1(11)
2(11) Dokumenthistorik Version Datum Kommentar Handläggare 0.1 2016-05-16 Första utkast Berit Hansson 0.2 2016-05-18 Kommentarer från Anne Berit Hansson 0.3 2016-06-03 Granskad av referensgrupp CMIT Berit Hansson Granskad av Operativa arbetsgruppen Granskad av projektledarna i pilotkommunerna 1 2016-06-09 Fasställd av Nätverket för e-hälsa Berit Hansson
3(11) Innehåll 1 Grundläggande information*... 4 1.1 Syfte... 4 1.2 Bakgrund... 4 2 Mål och avgränsningar*... 4 2.1 Effektmål... 4 2.2 Projektmål... 5 2.3 Avgränsningar/omfattning... 5 2.4 Beroende till/av andra projekt... 5 3 Andra styrande förutsättningar... 5 4 Intressentförteckning*... 6 5 Projektorganisation*... 7 5.1 Organisation och roller... 7 5.2 Ansvar och befogenheter... 9 6 Kostnadskalkyl*... 9 7 Genomförandebeskrivning... 9 7.1 Tidplan inklusive aktivitetsbeskrivning*... 9 7.2 Milstolpe-/BP-plan*... 9 7.3 Arbetsformer... 10 7.4 Material, utrustning och lokaler... 10 7.5 Kommunikationsplan*... 11 7.6 Kvalitetsstyrning... 11 7.7 Projektstyrning... 11 8 Risker*... 11 9 Referenser... 11
4(11) 1 Grundläggande information* 1.1 Syfte Syftet är att ge kommunerna tillgång till ROS (Remisser och Svar inom lab) för att underlätta och säkerställa patientsäkerheten inom hemsjukvården i de ärenden där patienten ska lämna prover. 1.2 Bakgrund I och med genomförandet av hemsjukvårdsreformen i Östergötland tog kommunerna över en del av vården som tidigare sköttes av Region Östergötland (landstinget). När det gäller provtagning på patienter i hemmet som inte kan ta sig till ex en vårdcentral hanteras detta av kommunernas personal. Dock valde man i samband med övergången från landsting till kommun att inte ge kommunernas medarbetare tillgång till ROS. En länsgemensam rutin skapades för hur provtagning skall hanteras av personal i kommunal vård. På grund av att framtagen rutin uppfattas som omständig, tidskrävande och medför en patientsäkerhetsrisk, har ansvariga i hemsjukvårdsprojektet aktualiserat frågan om det finns möjlighet att ge kommunernas personal tillgång till ROS. Bland annat har man med hjälp av en arbetsgrupp bestående av personer från verksamheten och laboratoriemedicin tagit fram ett förslag på lösning. 2 Mål och avgränsningar* 2.1 Effektmål E1: Målen för kommunernas verksamhet är att i samtliga patientärenden inom den kommunala hemsjukvården kunna skriva ut provtagningsunderlag samt signera provtagningar innan leverans till laboratoriet. Detta ska ske senaste ett halvår efter driftssättning hos respektive huvudman. E2: Målen för Region Östergötland är att minska laboratoriepersonalens arbete i förhållande till tidigare arbete med att bistå kommunala HSL-verksamheten att skriva ut provtagningsunderlag och (felaktigt) signera prover vid inlämning till lab. E3: Effektmål för kommunerna är ökad patientsäkerhet genom noll HSL-avvikelser rörande labprover efter ett halvår efter driftssättning hos respektive huvudman.
2.2 Projektmål Projektresultat 5(11) ROS tillgängligt i Journalportalen via Region Östergötlands Citrixmiljö. Etikettskrivare och scanners hanteras och installeras av respektive kommun. Utbildning genomförs för kommunernas superanvändare och förvaltning. Ett fullgott utbildningsmaterial med fokus på e-learningsmaterial görs tillgängligt för kommunerna via webben. Kommunerna administrerar sina användare via administrationsverktyget mot Region Östergötlands HSA-katalog. Arbetssätt/logistik kring prover genomgånget och överenskommet mellan Region Östergötland och kommunerna före utrullning av ROS. Fastställande av nya rutiner mellan kommun och Region Östergötland för provhantering. Tidsmål Projektet beräknas hålla på under hela 2016 och en bit in under 2017. Kostnadsmål Projektet bekostas av Nätverket för E-hälsa med maximalt 860 000 SEK. I den summan ingår också utvecklingskostnader. Respektive kommun bekostar skrivare, scanners, utbildning och förvaltning inom respektive organisation. Förvaltningskostnader efter införande fördelas enligt beslutsunderlag vid LGVOs beslut den 12 juni 2015. 2.3 Avgränsningar/omfattning Projektet avser IT-stöd i form av för säkerställande av labprover. Verksamhetsnära frågor såsom rutiner, sekretess och behörigheter hanteras av respektive kommun och närmaste labenhet och återkopplas endast till projektledaren om problem uppstår som måste lösas via styrgruppen. 2.4 Beroende till/av andra projekt Cosmic Link - Administrationsverktyget som tas fram inom ramen för detta projekt kommer att användas även i Cosmic Link 3 Andra styrande förutsättningar Projektet är beroende av att administrationsverktyget mot HSA är klart, och utvecklingen förväntas ske under våren 2016 inom ramen för detta projekt.
4 Intressentförteckning* Nätverket för ehälsa Ledningsgrupp för vård och omsorg (LGVO) MALG (Medicinskt ansvarig ledningsgrupp) IT chefsnätverket (IT-e) CMIT ledningsgrupp 6(11) Operativ arbetsgrupp (beredningsgrupp till nätverket för ehälsa) Enhetschefer i kommunerna Enhetschefer på labenheter Kommunernas kontaktpersoner (inom nätverket för ehälsa) CMIT Förvaltningsledare och systemförvaltare, mottagare av projektresultatet CMIT systemförvaltare, projektdeltagare i regionen Projektledare i respektive kommun Superanvändare i kommunerna Evry Atea Vård-IT supporten Labpersonal inom Region Östergötland Kommunens provtagande personal
5 Projektorganisation* 5.1 Organisation och roller 7(11) Varje kommun har sin egen organisation för att klara av det arbete som ska göras i respektive kommun och i samverkan med närmaste labenhet.
Projektgrupp: 8(11) Projektledare: Projektdeltagare Utvecklingsgrupp CMIT: Berit Hansson ROS Johan Boberg ROS Daniel Köernig HSA Johan Zenk Skrivare Mikael Ljungberg Skanner Roger Larsson Resursbehovet framgår ur dokumentet Grovplan.xlsx som skickats till resursägare i månadsskiftet februari/mars 2016. Projektledare i pilotkommuner: Projektledare i övriga kommuner är ännu inte tillsatta. Styrgrupp: Norrköping Joakim Siberg Valdemarsvik Lisa Carlsson Ödeshög Lars-Gunnar Almén Nätverket för ehälsa Beställare: Mottagare: Anne Gustavsson Kommunerna i Östergötland Region Östergötland Resursägare: Kommunerna i Östergötland Region Östergötland Referensgrupper: MALG Referensgrupp CMIT Beställare Anne Gustavsson Resursägare Magnus Josephsson CMIT Mottagare Niklas Aapola CMIT Mottagare Lena Hansson CMIT
5.2 Ansvar och befogenheter 9(11) Ansvarfördelning och befogenheter finns beskrivet i regionens projektmodell. Det är Nätverket för ehälsa som ansvarar för att lösa eventuella konflikter som inte kan lösas inom respektive kommun alternativt CMIT. Det är Referensgrupp CMIT som ansvarar för att koordinera projektet med CMITs ordinarie arbete och att lyfta koordineringsfrågor gentemot andra projekt. Beställaren är huvudmottagare av projektresultatet samt som verksamhetsansvarig ansvarig för att nyttan med projektresultatet uppnås. Mottagarna i CMITs referensgrupp ska se till att CMIT kan ta emot projektresultatet. Resursägarna (både i Referensgrupp CMIT och kommunerna) ansvarar för att de personer som tillsätts i projektet får tid att arbeta med projektet i avtalad omfattning och tydliggöra konsekvenser för respektive linjeorganisationen vid resurskonflikter. Projektledaren ansvarar för att projektet drivs och genomförs enligt fastställda direktiv, projektmål, tidplaner och budget. Projektledarna i kommunerna ansvarar för att projekten där drivs så att projektmål, tidplan och budget kan hållas. 6 Kostnadskalkyl* Kostnadskalkyl för förvaltningen har ännu inte tagits fram. 7 Genomförandebeskrivning 7.1 Tidplan inklusive aktivitetsbeskrivning* Det interna CMIT arbete som behöver göras måste vara klart till 2016-08-15. Arbetet som behöver göras i respektive kommun innan piloten kan påbörjas behöver vara klart 2016-10-15. Utbildning kommer att ske av superanvändare och administratörer. Denna utbildning ansvarar CMIT för. Utbildning av användare i kommunerna ansvarar man för i respektive kommun. 7.2 Milstolpe-/BP-plan* Nr: Milstolpe/BP: Datum
10(11) MS 1 Preliminärt resursbesked 2016-03-15 MS 2 Utpekade pilotenheter: Norrköping, Ödeshög, Valdemarsvik 2016-03-15 MS 3 Resursallokering klar 2016-03-21 klar 2016-03-31 BP 1 Direktiv fastställt 2016-03-31 BP 2 fastställd 2016-06-09 MS 4 Framtagen plan med aktiviteter för pilotkommunerna 2016-06-15 MS 5 Framtagen plan med aktiviteter för övriga kommuner 2016-11-01 MS 6 Leverans till pilotenheter 2016-10-24 MS7 Pilot klar 2016-11-30 BP 3 Beslut om breddinförande 2017-01-xx Breddinförande Jan-feb 2017 BP 4 Godkänna projektresultatet 2017-03-xx Datum för möte ej bestämt BP 5 Godkänna slutrapport 2017-03-31 7.3 Arbetsformer Det interna CMIT arbetet följer satta processer inom region Östergötland. Projektet använder metoder som återfinns inom Handbok projektmetoder. Vissa utvalda delar av använda projektmetoder kommer att gås igenom med projektledare i kommunerna för att utföras i respektive kommun. Korta avstämningar (15 min) internt CMIT 2 gånger per vecka. Veckovisa avstämningar, telefon eller video med i första hand pilotkommunerna. Beroende på utfall kan det ökas upp till att beröra alla kommuner på sikt. 7.4 Material, utrustning och lokaler Kommunerna kommer att behöva köpa in skrivare och scanners. Även RSA dosor kommer att behövas för att detta ska fungera.
7.5 Kommunikationsplan* 11(11) Se Kommunikationsplan.doc 7.6 Kvalitetsstyrning Arbete kring kvalitetsstyrning följer Handbok projektmetoder. 7.7 Projektstyrning Region Östergötlands projektmodell följs. 8 Risker* Risker kommer att dokumenteras i Antura. Den största risken i dagsläget är att man inte kommer att ha tid att jobba samtidigt och tillsammans med detta. En del resurser, framför allt HSA är hårt belastade. En annan risk är att vi får leverans av den nya behörigheten väldigt sent. Det kan komma att påverka tidplanen om vi inte lyckas hantera den. 9 Referenser