättra formerna för aktrensningen. BEVARA ALLMÄNNA HANDLINGAR PÅ LÅNG SIKT Rutiner för att bevara handlingar i digital form finns delvis Ansvaret för en del av de system som används på polismästardistriktet vilar centralt. Dock finns på Norrorts polismästardistrikt, i likhet med de övriga polismästardistrikten, många egna register. Ett arbete pågår centralt på rättsenheten att värdera informationen i dessa register. Vidare arbetar Rikspolisstyrelsen med att ta fram rutiner för bevarande av digitala bilder. Rutiner för att kontrollera skrivmateriel finns Norrorts polismästardistrikt har kontrollerat att de skrivare, faxar, kopiatorer, pennor och papper som används är arkivbeständiga. Leveransbehov Det finns visst behov av att leverera. Det rör sig om smärre tillägg till leveranser som redan har mottagits av stadsarkivet.
SID 5 (5) DET SKA VARA LÄTT ATT HITTA ALLMÄNNA HANDLINGAR En fullständig arkivbeskrivning finns Polismästardistriktet har en nyligen uppdaterad arkivbeskrivning som uppfyller kraven i arkivregelverket. En fullständig arkivförteckning finns Arkivförteckningen har förts fortlöpande. Dock har, med stadsarkivets godkännande, en eftersläpning skett för förtecknandet av K-ärendena vars handläggning oftast drar ut på tiden. Arkivförteckningen saknar dock redovisning av de diarier som polismästardistriket använder. Informationen i polismästardistriktets diarier skall redovisas i arkivförteckningen. Informationen i polismästardistriktets diarier skall redovisas i arkivförteckningen. ALLMÄNNA HANDLINGAR SKA FÖRVARAS SKYDDADE Handlingarna skyddas i arkivlokalen Norrorts polismästardistrikt har tre arkivlokaler, ett närarkiv och två slutarkiv. Närarkivet godkändes av stadsarkivet i december föregående år och besöktes därför inte vid inspektionstillfället. Belysningsarmaturen i de båda slutarkiven är föråldrad och måste därför bytas ut till rätt kapslingsklass. Norrorts polismästardistrikt ska använda belysningsarmatur i kapslingsklass lägst IP 43 i arkivlokalerna (0012 samt 0039). Stockholms stadsarkiv Jonas Engardt Enhetschef, Tillsyn och rådgivning